Opis przedmiotu zamówienia

Projekt: „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów (COIE)”, współfinansowany przez Unię Europejską
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.
SZACZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Organizacja cyklu dziesięciu spotkań informacyjnych dla przedsiębiorców/inwestorów/
przedstawicieli JST przez lubelskie Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów działające
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego, zwracamy się do Państwa z
zapytaniem mającym na celu uzyskanie szacowanej wartości tego rodzaju usługi, które
pozwoli nam zaplanować odpowiednie środki na realizację ww. spotkań informacyjnych.
Przedmiotem zamówienia będzie:
Organizacja dziesięciu jednodniowych spotkań informacyjnych dla przedsiębiorców
z województwa lubelskiego mających na celu podjęcie następujących tematów:
1. Negocjacje handlowe z partnerami zagranicznymi – kwestie techniczne
i proceduralne, bez kwestii kulturowych. Musi zawierać case study.
2. Incoterms 2010 – praktyczne rady dla polskich eksporterów. Musi zawierać case
study.
3. Eksport produktów specjalnych (alkohol, wyroby tytoniowe, itp.) oraz produktów
podwójnego zastosowania. Musi zawierać case study.
4. Arbitraż i rozwiązywanie sporów na rynku międzynarodowym. Musi zawierać case
study.
5. Przygotowanie wzorcowego kontraktu z klauzulami na wybrany rynek/rynki – wybrać.
Musi zawierać case study.
6. Inwestor zagraniczny jako opcja przy podejmowaniu inwestycji lub oferowaniu
lokalizacji również w formule PPP. (musi zawierać case study).
7. Marketing na wybranym rynkach (co najmniej 3 rynki). Musi zawierać case study.
8. Profesjonalne przygotowanie firmy do wyjazdu na targi i misje zagraniczne. Musi
zawierać case study.
9. GO AFRICA – możliwości i zagrożenia dla firm z województwa lubelskiego. Musi
zawierać case study.
10. Identyfikacja potrzeb i realizacja projektów inwestycyjnych z udziałem inwestorów
zagranicznych poprzez klastry, tj. konsolidacja działań w branżach i sektorach
gospodarki w regionie. Musi zawierać case study.
Termin realizacji usługi: do 15 grudnia 2013 r.
Wybranych 5 spotkań w terminie: wrzesień 2013 r. (szczegółowe terminy do uzgodnienia po
wyborze wykonawcy).
Kolejnych 5 spotkań w terminie: od października do grudnia 2013 r. (szczegółowe terminy do
uzgodnienia po wyborze wykonawcy).
Wykonawca będzie bezpośrednio odpowiedzialny za przygotowanie, przeprowadzenie
i obsługę spotkań informacyjnych (włączając w to angażowanie prelegentów/moderatorów
oraz informację i materiały informacyjne).
OP-IV.272.107.2013.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 1 z 3
Projekt: „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów (COIE)”, współfinansowany przez Unię Europejską
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.
Łączna liczba zaproszonych gości na pojedyncze spotkanie to około 70 osób, a szacowana
liczba uczestników pojedynczego spotkania informacyjnego to w założeniach około 20 osób.
Szczegółowy pogram spotkań informacyjnych oraz tematyka
przygotowany przez wykonawcę w konsultacji z zamawiającym.
wystąpień
zostanie
Ramowy program pojedynczego spotkania informacyjnego:
(szacowany czas pojedynczego spotkania informacyjnego – 10.00 - 15.00)
10:00 – 10:15
10:15 – 12:00
12:00 – 12:20
12:20 – 14:30
14:30 – 15:00
Rejestracja uczestników spotkania informacyjnego
Część merytoryczna + ewentualne pytania i dyskusja
Przerwa kawowa
Część merytoryczna + ewentualne pytania i dyskusja
Lunch
Sala konferencyjna, w której odbywałyby się spotkania informacyjne zostanie zapewniona
przez zamawiającego na terenie obiektów Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Lubelskiego. Wykonawca zapewni każdorazowe przygotowanie sali pod potrzeby spotkania
informacyjnego oraz przywrócenie jej do stany sprzed spotkania informacyjnego.
Zamawiający zapewni również sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (komputer,
rzutnik, prezenter).
Organizacja poczęstunku dla uczestników pojedynczego spotkania:
Wykonawca w ramach organizacji pojedynczego spotkania informacyjnego zapewni:
1. Przerwę kawową dla wszystkich osób przybyłych na spotkanie informacyjne,
a będących na liście zaproszonych. Poczęstunek podczas przerwy kawowej
obejmować ma: kawę, herbatę, wodę mineralną butelkowaną, dwa rodzaje soków
w dzbankach, śmietankę do kawy, cukier, mix ciasteczek. Poczęstunek powinien być
przygotowany co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem przerwy kawowej.
