Załącznik nr 7 - bip.ap.gov.pl

Załącznik nr 7 do SIWZ
UMOWA NR
W dniu .....................2015 r. pomiędzy Archiwum Państwowym w Lublinie – ul. Jezuicka 13,
20-950 Lublin, reprezentowanym:
1. ..............................................................
a
3. ...................................................................................................................................................
reprezentowanym przez …........................................................... – zwanym dalej Wykonawcą –
Umowa niniejsza została zawarta po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne w
trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami), w wyniku którego oferta
Wykonawcy została wybrana jako najkorzystniejsza.
§ 1 Przedmiot umowy
1.Przedmiotem umowy jest usługa digitalizacji i konserwacji zasobu Archiwum Państwowego w Lublinie.
2. Przedmiot umowy obejmuje digitalizację i konserwację wybranych materiałów archiwalnych
Archiwum Państwowego w Lublinie (Centrali, Oddziału w Chełmie, Oddziału w Kraśniku i Oddziału w
Radzyniu Podlaskim), w tym:
a) przygotowanie 370 000 stron
b) wykonanie 370 000 skanów
c) konserwację 65 000 kart
2. Przedmiot umowy należy wykonać zgodnie z załącznikiem nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu
zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości materiałów przeznaczonych do digitalizacji i
konserwacji w ilości nie więcej niż 10% pierwotnej ilości stron, skanów i kart.
§ 2 Termin realizacji
1. Termin realizacji przedmiotu umowy upływa nie później niż w dniu ….............. 2015 r.
2. Za dzień wykonania przedmiotu umowy uważa się dzień podpisania protokołu odbioru końcowego.
3. Wykonawca w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy przedstawi Zamawiającemu projekt
harmonogramu do zatwierdzenia.
4. Zamawiający w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu harmonogramu zatwierdzi harmonogram
lub przedstawi do niego uwagi.
5. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uzasadnione uwagi Zamawiającego.
6. Wykonawca zaproponuje podział przedmiotu umowy na etapy, które będą podlegać odbiorom
częściowym.
6. Harmonogram musi zawierać:
1) wykaz etapów i składających się na nie czynności;
2) terminy wykonania etapów i czynności;
3) terminy odbioru etapów;
4) termin odbioru końcowego
7. W szczególności, harmonogram musi określać terminy:
1) przygotowania stron do digitalizacji i wykonanie skanów w minimum pięciu proporcjonalnych do
całego przedmiotu umowy etapach;
2) konwersji plików macierzystych (plik „master” TIFF) do formatu JPG oraz opatrzenie znakami
własnościowymi Archiwum.
8. Termin zgłoszenia do odbioru ostatniego etapu upływa na 10 dni przed terminem realizacji
przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1.
9. Harmonogram po podpisaniu przez obie strony niniejszej Umowy staje się jej integralną częścią jako
załącznik nr 3 i wiąże strony co do terminów wykonań etapów i czynności.
§ 3 Podwykonawcy
1. Zlecenie wykonania Przedmiotu umowy Podwykonawcom, nie wyłącza odpowiedzialności
Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie zleconego zakresu Przedmiotu umowy. Wykonawca
jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawców i ich pracowników w takim
samym stopniu, jakby to były uchybienia lub zaniedbania jego własnych pracowników.
2. Za zapłatę wynagrodzenia Podwykonawcom wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca.
§ 4 Obowiązki wykonawcy
1. Wykonawca przy wykonywaniu usługi posłuży się osobami posiadającymi odpowiednią wiedzę
fachową, doświadczenie oraz kwalifikacje do należytego i zgodnego z obowiązującymi standardami
wykonania przedmiotu umowy określonego w wytycznych do realizacji usługi digitalizacji i konserwacji
materiałów archiwalnych, w tym osobami wymienionymi w załączniku nr 2 do umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest na każde żądanie Zamawiającego okazać dokumenty potwierdzające
ukończenie odpowiednich szkoleń przez osoby wymienione w załączniku nr 2 do umowy.
3. Wykonawca zatrudniający pracowników Archiwum Państwowego w Lublinie zobowiązany jest do
naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusze
pozaubezpieczeniowe pracodawcy.
4. Wykonawca usługę objętą przedmiotem umowy wykona wyłącznie na sprzęcie zapewnionym we
własnym zakresie. Ze względu na bezpieczeństwo zbiorów do digitalizacji zastosowane muszą zostać
skanery spełniające następujące wymogi:

szalki: ruchome szalki stołu dopasowujące się do grubości grzbietu skanowanej księgi;

skaner musi mieć możliwość pracy z użyciem szyby dociskowej;

rozdzielczość fizyczna skanera: minimum 300ppi;

oświetlenie: zimne bez promieniowania UV i IR, górne do skanowanego obiektu;

