REGULAMIN WYSTAWCÓW - European Rover Challenge

REGULAMIN WYSTAWCÓW - European Rover Challenge

REGULAMIN WYSTAWCÓW
„Pikniku Naukowo-Technologicznego”
odbywającego się w dniach 5-6.09.2015
na terenie
Regionalnego Centrum Naukowo-Technologicznego w Podzamczu k. Chęcin
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin, zwany w dalszej części „regulaminem”, określa zasady udziału w
Pikniku Naukowo-Technologicznym (zwanym dalej również Strefą Pokazów),
organizowanym podczas European Rover Challenge w Podzamczu 45 k. Chęcin, na
terenie Regionalnego Centrum Naukowo-Technologicznego, w dniach 5-6 września
2015 roku.
2. Wyjaśnienie pojęć zawartych w Regulaminie:
a) Strefa Pokazów - Piknik Naukowo-Technologiczny organizowany podczas European
Rover Challenge;
b) Formularz zgłoszeniowy - formularz uczestnictwa w Strefie Pokazów złożony przez
potencjalnego Wystawcę, dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu;
c) Mapa Strefy Pokazów – mapa sytuacyjna, zawierająca plan zagospodarowania
terenu wraz z legendą obejmującą m.in. ulokowanie namiotów, punktów medycznych
i informacyjnych, dystrybuowana bezpłatnie w dniu Pokazów;
d) Organizator – Europejska Fundacja Kosmiczna;
e) Producent PLANET PR spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w
Krakowie przy ul. Kościuszki 40 lok. 6, 30 -105 Kraków, wpisaną do rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa –
Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
pod numerem 0000521348, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP
6762478944 oraz kapitał zakładowy w wysokości 126 000,00 złotych w całości
wpłacony.
f) Namiot – zadaszona powierzchnia, w której odbywają się Pokazy;
g) Pokaz – przygotowany przez Wystawców interaktywny program o charakterze
popularnonaukowym w formie prezentacji, zabaw czy innych formach zajęć o
charakterze popularnonaukowym czy promocyjnym, w udostępnionej Wystawcy
przestrzeni;
h) Służby Porządkowe - powołane przez Organizatora osoby, w tym pracownicy agencji
ochrony, legitymujące się identyfikatorem, dbające o bezpieczeństwo osób
uczestniczących w Pokazach;
i) Służby Informacyjne - powołane przez Organizatora osoby, legitymujące się
identyfikatorem, udzielające niezbędnych informacji Wystawcom i Uczestnikom;
j) Wystawca – podmiot (pod tym pojęciem rozumiemy stowarzyszenia, fundacje,
organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu
oraz przedstawicieli świata nauki), który został zaakceptowany przez Organizatora,
jako Wystawca Strefy Pokazów;.
k) Zespół Organizacyjny – zespół techniczny i zarządczy, realizujący działania związane
z organizacją Strefy Pokazów, powołany przez Organizatora;
l) Patroni Pokazów – podmioty (pod tym pojęciem rozumiemy stowarzyszenia,
fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia
biznesu oraz przedsiębiorstwa) wspierające merytorycznie bądź finansowo zarówno
samą Strefę Pokazów, jak i całą imprezę o nazwie European Rover Challenge.
m) Siła wyższa - zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych
od Organizatora, które zasadniczo i istotnie utrudniają bądź uniemożliwiają
wykonanie części lub całości Pokazów, których Organizator nie mógł przewidzieć
i którym nie mógł zapobiec, ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez
działanie z należytą starannością.
§2
Zasady udziału
1. W celu zgłoszenia uczestnictwa w Strefie Pokazów zainteresowany podmiot powinien
wypełnić w sposób czytelny i wyczerpujący Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie
internetowej www.roverchallenge.eu. i przesłać droga elektroniczną skan opatrzony
podpisami i pieczęciami. Na wskazany w Formularzu adres mailowy zostanie wysłane
potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. W ciągu pięciu dni roboczych od zapoznania się
z nim i sprawdzenia pod kątem zgodności z Regulaminem Wystawców, Organizator
prześle pozytywną lub odmowną decyzję dotyczącą udziału Wystawcy w Strefie
Pokazów.
