Wspólnotowy System Ekozarządzania i Audytu - EMAS

Komentarze

Transkrypt

Wspólnotowy System Ekozarządzania i Audytu - EMAS
EMAS
Spis treści
Wspólnotowy System
Ekozarządzania i Audytu
(EMAS)
PORADNIK
DLA ADMINISTRACJI
Listopad 2005
1
2
EMAS
Poradnik dla administracji
Wydanie: Listopad 2005 r.
ISBN 83-921140-6-X
Autorzy:
Robert Pochyluk
Małgorzata Macniak
Jarosław Szymański
Michał Behnke
Harri Moora
Nadzór techniczny:
Zbigniew Jędrzejewski
LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków
Współpraca: eko-net.pl
Skład:
DOMENA sp. z o.o. Kraków
Wydawca: Konsorcjum firm Royal Haskoning Rotterdam, SEI Tallinn oraz
LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków
Niniejszą publikację sfinansowano ze środków Unii Europejskiej i Rządu
Rzeczpospolitej Polskiej w ramach projektu Phare nr 2002/000 - 605.05.01
"Wdrażanie EMAS w Polsce - Asysta Techniczna" realizowanego przez konsorcjum
firm Royal Haskoning, Stockholm Environmental Institute Tallinn Centre oraz
LEMTECH Konsulting sp. z o.o.
EMAS
Spis treści
Spis treści
Stosowane terminy
5
1 Rozporządzenie EMAS
1.1 Rozporządzenie EMAS jako wynik ewolucji strategii ochrony środowiska
1.2 Wymagania Rozporządzenia EMAS
7
7
9
2 System EMAS w Polsce
15
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
3.1 Historia i rozwój systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ)
3.2 Zasady działania systemu zarządzania środowiskowego
3.3 Wymagania Rozporządzenia EMAS dotyczące systemu zarządzania
środowiskowego
3.4 Rozporządzenie EMAS a norma ISO 14001
17
17
18
4 Komunikacja zewnętrzna i deklaracja środowiskowa
29
5 Weryfikacja
5.1 Pierwsza weryfikacja
5.2 Kolejne audyty weryfikacyjne
33
34
35
6 Rejestracja
6.1 Zadania wojewody
6.2 Zadania ministra środowiska
37
37
47
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
7.1 Na jakim etapie następuje rozpatrywanie niezgodności z prawem?
7.2 Przykłady sytuacji niezgodności z wymaganiami prawa
7.3 Podsumowanie
51
52
54
59
8 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie EMAS
8.1 Organizacje działające tylko w jednym obiekcie
8.2 Organizacje mniejsze niż jeden obiekt
8.3.a Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające takie same lub
podobne wyroby lub usługi
8.3.b Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające różne wyroby
lub usługi
8.4 Niezależne organizacje działające na ograniczonym obszarze zarejestrowane
jako jedna wspólna organizacja
61
63
63
21
27
64
65
66
3
4
EMAS
Poradnik dla administracji
8.5 Organizacje sprawujące nadzór nad obiektami tymczasowymi
8.6 Organizacje, w przypadku których nie można prawidłowo
określić konkretnego obiektu
8.7 Małe organizacje działające na określonym obszarze
produkujące takie same lub podobne produkty lub usługi,
starające się o indywidualną rejestrację
8.8 Instytucje publiczne
66
67
68
68
9 Logo EMAS
9.1 Stosowanie logo
9.2 Odpowiedzialność za nieuprawnione stosowanie logo EMAS
69
69
71
10 Dodatkowe źródła informacji
73
EMAS
Spis treści
Stosowane terminy
Rozporządzenie EMAS
Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia
19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział
organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we
Wspólnocie (EMAS).
ISO 14001
PN-EN ISO 14001: 2005.
Ustawa EMAS
ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie
ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 70, poz.
631 z późn. zm.).
Ustawa POŚ
ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 Prawo ochrony
środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 z późn. zm.).
Poradnik dla organizacji
Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS).
Poradnik dla organizacji.
Poradnik dla weryfikatorów Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS).
Poradnik dla weryfikatorów.
5
6
EMAS
Poradnik dla administracji
EMAS
1 Rozporzadzenie EMAS
1 Rozporządzenie EMAS
1.1 Rozporządzenie EMAS jako wynik ewolucji strategii ochrony
środowiska
Rada Unii Europejskiej podczas szczytu w Lizbonie w 2000 r. ustaliła, że strategicznym
celem Unii jest przekształcenie jej do roku 2010 w najbardziej dynamiczne,
konkurencyjne oraz oparte na wiedzy społeczeństwo na świecie. Aby to osiągnąć,
UE musi mocniej zaangażować się w realizację zadań gospodarczych, społecznych
i środowiskowych. Z punktu widzenia ochrony środowiska oznacza to konieczność
uniezależnienia stopnia degradacji środowiska od poziomu wzrostu gospodarczego,
wprowadzenie zasad zrównoważonej produkcji i konsumpcji, jak również ochronę
zasobów naturalnych i zrównoważoną gospodarkę tymi zasobami.
Wzrost znaczenia ochrony środowiska w gospodarce jest wynikiem coraz wyższej
świadomości ekologicznej społeczeństwa. Świadomość ta przekłada się na presję
wywieraną na podmioty gospodarcze i organy administracji. Społeczeństwo wymaga
od przedsiębiorców stosowania praktyk bezpiecznych dla środowiska, a od
administracji skutecznego nadzoru nad przedsiębiorstwami. Klienci coraz częściej
interesują się wyrobami i usługami spełniającymi coraz wyższe standardy
środowiskowe, a administracja stale zaostrza wymagania prawne. Sytuacja ta zmusza
przedsiębiorców do systemowego poszukiwania sposobów osiągania coraz wyższych
standardów, a administrację do poszukiwania efektywnych metod ich egzekwowania.
Systemy zarządzania środowiskowego (SZŚ), którym w pierwszej połowie lat 90.
nadano formalne ramy poprzez opublikowanie szeregu standardów1, znakomicie
spełniają oczekiwania obu stron. Dzięki nim organizacje wypracowują spójną strategię
działań na rzecz ochrony środowiska, a administracja może przenieść część
odpowiedzialności za egzekwowanie wymagań na zaangażowane organizacje.
Uwaga: Norma ISO 14001 i Rozporządzenie EMAS odnoszą termin "organizacje"
do wszystkich podmiotów wdrażających systemy zarządzania środowiskowego.
W określeniu tym mieszczą się zarówno przedsiębiorstwa prowadzące działalność
1
Najbardziej znanym z nich jest Norma Międzynarodowa ISO 14001.
7
8
EMAS
Poradnik dla administracji
produkcyjną i usługową jak i organy administracji publicznej i instytucje pożytku
publicznego. Więcej informacji na temat organizacji, które mogą zarejestrować
się w systemie EMAS, znajduje się w rozdziale 6.
Dziesiątki tysięcy organizacji na świecie uznało, że wdrożenie SZŚ jest inwestycją
przynoszącą wymierne korzyści. Ograniczenie ilości wytwarzanych odpadów, zużycia
energii oraz zwiększenie wydajności wykorzystania zasobów może, poza
ograniczeniem negatywnego wpływu na środowisko, prowadzić do ograniczenia
kosztów działalności. Równie istotnym czynnikiem zachęcającym organizacje do
wdrażania SZŚ jest możliwość zademonstrowania swojego zaangażowania w działania
na rzecz ochrony środowiska partnerom handlowym i opinii publicznej.
Proces wprowadzania instrumentów stosowanych dobrowolnie przez organizacje
zastępujących do pewnego stopnia tradycyjny system nakazowo-zakazowy został
zapoczątkowany jeszcze w latach 80. Znalazło to swoje odzwierciedlenie
w dokumentach programowych UE, a mianowicie w 5. Programie działania na rzecz
środowiska: "Na drodze do zrównoważenia" opublikowanym w 1993 r. Program ten
podkreślał rolę przemysłu w kreowaniu wzrostu gospodarczego oraz konieczność
przejęcia przez przemysł odpowiedzialności za stan środowiska naturalnego. Zakładał
on poszerzenie spektrum stosowanych instrumentów w dziedzinie ochrony
środowiska, kładąc szczególny nacisk na mechanizmy rynkowe w celu zobowiązania
organizacji do przyjęcia aktywnej postawy w zakresie osiągania zgodności
z właściwymi wymogami prawnymi dotyczącymi środowiska. W tym samym roku
Parlament i Rada UE przyjęły pierwsze Rozporządzanie EMAS. Rozporządzenie to
weszło w życie w kwietniu 1995 r. i nakładało na państwa członkowskie UE obowiązek
stworzenia infrastruktury administracyjnej umożliwiającej organizacjom rejestrację
w unijnym systemie EMAS. Warunkiem rejestracji było wdrożenie systemu zarządzania
środowiskowego zgodnego z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu EMAS,
opublikowanie deklaracji środowiskowej oraz poddanie obu tych elementów
niezależnej ocenie.
W 2001 r. opublikowano zweryfikowane Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu
i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie
ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS)3. Zasadniczą zmianą wprowadzoną
w znowelizowanym Rozporządzeniu EMAS było dopuszczenie udziału w systemie
organizacji pozaprzemysłowych, a także zastąpienie dotychczasowej treści Załącznika
I do Rozporządzenia EMAS, zawierającego wymagania w stosunku do SZŚ, tekstem
normy międzynarodowej ISO 14001. Ponadto zmieniono definicję podmiotu, który
może zostać zarejestrowany. Zrezygnowano z zasady, że rejestrowane są poszczególne
obiekty. Obecnie możliwe jest rejestrowanie organizacji, która może być częścią
obiektu lub też składać się z kilku obiektów. W najbliższym czasie spodziewane są
kolejne zmiany, w ramach których Załącznik 1 zostanie poddany aktualizacji ze
2
Rozporządzenie nr 1836/1993 Parlamentu i Rady z dnia 29 czerwca 1993 r. dopuszczające dobrowolny
udział przedsiębiorstw sektora przemysłowego Wspólnoty w systemie eko-zarządzania i audytu (EMAS).
3
Tłumaczenie tekstu Rozporządzenia EMAS na język polski jest dostępne na serwerach UE pod adresem:
http://europa.eu.int/eur-lex/pl/dd/docs/2001/32001R0761-PL.doc.
EMAS
1 Rozporzadzenie EMAS
względu na opublikowanie normy ISO 14001:20044. Rozważana jest również
możliwość dopuszczenia do rejestracji organizacji spoza terenu UE.
Obowiązujący obecnie 6. Program Działania Środowiskowego zatytułowany "Nasza
przyszłość, nasz wybór"5, przyjęty w 2002 r., podkreśla rolę systemu EMAS jako
narzędzia, które pomaga organizacjom w przestrzeganiu przepisów ochrony
środowiska, a także we wprowadzaniu niezbędnych zmian wzorców produkcji
i konsumpcji na bardziej zrównoważone. Jednym z priorytetowych zadań uznano
zachęcanie do szerszego korzystania z systemu EMAS, m.in. w celu upowszechniania
skłonności do publikowania szczegółowej i niezależnie zweryfikowanej informacji
o oddziaływaniu na środowisko.
System EMAS nie zastępuje istniejących wspólnotowych lub krajowych przepisów
środowiskowych czy norm technicznych, jak również w żaden sposób nie zwalnia
organizacji z obowiązku przestrzegania wszystkich takich przepisów czy norm. Jego
zasadniczym założeniem jest dostrzeżenie i nagradzanie tych organizacji, które
dobrowolnie wychodzą poza zakres minimalnej zgodności z przepisami i w sposób
stały poprawiają efekty swojej działalności środowiskowej.
Obecnie w rejestrze EMAS znajduje się ok. 3200 organizacji (obejmujących ok. 4200
obiektów)6. Po chwilowym spadku liczby rejestracji obserwowanym od przełomu lat
2002 i 2003, liczba ta zaczęła znowu wzrastać. Niekwestionowanym liderem są
Niemcy, gdzie liczba zarejestrowanych organizacji sięga 1600 (ponad 2000 obiektów).
1.2 Wymagania Rozporządzenia EMAS
Rozporządzanie EMAS składa się z 18 artykułów i 8 załączników. W przeciwieństwie
do innych norm dotyczących systemów zarządzania, treść załączników jest wiążąca.
Poniżej przedstawiono krótki przegląd artykułów i załączników do Rozporządzenia
EMAS.
Artykuł 1: "System ekozarządzania i audytu oraz jego cele" - artykuł definiuje system
EMAS, jego nadrzędne cele i sposoby promowania stałej poprawy w zakresie efektów
działalności środowiskowej organizacji.
Artykuł 2: "Definicje" - artykuł wyjaśnia terminy stosowane do celów Rozporządzenia
EMAS, np. "polityka środowiskowa", "efekty działalności środowiskowej", "ciągłe
doskonalenie efektów działalności środowiskowej" etc.
Artykuł 3: "Udział w EMAS" - artykuł stanowi, że program jest otwarty dla każdej
organizacji, "która zamierza poprawić efekty działalności środowiskowej" oraz definiuje
warunki, na jakich organizacja może być zarejestrowana w systemie EMAS.
Artykuł 4: "System akredytacji" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich
w zakresie tworzenia i utrzymywania systemu do akredytacji przez niezależnych
4
Treść niniejszego Poradnika odnosi się do nowej normy ISO 14001, mimo że w obowiązującej wersji
Rozporządzenia EMAS zmiany te nie zostały jeszcze oficjalnie wprowadzone.
5
Sixth Community Environment Action Programme: Our Future, Our Choice - do pobrania ze strony
http://www.europa.eu.int/comm/environment/newprg/index.htm
6
Z pełną listą zarejestrowanych organizacji można zapoznać się na stronie http://europa.eu.int/comm/
environment/emas/about/participate/sites_en.htm
9
10
EMAS
Poradnik dla administracji
weryfikatorów, wykonywania czynności weryfikacyjnych w innych państwach
członkowskich, jak również obowiązek Komisji w zakresie promowania współpracy
państw członkowskich. Akredytacja weryfikatorów środowiskowych i nadzór nad
ich działaniami muszą być zgodne z wymogami Załącznika V do Rozporządzenia
EMAS.
Artykuł 5: "Właściwe organy" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich
w zakresie wyznaczania właściwego organu, zapewnienia jego niezależności
i neutralności, posiadania wytycznych dla właściwych organów oraz
odpowiedzialności właściwego organu za rejestrację organizacji w systemie EMAS.
Przewiduje się również zwoływanie corocznych posiedzeń właściwych organów w
obecności przedstawiciela Komisji.
Artykuł 6: "Rejestracja organizacji" - artykuł określa warunki rejestracji organizacji
w systemie EMAS oraz warunki odmowy, zawieszenia rejestracji lub wykreślenia
z rejestru przez właściwy organ.
Artykuł 7: "Wykaz zarejestrowanych organizacji i weryfikatorów środowiskowych" artykuł przedstawia obowiązki organu akredytującego w zakresie ustalania,
wprowadzania poprawek i aktualizacji listy weryfikatorów środowiskowych oraz zakres
akredytacji i warunki komunikowania się z Komisją. Właściwe władze są zobowiązane
do ustalenia i prowadzenia listy zarejestrowanych organizacji oraz jej aktualizacji
w trybie miesięcznym. Rejestr weryfikatorów środowiskowych i organizacji
zarejestrowanych w systemie EMAS jest prowadzony przez Komisję i podawany do
wiadomości publicznej.
Artykuł 8: "Logo" - artykuł określa warunki, w których organizacja posiadająca aktualną
rejestrację w systemie może używać logo EMAS, jak również warunki, gdy nie można
korzystać z logo. Bardziej szczegółowy opis logo EMAS przedstawiono w Załączniku
IV do Rozporządzenia EMAS.
Artykuł 9: "Związki z normami europejskimi i międzynarodowymi" - artykuł opisuje
sposób, w jaki rozpoznaje się zgodność organizacji z normami dotyczącymi zagadnień
środowiskowych na podstawie Rozporządzenia EMAS. Uznaje się, że organizacje
wdrażające normy europejskie lub międzynarodowe, dotyczące zagadnień
środowiskowych istotnych w kontekście Rozporządzenia EMAS, spełniają
odpowiednie wymogi Rozporządzenia EMAS. Odniesienie do uznanych norm i
wymogów akredytacyjnych opublikowano w Dzienniku Urzędowym Wspólnot
Europejskich.
Artykuł 10: "Związki z innymi aktami prawnymi z zakresu ochrony środowiska we
Wspólnocie" - artykuł stanowi, że Rozporządzenie EMAS pozostaje bez uszczerbku
dla prawa wspólnotowego lub prawa krajowego lub norm technicznych oraz
obowiązków organizacji wynikających z tego prawa oraz norm dotyczących ochrony
środowiska. Artykuł ten określa również obowiązki państw członkowskich w zakresie
znajdowania sposobu uwzględnienia faktu rejestracji w systemie EMAS we wdrażaniu
i egzekwowaniu prawa ochrony środowiska tak, by "uniknąć niepotrzebnego
powielania wysiłków zarówno organizacji, jak i właściwych organów wykonawczych".
Artykuł 11: "Wspieranie uczestnictwa organizacji, w szczególności małych i średnich
przedsiębiorstw" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich w zakresie
EMAS
1 Rozporzadzenie EMAS
wspierania uczestnictwa w systemie EMAS oraz sposobu, w jaki należy to robić. Inny
istotny warunek, zawarty w tym artykule, dotyczy uwzględniania rejestracji w systemie
EMAS przy ustalaniu kryteriów w zakresie strategii zamówień publicznych Komisji
oraz innych instytucji wspólnotowych. Jest to jednoznaczny sygnał dla władz
państwowych, że należy wprowadzić bardziej "przyjazne dla środowiska" procedury
zamówień publicznych.
Artykuł 12: "Informacja" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich, mające
na celu zapewnienie uzyskania przez organizacje i opinię publiczną informacji na
temat treści, celów i podstawowych elementów składowych systemu EMAS. Za
promocję systemu EMAS na szczeblu Wspólnoty odpowiada Komisja.
Artykuł 13: "Naruszenia" - artykuł określa obowiązek państw członkowskich w zakresie
podjęcia właściwych środków prawnych i administracyjnych w przypadku
nieprzestrzegania postanowień Rozporządzenia EMAS.
Artykuł 14: "Komitet" - artykuł określa przewidywane wsparcie dla Komisji Europejskiej
ze strony Komitetu zgodnie z artykułem 14 Rozporządzenia EMAS (organu
doradczego).
Artykuł 15: "Przegląd" - określa wymogi wobec Komisji w zakresie weryfikacji
Rozporządzenia EMAS nie później niż pięć lat po jego wejściu w życie, przyjęcie
Załączników do Rozporządzenia przez Komisję (z wyjątkiem Załącznika V do
Rozporządzenia EMAS) oraz przeprowadzenia oceny wykorzystania, uznawania
i interpretacji logo EMAS przez Komisję we współpracy z państwami członkowskimi.
Artykuł 16: "Koszty i opłaty" - daje państwom członkowskim prawo ustanowienia
systemu opłat na pokrycie kosztów rejestracji, akredytacji i innych czynności z tym
związanych.
Artykuł 17: "Uchylenie Rozporządzenia (EWG) Nr 1836/93" - artykuł stanowi, że
Rozporządzenie (EWG) Nr 1836/93 zostaje uchylone od daty wejścia w życie
znowelizowanego Rozporządzenia EMAS. Artykuł ten przedstawia również warunki
pozostających w mocy krajowych systemów akredytacji oraz właściwych organów
oraz możliwość kontynuowania działalności przez weryfikatorów oraz zarejestrowane
obiekty pozostające w rejestrze EMAS. Dotyczy to jedynie tych państw członkowskich,
które przyjęły i wdrożyły stare Rozporządzanie EMAS 1836/93.
Artykuł 18: "Wejście w życie" - w artykule stwierdza się, że Rozporządzenie EMAS
weszło w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym
Wspólnot Europejskich. Poniżej przedstawiono listę załączników do Rozporządzenia
EMAS:
Załącznik I:
A. Wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego
B. Kwestie kierowane przez organizacje wdrażające EMAS
Załącznik II: Wymagania dotyczące wewnętrznego audytu środowiskowego
Załącznik III: Deklaracja środowiskowa
Załącznik IV: Logo
Załącznik V: Akredytacja, nadzór i funkcje weryfikatorów środowiskowych
11
12
EMAS
Poradnik dla administracji
Załącznik VI: Aspekty środowiskowe
Załącznik VII: Przegląd środowiskowy
Załącznik VIII: Informacje do celów rejestracji
Komisja Europejska wydała również osiem dokumentów zawierających wytyczne
dotyczące wybranych elementów systemu EMAS. Należą do nich:
Pierwsze trzy z wymienionych dokumentów mają charakter wiążących wytycznych.
Natomiast pozostałe mają charakter zaleceń stanowiących wskazówki interpretacyjne,
które winny być stosowane, jeżeli to możliwe.
Wymagania Rozporządzenia EMAS dotyczą państw członkowskich UE oraz
organizacji. W zakresie dotyczącym państw członkowskich wymagania są wiążące,
natomiast stosowanie wymagań przez organizacje jest dobrowolne. Państwa
EMAS
1 Rozporzadzenie EMAS
członkowskie są zobowiązane do stworzenia infrastruktury administracyjnej, w skład
której wchodzą:
właściwy organ - odpowiedzialny za proces rejestracji i prowadzenie wykazów
zarejestrowanych organizacji i akredytowanych weryfikatorów,
organ akredytujący - odpowiedzialny za akredytacje weryfikatorów i nadzór nad
ich działalnością,
akredytowani weryfikatorzy - instytucje, bądź osoby indywidualne, odpowiedzialne
za weryfikację systemów zarządzania środowiskowego i zatwierdzanie deklaracji
środowiskowych.
Natomiast organizacje chcące uzyskać rejestrację w systemie EMAS muszą spełniać
następujące wymogi Rozporządzenia EMAS:
przeprowadzić przegląd środowiskowy, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty
środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, metody ich oceny, wymagania
prawne i inne oraz istniejące praktyki i procedury zarządzania środowiskowego,
uwzględniając wyniki przeglądu wdrożyć efektywny system zarządzania
środowiskowego, ukierunkowany na osiąganie założeń polityki środowiskowej,
zdefiniowanej przez kierownictwo najwyższego szczebla,
przeprowadzić wewnętrzny audyt środowiskowy, oceniający w szczególności
istniejący system zarządzania środowiskowego oraz zgodność z polityką
i programem organizacji, jak również zgodność z wymaganiami prawnymi i innymi
dotyczącymi ochrony środowiska,
sporządzić deklarację środowiskową opisującą SZŚ oraz efekty działalności
środowiskowej.
