pełny tekst - Muzealnictwo

Digitalizacja
Anna Kuśmidrowicz-Król
STANDARDY, PROCEDURY I INNE WYZWANIA
PRACE ZESPOŁU EKSPERTÓW
ds. DIGITALIZACJI MUZEALIÓW NIMOZ
achowanie i udostępnianie zasobów dziedzictwa kulturowego jest integralną częścią misji
instytucji muzealnych. Rozwój technologii
cyfrowych otworzył nowe perspektywy zarówno z sferze zachowywania, jak i oferowania dostępu
do obiektów zgromadzonych w muzeach. Dokumentacja cyfrowa umożliwiająca wygenerowanie wizerunku
obiektu oraz skojarzonych z nim informacji opisowych,
oferuje różnorodne opcje wykorzystania i powoli staje się codzienną praktyką w świecie muzeów i kolekcji
dzieł sztuki. Równocześnie niezwykle zróżnicowany
charakter zbiorów muzealnych sprawia, że wachlarz
sposobów realizacji procesu digitalizacji jest dość szeroki. Trudno jest ustalić uniwersalne kryteria i scentralizować zarządzanie projektami digitalizacyjnymi, dlatego
stopień zaawansowania cyfryzacji kolekcji muzealnych
jest znacznie niższy niż zasobów bibliotek i archiwów.
Wypracowanie procedur postępowania i standardów
przystających do specyfiki wszystkich placówek muzealnych jest niezwykle pożądane, a równocześnie bardzo
trudne. Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony
Zbiorów pełniąc, w myśl założeń programowych Wieloletniego Programu Rządowego Kultura +, rolę centrum
kompetencji do spraw digitalizacji, podjął się opracowania zestawu zaleceń wspierających rozwijanie procesów digitalizacyjnych w muzeach. Czasowa perspektywa prac nad tymi zagadnieniami sięga co najmniej daty
zamykającej WPR Kultura +, czyli 2015 roku. Realizacja zadania wymaga współpracy z ekspertami reprezentującymi różne specjalności zawodowe, a równocześnie
posiadającymi doświadczenie w zakresie digitalizacji
obiektów muzealnych.
Podsumowaniem pierwszego, trzymiesięcznego cyklu
spotkań roboczych grupy eksperckiej, jest praca zespołowa zatytułowana Zalecenia Dotyczące Tworzenia i Realizacji Projektów Digitalizacyjnych w Muzealnictwie (http://
www.nimoz.pl/pl/muzea/digitalizacja), przygotowana
na przełomie sierpnia i września 2011. Zamknięcie tego
etapu wyznaczyła jesienna tura aplikacji o środki na
projekty digitalizacyjne w ramach programu Kultura +.
Zamierzeniem było przygotowanie wskazówek dla instytucji aplikujących, jednak w tak krótkim czasie udało się
poruszyć zaledwie podstawowe problemy i wyznaczyć
niezbędne kierunki dalszych analiz.
Przedmiotem niniejszego tekstu jest relacja z przebiegu prac zespołu. Zakres tematyczny rozważań obejmował m.in. problemy pozyskiwania, gromadzenia
i przechowywania danych cyfrowych w muzeach, oraz
ich roli w udostępnianiu i promocji zasobów muzealnych. Dokument końcowy przedstawia zestaw podstawowych zaleceń dotyczących planowania i realizacji
projektów digitalizacyjnych w muzealnictwie, opracowany częściowo w formie Katalogu Dobrych Praktyk,
tekst wprowadzający, oraz wnioski odnoszące się do
założeń i regulaminów WPR Kultura +. W wyniku dyskusji uznano, że w wielu przypadkach bardziej zasadne
jest wskazanie procedur i zalecanych modeli postępowania niż narzucenie parametrów reprezentowanych
konkretnymi wartościami liczbowymi. Bardziej realne wydaje się wypracowanie modelowych rozwiązań
odnośnie konfiguracji sprzętu i parametrów technicznych zalecanych w konkretnych okolicznościach, niż
rekomendacja uogólnionych parametrów, nawet jeśli
miałyby dotyczyć jedynie tzw. wartości minimalnych.
Mnogość uwarunkowań z jaką musi zmierzyć się każde muzeum przystępując do digitalizacji czegokolwiek
MUZEALNICTWO
29
Digitalizacja
jest tak duża, że praktycznie za każdym razem należy
dokonać osobnej analizy i zaproponować rozwiązania
uwzględniające nie tylko bardzo szczegółowo zinterpretowane cele, ale także możliwości realizacyjne. Konsekwencją takiego podejścia jest szansa na realizację,
w pewnym wymiarze, procesu pozyskania wizerunków
cyfrowych także dla placówki dysponującej jedynie
dobrej jakości małoobrazkową lustrzanką. Poszczególne muzea powinny opracować długofalowy program
digitalizacji biorąc pod uwagę wielkość posiadanych
zbiorów i typ tworzących je eksponatów. Program taki
powinien określać rodzaj dokumentacji cyfrowej, jaki
planuje się wytworzyć dla poszczególnych zabytków
oraz sposoby i zakres udostępniania pozyskanych
danych. W uzasadnionych przypadkach wymagania
dostosowuje się do możliwości wykonawczych, jednak
zawsze niezbędna jest przemyślana koncepcja i precyzyjne określenie celów podjętych działań digitalizacyjnych. Strategiczną decyzją jest wybór pomiędzy tworzeniem własnej pracowni digitalizacyjnej, a skorzystaniem ze zleceń zewnętrznych. Intencją WPR Kultura +
jest ułatwienie dostępu do zbiorów muzealnych
poprzez wykorzystanie możliwości jakie oferuje Internet. Elementem strategii realizacji tego zamierzenia jest
koncepcja zorganizowania sieci pracowni digitalizacyjnych i repozytoriów. Stworzyłoby to szansę dla małych
ośrodków nie dysponujących własnymi pracowniami
na dostęp do wysokiej jakości sprzętu. Jednak dopóki
centra te nie powstaną, należałoby we własnym zakresie dokonać przynajmniej podstawowych działań. Trzeba określić warunki dokumentacyjne i prezentacyjne
dla obiektów przeznaczonych do digitalizacji, postarać
się o bardziej efektywne wykorzystanie już posiadanych instrumentów i urządzeń, a szczególnie elektronicznej bazy danych, rozważyć też np. zeskanowanie
dobrej jakości diapozytywów.
