biuro w Warszawie

Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM)
biuro w Warszawie,
zaprasza do składania ofert na
USŁUGĘ HOTELOWĄ – NOCLEG DLA UCZESTNIKÓW TRZYDNIOWYCH WARSZTATÓW
ORAZ WYNAJĘCIE SALI KONFERENCYJNEJ DLA POTRZEB WARSZTATÓW
organizowanych w terminie 7 - 9 listopada 2016 w Łodzi, w ramach projektu „Współpraca
i kompetencja kluczem do skutecznej walki z handlem ludźmi", współfinansowanego ze środków
Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 – 2014.
WSTEPNY HARMONOGRAM WARSZTATÓW:
• Pierwszy dzieo (7 listopada):
Przyjazd i zakwaterowanie uczestników (ok. 50 osób)
• Drugi dzieo (8 listopada):
W godzinach ok. 8:30–17:00 – sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do przeprowadzenia
sesji plenarnych.
• Trzeci dzieo (9 listopada):
W godzinach ok. 8:30 – 15:00 – sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
1. WYNAJEM SALI KONFERENCYJNEJ NA DWA DNI, ZGODNIE Z PONIŻSZYMI WYTYCZNYMI:
Sala musi byd wyposażona w niezbędny system nagłośnieniowy i prezentacyjny ( mikrofon do
dyspozycji każdego z uczestników, głośniki, ekran, rzutnik multimedialny, laptop itp.) oraz mied
możliwośd ustawienia sceny ze stołem prezydialnym dla ok. 5 osób.
Sala powinna byd klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana
w ustawieniu konferencyjnym (w podkowę), bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu, z wodą
mineralną dla uczestników.
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien byd niższy niż wyspecyfikowany poniżej:
– długopisy dla uczestników konferencji; – bezpłatny, bezprzewodowy dostęp do Internetu dla
uczestników przez cały czas trwania warsztatów; – opieka specjalnie dedykowanej przez oferenta
osoby w trakcie przygotowao do warsztatów oraz w trakcie ich trwania; – obsługa techniczna oraz
kelnerska przez cały czas trwania warsztatów – woda mineralna (gazowana i niegazowana), dostępna
w sali przez cały czas.
2. RECEPCJA do rejestracji uczestników warsztatów, przed salą konferencyjną
3. PRZERWY KAWOWE
Kawa, herbata i napoje powinny byd dostępne przez cały czas trwania warsztatów. Przerwy kawowe
powinny zawierad świeżo parzoną kawę i herbatę, wodę, soki oraz wybór przekąsek na słodko (w tym
owoce) i słono. Przy sporządzaniu oferty prosimy o wyszczególnienie, jakie napoje i jaki poczęstunek
jest oferowany. Prosimy też o informację o składzie serwowanych przekąsek oraz o zawartych w nich
alergenach
• 8 listopada:
W godzinach od 8:30 do 16:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób.
• 9 listopada:
W godzinach od 8:30 do 15:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób.
4. PRZERWY LUNCHOWE
Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy
wegetariaoskie z wyborem dao na zimno, sałatek, zup, dao gorących, deserów, owoców oraz z
napojami. Prosimy o przedstawienie przykładowego menu oraz o informację na temat składu
serwowanych potraw i o zawartych w nich alergenach.
• 8 listopada:
W godzinach ok. 13:00 – lunch dla ok. 50 osób
• 9 listopada:
ok. 13:00 – lunch dla ok. 50 osób.
5. ZAKWATEROWANIE
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien byd niższy niż zakwaterowanie w pokojach
1-osobowych z klimatyzacją lub otwieranym oknem, bezpłatnym dostępem do Internetu, TV LCD,
łazienką z prysznicem i suszarką, sejfem, telefonem.
• pierwszy dzieo warsztatów (7.11/8.11):
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób. Przyjazd i rejestracja gości
w godzinach popołudniowych.
• Pierwszy/drugi dzieo warsztatów (np. 8.11/9.11)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób
6. KOLACJA
- Pierwszy dzieo warsztatów (7.11):
kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 18:30-21:00 dla ok. 50 osób; posiłek powinien
składad się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariaoskie, z wyborem dao na
zimno, sałatek, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o przesłanie propozycji menu oraz
informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w nich alergenach.
- Drugi dzieo warsztatów (8.11):
Uroczysta kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 18:30-22:00 dla ok. 50 osób; posiłek
powinien składad się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariaoskie, z wyborem
dao na zimno, sałatek, zup, dao gorących, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o przesłanie
propozycji menu oraz informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w nich alergenach.
Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert:
a) Oferent zobowiązany jest podad cenę netto realizacji poszczególnych usług w złotych polskich
(PLN). Cena za nocleg powinna uwzględniad możliwośd anulowania rezerwacji do dnia przyjazdu gości
b) Oferent zobowiązany jest wskazad wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstad w trakcie
realizacji zadania.
c) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w w/w
terminie.
d) Oferent zobowiązany jest podad w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania rezerwacji
i sposobie płatności
e) Z Oferentem zostanie podpisana umowa w języku angielskim, na szablonie umowy
zaproponowanym przez IOM. Płatnośd zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej przez
Oferenta po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwośd dokonania przedpłaty/zaliczki.
Kryteria wyboru oferty:
a) cena vs. jakości proponowanych usług,
b) możliwośd bezkosztowej rezygnacji z całości rezerwacji lub jej części,
c) oferta zgodna w wymaganiami, przedstawionymi w zapytaniu.
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy,
które są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi
zastrzeżeniami:
a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty.
b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego uznania.
c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może byd podstawą do jakichkolwiek roszczeo w stosunku do
IOM.
d) IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od
rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych
elementów.
e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru
najkorzystniejszej oferty.
f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i wartości
zamawianych usług.
Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione między
IOM a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej
jakości świadczonej usługi.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert.
Zainteresowane podmioty mogą zgłaszad swoje oferty do dnia 30 września 2016 r. (piątek)
do godziny 12:00 na adres e-mail: [email protected]