Przegląd środowiskowy, system zarządzania środowiskowego oraz procedura audytu
są poddawane ocenie akredytowanego weryfikatora EMAS. Pozytywna ocena
weryfikatora skutkuje zatwierdzeniem deklaracji środowiskowej, która wraz
z odpowiednim wnioskiem jest następnie przesyłana do tzw. właściwego organu,
który dokonuje rejestracji i podaje ten fakt do publicznej wiadomości. Zarejestrowane
organizacje uzyskują prawo do stosowania logo EMAS, które powinno się znaleźć
m.in. na publicznie dostępnej deklaracji środowiskowej. Zasady stosowania logo
opisano w rozdziale 8.
13
14
EMAS
Poradnik dla administracji
EMAS
2 System EMAS w Polsce
2 System EMAS w Polsce
Systemy zarządzania środowiskowego stanowią ważny instrument w zakresie
aktywizacji rynku do działań na rzecz środowiska. W Polityce ekologicznej państwa
na lata 2003 -2006 z uwzględnieniem perspektywy na lata 2007-2010 znalazł się
zapis: "Duże nadzieje, jeżeli chodzi o kształtowanie świadomości ekologicznej
i współodpowiedzialności za stan środowiska wśród przedsiębiorców, sprzyjające
rozwiązywaniu problemów środowiskowych z wykorzystaniem partnerskiego dialogu
i współdziałania instytucji publicznych ze sferą biznesu, były i nadal są wiązane
z upowszechnianiem w przedsiębiorstwach, na zasadzie dobrowolności, systemów
zarządzania środowiskowego, spełniających wymagania stosownych,
międzynarodowych i krajowych norm lub uzgodnionych przez zainteresowane
podmioty uregulowań o charakterze programowym (przede wszystkim normy PNEN-ISO 14001 i norm związanych, Rozporządzenia Rady 761/2001/WE w sprawie
możliwości dobrowolnego udziału organizacji w systemie zarządzania
środowiskowego i przeglądów ekologicznych Wspólnoty »EMAS«...").
System zarządzania środowiskowego oparty na normie ISO 14001 wdrożyło w Polsce
niemal 1000 organizacji7. Przed akcesją do Unii Europejskiej norma ta stanowiła dla
polskich organizacji jedyną podstawę certyfikacji SZŚ. Z dniem 1 maja 2005 r. pojawiło
się rozwiązanie alternatywne. Rozporządzenie EMAS zaczęło obowiązywać również
w naszym kraju. Jego wymagania w stosunku do państw członkowskich zostały
sformułowane na poziomie ogólności dającym możliwość zbudowania infrastruktury
administracyjnej odpowiadającej specyfice każdego z państw. W Polsce system EMAS
opiera się (poza samym Rozporządzeniem EMAS) na ustawie z dnia 12 marca 2004
r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 70, poz. 631
z pózn. zm.) oraz trzech aktach wykonawczych:
1. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru
wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych oraz wzorów
dokumentów, formy, częstotliwości i terminów przekazywania informacji z rejestru
wojewódzkiego do rejestru krajowego (Dz. U. Nr 94, poz. 930);
1
Nieoficjalny wykaz organizacji posiadających certyfikat zgodności z ISO 14001 można znaleźć na stronie
http://www.eko-net.pl.
15
16
EMAS
Poradnik dla administracji
2. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu
danych, które zawiera rejestr wojewódzki oraz wzoru wniosku o rejestrację
organizacji w rejestrze wojewódzkim. (Dz. U. Nr 94, poz. 931);
3. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie
współczynników różnicujących wysokość opłaty rejestracyjnej w krajowym systemie
ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 94, poz. 932).
Wymieniona ustawa wskazuje organy odpowiedzialne za realizację zapisów
Rozporządzenia EMAS w Polsce. Rolę właściwego organu (organu rejestrującego)
pełni minister środowiska. W imieniu ministra w terenie działają wojewodowie, gdyż
to oni bezpośrednio rozpatrują wnioski organizacji o rejestrację i prowadzą tzw.
rejestr wojewódzki. Minister środowiska prowadzi rejestr krajowy organizacji oraz
przekazuje dane Komisji Europejskiej, która prowadzi rejestr wspólnotowy.
Rolę jednostki akredytującej przypisano Polskiemu Centrum Akredytacji (PCA), które
dotychczas akredytowało m.in. jednostki certyfikujące systemy zarządzania
środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001. Weryfikatorzy działający w Polsce
muszą być akredytowani przez PCA lub też organ akredytujący innego państwa
członkowskiego. W skład polskiej infrastruktury wchodzi również Krajowa Rada
Ekozarządzania, będąca organem opiniodawczo-doradczym ministra środowiska. Do
zakresu jej kompetencji należą m.in. promowanie systemu EMAS, analizowanie
funkcjonowania systemu i opiniowanie związanych aktów prawnych. Elementy
polskiego systemu EMAS przedstawiono na rysunku 1.
Akty wykonawcze do ustawy EMAS określają szczegóły procedury rejestracji
organizacji opisanej w rozdziale 6.
Rysunek 1. Elementy systemu EMAS w Polsce
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
3 Koncepcja systemu zarządzania
środowiskowego
3.1 Historia i rozwój systemów zarządzania środowiskowego
(SZŚ)
Systemy zarządzania środowiskowego zostały opracowane jako narzędzie
samoregulacji w przemyśle. Pierwsza norma dotycząca programów zarządzania
środowiskowego, BS 7750, została wprowadzona w Wielkiej Brytanii w roku 1992.
U jej podstaw legły takie same zasady jak w przypadku obowiązujących norm
zarządzania jakością z serii ISO 9000, jak również charakteryzowała się ona taką
samą strukturą.
W tym samym czasie Komisja Europejska rozpoczęła opracowywanie propozycji
regulacji w Unii Europejskiej. Było nim wspomniane wcześniej Rozporządzenie EMAS.
W międzyczasie, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) rozpoczęła
prace nad normą w zakresie systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ)
i wprowadziła w roku 1996 normę ISO 14001.
W 2001 r. Unia Europejska przyjęła znowelizowane Rozporządzenie EMAS, tzw.
EMAS II.
Nową wersję ISO 14001:2004 opublikowano 15 listopada 2004, roku wprowadzając
nowe wymagania w zakresie pewnych zagadnień (zgodności z wymaganiami prawa,
określenie aspektów, zadań i celów środowiskowych, jak również programów
środowiskowych, itp.)8.
Obecnie ISO 14001 i Rozporządzenie EMAS stanowią dwie najważniejsze normy
w zakresie zarządzania środowiskowego i prawdopodobnie utrzymają taki charakter
przez wiele lat. ISO 14001 jest normą międzynarodową, natomiast Rozporządzenie
EMAS jest aktem prawnym, umożliwiającym rejestrację organizacji w państwach
członkowskich Unii Europejskiej. Zarówno rejestracja w systemie EMAS jak i uzyskanie
8
Szczegółowy opis zmian normy ISO 14001, jak również harmonogram wdrażania nowej normy
przedstawiono na stronie internetowej www.eko-net.pl.
17
18
EMAS
Poradnik dla administracji
certyfikatu zgodności z normą ISO 14001 uznawane jest za dowód systemowego
podejścia do zagadnień ochrony środowiska.
3.2 Zasady działania systemu zarządzania środowiskowego
System zarządzania środowiskowego jest narzędziem pozwalającym na stałe
ograniczanie oddziaływań na środowisko przy jednoczesnej optymalizacji
wykorzystania zasobów organizacji. Skuteczny system zarządzania środowiskowego
w organizacji można porównać do dobrego systemu księgowego, który umożliwia
wczesną identyfikację problemów, sprawne wdrażanie działań doskonalących
i pośrednio poprawę wyników finansowych. Stosowanie SZŚ opartych na
wymaganiach normy ISO 14001 czy Rozporządzenia EMAS jest całkowicie
dobrowolne.
Rozporządzenie EMAS kładzie szczególnie duży nacisk na to, żeby funkcjonowanie
SZŚ było nakierowane na osiąganie wymiernych efektów w ochronie środowiska.
W Polityce ekologicznej państwa na lata 2003-2006 z uwzględnieniem perspektywy
na lata 2007-2010 znalazł się zapis, mówiący, że warunkiem urzeczywistnienia nadziei
związanych z zarządzaniem środowiskowym jest m.in. "zwracanie większej uwagi
przez podmioty wdrażające systemy oraz przez jednostki weryfikujące i certyfikujące
na spełnianie tych wymagań systemowych, które dotyczą uzyskiwania ciągłej poprawy
w zakresie oddziaływania organizacji na środowisko (a nie tylko tych, które odnoszą
się do zidentyfikowania istotnych problemów środowiskowych, wypracowania
i wdrożenia odpowiednich procedur postępowania oraz prowadzenia w ramach
systemu wymaganej dokumentacji)."
Rozporządzenie EMAS definiuje system zarządzania środowiskowego jako:
"część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną,
planowanie, zakres odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy
i środki służące rozwijaniu, wykonywaniu, osiąganiu, przeglądaniu i utrzymaniu
polityki środowiskowej."
Definicja ta wskazuje, że SZŚ powinien być integralną częścią całego systemu
zarządzania organizacją, co oznacza powiązanie z pozostałymi innymi elementami
systemu zarządzania, np. planowaniem strategicznym i operacyjnym, zarządzaniem
finansami i informacją. Definicja odnosi się do polityki środowiskowej, w której
kierownictwo organizacji powinno zobowiązać się do przestrzegania trzech
podstawowych zasad, na których opiera się koncepcja SZŚ. Należą do nich:
utrzymanie zgodności z wymaganiami prawa w zakresie ochrony środowiska,
zapobieganie zanieczyszczeniom,
ciągłe doskonalenie.
Zasady te stanowią fundament, na którym powinien opierać się SZŚ.
Zgodność z wymaganiami prawa
Utrzymywanie zgodności z wymaganiami prawa stanowi wyznacznik poziomu
oddziaływania na środowisko, jaki jest akceptowany przez organizacje, które wdrożyły
SZŚ. W praktyce może to oznaczać (uwzględniając ciągłe doskonalenie) uzyskiwanie
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
wyników lepszych niż wymaga tego prawo. Organizacje ubiegające się o rejestrację
w systemie EMAS lub certyfikat zgodności z normą ISO 14001 powinny być w stanie
wykazać, że znają i spełniają stosowne wymagania prawa dotyczące ich działań,
wyrobów i usług. W świetle dynamicznych zmian, jakie zachodzą w tym obszarze,
system zarządzania środowiskowego przyczyni się do lepszego przygotowania
organizacji do nowych, zaostrzonych przepisów, jak również pomoże śledzić
najświeższe zmiany w obowiązujących przepisach w zakresie ochrony środowiska.
Zapobieganie zanieczyszczeniom
Organizacja, która wdrożyła SZŚ, powinna w swoich działaniach wybierać rozwiązania
zapobiegające powstaniu zanieczyszczeń, a nie tylko zatrzymujące powstałe
zanieczyszczenia przed przedostaniem się do środowiska.
Rozporządzenie EMAS definiuje "zapobieganie zanieczyszczeniom" jako:
"stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które
pozwalają na unikanie, zmniejszenie lub kontrolę zanieczyszczenia, do których
można włączyć recykling, oczyszczanie, zmiany w procesach, mechanizmy
kontroli, racjonalne wykorzystywanie zasobów i stosowanie materiałów
zastępczych."
Zapobieganie zanieczyszczeniom koncentruje się na podstawowych przyczynach
problemów dotyczących środowiska, a nie na usuwaniu skutków ich powstania.
Oznacza to, że w ramach działań prewencyjnych podejmowane są przede wszystkim
próby wyeliminowania źródła zanieczyszczenia, aby nie dopuścić do powstania
problemu i rozwiązywania go po zakończeniu procesu produkcyjnego, czyli ogranicza
się znaczenie tzw. rozwiązań "końca rury". Rozwiązania "końca rury",
w przeciwieństwie do prewencji, skupiają się na oczyszczaniu zanieczyszczeń na
końcu procesu produkcyjnego, na przykład poprzez usuwanie zanieczyszczeń
w oczyszczalniach lub przy pomocy urządzeń zmniejszających emisje do atmosfery
itp. Rozwiązania "końca rury" są zwykle bardziej kosztowne, gdyż wymagają:
1. inwestycji w urządzenia do zmniejszania ilości/ usuwania zanieczyszczeń,
2. zagospodarowania odpadów po procesie oczyszczania (na przykład osadów
z oczyszczalni ścieków),
3. obsługi i konserwacji urządzeń wymagającej energii, zasobów i nakładów pracy.
Natomiast zapobieganie zanieczyszczeniom zapewnia często osiągnięcie znacznych
oszczędności. Metody te pozwalają na:
1. oszczędność energii i zasobów (np. surowców, wody),
2. zmniejszenie negatywnych skutków dla środowiska wynikających z pozyskiwania
tych zasobów,
3. poprawę zdrowia i bezpieczeństwa pracowników poprzez ograniczenie kontaktu
z materiałami toksycznymi czy niebezpiecznymi,
4. zmniejszenie kosztów kontroli zanieczyszczeń i gospodarki odpadami (które będą
wzrastać ze względu na zaostrzające się przepisy w zakresie ochrony środowiska)
oraz ewentualnej odpowiedzialności za zanieczyszczenie środowiska.
19
20
EMAS
Poradnik dla administracji
W praktyce zapobieganie zanieczyszczeniom oznacza optymalizację procesu,
zwiększanie efektywności energetycznej, właściwy dobór materiałów i surowców
oraz stosowanie surowców zastępczych, zmiany w projekcie wyrobu, stosowanie
recyklingu wewnętrznego i zewnętrznego, ograniczenie stosowania materiałów
toksycznych, itp.
Ciągłe doskonalenie
Rozporządzenie EMAS definiuje "ciągłe doskonalenie efektów działalności
środowiskowej" jako:
"proces poprawy, z roku na rok, wymiernych efektów działania systemu
zarządzania środowiskowego związanych z prowadzonym przez organizację
zarządzaniem jej znaczącymi aspektami środowiskowymi, opartym na polityce
środowiskowej, celach i zadaniach; poprawa wyników nie musi następować we
wszystkich sferach działalności równocześnie."
Organizacja starająca się o rejestrację w systemie EMAS musi być w stanie wykazać,
że proces ciągłego doskonalenia ma charakter powtarzalny, tzn. nie jest działaniem
jednorazowym. Ciągłe doskonalenie dotyczy elementów SZŚ, ale musi skutkować
realnym ograniczeniem wpływu na środowisko.
Działania, mające na celu ciągłe doskonalenie, powinny koncentrować się na:
identyfikowaniu obszarów, dla których należy opracować, poprawić i podnieść
skuteczność systemu zarządzania środowiskowego. Na przykład po kilku latach
przychodzi moment, gdy trzeba wyeliminować pewne procedury i instrukcje, które
nie mają już zastosowania i zastąpić je innymi,
systematycznym poszukiwaniu możliwości praktycznego ograniczenia
oddziaływania na środowisko i przyjmowaniu nowych celów w zakresie ochrony
środowiska,
systematycznym identyfikowaniu i eliminowaniu niezgodności z wewnętrznymi
i zewnętrznymi wymaganiami,
systematycznym identyfikowaniu aspektów środowiskowych wymagających
nadzoru lub poprawy. Przykładowo po wprowadzaniu udoskonaleń dotyczących
aspektów bezpośrednich (np. emisji do powietrza czy zrzutu ścieków z zakładu
przemysłowego) można zwracać większą uwagę na pośrednie oddziaływanie na
środowisko wynikające z eksploatacji wyrobów, transportu, działań dostawców,
itp.
szkoleniu personelu, aby zwiększyć efektywność prac środowiskowych,
porównywaniu się z innymi firmami działającymi w tej samej branży.
Znormalizowane systemy zarządzania środowiskowego (zgodne z normą ISO14001
lub Rozporządzeniem EMAS) opierają się na modelu "planuj-wykonaj-sprawdździałaj", stanowiącym również podstawę wielu innych norm zarządzania, na przykład
norm zarządzania jakością ISO 9000 oraz normy OHSAS 18001 dotyczącej
zarządzania w zakresie BHP.
Każdy cykl rozpoczyna się od planowania działań na rzecz ograniczenia wpływu na
środowisko. W praktyce oznacza to identyfikację problemów środowiskowych oraz
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
ustalenie celów środowiskowych i opracowanie
harmonogramu ich realizacji. Ponieważ niemal
każde działanie przedsiębiorstwa ma lub może
mieć wpływ na środowisko, planowanie działań
powinno obejmować wszystkie aspekty
działalności organizacji, w tym działania
prowadzone poza jego lokalizacją, takie jak
zagospodarowywanie odpadów oraz oddziaływania powodowane przez poddostawców.
SZŚ, aby był skuteczny, powinien umożliwiać
realizację celów polityki organizacji, które na
ogół są ustanawiane przez jej kierownictwo.
Zatem w fazie "wykonaj", czynnikiem
krytycznym dla skutecznego wdrożenia SZŚ jest
zaangażowanie i wsparcie ze strony
kierownictwa. Równie ważne jest wzmacnianie
zaangażowania pracowników poprzez
podnoszenie ich świadomości i kwalifikacji.
Pod koniec każdego cyklu przeprowadzany jest
audyt systemu (faza sprawdź) oraz przegląd Rysunek 2. Elementy niezbędne do rejestracji w systemie
wykonywany przez kierownictwo (faza popraw), EMAS
w wyniku którego założenia systemu zostają
weryfikowane i dostosowywane do aktualnej sytuacji, a cykl rozpoczyna się od nowa.
Na schemacie zaznaczono również ważny, dodatkowy instrument opisany
w Rozporządzeniu EMAS, czyli deklarację środowiskową. Publikowanie deklaracji
ma na celu utrzymywanie dialogu z otoczeniem i przedstawienie osiągnięć organizacji
w zakresie ochrony środowiska.
Pierwszy cykl kończy się zazwyczaj weryfikacją SZŚ przez zewnętrznego,
akredytowanego weryfikatora, który zatwierdza deklarację środowiskową organizacji.
Zatwierdzenie deklaracji jest podstawą do złożenia wniosku o rejestrację w systemie
EMAS.
3.3 Wymagania Rozporządzenia EMAS dotyczące systemu
zarządzania środowiskowego
W niniejszym podrozdziale przedstawione zostały wymagania dla systemu zarządzania
środowiskowego, znajdujące się w Załączniku I-A do Rozporządzenia EMAS.
Numeracja podpunktów odpowiada punktom Załącznika I-A. Ponadto organizacja,
chcąca uzyskać rejestrację w systemie EMAS, musi spełnić wymagania Załącznika VII
do Rozporządzenia EMAS, dotyczące przeglądu środowiskowego oraz Załącznika III
zawierającego wymagania dla deklaracji środowiskowej.
9
artykuł 2 lit. e) Rozporządzenia EMAS.
21
22
EMAS
Poradnik dla administracji
Wstępny przegląd środowiskowy
Rozporządzenie EMAS definiuje przegląd środowiskowy jako wstępną kompleksową
analizę zagadnień związanych ze środowiskiem i wpływów na środowisko oraz
efektów działalności środowiskowej związanej z działalnością organizacji 9.
Załącznik VII do Rozporządzenia EMAS zawiera wykaz pięciu kluczowych obszarów,
które powinny zostać objęte przeglądem:
wymagania ustawowe, wykonawcze i inne, do spełnienia których organizacja się
zobowiązała,
identyfikacja wszystkich aspektów środowiskowych mających znaczący wpływ na
środowisko,
opis kryteriów stosowanych do oceny znaczenia wpływu na środowisko,
badanie wszystkich istniejących praktyk i procesu zarządzania środowiskowego,
ocena informacji zwrotnej z badania wcześniejszych przypadków.
I- A.2. Polityka środowiskowa
Polityka jest publiczną deklaracją i zobowiązaniem jednostki organizacyjnej do
podejmowania działań na rzecz ochrony środowiska. Powinna zostać opracowana
przez kadrę kierowniczą. Rozporządzenie określa kilka konkretnych zapisów, które
powinny znaleźć się w polityce środowiskowej. Są to zobowiązanie do ciągłego
doskonalenia, zapobiegania zanieczyszczeniom oraz spełniania wymagań prawnych
i innych w zakresie ochrony środowiska.
I-A.3 Planowanie
I-A.3.1 Aspekty środowiskowe
Aby móc rozwiązywać problemy środowiskowe należy je przedtem zidentyfikować
i ocenić. Aspekty środowiskowe to wszelkie zagadnienia związane z oddziaływaniem
organizacji na środowisko. Proces identyfikacji aspektów środowiskowych powinien
uwzględniać te oddziaływania środowiskowe, które mogą powstać w wyniku
typowych i nietypowych (np. zatrzymanie i uruchomienie procesów) warunków
działania oraz sytuacji awaryjnych.
Ponadto konieczne jest opracowanie i wdrożenie procedury pozwalającej
aktualizować informacje dotyczące istotnych aspektów środowiskowych. W praktyce
najwięcej trudności sprawia opracowanie metody oceny aspektów środowiskowych,
pozwalającej na wyodrębnienie tych aspektów znaczących, które brane są pod uwagę
przy budowaniu systemu oraz ustalaniu celów i zadań środowiskowych.
Informacje dotyczące identyfikacji i oceny aspektów powinny być dokumentowane
i uaktualniane.
I-A.3.2 Wymagania prawne i inne
Spełnianie wymagań prawnych i innych odnoszących się do działań jednostki jest
warunkiem koniecznym dla zarejestrowania organizacji w systemie EMAS. Organizacja
musi zdawać sobie sprawę z aktualnych wymagań prawnych i normatywnych
związanych z prowadzoną działalnością. Ilość wymagań w zakresie ochrony
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
środowiska wciąż rośnie i dlatego zadanie to wymaga systemowego podejścia.
