pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 22/2014
Dyrektora Generalnego
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
z dnia 15 października 2014 r.
INSTRUKCJA
BEZPIECZEŃSTWA BUDYNKU
POMORSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO
W GDAŃSKU
Gdańsk, październik 2014 r.
Instrukcja Bezpieczeństwa Budynku
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
1.
§1
Instrukcja Bezpieczeństwa Budynku, zwana dalej „Instrukcją” została opracowana
dla budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, z siedzibą w Gdańsku
przy ul. Okopowej 21/27 w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na
terenie obiektu oraz ochrony mienia będącego własnością Urzędu.
2.
Postanowienia niniejszej Instrukcji mają zastosowanie do wszystkich komórek
organizacyjnych Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku oraz innych
jednostek organizacyjnych mających siedzibę w budynku Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Gdańsku.
3.
Zasady dotyczące pozostawania pracowników w budynku w związku z:
- pracą w godzinach nadliczbowych,
- odpracowywaniem wyjść prywatnych,
oraz opuszczania budynku w związku:
- wyjściami służbowymi pracownika,
- wyjściami prywatnymi pracownika,
reguluje Zarządzenie nr 21/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego z dnia 10 czerwca
2011 r. w sprawie ustanowienia procedury zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych
oraz korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania w Pomorskim Urzędzie
Wojewódzkim w Gdańsku.
4.
a)
b)
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
Urzędzie – należy przez to rozumieć Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku;
Dyrektorze Generalnym – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
Dyrektorze Wydziału - należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, biura, kierującego
zespołem wchodzącym w skład Urzędu lub kierownika innej jednostki organizacyjnej
mającej siedzibę w budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć Wydziały i jednostki równorzędne
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostki inne niż wchodzące
w skład Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku mające siedzibę w budynku
Urzędu;
budynku – należy przez to rozumieć część obiektu pozostającego w trwałym zarządzie
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, położonego w Gdańsku
przy ul. Okopowej 21/27 stanowiącego siedzibę Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku;
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
5.
pracowniku - należy przez to rozumieć wszystkich pracowników Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Gdańsku, bez względu na podstawę prawną zatrudnienia, dla
których miejscem pracy jest obiekt położony w Gdańsku przy ul. Okopowej 21/27;
tymczasowym użytkowniku – należy przez to rozumieć osoby wykonujące pracę
w budynku Urzędu, a nie będące jednocześnie pracownikami (tj. kontrolerzy,
praktykanci, stażyści, itp.). Zasada działania karty użytkownika tymczasowego jest taka
sama jak karty pracowniczej;
służbach organizacyjnych - należy przez to rozumieć pracowników administracyjnych
Oddziału Zarządzania Nieruchomościami Wydziału Administracyjno - Gospodarczego;
służbach porządkowych – należy przez to rozumieć personel ochrony świadczący usługi
na rzecz Urzędu;
pomieszczeniu pracy - należy przez to rozumieć pomieszczenie biurowe, gospodarcze,
techniczne bądź pomocnicze znajdujące się w budynku oraz będące miejscem
wykonywania pracy;
systemie - należy przez to rozumieć system informatyczny zarządzający portiernią;
karcie elektronicznej - należy przez to rozumieć kartę zbliżeniową, będącą częścią
systemu, indywidualną dla każdego pracownika, służącą do pobierania kluczy
z portierni;
rejestrze elektronicznym – należy przez to rozumieć elektroniczną ewidencję danych
odnoszących się do określonej czynności, w szczególności do: wejść/wyjść,
wypożyczeń kluczy;
rejestrze tradycyjnym – należy przez to rozumieć tradycyjną formę ewidencji danych
odnoszących się do określonych czynności, w szczególności do: wejść, wyjść
oraz przebywania poza godzinami funkcjonowania Urzędu. Rejestr prowadzony jest
w wersji papierowej;
administratorze systemu – należy przez to rozumieć osobę zarządzającą bazą danych
systemu, wprowadzającą schemat budynków i definiującą poszczególne pomieszczenia,
do których przydzielane są klucze oraz określającą prawa dostępu do kluczy
użytkownikom;
identyfikatorze – należy przez to rozumieć kartę kryptograficzną służącą do logowania
na stacji roboczej będącą jednocześnie fizycznym identyfikatorem pracownika
zawierającą w szczególności wizerunek, imię oraz nazwisko pracownika;
innych służbach – należy przez to rozumieć w szczególności Policję, Straż Pożarną,
Straż Miejską oraz pogotowie ratunkowe lub inne służby mundurowe.
