Zmiana zasad ujawniania i aktualizacji danych przedsiębiorców

D.Dobkowski sp.k.
Grudzień 2014
December 2014
Zmiana zasad ujawniania
i aktualizacji danych
przedsiębiorców
Change in revealing
and updating data of
entrepreneurs
Zmiana zasad ujawniania i aktualizacji danych przedsiębiorców
Nowe zasady, nowe formularze
W dniu 1 grudnia 2014 roku weszła w życie ustawa z dnia 26
czerwca 2014 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze
Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Ustawa).
Ustawa wprowadziła szereg zmian w obszarze funkcjonującej
dotychczas w postępowaniu rejestrowym zasady jednego
okienka o praktycznym znaczeniu dla podmiotów wpisanych
do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
(KRS), w szczególności spółek handlowych. Ich konsekwencją
jest także zmiana stosowanych w postępowaniu rejestrowym
formularzy wniosków oraz formularzy zgłoszeń lub formularzy
aktualizacyjnych stosowanych przed właściwymi urzędami.
Jedno okienko przed 1 grudnia 2014 r.
Do 1 grudnia 2014 r. podmiot podlegający wpisowi do rejestru
przedsiębiorców KRS, składając do sądu rejestrowego
wniosek o dokonanie wpisu lub jego zmianę, był zobowiązany
jednocześnie z tym wnioskiem złożyć formularze zgłoszeń
identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych skierowane do
Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), naczelnika urzędu
skarbowego (US) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Rolą sądu rejestrowego było jedynie przekazanie tych
formularzy właściwym organom w celu ich rozpoznania.
W praktyce funkcjonowanie zasady jednego okienka
sprowadziło się jedynie do ustalenia jednego obowiązkowego
miejsca składania całości wymaganej dokumentacji w zakresie
zgłoszenia lub aktualizacji danych, którym to stał się sąd
rejestrowy. Nie rozwiązało to problemu powielania szeregu
informacji przez spółki w formularzach wniosków kierowanych
odrębnie do różnych organów, choć składanych w jednym
miejscu, ani nie przyspieszyło procedur rozpoznawania tych
wniosków przez właściwe organy i nadawania identyfikatora
podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON.
Automatyzacja
Od 1 grudnia 2014 r. po dokonaniu wpisu spółki do KRS,
w wyniku przekazania danych z KRS do właściwych urzędów,
nastąpi automatyczne nadanie numeru identyfikacyjnego
REGON i NIP (o ile wcześniej spółka w organizacji nie
© 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce.
Nazwa i logo KPMG oraz hasło “cutting through complexity” są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.
|3
podlegających rozpoznaniu przez właściwe organy
administracji publicznej. Dodatkowo po dokonaniu wpisu
spółki w KRS spółka nie musi już wnioskować o uzupełnienie
wpisu w rejestrze o dane NIP i numer identyfikacyjny REGON.
i… nowe obowiązki
Obowiązek samodzielnego zgłaszania danych
identyfikacyjnych do ewidencji podatkowej oraz rejestru
podmiotów gospodarki narodowej nie został całkowicie
wyeliminowany. Jednakże dotyczy on już tylko niewielkiego
zakresu tzw. danych uzupełniających na potrzeby
prowadzonych przez US, GUS i ZUS rejestrów i ewidencji,
takich jak informacje o rachunkach bankowych. Z uwagi na to,
że wykraczają one poza zakres danych wpisywanych do KRS
spółka musi zgłosić je do właściwych urzędów samodzielnie
w terminie 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS a w przypadku
zgłoszenia aktualizacyjnego składanego do właściwego urzędu
skarbowego – w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności
uzasadniających zmianę lub skreślenie danych z rejestru
podmiotów.
Kolejną praktyczną zmianą wprowadzoną przez Ustawę jest
to, że od 1 grudnia 2014 r. w KRS jest ujawniane maksymalnie
10 pozycji przedmiotu działalności spółki według Polskiej
Klasyfikacji Działalności. Dodatkowo spółki mają obowiązek
wskazania w KRS przeważającego rodzaju prowadzonej
działalności.
występowała o uzyskanie numeru NIP i REGON). Nadane
numery zostaną następnie automatycznie przekazane przez
systemy teleinformatyczne GUS-u i US do KRS i zamieszczone
w tym rejestrze. Oznacza to, że podmiot wpisany do KRS
bezpośrednio po uzyskaniu wpisu w rejestrze, uzyska
też automatycznie identyfikator podatkowy NIP i numer
identyfikacyjny REGON, a zatem w tym samym momencie
jednocześnie uzyska faktyczną możliwość prowadzenia
działalności gospodarczej. Wymiana danych pomiędzy
systemami teleinformatycznymi KRS i organów administracji
bezpośrednio po dokonaniu wpisu w tym rejestrze i po jego
każdorazowej zmianie, jest już dokonywana automatycznie.
