Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Pan Leonard Gula

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
(0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Fax. RIO 628-31-16
Wydz. Kontroli  (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 09.09.2008r.
RIO-II-0913/ 396/2008
Pan Leonard Gula
Burmistrz
Miasta i Gminy śelechów
08-430 śelechów
ul. Piłsudskiego 47
Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 22.08.2008 roku.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55 z 2001 r., poz. 577 z późn. zm.) i
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu
terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby
członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004 r., poz. 1747) –
przeprowadzona została w dniach od 09.06.2008r. do 22.08.2008r. kontrola kompleksowa
gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres 2007 roku, zgodnie z programem kontroli.
Księgowość i sprawozdawczość budŜetowa
1. Stwierdzono:
Dowody księgowe (faktury) wystawione przez dostawców dóbr i usług w miesiącu
październiku 2007 roku zostały ujęte w księgach rachunkowych (koszty) w miesiącu
listopadzie 2007 roku. Dowody te księgowano w datach zatwierdzenia rachunków do wypłaty
powyŜszych faktur (str. 8 protokołu).
Wnioskuję:
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić w postaci zapisu,
kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z postanowieniem
art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002
roku Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).
2. Stwierdzono:
Nieprawidłowości przy sporządzaniu sprawozdań budŜetowych, polegające na:
• w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od
początku roku do dnia 31.12.2007 roku, skutki decyzji wydanych przez organ
podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, dotyczące umorzenia
zaległości w podatku rolnym nie są zgodne z kwotą wynikającą z rejestru podań o
umorzenie łącznego zobowiązania pienięŜnego i rejestru przypisów i odpisów za
okres od początku roku do dnia 31.12.2007 roku. Skutki zostały zaniŜone o kwotę
4 056,00 zł (str. 12 protokołu).
• w sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki
samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2007 roku w
kolumnie 12 dotyczącej obniŜenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy
w podatku od nieruchomości od osób prawnych, zaniŜono skutki z w/w tytułu na
kwotę 584,61 zł ( str. 12 protokołu).
W trakcie kontroli dokonano korekty w/w sprawozdań, doprowadzając do zgodności z
ewidencją księgową.
Wnioskuję:
Sprawozdania budŜetowe sporządzać w oparciu o ewidencją księgową zgodnie z § 9 ust 1 i 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781).
•
Umorzenie zaległości podatkowych ustalać i wykazywać zgodnie z § 3 ust 1 pkt 11a
załącznika nr 34 w/w rozporządzenia. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny
wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieŜących, jak i
zaległych naleŜności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i
odpisów.
• Skutki z tytułu obniŜenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy ustalać
i wykazywać zgodnie z § 3 ust 1 pkt 9 załącznika nr 34 w/w rozporządzenia.
Wykazane w tej kolumnie skutki powinny stanowić róŜnicę pomiędzy dochodami
jakie gmina mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe , a dochodami jakie
powinna uzyskać stosując niŜsze stawki uchwalone przez Radę Miejską.
3.Stwierdzono:
W rejestrze wymiarowym podatku od nieruchomości, stwierdzono nieprawidłowości
polegające na :
• Dokonywaniu zapisów w urządzeniach księgowych w sposób nietrwały(ołówkiem)
• Błędne zapisy zamazywano z pomocą korektora
• Wystąpieniu błędów rachunkowych w wyniku czego nieprawidłowo ustalono
i wykazano kwotę skutków z tytułu obniŜenia górnych stawek podatku od
nieruchomości od osób prawnych w sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu
dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku
roku do dnia 31.12.2007 roku (str. 12 protokołu).
Wnioskuję:
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc
pozwalających na późniejsze zapiski i zmiany, zgodnie z art. 23 ust.1 ustawy z dnia 29
września 1994 roku o rachunkowości.(Dz.U. z 2002 roku Nr 76 poz 694 z późn. zm.).
Stwierdzone w zapisach błędy poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie
nowej, z zachowaniem czytelności zapisów oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty
poprawki w myśl postanowień art.25 ust.1 pkt 1 w/w ustawy.
2
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie i bezbłędnie do czego zobowiązuje art.24 ustawy o
rachunkowości.
4.Stwierdzono:
Stwierdzono nieprawidłowość w bilansie z wykonania budŜetu polegającą na błędnym
ustaleniu pozycji II.1.3-niewykonane wydatki. Nie wykazano kwoty 1 396 727,00 zł
wynikającej z konta 903- niewykonane wydatki, oraz błędnie ustalono pozycje II.1.1nadwyŜka budŜetu i II.1.2-niedobór budŜetu (str. 13 protokołu).