Znajomość obowiązujących wymagań oraz przewidywanych zmian ma zasadnicze
znaczenie przy prowadzeniu działalności. Rozporządzenie EMAS wymaga
opracowania i wdrożenia procedury zbierania i uaktualniania informacji dotyczących
prawa środowiskowego. Ponadto Rozporządzenie EMAS wymaga określenia sposobu
identyfikowania wymagań prawnych i innych odnoszących się do określonych
wcześniej aspektów środowiskowych.
I-A.3.3 Cele, zadania i program(-y)
Rozporządzenie EMAS wymaga, aby organizacja przyjęła i udokumentowała cele i
zadania środowiskowe. Powinny być one zgodne z polityką środowiskową organizacji
i odnosić się do jej znaczących aspektów środowiskowych. Przy ustalaniu celów
należy brać pod uwagę m.in.:
wymagania prawne i inne,
znaczące aspekty środowiskowe,
możliwości technologiczne i finansowe,
opinie zainteresowanych stron.
Rozporządzenie EMAS wymaga również, aby cele i zadania, jeżeli jest to możliwe,
były mierzalne i określone ilościowo.
Osiąganie celów i realizacja zadań środowiskowych wymaga opracowania
szczegółowego planu działania zwanego w Rozporządzeniu EMAS programem.
Program ten ma na celu określenie osób odpowiedzialnych za realizację celów i zadań
oraz terminów ich wykonania. Program powinien określać także środki (finansowe
lub inne) przeznaczone na realizację celów i zadań.
I-A.4 Wdrażanie i funkcjonowanie
I-A.4.1 Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia
Najwyższe kierownictwo organizacji ma za zadanie zapewnienie zasobów
niezbędnych do wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu. Zasoby te
obejmują odpowiednią liczbę wykwalifikowanych pracowników, infrastrukturę
organizacyjną, dostęp do technologii oraz środki finansowe. Aby system zarządzania
środowiskowego był skuteczny, role i odpowiedzialności z nim związane powinny
być udokumentowane. Najwyższe kierownictwo organizacji musi powołać
pełnomocnika ds. SZŚ. Pełnomocnik ma za zadanie przejąć odpowiedzialność za
całokształt funkcjonowania systemu zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia oraz
przedstawiać najwyższemu kierownictwu sprawozdania dotyczące wyników
działalności środowiskowej.
I-A.4.2 Kompetencje, szkolenie i świadomość
Skuteczny system zarządzania środowiskowego wymaga, aby osoby zaangażowane
w działania, które mają lub mogą mieć wpływ na środowisko, posiadały odpowiednie
kompetencje. Kompetencje te mogą być wynikiem odpowiedniego wykształcenia,
doświadczenia bądź przeszkolenia. Jeżeli pracownicy nie mają wystarczających
kompetencji uzyskanych wskutek wykształcenia lub doświadczenia, konieczne jest
zidentyfikowanie potrzeb szkoleniowych i przeprowadzenie szkoleń. Rozporządzenie
23
24
EMAS
Poradnik dla administracji
EMAS wymaga prowadzenia odpowiednich zapisów potwierdzających kompetencje
oraz dotyczących przeprowadzonych szkoleń.
Organizacja powinna zapewnić, że wszyscy pracownicy zdają sobie sprawę z:
wagi zgodności z polityką środowiskową i procedurami oraz wymaganiami systemu
zarządzania środowiskowego,
znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi rzeczywistych lub
potencjalnych wpływów ich pracy na środowisko, a także korzyści środowiskowych
wynikających z poprawy ich działania,
ich roli i odpowiedzialności w osiąganiu zgodności z wymaganiami systemu
zarządzania środowiskowego,
potencjalnych konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych procedur.
I-A.4.3 Komunikacja
Organizacja jest zobowiązana do opracowania i wdrożenia procedury pozwalającej
na sprawny przepływ informacji zarówno wewnątrz organizacji jak i z tzw.
zainteresowanymi stronami (na zewnątrz organizacji). Procedura komunikacji
wewnętrznej powinna zapewniać, że informacje od kierownictwa szybko i sprawnie
docierają do wszystkich pracowników, a uwagi i zapytania załogi trafiają do
kierownictwa. Należy zdać sobie sprawę z tego, że pracownicy wszystkich szczebli
są źródłem bardzo ważnych informacji o szczegółach funkcjonowania organizacji.
Należy zapewnić, aby kapitał ten został skutecznie sprzężony z innymi elementami
SZŚ.
Zainteresowanymi stronami mogą być urzędy, instytucje, służby ochrony środowiska,
okoliczni mieszkańcy, grupy ekologiczne, dostawcy, klienci i inni. Elementem
komunikacji zewnętrznej wymaganym przez Rozporządzenie EMAS jest deklaracja
środowiskowa. Więcej na temat deklaracji znajduje się w rozdziale 4.
I-A.4.4 Dokumentacja
Dokumentacja systemu zarządzania jest elementem wzbudzającym najwięcej obaw
wśród jednostek wdrażających SZŚ. Wymagania Rozporządzenia EMAS są stosunkowo
liberalne i skonstruowane w sposób pozwalający unikać zbędnej biurokracji. Celem
prowadzenia dokumentacji systemu jest opisanie zasadniczych elementów systemu
oraz ułatwienie dostępu do innych związanych dokumentów. Dokumentacja ma za
zadanie ułatwiać i porządkować prowadzone działania, a nie stanowić dodatkowe
obciążenie dla osób ją prowadzących. Rozporządzenie EMAS wymaga, aby
dokumentacja była dostosowana do potrzeb organizacji. Bezwzględnie wymaganymi
dokumentami są: polityka środowiskowa, cele i zadania, opis zakresu systemu
zarządzania środowiskowego oraz opis głównych elementów systemu zarządzania
środowiskowego. Ponadto wymagane są także udokumentowane procedury w
obszarach, gdzie ich brak mógłby doprowadzić do niezgodności z polityką
środowiskową, celami i zadaniami. Jednostka sama decyduje jakie to obszary.
I-A.4.5 Nadzór nad dokumentami
Dokumenty systemowe, wymagane przez Rozporządzenie EMAS, muszą być
odpowiednio nadzorowane.
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
Należy zapewnić, że:
dokumenty mogą być łatwo zlokalizowane;
dokumenty są okresowo przeglądane i weryfikowane, gdy jest to konieczne oraz
zatwierdzone przez uprawnione osoby;
aktualne wersje dokumentów są dostępne na tych stanowiskach, gdzie jest to
ważne dla funkcjonowania SZŚ;
nieaktualne dokumenty są natychmiast wycofywane ze stosowania;
nieaktualne dokumenty przechowywane w celu archiwizacji są odpowiednio
oznaczone.
Wymagania te mają na celu utrzymanie porządku pozwalającego na łatwe korzystanie
z dokumentacji oraz zapobieżenie ewentualnym pomyłkom wywołanym
zastosowaniem np. zdezaktualizowanych procedur.
I-A.4.6 Sterowanie operacyjne
Sterowanie operacyjne polega na prowadzeniu kluczowych działań i procesów
(kluczowych z punktu widzenia SZŚ, a więc tych, które są związane ze znaczącymi
aspektami środowiskowymi) w warunkach kontrolowanych. Powinno się to odbywać
poprzez:
wprowadzenie procedur działania,
przyjęcie kryteriów oceny wykonywania tych działań,
opracowanie procedur działania dla dostawców towarów i usług, jeżeli mogą one
ograniczyć negatywne oddziaływanie organizacji na środowisko.
Sterowanie operacyjne to z punktu widzenia bezpośredniego oddziaływania na
środowisko najważniejszy element systemu zarządzania środowiskowego. Wymagane
jest, aby procesy, które mają (lub mogą mieć) znaczący wpływ na środowisko, były
prowadzone zgodnie z udokumentowanymi procedurami.
I-A4.4.7 Gotowość i reagowanie na awarie
Rozporządzenie EMAS wymaga zidentyfikowania wszystkich potencjalnych sytuacji
awaryjnych oraz innych sytuacji niebezpiecznych, które mogą spowodować
negatywny wpływ na środowisko i odpowiedniego przygotowania się do nich. W wielu
organizacjach, na wypadek sytuacji awaryjnych, przygotowane są plany działania.
W większości przypadków ograniczają się one do kilku typowych sytuacji i rzadko
obejmują sytuacje stwarzające zagrożenie dla środowiska.
Rozporządzenie EMAS wymaga posiadania planu awaryjnego. Procedury w zakresie
sytuacji awaryjnych powinny określać:
zakresy odpowiedzialności i kompetencji do podejmowania działań w sytuacjach
awaryjnych;
informacje dot. służb ratowniczych;
przepływ informacji (zewnętrzny i wewnętrzny);
25
26
EMAS
Poradnik dla administracji
plany działania (w zależności od sytuacji);
informacje dot. materiałów niebezpiecznych;
wymagane przeszkolenie pracowników.
Jeżeli jest to możliwe, to organizacja powinna okresowo przeprowadzać próbne
alarmy.
I-A.5 Sprawdzanie
I-A.5.1 Monitorowanie i pomiary
Monitorowanie i pomiary są niezbędne, aby kontrolować postęp w realizacji celów
i zadań środowiskowych oraz zgodność z przepisami prawnymi. Rozporządzenie
EMAS wymaga kontrolowania parametrów związanych ze znaczącymi
oddziaływaniami na środowisko. Część pomiarów jest wymagana przez przepisy
prawne, ale są takie obszary, gdzie oddziaływanie na środowisko jest znaczące, lecz
przepisy nie wymagają takich pomiarów. Ten punkt Rozporządzenia EMAS wymaga
również, aby stosowane urządzenia pomiarowe były kalibrowane.
I-A.5.2 Ocena zgodności
Rozporządzenie EMAS wymaga, aby organizacja okresowo prowadziła ocenę
zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi, które jej dotyczą. Ocena zgodności
polega na porównaniu wyników monitorowania oraz pomiarów z wymaganiami prawa
dotyczącymi aspektów środowiskowych organizacji. Należy przeprowadzić ocenę
zgodności z każdym wymaganiem prawnym, odnoszącym się do aspektów
środowiskowych organizacji.
I-A.5.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze
Identyfikacja niezgodności oraz związane z tym działania korygujące
i zapobiegawcze są bardzo istotnym narzędziem w systemie zarządzania
środowiskowego.
Badanie niezgodności powinno pozwolić na ustanowienie i udokumentowanie
mechanizmu przyczynowo-skutkowego i odpowiedzi na pytanie, co doprowadziło
do wystąpienia niezgodności?
Badanie niezgodności powinno obejmować:
identyfikację przyczyn niezgodności,
określenie koniecznych działań korygujących,
przeprowadzenie działań zabezpieczających przed powtórnym wystąpieniem
niezgodności,
zapisanie w procedurach zmian wynikających z działań korygujących.
Ani systemy zarządzania środowiskowego, ani operacje i procesy nie są doskonałe.
Zawsze istnieje możliwość wykrycia niedoskonałości i możliwości ulepszeń.
Rozporządzenie EMAS wymaga opracowania i wdrożenia procedur pozwalających
na korygowanie błędów i zapobieganie im w przyszłości.
I-A.5.4 Nadzór nad zapisami
Zapisy są ewidencją odbywających się w organizacji procesów, szczególnie tych,
które są związane z oddziaływaniem na środowisko. W systemie zarządzania
EMAS
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego
środowiskowego może zaistnieć potrzeba prowadzenia wielu zapisów.
Rozporządzenie EMAS wymaga bezpośrednio prowadzenia zapisów dotyczących
wykształcenia, przeszkolenia i doświadczenia pracowników, przeprowadzonych
szkoleń, monitoringu, wzorcowania i sprawdzania urządzeń pomiarowych, wyników
oceny zgodności z wymaganiami prawa i innymi, wyników podjętych działań
korygujących i zapobiegawczych, wyników audytów wewnętrznych oraz wyników
przeglądu zarządzania. Ponadto Rozporządzenie EMAS wymaga prowadzenia zapisów
niezbędnych do wykazania zgodności z wymaganiami systemu zarządzania
środowiskowego i Rozporządzenia EMAS oraz zapisów określonych przez organizację
jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania
procesów, z którymi są związane jej znaczące aspekty środowiskowe.
Rozporządzenie EMAS wymaga również wprowadzenia odpowiedniego systemu
nadzoru nad zapisami, który pozwoli na ich identyfikowanie, przechowywanie,
zabezpieczanie, wyszukiwanie oraz przechowywanie przez odpowiedni czas a także
ich likwidację.
I-A.5.5 Audyt wewnętrzny
Organizacja ma obowiązek opracować procedury prowadzenia okresowych audytów
systemu zarządzania środowiskowego. Celem audytu jest:
sprawdzenie, czy działania w zakresie SZŚ są zgodne z założeniami, m.in.
wymaganiami Rozporządzenia EMAS, polityką środowiskową, celami i zadaniami,
sprawdzenie, czy system został prawidłowo wprowadzony i sprawnie funkcjonuje,
tzn. m.in. sprawdzenie, czy działania przebiegają zgodnie z ustalonymi
procedurami,
dostarczenie kierownictwu informacji dotyczących wyników audytu.
Program audytów powinien być uzależniony od wpływu organizacji na środowisko
oraz wyników poprzednich audytów.
I-A.6 Przegląd zarządzania
W odróżnieniu od audytu systemu, przegląd zarządzania, wykonywany przez
najwyższe kierownictwo, ma na celu sprawdzenie, czy fundamenty systemu, takie
jak polityka środowiskowa oraz zadania i cele środowiskowe, odpowiadają aktualnym
potrzebom w świetle zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych
oraz zobowiązania do ciągłej poprawy. Rozporządzenie EMAS wymaga, aby wyniki
przeglądu były udokumentowane.
3.4 Rozporządzenie EMAS a norma ISO 14001
Organizacje wdrażające SZŚ często zadają pytanie, czy starać się o certyfikat zgodności
z normą ISO 14001, czy też o rejestrację w systemie EMAS. Odpowiedź na to pytanie
wymaga uwzględniania podstawowych różnic i podobieństw między tymi
standardami. Na początek należy stwierdzić, że systemy zarządzania środowiskowego
zgodne zarówno z normą ISO 14001 jak i Rozporządzeniem EMAS oparte są na tym
samym założeniu: niektóre organizacje są skłonne do podejmowania działań
wybiegających poza obowiązki wynikające z przepisów prawa i mają ten sam cel:
stałe ograniczanie negatywnego oddziaływania na środowisko poprzez stały nadzór
27
28
EMAS
Poradnik dla administracji
nad działaniami, usługami i wyrobami związanymi ze znaczącymi aspektami
środowiskowymi oraz stawianie i osiąganie realnych celów w tym zakresie. Przed
nowelizacją Rozporządzenia EMAS w 2001 r. analizowano różnice wymagań
zawartych w obu dokumentach. Obecnie, ze względu na włączenie treści normy
ISO 14001 do Rozporządzenia EMAS, można ograniczyć się do identyfikacji
dodatkowych wymagań stawianych organizacjom w systemie EMAS. Wdrożenie SZŚ
w oparciu o wymagania normy ISO 14001 można więc traktować jako krok w kierunku
rejestracji w systemie EMAS. Wiele różnic między Rozporządzeniem EMAS a normą
ISO 14001 ma czysto formalny charakter. W praktyce większość systemów opartych
na normie ISO 14001 spełnia niemal wszystkie wymagania Rozporządzenia EMAS.
Rozporządzenie EMAS w sposób bardziej szczegółowy określa obowiązki dotyczące
przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, metodyki i częstotliwości
audytów wewnętrznych, nadzorowania dostawców i podwykonawców oraz
zaangażowania pracowników. W praktyce, różnica między Rozporządzeniem EMAS
a normą ISO 14001 polega na obowiązku publikowania deklaracji środowiskowej
oraz innym podejściu do zgodności z prawem. Ta ostatnia nie wynika zresztą
bezpośrednio z wymagań, ale z faktu, że w procedurę rejestracji w systemie EMAS
zaangażowane są organy administracji odpowiedzialne za nadzór nad spełnianiem
wymagań prawnych. Organy te mają wpływ na decyzje o rejestracji oraz ewentualnym
zawieszeniu bądź wykreśleniu z rejestru. W związku z tym organizacje starające się
o rejestrację w systemie EMAS przykładają większą wagę do zgodności z prawem,
a fakt rejestracji gwarantuje w większym stopniu zgodność z wymaganiami prawnymi.
Ponadto udział w systemie EMAS daje organizacjom skuteczne instrumenty promocji:
możliwość stosowania logo oraz wpis do wspólnotowego rejestru EMAS. Rejestr ten
umożliwia wszystkim zainteresowanym poszukiwanie partnerów spełniających
wysokie standardy w zakresie ochrony środowiska.
Organizacje, które poddały swój SZŚ certyfikacji na zgodność z normą ISO 14001,
starając się o rejestrację w systemie EMAS, nie muszą rozpoczynać przygotowań od
zera. Ich system spełnia większość wymagań Rozporządzenia EMAS, a akredytowany
weryfikator będzie sprawdzał jedynie dodatkowe elementy nie wymagane przez
normę ISO 14001. Organizacja może zastosować krótszą ścieżkę wdrażania
i weryfikacji w systemie EMAS, pod warunkiem że certyfikat ISO 14001 został wydany
przez jednostkę posiadającą akredytację zaakceptowaną przez Komisję Europejską.
Statystyki wskazują, że certyfikacja na zgodność z normą ISO 14001 jest wciąż
znacznie bardziej popularna niż rejestracja w systemie EMAS10. Trudno jednoznacznie
stwierdzić, w jakim stopniu wpływają na ten stan rzeczy dodatkowe wymagania
Rozporządzenia EMAS, a w jakim ograniczona do terenu państw członkowskich UE
możliwość stosowania Rozporządzenia EMAS.
Biorąc pod uwagę dodatkowe wymagania oraz bardziej szczelny system rejestracji,
wydaje się, że rejestracja w systemie EMAS stanowi interesującą alternatywę dla
najlepszych organizacji, tj. tych, które chcą osiągnąć więcej niż minimum wymagań
określonych w normie ISO 14001. System EMAS oferuje organizacjom także
dodatkowe możliwości w zakresie promocji, tj. wpis do unijnego rejestru oraz
możliwość korzystania z oficjalnego logo systemu.
10
Liczba wydanych certyfikatów zgodności z ISO 14001 na świecie wynosi ok. 75 tys. z tego na terenie
UE - ok. 30 tys. Dane dotyczące rejestracji w systemie EMAS patrz rozdział 1.1.
EMAS
4 Komunikacja zewnętrzna i deklaracja środowiskowa
4 Komunikacja zewnętrzna i deklaracja
środowiskowa
Artykuł 2 Rozporządzenia EMAS przedstawia otwarty dialog ze społeczeństwem i
innymi zainteresowanymi stronami oraz dostarczanie informacji o efektach działalności
środowiskowej jako jeden z elementów wspierania ciągłego doskonalenia efektów
działalności środowiskowej organizacji. Załącznik IB jednoznacznie wymaga od
organizacji prowadzenia otwartego dialogu z opinią publiczną i innymi
zainteresowanymi stronami. Dialog ten powinien dotyczyć oddziaływania organizacji
na środowisko. W związku z tym wymaganiem, można przyjąć, że zarejestrowane
organizacje będą informować wojewodów o awariach środowiskowych i innych
aspektach swego oddziaływania na środowisko nawet wtedy, gdy nie wynika to
bezpośrednio z wymagań prawnych.
Ponadto artykuł 3 punkt 2c) Rozporządzenia EMAS wskazuje przygotowanie deklaracji
środowiskowej, będącej elementem dialogu ze społeczeństwem, jako warunek
rejestracji organizacji. Wymagania dotyczące deklaracji środowiskowej zostały
przedstawione w Załączniku III do Rozporządzenia EMAS.
Zgodnie z punktem 3.2 Załącznika III do Rozporządzenia EMAS deklaracja powinna
zawierać przynajmniej następujące informacje:
jasny i jednoznaczny opis organizacji rejestrującej się w ramach EMAS i streszczenie
dotyczące jej działań, wyrobów i usług oraz jej związków z organizacjami
macierzystymi,
politykę środowiskową oraz zwięzły opis SZŚ,
opis wszystkich znaczących bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych,
skutkujących znaczącymi wpływami na środowisko,
cele i zadania w odniesieniu do istotnych aspektów środowiskowych i wpływów
na środowisko,
dane dotyczące efektów działania organizacji w odniesieniu do znaczących
wpływów organizacji na środowisko. Dane te mogą uwzględniać (między innymi):
emisje do wody, gleby, powietrza,
zużycie surowców, energii i wody,
29
30
EMAS
Poradnik dla administracji
dane liczbowe dotyczące odpadów,
dane liczbowe dotyczące czynników uciążliwych typu hałas, zapach, wibracje,
światło, ruch uliczny,
zagrożenia dla otoczenia,
inne oddziaływania na przyrodę, faunę i ekosystem,
inne czynniki dotyczące efektów działalności środowiskowej (w odniesieniu do
przepisów prawa),
nazwisko i numer akredytacji weryfikatora oraz datę zatwierdzenia.
Informacje zawarte w deklaracji środowiskowej zgodnie w wymaganiami
Rozporządzenia EMAS powinny być:
a) prawdziwe i nie wprowadzające w błąd,
b) możliwe do zweryfikowania,;
c) odpowiadające specyfice organizacji i przedstawione we właściwym kontekście,
d) reprezentatywne dla ogólnych efektów działalności środowiskowej organizacj,;
e) przedstawione w sposób ograniczający prawdopodobieństwo błędnej interpretacji,
f) istotne w odniesieniu do ogólnego wpływu organizacji na środowisko.
Uwaga: Stosowanie logo EMAS na deklaracji środowiskowej bez ważnego wpisu do
rejestru EMAS jest niedozwolone. Więcej na temat stosowania logo EMAS znajduje
się w rozdziale 8.
Zgodnie w wymaganiami artykułu 3 punkt 3b) Rozporządzenia EMAS, coroczna
aktualizacja i udostępnianie deklaracji środowiskowej jest podstawowym warunkiem
utrzymania rejestracji w systemie EMAS. Zgodnie z punktem 3.4. Załącznika III oraz
punktem 5.6. Załącznika V do Rozporządzenia EMAS wszystkie aktualizowane
informacje środowiskowe muszą być zatwierdzone przez weryfikatora
środowiskowego. Na podstawie tych samych punktów obowiązek corocznej
aktualizacji deklaracji może nie być stosowany w przypadku małych organizacji11.
