pytania od użytkowników systemu cru i

PYTANIA OD UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU
CRU
I
ODPOWIEDZI
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
1. Kiedy należy wprowadzić umowy z GRANTÓW, w dniu zawarcia czy wypłacenia
wynagrodzenia?
W dniu zawarcia umowy – bez zbędnej zwłoki.
2. Proszę o wyjaśnienie pojęcia „załącznik”. Jakiego typu są to dokumenty, co mogą zawierać
i w jakim formacie? Czy jako załącznik w każdym przypadku należy zamieszczać skan danej
umowy?
Nie zdefiniowano pojęcia „załącznik”, a umieszczanie załączników nie jest obligatoryjne.
Od decyzji podmiotu zależy co załączy, np.: skan – umowy, faktury lub innej
korespondencji. Zaleca się stosowanie formatów pozwalających na łatwe odczytanie
pliku (DOC, PDF, JPG).
3. Proszę o podanie sposobu postępowania z umowami (zamówieniami), które nie doszły do
skutku (np.: szkolenia, które organizator odwołał z powodu zbyt małej liczby uczestników).
W takiej sytuacji należy dokonać wyzerowania kwoty zobowiązania czyli w polu
Wartość zobowiązania wpisać „0”(zero).
4. Czy istnieje konieczność wpisywania i zatwierdzania wszystkich faktur do CRU?
Nie, do CRU wpisujemy tylko te faktury, do których nie ma zawartych umów
pisemnych. Faktury są potwierdzeniem zakupu, czyli zawarcia ustnej umowy
cywilnoprawnej.
5. Czym należy się kierować przy wybieraniu kategorii umowy? Czy brać pod uwagę
przedmiot umowy, czy przedmiot prowadzonej przez jednostkę działalności?
Przedmiot umowy.
6. Kto jest osobą upoważnioną do zatwierdzania umów i innych danych wprowadzonych do
systemu? Czy osobą zatwierdzającą jest pracownik jednostki, który wprowadza daną umowę
czy może osoba z instytucji zewnętrznej?
Kierownik jednostki organizacyjnej decyduje kogo z pracowników – jedną lub kilka
osób – zamierza upoważnić do zatwierdzania umów. Dane wybranych osób należy
zgłosić mejlem na adres [email protected] aby uzyskać dostęp do CRU.
7. Czy należy wprowadzać aneksy do umów zawartych przed 01.11.2012r.?
Odp. Tak, ale dotyczy to tylko umów dotacyjnych.
8. Jak wpisywać umowy dające dochód (a nie zobowiązanie), np. szkoła otrzymuje
wynagrodzenie za wynajęcie sali?
Rejestr służy ewidencji umów cywilnoprawnych tzw. wydatkowych, nie rejestrujemy
w CRU umów dochodowych.
9. Jak będzie można kontrolować wydatki w umowach gdy nie wprowadza się całego planu
finansowego wg paragrafów, rozdziałów, nr zadań, itd. Dotyczy to również kontroli tego czy
wszystkie umowy się wprowadziło poprawnie jeśli chodzi o wpisy i kwoty. Jeśli tego planu
nie będzie nie ma możliwości kontroli tego czy wszystkie umowy są wprowadzone i się
bilansują, nawet jeśli chodzi o rok?
CRU nie jest systemem finansowo-księgowym ani programem sprawozdawczym lecz
jedynie narzędziem, które służy rejestracji umów cywilnoprawnych w celu umieszczenia
informacji o nich (jako informacji publicznej) na BIP-ie.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
10. Czy od marca br. musimy publikować w BIP całość umów zawartych nawet w 2012 r.?
Nie, publikujemy informacje o wszystkich wydatkowych umowach cywilnoprawnych
zawartych (w formie pisemnej) od 1 listopada 2012 r., finansowanych lub
współfinansowanych z budżetu miasta, zawierających klauzulę jawności.
11. Mamy umowę na badania medycyny pracy, w której nie ma kwoty, bo jej nie znamy
a w CRU jest to pole obowiązkowe. W załączniku do umowy mamy podane wykaz cen
poszczególnych badań np.: morfologia 123 zł, lekarz 70 zł itd. Płacimy dopiero po
faktycznym wykonaniu badania przez konkretnego pracownika. Każdorazowo jest to inna
kwota w zależności od liczby przebadanych pracowników i zleconych im badań. Co w tej
sytuacji zrobić z polem Wartość zobowiązania?
Należy podać kwotę jaką zabezpieczono w budżecie danego roku na ten cel (jaką
zaangażowano w momencie kontrasygnaty). Jednocześnie w każdej umowie należy
umieszczać zapis, że „wartość umowy nie przekroczy kwoty…” ewentualnie przy
umowach wieloletnich określić limit na każdy rok z możliwością przesunięć (aneksem do
umowy) kwot pomiędzy poszczególnymi latami.