Wsparciem w zakresie digitalizacji muzealiów jest
także coraz szersza oferta komercyjna. Jednak decyzja nieinwestowania w infrastrukturę techniczną nie
zwalnia z konieczności dysponowania kadrą kompetentną w prowadzeniu i nadzorowaniu prac digitalizacyjnych. Zlecanie podmiotom zewnętrznym działań
związanych z digitalizacją własnej kolekcji wymaga szerokiej współpracy ze strony muzeum, ponieważ firmy
komercyjne,nawet bardzo zaawansowane pod względem możliwości technologicznych nie znają zazwyczaj
specyfiki pracy muzealnej. Różnorodność obiektów
muzealnych wymaga zastosowania różnych technik
i parametrów cyfryzacji. Także wobec tego samego
rodzaju obiektu można zastosować kilka sposobów
digitalizacji. Dopiero dokonawszy wyboru metody można określić parametry techniczne pozwalające pozyskać
30
MUZEALNICTWO
dokumentację cyfrową o założonej jakości (zob. Zalecenia..., 4.). Wydaje się, że w przypadku aplikacji o środki
w ramach Kultura + obligatoryjnym punktem powinno być podanie technicznych i użytkowych przesłanek,
które wpłynęły na wybór konkretnej metody.
W dokumencie podsumowującym przebieg prac
zespołu ekspertów, zdecydowano się przedstawić
pokrótce kluczowe elementy procesu cyfryzacji zbiorów muzealnych, zwracając uwagę na newralgiczne
punkty i decyzje jakie należy podjąć w trakcie procesu.
Bardziej szczegółowe rozpisanie niektórych faz procesu wymaga przygotowania odrębnych tekstów i będzie
przedmiotem kolejnego etapu pracy zespołu.
Proponowane schematy organizacji procesu (zob.
Zalecenia...5.) są tylko ramowymi założeniami, które
każda instytucja musi dopasować do swoich potrzeb
i specyfiki. Jedną z poważniejszych decyzji jest powołanie koordynatora projektu, z precyzyjnie określonymi
kompetencjami i zakresem odpowiedzialności, wyposażonego także w możliwości wykonawcze i decyzyjne.
Na przebieg procesu digitalizacji istotny wpływ może
mieć również podział kompetencji w grupie pracowników zaangażowanych w proces. Ważnymi zagadnieniami są m.in. obieg dokumentów i kontrola wyników.
Kontrola wyników testów pilotażowych np. umożliwia
dokonanie weryfikacji przyjętych parametrów pozyskiwania cyfrowych danych i przetestowanie mechanizmów kontroli jakości na małej grupie, zanim opracuje
się cały schemat postępowania. Kontrola jakości (zob.
Zalecenia...7.) jest integralną częścią procesu digitalizacji. Procedury i techniki sprawdzające niezbędne są
na każdym etapie procesu i dotyczą zarówno różnego
rodzaju działań, jak i infrastruktury. Dlatego też strategia kontroli jakości wymaga spójnej koncepcji obejmującej całość działań digitalizacyjnych. System kontroli należy zaplanować już na etapie przygotowania
procesu digitalizacji, i to zarówno pod kątem organizacyjnym, jak i finansowym (mechanizmy wewnętrzne, audyt zewnętrzny). Należy np. przewidzieć czas na
weryfikację materiału cyfrowego pozyskanego w wyniku zlecenie zewnętrznego.
Także właściwie przygotowana struktura organizacyjna i znajomość zasad zarządzania procesem digitalizacji istotnie wpływają na jakość i powodzenie całego
przedsięwzięcia. Konieczne jest włączenie planów digitalizacyjnych do krótko- i długofalowych planów pracy
placówki muzealnej. W perspektywie długoterminowej sensowne wydaję się kreowanie polityki tworzenia
strategii digitalizacji zawierającej np. reguły dotyczące doboru obiektów oraz cele digitalizacji powiązane
z celami statutowymi instytucji. W dystansie krótkoterminowym wskazane jest tworzenie szczegółowych
Digitalizacja
list i harmonogramów, opracowywanych w perspektywie kilkuletniej. Realizacja prac w ramach horyzontu krótkoterminowego mogłaby dotyczyć aplikacji do
programów takich, jak Kultura+. Kryteria oceny wniosków powinny uwzględniać zarówno długoterminową
politykę digitalizacyjną instytucji, jak i miejsce działań
będących przedmiotem wniosku w tych planach.
Cele, jakie planowane są w procesie digitalizacji
muszą być spójne z celami, jakie wyznacza sobie instytucja muzealna (zob. Zalecenia... 1.). Cele ogólne, które
zazwyczaj pokrywają się z celami statutowymi muzeum, typu dokumentacja i udostępnianie, mieszczą wiele bardziej szczegółowych zamierzeń, jak: zarządzanie,
przetwarzanie, przeszukiwanie i dostarczanie materiałów w formie elektronicznej. W praktyce może to oznaczać np. wykorzystanie zasobów cyfrowych dla celów
naukowych, dydaktycznych oraz prezentacyjnych, służących szerokiej popularyzacji zbiorów. Najbardziej
podstawowym celem digitalizacji w wąskim rozumieniu terminu jest pozyskanie reprezentacji cyfrowej
obiektów, czyli wykonanie cyfrowego odwzorowania
przy pomocy aparatu cyfrowego lub skanera oraz wyposażenie tych danych w stosowne metadane opisowe.
