Pobierz prezentację w PDF

Procedury w służbie HR
Melodia do kreowania zmiany, czy
hamulec innowacji?
Agenda:
Procesy a procedury
Dobre praktyki
Czego unikać?
Intuicja czy biurokracja?
Pisanie procedur
Rola HR
Podsumowanie
Ewaluacja procesów
Procedura: Słownik języka polskiego Wydawnictwo Naukowe PWN:
« określone reguły postępowania w jakiejś sprawie,
zwykle o charakterze urzędowym lub prawnym »
« unormowany przepisami, zwyczajami sposób
prowadzenia, załatwiania jakiejś sprawy;
tok, tryb, przebieg czegoś »
Nazwa „procedura” pochodzi z języka łacińskiego „procedo” co oznacza postępuję naprzód.
Rodzaje procedur
obowiązkowe, „narzucone” przez Kodeks pracy: regulamin pracy,
regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS,
akty, które odnoszą się do zarządzania pracą: statut spółki, regulamin
organizacyjny, uchwały zarządu i rady nadzorczej, zatwierdzony budżet,
nieobowiązkowe regulaminy/procedury: rekrutacji, adaptacji pracowników,
zatrudniania, antymobbingowa, szkoleń i rozwoju, oceny pracowników,
premiowania, motywacji pracowników, ocena kompetencji pracowników,
kodeksy etyczne.
Dobre praktyki
Regulamin pracy:
kwestie wrażliwe: mobbing, dyskryminacja, dane osobowe, dobra osobiste, tajemnica
pracodawcy, zasady współżycia społecznego,
kwestie porządkowe: alkohol, papierosy, ubiór, wyjścia z pracy itp..
„dla sądu”: lista podstawowych obowiązków pracownika, przykłady ciężkiego
naruszenia podstawowych obowiązków pracownika,
ustalić jako termin wypłaty wynagrodzenia konkretny dzień miesiąca,
stworzyć wykazy prac wzbronionych młodocianym i wykazy prac lekkich dozwolonych,
ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe mając na uwadze, że
nie mogą być one sprzeczne z przepisami o czasie pracy,
określić porę nocną, wskazując konkretny okres 8 godzin w przedziale pomiędzy 21.00 a
7.00 jako obowiązującą w zakładzie pracy,
określić sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w
pracy,
ustalić w jaki sposób pracownicy usprawiedliwiają nieobecność w pracy, określić
dowody, wymagane do usprawiedliwienia tej nieobecności oraz wskazać termin i sposób
dostarczania tych dokumentów do zakładu pracy.
Dobre praktyki c.d.
Regulamin wynagrodzeń:
stworzyć podstawę polityki antydyskryminacyjnej firmy,
uwzględnić wartościowanie stanowisk,
wprowadzić rozróżnienie premii od nagrody,
uwzględnić aktualne trendy polityki płacowej.
Procedura motywacji pracowników
wprowadzić urlop nagrodowy.
Polityka antymobbingowa
uwzględnić zakaz dyskryminacji (pamiętając o równym traktowaniu),
wprowadzić blokady ewentualnych roszczeń.
Świadczenia socjalne:
stosować kryterium socjalne – ustalić nawet minimalne różnice,
doprecyzować pojęcia małżeństwa, związku partnerskiego, czy rodziców.
Czego się wystrzegać?
Błędy w regulaminie wynagradzania:
brak przejrzystości zasad wynagradzania pracowników,
brak elastyczności – sztywny awans stanowiskowy czy płacowy,
kazuistyczne określenie wymagań na dane stanowisko,
pomieszanie nazewnictwa w zakresie premii i nagrody.
Błędy w regulaminie pracy:
przepisywanie Kodeksu pracy,
nieuwzględnianie „nowinek” tj. ochrona danych osobowych, mobbing, dyskryminacja,
chaos w określaniu systemów czasu pracy i wymiaru czasu pracy.
Dyskryminacja:
brak prawidłowego wartościowania – dyskryminacja grup zawodowych,
80% wynagrodzenia podczas umowy na okres próbny,
dyskryminowanie np. zatrudnionych tymczasowo, na czas określony, czy w niepełnym
wymiarze (nie chodzi tu o płacę proporcjonalną do wymiaru etatu).
dowartościowanie ze względu na staż pracy nie jest dyskryminacją.
