Protokół nr 14 z dnia 17 lutego 2014 roku

Protokół Nr 14
posiedzenia Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Torunia
z dnia 17 lutego2014 roku
17 lutego 2014 r. o godz. 9.00 w sali 32 budynku głównego Urzędu Miasta Torunia odbyło się
XIV posiedzenie Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Torunia.
Nieobecność na spotkaniu usprawiedliwiły następujące osoby:
1.
2.
3.
4.
5.
p. Jolanta Żydołowicz
p. Marek Pijanowski
p. Paweł Piotrowicz
p. Jarosław Więckowski
p. Izabela Miłoszewska
Proponowany porządek obrad na posiedzeniu Rady Działalności Pożytku Publicznego
Miasta Torunia w dniu 17.02.2014 roku:
1. Sprawy organizacyjne:
a. przyjęcie protokołu z XIII posiedzenia RDPP,
b. przyjęcie porządku obrad.
2. Partnerstwa Gminy Miasta Toruń z NGO.
3. Zespoły robocze przygotowujące XI Forum Organizacji Pozarządowych; przedstawienie
wyników ankiet.
4. Polityka lokalowa.
5. Program współpracy – wskaźniki jakościowe z realizowanych projektów.
6. Wolne wnioski.
7. Zakończenie posiedzenia.
AD 1.
SPRAWY ORGANIZACYJNE
a) protokół z poprzedniego posiedzenia RDPP przyjęto 7 głosami, 2 osoby wstrzymały się od
głosu: 7 – 0 – 2
b) zaproponowany przez Przewodniczącą porządek obrad na posiedzeniu RDPP w dniu 17
lutego 2014 r. przyjęto 8 głosami, 1 osoba wstrzymała się od głosu: 8 – 0 – 1.
AD 2.
PARTNERSTWA GMINY MIASTA TORUŃ Z NGO
Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, E. Grobelska, M. Rosiński, J. Grabowski, Ł.
Broniszewski, D. Knut, R. Kowalski.
Ł. Broniszewski przygotował propozycję procedury – w załączniku nr 1.
Ustalenia:
 przeredagować pkt. 3: wniosek z propozycją partnerstwa można złożyć w dniu
ogłoszenia konkursu lub po dniu ogłoszenia konkursu;
1
 przeredagować pkt. 4: nabór trwa nie dłużej niż 7 dni kalendarzowych od dnia
opublikowania fiszki przez pierwszą organizację;
 dopisać do pkt. 5: po zapoznaniu się z fiszką dyrektor wydziału związanego
merytorycznie z zakresem planowanego projektu może uznać, że propozycja
współpracy nie wpisuje się w działania strategiczne i nie podejmuje rozmów, tylko
przygotowuje pisemną odpowiedź w przeciągu 5 dni kalendarzowych wraz z
uzasadnieniem odmowy podjęcia rozmów;
 ofertę można złożyć również w wersji papierowej – decyduje data wpływu do UM;
 publikacja informacji o propozycji partnerstwa na stronie torun.pl, orbiToruń.pl;
 projekty partnerskie powstają wspólnie, nie są nigdy narzucone - przez żadną ze stron
potencjalnego partnerstwa.
 Ł. Broniszewski przygotuje opis procedury po naniesieniu w/w uwag, po czym roześle
ją do wszystkich członków Rady, aby osoby, które były nieobecne mogły wnieść
swoje uwagi. Na najbliższym posiedzeniu RDPP zostanie ostatecznie przyjęta
procedura zawierania partnerstw.
AD 3.