Kolejne etapy szerzej rozumianej digitalizacji, dotyczą
przetwarzania uzyskanego materiału, zarządzania plikami i w końcu udostępniania cyfrowej dokumentacji. Na
każdy z wymienionych etapów może składać się szereg działań. W ramach udostępniania, które realizuje
się np. poprzez dostarczanie obrazu do użytkownika za
pośrednictwem sieci, urządzeń multimedialnych i drukarek, powinno uwzględnić się także udostępnianie na
potrzeby innych usług internetowych (np. Europeany). Dotarcie do użytkownika przez zewnętrzne usługi
internetowe wymaga zastosowania specjalnych mechanizmów przy planowaniu udostępniania.
Ważnym aspektem udostępniania są regulacje dotyczące praw autorskich. Planując proces digitalizacji
należy mieć na uwadze własne uprawnienia do wykonania dokumentacji cyfrowej i rozporządzania nią oraz
zakres ochrony praw autorskich. Optymalnym rozwiązaniem byłoby, gdyby każdy publikowany w sieci
wizerunek zabytku oraz jego metadane opatrzone były
jednoznacznymi informacjami licencyjnymi, wskazującymi jakie działania w odniesieniu do tej dokumentacji
są dozwolone bez kontaktowania się z instytucją udostępniającą oraz z kim należy się kontaktować, jeżeli
planujemy wykorzystanie przekraczające tzw. użytek
własny.
Jednym z czynników wpływających na kształt procesu digitalizacji jest wybór obiektów. Decyzje dotyczące typowania eksponatów powinny być poprzedzone
wnikliwą analizą potrzeb i możliwości, która impliku-
je określenie kryteriów wyboru i kolejności, w jakiej
obiekty miałyby podlegać procesowi digitalizacji. Ważnym kryterium może być m.in. prognoza dotycząca
potrzeb potencjalnych użytkowników. Jednak ogólne
zasady prowadzenia selekcji materiału powinny być
zgodne z polityką instytucji w zakresie prowadzenia
digitalizacji zbiorów i raczej niewskazane jest podejmowanie działań mających charakter jednorazowych
akcji. Aktywność mieszcząca się w zakresie selekcji
eksponatów powinna uwzględnić następujące punkty:
– określenie rozmiaru kolekcji i charakteru materiału przeznaczonego do dokumentacji cyfrowej;
ocena stanu i możliwości konwersji istniejącej już
dokumentacji do postaci cyfrowej oraz formatu
wybranego dla zapisu metadanych,
– rozpoznanie układu przechowywania materiału
przewidzianego do digitalizacji i możliwości poruszania się po tych zasobach,
– ocena stanu obiektów i warunków konserwatorskich jakie trzeba zapewnić w trakcie digitalizacji;
wytypowanie obiektów szczególnie wrażliwych na
czynniki zewnętrzne,
– prognoza określająca zakres i częstotliwość korzystania z uzyskanej dokumentacji cyfrowej oraz
ocena stopnia ułatwienia dostępu do materiału
źródłowego; powinno się uwzględnić także planowany sposób korzystania z pozyskanych danych
cyfrowych (przeszukiwanie, prezentacja detali,
drukowanie, wykonywanie kopii o wysokiej rozdzielczości) oraz ocenić warunki bezpieczeństwa
i kryteria dostępu,
– ocena potencjalnych możliwości prezentowania
własnych obiektów w szerszej, międzyinstytucjonalnej strukturze, w kontekście możliwości współtworzenia zasobów tematycznych.
Przeprowadzając selekcję materiału do digitalizacji
można kierować się m.in. następującymi kryteriami:
– eksponaty cenne z punktu widzenia wartości kulturowych i historycznych,
– eksponaty ważne w kontekście kolekcji danego
muzeum,
– eksponaty należące do większych zespołów przewidzianych do digitalizacji,
– eksponaty wymagające precyzyjnej dokumentacji
z uwagi na zalecenia konserwatorskie,
– eksponaty nieudostępniane ze względu na szczególną wrażliwość lub zły stan zachowania.
Przygotowując się do wykonania cyfrowych odwzorowań obiektów muzealnych trzeba uwzględnić też
koszty i możliwości techniczne, jakimi dysponujemy.
W przypadku niektórych grup obiektów, jeśli wskazane są wysokie parametry dokumentacyjne, warto
MUZEALNICTWO
31
Digitalizacja
poczekać na rozwój technologii i umieścić je na końcu
listy. Może to dotyczyć np. obiektów przestrzennych
o błyszczącej lub transparentnej powierzchni, dla których na razie nie istnieją dobre techniki dokumentacyjne 3D.
W ramach przygotowania obiektów do digitalizacji
niezbędne jest także określenie ich parametrów, wybór
metody digitalizacji i zaprojektowanie infrastruktury
technicznej (zob. Zalecenia... 2, 4, 5.4), która posłuży
do wykonania cyfrowych reprezentacji oraz umożliwi
zarządzanie i dostęp do uzyskanego materiału zgodnie z celami projektu. Infrastrukturę techniczną zaangażowaną w cały proces digitalizacji tworzą zarówno
sprzęt, oprogramowanie, jak i połączenia sieciowe,
a także odpowiednio przygotowane pomieszczenia.