Intuicja czy biurokracja
Pisanie procedur
Procedury/regulaminy/polityki/kodeksy/zarządzenia/uchwały powinny być podporządkowane podstawowym celom strategicznym
przedsiębiorstwa, a dodatkowo należy:
określić cel, przedmiot oraz zakres obowiązywania procedury (czy dotyczy wszystkich pracowników, czy tez wybranych),
określić kto będzie tworzył procedurę (jaka komórka organizacyjna, jaki pracownik), a kto będzie współuczestniczył przy
tworzeniu,
wskazać, kto będzie koordynował tworzenie procedury,
zadbać o przejrzystość dokumentu (tj. tekst krótki, z wyodrębnionymi z punktami, sposób postępowania opisany w sposób
prosty i zrozumiały dla każdego pracownika, a ewentualne odstępstwa precyzyjnie wyjaśnione),
przeanalizować, czy zapisy procedury nie są mniej korzystne dla pracowników niż przepisy prawa,
przewidzieć możliwość potwierdzenia wykonania czynności rutynowych przez osobę, która wykonała czynność oraz
sprawdzenie poszczególnych kroków realizacji przez innego pracownika,
określić sposób w jaki procedura będzie przekazana do wiadomości pracowników oraz gdzie dokument będzie dostępny,
wskazać datę rozpoczęcia obowiązywania procedury, czasami datę końca obowiązywania ewentualnie częstotliwość
uaktualniania.
Po zatwierdzeniu procedury :
dołożyć starań, aby pracownicy nie dysponowali wcześniejszymi wersjami procedury,
wskazać stanowisko, komórkę organizacyjną, pracownika, który będzie nadzorował przestrzeganie zapisów procedury,
ustalić zasady audytu.
Role HR
STRATEGICZNY PARTNER DLA BIZNESU
TWÓRCA (WSPÓŁTWÓRCA)
WŁAŚCICIEL
REGULATOR
AGENT ZMIAN
STRAŻNIK
RÓWNOPRAWNY PARTNER DLA ZARZĄDU
RZECZNIK PRACOWNIKÓW
PROFESJONALISTA
Rola HR jako strategicznego partnera biznesu w zakresie
procedur
diagnozować potrzeby i potencjał organizacji,
aktywnie uczestniczyć w opracowaniu dokumentów,
stworzyć warunki, aby pracownicy chętnie „posiłkowali się” procedurami,
„czuwać” nad tym, aby w procedurach nie tworzyć fikcji,
sprawić, aby procedury „żyły” wraz z rozwojem firmy,
zapewnić funkcję doradczą w zakresie jak stosować procedury, jak je rozumieć, jak wypełnić wnioski itp. ,
zadbać, aby każdy pracownik zapoznał się z regulaminami obowiązkowymi i potwierdził na piśmie, że
zobowiązuje się do przestrzegania,
zapobiegać, wykrywać, analizować przyczyny negatywnych zjawisk opisanych w procedurach ,
organizować okresowe audyty,
wychwytywać sytuację, gdy prawdziwa przyczyna, która kiedyś spowodowała powstanie tych procedur
przestaje istnieć, a procedury nadal istnieją,
eliminować sytuację, gdy procedury nie służą ochronie interesu firmy jako całości ale realizacji
indywidualnych celów pracowników, komórek organizacyjnych itp.
przeciwstawiać się przypadkom, gdy procedury były pisane dlatego, aby ochronić lub wzmocnić czyjąś
pozycje lub też po to, aby wręcz uzasadnić potrzebę istnienia danej komórki.
racjonalnie zarządzać wyjątkami od procedur (w sytuacji, w której literalne brzmienie procedury jest
sprzeczne z rzeczywistym celem, któremu miała służyć może świadomie zdecydować o odejściu od
ustalonych zasad).
Co z tymi procedurami ???
Melodia do kreowania zmiany
dostosowują ogólnie
obowiązujące przepisy prawa do
specyfiki danego zakładu pracy,
wprowadzają jasne zasady działania,
usprawniają procesy i systematyzują działania,
powodują wzrost produktywności i efektywności,
wspierają procesy biznesowe firmy,
skracają czas wykonywania czynności,
„załatwiają” sprawy nie uregulowane przepisami, np.
używanie telefonu i samochodu służbowego,
opisują określoną ścieżkę postepowania np. w sytuacji
wymagającej natychmiastowej reakcji pracownicy
wiedzą co maja robić, wówczas „nie liczymy” się na
ich spontaniczność, która w takich przypadkach
często zawodzi,
dodatkowe
regulacje
typu:
procedura
antymobbingowa, regulamin używania telefonu i
samochodu służbowego, korzystania z poczty
elektronicznej, obligują pracownika do określonego
zachowania.
Hamulec innowacji
jeśli ich tworzenie polega na przepisywaniu
kodeksu pracy lub innych przepisów,
ograniczają się do minimum treści wymaganego
przez kodeks pracy lub inne przepisy ,
zawierają zbyt szczegółowe zapisy lub zbyt ogólne,
rozbudowują
regulacje
wewnętrzne
o
nieuzasadnione lub jednostkowe sytuacje ,
nie regulują kwestii dotyczących respektowania
przez pracodawcę zasady równego traktowania,
przeciwdziałania mobbingowi, ochrony dóbr
osobistych i danych osobowych,
ograniczają elastyczność w działaniu,
blokują inicjatywę pracowników,
kreują wizję wykonywania wszystkich nawet
najdrobniejszych czynności wg ustalonego w
procedurze schematu,
nie dopuszczają zmiany raz zatwierdzonych
procedur
lub
wyraźnie
blokują
wszelkie
działania zmierzające do ich udoskonalenia.
Dziękuję za uwagę