Regulamin organizacyjny ZTP - Zarząd Terenów Publicznych

Zarządzenie nr 71/2015
Dyrektora Zarządu Terenów Publicznych
z dnia 31 grudnia 2015 r.
zmieniające Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego
Zarządu Terenów Publicznych i wprowadzające tekst jednolity Regulaminu
organizacyjnego Zarządu Terenów Publicznych.
Na podstawie § 6 pkt 1 oraz § 7 ust. 3 Statutu Zarządu Terenów Publicznych wprowadzonego
Uchwałą Nr LXI/1712/2005 Rady m.st. Warszawy z dnia 28 października 2005 r. w sprawie
przekształcenia zakładu budżetowego m.st. Warszawy pod nazwą „Zarząd Terenów
Publicznych” w jednostkę budżetową m.st. Warszawy (Dz. Urz. Woj. Maz. Nr 251, poz. 8204)
art. 69 ust.1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.), Zarządzenia nr 1613/2011 Prezydenta
m. st. Warszawy z dnia 11 października 2011 r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli
zarządczej w m. st. Warszawie (z późn. zm.) oraz
Zarządzenia nr 828/2015
Prezydenta
m. st. Warszawy z dnia 10 czerwca 2015 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w m. st.
Warszawie, zarządza się, co następuje:
§1
W Regulaminie organizacyjnym Zarządu Terenów Publicznych, stanowiącym załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 24/2011 Dyrektora Zarządu Terenów Publicznych z dnia 28 kwietnia 2011 r.,
w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Terenów Publicznych dodaje
się pkt VII w brzmieniu:
„ VII. Zarządzanie ryzykiem
1.
Zarządzanie ryzykiem to działania polegające na ocenie ryzyka, określeniu reakcji na ryzyko
oraz monitorowaniu skuteczności podjętych decyzji dla zwiększenia prawdopodobieństwa
realizacji celów.
2.
W ramach sytemu kontroli zarządczej proces zarządzania ryzykiem przeprowadzany jest
w oparciu o obowiązujące Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu
zarządzania ryzykiem w ZTP.
3.
Dyrektor sprawuje główny nadzór w zakresie zarządzania ryzykiem w ZTP.
4.
Za prawidłową identyfikację ryzyka i
podejmowanie działań w zakresie jego
minimalizowania w sposób określony w Zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej oraz
systemu zarządzania ryzykiem w ZTP odpowiadają: Z-ca Dyrektora ds. inwestycyjno –
technicznych, Z-ca Dyrektora ds. zarządzania mieniem komunalnym, Główny Księgowy,
Kierownicy Zespołów.
5.
W procesie zarządzania ryzykiem pracę Dyrektora
wspomaga powołany przez niego
koordynator ds. kontroli zarządczej i ryzyka, który realizuje zadania określone
w Zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem w ZTP.
6.
Zgodnie z Zasadami funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem
w
ZTP w procesie zarządzania
ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy Zarządu
Terenów Publicznych, którzy na bieżąco identyfikują i monitorują ryzyka związane
z realizacją zadań i osiąganiem celów, ustalają i podejmują reakcję na ryzyka.
7.
Zarządzanie ryzykiem odbywa się w toku bieżącej realizacji zadań jednostki i jest
podstawowym kryterium w procesie kontroli, nadzoru i monitorowania stanu realizacji
zadań.
8.
Procedury dotyczące przepływu informacji do koordynatora ds. kontroli zarządczej i ryzyka,
obowiązek
rejestrowania
ryzyka,
jego
oceny,
dokumentowania,
raportowania
i monitorowania realizowane są zgodnie z Zasadami funkcjonowania kontroli zarządczej
oraz systemu zarządzania ryzykiem w ZTP (Rozdział III Cele i Zarządzanie ryzykiem).”.
§2
Zobowiązuje się Kierowników zespołów do zapoznania podległych pracowników z treścią
niniejszego Zarządzenia.
§3
Pozostałe postanowienia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Terenów Publicznych nie ulegają
zmianie.