2. Lunch dla wszystkich osób przybyłych na spotkanie informacyjne, a będących na
liście zaproszonych. Poczęstunek podczas lunchu obejmować powinien: jedno danie
ciepłe w formie gotowego zestawy dla pojedynczego uczestnika, kawę, herbatę,
wodę i soki.
3. Naczynia na napoje powinny być szklane i/lub porcelanowe. Lunch może zostać
podany w formie cateringu.
4. Dla każdego uczestnika spotkania zostanie zapewniona butelka niegazowanej wody
mineralnej o pojemności 0,5 l oraz kubeczek. Butelki i kubeczki powinny być
rozstawione na stołach na minimum 15 minut przed rozpoczęciem spotkania.
Zaangażowanie prelegentów:
Wykonawca odpowiedzialny będzie za zaangażowanie koniecznych prelegentów
o odpowiednich
kwalifikacjach
naukowych/zawodowych
dla
przeprowadzenia
poszczególnych spotkań informacyjnych. Pojedyncze spotkanie powinno być prowadzone
przez jednego, maksymalnie dwóch prelegentów. Każdy z prelegentów zobowiązany będzie
do opracowania prezentacji/materiałów informacyjnych dotyczących tematyki prowadzonego
OP-IV.272.107.2013.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 2 z 3
Projekt: „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów (COIE)”, współfinansowany przez Unię Europejską
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.
przez siebie spotkania. Prezentacje/materiały informacyjne zostaną dostarczone do
Zamawiającego w formie elektronicznej na minimum 3 dni robocze przed planowaną datą
spotkania w celu akceptacji bądź zgłoszenia uwag przez pracowników lubelskiego Centrum
Obsługi Inwestorów i Eksporterów.
Wykonawca w ramach organizacji spotkań informacyjnych zapewni dystrybucję materiałów
informacyjnych uczestnikom spotkań (wydruk czarno-biały). Każdy uczestnik spotkania
otrzyma zestaw materiałów informacyjnych:
1. Teczkę tekturową formatu A4 (dostarczone przez Zamawiającego)
2. Notatnik formatu A4 (dostarczone przez Zamawiającego)
3. Długopis metalowy (dostarczone przez Zamawiającego)
4. Wydruki prezentacji/materiałów przygotowanych przez prelegenta/prelegentów (druk
czarno-biały, dwustronny, format A4) (dostarczone przez Wykonawcę).
5. Wydruk ankiety ewaluacyjnej dla uczestników spotkań informacyjnych w celu
weryfikacji atrakcyjności spotkań i potrzeb uczestników co do kolejnych spotkań
informacyjnych (druk czarno-biały, dwustronny, format A4), dostarczone przez
Wykonawcę).
6. Wydruk listy obecności dla uczestników spotkań informacyjnych zgodnie
z formularzami zgłoszeniowymi oraz dodatkowymi pustymi miejscami dla
uczestników, których nie ma na liście (druk czarno-biały, jednostronny, format A4,
dwie kopie), (dostarczone przez Wykonawcę).
Zapewnienie obsługi przed i po spotkaniach informacyjnych:
Wykonawca roześle odnośne zaproszenia do firm w wersji elektronicznej z uwzględnieniem,
że organizatorem spotkań jest lubelskie Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, zbierze
formularze potwierdzenia uczestnictwa od firm, opracuje ankietę ewaluacyjną dla
uczestników spotkań (treść ankiety do akceptacji Zamawiającego) dostarczy wszystkie
materiały konferencyjne na miejsce konferencji. Wykonawca zapewni listę uczestników
wyłożoną w/lub przed salą konferencyjną, na której swoje podpisy składać będą uczestnicy.
Zaproszenia wysyłane do przedsiębiorców muszą być opracowane z zachowaniem
wizualizacji województwa (dostarczona przez zamawiającego) oraz informacją o źródłach
finansowania: logo programu PO Innowacyjna Gospodarka 6.2.1, logo Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, COIE i Województwa Lubelskiego (logotypy dostarczone
przez zamawiającego).
Wykonawca zapewni dokumentację fotograficzną z każdego spotkania informacyjnego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu
realizacji zamówienia na każdym jego etapie.
Faktury VAT będą wystawiane po każdych pięciu spotkaniach.
(Usługa zostanie uznana za wykonaną po spełnieniu punktów określonych w protokole
zgodności).
OP-IV.272.107.2013.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 3 z 3