ZESPOŁY ROBOCZE PRZYGOTOWUJĄCE XI FORUM
POZARZĄDOWYCH; PRZEDSTAWIENIE WYNIKÓW ANKIET
ORGANIZACJI
Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, Ł. Broniszewski, J. Grabowski
Ankieta i wnioski:
 25 osób wypełniło ankietę
 ankieta została opublikowana na orbiToruń, na stronie Kujawsko - Pomorskiej
Federacji Organizacji Pozarządowych, na regionalnej witrynie portalu ngo.pl i
profilach fejsbukowych oraz przesłana newsletterem do organizacji;
 zakresy tematyczne, które się pojawiły w ankiecie: współpraca z GMT, partnerstwa,
zarządzanie w organizacji, wolontariat, seniorzy, III sektor dziś i co dalej, nowe
technologie, mechanizmy finansowania, ciała dialogu, procesy konsultacyjne;
 propozycje struktury forum: bardzo duża liczba głosów za formą warsztatową,
dyskusyjną; propozycja wprowadzenia na jednej sali do paneli warsztatowych; praca
w grupach – na końcu spotkanie się wszystkich i zebranie wniosków; pojawia się
propozycja kilkudniowego forum, w różnych miejscach w mieście, w biurach
organizacji, salach UM; seniorzy do południa, a młodzież popołudniu; propozycja by
pojawiał się przestrzeń do prezentacji organizacji, wystawy; propozycja
przeprowadzenia debaty na wskazany przez największą liczbę głosów, problem III
sektora w Toruniu, z udziałem NGO, radnych, prezydenta np. PR= Partnerstwo realne,
czyli o zlecaniu przez samorząd własnych zadań III sektorowi;
 kilka osób podało swoje dane kontaktowe, gdyż wyraziło chęć do zaangażowania się
w prace grup roboczych
 A. Szczepańska ma przygotować zestawienie statystyczne propozycji tematów na
forum i propozycji co do formy forum i wysłać mailowo do członków RDPP, aby
zamieścić w wersji on-line formularz, na którym NGO-sy będą mogły zagłosować na
tematy, które według nich mają się pojawić na forum.
AD 4.
POLITYKA LOKALOWA
Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz – Szyszka, E. Grobelska, R. Kowalski, J. Grabowski, E.
Dokurno, M. Mikulska, J. Pleskot
2
Zaproszeni goście: Monika Mikulska – dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej, Janusz
Pleskot – dyrektor Wydziału Edukacji
a) list od Stowarzyszenia Diabetyków w sprawie rachunku za centralne ogrzewanie,
który przyszedł w styczniu 2014 r. co nie kwalifikowało do rozliczenia go z dotacji
miejskiej za rok ubiegły. Pan złożył prośbę o rozłożenie na 3 raty od marca – ZGM
wyraził zgodę.
propozycje rozwiązań:
 ZGM zobowiązał się do kontaktu z firmą, która rozlicza centralne ogrzewanie, aby
przeprowadzała odczyt liczników wcześniej – w listopadzie;
 ogólnodostępna informacja dla organizacji, że może zgłosić się wcześniej do ZGM po
odbiór faktury. To może mieć miejsce w wyjątkowych sytuacjach i organizacje te
które potrzebują to wiedzą gdzie mają się zgłosić. Nigdy nie było kłopotów, ale nie
może być to informacja ogólnodostępna ponieważ faktura musi być wystawiona żeby
można ją było odebrać.
b) sprawozdawczość organizacji, które wynajmują lokale na preferencyjnych warunkach
- organizacje są zobowiązane do przedstawiania comiesięcznych sprawozdań i
sprawozdania rocznego wydziałom merytorycznym. Wydziały przesyłają
dokumentację do Wydziału Komunikacji Społecznej i Informacji, który do 31 marca
każdego roku sporządza informację dla Prezydenta Miasta Torunia – wg Zarządzenia
nr 240/11 PMT z dnia 20.07.2011 r.
propozycje rozwiązań:
 Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji jest w trakcie przygotowywania zmian
w Zarządzeniu 240/11, które zniosłyby konieczność składania przez organizacje
comiesięcznych sprawozdań, a wprowadziły możliwość składania wcześniej
umówionych wizyt w siedzibach organizacji, po to, aby zobaczyć jaka działalność i na
rzecz jakich osób jest prowadzona w lokalu.
c) czy polityka lokalowa uwzględnia: obniżony standard lokalu, partycypacje przez
organizacje w kosztach remontu, obniżenie stawki w zamian za remont lokalu? jeśli
tak, to czy organizacje wiedzą, że z tych możliwości mogą korzystać?