§4
Wprowadza się:
1) tekst jednolity Regulaminu organizacyjnego Zarządu Terenów Publicznych o treści określonej
w Załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia;
2) schemat organizacyjny Zarządu Terenów Publicznych o treści określonej w Załączniku nr 2
do niniejszego Zarządzenia.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 71/2015
Dyrektora ZTP
z dnia 31.12.2015 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZARZĄDU TERENÓW PUBLICZNYCH
Struktura organizacyjna Zarządu Terenów Publicznych (ZTP)
I.
1.
1)
2)
3)
4)
Kadrę kierowniczą ZTP stanowią:
dyrektor,
zastępca dyrektora ds. inwestycyjno-technicznych,
zastępca dyrektora ds. zarządzania mieniem komunalnym,
główny księgowy.
W skład ZTP wchodzą następujące zespoły i działy:
zespół ds. handlu i usług,
zespół ds. gospodarowania mieniem komunalnym,
zespół ds. dróg,
zespół ds. inżynieryjno-budowlanych,
zespół ds. zieleni i porządku,
zespół ds. finansowych,
zespół prawny i zamówień publicznych, w tym działy:
a) prawny,
b) zamówień publicznych
8) zespół ds. organizacji i kadr, w tym działy ds:
a) organizacyjnych (biuro obsługi mieszkańców, sekretariat, kancelaria),
b) kadrowo-pracowniczych,
c) administracyjno-gospodarczych,
d) informatyki.
2.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
II. Zadania kadry kierowniczej, kierowników zespołów oraz pracowników ZTP
1. Do zadań dyrektora należy:
1) kierowanie bieżącymi sprawami ZTP i reprezentowanie go na zewnątrz,
2) kierowanie pracami ZTP,
3) wyznaczenie swojego zastępcy, który zastępuje dyrektora w czasie jego
nieobecności,
4) wykonywanie uprawnień pracodawcy w stosunku do pracowników ZTP, w tym
nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy,
5) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników ZTP,
6) wykonywanie zarządzeń Prezydenta m.st. Warszawy, uchwał Rady m.st. Warszawy,
Rady Dzielnicy Śródmieście oraz uchwał Zarządu Dzielnicy Śródmieście m.st.
Warszawy.
2. Do zadań zastępców dyrektora należy w szczególności:
1) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą podległych zespołów,
2) prowadzenie koordynacji i kontroli prac podległych zespołów,
1
3) nadzór nad legalnością, prawidłowością, celowością, gospodarnością i rzetelnością
w zakresie realizacji powierzonych zadań,
4) kontrola prawidłowości stosowania ustaw oraz innych aktów prawnych regulujących
wykonywanie zadań przez podległe zespoły,
5) nadzór nad prawidłowym i gospodarnym wydatkowaniem środków publicznych,
6) udział w przygotowywaniu sprawozdań z wykonania budżetu oraz udział
w przygotowywaniu planu budżetowego na następny rok,
7) kontrola przestrzegania dyscypliny budżetowej,
8) nadzór nad przygotowywaniem umów, decyzji administracyjnych, regulaminów
i zarządzeń w zakresie wynikającym z realizacji powierzonych zadań,
9) nadzór nad przygotowywaniem okresowych analiz, informacji, sprawozdań
z realizacji prowadzonych zadań,
10) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Zarządu Dzielnicy Śródmieście
m.st. Warszawy w zakresie wynikającym z prowadzonych zadań w uzgodnieniu
z radcą prawnym,
11) współpraca z poszczególnymi pionami i zespołami ZTP w zakresie wynikającym
z realizacji powierzonych zadań,
12) współpraca z jednostkami nadrzędnymi w zakresie wynikającym z realizacji
powierzonych zadań.