Zgodnie z Wytycznymi w sprawie weryfikacji, zatwierdzania deklaracji i częstotliwości
audytu małe organizacje mogą uaktualniać informacje środowiskowe rzadziej niż
raz w roku, chyba, że:
z ich działaniami, produktami i usługami związane są poważne zagrożenia
środowiskowe,
w systemie zarządzania środowiskowego wprowadzono znaczące zmiany,
11
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w UE zatrudnienie w średnim przedsiębiorstwie (organizacji) nie
może przekraczać 249 osób a roczny obrót 50 mln EUR i/lub wartość całkowitego bilansu rocznego nie
przekracza 43 mln EUR. Małe przedsiębiorstwa (organizacje) muszą spełniać łącznie następujące warunki:
zatrudnienie do 49 osób, roczny obrót i/lub wartość całkowitego bilansu rocznego nie większy niż 10
milionów EUR. Do mikroprzedsiębiorstw zaliczają się organizacje zatrudniające mniej niż 10 osób,
mające obroty nie większe niż 2 mln EUR. Dodatkowym warunkiem dla wszystkich kategorii jest
ograniczenie do 25% udziału innych podmiotów w kapitale lub prawie głosu (źródło: Zalecenie Komisji
2003/361/WE z dnia 6 maja 2003 r. dotyczące definicji małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. U. L
124 z 20.5.2003).
EMAS
4 Komunikacja zewnętrzna i deklaracja środowiskowa
z ich działaniami, produktami i usługami związane są ważne wymagania prawne,
z ich działaniami, produktami i usługami związane są ważne zagadnienia lokalne.
Jeżeli aktualizacja nie następuje co roku, deklaracja środowiskowa powinna się
ukazywać co 36 miesięcy.
31
32
EMAS
Poradnik dla administracji
EMAS
5 Weryfikacja
5 Weryfikacja
Weryfikacja stanowi niezależną ocenę działania organizacji oraz informacji zawartych
w deklaracji środowiskowej wykonaną przez akredytowanego weryfikatora
środowiskowego.
Formalną podstawą dla wymagań dotyczących prowadzenia procesu weryfikacji jest
artykuł 4 Rozporządzenia EMAS, odnoszący się do systemu akredytacji weryfikatorów
oraz Załącznik V, opisujący wymagania w stosunku do systemu akredytacji, procesu
weryfikacji oraz zakresów obowiązków i odpowiedzialności weryfikatorów
środowiskowych.
W Polsce zdecydowano się na akredytację zarówno weryfikatorów instytucjonalnych
jak i indywidualnych. Najważniejszą grupą weryfikatorów instytucjonalnych są
jednostki certyfikujące, te same, które wydają certyfikaty na zgodność z normą ISO
14001. Weryfikatorzy indywidualni to osoby fizyczne, prowadzące weryfikację
samodzielnie bez udziału innych weryfikatorów lub ekspertów technicznych.
W przypadku weryfikatorów instytucjonalnych możliwe jest, by decyzja
o zatwierdzeniu deklaracji była podejmowana nie bezpośrednio przez weryfikatora
prowadzącego weryfikację, ale przez organ wewnętrzny jednostki 12. Nie ma to
żadnego znaczenia z punktu widzenia właściwych organów prowadzących proces
rejestracji. Wymagania kompetencyjne wobec weryfikatorów indywidualnych
i instytucjonalnych są takie same, mają oni również identyczne uprawnienia. Decyzja
o dopuszczeniu akredytacji weryfikatorów indywidualnych wynika z przekonania,
że ich usługi będą bardziej dostępne dla małych i średnich organizacji.
Weryfikacja SZŚ jest usługą komercyjną. Organy rejestrujące powinny uwzględniać
ten fakt w trakcie procesu rejestracji, a także przy późniejszej ocenie wniosków
o przedłużenie rejestracji. Ze względu na istniejącą relację biznesową między
organizacją a weryfikatorem, może zaistnieć sytuacja, w której weryfikator
w przypadku ewentualnych wątpliwości co do zasadności rejestracji lub jej
przedłużenia będzie stawał raczej po stronie organizacji. Należy zwrócić uwagę, że
to właśnie obowiązek sprawdzania przez organy rejestrujące niektórych elementów
12
W takiej sytuacji dopuszczalne jest, że pod deklaracją środowiskową podpisuje się przedstawiciel
kierownictwa jednostki a nie weryfikator oceniający organizację.
33
34
EMAS
Poradnik dla administracji
zgodności (szczególnie z wymaganiami prawnymi) przyczynia się do tego, że rejestracja
w systemie EMAS jest postrzegana jako bardziej wymagająca niż certyfikacja na
zgodność z normą ISO 14001. W związku z powyższym, z punktu widzenia organów
rejestrujących, bardzo istotne jest zbudowanie właściwych relacji z weryfikatorami.
Stosunki te powinny być oparte na zaufaniu i wzajemnym uznawaniu swoich
kompetencji. Rozporządzenie EMAS stawia weryfikatorom wysokie wymagania
kompetencyjne. W ramach uzyskiwania akredytacji muszą oni wykazać się
znajomością:
zasad działania systemów zarządzania środowiskowego, norm i wytycznych
wydanych przez Komisję Europejską,
wymagań prawnych, mających zastosowanie do weryfikowanych organizacji,
zagadnień środowiskowych związanych z działaniem weryfikowanych organizacji,
aspektów technicznych związanych z działaniem weryfikowanych organizacji,
zasad funkcjonowania weryfikowanych organizacji,
wymagań i metod prowadzenia audytu środowiskowego,
metod prowadzenia audytu informacji (dotyczy deklaracji środowiskowej).
Można więc założyć, że weryfikatorzy będą doskonale uzupełniać system nadzoru
nad organizacjami prowadzony przez organy administracji. Weryfikatorzy nie zastąpią
organów ochrony środowiska ani organów kontrolnych. Jednak niewątpliwie ich
działania mogą ułatwić pracę administracji, pod warunkiem, że obie strony właściwie
zrozumieją swoje role.
W przypadku ewidentnych błędów poczynionych przez weryfikatora, organ
rejestrujący ma możliwość poinformowania o tym PCA, co w uzasadnionych
przypadkach może doprowadzić nawet do zawieszenia lub odebrania akredytacji.
Mechanizm ten powinien zapewnić wysoki poziom usług świadczonych przez
weryfikatorów.
5.1 Pierwsza weryfikacja
Pierwsza weryfikacja składa się typowo z audytu wstępnego oraz audytu zasadniczego.
Oba etapy powinny być przeprowadzone na terenie, na którym weryfikowana
organizacja prowadzi działalność, chyba że istnieje możliwość uzasadnienia
rozwiązania alternatywnego. Rozwiązanie alternatywne dotyczy w zasadzie tylko
małych organizacji, w których proporcje między nakładem pracy niezbędnym do
przeprowadzenia audytu wstępnego a całego procesu powodują, że dwie wizyty
weryfikatora byłyby nieuzasadnione ekonomicznie. W takim przypadku audyt
wstępny ograniczy się do przeglądu dokumentacji.
Celem audytu wstępnego jest sprawdzenie, czy fundamenty systemu zarządzania
środowiskowego są przyjęte we właściwy sposób. Istotnym elementem audytu
wstępnego jest przegląd dokumentacji. Weryfikator sprawdza, m.in. czy SZŚ bazuje
na trafnej identyfikacji aspektów środowiskowych (czyli czy system zbudowany jest
na właściwych podstawach).
Jeżeli wyniki audytu wstępnego są pozytywne, weryfikator proponuje termin audytu
zasadniczego. Audyt wstępny może zakończyć się również wnioskiem, że SZŚ wymaga
EMAS
5 Weryfikacja
jeszcze wprowadzenia tak wielu udoskonaleń, ze planowanie audytu zasadniczego
jest nieuzasadnione.
Zgodnie z wymaganiami zawartymi w Załączniku V do Rozporządzenia EMAS,
w ramach audytu zasadniczego weryfikator sprawdza, czy:
1. wstępny przegląd środowiskowy został przeprowadzony i czy spełnił wymagania
określone w Załączniku VI,
2. SZŚ spełnia wszystkie wymagania Rozporządzenia EMAS (zgodność z Załącznikiem
I), w tym, czy:
audyty wewnętrzne i ich wyniki spełniają wymagania określone w Załączniku II
(przy pierwszej weryfikacji organizacja powinna wykazać, że w pełni zaplanowała
program audytów, i że przynajmniej dziedziny o najbardziej znaczącym wpływie
na środowisko zostały już poddane audytom),
przeprowadzono przynajmniej jeden przegląd zarządzania na poziomie
kierownictwa organizacji
3. deklaracja środowiskowa spełnia wymagania określone w Załączniku III, w tym,
czy dane w niej zawarte są rzetelne, wiarygodne i prawidłowe
4. inne informacje podlegające zatwierdzeniu spełniają te same wymagania.
Ponadto weryfikator sprawdza skuteczność procedur zapewniających utrzymanie
zgodności z wymaganiami prawa oraz (na zasadzie próbkowania) stwierdzi, czy
zgodność z tymi wymaganiami jest utrzymywana. Weryfikacja kończy się
zatwierdzeniem deklaracji środowiskowej, co stanowi dowód spełnienia wszystkich
wymagań i podstawę do złożenia przez organizację wniosku o wpis do rejestru EMAS.
Jeżeli którekolwiek z wymagań nie jest spełnione, weryfikator środowiskowy nie
zatwierdzi deklaracji środowiskowej, co uniemożliwia rejestrację w systemie.
5.2 Kolejne audyty weryfikacyjne
Rozporządzenie EMAS wymaga, aby weryfikator środowiskowy przygotował program
audytów weryfikacyjnych, gwarantujący, że wszystkie wymagane obszary są
weryfikowane nie rzadziej niż co 36 miesięcy. Jednocześnie organizacja powinna
opublikować aktualizację informacji zawartych w deklaracji środowiskowej
i poddawać ją zatwierdzeniu przez weryfikatora nie rzadziej niż co 12 miesięcy.
Oznacza to w praktyce, że odstępy między kolejnymi wizytami weryfikatora nie
powinny przekroczyć 12 miesięcy.
Odstępstwa od tej zasady mogą być zastosowane w przypadku małych organizacji13,
dla których dopuszczalne jest przeprowadzenie audytu weryfikacyjnego raz na trzy lata,
pod warunkiem, że nie wpłynie to negatywnie na funkcjonowanie SZŚ. W praktyce
będzie to miało zastosowanie tylko wtedy, gdy na podstawie Wytycznych w sprawie
weryfikacji, zatwierdzania deklaracji i częstotliwości audytu weryfikator jednocześnie
uzna, że możliwe jest również zmniejszenie częstotliwości publikowania aktualizacji
deklaracji środowiskowej14. Jest to możliwe pod warunkiem, że:
13
Patrz przypis 11.
14
Patrz rozdział 4.
35
36
EMAS
Poradnik dla administracji
z działalnością, produktami lub usługami małych organizacji nie wiąże się poważne
zagrożenie dla środowiska,
nie miały miejsca znaczące zmiany w systemie zarządzania środowiskowego,
z działalnością, produktami lub usługami małych organizacji nie są związane
znaczące wymagania prawne,
z działaniami, produktami i usługami małych organizacji nie są związane ważne
kwestie lokalne.
W takim przypadku weryfikator powinien wymagać od organizacji publikowania
aktualnej wersji deklaracji nie rzadziej niż raz na 3 lata.
Uwaga: Informacja o tym, że kolejne deklaracje będą publikowane rzadziej niż raz
do roku, znajduje się we wniosku o wpis organizacji do rejestru. Jeżeli wojewoda nie
zgadza się z opinią weryfikatora w tej kwestii, powinien przekazać organizacji
informację, że rejestracja nie zostanie przedłużona, jeżeli nie przedstawi ona
aktualizacji deklaracji w terminie podstawowym, tj. 12 miesięcy od daty zatwierdzenia
aktualnej deklaracji.
W przypadku istotnych modyfikacji systemu zarządzania środowiskowego lub innych
zmian w działalności organizacji może pojawić się konieczność przeprowadzenia
dodatkowych audytów weryfikacyjnych. Mają one zapewnić zachowywanie przez
organizacje ciągłości w zakresie zgodności z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.
Oznacza to, że deklaracje środowiskowe muszą być zatwierdzane tak często, jak są
aktualizowane.
Uwaga: W przypadku zaistnienia niezgodności, które skutkowały zawieszeniem
rejestracji, wojewoda może zażądać od organizacji, aby zwróciła się do weryfikatora
o potwierdzenie usunięcia niezgodności. Koszt takiej dodatkowej weryfikacji poniesie
organizacja.
W trakcie kolejnych audytów weryfikacyjnych weryfikator zwraca szczególną uwagę
na te elementy, które nie były całkowicie zgodne z wymaganiami podczas
wcześniejszego audytu.
Rola weryfikatora nie kończy się na okresowej ocenie zgodności. W związku z tym,
że przez zatwierdzenie deklaracji środowiskowej potwierdza on fakt zgodności
z prawem i wymaganiami Rozporządzenia EMAS, powinien być informowany przez
organizację o zdarzeniach mających wpływ na tę zgodność.
Szczegóły procedury weryfikacji i zatwierdzania deklaracji środowiskowej zostały
opisane w Poradniku dla weryfikatorów.
EMAS
6 Rejestracja
6 Rejestracja
W niniejszym rozdziale przedstawiono zadania wojewodów i ministra środowiska,
którzy zgodnie z ustawą EMAS, pełnią łącznie zadania właściwej jednostki opisane
w artykule 5 Rozporządzenia EMAS. Zgodnie z ust 3. tego artykułu, państwa
członkowskie powinny przygotować wytyczne dotyczące zawieszenia i wykreślenia
z rejestru organizacji, w tym procedury rozpatrywania uwag zainteresowanych stron
dotyczących zarejestrowanych organizacji oraz odmowy, zawieszania lub wycofania
rejestracji.
Opisane w niniejszym rozdziale zadania i sposoby postępowania wynikają bądź
bezpośrednio z Rozporządzenia EMAS bądź z ustawy EMAS i aktów wykonawczych
wydanych na jej podstawie.
6.1 Zadania wojewody
Wojewodowie pełnią bardzo istotną rolę w systemie EMAS. Ich zadaniem jest:
rozpatrywanie wniosków o rejestrację w systemie EMAS,
prowadzenie wojewódzkiego rejestru organizacji (w tym podejmowane decyzji
o zawieszeniu rejestracji organizacji lub o wykreśleniu organizacji z rejestru),
informowanie ministra środowiska o zmianach w rejestrze wojewódzkim.
Podstawy procedury rejestracji organizacji w systemie EMAS zostały opisane w artykule
6 Rozporządzenia EMAS. Szczegóły polskiej procedury określono w ustawie EMAS
i trzech rozporządzeniach ministra środowiska. Zgodnie z ustawą EMAS kluczową
rolę w tym procesie pełnią wojewodowie i działający w ich imieniu pracownicy
urzędów wojewódzkich.
6.1.1.Rejestracja organizacji
Rejestracja w systemie EMAS jest bezterminowa, ale wymaga od organizacji składania
okresowych wniosków wraz z aktualizacją deklaracji środowiskowej. Częstotliwość
37
38
EMAS
Poradnik dla administracji
składania tych wniosków wynika z częstotliwości, z jaką organizacja aktualizuje
deklarację15.
Organem rejestrującym jest wojewoda właściwy ze względu na miejsce prowadzenia
działalności. W przypadku podmiotu składającego się z kilku obiektów, właściwym
organem jest wojewoda właściwy ze względu na siedzibę podmiotu. W większości
przypadków właściwość organu nie budzi wątpliwości. Wyjątkiem jest sytuacja,
w której o rejestrację będzie starał się urząd wojewódzki. W takim przypadku organem
rejestrującym będzie wojewoda wskazany przez ministra środowiska16.
Artykuł 6 Rozporządzenia EMAS określa warunki rejestracji organizacji. Ustęp 1
tego artykułu brzmi:
1. Jeśli właściwy organ:
otrzymał zatwierdzoną deklarację środowiskową oraz
otrzymał od organizacji wypełniony formularz, zawierający przynajmniej
informacje wymienione w załączniku VIII, oraz
otrzymał jakąkolwiek opłatę rejestracyjną, która może być nałożona na mocy
art. 16, oraz
uznaje, na podstawie otrzymanych dowodów, w szczególności w drodze
postępowania sprawdzającego przeprowadzonego przez właściwy organ
wykonawczy dotyczącego przestrzegania przez organizację właściwych
przepisów z zakresu ochrony środowiska, że organizacja spełnia wszystkie
wymagania niniejszego rozporządzenia,
rejestruje on organizację składającą wniosek i nadaje jej numer rejestracyjny.
Właściwy organ informuje kierownictwo organizacji, że została ona wpisana do
rejestru.
Na podstawie powyższego zapisu Rozporządzenia warunkiem rozpoczęcia procesu
rejestracji jest złożenie wniosku o rejestrację wraz z zatwierdzoną deklaracją
środowiskową. Wzór wniosku został określony w Rozporządzeniu Ministra Środowiska
z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu danych, które zawiera rejestr wojewódzki
oraz wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze wojewódzkim. Zgodnie
z ustawą z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej, wniosek powinien być
opatrzony znakiem opłaty skarbowej należnej od podania i załączników. Przebieg
postępowania w sprawie rejestracji organizacji w systemie EMAS można sprowadzić
do 4 podstawowych kroków.
15
Obowiązek opublikowania aktualizacji deklaracji powstaje w terminie 12 miesięcy od zatwierdzenia
wcześniejszej deklaracji. W szczególnych przypadkach (małe organizacje) weryfikator może podjąć
decyzję o wydłużeniu tego okresu do 36 miesięcy. Termin publikacji kolejnej deklaracji jest wpisywany
do wniosku o rejestrację.
16
Takie podejście wskazane zostało przez Ministerstwo Środowiska. Obowiązujące przepisy nie przewidują
takiej sytuacji.
EMAS
6 Rejestracja
Krok 1
Po otrzymaniu wniosku, wojewoda poddaje go (wraz z załączoną deklaracją
środowiskową) analizie formalnej. W ramach oceny formalnej wojewoda sprawdza czy:
1. wniosek jest kompletny, tj. zgodny z wymaganym wzorem,
2. załączona do wniosku deklaracja środowiskowa jest aktualna i została zatwierdzona
przez akredytowanego weryfikatora (posiada numer akredytacji),
3. dane dotyczące zakresu rejestracji oraz aspektów środowiskowych zawarte
w deklaracji są spójne z danymi podanymi we wniosku,
4. naliczona została odpowiednia opłata rejestracyjna.
Ad.1. Wszystkie wymagane we wzorze informacje powinny być podane w sposób
wyczerpujący. Należy zwrócić uwagę na datę wydania kolejnej deklaracji
środowiskowej. Termin dłuższy niż rok (maksymalnie 3 lata) od daty zatwierdzenia
aktualnej deklaracji jest dopuszczalny wyłącznie dla małych organizacji, pod
warunkiem, że nie nastąpią zmiany rodzące konieczność aktualizacji. Wojewoda
może nie wyrazić zgody na aktualizowanie deklaracji rzadziej niż co 12 miesięcy.
Ad.2. Zgodnie z punktem 3.2.g) Załącznika III do Rozporządzenia EMAS weryfikator
powinien opatrzyć zatwierdzoną deklarację środowiskową swoim nazwiskiem
i numerem akredytacji oraz datą zatwierdzenia. Dane te stanowią dla wojewody
podstawę do sprawdzenia uprawnień weryfikatora. Przed pierwszą rejestracją
obowiązuje analogiczna zasada dotycząca aktualności deklaracji jak w stosunku do
organizacji już zarejestrowanych. Należy przyjąć, że deklaracja zatwierdzona
wcześniej niż 12 miesięcy przed złożeniem wniosku nie spełnia tego warunku.
Ad.3. Należy pamiętać, że zatwierdzenie deklaracji środowiskowej jest jednym
z podstawowych obowiązków weryfikatora środowiskowego. W związku z tym,
sprawdzenie zawartości deklaracji przez wojewodę jest czynnością dodatkową, nie
wymaganą wprost przez Rozporządzenie EMAS. W polskiej procedurze nie
przewiduje się udziału akredytowanego weryfikatora w opracowaniu wniosku. Może
się więc zdarzyć, że organizacja poda w nim informacje niezgodne ze stanem
stwierdzonym przez weryfikatora, np. poszerzy zakres wnioskowany do rejestracji
w stosunku do zakresu weryfikacji. Dlatego wojewoda powinien się upewnić, że nie
ma rozbieżności między zakresami określonymi we wniosku i deklaracji. Ponadto
wojewoda może dysponować dodatkowymi informacjami na temat organizacji
wnioskującej o rejestrację, np. w zakresie sytuacji awaryjnych lub zgodności
z wymaganiami prawa. Jeżeli organizacja pominęła w deklaracji tę istotną dla
zainteresowanych stron informację, wojewoda może się zwrócić o organizacji
o uzupełnienie deklaracji.
Na tym etapie wojewoda powinien również upewnić się, czy podmiot starający się
o rejestrację spełnia wymagania dotyczące organizacji. Ma to szczególne znaczenie
w przypadku wniosku o rejestrację podmiotu mniejszego niż obiekt. Szczegółowe
informacje w tej kwestii można znaleźć w rozdziale 7.
39
40
EMAS
Poradnik dla administracji
Uwaga: Ostateczne zdanie, czy podmiot wnioskujący o rejestrację spełnia
wymagania dotyczące organizacji, należy do wojewody. Dla uniknięcia ryzyka,
że weryfikator i wojewoda będą mieli odmienne zdanie w tej kwestii, zaleca się,
aby weryfikator lub organizacja uzgodniły możliwość rejestracji części obiektu
przed przystąpieniem do weryfikacji.
Ad. 4. Podstawą do naliczenia opłaty jest ustawa EMAS oraz Rozporządzenie Ministra
Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie współczynników różnicujących
wysokość opłaty rejestracyjnej w krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS).
