Instrukcja dotycząca okresu trwałości projektu dla

ZF.III.400-2/16
Instrukcja dotycząca okresu trwałości
beneficjentów schematu 2.1 D MRPO
projektu
dla
Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjenci schematu 2.1 D MRPO są zobowiązani do
utrzymania trwałości projektów przez okres 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu
wskazanej w umowie lub daty złożenia wniosku o płatność końcową1. Utrzymanie trwałości
projektu oznacza zarówno stosowanie zapisów §18 umowy o dofinansowanie projektu,
jak i kontynuowanie działalności objętej projektem, w szczególności prowadzenie aktywności
pożyczkowej lub poręczeniowej poprzez dokonywanie kolejnych obrotów środkami
z Programu (MRPO) na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie i niniejszej
instrukcji.
I.
Finansowanie i ewidencjonowanie kosztów zarządzania w okresie trwałości
Odmiennie niż w okresie realizacji, w okresie trwałości beneficjenci mogą wykorzystywać
uzyskane w tym czasie przychody z odsetek oraz zysków kapitałowych (tj. takie, które
wpłynęły w okresie trwałości)2 na pokrycie faktycznie poniesionych kosztów zarządzania,
na następujących zasadach:
1. rzeczywiste poniesione koszty w okresie trwałości, bezpośrednio związane
z zarządzaniem i inwestowaniem otrzymanym w ramach programu wkładem
odpowiadają wydatkom kwalifikowanym i ewentualnym limitom wskazanym dla
schematu 2.1 D w Części III Podręcznika kwalifikowania wydatków objętych
dofinansowaniem w ramach MRPO; finansowanie innych kategorii wydatków niż
wskazane w ww. Podręczniku wymaga uzyskania uprzedniej pisemnej akceptacji
MCP;
2. wydatki ponoszone są z zachowaniem zasad, o których mowa w §4 ust. 3 umowy
o dofinansowanie tj. celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie; ciężar dowodu,
że ponosząc wydatki przestrzegano powyższych zasad leży po stronie beneficjenta;
1
Każdorazowo bieg okresu trwałości wynika z postanowień umowy o dofinansowanie określających dzienną
datę zakończenia okresu realizacji projektu. Okres realizacji projektu jest terminem wyznaczonym w dniach,
zatem zgodnie z art. 111 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2014 poz. 121 z
późn. zm.) termin realizacji projektu upływa ostatniego dnia, w związku z powyższym jako pierwszy dzień
umownego okresu trwałości przyjmuje się dzień następujący po ostatnim dniu wyznaczającym koniec realizacji
projektu. Jednakże, gdy Beneficjent złoży wniosek o płatność końcową przed wskazanym w umowie terminem
końcowym realizacji projektu, bieg okresu trwałości następuje po tym dniu.
2
Pobierane w okresie trwałości prowizje i inne opłaty za zarządzanie nie są zaliczane do przychodów, które
mogą zostać przeznaczone na pokrycie faktycznie poniesionych kosztów zarządzania.
3. ponosząc koszty zarządzania należy przestrzegać limitów określonych
w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 a także umowie o dofinansowanie
tj. koszty te nie mogą przekroczyć średniorocznie w ramach projektu:
a) 4% kapitału wniesionego przez program do instrumentu inżynierii
finansowej w przypadku mikrokredytu (tj. pożyczki do wys. 120 tys. PLN)
dla mikroprzedsiębiorstw,
b) 3% kapitału wniesionego przez program do instrumentu inżynierii
finansowej w przypadku pozostałych funduszy pożyczkowych,
c) 2% kapitału wniesionego przez program do instrumentu inżynierii
finansowej w przypadku funduszy poręczeniowych.
Oznacza to, że w całym okresie trwałości wydatki poniesione na koszty zarządzania
funduszem nie mogą przekroczyć powyższych limitów. Aby nie dopuścić do sytuacji,
w której w ostatnim roku trwałości limit ten zostanie przekroczony, wielkość uzyskiwanych
przychodów oraz ponoszonych wydatków w ramach kosztów zarządzania będzie
monitorowana w cyklu rocznym. Stosownie do postanowień umowy o dofinansowanie w
przypadku gdy dany okres sprawozdawczy nie będzie obejmował pełnych 12-stu miesięcy
limit zostanie proporcjonalnie zmniejszony.
Przykład:
Dane:
Kwota przekazanego wkładu
5 mln. PLN
Data zakończenia realizacji projektu
29.03.2012
I rok okresu trwałości
30.03.2012-29.03.2013
II rok okresu trwałości
30.03.2013-29.03.2014
Koszty zarządzania poniesione w I roku
100 tys. PLN
Przychody z odsetek oraz zysków kapitałowych uzyskane w I roku 170 tys. PLN
Koszty zarządzania poniesione w II roku
200 tys. PLN
Przychody z odsetek oraz zysków kapitałowych uzyskane w II roku 170 tys. PLN
Dopuszczalny limit do wykorzystania średniorocznie na
koszty zarządzania
(3% od wkładu) tj.150 tys. PLN
Wnioski:
Z uwagi na fakt, że Beneficjent w I roku okresu trwałości poniósł niższe koszty zarządzania niż
uzyskał przychody z odsetek oraz zysków kapitałowych, może pozostałą kwotę przychodu (tj. w tym
przypadku 70 tys. PLN) przeznaczyć na zwiększone koszty zarządzania w kolejnych latach.