Całościowy plan infrastruktury technicznej powinien
obejmować także protokoły i standardy, regulaminy
i procedury, uwzględniając kompetencje pracowników zaangażowanych przy projekcie. Z uwagi na gwałtownie rozwijającą się technologię, decyzje dotyczące
infrastruktury technicznej wymagają przemyślanego
planowania. Wybór sprzętu powinien być dopasowany do określonych celów i oczekiwanych wyników,
a całość skoordynowana z realistycznie zaplanowanym
harmonogramem czasowym.
Na właścicielu eksponatów muzealnych, poza wyborem materiału, spoczywa też obowiązek przygotowania obiektów. Należy ocenić obiekt pod kątem stanu
zachowania, dokonać niezbędnego zabezpieczenia konserwatorskiego lub przeprowadzić zabiegi renowacyjne.
Ponieważ parametry obiektu mogą determinować sposób wykonania jego cyfrowego odwzorowania, planując digitalizację należy wziąć pod uwagę cechy fizyczne
obiektów, takie jak: rodzaj, wymiary, materiał, kolor.
Zaplecze sprzętowe jest integralnym komponentem procesu digitalizacji. W kontekście udostępniania
i w zależności od jednostkowych wymagań, zmianie
ulegać mogą wymagania całej konfiguracji. Dlatego
na każdym etapie procesu należy kontrolować potrzeby sprzętowe. Trzeba podjąć decyzję o zakresie prac
własnych i zlecanych zewnętrznemu wykonawcy.
Mimo zlecenia części działań niezbędne jest stworzenie systemu kontroli jakości oraz weryfikacji koncepcji i monitorowania procedur procesu, choćby
w celu poprawnej oceny, negocjowania serwisu, a także określenia własnych potrzeb i oczekiwań. Trudno
wskazać idealną konfigurację sprzętu (zob. Zalecenia...
4.). System powinien odpowiadać założeniom projektowym i wymaganiom w zakresie prędkości, pamięci,
możliwości przechowywania i jakości wyświetlania.
Szczegóły zależą od rodzaju rejestrowanych obrazów,
ich przeznaczenia czy np. wymagań odnośnie widoku
32
MUZEALNICTWO
ekranowego. Warto pamiętać, że od momentu przygotowania założeń projektowych, zawierających specyfikację techniczną planowanego sprzętu oraz jego
wycenę, do chwili kiedy po przeprowadzeniu procedur przetargowych sprzęt może zostać zakupiony, mija
często kilka miesięcy, a nawet rok. Może to oznaczać
zupełną dezaktualizację parametrów technicznych czy
nawet wycofanie ze sprzedaży urządzeń zaplanowanych w specyfikacji. Dlatego bezpieczniejsze raczej jest
określenie minimalnych wymagań dla infrastruktury
technicznej, a w momencie zakupu sprzętu (czy przygotowania osobnego przetargu na sprzęt) ponowne
przeanalizowanie dostępnych rozwiązań.
Planując konfigurację sprzętową powinno się
uwzględnić następujące obszary działań:
– utworzenie wysokiej jakości cyfrowych odwzorowań obiektów,
– przesyłanie i przetwarzanie cyfrowych wizerunków wewnątrz instytucji,
– archiwizowanie danych cyfrowych,
– przygotowanie wersji prezentacyjnej wizerunku
cyfrowego i jej szerokie udostępnienie.
Podczas opracowywania parametrów infrastruktury dla każdego z powyższych obszarów niezbędne
jest uwzględnienie liczby obiektów, średniego rozmiaru plików (osobno wersja wzorcowa i prezentacyjna)
oraz liczby użytkowników korzystających z systemu
i akceptowalny czas oczekiwania (na ogół inny dla
użytkowników zewnętrznych i inny dla pracowników).
Przygotowanie takich kalkulacji pomoże zaplanować
niezbędną przepustowość łączy i wydajność sprzętu.
Przystępując do pozyskania cyfrowej reprezentacji
obiektu należy wybrać metodę pomiarową i rodzaj
sprzętu (zob. Zalecenia... 4). Punktem wyjścia dla wyboru metody pomiarowej powinny być założenia techniczne, np. specyfikacja warunków detekcji danych,
czy zaplanowanie ścieżki przetwarzania danych. Określając założenia techniczne trzeba uwzględnić m.in.
dokładność odwzorowania, zagadnienia odwzorowania
barwy, sposób odwzorowania obszarów martwych oraz
kwestię formatu danych końcowych. Trzeba też wziąć
pod uwagę różne ograniczenia wynikające z ruchu
obiektów i zaleceń konserwatorskich. Decyzja wyboru
techniki 2D czy 3D powinna być podjęta w zależności
od potrzeb, możliwości i założeń procesu. Z pojęciami 2D i 3D wiąże się pewien brak precyzji rozumienia
tych terminów. W literaturze często spotkać można
uproszczenie określające obiekty płaskie typu grafika,
rysunek, malarstwo, kartografia, druk jako obiekty
2D, w odróżnieniu od bardziej „przestrzennych”nie
nadających się do skanowania w skanerach płaskich,
określnych mianem obiektów 3D. Jednak wszystkie
Digitalizacja
obiekty fizyczne mają trzy wymiary, nawet jeśli jeden
z tych wymiarów ma wartość bardzo małą. Natomiast
techniki 2D czy 3D oznaczają dokumentację cyfrową
realizowaną w dwóch wymiarach XY (aparat cyfrowy,
skaner płaski) – 2D, lub trzech wymiarach XYZ (skaner
3D, siatka punktów XYZ) – 3D.