skaner z możliwością zapisywania w formacie TIFF z głębią kolorów 24 bit.
5.Materiały archiwalne przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z wykonywaniem
umowy, a także pliki powstałe w wyniku wykonania usługi – zapisane w formie elektronicznej – stanowią
własność Archiwum Państwowe w Lublinie i nie mogą być udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej,
ani ujawnione w inny sposób.
6. Digitalizacja i konserwacja odbywa się w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, z
zastrzeżeniem, że realizacja zamówienia nie będzie kolidowała z realizowanymi zadaniami z zakresu
digitalizacji i konserwacji przez Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązuje się do zwrócenia w stanie nie pogorszonym udostępnionych pomieszczeń.
§ 5 Prawa i obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający zapewni dostęp do aplikacji „Digitalizacja” służącej do rejestracji procesu digitalizacji.
2. Zamawiający udostępni Wykonawcy pomieszczenia oraz zapewni Wykonawcy dostęp do sieci
elektrycznej 230V, dostęp do sieci LAN, dostęp do sieci Internet. W przypadku gdy udostępnione
pomieszczenie nie będzie przystosowane zgodnie z zasadami wymaganymi w zarządzeniu nr 13
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu
archiwalnego archiwów państwowych, Wykonawca zobowiązany jest do doboru technologii
wytwarzania skanów ograniczającej wpływ otoczenia na wytwarzane skany lub dostosowanie
pomieszczenia do ww. wymagań. Dostosowanie udostępnionego pomieszczenia nie może wiązać się z
ingerowaniem w jego substancję.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzania kontroli w trakcie digitalizacji i konserwacji.
§ 6 Wynagrodzenie
1. Za wykonanie 1 skanu Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości wynoszącej
brutto …..... (słownie: ……….……...........................................) zł, w tym kwota netto .......... zł i podatek
VAT ........zł.
2. Za konserwację 1 karty Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości wynoszącej
brutto …..... (słownie: ……….……...........................................) zł, w tym kwota netto .......... zł i podatek
VAT ........ zł.
3. Łączna wartość wynagrodzenia nie może przekroczyć kwoty brutto ...........………… zł (słownie:
……….…........................................................................…).
4. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do jego
wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (w tym należny podatek VAT).
5. Cena jednostkowa za wykonanie 1 skanu, o której mowa w ust. 1 uwzględnia proporcjonalnie koszty:
rejestracji poszczególnych jednostek archiwalnych, przygotowania przekazanych zbiorów, zapisu
zeskanowanego pliku na twardych dyskach oraz konwersji.
6. Warunkiem otrzymania wynagrodzenia jest pozytywny odbiór przedmiotu umowy potwierdzony
stosownym protokołem odbioru końcowego, podpisanym przez osoby upoważnione przez strony
umowy.
7. Po dokonaniu odbioru, o którym mowa w ust. 6, Wykonawca wystawi dwie faktury, za następujące
zasoby:
- Księgi grodzkie lubelskie i Komisja Województwa Lubelskiego i Rząd Gubernialny Lubelski;
- pozostałe zasoby.
8. Płatność wynagrodzenia nastąpi przelewem na wskazane konto Wykonawcy w terminie 14 dni od
daty doręczenia zatwierdzonych faktur.
§ 7 Gwarancja i świadczenie usługi serwisowej
1. Na wszelkie wykonane prace konserwatorskie i wytworzone przez Wykonawcę pliki udzielona
zostanie gwarancja na okres …. miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru, kończącego realizację
przedmiotu zamówienia.
2. Okres rękojmi jest równy okresowi gwarancji.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia uprawnień z tytułu rękojmi, niezależnie od
uprawnień wynikających z gwarancji.
4. Wykonawca usunie na swój koszt i ryzyko wszelkie wady, jakie wystąpią w zrealizowanym
przedmiocie umowy, które ujawnią się w czasie trwania okresu gwarancyjnego.
5. W przypadku wykrycia w okresie gwarancji wad, usterek technicznych lub niezgodności z przyjętymi
standardami skanowania Wykonawca ma obowiązek usunąć ww. wady, usterki i niezgodności na
własny koszt w terminie max. 14 dni.
6. Usunięcie ww. wad, usterek i niezgodności może być wykonane poprzez ponowną digitalizację
obiektu na koszt Wykonawcy.
7. Obowiązek zapewnienia zaplecza technicznego i logistycznego dla usunięcia wad, usterek
i niezgodności w okresie gwarancji (w tym pomieszczenia do digitalizacji) spoczywa na Zamawiającym.
8. Jeżeli Wykonawca w wyznaczonym terminie nie usunie wad, Zamawiający może je usunąć w jego
zastępstwie i na jego koszt.
§ 8 Kary umowne
1. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający
zapłaci karę umowną w wysokości 10 % kwoty określonej w § 6 ust. 3, z zastrzeżeniem sytuacji
określonej w § 9.
2. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci
karę umowną w wysokości 10% kwoty określonej w § 6 ust. 3.
3. W przypadku
niedotrzymania przez Wykonawcę terminów określonych w harmonogramie
stanowiącym załącznik nr 3, zapłaci on karę umowną w wysokości 0,5 % kwoty określonej w § 6 ust. 3
za każdy dzień zwłoki.
4. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu umowy określonego w § 2 ust. 1, zapłaci on
karę umowną w wysokości 1 % kwoty określonej w § 6 ust. 3 za każdy dzień zwłoki.
5. W przypadku zwłoki w usuwaniu wad, usterki i niezgodności, Wykonawca zapłaci karę umowną w
wysokości 0,5 % kwoty określonej w § 6 ust. 3 za każdy dzień zwłoki.
6. W sytuacji zwłoki w zapłacie faktury Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe.
7. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości
rzeczywiście poniesionej straty i szkody.
§ 9 Odstąpienie
1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w
interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może
odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
2. W przypadku odstąpienia od umowy, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca ma prawo żądać jedynie
wynagrodzenia należnego za roboty rzeczywiście wykonane do dnia odstąpienia od umowy.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy w przypadku
niedotrzymania przez Wykonawcę terminu umowy określonego w § 2 ust. 1.
§ 10 Zmiany
1. Zakazana jest istotna zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie
której dokonano wyboru Wykonawcy, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Strony przewidują zmianę terminu realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadku:
a. gdy wykonanie zamówienia w pierwotnym terminie nie leży w interesie zamawiającego
b. działania siły wyższej, uniemożliwiające wykonanie robót w terminie;
c. przerwy w dostawie prądu trwającej ponad 5 dni roboczych
d. konieczności realizacji w drodze odrębnej umowy prac powiązanych z przedmiotem
niniejszej umowy, powodujące konieczność skoordynowania prac i uwzględnienia
wzajemnych powiązań
3. Powyższe zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia dopuszczalne są na następujących
warunkach:
ppkt a) - w zakresie udokumentowanego interesu zamawiającego
ppkt b) - o czas działania siły wyższej oraz potrzebny do usunięcia skutków działania siły
wyższej
ppkt c) - na czas przerwy w dostawie prądu trwającej ponad 5 dni roboczych
ppkt d) - na czas niezbędny do usunięcia przeszkody w prowadzeniu robót objętych
przedmiotem umowy
§ 11 Prawa autorskie
1. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 Umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego
majątkowe prawa autorskie do wszelkich dokumentów i zapisów stanowiących przedmiot prawa
autorskiego, powstałych w wykonaniu lub w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy.
2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich, o którym mowa w ust. 1 następuje z chwilą przekazania
dokumentu lub zapisu Zamawiającemu, bez ograniczeń co do terytorium, czasu lub liczby egzemplarzy,
na wymienionych polach eksploatacji w Ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach
pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.):
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy
utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do
obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 – publiczne wykonanie,
wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne
udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez
siebie wybranym;
4) w zakresie wprowadzenia do pamięci komputera, wprowadzenie do sieci komputerowej,
wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych,
korzystanie z dokumentów w całości lub z części oraz ich łączenie z innymi dziełami, opracowywanie
poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na różne języki, zmiany
wielkości i treści całości lub ich części, publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części, a więc
pól określonych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.
U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.).
3. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 Umowy Wykonawca zezwala Zamawiającemu na
wykonywanie praw zależnych, o których mowa w art. 2 ustawy wymienionej w ust. 2. Wykonawca
udziela Zamawiającemu nieodwołalnej zgody na dokonywanie przez Zamawiającego dowolnych zmian
w przedmiotach, do których Zamawiający nabył majątkowe prawa autorskie na podstawie niniejszej
Umowy.
4. Z chwilą przekazania dokumentu Zamawiającemu, Zamawiający nabywa własność wszystkich
egzemplarzy nośników, na których dokument został utrwalony.
5. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując przedmiot Umowy nie naruszy praw majątkowych osób
trzecich i przekaże Zamawiającemu dokumenty i zapisy w stanie wolnym od obciążeń prawami osób
trzecich.
6. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne, a w
szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności
intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy, o której mowa w ust. 2, w związku z
wykonywaniem przedmiotu Umowy.
§ 12 Poufność
1. Wykonawcy nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, ujawnić żadnej osobie
trzeciej żadnego dokumentu ani żadnej informacji dostarczonej Wykonawcy przez Zamawiającego w
związku z realizacją Umowy.
2. Wykonawcy nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać żadnych
dokumentów lub informacji, o których mowa w ust. 1, w celach innych niż wykonanie Umowy.
3. Obowiązek poufności, wynikający z ust. 1 i 2, nie obejmuje informacji powszechnie znanych oraz
informacji, których obowiązek ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa.
4. Zakazy, o których mowa w ust. 1 i 2 wiążą Wykonawcę zarówno w okresie obowiązywania Umowy,
jak i po ustaniu jej obowiązywania – bezterminowo.
§ 13 Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy kodeksu
cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i innych obowiązujących w tym zakresie przepisów
prawa.
2. Ewentualne spory wynikłe w toku realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą przez właściwy
rzeczowo sąd powszechny w Lublinie.
3. Umowa sporządzona została w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa egzemplarze dla każdej
ze stron.
ZAMAWIAJĄCY:
WYKONAWCA: