załącznik nr 2 do projektu umowy

Załącznik Nr 2 do Umowy
ZAŁĄCZNIK VII Szczególne warunki Umowy o Dotację (BUDG i EDF) - Weryfikacja Wydatków
ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW DLA WERYFIKACJI WYDATKÓW W ZAKRESIE UMOWY O DOTACJĘ
dla Programu ENPI CBC 2007-2013 Polska-Białoruś-Ukraina
W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO WZORU ZAKRESU WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW?
Tekst podświetlony żółtym kolorem w niniejszym dokumencie i załącznikach 1 i 2 stanowi instrukcję i tylko
beneficjenci/ partnerzy umowy o dotację powinni go usunąć po użyciu.
Części niniejszego dokumentu zapisano, jako <……..> (np. <nazwa beneficjenta/ partnera> zostanie
wypełniona przez beneficjenta/ partnera.
Poniższy Zakres Wymagań i Obowiązków (ZWiO), w którym < nazwa Beneficjenta/ Partnera >
"Beneficjent/ Partner" < niepotrzebne skreślić> zgadza się na podjęcie działań <nazwa firmy
audytorskiej> Audytora celem przeprowadzenia weryfikacji wydatków/ skonsolidowanych kosztów
<niepotrzebne skreślić> i wykonania sprawozdania w związku z umową dotacji finansowej
przyznanej przez Wspólnotą Europejską, w zakresie działań zewnętrznych dotyczących <nazwa
działania i numer umowy o dotację> ("Umowa o Dotację").
W przypadku, gdy niniejszy
dokument zawiera zapis "Wspólny Organ Zarządzający" (WOZ), odnosi się do < Ministerstwa
Infrastruktury i Rozwoju Polski> które podpisało Umowę o Dotacji z Beneficjentem, w związku z
czym przyznaje środki finansowe. WZO nie jest stroną niniejszej umowy.
1.1 Obowiązki Stron zaangażowanych
"Beneficjent" oznacza organizację, która otrzymuje dotację oraz podpisała z WOZ Umowę o Dotacji.
Umowa o Dotacji odnosi się do Umowy o Dotacji wraz ze wszystkimi załącznikami.
Partner odnosi się do instytucji zaangażowanych w Działania, który dzieli obowiązki w związku z
podjęciem działań finansowanych przez WOZ i podpisał Umowę o Partnerstwie z Beneficjentem.
●
Beneficjent/ Partner jest odpowiedzialny za dostarczenie Raportu finansowego/
Skonsolidowanego sprawozdania finansowe w ramach działań prowadzonych na
własną odpowiedzialność (w przypadku Skonsolidowanego sprawozdania
finansowego - na działania), które są zgodne z warunkami Umowy o Dotację i
Umowy o Partnerstwie, celem zapewnienia, że Raport finansowy/ Skonsolidowane
sprawozdanie finansowe jest tożsamy z systemem rachunkowości i księgowości
Beneficjenta/ Partnera oraz rachunkami bazowymi i ewidencji. Beneficjent/Partner jest
odpowiedzialny za dostarczenie odpowiednich i wystarczających informacji, finansowych, jak
i niefinansowych, na poparcie Raportu finansowego/ Skonsolidowanego sprawozdania
finansowego.
●
Beneficjent/ Partner wyraża zgodę, że obowiązki Audytora do przeprowadzenia procedury
wymaganej niniejszym dokumentem zależą od Beneficjenta/ Partnera, pod warunkiem
pełnego i swobodnego dostępu do Beneficjenta/ Partnera, pracowników rachunkowości i
księgowości, a także podstaw rachunkowości i ewidencji.
●
Audytor jest odpowiedzialny za wykonanie uzgodnionych procedur określonych w niniejszym
ZWiO oraz złożenie sprawozdania z faktycznych ustaleń do Beneficjenta/ Partnera.
"Audytor" odnosi się do firmy audytorskiej zakontraktowanej do niniejszego dokumentu, w
szczególności z partnerem lub inną osobą w firmie audytorskiej, odpowiedzialną za
zaangażowanie i raport sporządzony w imieniu firmy audytorskiej, posiadający odpowiedni
organ, z profesjonalnego, prawnego lub kontrolnego organu.
Strona 2 z1 26 27
Wersja ostateczna
Po wyrażeniu zgody na niniejszy ZWiO, Audytor potwierdza, że osoba ta spełnia co najmniej jeden z
następujących warunków:
●
Audytor i/lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub
organu audytującego, który z kolei jest członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych
(IFAC).
●
Audytor i/lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości. Jeśli
organizacja ta nie jest członkiem IFAC, Audytor zobowiązuje się do podjęcia prac zgodnie z
normami i zasadami etyki IFAC, określonymi w niniejszych ZWiO.
●
Audytor i/lub firma jest zarejestrowana, jako biegły audytor w rejestrze publicznym, w
publicznym organie nadzoru w państwie członkowskim UE, zgodnie z zasadami nadzoru
publicznego określonego w dyrektywie 2006/43/WE Rady i Parlamentu Europejskiego
(dotyczy to audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w jednym z państw
członkowskich UE)1.
●
Audytor i/lub firma jest zarejestrowana, jako biegły audytor w rejestrze publicznym, w
publicznym organie nadzoru w państwie spoza UE, rejestr podlega zasadom publicznego
nadzoru i określa legislację państwa spoza UE (dotyczy to audytorów i firm audytorskich
mających siedzibę w państwie spoza UE).
1.2 Przedmiot umowy
Przedmiotem niniejszej umowy jest <pośredni lub końcowy; niepotrzebne skreślić > Raport
finansowy i Skonsolidowane sprawozdanie finansowe w związku z przyznaniem Umowy o Dotację i
Umowy o Partnerstwie dla okresu obejmującego <od DDMMRR do DDMMRR> i działań <nazwa
działania>, "Działanie". Załącznik 1 do niniejszych ZWiO zawiera informacje o Umowie o Dotacji i
Umowie o Partnerstwie.
1.3 Powód zawarcia umowy
Beneficjent jest zobowiązany do zgłaszania do Wspólnego Sekretariatu Technicznego (WST)
Skonsolidowanego Raportu z Weryfikacji Wydatków, który łączy poszczególne zweryfikowane
sprawozdania w zakresie odpowiedzialności Beneficjenta, jak i w ramach zakresu obowiązków
każdego z Partnerów, który jest sporządzany przez zewnętrznego audytora na rzecz polecenia zapłaty
przez Beneficjenta w ramach art. 15 Ogólnych Warunków Umowy o Dotację.
Uprzednio, Partner jest zobowiązany do przekazania Beneficjentowi raportu z weryfikacji wydatków
za część Działania realizowanego na własną odpowiedzialność, sporządzonego przez audytorów
zewnętrznych, który zostanie złożony do WST na rzecz polecenia zapłaty przez Beneficjenta w
ramach art. 15 Ogólnych Warunków Umowy o Dotację.
WOZ wymaga dostarczenia raportów, ponieważ pokrywa wydatki wymagane przez Beneficjenta,
uzależnione od faktycznie zawartych w Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym.
1
Dyrektywa 2006/43 Rady i Parlamentu Europejskiego z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowego
przeprowadzania audytów z rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań
finansowych, zmieniająca Dyrektywy Rady 78/660/EWG i83/349/EWG i uchylająca Dyrektywę Rady
84/253 EWG.
Strona 2 z2 26 27
Wersja ostateczna
1.4 Rodzaj i cel umowy
Niniejsza weryfikacja wydatków stanowi umowę na wykonanie pewnych uzgodnionych procedur w
odniesieniu do Raportu finansowego/ Skonsolidowanego sprawozdania finansowego dla Umowy o
Dotację. Celem weryfikacji wydatków jest przeprowadzenie przez Audytora określonych czynności
wymienionych w załączniku 2A do niniejszego ZWiO i przedstawienie Beneficjentowi/ Partnerowi
sprawozdania z faktycznych ustaleń w odniesieniu do szczególnych procedur weryfikacyjnych.
Weryfikacja oznacza, że Audytor sprawdza rzeczowe informacje zawarte w Raporcie finansowym/
Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym Beneficjenta/ Partnera i porównuje je z zasadami i
warunkami Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie. Ze względu na fakt, że niniejsza umowa nie
stanowi umowy gwarantującej, Audytor nie przedstawia opinii i nie poświadcza wiarygodności. WST
i WOZ oceniają dla siebie stan faktyczny stwierdzeń audytora i opracowują własne wnioski.