3. Do zadań głównego księgowego należy w szczególności:
sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą podległego zespołu,
prowadzenie koordynacji i kontroli prac podległego zespołu,
kontrola przestrzegania dyscypliny budżetowej,
opracowywanie i aktualizacja planu finansowego oraz przestrzeganie jego realizacji,
nadzór nad sporządzaniem sprawozdań z wykonania planu zgodnie z aktualnym
stanem prawnym,
6) nadzór nad sporządzaniem sprawozdań finansowych zgodnie z aktualnymi
przepisami,
7) nadzór nad sporządzaniem sprawozdań na potrzeby GUS,
8) prowadzenie rachunkowości jednostki,
9) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
10) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym,
11) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
1)
2)
3)
4)
5)
4. Do zadań kierowników zespołów należy w szczególności:
1) zapewnienie sprawnej obsługi interesantów,
2) prowadzenie i nadzór prac podległego zespołu/działu według zatwierdzonej
organizacji i szczegółowego zakresu obowiązków,
3) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji
zadań,
4) sporządzenie projektów planów rzeczowo – finansowych zadań zespołu,
5) racjonalne gospodarowanie powierzonymi środkami,
6) opracowywanie szczegółowych zakresów czynności dla pracowników zespołu,
7) udział w przygotowywaniu sprawozdań z wykonania budżetu oraz udział
w przygotowywaniu planu budżetowego na następny rok,
2
8) wnioskowanie w sprawach dotyczących poprawy funkcjonowania Zarządu Terenów
Publicznych oraz aktualizacji regulaminu, wynikającej ze zmiany przepisów prawa
oraz zmian organizacji pracy ZTP.
5. Do zadań pracowników ZTP należy wykonywanie czynności wynikających ze
szczegółowych zakresów obowiązków.
III.
Zadania zespołów i działów ZTP
1. Do zadań zespołu ds. Handlu i Usług należy realizowanie zadań związanych
z prawidłowym funkcjonowaniem parkingów i pasażu handlowego „Hale
Mirowskie” oraz pozostałych lokali użytkowych administrowanych przez ZTP,
w szczególności:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)
prowadzenia dokumentacji dotyczącej lokali użytkowych i ich najemców,
prowadzenia kart ewidencji poszczególnych najemców,
prowadzenia okresowej inwentaryzacji pasażu handlowego,
bieżąca kontrola płatności wynikających z naliczanych opłat eksploatacyjnych
i opłat z tytułu najmu,
egzekwowania należności wymienionych w ppkt. 4 oraz przygotowywanie
wniosków egzekucyjnych w przypadkach zadłużenia najemców,
opracowywania wniosków z kontroli przeprowadzonych przez takie służby miejskie
jak: Sanepid, Państwowa Inspekcja Handlowa, Policja i inne,
obsługa w zakresie:
a) przygotowywania faktur,
b) przygotowywania raportów – zestawień dziennych zgodnych z raportem
kasjera,
c) przygotowywania raportów – zestawień miesięcznych zgodnych z raportem
kasjera,
przygotowywania zestawień informacyjno – analitycznych,
przygotowywanie dokumentacji zmierzającej do zawarcia umów najmu lokali
użytkowych, w tym uczestniczenie w przeprowadzanych konkursach na najem
lokali użytkowych,
prowadzenie innych spraw związanych bezpośrednio lub pośrednio z lokalami
użytkowymi, targowiskami, tj. działania interwencyjne, ścisła współpraca ze
służbami miejskimi,
bieżące archiwizowanie posiadanych danych,
przygotowywanie i przeprowadzenie przetargów na wybór firm ochroniarskich
i firm sprzątających oraz innych przetargów wynikających z zadań zespołu,
przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów w zakresie wyboru firm
zajmujących się prowadzeniem parkingów,
sprawowanie nadzoru nad firmami, poprzez bieżącą kontrolę wywiązywania się
z nałożonych na nie obowiązków, sprawdzanie pod względem formalnym
i rachunkowym wystawianych faktur,
tworzenie nowych parkingów,
prowadzenie ewidencji, rozliczanie biletów i abonamentów parkingowych,
kontrolowanie jakości usług świadczonych przez firmy prowadzące parkingi,
rozliczanie świadczeń związanych z prowadzeniem parkingów,
przygotowywanie projektów uchwał w zakresie realizowanych zadań,
w uzgodnieniu z radcą prawnym,
współpraca z jednostkami nadrzędnymi w zakresie wynikającym z realizacji
powierzonych zadań,
wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych
osobowych.