 jeśli lokal wymaga remontu, ZGM umawia się z organizacją, że na czas trwania
remontu są zwolnieni z czynszu - tylko na czas trwania remontu nie ma mowy o
odliczeniach remontu z czynszu
 jest możliwość ustalenia podziału zadań np. po stronie ZGM jest zakup farb, po
stronie organizacji przeprowadzenie remontu
 remont lokalu na terenie szkoły, dotyczy podstawowych działań remontowych; jeśli
organizacja chce dostosować lokal do działań, które wymagają specjalistycznego
remontu, to Wydział Edukacji nie pokrywa kosztów takiego remontu i organizacja z
tego tytułu nie jest zwalniana z opłat na czas trwania remontu.
 ZGM podpisuje z organizacją porozumienie remontowe, w którym jest wymieniony
zakres koniecznych prac remontowych. W momencie wypowiedzenia umowy przez
organizację, ZGM rozlicza te nakłady konieczne, według podpisanego porozumienia.
 ZGM do każdej organizacji podchodzi indywidualnie i porozumienie remontowe jest
tworzone indywidualnie wg potrzeb dla każdej organizacji.
 wynajem lokali niestandardowych – 1m80: nie ma osobnego pomysłu na wynajem
tych lokali. Dla piwnic 20% zniżki, w przypadku oficyny, bramy, podwórza – 30%
zniżki. Ulgi w ZGM się łączą, w WE- się nie łączą (chodzi o ulgę z tytułu lokalu
3




niestandardowego i z tytułu charakteru prowadzonej działalności wg której zniżka
może wynieść 70%, 50% lub 30%)
ZGM nie kompensuje wkładu na remont organizacji, to znaczy, jeśli organizacja
poniosła 10 tyś na remont, to nie znaczy, że teraz będzie użytkować lokal bezpłatnie
do tej kwoty.
Dyrektor szkoły w ramach swojego zarządu ma do prawo do wynajmu lokalu wg
odrębnych przepisów. Te stawki to są stawki minimalne. Dyrektor nie musi dać
najniższej stawki, w przypadku gdy o lokal się stara kilka organizacji.
W momencie, gdy kończy się organizacji obniżka, organizacja musi napisać pismo do
ZGM z prośbą o zastosowanie obniżonej stawki czynszu na następny rok.
Liczba organizacji korzystających z obniżek w ZGM: z 70% zniżki korzysta 28
organizacji, z 50% zniżki korzysta 12 organizacji oraz z 30% zniżki korzystają 3
organizacje i kategoria PMT korzysta 15 organizacji.
propozycje rozwiązań:
 informacja zbiorcza dla organizacji, o w/w możliwościach;
 opracować dokumenty dot. polityki lokalowej, które powinny być załącznikiem do
programu współpracy GMT z NGO; żadna organizacja nie przebrnie przez wnioski,
regulaminy, zarządzenia; zaproponować nowe wersje rozporządzeń.
 propozycja dodania do sprawozdania od NGO: budżet organizacji, ile pochodzi z
dotacji miejskich, a ile z własnych źródeł – żeby zobaczyć skalę działań organizacji,
by miasto widziało korzyść, która płynie w działań organizacji w lokalach gminnych,
a nie stratę, jak to podają media, w artykułach dotyczących polityki lokalowej w
Toruniu:
www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20140103/TORUN01/140109844
http://www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20131231/TORUN01/131239897
http://www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20131230/TORUN01/131239989
 w kwestiach lokali dla organizacji brak jest czytelności, a zwłaszcza brak jasno
sformułowanych korzyści dla obu stron (gminy i organizacji); ani organizacja nie
pokazuje jak efektywnie wykorzysta miejski zasób, ani gmina nie wie, po co daje
lokal organizacji; procedura nie przewiduje, aby myśleć kategoriami rozwoju tak
miasta, jak organizacji dzięki wykorzystaniu publicznego zasobu; kłopot ten winny
niwelować zasady regulaminu przyznawania lokali, jak i sam formularz wniosku;
 jeśli organizacja dostaje zniżkę na wynajem lokalu, to niech nie prosi o pokrycie tych
kosztów z dotacji miasta; niech szuka dofinansowania z innych źródeł, ale nie
miejskich.