Wybierając metodę digitalizacji należy zdecydować
też o użyciu aparatu cyfrowego czy skanera z uwagi na typ obiektu, format, medium, stan zachowania
(zob. Zalecenia... 5.4) oraz ocenić, czy wytypowany
sprzęt zapewni oczekiwaną jakość materiału cyfrowego. Z odwzorowania wysokiej jakości zawsze można
uzyskać reprezentacje niższej jakości, natomiast proces
odwrotny nie jest możliwy. Trzeba wziąć pod uwagę
takie parametry, jak: rozdzielczość (także przestrzenną
i fizyczną urządzeń), głębię koloru, gęstość optyczną,
zakres dynamiczny, format skanowania, a także kwestie związane z zagadnieniami zarządzania kolorem.
Przy wyborze skanera ważna jest ocena parametrów
technicznych urządzenia w relacji do jakości uzyskiwanego obrazu. Warto pamiętać, że większość skanerów
nie ma możliwości weryfikacji koloru. Użycie skanera
dziełowego ma sens jeśli w kolekcji jest dużo obiektów
rysunkowo-graficznych i o charakterze bibliotecznym.
Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi, czy lepiej
skanować czy fotografować. Należy ocenić optymalne
możliwości sprzętowe w odniesieniu do założonych
celów, pamiętając o uwarunkowaniach technicznych
i konserwatorskich. Ważne jest ustawienie parametrów pomiaru w taki sposób, aby uzyskać obiektywne,
powtarzalne wyniki o stałych cechach. Trzeba uwzględnić plan sprzętowy przyjęty w założeniach projektowych i budżecie, potencjalną przepustowość systemu
(szybkość skanowania) i serwis, jakim dysponujemy.
Tylko bardzo wysokiej jakości, a co za tym idzie drogie skanery, nie dokonują interpolacji i przetwarzania
zapisanego obrazu. Jeśli założeniem jest pozyskanie
odwzorowania wysokiej jakości, a nie ma możliwości zastosowania odpowiedniego jakościowo skanera,
lepiej użyć aparatu cyfrowego. Odnośnie rodzajów aparatów cyfrowych zaleca się aparaty średnioformatowe.
W określonych okolicznościach, z uwagi na wysokie
koszty sprzętu oraz wielkość plików powodującą dodatkowe problemy przy przechowywaniu i przetwarzaniu,
dopuszcza się używanie lustrzanki małoobrazkowej
z pełną klatką. Zaleca się też stosowanie obiektywów ze
zmniejszoną aberracją posiadających własne mechanizmy korekty i zapewniających mniejsze zniekształcenia
optyczne. Jednak obiekty większe niż A3 powinno się
dokumentować używając większego formatu.
Punktem, którego nie można zlekceważyć jest organizacja pracowni digitalizacji (zob. Zalecenia... 5.4).
Powinna znajdować się w oddzielnym pomieszczeniu,
przeznaczonym wyłącznie na potrzeby digitalizacji,
mieć kubaturę uwzględniającą rozmiary eksponatów
i zapewniającą swobodę ich przemieszczania. Pomieszczenie to powinno być zabezpieczone przed drganiami,
zapewniać stabilne warunki klimatyczne odpowiadające zaleceniom konserwatorskim dla digitalizownych
eksponatów oraz wymaganiom aparatury technicznej.
Wnętrze pracowni wymaga odpowiedniego wykończenia oraz stosownego oświetlenia, a także możliwości
całkowitego zaciemnienia. Powinno być wyposażone
w bezpieczne podstawy dla eksponatów. Wskazana jest
również niewielka odległość od pomieszczeń magazynowych lub możliwość urządzenia tymczasowego magazynu tuż obok pracowni. Ważne jest zapewnienie kontroli środowiska wyświetlania obrazów. Monitor i obiekt
digitalizowany wymagają różnych warunków oglądania.
Eksponat jest lepiej widoczny w jasnym świetle, obraz
na monitorze efektywniej ogląda się w słabszym oświetleniu. Niewskazane jest jednak całkowicie zaciemnione pomieszczenie, gdyż w takich warunkach obraz na
ekranie będzie wykazywał niedobór kontrastu.
Dla uzyskania prawidłowego odwzorowania obiektów pod kątem wierności i nasycenia barw należy używane przy digitalizacji urządzenia, takie jak skanery
i monitory, regularnie poddawać kalibracji (zob. Zalecenia... 7.1). Konieczna jest kalibracja sprzętu z czasową powtarzalnością oraz w razie zmiennych warunków
pomiaru. Weryfikacja koloru musi być przeprowadzana za pomocą specjalistycznych narzędzi. Urządzenia
skanujące powinny być kalibrowane w warunkach
w jakich pracują, dlatego problematyczne jest utrzymanie odpowiednich parametrów przy pracy w niestabilnych warunkach klimatycznych. W procesie kontroli
przy weryfikacji pozyskiwanego materiału podstawowym wymogiem są odpowiednio skalibrowane monitory. Kalibracja monitora polega na dostosowaniu
ustawień do standardu tak, ażeby na różnych monitorach obraz wyświetlał się tak samo. Właściwą metodą jest użycie oprzyrządowania do kalibracji monitora
i dopasowanego do niego oprogramowania.
W zakresie działań organizacyjnych dyrektor placówki muzealnej powinien wprowadzić zarządzeniem
instrukcję skanowania obiektów muzealnych (zob.
Zalecenia... 5.4). Wykonując skanowanie należy też
mieć na uwadze instrukcje przypisane do sprzętu
i oprogramowania wykorzystywanego w trakcie skanowania. Pliki wzorcowe powinny być zapisywane w formatach bezstratnych, bez kompresji lub z kompresją
bezstratną.