1.5 Standardy i etyka
Audytor przeprowadza weryfikację zgodnie z aktualnymi:
- Międzynarodowymi Standardami Usług Pokrewnych ("MSUP") 4400 umów do wykonania
uzgodnionych procedur dotyczących informacji finansowych, ogłoszonych przez IFAC;
(http://www.paab.co.za/documents/doc_00793.pdf)
- Kodeksem Etyki dla Zawodowych Księgowych wydanym przez IFAC. Chociaż MSUP 4400
przewiduje, że niezależność nie stanowi wymogu do uzgodnionej procedury umowy, WOZ
wymaga, aby Audytor/rzy był/byli niezależni od Beneficjenta i Partnerów oraz postępowali
zgodnie z wymogami niezależności Kodeksu Etyki dla Zawodowych Księgowych.
(http://www.ifac.org/Members/DownLoads/Network_Firm.pdf)
1.6 Procedury, dowody i dokumentacja
Audytor planuje pracę tak, aby wykonać skuteczną weryfikację wydatków. Audytor wykonuje
procedury wymienione w załączniku 2A ("Wykaz szczególnych procedur do przeprowadzenia") i
załączniku 2C niniejszego dokutemu ("Wykaz specjalnych procedur do wykonania w przypadku
kontroli kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego") i odnosi się do wytycznych
zawartych w załączniku 2B (Wytyczne dla szczególnych procedur do wykonania). Materiał
dowodowy wykorzystywany do wykonywania procedur określono w załączniku 2A i załączniku 2C,
co stanowi wszystkie informacje finansowe i niefinansowe umożliwiające weryfikację wydatków
określonych przez Beneficjenta/ Partnera w Raporcie finansowym/ Skonsolidowanych sprawozdaniu
finansowym. Audytor korzysta z dowodu otrzymanego w ramach procedur, jako podstawę dla raportu
określającego stan faktyczny. Audytor dokumentuje kwestie istotne dla dostarczenia dowodu na
poparcie raportu określającego stan faktyczny oraz dowodu, że prace realizowano zgodnie z MSUP
4400 oraz niniejszymi ZWiO.
1.7 Sprawozdawczość
Raport z weryfikacji wydatków powinien opisywać cel, uzgodnione procedury i stan faktyczny
umowy, odpowiednio szczegółowo w celu umożliwienia Beneficjentowi/ Partnerom, WST i WOZ
zrozumienie charakteru i zakresu procedury wykonanej przez Audytora oraz stan faktyczny
stwierdzony przez Audytora.
Wykorzystanie Wzoru Raportu z Weryfikacji Wydatków w zakresie Umowy o Dotację, stanowiący
załącznik 3A niniejszych ZWiO, jest obowiązkowe. Audytor powinien dostarczyć raport do
<nazwa Beneficjenta/ Partnera> w ciągu <xx; liczba dni roboczych do wskazania przez
Beneficjenta /Partnera > dni roboczych od dnia podpisania niniejszego dokumentu.
Strona 2 z3 26 27
Wersja ostateczna
Wykorzystanie Wzoru Raportu dla kontroli kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego,
stanowiący załącznik 3B jest obowiązkowe. Audytor powinien dostarczyć raport do <nazwa
Beneficjenta> w ciągu <xx; liczba dni roboczych do wskazania przez Beneficjenta > dni roboczych
od dnia otrzymania przez Audytora projektu skonsolidowanego raportu finansowego i
zweryfikowanych raportów finansowych, jako dowód.
1.8 Inne warunki
Opłata za niniejszą umowę wynosi <kwota i waluta> < Beneficjent/ Partnerzy mogą uzgodnić stałą
opłatę za umowę lub inny sposób ustalenia. Beneficjent/ Partnerzy i Audytor/rzy mogą uzgodnić
szczególne warunki, jeżeli Audytor wymaga rozszerzenia zakresu weryfikacji z 65% do 100%.
Beneficjent/ Partnerzy powinni określić zwrot wydatków i świadczeń (np. korzy podróży, inne koszty)
uzgodnione z Audytorem oraz czy podatek VAT i/lub inne odpowiednie podatki są wliczone w
opłaty/wydatki.>
[ Beneficjent/ Partnerzy i Audytor mogą skorzystać z tej części celem uzgodnienia wszelkich innych
szczególnych warunków ]
Beneficjent/ Partner mogą wypowiedzieć niniejszą umowę i wybrać innego Audytora na specjalny
wniosek WOZ.
Załącznik 1 Informacje o Umowie o Dotacji i Umowie o Partnerstwie.
Załącznik 2A Wykaz szczegółowych procedur do wykonania
Załącznik 2B Wytyczne do szczegółowych procedur do wykonania
Załącznik 2C Wykaz szczególnych procedur do wykonania w przypadku kontroli kompilacji
skonsolidowanego sprawozdania finansowego
Załącznik 3A Wzór raportu z weryfikacji wydatków w zakresie Umowy o Dotację
Załącznik 3B Wzór raportu z kontroli kompilacji skonsolidowanego sprawozdania finansowego.
Dla Beneficjenta/ Partnera:
Dla Audytora:
Podpis
Podpis
<nazwa i funkcja>
<nazwa i funkcja>
<data>
<data>
Strona 2 z4 26 27
Wersja ostateczna
Załącznik 1 Informacje o Umowie o Dotacji i Umowie o Partnerstwie.
[ Załącznik do wypełnienia przez Beneficjenta/ Partnera ]
Informacje o Umowie o Dotacji
Numer i data Umowy o Dotacji
<Odniesienie Wspólnego Sekretariatu Technicznego do Umowy o Dotację>
Nazwa i skrót Umowy o Dotację
Numer i data Umowy o
Partnerstwie
Państwo/a i Regiony realizacji
Działania lub jego część
Beneficjent
<pełna nazwa i adres Beneficjenta, zgodnie z Umową o Dotacji>
Partner 1
<pełna nazwa i adres Partnera, zgodnie z Umową o Partnerstwie>
Partner 2 (należy dodać dowolną,
wymaganą liczbę wierszy)
<pełna nazwa i adres Partnera, zgodnie z Umową o Partnerstwie>
Podstawa prawna Umowy
Rozporządzenie (WE) nr 1638/2006 Rady i Parlamentu Europejskiego z dnia 24
października 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia
Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające
zasady stosowania programów współpracy transgranicznej finansowanej w ramach
rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Rady i Parlamentu Europejskiego ustanawiającego
przepisy ogólne w sprawie Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa.
Program współpracy transgranicznej Polska - Białoruś - Ukraina 2007-2013
zatwierdzony przez Komisję Europejską w dniu 6 listopada 2008r.
Data rozpoczęcia Działania
Data zakończenia Działania
Całkowity koszt Działania
<kwota podana w Art. 3.1 Szczególnych Warunków Umowy o Dotację>
Całkowity koszt części Działania
realizowanego w zakresie
odpowiedzialności Beneficjenta/
Partnera
<kwota określona w Umowie o partnerstwie>
Maksymalna kwota dotacji
<kwota podana w Art. 3.2 Szczególnych Warunków Umowy o Dotację>
Przyznany całkowity koszt części
Działania realizowanego w
zakresie odpowiedzialności
Beneficjenta/ Partnera
<kwota określona w Umowie o partnerstwie>
Łączna kwota otrzymana przed
datą przez Beneficjenta od WOZ
<łączna kwota otrzymana w dniu DDMMRR>
Łączna kwota otrzymana przed
datą przez Partnera x od
Beneficjenta
<łączna kwota otrzymana w dniu DDMMRR>
Strona 2 z5 26 27
Wersja ostateczna
Wnioskowana kwota do zapłaty
przez Beneficjenta
<wnioskowana kwota do zapłaty dla części Działania realizowanej w ramach własnej
odpowiedzialności>
Wnioskowana kwota do zapłaty
przez Partnera x
<wnioskowana całkowita kwota do zapłaty dla części Działania realizowanej w
ramach własnej odpowiedzialności>
Wspólna instytucja zarządzająca
< Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Polski …. >
Audytor/rzy
<Nazwa i adres firmy audytorskiej i imię i nazwisko/stanowisko audytorów
odpowiedzialnych za każdy raport>
Strona 2 z6 26 27
Wersja ostateczna
Załącznik 2A Wykaz szczegółowych procedur do wykonania
[Niniejszy załącznik jest standardowym wykazem szczegółowych procedur do wykonania, którego modyfikacja jest
zabroniona ]
1. Ogólne procedury
1.1 Zasady i warunki Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie.
Audytor rozumie zasady i warunki Umowy o Dotację przez przegląd Umowy o Dotację i jej
załączników, Umowy o Partnerstwie i innych istotnych informacji oraz poprzez zapytania kierowane
do Beneficjenta/ Partnera. Audytor otrzymuje kopię oryginału Umowy o Dotację (podpisaną przez
beneficjenta i WOZ) wraz z załącznikami oraz Umową o Partnerstwie. Audytor otrzymuje i przegląda
Raport (zawierający część opisową i finansową), zgodnie z Art. 2.1 Ogólnych Warunków i wymagań
Umowy o Partnerstwie.