AD 5.
PROGRAM WSPÓŁPRACY – WSKAŹNIKI JAKOŚCIOWE I ILOŚCIOWE
REALIZOWANYCH PROJEKTÓW
Z powodu nieobecności P. Piotrowicza, ten punkt porządku obrad został przełożony na
najbliższe posiedzenie RDPP.
AD 6.
WOLNE WNIOSKI
Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, M. Rosiński
4
 Trwa procedura powołania 2 nowych członków RDPP w miejsce: p. Grzegorza
Chudzika, który złożył ustna rezygnację z prac w ramach Rady oraz nie pojawił się po
raz trzeci na posiedzeniu, co w myśl uchwały RMT wyklucza z dalszego uczestnictwa
w RDPP oraz p. Alicji Jankowskiej, która przestała być pracownikiem UM. Projekt
Zarządzenia do PMT uwzględnia kolejną osobę z listy spośród kandydatów biorących
udział w wyborach do Rady, które odbyły się w 2012 r. – p. Lidię Lach
(przedstawicielka Chorągwi Kujawsko – Pomorskiej Związku Harcerstwa Polskiego
Hufiec Toruń) oraz p. Ewę Prządkę (Wydział Środowiska i Zieleni UM).
 Brak odpowiedzi od ZGM na pismo od Powiatowej Społecznej Rady ds. Osób
Niepełnosprawnych w spawie lokalu złożone do ZGM w 2010 r. prośba o
sprawdzenie, czy została dana odpowiedź.
 Regulamin RDPP – Ewa Kwiesielewicz – Szyszka przygotuje wzór, zaproponuje go i
członkowie będą dyskutować mailowo i na następnym posiedzeniu.
 Stowarzyszenie „Tłok”, jako członek Sieć Wspierania Organizacji Pozarządowych
SPLOT rozpoczął realizację ogólnopolskich działań na rzecz rozwoju Rad
Działalności Pożytku Publicznego w oparciu o realizację 4 projektów przez Sieć
SPLOT i jej Ośrodki wojewódzkie (16) w ramach POKL (5.4.2). Jesteśmy w projekcie
w ramach subregionu z województwami: mazowieckie, kujawsko-pomorskie,
podlaskie i warmińsko - mazurskie. Jest pomysł, aby w ramach tego projektu stworzyć
forum rad, czyli spotkania przedstawicieli rad z tych 4 województw i dyskutowanie
głównie o kwestiach związanych z pracą, standardami rad. Wcześniej takie spotkania
odbędą się na poziomie wojewódzkim. Na każde spotkanie może przyjechać 2
przedstawicieli rady. Pierwsze spotkanie jest zaplanowane na 24 kwietnia w Toruniu,
na które przyjadą przedstawiciele wszystkich 12 rad, bo tyle ich mamy w
województwie. Kolejne spotkanie najprawdopodobniej odbędzie się 17 czerwca, a na
jesieni odbędzie się pierwsze spotkanie rad z tych 4 województw i takie spotkanie
będą się odbywały 4 razy w roku. Jest te z pomysł, aby przygotować materiały
promocyjne dla rad, film, o radach, materiały, ulotki. Na poziomie województwa jest
12 rad tylko, więc świadomość jest mała. Projekt przewiduje powstanie nowych,
szkolenia. Prace tych rad wyglądają bardzo różnie np. w Bydgoszczy, posiedzenia
pierwszy wt miesiąca plus stały dyżur przewodniczącej, to ułatwia kontakt z radą.
 Propozycja zaproszenia prezydenta na posiedzenie RDPP i w tym celu przygotować
podsumowanie tego, co RDPP do tej pory zrobiła - syntetyczna informacja na temat
dotychczasowych działań i osiągnięć RDPP (dla PMT i w postaci newslettera dla
NGO przez orbiToruń.pl), wraz z linkami do szerszych opisów przeprowadzonych
działań. Ewa Kwiesielewicz – Szyszka przygotuje punktowo, to co udało się do tej
pory wypracować RDPP, po czym każdy członek będzie mógł uzupełnić tę listę. PMT
zostanie zaproszony na posiedzenie, gdy sprawozdanie będzie gotowe - zapewne w
kwietniu, przy okazji rocznicy powstania ustawy o OPP i wolontariacie.