3
2. Do zadań zespołu ds. gospodarowania mieniem komunalnym należy prowadzenie
spraw wynikających z przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach
publicznych (Dz. U. z 2007r.Nr 19, poz.115, z późn.zm.), w odniesieniu do dróg
gminnych, oraz ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 roku o gospodarce
nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r. Nr 261,poz . 2603 z późn.zm.), w odniesieniu
do nieruchomości m.st. Warszawy powierzonych do zarządzania ZTP,
a w szczególności:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
wykonywanie obowiązków zarządcy dróg gminnych w zakresie przekazanym
Pełnomocnictwem Prezydenta m.st. Warszawy poprzez:
a) przygotowywanie decyzji administracyjnych,
b) prowadzenie postępowań w zakresie zajęć pasa drogowego bez zezwolenia
zarządcy drogi,
sprawowanie nieodpłatnego trwałego zarządu gruntami w pasie drogowym dróg
gminnych, położonych na obszarze Dzielnicy Śródmieście, oddawanie tych
gruntów w najem, dzierżawę lub użyczenie ich w drodze umów na cele związane
z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego, a także na
cele związane z potrzebami obsługi użytkowników ruchu,
gospodarowanie w granicach zwykłego zarządu, nieruchomościami
m.st.
Warszawy powierzonymi do zarządzania ZTP, na zasadach określonych
przepisami prawa oraz ustaleniami organów m.st. Warszawy w tym:
a) zawieranie umów dzierżaw, najmu, użyczenia,
b) przeprowadzanie konkursów ofert na dzierżawę nieruchomości będących
w administrowaniu ZTP,
c) prowadzenie postępowań w przypadku korzystania z nieruchomości bez tytułu
prawnego,
przygotowywanie projektów stanowisk, uchwał i innych aktów prawa miejscowego
w zakresie wynikającym z prowadzonych zadań,
protokólarne przejęcie bądź przekazanie nieruchomości, które na podstawie
stosownych dokumentów zostały powierzone lub wyłączone z administrowania
ZTP,
współpraca z jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy w zakresie realizacji
prowadzonych zadań,
wykonywanie
czynności w zakresie ewidencji wydawanych rozstrzygnięć
i sprawozdawczości w odniesieniu do wykonywanych zadań.
3. Do zadań zespołu ds. dróg należy w szczególności:
1)
prowadzenie spraw związanych z budową, remontami i modernizacją nawierzchni
i oświetlenia dróg gminnych oraz iluminacji pomników i wybranych obiektów
architektonicznych na terenie dzielnicy Śródmieście, w tym między innymi:
a) koordynacja i nadzór nad procesem projektowym,
b) techniczne przygotowywanie przetargów na prace drogowe i oświetleniowe
oraz udział w komisjach przetargowych,
c) koordynowanie prac z gestorami sieci uzbrojenia podziemnego i pozostałymi
służbami miejskimi,
d) prowadzenie nadzoru inwestorskiego w zakresie realizacji zadań, kontrola
jakości materiałów – zlecanie badań do laboratoriów specjalistycznych,
sprawdzanie posiadania atestów,
e) udział w komisjach odbioru oraz techniczne i finansowe rozliczanie inwestycji
i remontów,
2)
sprawowanie kontroli stanu technicznego nawierzchni, oznakowania oraz
oświetlenia dróg gminnych i iluminacji pomników i obiektów architektonicznych,
utrzymanie nawierzchni dróg gminnych,
3)
4
4)
5)
6)
7)
8)
utrzymanie urządzeń bezpieczeństwa ruchu oraz oznakowania pionowego
i poziomego,
projektowanie oraz opiniowanie stałej i czasowej organizacji ruchu oraz
wprowadzanie zmian,
współpraca z innymi zespołami w zakresie parkingów i terenów parkowych oraz
przy pomnikach i obiektach architektonicznych w zakresie nawierzchni, oświetlenia
i iluminacji,
udział przy protokólarnych przekazaniach i odbiorach terenu realizowanych przez
inne zespoły, w zakresie nawierzchni, oświetlenia i iluminacji,
przygotowywanie projektów uchwał w zakresie wynikającym z prowadzonych
zadań w uzgodnieniu z radcą prawnym.