1.2 Raport finansowy dla Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie.
Audytor sprawdza, czy sprawozdanie finansowe spełnia następujące warunki określone w Art. 2
Ogólnych Warunków Umowy o Dotację i artykułach Umowy o Partnerstwie:
- Raport finansowy będzie zgodny ze wzorem zamieszczonym w załączniku VI Umowy o Dotacji;
- Raport finansowy będzie obejmował część Działania zrealizowaną w ramach odpowiedzialności Beneficjenta/
Partnerów, niezależnie od tego, która część jest finansowana przez WOZ ;
- Raport finansowy będzie sporządzony w języku sporządzonej Umowy o Dotację;
- Dowód przeniesienia prawa własności urządzeń, pojazdów i dostaw (Artykuł 7.3Oogólnych Warunków
Umowy o Dotację) powinien stanowić załącznik do końcowego Raportu finansowego.
1.3 Zasady rachunkowości i prowadzenia dokumentacji
Audytor sprawdzi - podczas wykonywania procedur wymienionych w niniejszym załączniku - czy
Beneficjent/ Partner zastosował się do poniższych zasad rachunkowości i prowadzenia dokumentacji,
określonych w Art. 16 Ogólnych Warunków Umowy o Dotację:
- Rachunki prowadzone przez Beneficjenta/ Partnera celem realizacji Działania wymagają dokładności,
kompletności i aktualizacji;
- Beneficjent/ Partner będzie posiadał system podwójnego zapisu księgowego;
- Rachunki dochodów i wydatków związanych z Działaniem będą łatwe do zidentyfikowania i zweryfikowania;
- Rachunki będą podawać szczegóły odsetek narosłych od środków wypłaconych przez WOZ i Beneficjenta.
1.4 Zgodność Raportu finansowego z Systemem Księgowym i Zapisami Beneficjenta/
Partnera
Audytor sprawdzi zgodność informacji zawartych w Raporcie finansowym z systemem/systemami
księgowymi i zapisami Beneficjenta/ Partnera (np. zestawienie obrotów i sald, konta księgi głównej,
księgi pomocnicze itd. ) (patrz art. 16.1).
Strona 2 z7 26 27
Wersja ostateczna
1.5 Kursy walut
Audytor sprawdza, czy kwoty wydatków poniesionych w walucie innej niż euro zostały przeliczone
według kursu, który składa się z średniej stawek opublikowanych w InforEuro dla miesięcy objętych
raportem finansowym, o ile nie przewidziano inaczej w Specjalnych Warunkach Umowy o Dotację
(art. 15.9 Ogólnych Warunków) i Umowie o Partnerstwie.
2. Procedury w celu weryfikacji zgodności wydatków z budżetem i przegląd analityczny
2.1 Budżet Umowy o Dotacji
Audytor przeprowadza analityczny przegląd wydatków w pozycjach Raportu finansowego.
Audytor sprawdza, czy budżet w Raporcie finansowym jest zgodny z założeniami budżetu Umowy o
Dotację (autentyczności i zezwolenia w budżecie początkowym) oraz, czy poniesione wydatki zostały
wskazane w budżecie Umowy o Dotację.
2.2 Zmiany budżetu Umowy o Dotację
Audytor sprawdza, czy dokonano poprawek do budżetu Umowy o Dotację.
Audytor sprawdza, czy Beneficjent/ Partner:
W tym przypadku
- złożył wniosek o wprowadzenie zmiany do budżetu i otrzymał aneks do Umowy w Dotację, jeśli
takie uzupełnienie było wymagane (artykuł 9.1 Warunków ogólnych);
- poinformował WST o poprawce, w przypadku, kiedy zmiana była ograniczona (artykuł 9.2
Warunków ogólnych), a aneks do Umowy o Dotację nie był wymagany.
3. Procedury weryfikacji wybranych wydatków
3.1 Kwalifikowalność kosztów
Do każdej pozycji wydatków Audytor sprawdza kryteria kwalifikacji określone poniżej.
(1) Faktycznie poniesione koszty (artykuł 14.1)
Audytor sprawdza, czy wydatki z wybranej pozycji zostały rzeczywiście poniesione przez
Beneficjenta/ Partnera, odnoszą się do Beneficjenta/ Partnera i nie był dwukrotnie finansowane. W
tym celu Audytor sprawdza dokumenty uzupełniające (np. faktury, umowy) i dowód zapłaty.
Audytor sprawdza również dowód wykonanych prac, otrzymanych towarów lub świadczonych usług i
istnienie aktywów.
(2) Wyłączony okres realizacji (artykuł 14.1a)
Audytor sprawdza, czy wydatki z wybranej pozycji zostały poniesione w okresie realizacji danego
Działania.
(3) Budżet (artykuł 14.1b)
Audytor sprawdza, czy wydatki z wybranej pozycji zostały wskazane w budżecie Działania i
przewidziane do poniesienia przez Beneficjenta/ Partnera. Audytor sprawdza, czy wydatki nie były
dwukrotnie zgłaszane w ramach dwóch różnych linii budżetowych.
(4) Konieczność (artykuł 14.1c)
Strona 2 z8 26 27
Wersja ostateczna
Audytor sprawdza, czy wydatki dla wybranego elementu były konieczne dla realizacji Działania oraz
czy musiały być poniesione na zakontraktowane Działania, sprawdzając charakter wydatków wraz z
dokumentami uzupełniającymi.
(5) Zapisy (artykuł 14.1d)
Audytor sprawdza, czy wydatki z wybranej pozycji są rejestrowane w systemie księgowym
Beneficjenta/ Partnera oraz, czy zostały zarejestrowane zgodnie z obowiązującymi standardami
rachunkowości w kraju siedziby Beneficjenta/ Partnera, w zakresie rachunkowości stosowanej
zwyczajowo.
(6) Uzasadnienie (artykuł 14.1e)
Audytor sprawdza, czy wydatki w wybranym elemencie zostały poparte dowodem (patrz rozdział 1 w
załączniku 2B, Przewodnik określonych procedur do wykonania), w szczególności dokumentami
uzupełniającymi zgodnie z art. 16,2 i 16,3 Warunków Ogólnych Umowy o Dotację i Umowy o
Partnerstwie.
(7) Wycena
Audytor sprawdza, czy wartość pieniężna dla wybranej pozycji wydatków zgadza się z podstawowymi
dokumentami (np. faktury, listy płac) oraz, czy kursy wymiany są wykorzystywane w przypadkach,
gdy ma to zastosowanie.
(8) Klasyfikacja
Audytor sprawdza charakter wydatków dla wybranej pozycji i sprawdza, czy wydatki zostały
sklasyfikowane w ramach prawidłowej (pod)pozycji Raportu finansowego.
(9) Zgodność z zamówieniem publicznym, narodowością i pochodzeniem zasad
Audytor sprawdza, które zamówienie publiczne, zasady narodowości i pochodzenia mają
zastosowanie do niektórych wydatków (pod)pozycji, klasy pozycji wydatków lub pozycji
wydatków zgodnie z załącznikiem IV do Praktycznego przewodnika po procedurach udzielania
zamówień w ramach działań zewnętrznych WE (PRAG) . Audytor sprawdza, czy wydatki zostały
poniesione zgodnie z powyższymi zasadami, weryfikując dokumenty przetargowe oraz proces
zakupu. W przypadku, kiedy Audytor stwierdzi niezgodności z zasadami udzielania
zamówień publicznych, sporządza raport z takiej sytuacji, jak również jej skutków
finansowych w zakresie wydatków niekwalifikowalnych. Po sprawdzeniu dokumentacji
zamówień publicznych, Audytor bierze pod uwagę wskaźniki ryzyka wymienione w
załączniku 2B i sporządza raport, jeżeli ma to zastosowanie, które z tych wskaźników
zaistniały.
(10) Zasady widoczności
Audytor sprawdza, czy Beneficjent i Partnerzy działają zgodnie z zasadami promocji i widoczność
(logo UE i programu, informacje na temat współfinansowania UE etc).