Niniejsza Instrukcja nie stoi w sprzeczności z innymi przepisami i aktami
wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie.
ROZDZIAŁ II
Zasady bezpieczeństwa w budynku w godzinach pracy Urzędu oraz ewidencja kluczy
1.
§2
Po wejściu do budynku, w drodze do swojego pomieszczenia pracy, a także w swoim
pomieszczeniu pracy, pracownik powinien zwracać szczególną uwagę na otwarte
(wyłamane) drzwi lub okna oraz ewentualne awarie techniczne, o czym niezwłocznie
powinien zawiadomić służby organizacyjne.
2.
W przypadku podejrzenia dokonania włamania do pomieszczenia pracy, pracownik
sprawdza stan pomieszczenia w taki sposób, aby nie zatrzeć śladów włamania.
3.
Czasowe przemieszczenie wyposażenia pomieszczenia pracy w budynku, jak i poza
budynek Urzędu, odbywa się zgodnie z zasadami wykonywanymi przez służby
organizacyjne. W szczególności zabrania się samodzielnej zmiany miejsca wyposażenia
poza pomieszczenie pracy.
4.
Pracownik zobowiązany jest zamknąć na klucz pomieszczenie pracy, jeżeli je opuszcza,
a nie przebywają w nim inni pracownicy.
5.
Pracownik nie powinien pozostawiać interesantów, ani innych osób postronnych
samych w pomieszczeniu pracy.
6.
Pracownik może wchodząc i wychodząc z pracy przenosić bagaż podręczny, a także
urządzenia elektroniczne przydzielone do osobistego użytku, w tym laptopy oraz
służbowe telefony komórkowe. Wniesienie lub wyniesienie innego bagażu wymaga
wcześniejszego powiadomienia służb organizacyjnych.
7.
Po zakończeniu pracy pracownik powinien zabezpieczyć dokumenty i wyposażenie
oraz zamknąć na klucz szafy, sejfy, okna i drzwi do pomieszczenia pracy.
8.
Pracownik służy pomocą osobom niezdecydowanym przebywającym w budynku,
w szczególności poprzez udzielenie niezbędnych informacji lub skierowanie do służb
porządkowych.
9.
Pracownik przeciwdziała handlowi obnośnemu poprzez niedokonywanie zakupów od
akwizytorów na terenie budynku. O przypadkach handlu obnośnego informuje służby
organizacyjne.
10.
Pracownik reaguje we wszystkich sytuacjach nietypowych (wypadki, urazy, przypadki
agresji), w szczególności poprzez poinformowanie służb organizacyjnych, służb
porządkowych, bezpośredniego przełożonego lub innych służb.
1.
§3
Punkt wydawania i zdawania kluczy znajduje się w portierni na parterze przy wejściu
„B” budynku Urzędu.
2.
Klucz do pomieszczenia pracy wydawany jest po identyfikacji pracownika.
Identyfikacji dokonuje się poprzez przyłożenie karty elektronicznej do czytnika.
3.
Po zakończeniu pracy, pracownicy opuszczający budynek zobowiązani są do zdania
pobranego na portierni klucza. Zdeponowanie klucza polega na przyłożeniu breloka
klucza do czytnika i jest potwierdzane sygnałem dźwiękowym.
4.
Zabrania się wynoszenia kluczy od pomieszczeń pracy poza teren budynku. Informacja
o niezdeponowaniu pobranego klucza po opuszczeniu budynku, przekazywana będzie
do służb organizacyjnych, a następnie do dyrektorów wydziału.
5.
Klucze wydawane są osobom uprawnionym. Za osobę uprawnioną uznaje się
pracownika bądź tymczasowego użytkownika, któremu wcześniej przydzielono
w systemie uprawnienia do pobierania poszczególnych kluczy, a także wydano kartę
elektroniczną.
6.
W przypadku utraty, bądź zniszczenia karty przez pracownika, wypożyczenie klucza
możliwe jest wyłącznie po dokonaniu weryfikacji danych osobowych użytkownika
systemu. Warunkowe wydanie klucza odnotowywane jest w systemie elektronicznej
ewidencji kluczy.