Ustalenie właściwej wysokości opłaty rejestracyjnej na tym etapie pozwala
wyeliminować kłopotliwe pomyłki i ewentualną konieczność zwrotu nadpłaty. Ze
względów praktycznych zaleca się, aby wojewodowie informowali na jak
najwcześniejszym etapie kontaktów z organizacją, że opłata rejestracyjna jest
pobierana za wpis do rejestru a, nie za rozpatrzenie wniosku. Weryfikacja wysokości
opłaty zawartej we wniosku opiera się na informacji o wielkości zatrudnienia
i klasyfikacji działalności podanych we wniosku.
W przypadku, gdy wniosek nie jest kompletny lub występują w nim błędy, wojewoda
wzywa organizację do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia wniosku. W przypadku
nieusunięcia braków wniosek o rejestrację pozostanie bez rozpatrzenia.
Krok 2
Kolejnym etapem postępowania jest sprawdzenie statusu weryfikatora. W przypadku
weryfikatora akredytowanego w Polsce, wojewoda sprawdza w rejestrze
prowadzonym przez ministra środowiska, czy akredytacja jest aktualna i czy jej zakres
pokrywa się z zakresem działalności podanej we wniosku o rejestrację. W przypadku
weryfikatora akredytowanego w innym kraju członkowskim, te same dane wojewoda
sprawdza w rejestrze prowadzonym przez Komisję Europejską17. Ponadto wojewoda
powinien sprawdzić, czy weryfikator zagraniczny dopełnił obowiązku poinformowania
PCA o planowanej weryfikacji i czy PCA nie ma zastrzeżeń do jego kompetencji18.
Uwaga: W przypadku ujawnienia, że weryfikator podjął się weryfikacji bez
aktualnej akredytacji, kiedy zakres jego akredytacji nie odpowiada zakresowi
działalności organizacji lub też przeprowadził weryfikację bez dokonania
zgłoszenia (dot. Weryfikatora zagranicznego), wojewoda powinien poinformować
o tym fakcie PCA. W takiej sytuacji PCA może zastosować wobec weryfikatora
odpowiednie sankcje.
W przypadku, gdy akredytacja nie jest aktualna lub jej zakres nie pokrywa się
z zakresem rejestrowanej działalności, wojewoda odmawia rejestracji.
17
Rejestr jest dostępny na stronie:
http://europa.eu.int/comm/environment/emas/tools/contacts/verifiers_en.htm.
18
Informacja o zgłoszeniu przez weryfikatora zamiaru prowadzenia weryfikacji na terenie Polski będzie
dostępna w systemie informatycznym opracowanym na potrzeby systemu EMAS.
19
Organizacje zarejestrowane w systemie EMAS powinny działać w zgodzie z wszelkimi wymaganiami
określonymi w ustawach, aktach wykonawczych, aktach prawa miejscowego a także decyzjach
administracyjnych dotyczących ich aspektów środowiskowych. Zakres wymagań prawnych zależy od
specyfiki organizacji.
EMAS
6 Rejestracja
Krok 3
W trzecim etapie wojewoda sprawdza, czy organizacja działa zgodnie z prawem19.
Zgodnie z artykułem 6 punkt 1.4. Rozporządzenia EMAS, polega to na zwróceniu się
do "właściwego organu wykonawczego" celem uzyskania dowodu "przestrzegania
przez organizację właściwych przepisów z zakresu ochrony środowiska".
Uwaga: Ustawa EMAS nie transponuje terminu "właściwy organ wykonawczy" do
polskich warunków. Należy przyjąć, że za określeniem tym kryją się wszystkie organy,
które mogą dysponować informacjami na temat zgodności działań organizacji
z wymaganiami prawa. Należą do nich w szczególności: wojewódzki inspektor
ochrony środowiska, marszałek województwa, starosta oraz wójt burmistrz/prezydent
właściwi ze względu na miejsce prowadzenia działalności.
Wojewoda powinien zwrócić się do właściwego organu wykonawczego na piśmie
z prośbą o opinię dotyczącą zgodności z wymaganiami prawnymi w zakresie ochrony
środowiska. Podstawą prawną do zwrócenia się wojewody do organów
wykonawczych jest bezpośrednio artykuł 6 punkt 1 Rozporządzenia EMAS.
Uwaga: W przypadku organizacji działającej na terenie kilku województw
wnioskującej o rejestrację pod jednym numerem, wojewoda właściwy ze względu
na siedzibę organizacji zwraca się o opinie do wojewodów, na terenie których działają
wszystkie obiekty mające zostać objęte rejestracją. Wojewodowie występują o opinię
do właściwych organów wykonawczych wg procedury opisanej wyżej i przekazują
je wojewodzie, do którego złożono wniosek o rejestrację.
W pismach kierowanych do "organów wykonawczych" wojewoda powinien określić
termin, w jakim spodziewa się przekazania informacji, a także poinformować o tym,
że brak odpowiedzi uzna za brak zastrzeżeń.
Uwaga: Jeżeli okoliczności świadczą o tym, że niezgodność z wymaganiami prawnymi
występowała już w trakcie weryfikacji, może to świadczyć o niewystarczających
kwalifikacjach weryfikatora. W takiej sytuacji wojewoda powinien rozważyć zasadność
poinformowania o tym PCA, które w ramach nadzoru nad weryfikatorami powinno
sprawdzić zasadność tej opinii. W przypadku stwierdzenia rażących błędów
w prowadzaniu weryfikacji, PCA może podjąć decyzję o zawieszeniu lub odebraniu
akredytacji weryfikatora.
W przypadku stwierdzenia, na podstawie zebranych dowodów, niezgodności
z wymaganiami prawa, wojewoda odmawia rejestracji.
Krok 4
Jeżeli wszystkie wcześniejsze etapy analizy wskazują na pozytywny wynik oceny,
wojewoda informuje organizację o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku oraz wzywa
do wniesienia opłaty rejestracyjnej. Jednocześnie powinien poinformować organizację,
że brak wniesienia opłaty będzie skutkować wstrzymaniem procesu rejestracji. Opłata
rejestracyjna, zgodnie z artykułem 4 ust. 1 ustawy EMAS, pobierana jest za wpis do
rejestru, a nie za rozpatrzenie wniosku. Pobranie opłaty wcześniej, w sytuacji, kiedy
wojewoda odmawia rejestracji, powodowałoby konieczność zwrotu opłaty
rejestracyjnej.
41
42
EMAS
Poradnik dla administracji
Zgodnie z artykułem 4 ust. 2 ustawy EMAS, po otrzymaniu odpowiedniej opłaty
rejestracyjnej, wojewoda wpisuje organizację do rejestru wojewódzkiego, nadając
organizacji trzycyfrowy numer rejestracyjny (wg kolejności wpisu do rejestru). Wpis
do rejestru wojewódzkiego jest czynnością materialno-techniczną. Po dokonaniu
wpisu wojewoda informuje na piśmie organizację o numerze, jakim została oznaczona
oraz przekazuje ministrowi środowiska informację o wpisaniu organizacji do tego
rejestru oraz jej numer. Po dokonaniu wpisu do rejestru wojewódzkiego, wojewoda
podaje również do publicznej wiadomości informację o umieszczeniu w tym rejestrze
deklaracji środowiskowej organizacji.
Wojewoda powinien udostępniać zainteresowanym zatwierdzoną deklarację
środowiskową na podstawie artykułu 19 ustawy POŚ.
6.1.2. Zawieszenie rejestracji
Podstawową sankcją dla organizacji wpisanej do rejestru EMAS za nie spełnianie
wymagań jest zawieszenie lub wykreślenie z rejestru. Artykuł 5 punkt 3
Rozporządzenia EMAS nakłada na państwa członkowskie UE obowiązek przyjęcia
krajowych wytycznych dotyczących zawieszenia i wykreślenia z rejestru organizacji.
Rozporządzenie EMAS nie określa szczegółowo, w jakiej sytuacji organizacja powinna
być zawieszona, a w jakiej wykreślona z rejestru. W polskich warunkach decyzję
w tej kwestii podejmuje indywidualnie właściwy wojewoda.
Zawieszenie rejestracji oznacza, że nie może ona korzystać z uprawnień wynikających
z faktu rejestracji. W praktyce oznacza to, że nie może posługiwać się logo EMAS.
Generalnie należy przyjąć, że organizacja może zostać zawieszona, jeżeli niezgodność
z wymaganiami ma charakter przejściowy i organizacja przedstawi wiarygodny plan
działań korygujących, którego realizacja nie przekroczy 6 miesięcy.
Można zidentyfikować 3 podstawowe, niezależne od siebie, przesłanki do zawieszenia
rejestracji organizacji:
1. uzyskanie informacji o niezgodnym z prawem działaniu organizacji,
2. uzyskanie informacji od PCA o niewłaściwie przeprowadzonej weryfikacji,
3. uzyskanie informacji od weryfikatora o znacznych niezgodnościach z wymaganiami
Rozporządzenia EMAS.
Ad.1. Informacja o niezgodności z prawem może pochodzić np. od weryfikatora,
wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, od innego organu administracji lub
od innych osób lub podmiotów.
Po otrzymaniu takiej informacji, wojewoda przeprowadza konsultacje
z zainteresowanymi stronami mające na celu wyjaśnienie otrzymanych informacji.
W konsultacjach uczestniczy przede wszystkim organizacja oraz osoby, podmioty
lub instytucje, które przekazały informację o niezgodności z prawem. Generalnie za
niezgodność z prawem uznaje się:
prowadzenie działalności bez wymaganych prawem pozwoleń i zgłoszeń
(inwentaryzacji),
przekroczenie wymogów pozwoleń, zezwoleń,
przekroczenie standardów,
EMAS
6 Rejestracja
Rysunek 3. Schemat procedury rejestracji organizacji w systemie EMAS
43
44
EMAS
Poradnik dla administracji
O wystąpieniu niezgodności może świadczyć:
sankcje nałożone przez WIOŚ,
prawomocny wyrok sądu w sprawie związanej z ochroną środowiska.
Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku wystąpienie takiej sytuacji powinno
skutkować zawieszeniem rejestracji bądź wykreśleniem z rejestru. W przypadku
sytuacji awaryjnej decyzja20 o zawieszeniu rejestracji powinna uwzględniać takie
okoliczności, jak: skutek dla środowiska, przewidywalność awarii, wcześniejsze
zdarzenia oraz reakcję organizacji na zdarzenie. Więcej szczegółów na ten temat
można znaleźć w rozdziale 7.
Jeżeli w wyniku konsultacji, wojewoda uzna, że informacja o niezgodności z prawem
jest nieuzasadniona lub (w wyjątkowych przypadkach) nie powinna skutkować
zawieszeniem rejestracji organizacji, informuje zainteresowanych o odrzuceniu skargi.
Wojewoda powinien podejmować działania wyjaśniające nie tylko w przypadku
formalnego wpłynięcia skargi, ale również w sytuacji, gdy wszedł w posiadanie
wiarygodnych informacji o niezgodności z dowolnych źródeł.
Jeżeli informacja ma wpływ na rejestrację, wojewoda analizuje, czy możliwe jest
zakończenie działań korygujących w okresie 6 miesięcy. W tym celu może on
zasięgnąć opinii weryfikatora lub organu stwierdzającego niezgodność. Jeżeli działania
korygujące są możliwe, to wojewoda zawiesza organizację na określony czas, lecz
nie dłużej niż na 6 miesięcy, a następnie informuje o zawieszeniu ministra środowiska
oraz organizację o przyczynach zawieszenia i wzywa ją do przeprowadzenia działań
korygujących. Jeżeli z uzyskanych informacji wynika, że niezgodność ma charakter
długotrwały (tj. brak możliwości jej usunięcia w ciągu 6 miesięcy), wojewoda powinien
wykreślić organizację z rejestru21.
W przypadku zawieszenia, rejestracja organizacji może być przywrócona na podstawie
dowodów wprowadzenia skutecznych działań korygujących. Po wprowadzeniu
działań korygujących, organizacja informuje wojewodę, który ocenia skuteczność
ich przeprowadzenia. Potwierdzeniem skutecznego wprowadzenia działań
korygujących może być:
potwierdzenie zgodności ze strony akredytowanego weryfikatora,
informacja od marszałka województwa o wniesieniu zaległych opłat i kopie
sprawozdań,
informacja od WIOŚ o usunięciu przyczyny przekroczeń standardów oraz decyzji
o wstrzymaniu naliczania kar,
informacja od starosty o uzyskaniu wymaganych pozwoleń,
informacja od wójta/burmistrza/prezydenta o dokonaniu wymaganych zgłoszeń
lub zaprzestaniu uciążliwej działalności,
informacja od PCA o prawidłowym przeprowadzeniu weryfikacji.
20
Nie oznacza to decyzji administracyjnej w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego.
21
Patrz p. 6.1.3.
EMAS
6 Rejestracja
W przypadku skutecznego wprowadzenia działań korygujących wojewoda przywraca
rejestrację i informuje o tym ministra środowiska. Skuteczne wprowadzenie działań
korygujących obejmuje również terminowość ich wprowadzenia.
Ad. 2. PCA prowadzi nadzór nad weryfikatorami środowiskowymi. W wyniku analizy
sprawozdania z weryfikacji bądź innych przesłanek może negatywnie ocenić
wykonaną weryfikację. W takiej sytuacji PCA powiadamia o tym weryfikatora,
organizację oraz wojewodę, który dokonał wpisu organizacji do rejestru. Wojewoda
zawiesza rejestrację do momentu uzyskania informacji od PCA, że braki w procedurze
weryfikacji zostały uzupełnione lub do czasu przedstawienia przez organizację
dowodów przeprowadzenia weryfikacji przez innego akredytowanego weryfikatora.
Okres zawieszenia rejestracji nie może przekroczyć 6 miesięcy.
Ad. 3. Informacja od weryfikatora dotycząca trwałych niezgodności w SZŚ jest
odpowiednikiem sytuacji, w której jednostka certyfikująca odmawia przedłużenia
ważności certyfikatu lub odbiera certyfikat zgodności z normą ISO 14001. W praktyce
taka sytuacja może wystąpić przy kolejnej weryfikacji, a szczególnie w przypadku,
kiedy organizacja nie wprowadzi działań korygujących uzgodnionych z weryfikatorem.
Weryfikator może zatwierdzić deklarację środowiskową, jeżeli w trakcie audytu
weryfikacyjnego zidentyfikowane zostaną tzw. małe niezgodności, a organizacja
zobowiąże się do wprowadzenia działań korygujących w określonym terminie.
Weryfikator powinien poinformować wojewodę o niezgodnościach, których usunięcie
nie jest możliwe w terminie 6 miesięcy od dnia ich zidentyfikowania. Ocena
możliwości usunięcia niezgodności należy do weryfikatora.
6.1.3. Wykreślenie z rejestru
Wykreślenie z rejestru jest najdalej idącą sankcją za niespełnianie wymagań EMAS.
Wykreślenie może nastąpić, jeżeli:
zidentyfikowane niezgodności mają charakter długotrwały i nie istnieją szanse
usunięcia ich w okresie 6 miesięcy od dnia, w którym zostały zidentyfikowane,
rejestracja organizacji została zawieszona, a organizacja nie zdołała przedstawić
dowodów przeprowadzenia działań korygujących w zakładanym terminie,
organizacja nie dostarczyła w terminie 3 miesięcy od daty zaistnienia takiego
obowiązku 22 zatwierdzonej aktualizacji deklaracji środowiskowej wraz
z formularzem wniosku.
Wykreślenie z rejestru powoduje sankcje identyczne do wymienionych w przypadku
zawieszenia, z tym że, dokonanie ponownego wpisu do rejestru wymaga przejścia
całej procedury weryfikacji i rejestracji.
6.1.4. Przedłużenie rejestracji
Przedłużenie rejestracji odbywa się na wniosek organizacji. Wzór wniosku jest
identyczny jak w przypadku pierwszej rejestracji. Do wniosku organizacja powinna
dołączyć zatwierdzoną aktualizację deklaracji środowiskowej 23. Postępowanie
wojewody po złożeniu wniosku o przedłużenie rejestracji jest analogiczne do
postępowania w przypadku pierwszej rejestracji.
22
Patrz przypis 14.
23
Nie rzadziej niż raz na 3 lata, organizacja powinna przygotować pełną wersję deklaracji środowiskowej.
45
46
EMAS
Poradnik dla administracji
Uwaga: Procedura przedłużania rejestracji w Polsce zakłada, że wojewoda, po
każdym złożeniu wniosku przez organizację (na ogół co 12 miesięcy), zwraca się
do "organów wykonawczych24" z zapytaniem dotyczącym stanu zgodności
z prawem. Ponadto procedura zakłada, że wojewoda z trzymiesięcznym
wyprzedzeniem informuje na piśmie organizację o upływającym terminie
przedłużenia rejestracji.
Rysunek 4. Schemat procedury zawieszania rejestracji oraz wykreślania organizacji z rejestru EMAS
24
Patrz uwaga w p. 6.1. "krok 3".
EMAS
6 Rejestracja
6.1.5. Rejestr wojewódzki
Wojewodowie prowadzą wojewódzkie rejestry organizacji zarejestrowanych
w systemie EMAS. Rejestr wojewódzki składa się z czterech list25:
1. lista organizacji aktualnie zarejestrowanych mających siedzibę na obszarze
województwa, obejmująca następujące informacje:
a) nazwę,
b) siedzibę i adres,
c) datę rejestracji,
d) datę ostatniej weryfikacji,
e) numer w rejestrze wojewódzkim,
f) informacje o miejscu/miejscach udostępnienia deklaracji środowiskowej;
2. lista organizacji, które po raz pierwszy złożyły wniosek o rejestrację i oczekują na
wpis do rejestru wojewódzkiego;
3. lista organizacji, których rejestracja została zawieszona (z podaniem przyczyn
zawieszenia),
4. lista organizacji, które wykreślono z rejestru wojewódzkiego (z podaniem powodów
skreślenia).
6.1.6. Przekazywanie informacji ministrowi środowiska
Wojewoda jest zobowiązany bezzwłocznie (tj. nie później niż w terminie 7 dni od
zdarzenia) poinformować pisemnie ministra środowiska o wpisaniu organizacji do
rejestru wojewódzkiego, a także o zawieszeniu bądź wykreśleniu organizacji z rejestru.
Poza bieżącym przekazywaniem informacji wojewoda do 31 stycznia każdego roku
jest zobowiązany przekazać ministrowi środowiska zbiorcze zestawienia wg stanu
na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Zestawienia te obejmują dane z 4 list
składających się na rejestr wojewódzki. Dane te powinny być przekazane w formie
pisemnej i elektronicznej.
Wzory dokumentów przekazywanych przez wojewodów ministrowi środowiska
zostały określone w Załączniku 2. do Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 23
kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów
środowiskowych oraz wzorów dokumentów, formy, częstotliwości i terminów
przekazywania informacji z rejestru wojewódzkiego do rejestru krajowego 26.
Rozporządzenie nie określa formatu danych przekazywanych ministrowi.
6.2 Zadania ministra środowiska
Rola ministra środowiska w polskim systemie EMAS ma charakter nadzorczy. Do
zadań ministra środowiska należy:
prowadzenie rejestru krajowego organizacji zarejestrowanych w systemie
ekozarządzania i audytu (artykuł 3 ust. 1 ustawy EMAS),
25
§ 2, Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu danych, które
zawiera rejestr wojewódzki, oraz wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze wojewódzkim.
26
Dz. U. Nr 94, poz. 930.
47
48
EMAS
Poradnik dla administracji
prowadzenie rejestru akredytowanych weryfikatorów (artykuł 3 ust. 4 ustawy EMAS),
publikowanie danych zawartych w obu rejestrach (artykuł 3 ust. 6 ustawy EMAS),
informowanie Komisji Europejską o zmianach w rejestrze (artykuł 7 punkty 1 i 2
Rozporządzenia EMAS).
6.2.1 Rejestr organizacji
Rejestr krajowy jest prowadzony na podstawie danych przekazywanych przez
wojewodów. Powinien on zawierać następujące informacje:
1) numer w rejestrze krajowym, który składa się z: oznaczenia "PL", oznaczenia
województwa, poziomej kreski oraz trzycyfrowego numeru nadanego przez
wojewodę27,
2) nazwa organizacji,
3) siedziba i adres,
4) data rejestracji,
5) data weryfikacji,
6) uwagi dotyczące zawieszenia wpisu do rejestru wojewódzkiego.
Uwaga: Oznaczenia województw wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
13 lipca 2000 r. w sprawie wprowadzenia Nomenklatury Jednostek Terytorialnych
do Celów Statystycznych (NTS) (Dz. U. Nr 58, poz. 685) są następujące:
Dolnośląskie - 2.02, Kujawsko-Pomorskie - 2.04, Lubelskie - 2.06, Lubuskie 2.08, Łódzkie - 2.10, Małopolskie - 2.12, Mazowieckie - 2.14, Opolskie - 2.16,
Podkarpackie - 2.18, Podlaskie - 2.20, Pomorskie - 2.22, Śląskie - 2.24,
Świętokrzyskie - 2.26, Warmińsko-Mazurskie - 2.28, Wielkopolskie - 2.30,
Zachodniopomorskie - 2.32.
Uwaga: Po dokonaniu wpisu w rejestrze krajowym organizacji, minister
środowiska informuje na piśmie organizację o nadanym numerze. Dopiero wtedy
organizacja może oznaczyć deklarację logo EMAS i stosować logo do celów
promocyjnych (logo można stosować wyłącznie z numerem rejestracji).
6.2.2 Rejestr akredytowanych weryfikatorów
Minister środowiska prowadzi rejestr akredytowanych weryfikatorów. Wpisu do
rejestru dokonuje się na podstawie wniosku, którego wzór określono w
Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru
wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych oraz wzorów
dokumentów, formy, częstotliwości i terminów przekazywania informacji z rejestru
wojewódzkiego do rejestru krajowego. Akredytowany weryfikator (instytucja lub osoba
fizyczna) powinien załączyć do wniosku certyfikat akredytacji wydany przez Polskie
Centrum Akredytacji. PCA opublikowało Program akredytacji weryfikatorów
środowiskowych, na podstawie którego oceniane są kwalifikacje kandydatów na
weryfikatorów.
27
Ministerstwo Środowiska przygotowuje zmianę systemu numeracji w rejestrze krajowym EMAS. Numer
zostanie uzupełniony o końcówkę "-X", gdzie X oznacza kolejny numer organizacji w rejestrze krajowym.
