2016_06_02_protokol-z-wzd - Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi

Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
Łódź, 31 maja 2016
PROTOKÓŁ Z NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA DELEGATÓW
WZT ŁÓDŹ
W dniu 31 maja 2016 roku odbyło się posiedzenie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia
Delegatów Wojewódzkiego Związku Tenisowego w Łodzi, zwołane przez zarząd, który dostarczył
zaproszenia wraz z podziałem mandatów, sprawozdaniem finansowym orazprojektem nowego
statutu wszystkim członkom stowarzyszenia w terminie zgodnym ze statutem WZT Łódź.
Termin: 31 maja 2016 roku , godz. 19:00
Miejsce: sala konferencyjna klubu MKT Łódź; ul. Stefana Żeromskiego 117, 90-542 Łódź
Uczestnicy posiedzenia:
1. Delegaci zrzeszonych klubów z głosem stanowiącym:
- według załącznika nr 1 – lista obecności wraz z przydzielonymi mandatami delegatów
Przed rozpoczęciem obrad, przedstawicielka Komisji Rewizyjnej p. Kamilla Morawska wraz z
przedstawicielką zarządu, p. Joanną Komorek dokonały rejestracji delegatów, sprawdzenia ich
upoważnień oraz przydzielenia mandatów. Rejestracja upoważnień i numerów mandatów została
potwierdzona na liście obecności podpisami upoważnionych delegatów, druki upoważnień do
sprawowania mandatów w imieniu członków WZT Łódź stanowią dokumentację Walnego
Zgromadzenia.
Obrady otworzył Prezes Wojewódzkiego Związku Tenisowego – p. Victor Archutowski, który
powitał zgromadzonych delegatów oraz poprosił p. Kamillę Morawską o przypomnienie
proponowanego w zaproszeniu porządek obrad:
1. Otwarcie obrad, ustalenie listy obecności
2. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do
podejmowania uchwał
3. Wybór Przewodniczącego oraz Protokolanta Zgromadzenia
4. Przyjęcie i zatwierdzenie porządku obrad
5. Przyjęcie i zatwierdzenie Regulaminu Obrad Walnego Zgromadzenia Delegatów WZT Łódź
6. Omówienie bieżącej sytuacji prawno-organizacyjnej WZT Łódź
7. Zmiana statutu WZT Łódź
8. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2015
9. Inne wnioski
10. Zamknięcie obrad
1
Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
Prezes WZT Łódź, p. Victor Archutowski podziękował gospodarzowi spotkania, klubowi MKT
Łódź, który udostępnił nieodpłatnie pomieszczenia w celu przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia
Delegatów oraz oddał głos Przedstawicielowi MKT Łódź - Marcinowi Makowskiemu, który przywitał
zgromadzonych w imieniu gospodarzy, oraz życzył owocnych obrad.
Ad.1. i 2. - Otwarcie obrad, ustalenie listy obecności oraz stwierdzenie prawidłowości
zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał
Zgodnie z zapisami par. 27 obowiązującego statutu , cyt: „Uchwały zapadają zwykłą
większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków Zarządu WZT Łódź”, po
dokonaniu weryfikacji listy obecności oraz ilości przysługujących mandatów, Walne Zgromadzenie
Delegatów stwierdziło ważność Zgromadzenia i możliwość dalszego procedowania posiedzenia.
Członkowie stowarzyszenia wydelegowali na podstawie udzielonych upoważnień 16 osób,
posługujących się ważnymi upoważnieniami do sprawowania mandatu oraz czynnego udziału w
NWZD, co stanowi 57,14% łącznie uprawnionych delegatów.
Lista obecności podczas
Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Delegatów WZT Łódź stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Prezes WZT oznajmił otwarcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Delegatów WZT Łódź.
Ad. 3 - Wybór Przewodniczącego oraz Protokolanta Zgromadzenia
W celu procedowania wyborów i ustalenia wyników poszczególnych głosowań, Walne
Zgromadzenie Delegatów wybrało dwuosobowy skład Komisji Skrutacyjnej, w skład której weszli:
p. Joanna Maciesza, zaproponowana przez p. Wiesława Kozicę oraz p. Michał Brodecki, który wyraził
chęć uczestniczenia w składzie tej komisji. Głosowanie kandydatur do Komisji Skrutacyjnej
potwierdziło jednomyślność Walnego Zgromadzenia stosunkiem głosów 16 za przyjęciem składu
Komisji oraz przy braku głosów przeciwnych i wstrzymujących się.
Następnie przystąpiono do wyborów Przewodniczącego oraz Protokolanta Zgromadzenia.