4. Do zadań zespołu ds. inżynieryjno – budowlanych należy w szczególności:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
prowadzenie całokształtu spraw związanych z obiektami budowlanymi, w tym:
a) realizacja zadań inwestycyjnych dotyczących nowych obiektów oraz realizacji
innych zadań, w tym zleconych,
b) opracowywanie koncepcji i programu inwestycji,
c) opracowywanie dokumentacji projektowej poprzez wybór zespołu
projektowego,
d) koordynacja i nadzór nad procesem projektowym,
e) przygotowywanie procesu wykonawczego – w tym opracowywanie
i przygotowywanie przetargów, realizacja w terenie, pełnienie nadzoru,
udział w przygotowywaniu od strony technicznej dokumentów przetargowych
w innych zespołach ZTP, szczególnie w zakresie wynikającym z prowadzonych
przez zespół drogowy zadań oraz udział w pracach komisji przetargowych
poszczególnych zespołów,
udział w komisjach odbioru oraz techniczne i finansowe rozliczenie inwestycji,
dokonywanie protokólarnych odbiorów powierzonych do administrowania
obiektów, przekazywanie obiektów wyłączanych z administrowania ZTP,
sprawowanie kontroli nad obiektami będącymi w użytkowaniu,
konserwacja obiektów zabytkowych, pomników i miejsc pamięci narodowej
a w tym:
a) przygotowywanie
projektu zadania (konserwacji lub rewaloryzacji)
w uzgodnieniu z Konserwatorem Zabytków,
b) przygotowywanie i przeprowadzanie procesu wykonawczego,
c) kontrola wykonania prowadzonych realizacji, odbiór i rozliczenie prac,
prowadzenie robót ogólnobudowlanych i inżynieryjnych w obiektach
przeznaczonych do remontu lub modernizacji,
współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi przy realizacji zadań,
ścisła współpraca z zespołem ds. handlu i usług w zakresie kontroli urządzeń
technicznych w pasażu handlowym, pozostałych lokalach użytkowych
i parkingach,
dokonywanie protokólarnych wprowadzeń w teren oraz protokólarnych odbiorów
terenów,
przygotowywanie projektów uchwał w zakresie realizowanych zadań,
w uzgodnieniu z radcą prawnym,
sporządzanie sprawozdań z prowadzonych inwestycji,
prowadzenie ewidencji pomników i miejsc pamięci narodowej.
5. Do zadań zespołu ds. zieleni i porządku należy prowadzenie zadań związanych
z powierzonymi placami, ulicami oraz terenami zieleni, w szczególności:
1)
2)
kontrola nad utrzymaniem czystości, utrzymaniem zimowym i pielęgnacją zieleni
przyulicznej ulic gminnych,
kontrola nad utrzymywaniem czystości, utrzymaniem zimowym i pielęgnacją
zieleni na terenach parków i zieleńców,
5
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
kontrola nad pielęgnacją drzew rosnących w obrębie ulic gminnych, zieleńców
i parków,
urządzanie i konserwacja placów zabaw dla dzieci,
kompleksowa modernizacja parków i terenów zieleni,
przygotowywanie dokumentacji przetargowych w zakresie działań Zespołu,
uczestniczenie w pracach komisji przetargowych w zakresie działań Zespołu,
udział w przygotowywaniu materiałów przetargowych w innych Zespołach
w zakresie dotyczącym zieleni i porządku oraz udział w pracach komisji
przetargowych,
opiniowanie dokumentacji projektowych dotyczących czasowych lub stałych zajęć
terenów pod względem kolizji z istniejącą zielenią,
kontrola, odbiór oraz rozliczanie zlecanych prac w ramach działań Zespołu oraz
działań innych Zespołów w zakresie zieleni,
udział w komisjach dotyczących przejmowania lub przekazywania terenów,
udział w komisyjnych oględzinach drzew i krzewów przeznaczonych do usunięcia,
przygotowywanie tzw. zgód właścicielskich niezbędnych do uzyskania decyzji
zezwalających na usunięcie lub przesadzenie drzew lub krzewów.
6. Do zadań zespołu ds. finansowych należy w szczególności:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)
22)
23)
24)
dekretowanie i ewidencjonowanie dokumentów księgowych,
uzgadnianie rozrachunków z kontrahentami,
sporządzanie deklaracji oraz rozliczeń w zakresie podatku od nieruchomości,
podatku VAT, podatku dochodowego od osób fizycznych, PFRON, ZUS,
sporządzanie zapotrzebowania środków na wydatki ZTP,
sporządzanie i korygowanie planów finansowych,
sporządzanie sprawozdań z wykonania planu,
sporządzanie sprawozdań budżetowych,
sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
sporządzanie sprawozdań do GUS,
terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami naliczanie wynagrodzeń,
prowadzenie rejestru umów zleceń i o dzieło,
prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
sporządzanie sprawozdań w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych.
rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych,
wystawianie i księgowanie faktur sprzedaży,
prowadzenie rejestru umów z tytułu najmu i dzierżawy,
dokonywanie przelewów na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów
księgowych,
wystawianie not odsetkowych,
ochrona środków pieniężnych zgodnie z instrukcją kasową i innymi przepisami,
współpraca z bankiem w zakresie pobierania i odprowadzania gotówki,
rozliczanie zaliczek pobieranych przez pracowników,
sporządzanie raportów kasowych, dekretacja i ich ewidencjonowanie,
wystawianie tytułów wykonawczych do decyzji niezapłaconych w terminie,
prowadzenie rejestru gwarancji i ich rozliczanie.
6
7. Do zadań Zespołu Prawnego i Zamówień Publicznych należy obsługa zespołów
w zakresie problematyki związanej z działalnością ZTP oraz przeprowadzanie
przetargów, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
7.1 Dział Prawny:
Do zadań działu prawnego należy w szczególności:
1) obsługa prawna poszczególnych zespołów i działów ZTP,
2) reprezentowanie ZTP przed organami administracji i sądami w sprawach
wymagających zastępstwa prawnego,
3) opiniowanie projektów aktów prawnych prawa miejscowego,
4) opiniowanie projektów umów, decyzji administracyjnych, porozumień itp.,
5) prowadzenie doradztwa prawnego w sprawach wynikających z działalności ZTP,
6) wydawanie opinii prawnych.
7.2 Dział Zamówień Publicznych
Do zadań działu zamówień publicznych należy w szczególności:
1) kontrola prawidłowości przygotowywania przetargów publicznych pod kątem
zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych,
2) kontrola i parafowanie dokumentów przetargowych ,
3) czuwanie nad poprawnością przeprowadzania przez komisje przetargowe
procedur, w szczególności w zakresie: poprawności wyboru trybu, publikacji
ogłoszeń, udostępniania oferentom specyfikacji, prawidłowości pracy komisji,
udział w rozpatrywaniu protestów, odwołań, udzielania odpowiedzi na zapytania
oferentów, odrzucania ofert, wykluczania oferentów,
4) udzielanie pracownikom ZTP informacji i porad w zakresie stosowania ustawy
o zamówieniach publicznych,
5) gromadzenie i rozpowszechnianie wśród pracowników ZTP zmian w zakresie
stosowania ustawy o zamówieniach publicznych i aktów wykonawczych do ustawy
oraz przepisów miejscowych i regulacji wewnętrznych,
6) uczestnictwo w komisjach przetargowych,
7) prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
8) współpraca z Biurem Zamówień Publicznych Urzędu m.st. Warszawy.
8. Do zadań Zespołu ds. Organizacji i Kadr należy:
1)
2)
3)
opracowywanie propozycji rozwiązań organizacyjno – regulaminowych,
wykonywanie prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura, w tym
zapewnienie ergonomicznych warunków pracy pracownikom w ZTP,
przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji
zadań.
8.1 Dział ds. organizacyjnych:
Do zadań Biura Obsługi Mieszkańców należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań związanych z obsługą mieszkańców w zakresie przyjmowania
wniosków i skarg,
2) udzielenia informacji o trybie, procedurach i przebiegu rozpatrywania spraw oraz
wydawania dokumentów,
3) wydawanie przepustek uprawniających do wjazdu i postoju na Stare i Nowe Miasto
w Warszawie,
4) prowadzenie rejestrów umów z wykonawcami robót, usług i dostaw w oparciu
o ustawę Prawo zamówień publicznych,
5) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz czuwanie nad terminami udzielanych
odpowiedzi,
6) prowadzenie rejestru interpelacji radnych oraz czuwanie nad terminami udzielanych
odpowiedzi,
7) udzielanie informacji interesantom.
7
Do zadań Kancelarii należy w szczególności:
1) przyjmowanie poczty oraz odbieranie korespondencji z urzędu m.st Warszawy,
2) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej,
3) przygotowywanie korespondencji do dekretacji,
4) przyjmowanie i rejestrowanie faktur,
5) wysyłanie korespondencji,
6) obsługa kancelaryjna pełnomocnika ds. Traktu Królewskiego
a) prowadzenie rejestrów poczty przychodzącej i wychodzącej,
b) wydawanie dokumentów (opinii do ZDM),
c) wysyłanie korespondencji,
7) udzielanie informacji interesantom.