7.
Otrzymanie duplikatu karty jest możliwe po uprzednim złożeniu wniosku o wydanie
karty elektronicznej ewidencji kluczy. Wniosek pracownika podpisany przez dyrektora
wydziału należy złożyć za pomocą systemu EZD do sekretariatu Wydziału
Administracyjno-Gospodarczego. Jeżeli utrata/zniszczenie karty/klucza spowodowana
została z winy pracownika, pracownik ponosi koszty ich odtworzenia. Wzór wniosku
o wydanie karty elektronicznej stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Instrukcji.
8.
Odtworzenie karty poprzedzone jest wystąpieniem administratora systemu do Oddziału
Budżetowo – Księgowego WAG o obciążenie pracownika z tytułu uszkodzenia lub
utraty karty elektronicznej
9.
W przypadku gdy upoważniony pracownik nie posiada przy sobie karty, pobranie
klucza jest możliwe po dokonaniu weryfikacji danych osobowych użytkownika
systemu. Warunkowe wydanie klucza odnotowywane jest w systemie elektronicznej
ewidencji kluczy.
10.
Wniosek o udzielenie zastępstwa lub zmiana przydzielonych pracownikowi uprawnień,
powinien zostać zgłoszony nie później niż na dwa dni przed planowaną zmianą przez
dyrektora wydziału za pomocą systemu EZD i przekazany do sekretariatu Wydziału
Administracyjno-Gospodarczego. W sytuacjach nagłych, możliwe jest wydanie klucza
przed złożeniem wniosku o zmianę uprawnień poprzez telefoniczne powiadomienie
administratora systemu przez pracownika sekretariatu wydziału. Wzór wniosku
o zmianą uprawnień stanowi załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji.
11.
Karty mogą być wydane użytkownikom tymczasowym, po uprzednim uzyskaniu zgody
wydanej przez dyrektora Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Wniosek
o wydanie karty elektronicznej należy złożyć za pomocą systemu EZD do sekretariatu
Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Wniosek powinien być złożony najpóźniej
na dwa dni przed planowanym przekazaniem karty. Wzór wniosku stanowi załącznik
nr 4 do niniejszej Instrukcji. Karta do pomieszczeń pracy dla użytkowników
tymczasowych przyznawana jest na czas określony. Najpóźniej ostatniego dnia
świadczenia pracy, osoby którym przyznano kartę, zobowiązane są do jej zdania
służbom organizacyjnym.
12.
W przypadku ustania stosunku pracy, kartę należy zdać do kierownika Oddziału
Zarządzania Nieruchomościami lub administratora systemu, najpóźniej w ostatnim dniu
świadczenia pracy. Jeśli odejście pracownika uniemożliwi dostęp do pomieszczenia
pracy, upoważnienie do pobierania kluczy otrzymają pracownicy sekretariatu wydziału.
13.
1.
Pracownicy zobowiązani są oddać wszystkie posiadane klucze do pomieszczeń pracy
nie widniejące w ewidencji elektronicznej portierni. Wejście do pomieszczenia pracy
przy pomocy klucza nie znajdującego się w elektronicznym rejestrze uznawane będzie
za naruszenie zasad bezpieczeństwa i skutkować będzie skierowaniem do dyrektora
wydziału wniosku o wyciągnięcie stosownych konsekwencji.
§4
Każdy pracownik otrzymuje za pokwitowaniem, do osobistego używania kartę
elektroniczną umożliwiającą pobranie klucza.
2.
Wydawaniem kart dla pracowników zajmują się służby organizacyjne. Wzór wniosku
o wydanie karty dla nowego pracownika bądź użytkownika tymczasowego stanowi
załącznik nr 4 do niniejsze Instrukcji.
3.
Zapasowe klucze do pomieszczeń zabezpieczone są w zamkniętym pomieszczeniu
przeznaczonym dla służb porządkowych. Użycie klucza zapasowego może nastąpić
wyłącznie w sytuacji awaryjnej zagrożenia budynku.
4.
Pracownicy opuszczając pomieszczenie pracy w ciągu dnia zobowiązani są do
posiadania przy sobie w widocznym miejscu identyfikatora. Identyfikator po
zakończeniu pracy pozostaje w pomieszczeniu pracy.
5.