3.2 Kwalifikowalność kosztów bezpośrednich (artykuł 14.2).
Jeśli wydatki dla wybranej pozycji są zapisane w jednej z pozycji kosztów bezpośrednich od 1 do 7
Raportu finansowego, Audytor, poprzez analizę wydatków, sprawdza, czy tego typu wydatki są objęte
kosztem bezpośrednim zgodnie z definicją zawartą w art. 14.2.
Strona 2 z9 26 27
Wersja ostateczna
3.3 Przepisy dotyczące rezerwy na nieprzewidziane wydatki (artykuł 14.3)
Audytor sprawdza, czy dany przepis dotyczący rezerwy na nieprzewidziane wydatki (pozycja 9
Raportu finansowego) nie przekracza 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych Działania oraz,
czy Beneficjent posiada uzyskane pisemne zezwolenie od WST do wykorzystania tej rezerwy na
nieprzewidziane wydatki.
3.4 Koszty administracyjne (art. 14.4).
Audytor sprawdza, czy koszty pośrednie na pokrycie stałych kosztów administracyjnych (pozycja 11
Raportu finansowego) nie przekraczają 7% całkowitej kwoty kosztów bezpośrednich Działań oraz,
czy wszystkie niezbędne obliczenia zostały prawidłowo wykonane.
3.5 Wkłady rzeczowe (art. 14.5).
Audytor sprawdza, czy koszty zawarte w Raporcie finansowym nie obejmują wkładu rzeczowego.
Wkłady rzeczowe nie są kosztami kwalifikowanymi.
3.6 Koszty niekwalifikowalne (art. 14.6).
Audytor sprawdza, czy wydatki dla wybranej pozycji nie dotyczą braku kosztów kwalifikowanych
opisanych w art. 14.6 Ogólnych warunków. Audytor sprawdza, czy wydatki zawierają określone
podatki, w tym podatek VAT. W takim przypadku Audytor sprawdza, czy Beneficjent/ Partner może
odzyskać w/w podatki oraz, czy przepisy, zasady i praktyki stosowane w danym kraju pozwalają na
uwzględnienie tych podatków w wydatkach.
3.7 Przychody z Działania
Audytor sprawdza, czy przychody, jakie powinny być przypisane do Działania (w tym między inne
dotacje i otrzymane środki finansowe z innych źródeł i innych dochodów uzyskanych przez
Beneficjenta/ Partnera w kontekście Działań, np. odsetki) zostały faktycznie przypisane do Działania,
zarejestrowane w systemie rachunkowości i wykazane w Raporcie finansowym. W tym celu Audytor
zapytuje Beneficjenta/ Partnera i sprawdza dokumenty uzyskane od Beneficjenta/ Partnerów.
Audytor nie będzie sprawdzał kompletności wykazanego podatku dochodowego.
Strona 2 z10 26 27
Wersja ostateczna
Załącznik 2B do Przewodnik określonych procedur do wykonania
[Niniejszy załącznik jest standardowym wykazem szczegółowych procedur do wykonania, którego modyfikacja jest
zabroniona ]
1. Weryfikacja dowodów (załącznik 2A)
Podczas wykonywania określonych czynności wymienionych w załączniku 2A, Audytor może
stosować takie techniki, jak zapytanie i analiza, obliczenia, porównania, kontrola innych pracowników
biurowych, obserwacja, ewidencja i kontrola dokumentów, kontrola majątku i uzyskanie
potwierdzenia.
Audytor uzyskuje weryfikację dowodów z tych procedur celem sporządzenia raportu z ustaleń
faktycznych. Weryfikacja dowodów dotyczy wszystkich informacji wykorzystywanych przez
Audytora w celu uzyskania faktycznych ustaleń i obejmuje informacje zawarte w zapisach
księgowych stanowiących podstawę Raportu finansowego i innych informacji (finansowych i
niefinansowych).
Umowne wymogi, które odnoszą się do weryfikacji dowodów to:
●
Wydatki powinny być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, zapisane w ewidencji
księgowej Beneficjenta/ Partnera (Artykuł 14.1.d) Ogólnych warunków Umowy o Dotację i
wymagań Umowy o Partnerstwie;
●
Wydatki będą łatwe do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz śledzenia w zakresie
rachunkowości i księgowości Beneficjenta/ Partnera (art. 16.1 Ogólnych warunków i
wymagań dotyczących Umowy o Partnerstwie);
●
Beneficjent/ Partner umożliwi Audytorowi przeprowadzenie weryfikacji na podstawie
dokumentów uzupełniających rachunki, dokumentów księgowych oraz wszelkich innych
dokumentów istotnych dla finansowania Działania. Beneficjent/ Partner umożliwi dostęp do
wszystkich dokumentów i baz danych dotyczących technicznego i finansowego zarządzania
Działaniem (art. 16.2 Ogólnych warunków i wymagań Umowy o Partnerstwie);
●
Art. 16.3 Ogólnych warunków Umowy o Dotacji i wymagań Umowy o Partnerstwie stanowią
wykaz rodzajów i charakteru dowodów, które Audytor znajdzie w weryfikacji wydatków.
Ponadto, do celów procedur wymienionych w załączniku 2A, dowód:
●
będzie udostępniony w formie dokumentów, zarówno w formie papierowej, elektronicznej lub
innych nośnikach informacji (np. pisemne sprawozdanie z posiedzenia jest bardziej
wiarygodne niż ustna prezentacja z dyskutowanych spraw);
●
będzie dostępny w formie oryginalnych dokumentów zamiast kopii lub faksów;
●
zostanie uzyskany od niezależnych źródeł poza podmiotem (oryginał faktury dostawcy lub
umowa są bardziej niezawodne niż wewnętrznie zatwierdzona nota);
●
generowany wewnętrznie jest bardziej wiarygodny, gdy został przedmiotem kontroli i
zatwierdzenia;
●
uzyskany bezpośrednio przez Audytora (np. kontrola aktywów) jest bardziej wiarygodny niż
dowód uzyskany pośrednio (np. pytanie dotyczące składnika aktywów).
Jeżeli Audytor stwierdza, że powyższe kryteria w zakresie dowodów nie są spełniane w sposób
wystarczający, umieści taką informację w raporcie ze stanu faktycznego.
Strona 2 z11 26 27
Wersja ostateczna
2. Zrozumienie zasad i warunków Umowy o Dotację (załącznik 2A - procedura 1.1)
Audytor rozumie zasady i warunki Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie oraz zwraca szczególną
uwagę na załącznik I Umowy o Dotację, który zawiera opis Działania, załącznik II (Ogólne warunki),
załącznik IV, który zawiera przepisy dotyczące zamówień publicznych (w tym zasady narodowości i
pochodzenia) przez beneficjentów dotacji w ramach działań zewnętrznych WE i do Umowy o
Partnerstwie. Nieprzestrzeganie tych zasad powoduje, że wydatki nie kwalifikują się do finansowania
wspólnotowego. Zasady udzielania zamówień publicznych mają zastosowanie do wszystkich umów o
przyznaniu dotacji, jednak mogą się różnić w zależności od podstawy prawnej Umowy o Dotację (np.
TACIS, ALA, Pomoc Żywnościowa i Pomoc na rzecz rozwoju współpracy), narodowości i
pochodzenia zasad. Audytor zapewnia Beneficjenta/ Partnera, że obowiązujące zasady narodowości i
pochodzenia są określone i zrozumiałe. Obowiązujące zasady narodowości i pochodzenia są określone
dla każdej podstawy prawnej, w załączniku A2 do Praktycznego przewodnika po procedurach
udzielania zamówień w ramach2 zewnętrznych działań Wspólnoty Europejskiej.
Jeżeli Audytor stwierdzi, że warunki i zasady weryfikacji nie są wystarczająco jasne, powinien
wymagać wyjaśnień od Beneficjenta/ Partnera.
3. Wybór wydatków do weryfikacji (załącznik 2A - procedury 3.1 - 3.7)
Wydatki wykazane przez Beneficjenta/ Partnera w Raporcie finansowym przedstawiono w
następujących kategoriach wydatków: 1. Zasoby ludzkie, 2. Podróże, 3. Wyposażenie i materiały, 4.
Biura lokalne, 5. Pozostałe koszty, usługi, 6. Roboty, 7. Inne, 9. Przepisy dotyczące rezerwy na
nieprzewidziane wydatki i 11. Koszty administracyjne. Pozycje wydatków 1 do 7 stanowią koszty
bezpośrednie Działania. Pozycje wydatków mogą być podzielone na podpozycje wydatków.
