2015-11-16 Wystapienie pokontrolne WIW Opole

Opole, dnia 16 listopada 2015 roku
WOJEWODA OPOLSKI
NK.IV.431.6.2015.EK
NK.IV.431.6.2015.EK
Pan
Bogusław Krasowski
Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii
ul. Wrocławska 170
45-836
OPOLE
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu,
ul. Wrocławska 170, 45-836 Opole.
2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Bogusław Krasowski – Opolski
Wojewódzki Lekarz Weterynarii; funkcję tę pełni od dnia 1 lutego 2013 roku;
3. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów:
Estera Kołodziej – Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg,
Sebastian Judycki – Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg
- pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu.
4. Miejsce kontroli: Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu.
5. Termin kontroli: 23 października 2015 roku.
6. Zakres kontroli:
a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg
i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii1.
b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2011 roku do 31 sierpnia 2015 roku2.
7. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta:
I. W okresie objętym kontrolą do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu nie
wpłynął żaden wniosek, wpłynęło natomiast 9 skarg3. Rozpatrując skargi: 5 uznano za bezzasadne,
2 za zasadne, 1 przekazano do załatwienia według właściwości do innego organu a jedną
załatwiono informacyjnie.
Spośród wszystkich załatwionych skarg, 6 wpłynęło bezpośrednio od skarżących, natomiast
3 otrzymano za pośrednictwem innych organów. Jedna z nich została przekazana do rozpatrzenia
przez Wojewodę Opolskiego4.
1
2
3
4
Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu w okresie objętym
kontrolą regulowały zapisy zawarte w Regulaminie Organizacyjnym, stanowiącym: 1) Załącznik do Zarządzenia Nr WIW.D.0111/31/2010
Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Opolu z dnia 21 września 2010 roku w sprawie nadania Wojewódzkiemu Inspektoratowi
Weterynarii w Opolu Regulaminu Organizacyjnego. Aktualnie przedmiotową organizację regulują zapisy Załącznika do Zarządzenia Nr
D.110.42.2014 Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Opolu z dnia 31 grudnia 2014 roku w sprawie nadania Wojewódzkiemu
Inspektoratowi Weterynarii w Opolu Regulaminu Organizacyjnego, zwanego w dalszej części Regulaminem Organizacyjnym. W/w Regulaminy
stanowią część akt kontroli i zostały zamieszczone systemie EZD i oznaczone jako: 1 Regulamin Organizacyjny - 2010 r. i 2 Regulamin
Organizacyjny - 2014 r. oraz Zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego – 2014 r.
Ostatnią kontrolę (sprawdzającą) w temacie organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu za okres od 1 stycznia 2003 r. do 31 lipca 2005 r. przeprowadzono w dniu 30 sierpnia 2005 r. –
protokół z kontroli został zamieszczony w systemie EZD jako część akt kontroli i oznaczony jako: Protokół z kontroli sprawdzającej - 2005 r.
Kontrolujący ocenił przedmiotową organizację za prawidłową nie formułując żadnych wniosków czy zaleceń pokontrolnych.
Znaki spraw skontrolowanych skarg: D.1410.1.2011, D.1410.2.2011, D.1410.1.2012, D.1410.2.2012, D.1411.1.2013, D.1410.1.2013, D.1410.1.2014,
D.1410.2.2014 oraz D.1410.1.2015.
Skargę dotyczącą działań Powiatowego Lekarza Weterynarii w Opolu przekazano według właściwości do Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza
Weterynarii pismem z dnia 30.01.2014 roku, Nr NK.IV.1411.8.2014.AW.
1
II. W ramach uzyskanej odpowiedzi na analizę przedkontrolną5 ustalono, że w Wojewódzkim
Inspektoracie Weterynarii w Opolu nie przeprowadzano kontroli wewnętrznych, dotyczących
organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Pracownicy zajmujący się
załatwianiem skarg nie uczestniczyli w żadnym typowym szkoleniu z powyższego zakresu. Corocznie
sporządzano – zgodnie z poleceniem Wojewody Opolskiego – analizę skarg i wniosków za rok ubiegły.
III. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie Inspektoratu ustalono, że Opolski
Wojewódzki Lekarz Weterynarii przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy
poniedziałek będący dniem pracy, w godz. od 15.00 do 16.00. W razie niemożliwości przyjęcia
interesantów przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii powinność tę wykonuje osoba
wskazana każdorazowo przez niego spośród pracowników zajmujących stanowisko kierownika zespołu.
IV. Ustalono, że na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu
Weterynarii w Opolu nie publikowano informacji w sprawie rozpatrywania skarg, zawierających
dane osobowe osób skarżących6.
V. W Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu zasady organizacji przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków regulują zapisy Regulaminu Organizacyjnego. Zgodnie
z § 19 ust. 11 powyższego Regulaminu – Kancelaria w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii
w Opolu zajmuje się prowadzeniem sekretariatu, a w szczególności prowadzeniem rejestru skarg
i wniosków. Zadanie to należy do obowiązków Pani Marii Rybak7 – Sekretarki w Kancelarii
Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii. Stosownie do treści § 9 ust. 3 pkt 1 powyższego Regulaminu
– Kancelaria podlega bezpośrednio Opolskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii.
Przygotowywanie oraz prowadzenie dokumentacji związanej z postępowaniami skargowymi należy –
zgodnie z zakresami obowiązków - do zadań: Pani Anny Kwapisz – Dolińskiej8, Pani Kamili Mizery9,
Pana Dominika Tomczaka10, Pana Piotra Samol11 oraz Pani Eweliny Piechowiak12. Zgodnie z § 11
ust. 1 pkt 3 powyższego Regulaminu - za merytoryczną i formalno – prawną poprawność załatwianych
spraw odpowiadają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych.
VI. W trakcie kontroli oceniono procedurę rozpatrywania skarg i wniosków przez
Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii oraz czynności kancelaryjno-techniczne
pracowników odpowiedzialnych za kontrolowany zakres oraz skuteczność sprawowanego nadzoru.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że na skargach zamieszczano adnotacje
o dacie ich wpływu. Ustalono, że skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestrowano
i przechowywano w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu zgodnie z treścią art. 254
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 roku,
poz. 267 ze zm.). Prawidłowo prowadzono rejestr skarg i wniosków13. Skargom rozpatrywanym
bezpośrednio i przekazywanym według właściwości nadawano znaki spraw odpowiadające
symbolom klasyfikacyjnym określonym w instrukcji kancelaryjnej14. Prawidłowo i szczegółowo
przeprowadzono oraz dokumentowano postępowania wyjaśniające. W przypadku uznania skarg za
bezzasadne, w udzielanych odpowiedziach pouczano skarżących o treści art. 239 § 1 k.p.a.
Przestrzegano również instrukcji kancelaryjnej w zakresie umieszczania na kopiach pism dat ich
ekspedycji.
Treść odpowiedzi na analizę przedkontrolną stanowi część akt kontroli; została zamieszczona w systemie EZD jako: Odpowiedź na analizę
przedkontrolną.
6 Zgodnie z decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 r. Nr DOLiS/DEC-698/09 cyt: „(…) Rada Miasta
w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w
Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego
Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania (…). W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony
Danych Osobowych dla spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej
sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zatomizowanej uchwały, tj. uchwały w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi
uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie.
7 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 3.02.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 1 Zakres czynności Pani Marii Rybak.
8 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 2.02.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 2 Zakres czynności Pani Anny
Kwapisz - Dolińskiej.
9 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 2.02.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 3 Zakres czynności Pani Kamili Mizery.
10 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 15.07.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 4 Zakres czynności Pana
Dominika Tomczaka.
11 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 18.08.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 5 Zakres czynności Pana Piotra Samol.
12 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 2.02.2015 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 6 Zakres czynności Pani
Eweliny Piechowiak.
13 Prowadzony rejestr skarg i wniosków stanowi akta kontroli; zamieszczono go w systemie EZD i oznaczono jako: Rejestr skarg i wniosków 2011 -2015.