Prezes Victor Archutowski zaproponował p. Kamillę Morawską
do sprawowania funkcji
Przewodniczącego Zgromadzenia oraz p. Joannę Komorek do pełnienia funkcji Protokolanta
Zgromadzenia. Wobec braku innych kandydatur oraz zgody obu kandydatek, przystąpiono do
głosowania. Większością 16 głosów za i 0 głosami wstrzymującymi się, Przewodniczącym
Zgromadzenia została p. Kamilla Morawska, a p. Joanna Komorek została wybrana Protokolantem
Zgromadzenia po uzyskaniu 16 głosów za poparciem jej kandydatury.
Ad. 4. Przyjęcie i zatwierdzenie porządku obrad
Przewodnicząca Kamilla Morawska podziękowała zgromadzonym za udzielone jej zaufanie.
Następnie poddała pod głosowanie porządek obrad Zgromadzenia. Przystąpiono do głosowania
propozycji porządku obrad wskazanego przez zarząd w zaproszeniach. Porządek obrad został przyjęty
jednogłośnie 16 głosami. W tym punkcie porządku obrad Walne Zgromadzenie Delegatów WZT Łódź
przegłosowało jednocześnie tryb dokonywania głosowania i większością 16 głosów ustalono, że
głosowania będą procedowane w sposób jawny.
2
Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
Ad. 5 Przyjęcie i zatwierdzenie Regulaminu Obrad Walnego Zgromadzenia Delegatów WZT
Łódź
Przewodnicząca Zgromadzenia przytoczyła zapisy Regulaminu Obrad Walnego Zgromadzenia
Delegatów WZT Łódź i poddała treść tego Regulaminu pod głosowanie delegatów. Większością 16
głosów za przyjęciem Regulaminu, przy braku głosów przeciwnych i wstrzymujących się – Regulamin
Obrad został przyjęty przez Walne Zgromadzenie Delegatów.
Ad.6. Omówienie bieżącej sytuacji prawno-organizacyjnej WZT Łódź
Kamilla Morawska, jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie biura WZT Łódź przedstawiła bieżącą
sytuację związku, zachęcając jednocześnie do zadawania pytań i dyskusji :
a) prawno – organizacyjną:
- po NWZD wyborczym z dnia 03 stycznia 2016, w ustawowym terminie został złożony do Sądu
Rejonowego KRS wniosek o dokonanie zmian w rejestrze oraz sprawozdanie z działalności kuratora
- w dniu 08 marca 2016 roku Sąd Rejonowy w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Sądu
Rejestrowego dokonał wpisu nowych władz do rejestru
- postanowieniem Sygn. akt LD.XX Ns.- Rej. KRS nr 5314/16/602 z dnia 08 marca 2016 roku Sąd
Rejonowy w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Sądu Rejestrowego postanowił zwolnić z
obowiązków kuratora wobec ustania przyczyn ustanowienia kuratora
- na etapie końcowym jest zakończenie postępowania Sądu w sprawie likwidacji Stowarzyszenia
wobec braku przesłanek wynikających z Ustawy o Stowarzyszeniach
- podpisano umowę na bezkosztowe wynajęcie powierzchni biurowej dla WZT Łódź przez AZS Łódź,
dzięki czemu można przenieść siedzibę stowarzyszenia do Łodzi
- została przywrócona współpraca z Polskim Związkiem Tenisowym w zakresie realizacji zadań
statutowych oraz możliwości pozyskiwania środków
- została przywrócona współpraca z Łódzką Federacj Sportu w zakresie realizacji zadań
dofinansowywanych z budżetów, dysponowanych w Łódzkiej Federacji Sportu (w tym Uzędu Miasta
Łodzi, Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi oraz Ministerstwa Sportu i Turystyki)
- do uregulowania pozostała kwestia nieaktualnego z punktu widzenia prawa o stowarzyszeniach,
nowej ustawy o sporcie i innych aktów prawnych – statutu. Nowy projekt statutu został dopasowany
do obowiązujących przepisów, doprecyzowane zostały dwuznaczne dotychczas zapisy, m.in.
dotyczące kooptacji członków zarządu, zmieniona została liczba człoków zarządu z 9 na zakres od 5
do 9 osób, zaś siedzibę WZT Łódź przeniesiono do Łodzi z Pabianic
- zgodnie z wymogami przepisów Ustawy o Rachunkowości do uregulowania pozostało również
zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok obrachunkowy 2015 bez udzielania absolutorium
poprzednim władzom związku wobec szeregu nieprawidłowości
- do zrobienia w najbliższym czasie: wypowiedzenie umowy na świadczenie usług
telekomunikacyjnych w Orange, zmiana wyglądu strony internetowej, wprowadzenie zmian do
regulaminów WZT w związku ze zmianami w regulaminach turniejowych i finansowych PZT, wybór i
podpisanie umowy z firmą audytorską, wyjazd delegatów w dniu 18 czerwca 2016 roku na
sprawozdawcze Walne Zgromadzenie Delegatów PZT.
