Zarzadzenie Nr 18/2016 z dnia 10 marca 2016 r.

ZARZĄDZENIE NR 18/2016
STAROSTY POLKOWICKIEGO
z dnia 10 marca 2016 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu prowadzenia czynności kontrolnych w Starostwie Powiatowym w
Polkowicach i jednostkach organizacyjnych powiatu polkowickiego
Na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r.
poz. 885, poz. 938, poz. 1646; z 2014 r. poz. 379, poz. 911, poz. 1146, poz. 1626, poz. 1877; z 2015 r. poz. 238,
poz. 532, poz. 1045, poz. 1117, poz. 1130, poz. 1189, poz. 1190, poz. 1269, poz. 1358, poz. 1513, poz. 1830, poz.
1854, poz. 1890, poz. 2150) zarządzam co następuje:
§ 1. Wprowadzam Regulamin prowadzenia czynności kontrolnych w Starostwie Powiatowym w Polkowicach
oraz w jednostkach organizacyjnych powiatu polkowickiego, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia.
§ 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. kontroli zarządczej.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta Polkowicki
Marek Tramś
Id: 3072C7DF-AEBF-412E-A157-247457D268D9. Podpisany
Strona 1
Załącznik do zarządzenia Nr 18/2016
Starosty Polkowickiego
z dnia 10 marca 2016 r.
Regulamin prowadzenia czynności kontrolnych w Starostwie Powiatowym w Polkowicach i
jednostkach organizacyjnych powiatu polkowickiego
Rozdział 1.
Przepisy ogólne
§ 1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) jednostce kontrolowanej — rozumie się wydziały, działy, samodzielne stanowiska pracy w Starostwie
Powiatowym w Polkowicach oraz jednostki organizacyjne powiatu polkowickiego, których działalność
podlega kontroli,
2) kierowniku jednostki kontrolowanej — rozumie się przez to naczelnika wydziału, kierownika działu oraz
samodzielne stanowisko pracy w Starostwie Powiatowym w Polkowicach oraz dyrektorów jednostek
organizacyjnych powiatu polkowickiego,
3) kontrolującym — rozumie się przez to Pełnomocnika ds. kontroli zarządczej lub zespół kontrolny upoważniony
przez Starostę do przeprowadzenia kontroli,
4) kontroli problemowej - rozumie się przez to kontrolę wybranego fragmentu działalności jednostki
kontrolowanej,
5) kontroli doraźnej — rozumie się przez to kontrolę, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby
pilnego zbadania zdarzeń,
6) kontroli sprawdzającej — rozumie się przez to sprawdzenie realizacji zaleceń i wniosków z przeprowadzonej
kontroli lub sprawdzenie zasadności odwołania się jednostki kontrolowanej od ustaleń poprzednich kontroli,
7) kontroli kompleksowej- rozumie się przez to kontrolę, która obejmuje całokształt działalności jednostki
kontrolowanej.
§ 2. Podstawowym zadaniem kontroli jest porównanie stanu faktycznego z wymaganym
i
przeprowadzanie działań mających na celu ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, a także
osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie nieprawidłowości,
w tym dostarczanie informacji służących doskonaleniu zarządzania jednostką i jej zasobami.
§ 3. Czynności kontrolne prowadzi się na podstawie upoważnienia Przewodniczącego Zarządu Powiatu.
Rozdział 2.
Planowanie kontroli
§ 4. 1. Roczny plan kontroli zatwierdza Starosta, do 31 grudnia każdego roku na rok następny.
2. Plan kontroli powinien zawierać: nazwę jednostki kontrolowanej, temat kontroli, przewidywany termin
przeprowadzenia czynności kontrolnych (kwartał), okres objęty kontrolą, rodzaj kontroli.
3. Zmiany do planu akceptuje Starosta.
4. Przy sporządzaniu rocznego planu kontroli powinno się uwzględnić:
1) nieprawidłowości wykazane podczas wcześniejszych kontroli wewnętrznych,
2) nieprawidłowości ujawnione przez kontrole zewnętrzne,
3) liczbę skarg dotyczących działalności poszczególnych pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym
w Polkowicach i jednostkach organizacyjnych powiatu polkowickiego,
4) czynniki ryzyka mające wpływ na działalność danej jednostki.
5. Wyróżnia się następujące rodzaje kontroli: kompleksową, problemową, sprawdzającą i doraźną.
Id: 3072C7DF-AEBF-412E-A157-247457D268D9. Podpisany
Strona 1
Rozdział 3.
Prawa i obowiązki osób uczestniczących w postępowaniu kontrolnym
§ 5. 1. Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelna, obiektywna i niezależna ocena jednostki kontrolowanej.
2. Do obowiązków kontrolującego należy:
1) opracowanie rocznego planu kontroli oraz sprawozdania z jego realizacji,
2) ustalenie szczegółowego planu
przebieg postępowania kontrolnego,
czynności
kontrolnych,
zapewniającego
prawidłowy i terminowy
3) dokumentowanie czynności kontrolnych,
4) opracowywanie
Staroście,
projektów
wystąpień
pokontrolnych
oraz
przedstawienie ich
do zatwierdzenia
5) prowadzenie akt kontroli wewnętrznych.
3. W przypadku stwierdzenia w kontrolowanej jednostce czynów noszących znamiona naruszenia dyscypliny
finansów publicznych, obowiązków pracowniczych, prawa, kontrolujący ma obowiązek niezwłocznie powiadomić
o nich Starostę.