Podpozycje wydatków mogą być podzielone na poszczególne pozycje wydatków lub klasy wydatków
o tych samych lub podobnych parametrach. Forma i rodzaj dowodów uzupełniających (np. płatności,
umowy, faktury itp.) oraz sposób wydatków jest rejestrowana (np. wpisy w dzienniku), zmieniana się
w zależności od rodzaju i charakteru wydatków, a także podstawowych działań lub transakcji. Jednak,
we wszystkich przypadkach wydatki powinny odzwierciedlać wartości rachunkowości (lub
finansowe) leżące u podstaw działań lub transakcji bez względu na rodzaj i charakter działania lub
danej transakcji.
Wartości powinny być głównym czynnikiem wykorzystanym przez Audytora do wyboru pozycji
wydatków lub kategorii wydatków do weryfikacji. Audytor wybiera pozycje wydatków o wysokiej
wartości z poszczególnych linii budżetowych (tytuł) celem zapewnienia odpowiedniego pokrycia
wydatków.
4. Weryfikacja pokrycia wydatków (załącznik 2A - procedury 3.1 - 3.7)
Audytor stosuje się zasady i kryteria określone poniżej podczas planowania i wykonywania
określonych procedur weryfikacji w zakresie wybranych wydatków określonych w załączniku 2A
(procedury 3.1 - 3.7).
Weryfikacja prowadzona przez Audytora oraz weryfikacja zakresu wydatków nie musi oznaczać
pełnej i wyczerpującej weryfikacji wszystkich pozycji wydatków zawartych w określonej pozycji lub
podpozycji wydatków. Audytor powinien zapewnić systematyczną i reprezentatywną weryfikację. W
zależności od pewnych warunków (patrz poniżej) Audytor może uzyskać wystarczającą ilość
wyników weryfikacji wydatków dla pozycji lub podpozycji, patrząc na ograniczoną liczbę wybranych
pozycji wydatków.
Audytor może zastosować statystyczne metody pobierania próbek do celów weryfikacji każdej pozycji
lub podpozycji Raportu finansowego. Audytor sprawdza, czy "populacje" (tj. podpozycje wydatków
2
Praktyczny przewodnik (dotyczy budżetu i EFR) oraz załączniki do budżetu i EFR patrz:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
Strona 2 z12 26 27
Wersja ostateczna
lub klasy wydatków w obrębie podpozycji wydatków) są odpowiednie i odpowiednio duże (tj.
wykonane w dużej ilości pozycji) celem efektywnego statystycznego doboru próby.
Jeżeli ma to zastosowanie, w raporcie stanu faktycznego Audytor powinien wyjaśnić, które pozycje
lub podpozycje próbki Raportu finansowego zastosowano, jakich metod użyto, jakie uzyskano
rezultaty i czy próbka jest reprezentatywna.
Wskaźnik pokrycia wydatków (WPW) stanowi całkowitą kwotę wydatków zweryfikowaną przez
Audytora, wyrażoną w procentach, jako całkowitą kwotę wydatków zgłoszonych przez Beneficjenta/
Partnera w Raporcie finansowym i wnioskowana przez Beneficjenta/ Partnera do odliczenia całej
kwoty płatności zaliczkowej zapłaconych przez WOZ/ Beneficjenta. Audytor zapewnia, że ogólny
WPW wynosi co najmniej 65%. Jeśli Audytor stwierdzi wartość niższa niż 10% całkowitej kwoty
wydatków (tj. 6,5%), Audytor finalizuje procedury weryfikacji i kontynuuje wraz ze sporządzeniem
raportu.
Jeżeli w drodze wyjątku stawka jest wyższa niż 10%, Audytor przedłuża procedurę weryfikacji aż
WPW osiągnie wartość 100%. Audytor następnie finalizuje procedury weryfikacji i kontynuuje wraz
ze sporządzeniem raportu niezależnie od całkowitej wielkości.
Audytor zapewnia, że WPW dla każdej pozycji i podpozycji wydatków w Raporcie finansowym
wynosi co najmniej 10%.
5. Procedury weryfikacji wybranych wydatków (załącznik 2A - procedury 3.1 - 3.7)
Audytor sprawdza wybrane pozycje wydatków poprzez przeprowadzanie procedur 3.1-3.7
wymienionych w załączniku 2A i informuje o wszystkich ustaleniach faktycznych i wyjątkach
wynikających z tych procedur. Wyjątki weryfikacji stanowią wszystkie odchylenia od weryfikacji
stwierdzone podczas wykonywania procedur wymienionych w załączniku 2A.
Audytor szacuje ilość wyjątków weryfikacji i ewentualny wpływ na WE, jeżeli Komisja zgłosi
pozycje wydatków niekwalifikowalnych (w przypadku, gdy ma to zastosowanie biorąc pod uwagę
procent środków finansowych z Komisji i jej wpływ na koszty pośrednie (np. koszty
administracyjne)). Audytor informuje o wszystkich znalezionych wyjątkach, nawet, jeśli nie możne
wyliczyć kwoty weryfikacji wyjątku i potencjalny wpływ na WE.
Na przykład: Jeżeli Audytor stwierdzi wyjątek 1,000€ w odniesieniu do zamówień publicznych dla
zasad udzielania zamówienia, w przypadku, gdy przewiduje się finanse WE w 60% wydatków oraz w
przypadku, gdy koszty administracyjne stanowią 7% całkowitych bezpośrednich wydatków
kwalifikowanych, Audytor sporządza raport z wyjątku 1,000€ oraz skutki finansowe 642EUR (€1,000
x 60% x 1.07).
Szczegółowe wytyczne postępowania w procedurze 3.1.9 Zgodność z zamówieniami publicznymi, zasadą narodowości i
pochodzenia
Audytor powinien sprawdzić, czy wydatki dla wybranej pozycji poniesiono zgodnie z obowiązującym
prawem zamówień, zasadą narodowości i pochodzenia, sprawdzając dokumenty stanowiące podstawę
udzielania zamówień i procesu zakupu. Dokumenty te dotyczą otwarcia ofert, oceny kwalifikacji
oferentów i zgodności ofert, oceny ofert i decyzji w odniesieniu do udzielania zamówienia. Po
sprawdzeniu dokumentacji zamówień publicznych, Audytor bierze pod uwagę wskaźniki ryzyka
wymienione w niniejszym załączniku i sporządza raport, jeżeli ma to zastosowanie, które z tych
wskaźników zaistniały.
Szczegółowe wytyczne postępowania w procedurze 3.5 Wkład rzeczowy
Audytor sprawdza, czy wydatki zawarte w Raporcie finansowym nie obejmują wkładu rzeczowego.
Strona 2 z13 26 27
Wersja ostateczna
WSKAŹNIKI RYZYKA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
•
Nieścisłości w terminach dokumentów lub nielogiczny ciąg dat. Przykłady:
- Oferty z datą po udzieleniu zamówienia lub przed wysłaniem zaproszeń do składania
ofert.
- Oferta wygranego oferenta z dnia przed datą publikacji oferty lub z dnia znacznie później
niż oferty innych oferentów.
- Ofert poszczególnych kandydatów uczestniczących w tym samym przetargu zawierające
tę samą datę.
- Daty na dokumentach niewiarygodne/ niezgodne z terminami dokumentacji
uzupełniającej (np. daty ofert niewiarygodne/ niezgodne z datą przesłania na kopercie;
data faksu niewiarygodna/ niezgodna z datą wydruku faksu).
•
Niezwykłe podobieństwo ofert kandydatów uczestniczących w tym samym przetargu.
Przykłady:
- Taka sama treść, zdania i terminologia w ofertach poszczególnych oferentów.
- Taki sam układ i format (np. rodzaj czcionki, rozmiar czcionki, wielkość marginesów,
tiret, układ paragrafów, itd.) w ofertach różnych oferentów.
- Podobny papier firmowy lub logo.
- Takie same ceny w ofertach różnych oferentów dla wielu elementów składowych lub
pozycji.
- Identyczne konstrukcje gramatyczne, literówki, błędy ortograficzne w ofertach
poszczególnych oferentów.
- Użycie podobnych znaczków i podobne podpisy.
•
Sprawozdanie finansowe lub inne informacje wskazujące na to, że dwóch oferentów
uczestniczących w tym samym przetargu lub jego części są powiązani w tej samej grupie (np.
w przypadku dostarczenia sprawozdania finansowego informacja dodatkowa do
sprawozdania finansowego może ujawnić własność grupy. Informacje na temat własności
można znaleźć także w publicznych rejestrach kont).