Do zadań Sekretariatu należy w szczególności:
1) obsługa dyrektora i jego zastępców w zakresie organizacji spotkań,
2) rozdzielanie poczty i korespondencji wychodzącej zgodnie z dekretacją na
poszczególne zespoły,
3) prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej,
4) prowadzenie rejestru umów dzierżaw, użyczenia, najmu i porozumień,
5) prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych,
6) prowadzenie rejestru Zarządzeń Dyrektora ZTP,
7) prowadzenie zbioru uchwał Zarządu i Rady Dzielnicy Śródmieście oraz Zarządzeń
prezydenta i Uchwał Rady Miasta Stołecznego Warszawy,
8) prowadzenie zbioru publikacji prasowych dotyczących ZTP,
8.2 Dział ds. kadrowo – pracowniczych
Do zadań działu ds. kadrowo – pracowniczych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw kadrowych oraz ewidencji osobowej,
2) realizacja polityki kadrowej, w tym gospodarowanie etatami,
3) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy,
4) prowadzenie rejestrów wynikających z przepisów prawa pracy oraz w zakresie
organizacji pracy,
5) nadzór i kontrola nad przestrzeganiem zasad i przepisów bezpieczeństwa i higieny
pracy,
6) sporządzanie planu szkoleń i prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem
kwalifikacji przez pracowników,
7) prowadzenie procedury rekrutacyjnej,
8) nadzór nad przeprowadzaniem służby przygotowawczej i egzaminem kończącym
służbę,
9) przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń,
10) współpraca z komisją socjalną.
8.3 Dział ds. administracyjno - gospodarczych
Do zadań działu ds. administracyjno – gospodarczych należy w szczególności:
1) zapewnienie warunków niezbędnych dla prawidłowej pracy biura, w tym:
a) prowadzenie zaopatrzenia biura,
b) obsługa techniczna,
c) wykonywanie zadań wynikających z zapewnienia bezpieczeństwa i higieny
pracy, zabezpieczenie przeciwpożarowe biura,
d) nadzór nad składnicą akt,
e) przeprowadzanie przetargów wynikających z prowadzenia w/w spraw,
2) prowadzenie rejestru środków materialnych i niematerialnych,
3) nadzór nad korzystaniem z samochodów służbowych,
8
8.4 Dział ds. informatyki
Do zadań działu ds. informatyki należy w szczególności:
1) tworzenie, rozwój i utrzymanie zasobu informatycznego wytworzonego w ZTP,
składanie propozycji nowych rozwiązań,
2) przygotowywanie z udziałem działu administracyjno – gospodarczego przetargów
na zakup sprzętu komputerowego,
3) wdrażanie nowych zasobów informatycznych zastosowanych w ZTP,
4) bieżąca obsługa informatyczna zespołów ZTP, dokonywanie przeglądów
i konserwacji sprzętu komputerowego,
5) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
6) wykonywanie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, w tym pełnienie
funkcji administratora danych osobowych.
IV.
Zasady podpisywania pism:
1)
2)
3)
4)
V.
Zasady przyjmowania i załatwiania spraw
1)
2)
3)
4)
VI.
dyrektor podpisuje wszystkie pisma i dokumenty,
dyrektor może upoważnić inne osoby do podpisywania korespondencji,
z wyłączeniem spraw wynikających z imiennych upoważnień nieposiadających
delegacji do ich cedowania,
do zastępców dyrektora, głównego księgowego, kierowników zespołów należy
sygnowanie dokumentów kierowanych do podpisu przez dyrektora,
dokumenty przedstawione do sygnowania przez zwierzchników winny być
parafowane przez pracowników, którzy opracowali projekt dokumentu.