14 [1410 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)] [1411 - Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według
właściwości] - Załącznik Nr 5 – Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów
obsługujących te organy do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67), zwane
w dalszej części instrukcją kancelaryjną;
5
2
VII. Analizując akta skargowe za okres od 1 stycznia 2011 do 31 sierpnia 2015 roku,
kontrolujący stwierdzili, że w powyższym okresie skargi załatwiano prawidłowo. Stwierdzono
jednak pojedyncze przypadki poniżej opisanych nieprawidłowości:
1. Ustalono, że skargom nadawano podwójne znaki spraw. W rejestrze skarg i wniosków
rejestrowano je prawidłowo a właściwe znaki spraw - zgodnie z § 52 ust. 4 Załącznika Nr 1
instrukcji kancelaryjnej - nanoszono na skargi. Komórki organizacyjne Wojewódzkiego
Inspektoratu Weterynarii w Opolu przygotowujące projekty odpowiedzi na skargi i prowadzące w
związku z nimi postępowania wyjaśniające, nadawały jednak powyższym pismom własne znaki
spraw, niezgodne z oznaczeniami wprowadzonymi w rejestrze skarg i wniosków. Nieprawidłowość
tę stwierdzono we wszystkich załatwionych skargach:
1) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu
8 marca 2011 roku, zarejestrowano pod nr D15.1410.1.2011, a odpowiedź na nią udzielono
pismem o nr: DZ16.1410.1.2011.SM17;
2) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu
7 września 2011 roku, zarejestrowano pod nr D.1410.2.2011, a odpowiedź na nią udzielono
pismem o nr: DH18.1410.14.201119;
3) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu
13 marca 2012 roku zarejestrowano pod nr D.1410.1.2012. Pismo przedłużające termin jej
załatwienia i ostateczną odpowiedź przesłano pismami o nr DH.1410.6.201220;
4) Skargę z dnia 28 maja 2012 roku zarejestrowano pod nr D.1410.2.2012, a odpowiedź na nią
udzielono pismem o nr DH.1410.7.201221;
5) Skargę z dnia 2 grudnia 2013 roku zarejestrowano pod nr D.1411.1.2013, a pismo
przekazujące ją do rozpatrzenia innemu organowi, uzyskało nr DH.1411.1.201322;
6) Skargę z dnia 19 lipca 2013 roku zarejestrowano pod nr D.1410.1.2013, a odpowiedź na nią
przesłano pismem oznaczonym całkowicie innym znakiem sprawy – DH-N.0444.18.201323;
7) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu
5 lutego 2014 roku (od Wojewody Opolskiego), zarejestrowano pod nr D.1410.1.2014,
a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr D.1411.1.201424.
Przedmiotową skargę należało włączyć do akt prowadzonego postępowania
administracyjnego i rozpatrzeć – zgodnie z art. 234 pkt 1 k.p.a. – w ramach tego
postępowania, pod jego znakiem sprawy.
8) Skargę z dnia 20 czerwca 2014 roku zarejestrowano pod nr D.1410.2.2014, a odpowiedź na
nią udzielono pismem o nr DH.1410.1.201425;
9) Skargę z dnia 20 kwietnia 2015 roku zarejestrowano pod nr D.1410.1.2015. Pismo
o wyjaśnienia przedmiotu skargi również oznaczono powyższym znakiem sprawy.
Natomiast pismo przedłużające termin jej rozpatrzenia otrzymało nr D.1410.1.1.2015,
a udzielona odpowiedź - D.1410.1.2.201526.
Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy „D” oznacza komórkę organizacyjną – Opolskiego
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii.
16 Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy „DZ” oznacza komórkę organizacyjną Wojewódzkiego
Inspektoratu Weterynarii w Opolu – Zespół ds. zdrowia i ochrony zwierząt.
17 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 1 Skarga D.1410.1.2011.
18 Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy „DH” oznacza komórkę organizacyjną Wojewódzkiego
Inspektoratu Weterynarii w Opolu – Zespół ds. bezpieczeństwa żywności.
19 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 2 Skarga D.1410.2.2011.
20 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 3 Skarga D.1410.1.2012.