EMAS
6 Rejestracja
Rejestr akredytowanych weryfikatorów zawiera następujące dane:
1) numer akredytacji,
2) nazwę oraz siedzibę i adres albo imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania i adres,
3) zakres akredytacji,
4) datę uzyskania akredytacji,
5) daty potwierdzeń utrzymania akredytacji.
Zakres akredytacji oznacza kody działalności (wg PKD lub NACE), do weryfikacji
których weryfikator jest uprawniony.
6.2.3 Publikowanie informacji
Stan rejestru krajowego organizacji oraz akredytowanych weryfikatorów na dzień 31
grudnia każdego roku jest ogłaszany przez ministra środowiska w Dzienniku
Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" w terminie do 31 marca roku
następnego. Ponadto minister jest zobowiązany do ogłaszania comiesięcznych zmian
w rejestrze krajowym.
Minister przekazuje Komisji Europejskiej co miesiąc informacje o zmianach w obu
rejestrach. Informacje te są podstawą do aktualizacji rejestrów europejskich
publikowanych przez KE.
Rysunek 5. Zadania ministra środowiska w systemie EMAS
49
50
EMAS
Poradnik dla administracji
EMAS
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność
z wymaganiami prawnymi
Praktyka wskazuje, że weryfikatorzy EMAS przykładają większą wagę do zagadnienia
zgodności z wymaganiami prawnymi niż audytorzy ISO 14001. Jak się okazuje, nie
wynika to z różnicy wymagań między Rozporządzeniem EMAS a normą ISO 14001
a z faktu, że w ramach procedury rejestracji organ rejestrujący po raz kolejny sprawdza
zgodność działań organizacji w wymaganiami prawnymi. Jest to szczególnie widoczne
w państwach, w których rolę organu rejestrującego pełnią organy administracji (w tym
w Polsce). W praktyce okazuje się, że norma ISO 14001 wymaga takiego stopnia
zgodności z prawem, jaki jest akceptowany przez Komitety Techniczne jednostek
certyfikujących (na co mają wpływ interpretacje i wytyczne jednostek akredytujących),
a Rozporządzenie EMAS wymaga takiego stopnia zgodności z prawem, jaki jest
akceptowany przez administrację ochrony środowiska.
Zgodnie z artykułem 6 Rozporządzenia EMAS warunkiem wpisania organizacji do
rejestru jest uzyskanie przekonania, że organizacja spełnia wymagania prawne
w zakresie ochrony środowiska. Założenie to, słuszne co do zasady, nie zawsze jest
możliwe do zastosowania. Przepisy prawa ochrony środowiska często bywają różnie
interpretowane. Czasem konieczne jest odniesienie się do przepisów Wspólnoty
Europejskiej, na podstawie których wprowadzono dane przepisy w Polsce. Poza tym
niezgodności z prawem mogą mieć różną wagę i nie zawsze wynikać z winy
organizacji. Ścisłe przestrzeganie tej zasady w odniesieniu do pierwszej rejestracji
wydaje się właściwe, jednak ze względu na konsekwencje, jakie płyną z faktu
zawieszenia rejestracji bądź wykreślenia z rejestru, w przypadku organizacji
zarejestrowanych literalne stosowanie tej zasady może okazać się trudne,
a w niektórych przypadkach nawet szkodliwe.
W związku z tym, że weryfikatorzy muszą stosować kryteria oceny zgodności z prawem
tożsame z kryteriami stosowanymi przez administrację istotne jest, aby administracja
ochrony środowiska dała weryfikatorom jednoznaczną informację, jakie
niezgodności będzie traktować jako dyskwalifikujące przy rejestracji w systemie EMAS.
Niniejszy rozdział stanowi próbę ujednolicenia podejścia do zagadnienia zgodności
z wymaganiami prawnymi pomiędzy weryfikatorami EMAS a administracją ochrony
środowiska w Polsce. Brak takiego porozumienia może spowodować, że weryfikatorzy
51
52
EMAS
Poradnik dla administracji
będą każdą drobną niezgodność traktować jako absolutnie nie do zaakceptowania,
co może doprowadzić do tego, że system zarządzania zgodny z Rozporządzeniem
EMAS będzie postrzegany jako system zbyt trudny do stosowania.
7.1 Na jakim etapie następuje rozpatrywanie niezgodności
z prawem?
Jak wynika z opisanych wcześniej procedur, informacja o niezgodnym z prawem
działaniu organizacji może dotyczyć organizacji starającej się o rejestrację lub
organizacji wcześniej zarejestrowanej.
W przypadku pierwszej rejestracji, po otrzymaniu zatwierdzonej deklaracji
środowiskowej, wojewoda komunikuje się z "organami wykonawczymi"28 (WIOŚ,
marszałek województwa, starosta, wójt/burmistrz/prezydent miasta), w celu
upewnienia się, że organizacja na pewno nie ma żadnych problemów w kwestii
zgodności z przepisami ochrony środowiska. Każdy z tych organów może przedstawić
wojewodzie informację, że organizacja nie spełnia wszystkich wymagań prawnych.
W dalszych rozważaniach posłużono się przykładem WIOŚ, ale może to dotyczyć
każdego z tych organów, a także innych podmiotów.
WIOŚ, odpowiadając na zapytanie wojewody, sprawdzi, czy w danej organizacji
była przeprowadzana inspekcja. Jeśli inspekcja została przeprowadzona, to inspektorzy
WIOŚ muszą uwzględnić stwierdzone niezgodności w protokołach z kontroli.
Inspektor WIOŚ może sprawdzić poprzez kontrolę, czy organizacja:
posiada odpowiednie pozwolenia, zezwolenia, uzgodnienia środowiskowe,
dotrzymuje standardów emisyjnych określonych w przepisach oraz limitów
emisyjnych określonych w pozwoleniach,
spełnia warunki określone w przepisach oraz pozwoleniach, w tym np.
przeprowadza pomiary emisyjne zgodnie z obowiązującymi metodykami,
na bieżąco prowadzi wszelkie ewidencje środowiskowe oraz na bieżąco uiszcza
opłaty.
Jeśli w wyniku kontroli stwierdzono niezgodności, odpowiedź WIOŚ na zapytanie
wojewody będzie jednoznaczna. Brak spełnienia któregokolwiek z powyższych
wymagań będzie dla organizacji skutkować sankcjami, jakie WIOŚ stosuje wobec
zakładów nieprzestrzegających przepisów. W takiej sytuacji wojewoda nie może
wpisać organizacji do rejestru aż do chwili, kiedy uzyska informację, że niezgodności
zostały usunięte.
Kluczowe znaczenie ma tu stworzenie odpowiednich relacji z "organami
wykonawczymi", które zapewniłyby, że organy te, w przypadku wykrycia niezgodności
działań organizacji zarejestrowanej w systemie EMAS z wymaganiami prawnymi,
będą informować właściwego wojewodę. Jest to warunkiem sprawnego
funkcjonowania systemu EMAS. Wojewoda, niezależnie od tego, z jakiego źródła
poweźmie informację o niezgodności, powinien podjąć postępowanie wyjaśniające,
które może zakończyć się podjęciem decyzji o zawieszeniu lub wykreśleniu organizacji
z rejestru EMAS. Ta sytuacja stanowi kluczowy etap procesu, który omawiany jest
28
Patrz uwaga w p. 6.1. "krok 3".
EMAS
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
w niniejszym podrozdziale. W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na zapis artykułu
6 punkt 5 Rozporządzenia EMAS.
Artykuł 6. Rozporządzenia EMAS
[...]
5. Przed wydaniem odmowy rejestracji, zawieszeniem lub wykreśleniem
organizacji z rejestru niezbędne jest przeprowadzenie konsultacji
z zainteresowanymi stronami, które przedstawiają właściwemu organowi
niezbędne dowody, na których opiera on swoją decyzję. Właściwy organ
informuje kierownictwo organizacji o przyczynach podjętych środków oraz
procesie dyskusji z właściwymi organami odpowiedzialnymi za stosowanie prawa.
Jak więc z powyższego fragmentu Rozporządzenia EMAS wynika, wojewoda będzie
musiał skomunikować się i z organizacją i z WIOŚ, zanim podejmie ostateczną decyzję
o zawieszeniu rejestracji lub wykreśleniu z rejestru.
Generalnie wydaje się oczywiste, że nie może być mowy ani o zarejestrowaniu
organizacji w systemie EMAS, ani o utrzymaniu jej w rejestrze EMAS, jeśli zachodzą
następujące przypadki:
organizacja z własnej winy działa bez odpowiednich:
pozwoleń (np. na wytwarzanie odpadów, na wprowadzanie pyłów i gazów do
powietrza),
zezwoleń (np. na transport odpadów),
uzgodnień (np. uzgodnienia sposobu postępowania z odpadami),
organizacja przekracza warunki pozwoleń/zezwoleń/uzgodnień,
organizacja obciążona jest karami w związku z wynikami kontroli wojewódzkiego
inspektora ochrony środowiska.
Jeśli jednak w procesie konsultacji, organizacja przedstawi przekonującą argumentację,
mogą pojawić się przesłanki dla umożliwienia jej pozostania w rejestrze EMAS. Za
dopuszczalną uznaje się sytuację, w której organizacja znalazła się w stanie
niezgodności z przepisami prawa ochrony środowiska, pod warunkiem, że:
niezgodność ta została wychwycona przez system identyfikacji niezgodności
działający w organizacji,
wprowadzone zostały priorytetowe działania naprawcze, dzięki którym sytuacja
zostanie doprowadzona do stanu zgodności,
przeprowadzone zostały priorytetowe działania korygujące, dzięki którym nie
powinno już dojść do podobnej sytuacji w przyszłości (w tym obszarze i w innych
obszarach),
z analizy danych i informacji nie wynikało, że dana niezgodność ma charakter
trendu, tzn. że analogiczne niezgodności nie powtarzają się okresowo,
było oczywiste, że sytuacja miała charakter incydentalny.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku wystąpienia przekroczeń standardów
emisyjnych i standardów jakości środowiska spowodowanych sytuacją awaryjną. Jeżeli
sytuacja awaryjna była trudna do przewidzenia, a organizacja podjęła wszelkie
możliwe kroki ograniczające, negatywny wpływ na środowisko i rozpoczęła działania
53
54
EMAS
Poradnik dla administracji
korygujące mające na celu wyeliminowanie powtórzenia się takiej sytuacji w
przyszłości, w większości przypadków zawieszanie rejestracji lub wykreślenie z rejestru
okaże się niecelowe.
7.2 Przykłady sytuacji niezgodności z wymaganiami prawa
Uwaga: Niektóre z niżej wymienionych przykładów zostały opracowane na
podstawie przykładów zgłoszonych i przedyskutowanych przez uczestników
szkoleń przeprowadzonych w 2005 roku na zlecenie Ministerstwa Środowiska
wśród organizacji zainteresowanych rejestracją w systemie EMAS oraz wśród
pracowników administracji zaangażowanych w system rejestracji w systemie
EMAS29.
Brak pozwolenia - opóźnienie w rozpatrywaniu wniosku o pozwolenie
Organizacja przez krótki okres (zależnie od skali działalności "krótki okres" może
oznaczać kilka dni do kilku tygodni) działa bez stosownego pozwolenia, gdyż
poprzednie straciło ważność, a wniosek o wydanie nowego pozwolenia jest
w trakcie rozpatrywania przez właściwy organ. Wniosek został złożony
odpowiednio wcześnie, był kompletny i opóźnienie wynika w sposób oczywisty
z przeciążenia urzędu, który nie jest w stanie dotrzymać terminów wynikających
z kodeksu postępowania administracyjnego.
Mimo, iż wina za brak wydanego pozwolenia leży po stronie organu administracji,
formalnie rzecz biorąc, organizacja działa bez wymaganego pozwolenia. Powinna
naliczać podwyższone opłaty (jeśli pozwolenie dotyczyło emisji związanej z opłatami
za korzystanie ze środowiska). Jest narażona na sankcje w postaci mandatu itd.
W skrajnym przypadku (np. pozwolenia zintegrowanego, w szczególności po
30.10.2007 r.) nie może prowadzić instalacji. Teoretycznie za wszystkie ww. skutki
w opóźnieniu wydania pozwolenia może skierować sprawę do sądu o odszkodowanie
ze strony urzędu (Skarbu Państwa) i prawdopodobnie wygra taką sprawę.
W przypadku pierwszej rejestracji w systemie EMAS zaleca się zarejestrowanie
organizacji dopiero po uzyskaniu przez nią pozwolenia. Natomiast w przypadku
organizacji już zarejestrowanych, jeśli:
okres działania bez pozwolenia był stosunkowo niedługi,
działania bez ważnego pozwolenia były prowadzone w zgodzie z warunkami
zawartymi w starym pozwoleniu oraz w zgodzie z przewidywanymi warunkami
nowego pozwolenia,
sytuacja nie powinna być powodem do zawieszania rejestracji lub wykreślenia
organizacji z rejestru EMAS. Ponadto wojewoda nie powinien traktować faktu nie
naliczania przez organizację podwyższonych opłat jako powodu do zawieszenia
rejestracji lub wykreślenia organizacji z rejestru.
29
Autorzy pragną podziękować uczestnikom szkoleń za wkład wniesiony w powstanie tego rozdziału
oraz wyrazić nadzieję, że geneza powstania tego rozdziału uwiarygadnia jego treść i ułatwi ujednolicenie
podejścia do zagadnienia zgodności z wymaganiami prawnymi między weryfikatorami EMAS a
pracownikami administracji publicznej odpowiedzialnymi za EMAS.
EMAS
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
Przekazanie informacji o PCB
Organizacja nie wypełniła obowiązku dotyczącego przekazania do wojewody
informacji o wykorzystywaniu substancji stwarzających szczególne zagrożenie dla
środowiska (azbest i PCB oraz inne) lub opóźniła się w aktualizacji tej informacji.
Pozornie uchybienie to wydaje się jedynie uchybieniem formalnym, zatem jego ranga
niekoniecznie musi być uznana za wysoką. Jednakże po głębszej analizie może się
okazać, że przyczyną niedopatrzenia jest brak świadomości o obecności PCB, a co
za tym idzie, niedozwolone z nim postępowanie przyczyniające się do szkód
w środowisku.
Zarówno w przypadku pierwszej rejestracji jak i organizacji już zarejestrowanej, po
uzyskaniu informacji, że wymagane informacje nie zostały dostarczone w terminie
lub zostały dostarczone z opóźnieniem, wojewoda powinien uzyskać od organizacji
informację, w jaki sposób problem został rozwiązany.
Zarejestrowanie organizacji lub pozostawienie jej w rejestrze jest możliwe, jeżeli
organizacja wykaże, że:
przeprowadziła proces doskonalenia systemu zarządzania polegający na znalezieniu
pierwotnej przyczyny błędu i wprowadzeniu odpowiednich zmian w systemie
zarządzania, aby zapobiec analogicznym błędom w przyszłości;
naprawiła formalnie swój błąd i przekazała informację do wojewody;
sprawdziła, czy np. w związku z wcześniejszym niezidentyfikowaniem PCB nie
doszło do przekazania PCB innemu podmiotowi, np. odbiorcy odpadów, a jeśli
tak, to czy, jeżeli było to możliwe, błąd został naprawiony.
W przypadku, gdy organizacja postępowała niewłaściwie z substancjami stwarzającymi
szczególne zagrożenie dla środowiska, opis sytuacji powinien znaleźć się w deklaracji
środowiskowej. Opublikowanie takiej informacji, może być dla wojewody sygnałem
świadczącym o wysokiej świadomości środowiskowej organizacji.
Kaucja i przyjmowanie opakowań
Organizacja prowadzi sprzedaż detaliczną preparatów X, oznakowanych jako
łatwopalne oraz niebezpieczne dla środowiska. Przy sprzedaży tych preparatów
nie jest pobierana kaucja. Organizacja nie wdrożyła zasady przyjmowania
opróżnionych opakowań po preparatach X.
Przykład ten jest podobny do poprzedniego. Zarejestrowanie organizacji lub jej
pozostawienie w rejestrze w tym przypadku jest możliwe tylko wówczas, jeśli
organizacja wykaże w sposób przekonujący, że możliwie najpełniej naprawiła błąd
łącznie z odebraniem od klientów opakowań, które być może u nich zalegały, czy
też odebraniem tych opakowań od odbiorców odpadów, którzy odebrali je od
klientów organizacji.
Podobnie jak w poprzednio omawianym przypadku, opis sytuacji w deklaracji
środowiskowej byłby dowodem naprawienia sytuacji.
55
56
EMAS
Poradnik dla administracji
Ewidencja co do treści: zgodna - co do formy: niezgodna
Organizacja posiada wszystkie wymagane prawem decyzje dotyczące korzystania
ze środowiska (pozwolenie na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza,
pozwolenie wodno-prawne na pobór wód, decyzję zatwierdzającą program
gospodarki odpadami niebezpiecznymi i inne). Przestrzega również warunków
z nich wynikających.
Jednocześnie organizacja prowadzi ewidencję odpadów przy użyciu wewnętrznych
dokumentów, nie stosując dokumentów wymaganych przez przepisy, czyli kart
ewidencji odpadów i kart przekazania odpadów.
Informacja prowadzona na dokumentach wewnętrznych co do treści jest zgodna
z wymaganiami przepisów.
Procedura ich wypełniania jest również zgodna z przepisami (np. odpowiednik
karty przekazania odpadu pozostaje przy obu posiadaczach odpadów - oddającym
odpad i odbierającym odpad).
Mimo iż uchybienie ma charakter czysto formalny, w przypadku pierwszej rejestracji
wojewoda powinien wstrzymać rejestrację do czasu wprowadzenia przez organizację
odpowiednich formularzy.
W przypadku organizacji już zarejestrowanej zaleca się utrzymanie rejestracji, gdyż
najważniejszą kwestią jest sam fakt prawidłowego prowadzenia ewidencji odpadów
(nie wspominając już o nadrzędnym celu, jakim jest prawidłowe postępowanie
z odpadami). Organ rejestrujący powinien wyznaczyć termin, do którego organizacja
powinna zacząć stosować odpowiednie formularze. Po tym terminie, w przypadku
nie stosowania odpowiednich formularzy, wojewoda zawiesza lub wykreśla
organizację z rejestru.
Wytwarzanie odpadu nieujętego w pozwoleniu
Organizacja, chcąca zarejestrować się w systemie EMAS, posiada wymagane
prawem decyzje dotyczące korzystania ze środowiska. Jednak kontrola WIOŚ
wykazała, iż w programie gospodarki odpadami niebezpiecznymi, zatwierdzonym
decyzją odpowiedniego organu, nie uwzględniono jednego rodzaju odpadu, który
organizacja wytwarza w związku z prowadzoną działalnością. Jednocześnie
organizacja prowadzi ewidencję tego odpadu przy użyciu wymaganych prawem
dokumentów, a odpad jest przekazywany do zagospodarowania odbiorcy
posiadającemu odpowiednie zezwolenie.
Formalnie rzecz biorąc wytwarzany odpad jest niedozwoloną emisją. W przypadku
pierwszej rejestracji, zaleca się zarejestrowanie organizacji dopiero po uzyskaniu
decyzji zatwierdzającej program gospodarki odpadami niebezpiecznymi obejmujący
dodatkowy rodzaj odpadu.
W przypadku organizacji już zarejestrowanej, po uzyskaniu informacji, że organizacja
wytwarza odpad, który nie jest objęty programem gospodarki odpadami, wojewoda
powinien sprawdzić, w jaki sposób organizacja rozwiązała problem. Jeżeli do czasu
wezwania przez wojewodę do złożenia wyjaśnień organizacja złożyła do
odpowiedniego urzędu wniosek o zatwierdzenie programu gospodarki odpadami
obejmujący nowy odpad, to zaleca się utrzymanie rejestracji. Natomiast w przypadku,
kiedy organizacja nie podjęła żadnych kroków naprawczych, powinna zostać
EMAS
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
zawieszona na czas określony przez wojewodę (nie dłużej niż 6 miesięcy). Jeżeli
organizacja nie uzyska decyzji zatwierdzającej program gospodarki odpadami we
wskazanym terminie, wojewoda powinien wykreślić organizację z rejestru.
W sytuacji przedstawionej poniżej postępowanie wojewody powinno być analogiczne
jak powyżej.
Organizacja posiada ustalone pozwoleniem na wytwarzanie odpadów wartości
dopuszczalne odpadów do wygenerowania w ciągu roku. W pozwoleniu ustalono
również hipotetyczne ilości odpadów, które mogą powstać w wyniku zdarzeń
losowych. Dochodzi do zdarzenia awaryjnego i ilość wytworzonych odpadów
przekracza jednorazowo wartości dopuszczalne zapisane w pozwoleniu lub rodzaj
wytworzonego odpadu nie jest ujęty w pozwoleniu. Organizacja postępuje z tą
zwiększoną lub nieprzewidzianą ilością wg zasad ustalonych w decyzji lub zgodnie
z ustawą o odpadach.
Jeśli w wyniku zaistniałej sytuacji organizacja przeprowadziła analizę możliwych
sytuacji awaryjnych oraz złożyła odpowiedni wniosek, w którym uwzględniła jeszcze
inne odpady lub inne ilości odpadów, a zdarzenie było mało przewidywalne i miało
charakter incydentu, organizacja powinna pozostać w rejestrze EMAS.
Uwaga: W trakcie opracowywania niniejszego Poradnika uchwalono ustawę
zmieniającą ustawę o odpadach i jedna ze zmian dotyczy właśnie tego typu
sytuacji, prawnie sankcjonując możliwość wytworzenia nieuwzględnionych w
uzgodnieniu odpadowym odpadów, które jednak zostały wytworzone wskutek
niektórych zdarzeń mających charakter wypadku (dotyczy to odpadów
z wypadków (powstających podczas prowadzenia akcji ratowniczej lub gaśniczej),
odpadów powstałych w wyniku klęsk żywiołowych oraz odpadów powstałych
w wyniku poważnej awarii lub poważnej awarii przemysłowej). Te odpady można
zgłaszać ex-post, po zajściu zdarzenia awaryjnego i nie trzeba ich koniecznie
przewidywać przy uzgadnianiu gospodarki odpadami. Stanowi to potwierdzenie
słuszności proponowanego w tym podrozdziale podejścia do kwestii traktowania
niektórych sytuacji niezgodności z prawem.