2. Dodatkowe informacje o warunkach udziału w Strefie Pokazów można uzyskać
kontaktując się z przedstawicielem Organizatora pod adresem [email protected]
lub numerem telefonu 12 376 42 70.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w Strefie
Pokazów, gdy uzna że:
a) Pokazy nie będą miały charakteru interaktywnego;
b) Pokazy nie będą miały charakteru popularnonaukowego;
c) Pokazy stanowią zagrożenie bezpieczeństwa dla uczestników obecnych w Strefie
Pokazów.
4. Każdemu Wystawcy zostanie bezpłatnie udostępnione jedno miejsce na parkingu przy
Regionalnym Centrum Naukowo-Technologicznym podczas trwania Pokazów.
5. W Strefie Pokazów obowiązuje zakaz reklamy podmiotów innych niż Wystawcy/
Sponsorzy/ Patroni Pikniku.
6. Wystawcom Strefy Pokazów Organizator zapewnia:
a) promocję i reklamę Strefy Pokazów, jako wydarzenia;
b) uzyskanie potrzebnych zgód i zezwoleń niezbędnych do zorganizowania Strefy
Pokazów;
c) opiekę medyczną podczas trwania Pokazów w postaci osób posiadających
przeszkolenie z zakresu ratownictwa medycznego wraz ze sprzętem;
d) ochronę dla zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa podczas Pokazów od
momentu rozpoczęcia ustawiania namiotów do czasu ich demontażu;
e) zaplecze sanitarne składające się z toalet i koszy na śmieci.
7. Dopuszcza się możliwość udziału Wystawcy w Strefie Pokazów z własnym
wyposażeniem (namiot, stoły, krzesła), pod warunkiem wpisania tej informacji do
Formularza zgłoszeniowego. Planowane wykorzystanie przez Wystawcę więcej niż
jednego namiotu wymaga uzgodnienia z Organizatorem.
8. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Wystawców.
Wystawcy zgłaszając swój udział w Strefie Pokazów i przesyłając Formularz
zgłoszeniowy oświadczają, iż sami ponoszą pełną odpowiedzialność wobec
Organizatorów jak i osób trzecich, uczestniczących w Pokazach odpowiadając za
wszelkie wyrządzone szkody i zdarzenia wywołane swymi działaniami lub zaniechaniami
lub działaniami/ zaniechaniami osób trzecich, którymi Wystawca się posługiwał przy
przeprowadzaniu Pokazów.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawców znajdujące się na
terenie Strefy Pokazów.
10. Wystawca przeprowadzi Pokazy zgodnie z opisem zawartym w Formularzu
zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w powyższym zakresie wymagają każdorazowo
uzyskania zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwanie w całości lub części Pokazów
lub ich odwołania w całości lub w części w razie konieczności i z przyczyn wywołanych
przez siłę wyższą, w tym również warunki pogodowe uniemożliwiające organizację
Pokazów w zamierzonym zakresie.
12. Wystawca zobowiązany zostaje do wykonywania Pokazów w namiotach w dniach 5-6
września 2015 roku w godzinach od 10.00 do godz.17.00. Wystawca samodzielnie
przygotowuje namiot do Pokazów, jak również po zakończeniu Pokazów doprowadza do
stanu poprzedniego miejsce, w jakim znajdował się namiot.
13. Wjazd na teren Strefy Pokazów pojazdami w dniu 5 września 2015 roku, w celu
przygotowania namiotu do Pokazów może nastąpić od godz. 6:00 do godz. 9:00.