•
Niespójności w procesie wyboru i decyzji o udzieleniu zamówienia. Przykłady:
- Decyzja o udzieleniu zamówienia niewiarygodna/ niezgodna z kryteriami wyboru i
przyznaniu zamówienia.
- Błędy w stosowaniu kryteriów wyboru i przyznawania zamówienia.
- Regularny dostawca beneficjenta uczestniczy, jako członek komitetu oceniającego oferty.
•
Inne elementy i przykłady wskazujące na ryzyko uprzywilejowanego związku z oferentami:
- Sam oferent (lub mała grupa oferentów) został zaproszony do złożenia różnych ofert z
nietypową częstotliwością.
Strona 2 z14 26 27
Wersja ostateczna
- Sam oferent (lub mała grupa oferentów) zdobywa niezwykle dużą część oferty.
- Oferent często otrzymuje zamówienia dla poszczególnych rodzajów towarów lub usług.
- Zwycięski oferent wystawia faktury na dodatkowe towary nieprzewidziane w ofercie (np.
faktura na dodatkowe części zamienne wystawiona bez wyraźnego uzasadnienia, faktura
na koszty instalacyjne, nieprzewidziane w ofercie).
•
Inna dokumentacja, kwestie i przykłady wskazujące na ryzyko nieprawidłowości:
- Użycie kopii zamiast oryginałów dokumentów.
- Korzystanie z faktury pro-forma, zamiast oficjalnych faktur.
- Ręczne zmiany wprowadzone do oryginalnych dokumentów (np. ręcznie zmienione
dane, wymazane liczby, itd.).
- Korzystanie z nieoficjalnych dokumentach (np. papier listowy nie zawiera niektórych
urzędowych i/lub obowiązkowych informacji, takich jak numer rejestru handlowego
firmy numer identyfikacji podatkowej, itp.).
Strona 2 z15 26 27
Wersja ostateczna
ZAŁĄCZNIK 2C: Wykaz szczególnych procedur do wykonania w przypadku kontroli
kompilacji skonsolidowanego sprawozdania finansowego
1. Ogólne procedury
1.1 Skonsolidowane sprawozdanie finansowe
Audytor otrzymuje projekt Skonsolidowanego sprawozdania finansowego, podstawowe dokumenty
robocze do sporządzenia projektu skonsolidowanego raportu finansowego, indywidualne weryfikacje
raportów finansowych, które zostaną uwzględnione w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym i
raport z weryfikacji dotyczących poszczególnych wydatków, które także stanowią podstawę do
sporządzania danych skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Audytor dokonuje przeglądu
Skonsolidowanego sprawozdania finansowego celem ustalenia zgodności z następującymi warunkami:
- Skonsolidowane sprawozdanie finansowe będzie zgodne ze wzorem zamieszczonym w załączniku
VI Umowy o Dotacji;
- Skonsolidowane sprawozdanie finansowe powinno objąć łączne wydatki na Działania Beneficjenta i
wszystkich Partnerów, bez względu na to, jaka część była finansowana przez WOZ;
- Skonsolidowane sprawozdanie finansowe będzie sporządzone w języku sporządzonej Umowy o
Dotację;
- Skonsolidowane sprawozdanie finansowe pokazuje, że nie ma rozbieżności finansowych
wymagających stosowania art. 9.2 Ogólnych warunków.
2. Procedury w celu sprawdzenia kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego
2.1. Kompletność i dokładność kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego
Audytor śledzi każdy budżet i ustaloną faktyczną kwotę w Skonsolidowanym sprawozdaniu
finansowym do całkowitej kwoty z bazowego dokumentu roboczego, który kompiluje informacje z
poszczególnych zweryfikowanych sprawozdań finansowych dla Beneficjenta i jego Partnerów.
Audytor śledzi poszczególne budżety i rzeczywiste kwoty podane w dokumencie roboczym do
poszczególnych zweryfikowanych sprawozdań finansowych dla Beneficjenta i jego Partnerów.
Audytor ponownie dokonuje obliczeń i uzupełnień w Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym i
dokumencie roboczym.
Audytor dokonuje przeglądu raportów wszystkich wydatków celem określenia jakichkolwiek faktów
mających wpływ na sposób prezentacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz podanych
przez niego wyjątków.
2.2 Spójność prezentacji
Audytor sprawdza, czy Skonsolidowane sprawozdanie finansowe zawiera te same pozycje dochodów i
wydatków w zakresie podstawowych sprawozdań finansowych dla sporządzenia raportu z budżetu i
rzeczywistych kwot.
Audytor sprawdza, czy w opracowaniu Skonsolidowanego sprawozdania finansowego kwoty zapisane
w budżecie i kwoty rzeczywiste w każdej pozycji przychodów/ wydatków w bazowych
Strona 2 z16 26 27
Wersja ostateczna
zweryfikowanych raportach finansowych zostały konsekwentnie uwzględnione w tej samej pozycji w
Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym.
2.3 Wpływ finansowy
Audytor porównuje Skonsolidowane sprawozdanie finansowe z zatwierdzonym budżetem i sprawdza,
czy nie ma odchylenia przekraczające limity określone w art. 9.2 Ogólnych warunków wymagających
komunikacji z WST lub nawet zmiany umowy. W przypadku, gdy wydatki jakiejkolwiek pozycji
przekraczają granice poprawek, Audytor będzie wskazywać kwotę wydatków niekwalifikowalnych w
swoim sprawozdaniu.
Strona 2 z17 26 27
Wersja ostateczna
Załącznik 3A Wzór raportu z weryfikacji wydatków w zakresie Umowy o Dotację
W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z TEGO WZORU RAPORTU? Cały tekst podświetlony żółtym kolorem w niniejszym wzorze raportu
stanowi tylko instrukcję i należy usunąć go po użyciu. Wymagane informacje w następującej formie < … … … ..> (np. <Nazwa
beneficjenta> zostaną wypełnione przez audytora.
<Do drukowania na papierze firmowym AUDYTORA>
Raport z weryfikacji wydatków w zakresie Umowy o Dotację
Zewnętrzne Działania Wspólnoty Europejskiej
< Tytuł i numer umowy o przyznaniu dotacji >
SPIS TREŚCI
Raport z ustaleń faktycznych
< Nazwisko osoby kontaktowej>, <stanowisko>
< Nazwisko Beneficjenta/ Partnera >
<Adres>
<DDMMRR>
Szanowny <nazwisko osoby kontaktowej>
Zgodnie z ZWiO z dnia <DDMMRR>, uzgodnionych wspólnie, dostarczamy Raport z Faktycznych
Ustaleń ("Raport"), w odniesieniu do raportu finansowego za okres obejmujący <DDMMRR - do
DDMMRR> (załącznik nr 1 do niniejszego Raportu). Wymagał Pan/Pani określonych procedur do
wykonania w związku z Raportem finansowym i Wspólnotą Europejską, która sfinansowała Umowę o
Dotację dotyczącą <tytuł i numer umowy>, "Umowa o Dotację".
Cel
Nasze zaangażowanie polegało na weryfikacji wydatków, co oznacza wykonywanie pewnych
uzgodnionych procedur w odniesieniu do Raportu finansowego dla Umowy o Dotację oraz Umowy o
Partnerstwie. Cel weryfikacji wydatków oznaczał dla nas przeprowadzenie określonych czynności, na
które wyraziliśmy zgodę i złożenie raportu z faktycznych ustaleń w odniesieniu do szczególnych
procedur weryfikacyjnych.
Standardy i etyka
Nasze działania zostały przeprowadzone zgodnie z:
- Międzynarodowymi Standardami Usług Pokrewnych ("MSUP") 4400 umów do wykonania
uzgodnionych procedur dotyczących informacji finansowych, ogłoszonych przez IFAC;
- Kodeksem Etyki dla Zawodowych Księgowych wydanym przez IFAC. Chociaż MSUP
4400 przewiduje, że niezależność nie stanowi wymogu do uzgodnionej procedury umowy,
2008r. Strona 1820 z 2726
zal2doumowy.doc
WOZ wymaga, aby Audytor postępował zgodnie z wymogami niezależności Kodeksu
Etyki dla Zawodowych Księgowych.
2008r. Strona 1920 z 2726
zal2doumowy.doc
Wykonywane procedury
Zgodnie z wnioskiem, wykonaliśmy procedury wymienione w załączniku 2A do ZWiO (patrz
załącznik nr 2 do niniejszego Raportu).