Oznakowanie odpadów
Organizacja wytwarza specyficzne odpady niebezpieczne w postaci zużytych
rozpuszczalników chlorowcoorganicznych (tri, per), których opakowania, zgodnie
z wymogami artykułu 25 w związku z artykułem 1 ust. 3 pkt. 2 ustawy
o substancjach i preparatach chemicznych (Dz. U. Z 2001 roku Nr 11, poz. 84),
winny być odpowiednio oznakowane. Oznakowań takich brak. Oglądane w dniu
X w magazynie odpadów bębny stalowe, w których jest magazynowany odpad,
posiadały oznaczenia zawierające jedynie nazwę odpadu.
Wymaganie powyższe bardzo często jest pomijane w procesie identyfikacji wymagań
prawnych w odniesieniu do odpadów. Dzieje się tak z powodu stosunkowo niejasnej
konstrukcji tego przepisu, gdyż generalnie ustawa o substancjach i preparatach
chemicznych nie dotyczy odpadów, poza kilkoma artykułami, w których mowa jest
o oznakowaniu.
57
58
EMAS
Poradnik dla administracji
Jeżeli wojewoda uzyskał taką informację podczas pierwszej rejestracji, to zaleca się
wstrzymanie rejestracji do czasu odpowiedniego oznakowania opakowań. Natomiast
w przypadku organizacji już zarejestrowanej, organizacja powinna zostać zawieszona
na określony czas, w którym powinna odpowiednio oznakować opakowania.
Wykreślenie organizacji z rejestru powinno nastąpić dopiero wtedy, jeżeli
w określonym czasie organizacja nie wprowadzi odpowiednich działań korygujących.
Nadmierna emisja do powietrza
Organizacja -(elektrociepłownia) wyposażona jest w 4 kotły węglowe o mocy
nominalnej 15 MW każdy, z których zanieczyszczenia są emitowane do atmosfery
4 emitorami o wysokości 110 m n.p.t. Zakład ma uregulowany stan formalnoprawny
związany z emisją zanieczyszczeń do powietrza - posiada pozwolenie na
wprowadzanie do powietrza gazów lub pyłów, które określa następujące ilości
zanieczyszczeń w suchych gazach spalinowych w przeliczeniu na warunki normalne
przy zawartości 6% tlenu w spalinach dopuszczonych do wprowadzania do
powietrza z każdego kotła (w okresie od dzień X miesiąc Y 200Z r. do dzień P
miesiąc Q 200R r.):
dwutlenek siarki 1500 mg/m3,
dwutlenek azotu 300 mg/m3,
pył całkowity 400 mg/m3.
W dniu D (w okresie ważności danego pozwolenia), w trakcie kontroli Inspekcji
Ochrony Środowiska przeprowadzono kontrolne pomiary emisji zanieczyszczeń
do atmosfery z 2 emitorów zakładu, na podstawie których stwierdzono
przekroczenia dopuszczalnych wartości dwutlenku siarki, określonych ww.
decyzją, na obu emitorach. Przekroczenie warunków określonych pozwoleniem
skutkowało wymierzeniem kary biegnącej. Zdaniem zakładu, powodem
wystąpienia przekroczeń było najprawdopodobniej spalanie partii opału
o wysokiej zawartości siarki. Przekroczenia zostały wyeliminowane poprzez
zakupienie i zastosowanie opału o niższej zawartości siarki, co potwierdziły
wykonane w dniu D+10 na zlecenie zakładu pomiary stężeń zanieczyszczeń
w tych samych emitorach.
W przypadku pierwszej rejestracji wojewoda powinien wstrzymać się z rejestracją
do chwili uzyskania potwierdzenia od WIOŚ, że przekroczenia i ich przyczyna zostały
usunięte. W przypadku organizacji już zarejestrowanej, zakładając, że faktycznie
powodem przekroczenia emisji był zakup paliwa o większej zawartości siarki,
organizacja powinna dostarczyć dowody, że było to zdarzenie incydentalne, a nie
zamierzone działanie zakładu w celu obniżenia kosztów zakupu paliwa. Jeżeli
organizacja przedstawi dowody wiarygodne dowody na to, że było to zdarzenie
odosobnione i zidentyfikowane zostały jego powody, wprowadzone zostały
odpowiednie działania korygujące (m.in. wycofanie gorszego paliwa, zakup lepszego,
zaostrzenie kontroli nad jakością zakupowanego paliwa, uściślenie wymagań dla
personelu odpowiedzialnego za zakupy paliwa, przeprowadzono odpowiednie
szkolenia), to zaleca się nie zawieszanie organizacji. Jeżeli jednak w wyznaczonym
terminie, nie dłuższym niż 6 miesięcy, wojewoda nie uzyska potwierdzenia od WIOŚ,
że niezgodność została usunięta, powinien podjąć decyzję o wykreśleniu organizacji
z rejestru.
EMAS
7 Rejestracja w systemie EMAS a zgodność z wymaganiami prawnymi
Podobną sytuacją jest sytuacja opisana poniżej i również w jej przypadku można
zaproponować ocenę opartą na analogicznych kryteriach, co powyżej:
Zgodnie z przepisami zakład prowadzi ciągłe pomiary emisji zanieczyszczeń
z kotłowni. W wyniku awarii elektrofiltru następuje przekroczenie stężenia
dopuszczalnego pyłu. Zakład zawiadamia stosowne organy o przekroczeniu (gdyż
obowiązek taki wynika z posiadanego pozwolenia) i podejmuje działania naprawcze
(naprawa awarii) oraz odpowiednie działania korygujące (np. zapobieganie tego
typu awariom).
7.3 Podsumowanie
Celem tego rozdziału było wykazanie, że w przypadku zaistnienia niezgodności
z prawem, przy podejmowaniu decyzji o utrzymaniu organizacji w rejestrze EMAS
należy kierować się nie tylko samą naturą niezgodności z prawem, ale również
informacją o podjętych przez organizację działaniach naprawczych oraz korygujących.
Informacja ta powinna dotrzeć do organu rejestrującego najpóźniej podczas realizacji
obowiązku wynikającego z artykułu 6 punkt 5 Rozporządzenia EMAS, czyli podczas
postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez organ rejestrujący.
Elastyczne podejście do kwestii oceny niezgodności z prawem może być korzystne
dla celu, jakim jest ochrona środowiska i promocja organizacji starających się zrobić
więcej, niż wymagane minimum w tym zakresie. Jednocześnie warto podkreślić, że
podejście elastyczne nie oznacza aprobowania niezgodności. W sytuacji, kiedy nie
ma dowodów na to, że organizacja podjęła właściwe działania w związku ze
stwierdzoną niezgodnością z prawem, wojewoda powinien zawiesić lub wykreślić
organizację z rejestru.
W większości sytuacji (poza uchybieniami czysto formalnymi) informacje
o niezgodności i sposobach realizacji działań korygujących powinny znaleźć się
w deklaracji środowiskowej. Umieszczenie w deklaracji dokładnego opisu problemów
powinno wpływać na złagodzoną ocenę ewentualnej niezgodności (złagodzoną
w kontekście utrzymania w rejestrze EMAS).
Rejestracja w systemie EMAS to zobowiązanie dobrowolne. Organizacje w ramach
otwartego dialogu, do którego zobowiązuje Rozporządzenie EMAS, mogą przyjąć
zasadę, że będą informowały wojewodę o sytuacjach niezgodności z prawem
i o sposobie, w jaki ta sprawa została załatwiona. Organizacje, które nie ukrywają
problemów, mające skuteczny system zarządzania, który pozwala identyfikować
niezgodności i pomaga je usunąć (i które w związku z tym przekazują informację
o każdej niezgodności) - powinny liczyć na większe zaufanie i wyrozumiałość ze
strony organów rejestrujących. Zaufanie to powinno skutkować utrzymaniem
w rejestrze EMAS, mimo stwierdzanych sporadycznie niezgodności. Jeśli natomiast
organ rejestrujący będzie miał do czynienia z organizacją, o której przypadkach
niezgodności z wymaganiami prawa dowiaduje się wyłącznie przy okazji kontroli
WIOŚ lub audytu SZŚ, to wówczas nawet drobne potknięcia może traktować jako
dyskwalifikujące w kontekście utrzymania w rejestrze EMAS. Zastosowanie takiego
mechanizmu może stanowić praktykę, która będzie prowadzić do jednego z celów,
dla których uchwalono Rozporządzenie EMAS - do poprawy dialogu pomiędzy
59
60
EMAS
Poradnik dla administracji
administracją a organizacjami, do wypracowania mechanizmów sprzyjających
ochronie środowiska, niewynikających wprost z przepisów, ale właśnie będących
wynikiem dialogu.
EMAS
8 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie EMAS
8 Organizacje, które mogą się ubiegać
o rejestrację w systemie EMAS
Nowelizacja Rozporządzenia EMAS z 2001 r. wprowadziła istotne zmiany w zakresie
określania podmiotu, który może zostać zarejestrowany w systemie. Przyjęto bardzo
szeroką definicję organizacji, która umożliwia rejestrowanie niemal wszystkich typów
działalności.
Zgodnie z definicją zawartą w artykule 2s) organizacja to "spółka, korporacja, firma,
przedsiębiorstwo, organ lub instytucja albo jakakolwiek ich część lub kombinacja,
posiadająca osobowość prawną lub nie, prawa publicznego lub prywatnego,
o własnych służbach i administracji"30.
Dla potrzeb rejestracji, Rozporządzenie EMAS definiuje również termin obiekt - "cały
grunt na geograficznie wydzielonym obszarze, podlegający kontroli zarządczej
organizacji, obejmującej działania, wyroby i usługi, łącznie z całą infrastrukturą,
wyposażeniem i materiałami"31.
Zgodnie z definicją zawartą w artykule 2s) Rozporządzenia EMAS najmniejszym
podmiotem32, który może zostać zarejestrowany, jest obiekt. Jednak w wyjątkowych
okolicznościach określonych przez Komisję w Wytycznych w sprawie podmiotów
odpowiednich dla rejestracji w systemie EMAS podmiot rozważany do rejestracji
w ramach systemu EMAS może być mniejszy od obiektu, np. część organizacji pełniąca
własne funkcje. Wspomniane wytyczne podają jeszcze kilka nietypowych sytuacji
związanych z rejestracją organizacji. W każdej z nich konieczne może się okazać,
aby organizacja skonsultowała możliwości rejestracji z weryfikatorem i/lub właściwym
organem.
30
Interpretację określenia "własne służby i administracja" należy przyjąć za Wytycznymi DAC-02/66 p
G.5.3.3.
31
artykuł 2 lit. t) rozporządzenia EMAS.
32
Termin "podmiot" należy zgodnie z Wytycznymi w sprawie podmiotów odpowiednich dla rejestracji
w systemie EMAS rozumieć jako: obiekt lub mniejszą jednostkę, organizację, część lub grupę organizacji,
ubiegające się o zarejestrowanie pod jednym numerem rejestracyjnym.
61
62
EMAS
Poradnik dla administracji
Ważnym ograniczeniem wypływającym z definicji organizacji jest to, że rejestrowana
organizacja nie może wykraczać poza granice jednego kraju członkowskiego UE.
W przypadku organizacji działających na terenie kilku państw członkowskich,
konieczne jest więc osobne rejestrowanie części organizacji położonych w każdym
państwie członkowskim33.
Aby podmiot mógł uzyskać rejestrację w systemie EMAS musi przede wszystkim
spełniać definicję organizacji zawartą w Rozporządzeniu EMAS.
W przypadku, gdy organizacja działa w jednym lub kilku obiektach, to poszczególne
obiekty mogą być rejestrowane jako oddzielne podmioty lub organizacja może
zarejestrować wszystkie obiekty jako jeden podmiot. Dopuszczalne jest rejestrowanie
pojedynczych obiektów, a następnie uzyskanie jednego numeru rejestracyjnego dla
całej organizacji. Warto również pamiętać, że organizacje rejestrujące kilka obiektów
jako jeden podmiot muszą się liczyć z utratą rejestracji w przypadku naruszenia
wymagań Rozporządzenia EMAS tylko w jednym obiekcie. Aby zminimalizować
ryzyko utraty rejestracji, organizacja może poddać wszystkie obiekty, dodatkowej,
oddzielnej weryfikacji i rejestracji.
Jeżeli organizacja zdecyduje się na zarejestrowanie wszystkich obiektów jako jeden
podmiot, należy pamiętać, że konieczne jest zachowanie zasady odpowiedzialności
lokalnej oraz publicznej, która mówi, że znaczące wpływy na środowisko każdego
obiektu powinny być wyraźnie zidentyfikowane i przedstawione we wspólnej
deklaracji środowiskowej. Informacje dotyczące znaczącego oddziaływania
poszczególnych obiektów powinny być, zgodnie z tą zasadą, elementem otwartego
dialogu ze społeczeństwem.
W odniesieniu do organizacji rejestrujących kilka obiektów jako jeden podmiot
obowiązuje zasada, że każdy z obiektów musi spełniać wszystkie wymagania
Rozporządzenia EMAS, włączając ciągłe doskonalenie działalności środowiskowej.
Jeżeli doskonalenie efektów działalności środowiskowej nie może zostać osiągnięte
we wszystkich obiektach jednocześnie, organizacja musi przedstawić odpowiednie
uzasadnienie dla takiej sytuacji. Zgodnie z definicją ciągłego doskonalenia poprawa
powinna być widoczna z roku na rok oraz powinna dotyczyć "wymiernych efektów
działania systemu zarządzania środowiskowego związanych z prowadzonym przez
organizację zarządzaniem swymi istotnymi aspektami środowiskowymi (...)"34.
Komisja Europejska zdefiniowała35 szereg rodzajów organizacji mogących się ubiegać
o rejestrację w systemie EMAS. Należą do nich:
1. organizacje działające tylko w jednym obiekcie,
2. organizacje mniejsze niż jeden obiekt,
3. organizacje działające w różnych obiektach:
a) wytwarzające takie same lub podobne wyroby lub usługi,
b) wytwarzające różne wyroby lub usługi,
33
Związane jest to m.in. z obowiązkiem właściwego organu do sprawdzenia zgodności z prawem. Przyjęto,
że organ właściwy jednego państwa nie może sprawdzać zgodności z prawem obowiązującym w innym
państwie.
34
artykuł 2 lit. b) Rozporządzenia EMAS.
35
Wytyczne w sprawie podmiotów odpowiednich dla rejestracji w systemie EMAS.
EMAS
8 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie EMAS
4. niezależne organizacje działające na ograniczonym obszarze zarejestrowane jako
jedna wspólna organizacja,
5. organizacje sprawujące nadzór nad obiektami tymczasowymi,
6. organizacje, w przypadku których nie można prawidłowo określić konkretnego
obiektu,
7. małe organizacje działające na określonym obszarze produkujące takie same lub
podobne produkty lub usługi, starające się o indywidualną rejestrację,
8. instytucje publiczne.
Szczegółowe zasady dotyczące każdego z wymienionych przypadków opisano
poniżej.
Uwaga: Wojewoda może nie wyrazić zgody na rejestrację podmiotu
niespełniającego warunków opisanych niżej dla każdego rodzaju organizacji.
8.1 Organizacje działające tylko w jednym obiekcie
Jest to przypadek najbardziej typowy. W tym przypadku zakres systemu zarządzania
środowiskowego i lokalizacja geograficzna są tożsame.
8.2 Organizacje mniejsze niż jeden obiekt
Przykładami takich organizacji mogą być jeden z wydziałów dużego
przedsiębiorstwa, kantyna w zakładzie produkcyjnym itp.
Rejestrowanie podmiotów będących częścią obiektu należy zawsze traktować jako
wyjątek od ogólnej zasady. Organizacja powinna przedstawić przekonujące
uzasadnienie takiej decyzji. Podczas podejmowania decyzji o zarejestrowaniu
organizacji mniejszej niż jeden obiekt, należy wziąć pod uwagę następujące zasady.
Po pierwsze, rejestracja taka nie może służyć wybieraniu z całej organizacji części o
najmniejszym oddziaływaniu na środowisko, czy tylko części działań w przypadku,
kiedy pozostałe części nie spełniają wymagań Rozporządzenia EMAS. Ponadto
organizacja mniejsza niż jeden obiekt musi spełniać definicję organizacji określoną
w Rozporządzeniu EMAS. W tym przypadku organizacja powinna zachować również
zasadę odpowiedzialności lokalnej oraz publicznej i zgodnie z nią powinna podać
do publicznej wiadomości, że jedynie część działań w danym obiekcie jest zarządzana
zgodnie w wymaganiami Rozporządzenia EMAS.
Na podstawie powyższych zasad, rejestracja organizacji mniejszej niż jeden obiekt
jest możliwa, jeżeli:
zdefiniowane zostały produkty, usługi lub działania specyficzne dla wydzielonej
części,
aspekty środowiskowe wydzielonej części zostały zidentyfikowane i można je
wyróżnić spośród aspektów środowiskowych części, która nie została
zarejestrowana,
wydzielona część ma własny zarząd i administrację pozwalające na zapewnienie
działania systemu zarządzania środowiskowego, nadzorowania znaczących
aspektów oraz podejmowania działań korygujących,
63
64
EMAS
Poradnik dla administracji
w wydzielonej części zostały jasno określone obowiązki dotyczące
odpowiedzialności za zapewnienie zgodności z wymaganiami wynikającymi
z pozwoleń, które jej dotyczą.
Podział organizacji nie jest możliwy, jeżeli wydzielona część obejmuje tylko część
operacji prowadzonych przez organizację, które nie są charakterystyczne dla
organizacji z punktu widzenia aspektów środowiskowych i wpływu całości działań
prowadzonych w danym obiekcie. Na przykład nie jest możliwe zarejestrowanie
jedynie części zakładu, w której wytwarzany jest wyrób końcowy, pomijając
podstawowy proces produkcyjny elementów składowych, który odbywa się w tym
samym obiekcie.
W przypadku rejestracji organizacji mniejszej niż jeden obiekt, ważne jest, aby
organizacja jednoznacznie określiła zakres objęty systemem zarządzania
środowiskowego. System powinien również obejmować aspekty środowiskowe
związane ze wspólną infrastrukturą (gospodarka odpadami, gospodarka wodnościekowa). Aspekty te powinny zostać włączone do programu środowiskowego
i procesu ciągłego doskonalenia.
8.3.a. Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające
takie same lub podobne wyroby lub usługi
Przykładami takich organizacji są banki, biura podróży, sieci sklepów detalicznych
lub zakładów usługowych prowadzące zbliżoną działalność w różnych
lokalizacjach. Jeżeli działalność jest prowadzona w różnych województwach,
organem rejestrującym będzie wojewoda właściwy dla siedziby organizacji
nadrzędnej.
Jeżeli organizacja tego typu chce uzyskać jeden numer rejestracyjny dla wszystkich
obiektów, to musi wykazać, że we wszystkich obiektach realizowana jest taka sama
polityka środowiskowa oraz stosowane są takie same procedury.
W przypadku ubiegania się o rejestrację pod jednym numerem rejestracyjnym
weryfikator może zastosować wyrywkową weryfikację obiektów (próbkowanie), pod
warunkiem, że prowadzone działania mają takie same aspekty środowiskowe,
podlegają wspólnemu systemowi zarządzania i prowadzone są w ramach takich
samych struktur.
Obiekty, które zostaną poddane weryfikacji, zostaną wybrane w sposób zapewniający,
że weryfikator będzie miał dostęp do reprezentatywnych i wszechstronnych informacji
dotyczących efektów działalności środowiskowej oraz, że będzie mógł stwierdzić
wiarygodność informacji oraz spełnienie zasady odpowiedzialności lokalnej oraz
publicznej.
Dokonując wyboru obiektów poddawanych weryfikacji, weryfikator uwzględni:
politykę środowiskową i programy środowiskowe,
stopień złożoności SZŚ, znaczenie bezpośrednich i pośrednich aspektów
środowiskowych i wpływu na środowisko oraz ewentualne wzajemne
oddziaływanie ze szczególnie wrażliwym środowiskiem,
dojrzałość SZŚ funkcjonującego w danym obiekcie,
EMAS
8 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie EMAS
opinie zainteresowanych stron,
rozmieszczenie personelu organizacji w obiektach,
pracę zmianową,
dotychczasowe problemy środowiskowe,
wyniki poprzednich weryfikacji i audytów wewnętrznych.
Jeżeli w którymś z obiektów wymienione czynniki wskazują na większe niż w innych
obiektach zagrożenie dla środowiska lub słabszy nadzór nad znaczącymi aspektami,
zostaną one poddane weryfikacji w pierwszej kolejności lub zwiększona zostanie
częstotliwość ich weryfikacji.
Wszystkie obiekty zarejestrowane pod jednym numerem rejestracyjnym zostaną
objęte weryfikacją w danym cyklu weryfikacji . Siedziba główna organizacji będzie
poddawana weryfikacji każdorazowo.
Niektóre z obiektów zostaną poddane indywidualnej weryfikacji, jeżeli:
występują znaczące wpływy na środowisko związane z lokalizacją geograficzną,
rozmiar, skala i charakter działań prowadzonych w danym obiekcie uznane zostaną
za znaczące,
audyty wewnętrzne i przeglądy wykonywane przez kierownictwo wykazały
potrzebę (znaczących) działań korygujących,
od czasu ostatniej weryfikacji zaszły znaczne zmiany w systemie zarządzania
środowiskowego lub w działaniach prowadzonych w obiekcie,
obiekt znacznie różni się od innych obiektów organizacji pod względem:
- rozmiaru i praktyk pracy,
- bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych (typ i znaczenie),
- podatności i wrażliwości środowiska,
- odnoszących się wymagań prawnych,
- struktury systemu zarządzania środowiskowego lub systemu zarządzania,
- rozmiaru, skali i charakteru prowadzonych w nim działań.
8.3.b Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające
różne wyroby lub usługi
Przykładem takiej organizacji jest przedsiębiorstwo produkujące w jednym
zakładzie stolarkę drzwiową a w innym stolarkę okienną. Jeżeli organizacja będzie
się rejestrować jako całość, a oba zakłady znajdują się w różnych województwach,
organem rejestrującym będzie wojewoda właściwy dla siedziby organizacji
nadrzędnej.
Jeżeli organizacja tego typu ubiega się o rejestrację pod jednym numerem
rejestracyjnym, to każdy obiekt zostanie poddany oddzielnej weryfikacji. W tym
przypadku nie ma możliwości zastosowania metody próbkowania. Organizacja
powinna zwrócić uwagę czy wszystkie dane środowiskowe oraz znaczący lokalny
wpływ na środowisko dotyczące obiektów są wykazywane oddzielnie w deklaracji
środowiskowej.