 Zapisy w wykazie błędów w ofertach konkursowych, które mogą zostać poprawione w
wyznaczonym terminie i te które nie podlegają poprawie, powodując odrzucenie
oferty z przyczyn formalnych – postulat, aby zapytać członków komisji
konkursowych, czy wszystkie te zapisy były czytelne. J. Grabowski, zobowiązał się,
że sam może stworzyć listę zapisów, które są niejasne, po to, aby móc je
wyprostować.
 Kolejne posiedzenie RDPP odbędzie się 17 marca 2014 r. o godz. 9.00
5
Propozycja porządku obrad na kolejnym posiedzeniu RDPP:
1. Sprawy organizacyjne:
a. przyjęcie protokołu z XIII posiedzenia RDPP,
b. przyjęcie porządku obrad.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
X Forum NGO - analiza ankiet.
Wskaźniki jakościowe i ilościowe Programu Współpracy GMT z NGO.
Polityka lokalowa.
Regulamin prac RDPP.
Partnerstwa z GMT, w przypadku gdy NGO jest liderem projektu.
Podsumowanie prac działalności RDPP.
Wolne wnioski.
Zakończenie posiedzenia.
protokołowała: Agnieszka Szczepańska
Załącznik nr 1
Procedura zawierania partnerstwa projektowego pomiędzy organizacjami pozarządowymi
(lider projektu) i Gminą Miasta Toruń (partner projektu).
Projekt procedury dla Gminy Miasta Torunia został wypracowany przy współpracy Kujawsko-Pomorskiej
Federacji Organizacji Pozarządowych.
Procedura zawiera niezbędne czynności podejmowane przez organizację pozarządową (w
rozumieniu art. 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie) oraz jednostkę samorządu terytorialnego w celu zainicjowania współpracy
partnerskiej w ramach wspólnego projektu, wyłonienia partnerów i zawarcia umowy
partnerstwa projektowego.
Przebieg procedury w etapach:
1. Wniosek organizacji pozarządowej do GMT – elektroniczny wniosek z propozycją
partnerstwa skierowany do Prezydenta Miasta Torunia na rzecz realizacji wspólnego
przedsięwzięcia. Dostępny na stronie orbiTorun.pl jako aktywny formularz on-line.
2. Wypełnienie przez organizację pozarządową tzw. fiszki projektowej będącej skróconym
opisem merytorycznym projektu.
3. Wniosek można złożyć wyłącznie w dniu ogłoszenia konkursu lub po dniu ogłoszenia
konkursu, w ramach którego może zostać zawarte partnerstwo.
4. Od dnia opublikowania na stronie internetowej orbiTorun.pl informacji o wpłynięciu
pierwszego wniosku złożonego przez organizację pozarządową z propozycją zawarcia
partnerstwa swoje propozycje mogą składać także inne organizacje, a minimalny termin na
zgłaszanie kolejnych propozycji wynosi 7 dni. Do czasu zamknięcia listy zgłoszeń nie są
podejmowane ustalenia co do zasad i zakresu partnerstwa z żadną wnioskującą organizacją
6
5. Po upływie terminu zgłaszania wniosków dyrektor wydziału związanego merytorycznie z
zakresem planowanego projektu przeprowadza z każdym wnioskodawcą negocjacje (ustne
lub pisemne, w każdym przypadku protokołowane), w wyniku których rekomenduje
Prezydentowi Miasta Torunia przystąpienie do partnerstwa z jedną lub kilkoma organizacjami
pozarządowymi lub odstąpienie od współpracy w proponowanym we wniosku/wnioskach
zakresie.
6. Rezultat negocjacji - rekomendacje wraz z merytorycznym uzasadnieniem decyzji są
publikowane na stronie orbitorun.pl
7