Dokonując tych rozliczeń należy pamiętać, aby w całym okresie trwałości średnioroczny limit 150
tys. PLN nie został przekroczony, co oznacza że pomiędzy kolejnymi latami okresu trwałości kwoty
przeznaczane na sfinansowanie wydatków w ramach kosztów zarządzania, mogą być wyższe bądź
niższe niż roczna średnia. Ostateczne rozliczenie przychodów i kosztów zarządzania zostanie
dokonane pod koniec okresu trwałości. Jeśli łączna wartość przychodów będzie przewyższała łączną
kwotę wydatków poniesionych na koszty zarządzania w całym okresie trwałości, to wypracowana
nadwyżka powinna zostać dopisana do stanu kapitału funduszu.
2
Pozostałe inne przychody osiągnięte w okresie trwałości powiększają kapitał utworzonego
funduszu.
Potwierdzeniem wydatków poniesionych w ramach kosztów zarządzania są dokumenty
księgowe lub inne równoważne dokumenty wraz z potwierdzeniem zapłaty.
Ewidencjonowanie przychodów oraz wydatków w okresie trwałości odbywa się według zasad
obowiązujących w okresie realizacji, tj. zgodnie z §13 umowy o dofinansowanie. Oznacza to,
że Beneficjent w ramach prowadzonej przez siebie ewidencji księgowej powinien zapewnić
możliwość weryfikacji tak poniesionych wydatków, jak i osiągniętych przychodów
w szczególności w zakresie terminu, wartości, rodzaju wydatku czy źródła przychodu. Aby
zapewnić roczny monitoring ww. wydatków i przychodów beneficjenci wraz ze
sprowadzaniem rocznym w okresie trwałości przesyłają do MCP zestawienie dokumentów
potwierdzających poniesienie wydatków oraz zestawienie osiągniętych przychodów, zgodnie
ze wzorem stanowiącym załącznik do wzoru sprawozdania z obowiązku utrzymania
trwałości
II.
Monitorowanie kapitału utraconego
Obowiązek zachowania limitu dotyczącego kapitału utraconego wynika z §18 w zw. z §6
umowy o dofinansowanie. W celu monitorowania ww. limitu, zgodnie z Instrukcją dot.
sprawozdawczości beneficjenci schematu 2.1D mają obowiązek kwartalnie przekazywać
informacje m.in. dotyczące zaległości w spłacie pożyczek bądź poręczeń (w przypadku gdy
stały się wymagalne) powyżej 60 dni, a także informować o działaniach podjętych w celu
odzyskania kwot niespłaconych. Dodatkowo poziom kapitału utraconego, który zgodnie z
umową o dofinansowanie nie powinien przekroczyć 5% będzie monitorowany w każdym
roku okresu trwałości. W celu ustalenia poziomu kapitału utraconego należy stosować
poniższy wzór, przy czym dane należy wykazywać narastająco:
% kapitału
utraconego
=
Σ
Σ
wszystkich pożyczek/poręczeń wypłaconych,
co do których nie ma prawnych możliwości
odzyskania
wszystkich wypłaconych pożyczek/udzielonych
poręczeń
x 100
Przykład:
Dane:
Wartość wypłaconych pożyczek, co do których brak jest prawnych możliwości odzyskania wynosi
500 tys. PLN
Wartość wszystkich dotychczas wypłaconych pożyczek wynosi 13 mln PLN
Wnioski:
Poziom kapitału utraconego wynosi 3,85%, zatem nie przekracza dopuszczalnego limitu.
3
III.
Weryfikacja obowiązków Beneficjenta w okresie trwałości
Zgodnie z § 18 beneficjenci schematu 2.1 D składają sprawozdania z utrzymania trwałości co
rok, przez okres 5 lat. Wzór sprawozdania z obowiązku utrzymania trwałości stanowi
załącznik do niniejszej instrukcji. Jednocześnie stosownie do postanowień umowy
o dofinansowanie MCP może zwrócić się do beneficjenta o przedstawienie wszelkich
dokumentów czy informacji związanych z realizacją projektu. Tym samym w uzasadnionych
przypadkach MCP może zwrócić się o przedstawienie zestawienia wydatków i przychodów
sporządzone za okres krótszy niż 12 m-cy. Pozostałe obowiązki sprawozdawcze w zakresie
monitorowania działalności pożyczkowej bądź poręczeniowej są realizowane na zasadach
określonych w umowie o dofinansowanie oraz Instrukcji dot. sprawozdawczości. Dodatkowo,
jak wskazano powyżej w pkt I, w oparciu o przesyłane zestawienie wydatków poniesionych
na koszty zarządzania, może nastąpić weryfikacja wydatków na próbie dokumentów poprzez
przesłanie ich kopii bądź podczas prowadzonej kontroli/wizyty monitorująco - kontrolnej
w miejscu związanym z realizacją projektu. Przewiduje się, że każdy z projektów w ramach
schematu 2.1 D zostanie skontrolowany co najmniej raz w okresie trwałości.
Załączniki:
Wzór sprawozdania z działalności Beneficjenta w okresie trwałości projektu dla schematu 2.1
D MRPO wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i osiągniętych przychodów
4