W celu weryfikacji, czy dana osoba jest pracownikiem, służby porządkowe mogą
wezwać do okazania identyfikatora, bądź innego dokumentu potwierdzającego
tożsamość.
ROZDZIAŁ III
Zasady bezpieczeństwa w budynku po godzinach pracy oraz w niedziele,
święta i dni wolne od pracy
1.
2.
§5
Przebywanie w budynku po godzinach funkcjonowania Urzędu oraz w niedziele, święta
i dni ustawowo wolne od pracy, wymaga zgody przełożonego i jest regulowane
Zarządzeniem nr 21/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego z dnia 10 czerwca 2011 r.
w sprawie ustanowienia procedury zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych oraz
korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania w Pomorskim Urzędzie
Wojewódzkim w Gdańsku.
Pozostanie po godzinach pracy wymaga dokonania wpisów w rejestrze tradycyjnym.
Pracownik ma obowiązek odnotować w rejestrze zamiar pozostania w budynku po
godzinach funkcjonowania Urzędu wraz z podaniem celu pozostania, po zakończeniu
pracy podać godzinę opuszczenia budynku. Dokonanie wpisu w rejestrze potwierdza
pracownik służby porządkowej. Rejestr podzielony zostanie wg zakładek na wszystkie
wydziały. Wzór rejestru tradycyjnego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
3.
W dni robocze (za wyjątkiem wtorków), wszystkie drzwi w budynku zamykane są
o godzinie 16.00 i otwierane o godzinie 7.00 dnia następnego. We wtorki, wszystkie
drzwi w budynku zamykane są o godzinie 18.00 i otwierane o godzinie 7.00 dnia
następnego.
4.
Wejście oraz wyjście z budynku poza godzinami funkcjonowania Urzędu możliwe jest
wyłącznie pod nadzorem służb porządkowych i powinno zostać odnotowane w rejestrze
tradycyjnym wraz z podaniem celu, a także zostać potwierdzone przez pracownika
służby porządkowej.
5.
Zarówno wejście, jak i wyjście indywidualnego interesanta poza godzinami
funkcjonowania Urzędu, musi zostać uwiarygodnione osobiście przez pracownika
obsługującego interesanta poprzez wcześniejsze powiadomienie służb porządkowych.
6.
Organizator szkolenia/posiedzenia grupowego odbywającego się poza godzinami
funkcjonowania Urzędu ma obowiązek sporządzenia listy zaproszonych osób lub
instytucji, na którą będą się powoływały poszczególne osoby. Lista musi być złożona
w sekretariacie Wydziału Administracyjno – Gospodarczego przynajmniej na dwa dni
przed terminem spotkania oraz zaakceptowana przez dyrektora wydziału zgłaszającego.
Wzór listy stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
ROZDZIAŁ IV
Zadania służb porządkowych i organizacyjnych
1.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
§6
Do zadań służb porządkowych w szczególności należy:
zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie budynku oraz ochrona
mienia będącego własnością Urzędu;
niedopuszczanie do łamania obowiązującej Instrukcji przez użytkowników obiektu oraz
respektowania przez pracowników zaleceń i decyzji wydanych przez Dyrektora
Wydziału Administracyjno – Gospodarczego;
obsługa systemu elektronicznego wydawania kluczy oraz współpraca ze służbami
organizacyjnymi;
reagowanie na zgłoszenia pracowników dotyczące naruszeń niniejszej Instrukcji lub
innych zdarzeń nietypowych;
aktywne patrolowanie budynku z częstotliwością zapewniająca prawidłową ochronę;
kontrolowanie urządzeń ppoż. zainstalowanych w obiekcie;
powiadamianie innych służb o sytuacjach nietypowych;
uniemożliwianie wyjścia z terenu obiektu osób, co do których istnieje uzasadnione
podejrzenie, że dokonały lub usiłowały dokonać przestępstwa lub wykroczenia na
szkodę Urzędu – do czasu przybycia Policji;
codzienne kontrolowanie zgodności zapisów w rejestrze tradycyjnym ze stanem
rzeczywistym
poprzez
osobiste
potwierdzanie
przebywania
pracownika
w pomieszczeniu pracy. Stwierdzony brak upoważnienia do przebywania na terenie
budynku po godzinach funkcjonowania Urzędu, skutkować będzie wydaniem nakazu
opuszczenia budynku oraz przekazaniem stosownych informacji służbom
organizacyjnym. Niestosowanie się do poleceń służb porządkowych traktowane będzie
j)
k)
2.
jako naruszenie zasad bezpieczeństwa w budynku. Informacja o naruszeniu zasad
bezpieczeństwa w budynku przekazywana będzie przez służby organizacyjne do
właściwego dyrektora wydziału;
nie wpuszczanie do budynku osób nietrzeźwych lub będących pod wpływem środków
odurzających;
wykonywanie innych czynności zleconych przez służby organizacyjne.