wszystkie sprawy kierowane do ZTP rejestrowane są w rejestrze kancelaryjnym
prowadzonym przez kancelarię,
zasady postępowania przy rozpatrywaniu i załatwianiu spraw indywidualnych
określa Kodeks Postępowania Administracyjnego,
pracownicy zobowiązani są do sprawnego, rzetelnego i bezstronnego
rozpatrywania spraw, kierując się przepisami kodeksu postępowania
administracyjnego oraz przepisami prawa ogólnie obowiązującego,
odpowiedzialność za terminowe, rzetelne i prawidłowe załatwianie spraw ponoszą
kierownicy oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
Zasady rozpatrywania skarg i wniosków
1)
2)
skargi i wnioski mogą być kierowane pisemnie lub ustnie do protokołu,
do obowiązków wszystkich pracowników należy:
a) sprawne i rzetelne rozpatrywanie skarg i wniosków. Nadzór bezpośredni nad
terminowością załatwiania skarg i wniosków sprawuje Biuro Obsługi
Mieszkańców
b) przyjmowanie do protokółu skarg i wniosków wnoszonych ustnie,
c) niezwłoczne kierowanie wszystkich skarg i wniosków do „Centralnego rejestru
skarg i wniosków”, który prowadzi Biuro Obsługi Mieszkańców,
d) niezwłoczne kierowanie kopii udzielonej odpowiedzi do rejestru skarg
i wniosków.
9
Zarządzanie ryzykiem
VII.
1.
Zarządzanie ryzykiem to działania polegające na ocenie ryzyka, określeniu reakcji na
ryzyko
oraz
monitorowaniu
skuteczności
podjętych
decyzji
dla
zwiększenia
prawdopodobieństwa realizacji celów.
2.
W ramach sytemu kontroli zarządczej proces zarządzania ryzykiem przeprowadzany jest
w oparciu o obowiązujące Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu
zarządzania ryzykiem w ZTP.
3.
Dyrektor sprawuje główny nadzór w zakresie zarządzania ryzykiem w ZTP.
4.
Za prawidłową identyfikację ryzyka i podejmowanie działań w zakresie jego
minimalizowania w sposób określony w Zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej
oraz systemu zarządzania ryzykiem
w ZTP odpowiadają: Z-ca Dyrektora ds.
inwestycyjno – technicznych, Z-ca Dyrektora ds. zarządzania mieniem komunalnym,
Główny Księgowy, Kierownicy Zespołów.
5.
W procesie zarządzania ryzykiem pracę Dyrektora wspomaga powołany przez niego
koordynator ds. kontroli zarządczej i ryzyka, który realizuje zadania określone
w Zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem w
ZTP.
6.
Zgodnie z Zasadami funkcjonowania kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania
ryzykiem
w ZTP w procesie zarządzania ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy
Zarządu Terenów Publicznych, którzy na bieżąco identyfikują i monitorują ryzyka
związane z realizacją zadań i osiąganiem celów, ustalają i podejmują reakcję na ryzyka.
7.
Zarządzanie ryzykiem odbywa się w toku bieżącej realizacji zadań jednostki i jest
podstawowym kryterium w procesie kontroli, nadzoru i monitorowania stanu realizacji
zadań.
8.
Procedury dotyczące przepływu informacji do koordynatora ds. kontroli zarządczej i
ryzyka, obowiązek rejestrowania ryzyka, jego oceny, dokumentowania, raportowania
i
monitorowania
realizowane
są
zgodnie
z
zasadami
opisanymi
w Rozdziale III „Cele i Zarządzanie ryzykiem”, zawartym w Zasadach funkcjonowania
kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem w ZTP.
10
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 71/2015
Dyrektora ZTP
z dnia 31 grudnia 2015 r.
DYREKTOR
ZASTĘPCA
DYREKTORA
ZASTĘPCA
DYREKTORA
ds. inwestycyjnotechnicznych
ds. zarządzania
mieniem
komunalnym
Zespół
ds. dróg
Zespół
ds. handlu
i usług
Zespół
ds. inżynieryjno budowlanych
Zespół
ds. gospodarowania
mieniem komunalnym
Zespół
ds. zieleni
i porządku
Główny Księgowy
Zespół
ds. finansowych
Zespół
Prawny
i
Zamówień
Publicznych
Zespół
ds.
organizacji i kadr
Dział
ds. organizacyjnych
(Biuro Obsługi
Mieszkańców, Sekretariat,
Kancelaria)
Dział
ds. kadrowo pracowniczych
Dział
ds. administracyjno gospodarczych
Dział
ds. informatyki
Dział
Prawny
Dział
Zamówień
Publicznych