Wnioskuję:
Bilans z wykonania budŜetu naleŜy sporządzać według wzoru określonego w załączniku nr 4
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w bilansach
wykazywać dane w kwotach wynikających z zapisów księgowych stosownie do opisu tych
kont wynikających z cyt. rozporządzenia ( Dz. U. z 2006 roku Nr 142 poz. 1020, późn. zm.).
GOSPODARKA PIENIĘśNA I ROZRACHUNKI
5. Stwierdzono:
Raporty kasowe nie zawierają kompletu dokumentów potwierdzających dokonanie operacji
gotówką (str. 16 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązku załączania do raportów kasowych kompletu dokumentów
potwierdzających dokonanie operacji gotówką o czym mowa w § 6 Instrukcji kasowej
dotyczącej gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy śelechów. W przypadku
wyłączenia kasowych dowodów źródłowych dotyczących danego raportu i przechowywania
ich w odrębnych zbiorach, sporządzać i załączać dowody zastępcze odpowiadające
wymogom art. 21 ust. 1 pkt 1 – 4 cytowanej wyŜej ustawy o rachunkowości.
Wykonanie budŜetu
6.Stwierdzono:
W 2007 roku nie we wszystkich przypadkach przeprowadzono kontrolę w zakresie
rzetelności danych wykazanych w deklaracjach, które potwierdziłyby czy faktycznie istniały
przesłanki uzasadniające brak podstawy do opodatkowania osób, które podjęły działalność
gospodarczą. W sytuacjach tych nie dokonano opodatkowania podatkiem od nieruchomości
(str. 29 protokołu).
Wnioskuję:
U podatników rozpoczynających działalność gospodarczą dokonywać kontroli w zakresie
rzetelności danych wykazanych w deklaracjach, które potwierdziłyby czy faktycznie istniały
przesłanki uzasadniające brak podstawy do opodatkowania osób, które podjęły działalność
gospodarczą, co wynika z przepisu art. 281 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. Nr 8, poz. 60 z póź. zm.). Przepis
ten stanowi, Ŝe organy podatkowe pierwszej instancji, przeprowadzają kontrolę podatkową
między innymi u podatników. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani
wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.
3
7.Stwierdzono:
Wszystkie sprawdzone decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych wydano na
podstawie art. 67 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 roku Ordynacja podatkowa. Przepis ten
z dniem 01.09.2005 roku został uchylony na podstawie art.1 pkt 32 ustawy z dnia 30.06.2005
roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U.
Nr 143, poz. 1199) ( str. 37 protokołu).
Wnioskuję:
Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych wydawać na podstawie art. 67 a § 1
pkt 3 oraz 67 a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa ( tekst
jednolity z 2005 roku, Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późń. zm.).
8.Stwierdzono:
Nieprawidłowo ustalono podstawę naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla 6
pracowników Urzędu Miasta i Gminy śelechów, co spowodowało zawyŜenie tego
wynagrodzenia za 2007 rok.
Nieprawidłowość powstała na skutek przyjęcia do podstawy naliczenia „trzynastki”
wynagrodzenia przysługującego za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (str. 44, 45
protokołu).
Wnioskuję:
Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalać zgodnie z postanowieniem art. 4 ust. 1 ustawy z
dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek
sfery budŜetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.).
9.Stwierdzono:
W miesiącu wrześniu 2007 roku dodatki mieszkaniowe zostały wypłacone po ustawowym
terminie płatności (str. 49 protokołu).
Wnioskuję:
Dodatki mieszkaniowe wypłacać zgodnie z postanowieniem art. 8 ust. 1 ustawy z dnia
21 czerwca 2001 roku o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71 poz. 734 z późn. zm.) tj.
do dnia 10-go kaŜdego miesiąca z góry.
10.Stwierdzono:
W 2007 roku z budŜetu Gminy została udzielona dotacja Klubowi Sportowemu „SĘP” w
śelechowie w wysokości 77.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację zadania publicznego
p.n. „organizowanie imprez masowych propagujących sport w gminie, rozwój kultury
fizycznej, utrzymanie ligi okręgowej” bez przeprowadzenia otwartego konkursu ofert (str. 49,
50, 51 protokołu).
Wnioskuję:
Przy udzielaniu dotacji na realizację zadań publicznych określonych w przepisach art. 4
ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o
wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) przestrzegać przepisów tej ustawy.