Procedury te zostały ustalone wyłącznie przez WOZ i wykonane jedynie w celu ułatwienia dokonania
oceny przez WOZ, czy wydatki zadeklarowane przez Pana/Panią w załączonym sprawozdaniu
finansowym są zgodne z zasadami i warunkami Umowy o Dotacji i Umowy o Partnerstwie.
Ze względu na to, że procedury wykonywane przez nas nie stanowiły audytu lub przeglądu
wykonanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej lub Międzynarodowymi
Normami w zakresie przeglądu, nie zawieramy ubezpieczeń towarzyszących Raportowi finansowemu.
Gdyby wykonano dodatkowe procedury lub przeprowadzono audyt lub przegląd sprawozdania
finansowego Beneficjenta/ Partnera zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej,
inne sprawy mogłyby zwrócić naszą uwagę i zostałyby zgłoszone.
Źródła informacji
Raport obejmuje informacje przekazywane nam przez Pana/Panią w odpowiedzi na konkretne pytania
lub otrzymane i uzyskane z Pana/Pani konta oraz zapisów.
Ustalenia stanu faktycznego
Całkowite wydatki, które są przedmiotem niniejszej weryfikacji wydatków stanowią <xxxxxx> euro.
Wskaźnik pokrycia wydatków wynosi <xx%>. Stosunek ten stanowi całkowitą kwotę wydatków
zweryfikowanych przez nas, wyrażoną, jako procent całkowitych wydatków, które zostały poddane
weryfikacji. Ostatnia kwota jest równa całkowitej kwocie wydatków zawartych przez użytkownika w
Raporcie finansowym i zgłoszona do odliczenia całej kwoty płatności zaliczkowej zapłaconej przez
WOZ/ Beneficjenta. Sporządzamy raport ze szczegółowych informacji w zakresie naszych ustaleń
faktycznych, które wynikają z procedur wykonanych w rozdziale 2 niniejszego Raportu.
Korzystanie z niniejszego Raportu
Raport ten jest wykorzystany wyłącznie do celów określonych powyżej.
Niniejszy raport jest przygotowany wyłącznie dla własnego, poufnego użytku i wyłącznie w celu
przekazywania informacji do WZO/ Beneficjenta w związku z wymaganiami określonymi w art. 15
Ogólnych warunków Umowy o Dotacji i wymagań Umowy o Partnerstwie. Wykorzystanie
niniejszego raport w jakimkolwiek innym celu oraz rozsyłanie do stron trzecich są zabronione.
WOZ nie jest stroną umowy (ZWiO) pomiędzy Panem/Panią i nami i w związku z nie jesteśmy
zobowiązani względem WOZ, który może polegać na raporcie weryfikacji wydatków na własne
ryzyko i dyskrecję. WOZ może sam ocenić procedury i sporządzić dla nas raport z wniosków, jak i
samodzielnie wyciągnąć wnioski z faktycznych ustaleń podanych przez nas.
WOZ może jedynie ujawniać niniejszy Raport podmiotom mającym prawo dostępu do niego w
szczególności Komisji Europejskiej [Usunąć, jeżeli komisję stanowi WOZ], Europejskiemu Urzędowi
ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz Europejskiemu Trybunałowi Rachunkowemu.
Raport ten odnosi się wyłącznie do Raportu finansowego określonego powyżej i nie obejmuje żadnych
sprawozdań finansowych.
2008r. Strona 2020 z 2726
zal2doumowy.doc
Liczymy na dyskusję na temat naszego Raportu oraz otrzymanie dalszych informacji lub wymaganej
pomocy.
Z poważaniem
<DDMMRR>
<Imię i nazwisko Audytora>
2008r. Strona 2120 z 2726
zal2doumowy.doc
1. Informacje o Umowie o Dotacji i Umowie o Partnerstwie.
[ Rozdział 1 powinien zawierać krótki opis Umowy o Dotacji, Umowy o Partnerstwie i Działania, strukturze Beneficjenta/
Partnera oraz kluczowe informacje finansowe/ budżetowe. (maksymalnie 1 strona)]
2. Wykonane procedury i stan faktyczny
Sporządziliśmy wykaz określonych procedur zawarty w załączniku 2A ZWiO dla weryfikacji
wydatków Umowy o Dotacji ("ZWiO") . Procedury te obejmują:
1. Ogólne procedury.
2. Procedury w celu weryfikacji zgodności wydatków z budżetem i przegląd analityczny.
3. Procedury weryfikacji wybranych wydatków.
Zastosowaliśmy zasady doboru wydatków oraz zasady i kryteria zasięgu kontroli, jak określono w
załączniku 2B (część 3 i 4 ZWiO do weryfikacji wydatków.
[ Wyjaśnić napotkane trudności i problemy]
Łączne wydatki zweryfikowane przez wynoszą <xxxx> euro i są wymienione w poniższej tabeli.
Wskaźnik pokrycia wydatków wynosi <xx%>.
[Zamieścić tabelę zbiorczą Raportu finansowego w załączniku 1, stanowiącą dla każdej (pod) pozycji
całkowitą kwotę wydatków zgłoszonych przez Beneficjenta/ Partnera, całkowitą kwotę wydatków
zweryfikowanych oraz procent wydatków objętych]
Zweryfikowaliśmy wybrane wydatki zgodnie z przedstawioną powyżej tabelą zbiorczą i dla każdej
wybranej pozycji wydatków przeprowadziliśmy weryfikację procedur określonych w punkcie 3.1 do
3.7 załącznika 2A ZWiO dla tej weryfikacji wydatków.
Sporządziliśmy raport z naszych ustaleń faktycznych będący wynikiem poniższych czynności :
1. Ogólne procedury.
1.1 Zasady i warunki Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie.
Zrozumieliśmy zasady i warunki niniejszej Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie zgodnie z
wytycznymi zawartymi w załączniku 2B (rozdział 2) ZWiO.
[Opisać ustalenia faktyczne oraz określić błędy i wyjątki. Procedury 1.1-1.5 zawarte w załączniku
2A ]
1.2 Raport finansowy dla Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie.
1.3 Zasady rachunkowości i prowadzenia dokumentacji
1.4 Zgodność Raportu finansowego z Systemem Księgowym i Zapisami Beneficjenta/
Partnera
1.5 Kursy walut
2. Procedury w celu weryfikacji zgodności wydatków z budżetem i przegląd analityczny.
2008r. Strona 2220 z 2726
zal2doumowy.doc
2.1 Budżet Umowy o Dotacji
2.2 Zmiany budżetu Umowy o Dotację
[Opisać ustalenia faktyczne oraz określić błędy i wyjątki. Procedury 2.1-2.2 zawarte w załączniku
2A ]
3. Procedury weryfikacji wybranych wydatków.
W dalszej części opisaliśmy wszystkie wyjątki wynikające z procedur weryfikacji określonych w
pkt 3.1-3.7 załącznika 2A do ZWiO, w tym weryfikacji wydatków, o ile procedury te nie odnoszą
się do wybranej pozycji wydatków.
Oszacowaliśmy ilość wyjątków weryfikacji i ewentualny wpływ na WE, jeżeli Komisja zgłosi
pozycje wydatków niekwalifikowalnych (w przypadku, gdy ma to zastosowanie biorąc pod uwagę
procent środków finansowych z Komisji i jej wpływ na koszty pośrednie (np. koszty
administracyjne)). Poinformowaliśmy o wszystkich znalezionych wyjątkach, nawet, jeśli nie
można wyliczyć kwoty weryfikacji wyjątku i potencjalnego wpływu na wkład WE.
[Określić, dla którym kwot wydatków/ wyjątków między faktami i kryteriami stwierdzono wyjątek oznacza to, że szczególne warunki lub warunki opisane w punkcie 3.1 do 3.7 załącznika 2A ZWiO
nie zostały zachowane. Wyliczyć kwotę znalezionych wyjątków i określić potencjalny wpływ na
wkładu WE, w przypadku gdy Komisja deklaruje, że wydatki nie kwalifikują się]
3.1 Kwalifikowalność kosztów
Dla każdej pozycji wydatków zweryfikowaliśmy wybrane kryteria kwalifikacji określone w
procedurze 3.1 w załączniku 2A ZWiO dla tej weryfikacji wydatków.