Pojazdy, o których mowa w zdaniu poprzedzającym powinny opuścić teren Strefy
Pokazów najpóźniej do godz. 9.30 w dniu 5 września 2015 r. i będą mogły wjechać na
teren Strefy Pokazów w celu spakowania przywiezionych rzeczy w dniu 6 września 2015
r. od godziny 18.00.
14. Korzystanie przez Wystawcę z własnego nagłośnienia w trakcie Pokazów wymaga
wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.
15. Wystawcy Strefy Pokazów, bez zgody Organizatora, nie mogą na terenie Pokazów
prowadzić sprzedaży jakichkolwiek produktów czy usług.
16. W przypadku gdy Wystawca zamierza prowadzić sprzedaż produktów lub usług w czasie
trwania Pokazów, jest on zobowiązany wystąpić o zgodę na prowadzenie w/w sprzedaży
w treści formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w § 2 ust. 1 regulaminu.
17. Organizator wyraża zgodę na sprzedaż produktów lub usług podczas Pokazów lub
odmawia jej wyrażenia w treści decyzji o dopuszczeniu Wystawcy do udziału w Strefie
Pokazów, o której mowa w § 2 ust. 1 regulaminu, przy czym Organizator ma prawo nie
wyrazić zgody na prowadzenie w/w sprzedaży bez podania przyczyny, niezależnie od
dopuszczenia Wystawcy do udziału w Strefie Pokazów.
18. W razie udzielenia zgody na prowadzenie przez Wystawcę sprzedaży produktów lub
usług podczas Pokazów, Wystawca może prowadzić tę sprzedaż wyłącznie w imieniu
własnym i na własny rachunek oraz jest zobowiązany spełnić wszystkie wymogi
dotyczące rzeczonej sprzedaży przewidziane przepisami prawa, a w szczególności
prawa podatkowego.
§3
Postanowienia końcowe
1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad przebiegu Pokazów określonych
w niniejszym dokumencie i w Regulaminie Terenu i Imprezy European Rover Challenge
zamieszczonego na stronie: www.roverchallenge.eu oraz stosowania się do wskazówek
Organizatora, jak również przestrzegania przepisów bezpieczeństwa związanych z
Pokazami, w tym bhp, ppoż i innych przepisów obowiązujących na obszarze
Rzeczypospolitej Polskiej, związanych z obsługą tego typu imprez.
2. Działanie niezgodne ze wskazanymi powyżej regulacjami, rodzi po stronie uczestnika
odpowiedzialność i obowiązek naprawienia powstałej szkody na zasadach ogólnych.
3. Producent będzie zbierał i przetwarzał dane osobowe Wystawcy z zastrzeżeniem pkt. 4,
na co Wystawca wyraża zgodę zgłaszając swoje uczestnictwo w Strefie Pokazów.
4. Producent nie będzie zbierał i przetwarzał danych osobowych Wystawcy, wymienionych
w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.
U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) – tzw. „Dane szczególnie wrażliwe”.
5. Dane osobowe Wystawców będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926
z późn. zm.). Podanie danych osobowych i udostępnianie wizerunku jest dobrowolne,
jednakże dostęp do nich jest warunkiem wzięcia udziału w Strefie Pokazów. Każdy
Wystawca ma prawo do wglądu do swoich danych i do ich poprawiania.
6. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę
z Organizatorem zgodnie z postanowieniami warunków formalnych będą przechowywane
w bazie danych przez Producenta. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie dla
celów związanych z przygotowaniem Strefy Pokazów oraz dla celów marketingowych
Organizatora np. do przesyłania materiałów promocyjnych pod wskazany adres.
7. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę
z Organizatorem, mogą zostać udostępnione podmiotom przygotowującym materiały
informacyjne dotyczące Strefy Pokazów.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych danych osobowych
przez Wystawców.
9. Wszelkie spory wynikłe w związku z wzięciem udziału w Strefie Pokazów rozstrzygane
będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Organizatora.
……………………………………………
Miejsce, data