Comiesięczny rejestr przebywania pracowników po godzinach funkcjonowania Urzędu
przygotowują służby organizacyjne. Rejestr wraz z załącznikiem nr 3 będzie
przekazywany za pomocą systemu EZD do Biura Kadr i Organizacji celem weryfikacji
z rejestrem wyjść prywatnych i służbowych oraz wnioskami o pozostanie po godzinach
pracy.
Załącznik nr 1 do
Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
REJESTR POZOSTAWANIA OSÓB W BUDYNKU
L.p.
Data
Imię i
nazwisko
Nr.
pokoju
Wydział
Cel
pozostania
w budynku*
* [p] – odpracowywanie wyjścia prywatnego
* [n] – nadgodziny
* [d/z] – wykonywanie zadań w ramach dodatku zadaniowego
Czas
przebywania
w budynku
(od godz. –
do godz.)
Podpis
pracownika
Podpis
portiera
Załącznik nr 2 do
Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
LISA OSÓB/INSTYTUCJI ZAPROSZONYCH NA SPOTKANIE
w dniu:
…………………….
w godzinach: …………………….
w pomieszczeniu nr: ……………...
L.p.
Imię i nazwisko
Instytucja
Uwagi
Załącznik nr 3 do
Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
Gdańsk, dnia …………………………
Dyrektor
Biura Kadr i Organizacji
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
Po analizie wpisów do rejestru przebywania osób w zamkniętym budynku, informuję, iż w miesiącu
……………………….. / …….. r.
1. podlegający mi pracownicy nie przebywali w budynku po godzinie 16.00 oraz w niedzielę,
święta i dni wolne od pracy*
2. wszyscy podlegający mi pracownicy, którzy zostali zarejestrowani przebywali w budynku z
uzasadnionych powodów i akceptuję poprawność zdarzeń*
3. nastąpiły następujące nieprawidłowości*………………………………………........................
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………………………………….… .
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4 do
Instrukcji Bezpieczeństwa
Budynku
Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego
w Gdańsku
Część I Wniosku o wydanie karty elektronicznej ewidencji kluczy.
Wypełnia użytkownik karty:
Wniosek o wydanie karty elektronicznej ewidencji kluczy
1. Imię:
2. Nazwisko:
4. Wydział:
5. Oddział / Samodzielne st. pracy1:
6. Symbol stanowiska pracy:
7. Stanowisko:
8. Pokój:
9. Telefon:
10. Przyczyna:
Nowa Karta
Użytkownik tymczasowy
Utrata Karty:
kradzież
zgubienie/zniszczenie
samozniszczenie
11. Podpis Dyrektora Wydziału:
Część II Wniosku o wydanie karty elektronicznej
Wypełnić w obecności administratora systemu elektronicznej ewidencji kluczy:
Otrzymałem/am:
Karta nr ………………….
Oświadczam, że zostałem/am poinformowany/a o odpowiedzialności materialnej z tytułu uszkodzenia lub
utraty karty. Wysokość szkody ustala się wg cen z daty ustalenia odszkodowania.
………………………..………………..
Data i podpis użytkownika
Opinia:
…………………………………………………………………………………………………………………
……...............
…………………………………………………………………………………………………………………
……………….
………………………………………..
Podpis administratora
Załącznik nr 5 do
Instrukcji Bezpieczeństwa Budynku
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
……………………………..
(jednostka organizacyjna)
Gdańsk, dnia ……………….………..
Dyrektor Wydziału
Administracyjno – Gospodarczego
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku
WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIEŃ DLA PRACOWNIKA
W związku z potrzebą pobierania kluczy do pomieszczenia pracy nr ……............. przez
Pana/Panią ……..………………………………………………………………………………..
proszę o nadanie stosownych uprawnień w terminie od ………………….. do………………...
Uzasadnienie: ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………...…
…………………………………………………………………………………………………...