W szczególności realizację zadań publicznych powierzać po przeprowadzeniu otwartego
konkursu ofert, stosownie do przepisu art. 11 ust. 2 oraz zgodnie z zasadami określonymi w
przepisach art.13 ustawy, chyba, Ŝe przepisy odrębne przewidują odmienny tryb zlecenia.
11.Stwierdzono:
Umowy sprzedaŜy pomiędzy Gminą śelechów, a firmami P.P.H „Pomtech”, Zwoleń na
dostawę krawęŜnika drogowego, P.P.H.U. „CEG-BRUK”, śelechów na dostawę kostki
brukowej, P.P.H.. „SKAR-POL” Skaryszew na dostawę obrzeŜa trawnikowego, P.P.H.U.
„SŁAW-BUD” Sobolew na dostawę przepustów drogowych wybranymi na podstawie
przeprowadzonego w dniu 29.03.2007 r. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
4
zostały zawarte po upływie terminu związania ofertą, tj. 42 dnia od upływu terminu składania
ofert (str. 56 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązku wynikającego z art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 roku Nr 223, poz. 1655), zgodnie z którym
zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym
niŜ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niŜ przed
upływem terminu związania ofertą.
Mienie komunalne
12.Stwierdzono:
Nie ujęcie w księgach rachunkowych 2007 roku skomunalizowanych działek decyzją
Nr WG-S-7720-0314/07 Wojewody Mazowieckiego z dnia 15.03.2007 r. ujawnionych w
księdze wieczystej Nr 66078 z dnia 26.10.2007 roku ( str. 67 protokołu).
Wnioskuję:
Zdarzenia gospodarcze, dotyczące zmiany stanu środków trwałych, ujmować na koncie 011
„środki trwałe” i w ewidencji analitycznej do tego konta w miesiącu w którym one faktycznie
nastąpiły stosownie do przepisów art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).Przepis ten stanowi,
Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić w postaci zapisu,
kaŜde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
13.Stwierdzono:
Nie zachowano terminu przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych
środków trwałych, spis z natury ww. składników majątkowych Gminy przeprowadzono wg
stanu:
- na dzień 30 czerwca 2000 roku
- na dzień 31maja 2004 roku
(str. 73, 74 protokołu).
Wnioskuję:
Inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzać zgodnie z
art. 26 ust.1 oraz art. 26 ust 3 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(Dz. U. 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Z przepisów tych wynika , Ŝe termin i
częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji dla środków trwałych i pozostałych środków
trwałych został dotrzymany, jeŜeli inwentaryzację przeprowadzono na ostatni dzień roku
obrotowego raz w ciągu 4 lat, inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed
końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
14.Stwierdzono:
Nieprawidłowości przy wypełnianiu arkuszy spisu z natury polegające na:
- stwierdzone błędy w zapisach na arkuszach spisowych zostały przeprawione,
- środki trwałe i pozostałe środki trwałe zostały spisane na jednym arkuszu spisowym,
- na większości arkuszy spisu z natury brak jest imienia i nazwiska oraz podpisu osoby
materialnie odpowiedzialnej ( str. 73, 74 protokołu).
Wnioskuję:
W bieŜącej pracy przestrzegać wymogów wynikających z art. 22 ust 3 ustawy z dnia 29
września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), który mówi,
Ŝe błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub
kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŜeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i
5
daty poprawki oraz złoŜenie podpisu osoby do tego upowaŜnionej, o ile odrębne przepisy nie
stanowią inaczej. Nie moŜna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Na arkuszach spisu z natury powinno znajdować się imię i nazwisko osoby materialnie
odpowiedzialnej za stan składników oraz jej podpis zgodnie z § 12 ust. 2 pkt 10 zarządzenia
Nr 54/2004 Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 4 maja 2004 r.
Zgodnie § 12 ust 2 pkt 14 lit. a i b zarządzenia Nr 54 Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 4
maja 2004 r. przy dokonywaniu spisu z natury oddzielne arkusze sporządzać dla środków
trwałych i pozostałych środków trwałych.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
1. Burmistrz Miasta i Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy)
2. Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Urzędu)
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577
z późn. zm.) – Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (2 egz.)
zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich
niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyŜsze, proszę jednocześnie o zapoznanie
pokontrolnego Radnych na najbliŜszej sesji Rady Miejskiej.
z
treścią
wystąpienia
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje Burmistrzowi Miasta i Gminy prawo zgłoszenia zastrzeŜenia do Kolegium Izby
w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego
wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega
karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
/-/
mgr Jerzy Urbaniak
Do wiadomości:
Rada Miejska w śelechowie
6