Czynności związane z zarządzaniem plikami umożliwiają administrowanie pozyskanymi danymi cyfrowy-
MUZEALNICTWO
33
Digitalizacja
mi (zob. Zalecenia...6.). Dostęp do plików, ich identyfikacja, organizacja i przechowywanie są ze sobą ściśle
powiązane, dlatego ażeby uniknąć późniejszego ograniczenia pożądanych opcji, niezbędne jest precyzyjne
zaplanowanie tych działań. Struktura plików i katalogów jest jednym z kluczowych zagadnień (zob. Zalecenia... 6.3). Domyślne nazwy plików i układ folderów
rzadko pasują do specyfiki kolekcji. Właściwe decyzje
odnośnie nazewnictwa plików i układu katalogu pomogą utrzymać porządek, szczególnie przy dużych kolekcjach. Charakter skanowanych materiałów w pewnym
stopniu sugeruje strukturę. Serie obiektów mają czasem
łamane numery inwentarza, rękopisy i zbiory fotografii mają zazwyczaj swój system numeracji inwentarza.
Poszczególne rodzaje obiektów oznaczone są identyfikacyjnym symbolami działów. W większości wypadków
te charakterystyczne dla eksponatów czy zespołów eksponatów, wyjściowe struktury organizacyjne mogą być
przełożone na system organizacji plików. Każdy digitalizowany obiekt powinien otrzymać stały i niepowtarzalny identyfikator, najlepiej skorelowany z numerem
inwentarzowym. O ile to możliwe, wskazane jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania archiwami
cyfrowymi. Oprogramowanie takie zapewnia efektywne
składowanie dużych danych na dysku, z dostępem do
tych danych realizowanym przez interfejs oprogramowania. Oprogramowanie dedykowane do zarządzania
sprawdza się zdecydowanie lepiej niż programy narzędziowe do zarządzania systemem plików. Do podstawowych zaleceń przy zarządzaniu plikami należy: stosowanie schematu nazewnictwa plików kompatybilnego
z systemem operacyjnym i przechowywania danych,
używanie standardowych rozszerzeń plików, nieumieszczanie w folderach zbyt wielkiej liczby plików.
Wykonanie cyfrowej reprezentacji obiektu jest tylko
częścią całego procesu digitalizacji, po nim następuje
wiele różnorodnych działań przetwarzania pozyskanych danych (zob. Zalecenia... 6.2), od obróbki zaraz
po zeskanowaniu, aż po oferowanie wygenerowanego
obrazu potencjalnym odbiorcom. Modyfikacje mogą
dotyczyć wybranych plików lub stanowić zautomatyzowane przetwarzanie wszystkich plików. Może być to
proces jednorazowy lub wykonywany etapami w miarę
potrzeby. Przetwarzanie wizerunków cyfrowych (zob.
Zalecenia... 6.5) może odbywać się w skanujących stacjach roboczych na bieżąco, szczególnie jeśli każdorazowo obraz jest sprawdzany w momencie zapisywania.
W przypadku operacji późniejszych np. skalowania
w trakcie „dostarczania” obrazu, przetwarzanie odbywa się na serwerze przechowującym obrazy. Edytowanie, szczególnie nieskompresowanych 24-bitowych
kolorowych obrazów, wymaga dużej pamięci operacyj-
34
MUZEALNICTWO
nej, często kilkakrotnie większej niż objętość edytowanych nieskompresowanych plików. Niezbędny jest
także wysokiej jakości monitor. Procesy przetwarzania,
które dotyczą poszczególnych plików (np. OCR, konwersja formatu), mogą być ekstremalnie obciążające
dla systemu. Przetwarzanie porównawcze wymaga
szybkiego procesora, dużej pamięci operacyjnej, szybkich pomocniczych nośników pamięci i bardzo szybkiego i efektywnego komunikowania się z systemem.
Takie parametry spełniają zazwyczaj systemy zaprojektowane tak, aby równocześnie mogło korzystać z nich
wielu użytkowników.
Nie powinno się poddawać obróbce plików wzorcowych pozyskanej dokumentacji wizualnej (skanów,
fotografii). Koniecznie należy archiwizować pliki wzorcowe w niezmienionej formie, bez poddawania kompresji czy przetwarzaniu. Nawet obracanie bitmapy
powoduje bowiem dokonywanie przez urządzenie
uproszczeń i kompresji i niemożność powrotu do stanu wyjściowego. Nie należy także dokonywać kadrowania, powinno być widoczne tło oraz pasek stanu
barwnego i linijka wymiaru. Natomiast przetwarzanie
dla uzyskania materiału prezentacyjnego, dokonywane
wyłącznie na kopiach plików wzorcowych, może obejmować wyodrębnianie fragmentu, obróbkę graficzną
poprawiającą odbiór obrazu, obrót obrazu dla odpowiedniej orientacji, kadrowanie.
Celem przechowywania danych (zob. Zalecenia...
8.) jest nie tylko zachowanie „strumienia bitów”, ale
także zapewnienie możliwości odczytania ich treści.
Brak jest powszechnie przyjętych metod i procedur
przechowywania danych, każda instytucja powinna
opracować swoją strategię i konsekwentnie ją stosować. Przy wyborze strategii przechowywania ważne
jest poleganie na standardach, stosowanie dobrze udokumentowanych, powszechnie używanych formatów
plików i aplikacji. Stosowanie rozwiązań egzotycznych
i nietypowych może prowadzić do utraty dostępu do
danych; warto także zwrócić uwagę na prognozę trwałości organizacyjnej i finansowej struktur odpowiedzialnych za przechowywanie. Dokumenty opisujące
proces digitalizacji prowadzony w instytucji muzealnej
powinny zawierać charakterystykę danych będących
przedmiotem archiwizowania (pliki wzorcowe i prezentacyjne wraz z podstawowymi metadanymi) oraz
relacje między danymi a oprogramowaniem prezentacyjnym. W przypadku kopii prezentacyjnych wystarczą
dość proste nośniki (serwer, macierze dyskowe), koszty składowania najlepiej jest przewidzieć w budżecie
instytucji.