3
Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
b) finansową:
- kurator przejął kontrolę nad bankowym rachunkiem oszczędnościowo-rozliczeniowym. Nie udało
się odzyskać od poprzedniego zarządu pełnej kwoty niedoboru w kasie WZT Łódź. Zarząd podjął
uchwałę dotyczącą przekazania dokumentacji finansowej do audytu zewnętrzej firmie
kontrollingowej celem podjęcia odpowiednich działań na podstawie wyników kontroli.
- pomimo działalności poprzedniego zarządu jedynie przed niecałe 3 miesiące roku 2015, wynik
finansowy roku zamknął się stratą w wysokości 21882,94 PLN, przy stracie z roku 2014 w wysokości
3662,46 PLN. W związku z powyższym na rachunku bieżącym na dzień Walnego Zgromadzenia
Delegatów w styczniu 2016 roku było jedynie 895,74 PLN oraz trzy lokaty bankowe na kwotę
23336,19 PLN i kwota gotówki w kasie 267,38 PLN.
- podjęta współpraca z Polskim Związkiem Tenisowym oraz Łódzką Federacją Sportu spowodowały,
że obecnie ostnieje możliwość korzystania z dofinansowań celowych. W tym celu złożono
odpowiednie preliminarze: w PZT preliminarz kosztów kadry juniora (uzyskano możlwość dotacji w
wysokości 16000 PLN dla 8 zawodników wytypowanych przez PZT), w ŁFS preliminarz imprez WZT
Łódź (kwota do uzyskania: 17698 PLN), w ŁFS preliminarz kosztów kadry młodzika dla 5 zawodników z
roczników 2002-2003 (kwota do uzyskania: 8680 PLN). Razem wystąpiono o uzyskanie dotacji w
kwocie 42378 PLN)
- zapłacono wszystkie zaległe należności WZT Łódź, w tym za obsługę księgową, za stronę
internetową, za telefon komórkowy, opłacono wszystkie zaległe składki członkowskie za 2015 i 2016
rok (w tym w Łódzkiej Federacji Sportu).
- zinwentaryzowano oraz rozliczono sprzęt sportowy Łodzkiej Federacji Sportu, będący w dyspozycji
MKT Łódź oraz rozdysponowano ten pozostały sprzęt klubom sportowym, posiadającym własne lub
dzierżawione obiekty tenisowe w celu podniesienia jakości infrastruktury tenisowej
- WZT Łódź zorganizował od stycznia ze środków publicznych wszystkie Halowe Mistrzostwa
Województwa Łódzkiego oraz Letnie Mistrzostwa Województwa Łódzkiego do lat 12 i 14. W kolece
czekają pozostałe Mistrzostwa oraz turnieje OTK w Łęczycy, Pabianicach i Zduńskiej Woli.
- podczas podsumowania sezonu 2015 zorganizowanego na zamku w Łęczycy, zarząd przyznał
nagrody i upominki dla najlepszych zawodników, a trener kadr wojewódzkich, p. Maciej Woźniak
wręczył powołania do kadry wojewódzkich młodzika, juniora młodszego i juniora
- w trakcie organizacji jest dofinansowywany wyjazd zawodników na Mistrzostwa Polski do lat 16 i 18,
eliminacje do OOM
- do rozważenia pozostaje konieczność uregulowania spraw, związanych z brakiem zatwierdzenia
sprawozdań finansowych za rok 2013 i 2014 przez Walne Zgromadzenie Delegatów WZT Łódź
- konieczność uzyskania dokumentów oraz majątku związku od poprzednich władz
b) marketingową:
- stworzona została oferta sponsorska w celu pozyskania sponsora strategicznego, tytularnego,
sponsora kadr wojewódzkich lub sponsora okazjonalnego – trwają rozmowy z potencjalnym
sponsorem;
- konieczne jest zintensyfikowanie działań w celu znalezienia dodatkowych źródeł finansowania dla
WZT
- istnieje małe zainteresowanie stroną internetową i fanpage’m na fabcebook’u – apel do wszystkich
klubów, rodziców, zawodników, trenerów o udostępnianie informacji, zdjęć, wyników, sprawozdań
4
Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
lub notek z turniejów, treningów, przeprowadzanych akcji by strony były aktualne i ciekawe. Istnieje
możliwość przesyłania informacji o działalnościach klubów, naborach, koloniach, obozach itp.