4. Wniosek o zastosowanie kar przewidzianych w Kodeksie pracy, zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny
Finansów Publicznych lub organów ścigania, kontrolujący przedkłada Staroście do zatwierdzenia.
§ 6. Kontrolujący ma prawo do:
1) swobodnego wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem pomieszczeń, do
których zastosowanie mają przepisy o informacjach tajnych i niejawnych,
2) wglądu, z zachowaniem ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz
oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
3) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmowania tych
wyjaśnień i oświadczeń z inicjatywy pracowników kontrolowanych,
4) sporządzanie niezbędnych do przeprowadzenia kontroli kopii dokumentów,
5) korzystania w razie potrzeby z pomocy biegłych i specjalistów , po uzgodnieniu ze Starostą.
§ 7. 1. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest:
1) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
2) udostępnienie żądanych przez kontrolującego dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli,
3) udzielenie
kontrolującemu
ustnych
wyjaśnień
w
zakresie
a także w razie potrzeby wyjaśnień pisemnych, składanych na żądanie kontrolującego,
objętym
kontrolą,
4) sporządzenie uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do
przeprowadzenia kontroli,
5) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolującego materiałów pozostawionych na
przechowanie w jednostce kontrolowanej.
2. Kontrolowani pracownicy mają prawo z własnej inicjatywy złożyć pisemne wyjaśnienie do protokołu
kontroli.
Rozdział 4.
Przebieg postępowania kontrolnego
§ 8. 1. Jednostka kontrolowana jest każdorazowo powiadomiona o zakresie i terminie prowadzonych czynności
kontrolnych.
2. Fakt przeprowadzania kontroli potwierdza się dokonując wpisu w książce kontroli.
3. Czynności kontrolne prowadzi się na podstawie programu kontroli, który powinien zawierać:
1) nazwę jednostki,
2) przedmiot i okres objęty kontrolą,
Id: 3072C7DF-AEBF-412E-A157-247457D268D9. Podpisany
Strona 2
3) podstawę prawną przedmiotu kontroli,
4) cel i termin kontroli,
5) zagadnienia wymagające oceny,
6) przyjęte kryteria (metody) prowadzenia czynności sprawdzających.
4. Kontrolujący może sporządzić dodatkowo listy kontrolne zawierające analizę ryzyka badanych obszarów.
§ 9. Kontrolujący dokonuje oceny stanu faktycznego na podstawie dowodów, do których zalicza się:
dokumenty, dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia
fotograficzne, szkice, oświadczenia, zastrzeżenia, uwagi, wyjaśnienia złożone na piśmie.
§ 10. 1. Protokół jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli, powinien zawierać:
1) w części ogólnej: nazwę i adres jednostki kontrolowanej, imię i nazwisko kierownika jednostki, głównego
księgowego, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowego kontrolującego, numer i datę upoważnienia, termin
rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, określenie zakresu i okresu objętego kontrolą, informacje
dot. przeprowadzonych w jednostce kontroli (zastosowania się do zaleceń pokontrolnych), typ kontroli/
podstawę prawną,
2) w części szczegółowej: wykaz dowodów/źródeł, z których korzystano podczas prowadzenia czynności
kontrolnych, opis stanu faktycznego z wyszczególnieniem zakresu (przyczyn i skutków) stwierdzonych
nieprawidłowości, listę potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów, które załączono do
protokołu,
3) w części końcowej: informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, adnotację dot.
doręczenia egzemplarza protokołu kontroli do jednostki kontrolowanej, wzmiankę o dokonanych skreśleniach,
poprawkach, uzupełnieniach, miejsce i datę podpisania protokołu.
2. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach: jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej oraz
jeden dla kontrolującego.
3. Strony protokołu winny być kolejno ponumerowane i parafowane przez kontrolującego i kierownika
jednostki kontrolowanej.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej, we wskazanym terminie, podpisuje protokół kontroli lub składa pisemne
zastrzeżenia do protokołu, w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dokumentu. Kontrolujący
powinien zbadać zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych przypadkach skorygować protokół.
5. Podpisanie protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej równoznaczne jest z jego
przyjęciem.
Rozdział 5.
Wystąpienie pokontrolne
§ 11. 1. W razie stwierdzenia podczas kontroli nieprawidłowości lub uchybień kontrolujący w terminie do 15
dni od daty podpisania protokołu, przedstawia Staroście projekt wystąpienia pokontrolnego.
2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać:
1) informacje ogólne o jednostce,
2) termin i zakres przeprowadzenia czynności kontrolnych,
3) zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości,
4) sposób eliminacji powstałych nieprawidłowości i wdrożenia działań naprawczych,
5) informacje o sposobie i terminie złożenia sprawozdania z wykonania zaleceń pokontrolnych.
§ 12. Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek złożenia Przewodniczącemu Zarządu Powiatu, w ciągu
30 dni kalendarzowych od momentu otrzymania wystąpienia pokontrolnego, pisemnych wyjaśnień dotyczących
sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych.
Id: 3072C7DF-AEBF-412E-A157-247457D268D9. Podpisany
Strona 3
§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta Polkowicki
Marek Tramś
Id: 3072C7DF-AEBF-412E-A157-247457D268D9. Podpisany
Strona 4