Procedura zgłaszania wydarzeń studenckich w SWPS

Procedura zgłaszania
wydarzeń studenckich w
SWPS
SYSTEM MONITORINGU I ZGŁASZANIA WYDARZEŃ STUDENCKICH
Procedura zgłaszania wydarzeń
studenckich w SWPS
SYSTEM MONITORINGU I ZGŁASZANIA WYDARZEŃ STUDENCKICH
Celem proponowanego systemu monitorowania i zgłaszania wydarzeń studenckich jest zapewnienie
wysokiej jakości wydarzeń organizowanych przez studentów, a także zapewnienie studentom pomocy
w organizacji wydarzeń, poprzez przedstawienie jasnej ścieżki postępowania. Przedstawione
rozwiązanie ma prowadzić do uproszczenia komunikacji wydarzeń wewnątrz uczelni i jednocześnie
zmniejszyć ryzyko kolizji wydarzeń.
Procedura zgłaszania wydarzenia
Poniżej przedstawiamy jak w kilku prostych krokach zaplanować i zgłosić wydarzenie studenckie.
1
KONCEPCJA WYDARZENIA
Pierwszy etap planowania wydarzenia jest zazwyczaj najtrudniejszy. Polega on na konsultacjach z
innymi osobami, na stworzeniu zarysu wydarzenia. Aby dookreślić ramy wydarzenia i nie
zapomnieć o ważnych punktach organizacyjnych już na tym etapie można skorzystać z Formularza
zgłaszania wydarzeń. Wynikiem pracy Organizatora wydarzenia na tym etapie powinna być
sprecyzowana wizja tego CO ma być zorganizowane, KIEDY i GDZIE. Na tym etapie wskazane jest,
aby wydarzenie było skonsultowane z innymi osobami – studentami, a także potencjalnym
opiekunem merytorycznym.
2
WYBÓR OPIEKUNA MERYTORYCZNEGO
Opiekunem merytorycznym wydarzenia jest pracownik SWPS, który będzie odpowiadał za
merytoryczną stronę organizowanego wydarzenia.
Jeszcze przed całkowitym wypełnieniem Formularza, wydarzenie powinno być skonsultowane z
potencjalnym opiekunem. Należy pamiętać, że wybór opiekuna to proces aktywny a nie bierny.
Jeżeli osoba organizująca wydarzenie nie wie kto mógłby być opiekunem, pierwszym źródłem
informacji powinna być strona SWPS i strona centrum prasowego SWPS. Należy zapoznać się ze
strukturą Wydziału, przeglądając sylwetki członków instytutów, katedr i zakładów. Jeżeli
informacje byłyby niewystarczające, należy skontaktować się z właściwym Prodziekanem ds.
studenckich, Pełnomocnikiem ds. studenckich lub Koordynatorem Aktywności Studenckich.
3
OTRZYMANIE ZGODY OPIEKUNA MERYTORYCZNEGO
Zgoda na organizację wydarzenia jest wydawana przez opiekuna merytorycznego. Zgoda wydana
przez opiekuna merytorycznego nie oznacza jeszcze zgody Uczelni na realizację wydarzenia.
REZERWACJA POWIERZCHNI, SPRZĘTU I ZGODA NA ZEWNĘTRZNE
DZIAŁANIA MARKETINGOWE
4
Po uzyskaniu zgody opiekuna merytorycznego a przed rozpoczęciem procesu wypełniania
formularza prosimy o dokonanie następujących czynności, o ile są one wymagane w celu organizacji
wydarzenia:
1.
2.
3.
4.
5
Rezerwacja powierzchni na terenie Uczelni ([email protected])
Zamówienie aparatury, oraz wyposażenia w celu organizacji wydarzenia
([email protected])
Jeżeli wydarzenie byłoby promowane środkami komunikacji zewnętrznej, czyli byłoby
kierowane także do osób spoza Uczelni, prosimy o uzyskanie zgody Działu Marketingu na
takie działania. Zgoda stanowi załącznik do Regulaminu.
Uzyskiwanie zewnętrznych pozwoleń (np.: na sprzedaż alkoholu na terenie Uczelni)
WYPEŁNIENIE FORMULARZA
Na tym etapie organizator ma prawie kompletną wizję wydarzenia. W jej uszczegółowieniu pomoże
Formularz – Wydarzenia Studenckie – Formularz zgłoszeń.
6
WYSŁANIE FORMULARZA
Aby proces był kompletny, należy wysłać formularz wraz z podpisaną podpisanymi zgodami na
adres [email protected]
Po wysłaniu dokumentów, w ciągu 7 dni roboczych organizator otrzyma decyzję dotyczącą
organizacji wydarzenia w postaci wiadomości zwrotnej. W uzasadnionych przypadkach Uczelnia
ma prawo odmówić możliwości organizacji wydarzenia.
6
ORGANIZACJA WYDARZENIA
Po otrzymaniu decyzji o organizacji wydarzenia zadaniem organizatora jest zadbanie o rozpoczęcie
odpowiednich działań związanych z promocją wydarzenia.