21 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 4 Skarga D.1410.2.2012.
22 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 5 Skarga D.1411.1.2013.
23 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 6 Skarga D.1410.1.2013.
24 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 7 Skarga D.1410.1.2014.
25 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 8 Skarga D.1410.2.2014.
26 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 9 Skarga D.1410.1.2015.
15
3
Powyżej opisane postępowanie - zgodnie z zapisami § 5 ust. 1-3 w związku z § 52 ust. 1
pkt 2 oraz § 52 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej - jest nieprawidłowe. Znak sprawy
jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy, dlatego też skarga oraz związana z nią
dokumentacja powinna otrzymywać jeden, wspólny znak sprawy, składający się z identycznych
jego elementów.
2. W toku przeprowadzonej kontroli, stwierdzono jeden przypadek nieterminowego
załatwienia skargi o nr D.1410.1.201527. Przedmiotowa skarga wpłynęła do Wojewódzkiego
Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 23 czerwca 2015 roku. Pismem z dnia 30 lipca 2015
roku poinformowano skarżącego o tym, że Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii prowadzi w jej
sprawie postępowanie wyjaśniające oraz wskazano przewidywany termin załatwienia niniejszej
skargi na dzień 31 sierpnia 2015 roku. W powyższym piśmie nie powołano art. 36 § 1 k.p.a.
w związku z art. 237 § 4 k.p.a., dlatego też przedmiotowe „przedłużenie” jest nieprawidłowe.
Ponadto, przesłano je po upływie ustawowego terminu na załatwienie skargi. Ostateczną odpowiedź
- bez powołania przepisu art. 237 § 3 k.p.a. - przesłano skarżącemu w dniu 23 września 2015
roku, przekraczając wyznaczony termin na jej udzielenie.
Zgodnie z art. 237 § 1 k.p.a. skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli jednak nie
jest to możliwe ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, należy
przed – upływem miesiąca – zawiadomić skarżącego na podstawie art. 36 § 1 k.p.a. w związku
z art. 237 § 4 k.p.a. o przyczynach zwłoki i wskazać nowy, dokładny termin załatwienia skargi. To
data wysłania odpowiedzi dla skarżącego jest datą jej ostatecznego załatwienia. Podając dokładną
datę załatwienia skargi, należy dokonać wszelkich starań aby ten termin dotrzymać.
3. Kontrolujący ustalili, że w piśmie z dnia 24 marca 2011 roku, o nr DZ.1410.1.2011.SM28
będącym zawiadomieniem o sposobie rozpatrzenia skargi, nieprecyzyjnie powołano art. 237
k.p.a., zamiast art. 237 § 3 k.p.a. Natomiast w piśmie z dnia 16 grudnia 2013 roku, o nr
DH.1411.1.201329 przekazującym skargę do rozpatrzenia przez właściwy organ, nie powołano art.
231 k.p.a.
Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów
prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a. zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby
budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony
o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc powoływanie
konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo –
wnioskowym.
4. Stwierdzono również nieprawidłowość polegającą na nieumieszczaniu na kopiach pism
odręcznego podpisu osoby je sporządzającej i daty jego złożenia. Nieprawidłowość tę
stwierdzono w dokumentacji większości załatwionych skarg, zarejestrowanych pod numerami:
D.1411.1.2013, D.1410.1.2013, D.1410.1.2014, D.1410.2.2014 oraz D.1410.1.201530, zarówno w
udzielonych odpowiedziach, jaki i w pismach o udzielenie wyjaśnień oraz przedłużających termin
rozpatrzenia skarg. W dokumentacji części skarg, oznaczonych numerami: D.1410.1.2011,
D.1410.2.2011, D.1410.1.2012 oraz D.1410.2.201231, umieszczono przedmiotową parafę (bez daty
jej złożenia), ale nie zamieszczono na niej pieczęci z imieniem i nazwiskiem referenta, co nie
pozwala na jego zidentyfikowanie, a jest dobrą praktyką kancelaryjną.