[Opisać ustalenia faktyczne oraz określić błędy i wyjątki. Procedura 3.1 w załączniku 2A:
Kwalifikowalność kosztów i kryteria kwalifikacyjne (1) do (9). Przykład: okazało się, że wydatki w
kwocie 6,500 € zawarte w pozycji 3.2 (meble, sprzęt komputerowy) Raportu finansowego nie
zostały zakwalifikowane. Kwota w wysokości 2,000 euro związana z wydatkami poniesionymi
poza okresem realizacji. Dowody nie były dostępne dla 3 transakcji na kwotę 1,200 €. Nie
zachowano wymagań zasad udzielania zamówień publicznych na zakup komputerów dla urzędu,
w kwocie 3,300 €. (Uwaga: należy dostarczyć istotne szczegóły, takie jak zapisy księgowe lub
dokumenty).]
3.2 Kwalifikowalność kosztów bezpośrednich (artykuł 14.2).
3.3 Przepisy dotyczące rezerwy na nieprzewidziane wydatki (artykuł 14.3)
3.4 Koszty administracyjne (art. 14.4).
3.5 Wkłady rzeczowe (art. 14.5).
3.6 Koszty niekwalifikowalne (art. 14.6).
3.7 Przychody z Działania
[Opisać ustalenia faktyczne oraz określić błędy i wyjątki. Procedury 3.2-3.7 zawarte w załączniku
2A ]
2008r. Strona 2320 z 2726
zal2doumowy.doc
Załącznik 1 Raport finansowy dla Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie.
[ Załącznik 1 powinien obejmować raporty finansowe Beneficjenta/ Partnera dla Umowy o Dotację, która była przedmiotem
kontroli. Raport finansowy powinien być opatrzony datą i wskazywać objęty okres.]
Załącznik 2 ZWiO dla weryfikacji wydatków
[ Załącznik 2 powinien zawierać podpisaną i opatrzoną datą ZWiO dla weryfikacji wydatków dla Umowy o Dotacji i Umowy
Partnerskiej wraz z załącznikiem 1 (informacje o Umowie o Dotacji) i załącznikiem 2A (Wykaz szczególnych procedur do
wykonania).]
2008r. Strona 2420 z 2726
zal2doumowy.doc
ZAŁĄCZNIK 3B. Wzór raportu z kontroli kompilacji skonsolidowanego sprawozdania
finansowego.
W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z TEGO WZORU RAPORTU?
Cały tekst podświetlony żółtym kolorem w niniejszym wzorze raportu stanowi tylko instrukcję i
należy usunąć go po użyciu. Wymagane informacje w następującej formie < … … … ..> (np.
<Nazwa beneficjenta> zostaną wypełnione przez audytora.
<Do drukowania na papierze firmowym AUDYTORA/ Kontrolera>
Raport z weryfikacji kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego w odniesieniu do
Działania w ramach Umowy o Dotację
Zewnętrzne Działania Wspólnoty Europejskiej
< Tytuł i numer umowy o przyznaniu dotacji >
Raport z ustaleń faktycznych
< Nazwisko osoby kontaktowej>, <stanowisko>
< Nazwisko Beneficjenta/ Partnera >
<Adres>
<DDMMRR>
Szanowny <nazwisko osoby kontaktowej>
Zgodnie z ZWiO z dnia <DDMMRR>, uzgodnionych wspólnie, dostarczamy Raport z Faktycznych
Ustaleń ("Raport"), w odniesieniu do kompilacji uzupełniającego Skonsolidowanego sprawozdania
finansowego za okres obejmujący <DDMMRR - do DDMMRR> (załącznik nr 1 do niniejszego
Raportu). Wymagał Pan/Pani określonych procedur do wykonania w związku ze Skonsolidowanym
sprawozdaniem finansowym i Wspólnotą Europejską, która sfinansowała Umowę o Dotację dotyczącą
<tytuł i numer umowy>, "Umowa o Dotację".
Cel
Nasze zaangażowanie polegało na wykonaniu pewnych uzgodnionych procedur w odniesieniu do
Skonsolidowanego sprawozdania finansowego i złożeniu raportu z ustaleń faktycznych w odniesieniu
do wykonanych procedur.
Wykonywane procedury
Na życzenie, wykonaliśmy procedury wymienione w Załączniku 2 do niniejszego Raportu.
Procedury te zostały ustalone wyłącznie przez Pana/Panią i wykonane jedynie w celu ułatwienia
dokonania oceny WOZ, czy wydatki zadeklarowane przez Pana/Panią w uzupełniającym
Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym są zgodne z zasadami i warunkami Umowy o Dotacji i
Umowy o Partnerstwie.
Ze względu na to, że procedury wykonywane przez nas nie stanowiły audytu lub przeglądu
wykonanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej lub Międzynarodowymi
Normami w zakresie przeglądu, nie zawieramy ubezpieczeń towarzyszących Raportowi finansowemu.
2008r. Strona 2520 z 2726
zal2doumowy.doc
Gdyby wykonano dodatkowe procedury lub przeprowadzono audyt lub przegląd sprawozdania
finansowego Beneficjenta/ Partnera zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej,
inne sprawy mogłyby zwrócić naszą uwagę i zostałyby zgłoszone.
Źródła informacji
Dokumenty dostarczone nam przez Pana/ Panią do kontroli są wymienione w załączniku 3 do
niniejszego raportu.
Ustalenia stanu faktycznego
Zarejestrowane w Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym wydatki ogółem wynoszą <xxxxxx>
euro.
(Skreślić niepotrzebną poniższą opcję)
Nie odnotowaliśmy żadnych wyjątków wynikających z prowadzenia uzgodnionych procedur
wymienionych w Załączniku 2.
Lub
Nie odnotowaliśmy żadnych wyjątków wynikających z prowadzenia uzgodnionych procedur
wymienionych w Załączniku 2.
1.
2.
Korzystanie z niniejszego Raportu
Raport ten jest wykorzystany wyłącznie do celów określonych powyżej.
Niniejszy raport został sporządzony wyłącznie dla własnego i poufnego użytku i wyłącznie w celu
złożenia przez Pana/Panią do WOZ/ Beneficjenta w związku z wymogami określonymi w art 15
Ogólnych warunków Umowy o Dotację. Wykorzystanie niniejszego raport w jakimkolwiek innym
celu oraz rozsyłanie do stron trzecich są zabronione.
Wspólny Organ Zarządzający nie jest stroną umowy (ZWiO) pomiędzy Panem/Panią i nami i w
związku z nie jesteśmy zobowiązani względem WOZ, który może polegać na raporcie weryfikacji
wydatków na własne ryzyko i dyskrecję. WOZ może sam ocenić procedury i sporządzić dla nas raport
z wniosków, jak i samodzielnie wyciągnąć wnioski z faktycznych ustaleń podanych przez nas.
WOZ może jedynie ujawniać niniejszy Raport podmiotom mającym prawo dostępu do niego w
szczególności Komisji Europejskiej, Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć
Finansowych oraz Europejskiemu Trybunałowi Rachunkowemu.
Raport ten odnosi się wyłącznie do Skonsolidowanego sprawozdania finansowego określonego
powyżej i nie obejmuje żadnych sprawozdań finansowych.
Liczymy na dyskusję na temat naszego Raportu oraz otrzymanie dalszych informacji lub wymaganej
pomocy.
Z poważaniem
<Imię i nazwisko Audytora>
2008r. Strona 2620 z 2726
zal2doumowy.doc
Załącznik 1 Raport Finansowy
[ Załącznik 1 powinien obejmować raporty finansowe Beneficjenta/ Partnera, które złożono celem
weryfikacji. Raport finansowy powinien być opatrzony datą i wskazywać objęty okres.]
Załącznik 2 ZWiO dla weryfikacji wydatków
[ Załącznik 2 powinien zawierać podpisaną i opatrzoną datą kopię ZWiO dla weryfikacji wydatków w
tym załącznik nr 1 (Informacje dotyczące Umowy o Dotację i Umowy o Partnerstwie), Załącznik 2A
(Wykaz szczególnych procedur do przeprowadzenia) i Załącznik 2C (Wykaz określonych procedur do
wykonania celem sprawdzenia kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania finansowego).]
Załącznik 3 Dokumenty dotyczące sprawdzenia Kompilacji Skonsolidowanego sprawozdania
finansowego
[Załącznik 3 powinien wykazywać dokumenty wykorzystane przy sprawdzaniu kompilacji. Co
najmniej poniższe będą zawarte w Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym: raporty weryfikacji
wydatków i bazowe raporty finansowe Beneficjenta/ Partnera, dokument roboczy wykazujący ścieżkę
audytu dla każdego numeru w Skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym kierujący do bazowych
zweryfikowanych sprawozdań finansowych.]
2008r. Strona 2720 z 2726
zal2doumowy.doc