Ułatwienia
Wyeliminowany został zatem dla nowo powstających
podmiotów obowiązek rejestrowy w zakresie samodzielnego
zgłaszania do KRS danych o NIP i REGON w celu uzupełnienia
wpisu w rejestrze. Udogodnienie to dotyczyć będzie
wszystkich podmiotów wpisanych do KRS, w zakresie obu
identyfikatorów. Oznacza to, że z chwilą składania wniosku
o wpis lub zmianę wpisu do KRS podmiot nie będzie miał
obowiązku składania żadnych formularzy identyfikacyjnych
W związku z powyższą zmianą należy pamiętać także, że na
podmioty wpisane do KRS według starych zasad Ustawa
nakłada obowiązek zgłoszenia zmiany w zakresie przedmiotu
działalności w celu dostosowania wpisu do nowej regulacji,
przy pierwszym wniosku o zmianę danych w KRS, ale nie
później niż w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie Ustawy.
Zgłoszenie takie nie wymaga zmiany umowy spółki, aktu
założycielskiego lub statutu, jeżeli to z nich wynika przedmiot
działalności spółki.
Autor:
Katarzyna Kutrzepa
Radca prawny
E: [email protected]
© 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce.
Nazwa i logo KPMG oraz hasło “cutting through complexity” są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.
Change in revealing and updating data of entrepreneurs
On 1 December 2014, the Act of 26 June 2014 amending
the act on National Business Register and several other
acts (the “Act”) entered into force. The Act introduced
several changes regarding the single desk principle,
applicable so far in the registry proceedings, and of
practical importance for entities entered to the register
of entrepreneurs of the National Business Register (the
“NBR”), in particular commercial companies. As a result
of those amendments, changed also both forms applicable
in registry proceedings and update forms used before
competent authorities.
(the “TO”) and the Social Security Office (the “SSO”).
The registry court’s role was only to pass these forms on
to relevant authorities in order to have them examined.
In practice, the rule of the single desk was reduced to
establishing one obligatory place to file all documents
regarding notification of data or updating data, which
was the registry court. The problem of copying a lot of
information by companies included in application forms
addressed separately to different authorities, although
filed in one place, was not solved and the proceeding of
examination of these applications by competent authorities
and granting tax identifier NIP and identification number
REGON was not speeded up either.
Single desk before 1 December 2014
Automation
Before 1 December 2014 an entity being subject to entry in
the NBR, filing application to the registry court for making
entry or changing entry, was required at the same time
to file forms of notification or update addressed to the
Central Statistical Office (the “CSO”), a head of a tax office
From 1 December 2014, after the entry of a company is
made in the NBR, as a result of transferring data from
the NBR to relevant authorities, the identification number
REGON and NIP (unless a company in creation had applied
for NIP and REGON numbers). Next, the numbers granted
New rules, new forms
© 2014 D.Dobkowski sp.k., a Polish limited partnership is a law firm associated with KPMG in Poland.
The KPMG name, logo and “cutting through complexity” are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
|5
addition, after the entry of the company is made in the
NBR, the company does not have to apply for supplement
of the entry in the register by NIP and identification number
REGON anymore.
and… new obligations
Requirement to notify identification data to the tax
register and the register of entities of national economy by
entities on their own has not been completely eliminated.
However, it regards currently narrow scope of data, so
called supplementary data required by registers kept by the
TO, CSO and SSO such as information on bank accounts.
Giving regard to the fact that such data exceed the scope
of data that are revealed in the NBR, a company must notify
of them relevant authorities by itself within 21 days from
entry of the company in the NBR, and in case of notification
of data update submitted to a relevant tax office – within
7 days from the day on which circumstance that justify
change or deletion of data from the register occurred.
Another practical change introduced by the Act is the fact
that from 1 December 2014 maximum 10 types of business
activity according to the Polish Classification of Activity is
revealed in the NBR. Additionally, companies are required
to indicate in the NBR prevailing type of conducted activity.
will be automatically transferred by data communication
network of the CSO and the TO to the NBR and inserted
in this register. It means that an entity entered to the NBR,
directly after obtaining the entry in the register will also
automatically obtain the NIP tax identifier and identification
number REGON, an therefore, at the same moment, the
entity will obtain factual possibility to conduct business
activity. Exchange of data between data communication
network of the NBR and administrative bodies directly
after the entry in the NBR is made or changed, is made
automatically.
In connection with the above change, entities entered in
the NBR based on old rules are required by the Act to notify
of change in respect of the scope of business activity in
order to have it adjusted to the new rule along with firs
application for change of data in the NBR, however, not
later than within 5 years from the Act coming into force.
Such notification does not require change of Articles of
Association, Deed of Association or statutes if the scope of
business activity results from them.
Author:
Simplifications
The requirement of newly created entities to register by
themselves in the NBR data regarding NIP and REGON in
order to supplement the entry in the register was therefore
eliminated. This simplification will be applicable to all
entities entered in the NBR, comprising both identifiers.
It means that as of the moment of filing an application
for entry or change of entry to NBR an entity will not
be required to file any identification forms to have them
recognized by relevant public administrative bodies. In
© 2014 D.Dobkowski sp.k., a Polish limited partnership is a law firm associated with KPMG in Poland.
The KPMG name, logo and “cutting through complexity” are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
Katarzyna Kutrzepa
Attorney-at-Law
E: [email protected]
Osoba kontaktowa:
Elżbieta Dobrzyńska-Bajger
E: [email protected]
D.Dobkowski sp.k.
ul. Chłodna 51
00-867 Warszawa
T: +48 (22) 528 13 00
E: [email protected]
www.kpmglegal.pl
© 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce.
Nazwa i logo KPMG oraz hasło “cutting through complexity” są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.