Właściciel digitalizowanej kolekcji powinien także
zapewnić bezpieczeństwo danych pozyskanego mate-
Digitalizacja
riału cyfrowego, zachowując przynajmniej jedną kopię
zapasową na własnych nośnikach informatycznych,
zadecydować o przechowywaniu plików wzorcowych
i zadbać o dyslokację danych. Zalecane jest składowanie minimum dwóch kopii zapasowych umieszczonych
w różnych lokalizacjach geograficznych (na wypadek
klęsk żywiołowych – pożaru czy powodzi). Dobrym
rozwiązaniem jest np. wzajemne składowanie dodatkowych kopii zapasowych przez różne współpracujące
ze sobą instytucje. Poza samym składowaniem danych,
należy też upewnić się, że dane są okresowo odczytywane i przepisywane. Przy projektowaniu systemu
składowania należy liczyć się z nieuniknioną migracją
danych wzorcowych, która może wystąpić w horyzoncie czasowym kilku, kilkunastu lub kilkudziesięciu
lat. Warto też pamiętać o możliwości zaszyfrowania
danych przekazywanych do składowania na zewnątrz.
Przy szczególnie cennych danych szyfrowanie powinno
być dokonywane przed opuszczeniem systemu informatycznego muzeum. W przypadku zlecania składowania danych poza instytucję należy zapewnić sobie
możliwość zweryfikowania, czy dane wrócą w niezmienionej postaci – najprościej poprzez zachowanie sobie
sum kontrolnych przekazywanych plików.
Część technicznej infrastruktury służącej do zbierania danych, która wchodzi w bezpośrednią interakcję
z digitalizowanymi obiektami i ma wpływ na jakość
i wierność otrzymanego obrazu, traktuje się zazwyczaj
jako najważniejszą, dużo mniej uwagi poświęcając nośnikom pamięci. Z pozoru urządzenia do przechowywania pełnią w łańcuchu digitalizacyjnym jedynie rutynowe i utylitarne funkcje, ich rola wydaje się oczywista
i dlatego łatwo je zlekceważyć. Jednak słabo zaawansowana technologia przechowywania danych może
mieć bardzo niekorzystny wpływ na różne etapy digitalizacji, doprowadzić do spowolnienia całego procesu,
nieskutecznego dostarczania danych, wzrostu kosztów,
a nawet do uszkodzenia i utraty danych. Dodatkowym
utrudnieniem jest zjawisko niezwykle dynamicznego rozwoju technologii informatycznych dotyczących
masowego przechowywania. Z wyjątkiem relatywnie
małych instalacji, decyzje odnośnie do technologii
przechowywania danych powinny być podejmowane
w porozumieniu z personelem obsługującym system,
niezbędna jest też podstawowa wiedza na ten temat.
Konieczna jest regularna kontrola zabezpieczonych
danych oraz opracowanie procedur zarządzania cyfrowymi zasobami. Przy wyborze usług firmy zewnętrznej trzeba rozważyć, czy firma jest w stanie zapewnić
poufność danych, czy dysponuje łączem odpowiedniej
przepustowości oraz jak wygląda organizacja fizycznego zabezpieczenie danych (rozproszona infrastruktu-
ra); trzeba też pamiętać, że koszt składowania na ogół
nie obejmuje migracji do nowych formatów. Warto
przeanalizować, czy koszt usługi jest liczony wyłącznie
na podstawie ilości składowanych danych, czy brany
pod uwagę jest też transfer danych. To może znacząco
zmienić atrakcyjność poszczególnych ofert, zależnie od
częstotliwości dostępu do danych.
Udostępnianie (zob. Zalecenia... 9.) musi sprostać
wymaganiom użytkownika i realizować cele wyznaczone przez właściciela kolekcji. Obejmuje przetwarzanie
cyfrowych danych i dostarczanie plików do użytkownika z całym wachlarzem usług dodatkowych, umożliwiających eksplorowanie udostępnianych danych
– czyli np. możliwości przeglądania i przeszukiwania
zawartości digitalizowanych kolekcji. Jest to ten etap
procesu, kiedy bardzo ważna jest znajomość potrzeb
użytkownika. Usługi udostępniania danych, jeżeli
mają oferować coś więcej niż prosty dostęp do danych,
muszą opierać się na konkretnym zapleczu sprzętowym. Istotna jest nie tylko sieć, ale również serwery
obsługujące system. Udostępnianie dla różnorodnych
odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych wymaga
starannego zaplanowania. Wpływ na udostępnianie
materiału cyfrowego mają m.in. decyzje dotyczące
formatów, stopnia kompresji i kalibracji. Przy odtwarzaniu materiału cyfrowego należy pamiętać zarówno
o kalibracji monitorów, jak i kontroli jakości drukowanych reprodukcji. Przygotowanie roboczych albo prezentacyjnych wersji wizerunków cyfrowych nie może
odbijać się na jakości wersji wzorcowych ani powodować zmian w ich numeracji. Te przetworzone pliki
powinny być łatwe do odróżnienia od plików wzorcowych, poprzez zastosowanie innego nazewnictwa
katalogów lub plików. Wersje do udostępniania można
poddawać obróbce graficznej stosownie do zapotrzebowania, np. poprzez dodanie znaków wodnych, czy
działania zwiększające czytelność lub umożliwiające
lepszą widoczność szczegółów. Poziomy dostępu do
metadanych powinny być ściśle określone instrukcją
wewnętrzną, zapewniając użytkownikom jak najszerszą informację o obiektach, ale chroniąc jednocześnie
dane wrażliwe.