W toku dyskusji Zgromadzeni mieli możliwość zadawania pytań. Dyskutowano m.in. o konieczności
rozważenia zlecenia audytu finansowego za lata 2013-2015.
Ad. 7 – Zmiana statutu
Przewodnicząca przypomniała szczegółowe zasady dotyczące zmian statutu stowarzyszenia.
Zgodnie z par. 38 obecnego statutu WZT Łódź, cyt: „Uchwałę w sprawie zmiany statutu i
rozwiązania WZT Łódź podejmuje Walne Zgromadzenie Delegatów większością 2/3 głosów w
obecności co najmniej połowy liczby delegatów”. Delegaci mieli możliwość zapoznania się z
projektem nowego statutu, który został rozesłany pocztą poleconą do wszystkich członków miesiąc
przed terminem Walnego Zgromadzenia. Do dnia Walnego Zgromadzenia do biura WZT Łódź nie
wpłynęły żadne propozycje zmian w zaproponowanym projekcie. Romuald Rębacz zgłosił poprawkę
w par. 26 pkt.1 b. I zaproponował wprowadzenie dodatkowego delegata od 50 pkt bonusowych.
Poprawka została przyjęta jednogłosnie 16 głosami.
Przewodnicząca zarządziła głosowanie nad uchwałą o uchyleniu w całości treści
obowiązującego statutu oraz przyjęcie w całości statutu w nowym brzmieniu. Większością 16 głosów
za przyjęciem nowego statutu, przy 0 głosach przeciwnych i 0 wstrzymujących się, Walne
Zgromadzenie delegatów podjęło uchwałę nr 4/2016 o zmianie statutu poprzez zastąpienie
poprzedniej treści statutu w całości nowym statutem z dnia 31 maja 2016 roku, o treści zgodnej z
załącznikiem do uchwały.
Uchwała nr 4/2016 o zmianie statutu.
„Walne Zgromadzenie Delegatów WZT Łódź na posiedzeniu w dniu 31.05.2016r. w Łodzi postanawia
uchylić w całości treść obowiązującego dotychczas statutu oraz przyjąć statut w nowej wersji, będącej
załącznikiem do niniejszej uchwały”
Ad. 8 - Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2015
Delegaci mieli możliwość zapoznania się z pełnym sprawozdaniem finansowym za rok 2015
który został rozesłany pocztą poleconą do wszystkich członków miesiąc przed terminem Walnego
Zgromadzenia. W skład tego sprawozdania wchodzą następujące dokumenty:
- bilans sporządzony na dzień 31 grudnia 2015 roku
- rachunek wyników za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2015 roku
- sprawozdane finansowe za rok 2015
- informacja dodatkowa do bilansu i rachunku zysków i strat za rok 2015
5
Wojewódzki Związek Tenisowy w Łodzi– protokół NWZD 31.05.2016
Przewodnicząca zarządziła głosowanie nad uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania
finansowego za rok 2015. Większością 16 głosów za zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, przy
0 głosach przeciwnych i 0 wstrzymujących się, Walne Zgromadzenie delegatów podjęło uchwałę nr
5/2016 w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2015. Komplet dokumentów
tworzących sprawozdanie finansowe stanowi załącznik do uchwały.
Uchwała nr 5/2016 o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015.
„Walne Zgromadzenie Delegatów WZT Łódź na posiedzeniu w dniu 31.05.2016r. w Łodzi postanawia
zatwierdzić sprawozdanie finansowe za rok 2015, będące załącznikiem do niniejszej uchwały.
Ad. 9 – Inne wnioski i zamknięcie obrad
Przewodnicząca poinformowała zgromadzonych o możliwości składania innych wniosków
oraz zadawania pytań.
Grzegorz Jasiński przywołał temat audytu dokumentacji finansowo-księgowej, Prezes Victor
Archutowski zaproponował firmę CDP. Prezes zorganizuje spotkanie z przedstawicielem firmy
audytującej.
Cezary Karasiński podjął temat zmiany wizerunku strony internetowej. Rozgorzała dyskusja,
której wnioskiem było uzyskanie dostępu do kodów strony od usługodawcy lub Zbigniewa Wereszki i
rezygnacja z usług aktualizacji strony Zbigniewa Wereszki.
Wobec braku innych wniosków i pytań, po przeprocedowaniu pełnego porządku obrad,
Przewodnicząca Zgromadzenia podziękowała wszystkim zgromadzonym za udział i zamknęła obrady
Nazdwyczajnego Walnego Zgromadzenia Delegatów WZT Łódź.
Na tym dyskusję zakończono.
Protokół sporządził: Joanna Komorek
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach.
Podpisy:
Protokolant:
6
Przewodniczący Zgromadzenia