65
66
EMAS
Poradnik dla administracji
Podczas weryfikacji, weryfikator weźmie pod uwagę:
zgodność polityki środowiskowej każdego obiektu z polityką korporacyjną,
wzajemne oddziaływanie aspektów środowiskowych pomiędzy poszczególnymi
obiektami,
korporacyjny nadzór nad systemem zarządzania środowiskowego w danym
obiekcie.
Organizacja rejestrująca kilka obiektów pod jednym numerem powinna zapewnić,
że systemy zarządzania środowiskowego w każdym obiekcie są ze sobą spójne
a kierownictwo całej organizacji sprawuje nadzór nad całością.
8.4 Niezależne organizacje działające na ograniczonym obszarze
zarejestrowane jako jedna wspólna organizacja
Przykładem takiej sytuacji mogą być strefy ekonomiczne lub parki biznesowe,
na terenie których działa wiele podmiotów gospodarczych. Z reguły podmioty
te będą miały siedzibę na terenie jednego województwa. Jeżeli tak nie jest, to
i tak organem rejestrującym będzie wojewoda właściwy ze względu na miejsce
działania grupy.
W pewnych przypadkach, szczególnie mniejszych organizacji, może istnieć potrzeba
rejestracji kilku niezależnych podmiotów gospodarczych pod jednym numerem
rejestracyjnym.
Rejestracja niezależnych organizacji, działających na jednym obszarze jako jednej
organizacji, jest możliwa pod warunkiem, że organizacja taka spełnia wymagania
zawarte w definicji organizacji. Wszystkie organizacje zarejestrowane pod jednym
numerem rejestracyjnym muszą posiadać i realizować wspólną politykę środowiskową,
procedury służące do nadzorowania znaczących aspektów środowiskowych,
procedury służące do ustalania celów i zadań środowiskowych oraz podejmowania
działań korygujących i zapobiegawczych. Oznacza to, że niezależnie od tego, że
podmioty te są niezależne, wspólnie określają politykę środowiskową grupy i realizują
wspólne cele. W szczególnym przypadku członkiem grupy może być organizacja
zarejestrowana oddzielnie. Jednak przynajmniej część celów środowiskowych
powinna być wspólna dla rejestrowanej grupy, a polityka środowiskowa powinna
odnosić się do specyfiki wspólnych problemów.
W przypadku tego typu podmiotu, logo może być jedynie stosowane w taki sposób,
aby jasne było, że rejestracja dotyczy grupy podmiotów. Niedopuszczalne jest zatem
oznaczanie logo EMAS materiałów informacyjnych dotyczących jednego z podmiotów
będących częścią grupy bez powołania się na cała grupę.
8.5 Organizacje sprawujące nadzór nad obiektami tymczasowymi
Przykładami takich organizacji są m.in. przedsiębiorstwa budowlane, firmy
zajmujące się pracami porządkowymi oraz usuwające skutki skażeń. W określonej
lokalizacji działają przez stosunkowo krótki okres. Takie organizacje mogą
prowadzić działalność na terenie kilku województw. Organem rejestrującym
będzie w takim przypadku wojewoda właściwy ze względu na siedzibę organizacji.
EMAS
8 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie EMAS
W tym przypadku system zarządzania środowiskowego oraz efekty działalności
środowiskowej będą weryfikowane w wybranych obiektach tymczasowych, które są
reprezentatywne dla działalności organizacji. System zarządzania środowiskowego
organizacji powinien być elastyczny i umożliwiać dostosowanie się do różnych
lokalizacji. Organizacja będzie musiała posiadać dowody na istnienie i stosowanie
procedur i technologii dostosowanych do konkretnych obiektów, na których działa.
Procedury te powinny obejmować:
zastosowanie odpowiednich dla danej lokalizacji technologii oraz prowadzenie
związanych z nimi szkoleń pracowników,
wykonywanie odpowiednich analiz środowiskowych przed rozpoczęciem
działalności, zapewniających zastosowanie rozwiązań optymalnych z punktu
widzenia środowiska,
badanie skutków dla środowiska związanych z prowadzonymi działaniami,
komunikację ze społecznością lokalną i administracją dotyczącą aspektów
środowiskowych prowadzonej działalności oraz stosowanych rozwiązań,
przygotowanie planów i rozwiązań zapewniających, że po zakończeniu działalności
środowisko na danym terenie zostanie doprowadzone do właściwego stanu.
W tym przypadku należy również zwrócić uwagę, że rejestracją objęta jest działalność,
a nie miejsce jej prowadzenia. W kolejnych audytach weryfikator będzie tak dobierać
audytowane obiekty, aby uzyskać uzasadnione przekonanie, że procedury operacyjne
są dostosowywane do wszystkich realizowanych zadań.
8.6 Organizacje, w przypadku których nie można prawidłowo
określić konkretnego obiektu
Do takich organizacji zalicza się organizacje zajmujące się zbiórką odpadów,
transportem, dystrybucją ciepła, wody, gazu, energii elektrycznej oraz organizacje
z sektora telekomunikacyjnego. Takie organizacje mogą prowadzić działalność
na terenie kilku województw. Organem rejestrującym będzie w takim przypadku
wojewoda właściwy ze względu na siedzibę organizacji.
W tym przypadku najważniejsze jest, aby sfera działalności oraz infrastruktura
podlegające rejestracji zostały jasno zdefiniowane, uwzględnione w systemie
zarządzania środowiskowego oraz precyzyjnie opisane w deklaracji środowiskowej.
Organizacja powinna zapewnić, że zakresy odpowiedzialności za nadzór nad
znaczącymi aspektami środowiskowymi zostały jednoznacznie zdefiniowane. Wpływy
na środowisko tego typu organizacji mogą mieć bardzo duży zasięg. W związku
z tym organizacje tego typu będą musiały przedstawić dowody, że:
procedury operacyjne zapewniają nadzór nad wszystkimi znaczącymi aspektami
środowiskowymi we wszystkich możliwych lokalizacjach,
rozważono ryzyko dla środowiska i ludności związane z prowadzoną działalnością,
przyjęte zostały odpowiednie plany informowania ludności o sposobach
postępowania w przypadku wystąpienia niebezpieczeństwa,
przygotowywane są systematyczne informacje o poziomie zanieczyszczeń,
prowadzony jest odpowiedni nadzór nad infrastrukturą.
67
68
EMAS
Poradnik dla administracji
W odróżnieniu od sytuacji opisanej w podrozdziałach 4.3.a., 4.3.b., 4.5. tego typu
organizacja nie może zostać podzielona na mniejsze organizacje, które mogłyby
zarejestrować się osobno. W związku z tym weryfikator podczas planowania audytu
zaplanuje wizyty obejmujące elementy infrastruktury różnych typów, w taki sposób,
aby zdobyć uzasadnione przekonanie, że procedury operacyjne obejmują cały zakres
rejestrowanych działań. Nie ma tu obowiązku audytowania wszystkich elementów
infrastruktury w ramach cyklu weryfikacji.
8.7 Małe organizacje działające na określonym obszarze
produkujące takie same lub podobne produkty lub usługi,
starające się o indywidualną rejestrację
Uwzględniając postanowienia artykułu 11 punkt 1 Rozporządzenia EMAS dotyczące
wspierania udziału małych i średnich organizacji w systemie EMAS, organy
administracji i/lub stowarzyszenia branżowe mogą podejmować inicjatywy mające
na celu identyfikację znaczących aspektów oraz opracowanie programów dla grupy
organizacji działających na danym terenie i prowadzących zbliżoną działalność. Takie
działania mogą przyjąć formę grupowego wdrażania SZŚ, co może mieć pozytywny
wpływ na koszty wdrażania i weryfikacji, a także lepszą koordynację działań
poszczególnych organizacji. Każda organizacja, która podjęła zobowiązanie do udziału
we wspólnej inicjatywie poprzez udział w realizacji wspólnej polityki środowiskowej
i wspólnych celów środowiskowych, może zostać indywidualnie zarejestrowana
w systemie EMAS. W takim przypadku weryfikator będzie sprawdzał, czy system
zarządzania środowiskowego organizacji zapewnia udział w realizacji wspólnych celów
oraz czy deklaracja środowiskowa opisuje we właściwy sposób rolę organizacji w całym
przedsięwzięciu. Aby móc się zarejestrować, weryfikowana organizacja powinna
wykazać realny udział we wspólnych przedsięwzięciach.
8.8 Instytucje publiczne
Instytucje publiczne (urzędy, szkoły, agencje rządowe itp.) rejestrują się
u wojewody właściwego terytorialnie. W przypadku, gdy rejestruje się urząd
wojewódzki, należy przyjąć zasadę, że procedurę rejestracji prowadzi wojewoda
wskazany przez ministra środowiska. UWAGA: Brak jednoznacznej podstawy
prawnej dla takiego rozwiązania!
W przypadku instytucji publicznych bardzo ważne są pośrednie aspekty
środowiskowe. System nie może ograniczać się do aspektów bezpośrednich
związanych z utrzymaniem pomieszczeń i prowadzeniem działalności biurowej.
Organizacja powinna nadać odpowiednią wagę aspektom pośrednim wynikającym
np. z podejmowanych decyzji lub realizowanych zadań. Ma to szczególne znaczenie
w przypadku organów administracji publicznej wydających akty prawa miejscowego
lub plany i programy nie będące prawem lokalnym.
W szczególnych przypadkach dopuszczalna jest oddzielna rejestracja poszczególnych
wydziałów urzędu. Jednak system powinien uwzględniać działania związane
z działaniami rejestrowanego wydziału prowadzone przez inne wydziały np.
zamówienia publiczne. W takim przypadku udostępniana informacja oraz stosowanie
logo musi się jasno odnosić do zarejestrowanego wydziału.
EMAS
9 Logo EMAS
9 Logo EMAS
Rozporządzenie EMAS wprowadziło istotny element zwiększający atrakcyjność
rejestracji w systemie - logo EMAS. Jego zasadniczym celem jest ułatwienie
zarejestrowanym organizacjom przekazania zainteresowanym stronom (w tym
klientom i konsumentom) łatwego w odbiorze komunikatu o tym, że organizacja
spełnia wymagania prawne w zakresie ochrony środowiska, wdrożyła system
zarządzania środowiskowego zgodny z wymaganiami Rozporządzenia EMAS
i prowadzi działania mające na celu ograniczanie negatywnego oddziaływania na
środowisko.
9.1 Stosowanie logo
Logo EMAS jest znakiem urzędowym systemu EMAS i pełni następujące funkcje:
informuje, że dane dotyczące wyników działalności środowiskowej organizacji
związane z jej działalnością, produktami lub usługami są rzetelne i wiarygodne,
informuje o zobowiązaniu organizacji do doskonalenia wyników działalności
środowiskowej oraz zarządzania swoimi aspektami środowiskowymi,
podnosi znajomość systemu EMAS w społeczeństwie, wśród zainteresowanych
stron oraz innych organizacji, które chcą poprawić swoje wyniki działalności
środowiskowej.
Zasady stosowania logo EMAS zostały określone w artykule 8 Rozporządzenia EMAS.
Prawo do stosowania logo EMAS mają wyłącznie organizacje zarejestrowane
w systemie EMAS oraz publikujące zatwierdzoną deklarację środowiskową.
Zgodnie z tym artykułem stosowanie logo jest dopuszczalne w celu:
wykazania rejestracji organizacji w systemie EMAS (wersja 1),
wykazania, że produkty, działania i usługi zostały wytworzone w organizacji
zarejestrowanej w systemie EMAS (wersja 1),
nadania wiarygodności potwierdzonym informacjom bezpośrednio lub pośrednio
powiązanym z produktami, działaniami i usługami organizacji (wersja 2).
Rozporządzenie EMAS ustala 2 wersje logo. Mogą być one używane wyłącznie
w powiązaniu z numerem rejestracyjnym organizacji.
69
70
EMAS
Poradnik dla administracji
wersja 1
wersja 2
Logo w wersji 1 świadczy o tym, że w organizacji wdrożony został system zarządzania
środowiskowego zgodny z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. Zatem ta wersja
logo dotyczy konkretnej organizacji. Może być ona stosowana w celach promocyjnych
na papierze firmowym, zaproszeniach, na stronach internetowych, tablicach
informacyjnych, pojazdach, plakatach, bilbordach, budynkach, środkach transportu,
flagach itp.
Logo w wersji 2 świadczy o tym, że informacja oznaczona tym logo została sprawdzona
i zatwierdzona przez weryfikatora środowiskowego. Zatem ta wersja logo dotyczy
konkretnej informacji - stanowi sygnał, że spełnia ona wymagania w zakresie
reprezentatywności i obiektywności oraz dotyczy organizacji zarejestrowanej w
systemie EMAS. Może być stosowana na deklaracji środowiskowej, na opisach
produktów, w instrukcjach obsługi, w drukowanych materiałach reklamowych
wyrobów. W takim przypadku wybrane informacje muszą jednak spełniać wymagania
punktu 3.5 Załącznika III do Rozporządzenia EMAS oraz muszą zostać zatwierdzone
przez weryfikatora. Wybrane informacje mogą mieć formę prospektów
informacyjnych, zestawień danych dostarczanych jednostkom administracji, ulotek,
reklamy prasowej czy telewizyjnej oraz rozdziałów dotyczących środowiska
w publikacjach nie związanych z ochroną środowiska np. raportach rocznych.
Jeśli zatwierdzona informacja stanowi część innej publikacji lub jeśli została
umieszczona wraz z inną informacją środowiskową, która nie została zatwierdzona
przez weryfikatora, należy ją odróżnić od pozostałego tekstu np. innym układem
graficznym, kolorem, ramką czy rozmiarem czcionki. W przypadku gdy cała treść
informacji jest zgodna z deklaracją środowiskową i została zatwierdzona przez
weryfikatora, logo może być użyte w każdy właściwy sposób np. na okładce,
w nagłówku lub tle ("znak wodny").
Żadna z wymienionych wyżej wersji logo nie może być stosowana na wyrobach lub
ich opakowaniach oraz łącznie z informacjami mającymi na celu porównanie z innymi
wyrobami, działaniami i usługami.
EMAS
9 Logo EMAS
Poza dwoma wersjami logo przedstawionymi w Rozporządzeniu EMAS stosowany
jest jeszcze trzeci wariant, który może być wykorzystywany do promocji systemu
przez podmiot, który nie jest zarejestrowany w systemie EMAS. Ta wersja logo może
być stosowana na materiałach promocyjnych, publikacjach i książkach o tematyce
związanej z systemem EMAS itp.
Wersja ta nie może być stosowana w połączeniu z nazwą żadnej organizacji oraz
w sposób, który mógłby dawać do zrozumienia lub sprawiać wrażenie rejestracji
w systemie EMAS.
Szczegółowe zasady stosowania logo EMAS zostały określone w Wytycznych w sprawie
używania logo EMAS wydanych przez Komisję Europejską. Wytyczne zawierają wiele
przykładów prawidłowego i nieprawidłowego stosowania logo EMAS.
Uwaga: W tabeli 4.2. zawartej w Wytycznych KE znalazł się błąd wynikający
z błędu w angielskiej wersji wytycznych. Poniższa korekta dokonana została na
podstawie francuskiej I niemieckiej wersji wytycznych. W wersji polskiej
i angielskiej jest:
A powinno być:
Wytyczne w sprawie używania logo EMAS stanowią pomoc dla organizacji przy
ustalaniu, czy można stosować logo EMAS w dany sposób. W przypadku wątpliwości
organizacja powinna zwrócić się do weryfikatora lub właściwego organu z pytaniem
czy planowany sposób korzystania z logo jest zgodny z wymaganiami Rozporządzenia
EMAS.
9.2 Odpowiedzialność za nieuprawnione stosowanie logo EMAS
Zgodnie z artykułem 8 punkt 1 Rozporządzenia EMAS, logo EMAS mogą stosować
tylko te organizacje, które posiadają ważną rejestrację w systemie EMAS. Oznacza
to, że organizacja, której rejestrację zawieszono lub też, która została wykreślona,
nie może posługiwać się logo EMAS.
71
72
EMAS
Poradnik dla administracji
Uwaga: Obowiązek wstrzymania korzystania z logo może być w praktyce
najistotniejszą uciążliwością wynikającą z zawieszenia rejestracji lub wykreślenia
z rejestru EMAS. Może oznaczać na przykład wycofanie materiałów promocyjnych
oznaczonych logo EMAS lub nawet usunięcia go z opakowań, pojazdów i innych
miejsc, gdzie było stosowane. Operacja taka może wiązać się z odczuwalnymi
kosztami.
Rozporządzenie EMAS nie określa sankcji za niewłaściwe lub nieuprawnione
stosowanie logo przez organizacje. W związku z tym obowiązują tu zasady określane
w poszczególnych państwach członkowskich. W Polsce nieuprawnione stosowanie
logo jest wykroczeniem i zgodnie z artykułem 351b. ustawy Prawo ochrony środowiska
podlega karze grzywny. Orzekanie w sprawach o nieuprawnione stosowanie logo
następuje na podstawie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia
(Dz. U. z 2001 r. Nr 106, poz. 1148 z późn. zm.). Wniosek o ukaranie wnosi policja
na żądanie pokrzywdzonego. Wniosek wnoszony jest do sądu grodzkiego.
Pokrzywdzonym jest ten, czyje dobro prawne zostało bezpośrednio naruszone lub
zagrożone przez wykroczenie.
Również organy administracji rządowej i samorządowej oraz organy kontroli
państwowej i kontroli samorządu terytorialnego, które w zakresie swojego działania
ujawniły wykroczenie (artykuł 17 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia),
mogą wystąpić z wnioskiem o ukaranie.
Zgodnie z artykułem 24 Kodeksu wykroczeń (Dz. U. z 1971 r. Nr 12, poz. 114,
z późn. zm.) wysokość grzywny może wynosić od 20 do 5000 zł.
Oprócz wyżej wymienionych sankcji, stosowanie logo EMAS przez organizacje do
tego nieuprawnione może być potraktowane jako czyn nieuczciwej konkurencji
zgodnie z artykułem 14 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (tekst jednolity Dz. U z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.). Zgodnie z tą
ustawą każdy przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony wskutek
nieuprawnionego stosowania logo przez innego przedsiębiorcę, może w trybie
postępowania cywilnego, zgodnie z artykułem 18 ww. ustawy żądać m.in. zaniechania
niedozwolonych działań, usunięcia skutków niedozwolonych działań, złożenia
jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej
formie, zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny
związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochrony dziedzictwa narodowego jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony. Sąd może również orzec
o zniszczeniu materiałów, na których logo zostało bezprawnie umieszczone.
To rozwiązanie może być zastosowane jedynie w przypadku przedsiębiorców, którymi
w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji są osoby fizyczne, osoby
prawne oraz jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, które
prowadząc, chociażby ubocznie, działalność zarobkową lub zawodowo uczestniczą
w działalności gospodarczej.
EMAS
10 Dodatkowe źródła informacji
10 Dodatkowe źródła informacji
Poradniki
1. Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS). Przewodnik. Royal
Haskoning, SEI, LEMTECH Konsulting Sp. z o.o., 2005 r.
2. Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS). Poradnik dla weryfikatorów.
Royal Haskoning, SEI, LEMTECH Konsulting Sp. z o.o., 2005 r.
3. Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS). Poradnik dla organizacji.
Royal Haskoning, SEI, LEMTECH Konsulting Sp. z o.o., 2005 r.
3. Zasady wdrażania systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z wymaganiami
normy ISO 14001. Podręcznik. R. Pochyluk, J. Szymański, P. Grudowski, Biblioteka
Ocen Środowiskowych Eko-Konsult 1999 r..
4. Efektywność funkcjonowania wdrożonego systemu zarządzania środowiskowego
wg normy ISO 14001. red. J. Lemański, A. Matuszak-Fejszman, S. Zabawa
Wydawnictwo: PZITS, Poznań, 2000 r.
5. Jak wdrażać system zarządzania środowiskowego wg normy ISO 14001. Alina
Matuszak-Flejszman, Wydawnictwo: PZITS, Poznań, 2001 r.
6. Jak opracować raport środowiskowy. Poradnik dla małych i średnich
przedsiębiorstw, red. Tadeusz Borys, Piotr Rogala, Wydawnictwo: Fundacja
Karkonoska, Jelenia Góra 2002 r..
Materiały udostępnione na stronie internetowej eko-net.pl
1. System zarządzania środowiskowego w przemyśle meblarskim. Envirowise. Wersja
polskojęzyczna.
2. Zmiany w normie ISO 14001.
3. Normy serii ISO 14000.
4. ISO 14001 - badanie i ocena polskich organizacji w zakresie efektywności
zarządzania środowiskowego, Narodowa Fundacja Ochrony Środowiska,
Warszawa 2004.
5. EMAS w Polsce, opracowanie własne.
73
74
EMAS
Poradnik dla administracji
6. Po prostu EMAS, Narodowa Fundacja Ochrony Środowiska, Warszawa 2004.
7. Wdrażanie SZŚ w Zespole Elektrociepłowni Wybrzeże SA - podstawy, przyczyny,
problemy, S. Krakowiak.
8. Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego wg PN-EN 14001 w Zespole
Elektrowni Dolna Odra, A. Chorzępa-Pasik.
9. Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego w Koksowni Huty Stali
Częstochowa, B. Biłka.
10. Niedomagania SZŚ w polskich przedsiębiorstwach, R. Pochyluk.
11. Wymagania normy ISO 14001, R. Pochyluk, J. Szymański.
Zasoby internetowe
1. Oficjalna strona systemu EMAS: www.emas.mos.gov.pl
2. Strona internetowa projektu „Wdrożenia EMAS w Polsce”: www.EMAS-polska.pl
3. Internetowy portal dla specjalistów ochrony środowiska: www.eko-net.pl
4. Stowarzyszenie Polski Klub Forum ISO 14000 (INEM Polska):
www.pfiso14000.org.pl
5. Ministerstwo Środowiska: www.mos.gov.pl
6. Strona Unii Europejskiej poświęcona EMAS: www.europa.eu.int/comm/
environment/EMAS/index_en.htm
7. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości: www.parp.gov.pl