Kluczowym medium w komunikacji z użytkownikami jest sieć. Zanikanie połączenia sieciowego w trakcie
ściągania danych spowalnia efektywność i jest źródłem
frustracji dla użytkowników. Szybkość i pojemność sieci determinowana jest przez różnorodne czynniki, na
które często nie mamy wpływu. Jak przy wielu innych
zagadnieniach, ważnym założeniem jest unikanie
wąskich gardeł. Transmisja sieci jest dyktowana przez
najwolniejsze łącze.
Jedną z bardzo ważnych kwestii jest też bezpieczeń-
MUZEALNICTWO
35
Digitalizacja
stwo cyfrowych danych. Cyfrowe reprezentacje dokumentacji wizualnej umieszczone na serwerze mogą być
przedmiotem prób nieuprawnionego wykorzystania.
Potencjalnie powinny być dostępne jedynie dla uprawnionych użytkowników oraz jako wrażliwe dane chronione przed przypadkowym usunięciem lub modyfikacją. Administratorzy systemu i sieci proponują różne
środki zapobiegawcze, jak programy zabezpieczające,
oprogramowanie monitorujące lub identyfikacja użytkowników.
Poruszone wyżej zagadnienia, będące zaledwie
pobieżnym zasygnalizowaniem problemów z jakimi
musimy zmierzyć się podejmując proces digitalizacji,
zostały w stopniu podstawowym omówione w dokumencie podsumowującym pierwszy okres współpracy
grupy ekspertów z centrum kompetencji do spraw digitalizacji muzealiów przy NIMOZ. Większość tematów
wymaga bardziej szczegółowych opracowań i w przyszłym roku planowana jest kontynuacja prac w zakresie budowania słowników na potrzeby metadanych
i konstruowania modelowych zestawów parametrów
zalecanych przy wykonywaniu odwzorowań cyfrowych
różnych eksponatów. Aktywność w kierunku działań
standaryzacyjnych dla muzealnictwa jest ważnym elementem strategii NIMOZ. Szczególną wagę przywiązujemy również do roli nowych mediów w budowaniu
nowoczesnej platformy komunikacji między muzeum,
a publicznością. Dlatego też w obliczu postępującego
procesu cyfryzacji dziedzictwa kulturowego, niezwykle
potrzebne wydaje się wypracowanie spójnych wskazówek dla digitalizacji muzealiów. Istotny postęp w tej
dziedzinie pozwoliłby zbiorom muzealnym funkcjonować w przestrzeni cyfrowej na równi z kolekcjami
bibliotek i archiwów.
Anna Kuśmidrowicz-Król
Standards, Procedures and Other Challenges – Work of the Team of Experts on the Digitalisation of Museum
Exhibits at the National Institute of Museology and Collections Protection
36
The preservation and access of cultural heritage resources are
one of the missions of museum institutions. The development
of digital technologies has created new perspectives within the
preservation and availability of exhibits gathered in museums.
Digital documentation, which renders possible the generation
of an image of a given exhibit and associated information, offers
divergent options of use and slowly becomes daily praxis in the
world of museums and collections of artworks. At the same
time, the extremely diversified character of digitalisation is the
reason why the gamut of ways of implementing digitalisation
remains rather extensive. It is difficult to determine universal
criteria and centralise the management of digitalisation projects;
this is why the degree of the advancement of the digitalisation
of museum collections remains much less expansive than the
resources of libraries and archives. Devising procedures of conduct and standards suitable for the specificity of all museum
institutions is an extremely necessary and, at the same time, difficult task. The National Institute of Museology and Collections
Protection, which fulfils, according to the programme premises
of the Longstanding Government Program Culture+, the role
of a digitalisation centre has taken upon itself the preparation
of a set of recommendations supporting the development of
digitalisation in museums. The span of work on these problems
reaches at least the end date of Culture+, i.e. the year 2015.
The realisation of this task requires cooperation with experts
representing assorted professional specialisations and simultaneously possessing experience as regards the digitalisation of
museum exhibits. The document entitled Zalecenia Dotyczące
Tworzenia i Realizacji Projektów Digitalizacyjnych w Muzealnictwie
(Recommendations on the Creation and Realisation of Digitalisation
Projects in Museums), devised by a group of experts established
during the first stage of standardisation undertakings, which
ended at the turn of August, should be useful at the autumn
stage of applying for funds for those digitalisation projects that
are part of the Culture+ programme.
The presented text is an account of the course of the work
carried out by the team. Its range encompasses, i.a. the question of obtaining, collecting and storing digital data in museums and their role in rendering available and promoting museum resources. The end report contains a Catalogue of Good
Practices – a set of fundamental directives on the planning and
realisation of digitalisation projects in museums, as well as an
introductory text, conclusions and reflections emergent in the
course of deliberations and texts presenting more detailed studies on certain problems associated with the digitalisation of
museum exhibits.
Anna Kuśmidrowicz-Król, historyk sztuki, Pełnomocnik
dyrektora NIMOZ ds. Digitalizacji Muzealiów – organizuje i koordynuje współpracę z ekspertami w zakresie opracowywania zaleceń i standardów dla procesów digitalizacji w
muzeach; wcześniej kustosz zbiorów graficznych w Muzeum
Narodowym we Wrocławiu (do 1994) i zbiorów rysunków i
grafik na Zamku Królewskim w Warszawie (do 2011); od 2009
studia doktoranckie na Uniwersytecie w Jyväskylä w Finlandii,
wydział Faculty of Humanities, kierunek Digital Culture;
e-mail: akuś[email protected]
MUZEALNICTWO