Konieczność umieszczania parafy wynika z § 58 ust. 5 i 6 Załącznika Nr 1 instrukcji
kancelaryjnej i pozwala określić osobę odpowiedzialną za przygotowany dokument. Obowiązek ten
zapisano również w § 11 ust. 6 pkt 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego, zgodnie z którym - projekty
innych pism i dokumentów powinny być parafowane przez: pracownika zajmującego się sprawą
oraz kierownika komórki organizacyjnej, z którego zakresem działania związany jest dokument.
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 9 Skarga D.1410.1.2015.
28 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 1 Skarga D.1410.1.2011.
29 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 5 Skarga D.1411.1.2013.
30 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 5 Skarga D.1411.1.2013, 6 Skarga D.1410.1.2013, 7 Skarga D.1410.1.2014, 8 Skarga D.1410.2.2014 oraz
9 Skarga D.1410.1.2015.
31 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli;
zostały oznaczone jako: 1 Skarga D.1410.1.2011, 2 Skarga D.1410.2.2011, 3 Skarga D.1410.1.2012 oraz 4 Skarga D.1410.2.2012.
27
4
8. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
VIII. Podsumowując powyższe, w wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej
w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu stwierdzono nieprawidłowości związane
z nadawaniem skargom podwójnych znaków spraw, niepowoływaniem lub nieprecyzyjnym
powoływaniem przepisów prawnych oraz niezamieszczaniem na kopiach pism pozostawionych
w aktach skargowych odręcznego podpisu osoby je sporządzającej oraz daty jego złożenia.
W jednym przypadku nie dotrzymano również terminu załatwienia skargi.
W celu usprawnienia organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg
i wniosków, należy rozważyć uregulowanie w Regulaminie Organizacyjnym kwestii nadzoru nad
powyższą organizacją, wskazując w nim konkretne stanowisko/osobę odpowiedzialną za ten proces.
Zadanie to należałoby również wpisać w zakres czynności wybranej osoby.
W związku z ustaleniami zawartymi w powyższym projekcie wystąpienia pokontrolnego,
organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Opolskiego
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii – mimo stwierdzonych w pojedynczych przypadkach
nieprawidłowości – należy ocenić pozytywnie.
Stwierdzone nieprawidłowości są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych.
Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej przez Wojewódzki Inspektorat
Weterynarii w Opolu pod pozycją 2/2015.
IX. W dniu 2 listopada 2015 roku - na podstawie art. 38 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) – przekazano Opolskiemu
Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii – jako kierownikowi jednostki kontrolowanej – projekt
wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia - stosownie do treści art. 40
powyższej ustawy - umotywowanych pisemnych zastrzeżeń co do jego treści32.
X. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono - zgodnie z art. 46 ust. 1
powyższej ustawy – wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne.
Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam:
1) Nie nadawać skargom podwójnych znaków spraw, stosownie do treści § 5 ust. 1-3
w związku z § 52 ust. 1 pkt 2 oraz § 52 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej;
2) Terminowo załatwiać skargi oraz powoływać prawidłowe przepisy prawne
w odpowiedziach na skargi, w pismach przedłużających termin ich załatwienia oraz pismach
przekazujących je do rozpatrzenia przez właściwe organy, zgodnie z art. 12 k.p.a. i art. 237
§ 1 i 4 k.p.a. w związku z art. 36 k.p.a. oraz stosownie do treści art. 237 § 3 k.p.a., art. 36 §
1 k.p.a. w związku z art. 237 § 4 k.p.a. oraz art. 231 k.p.a.
3) Przestrzegać instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczenia na kopiach pism
pozostawionych w aktach skargowych, odręcznego podpisu osoby je sporządzającej i daty
jego złożenia, zgodnie z § 58 ust. 5 i 6 oraz Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej.
XI. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym zakresie,
proszę poinformować Wojewodę Opolskiego – na podstawie art. 49 ustawy o kontroli
w administracji rządowej – w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
z up. Wojewody Opolskiego
mgr Barbara Bieluszewska
Dyrektor
Wydziału Nadzoru i Kontroli
32
Szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art. 42-45 ustawy o kontroli w administracji rządowej.
5