12. Jaki najlepiej przyjąć okres aktualizacji BIP-u w związku z publikacją listy CRU?
Jeśli chodzi o podmioty (osoby prawne), które samodzielnie umieszczają we własnych
Biuletynach wyciągi z CRU zaleca się dokonywanie aktualizacji raz w tygodniu, ale nie
rzadziej niż raz w miesiącu.
13. Proszę o informację, dlaczego w Centralnym Rejestrze Umów nie można wprowadzać
umów o dzieło jako umów o dzieło? Dlaczego musimy je wpisywać do kategorii dostawy?
Moim zdaniem to jest błąd i trzeba przywrócić możliwość wpisywania umów o dzieło obok
umów o świadczenie usług, umów na dostawę itd.
Odp.: Taki podział jest podziałem umownym i został zatwierdzony do stosowania.
14. Co należy rozumieć przez umowy cywilnoprawne, które mają być zamieszczane
w rejestrze? Czy przez umowy cywilnoprawne rozumieć należy wszystkie umowy na
dostawy, usługi i roboty budowlane zawarte na dowolną kwotę, zawarte w dowolny sposób
i w dowolnej formie (za wyjątkiem zleceń dla pracowników jednostki i umów o pracę)?
Zobowiązane podmioty winny wprowadzać wydatkowe umowy cywilnoprawne
(wszystkie umowy na dostawy, usługi i roboty budowlane zawarte na dowolną kwotę,
zawarte w dowolny sposób i w dowolnej formie za wyjątkiem zleceń dla pracowników
i umów o pracę) finansowane lub współfinansowane z budżetu m.st. Warszawy.
15. Czy w rejestrze mają znajdować się kontrakty zawierane z lekarzami, umowy te są
zawierane z wyłączeniem ustawy Prawo zamówień publicznych?
Szpitale do CRU winny wprowadzać cywilnoprawne umowy finansowane lub
współfinansowane z budżetu m.st. Warszawy, a nie wszystkie zawarte umowy
(finansowane z innych źródeł).
16. Czy zlecenia lub zamówienia, podpisane jednostronnie przez Zamawiającego również
winny być zamieszczane w rejestrze czy nie?
Tak, o ile zostaną wykonane prace lub zakupy wskazane w zleceniu lub zamówieniu.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
17. Czy w Rejestrze zamieszczamy tylko umowy finansowane lub współfinansowane
z budżetu
miasta
stołecznego
Warszawy
(zgodnie
z
pismem
GP-X1431.531.2012.FDA(4FDA) z dnia 5 listopada) czy wszystkie umowy zawierane przez
podmiot zobowiązany (zgodnie z zapisem pisma GP-X.1421.531.2012.FDA(24.FDA) z dnia
27 lutego 2013 r. cytat: „…informacje o wszystkich umowach cywilnoprawnych
o charakterze wydatkowym…”)?
Podmioty zobowiązane powinny wprowadzać do CRU informacje o wszystkich
wydatkowych umowach cywilnoprawnych finansowanych lub współfinansowanych
z budżetu m.st. Warszawy, a nie o wszystkich zawartych umowach (finansowanych
z innych źródeł).
18. Wpisując umowę do której jest spisany aneks, aneks wpisujemy osobno czy w uwagach,
a w pozycji wartość umowy wartość pierwotna plus aneks?
Aneks stanowi odrębną pozycję i wpisujemy wartość aneksu zwiększającego o ile
zwiększamy kwotę pierwotnej umowy, a aneksu zmniejszającego ze znakiem minus
kwotę o jaką wartość zmniejszamy umowę.
19. Jeśli moja umowa na media dotyczy umowy świadczenia usług na monitoring, umowa
spisana np. 2010 r. a w styczniu 2013 r. spisano aneks przedłużający czas trwania umowy od
I-XII 2013 r. to czy tę umowę wpisuję do CRU (jakie wpisać daty)?
Jeżeli aneks nie zwiększa kwoty umowy to wydaje się możliwe skorygowanie w
pierwotnej umowie tylko daty trwania umowy. Jeżeli zwiększa również wartość to
Aneks stanowi odrębną pozycję i wpisujemy wartość Aneksu zwiększającego o ile
zwiększamy kwotę pierwotnej umowy, a aneksu zmniejszającego ze znakiem minus
kwotę o jaką wartość zmniejszamy umowę.
20. Czy wpisywać umowy dot. dowozu dzieci niepełnosprawnych? Chodzi o indywidualne
umowy z rodzicami na wykorzystywanie własnego samochodu do przewożenia dziecka
niepełnosprawnego na trasie „dom-szkoła-dom”, w umowach podany jest adres rodzica, imię
i nazwisko dziecka i inne dane?
W umowie powinna być zgoda na publikację informacji publicznej. Jednocześnie
informuję, że w BIP-ie nie publikuje się wszystkich danych dotyczących osoby fizycznej.
21. Wpisując umowę zlecenie i o dzieło wyświetla się typ archiwalny i pozostaje tylko opcja
świadczenie usług, czy to dobra forma?
W instrukcji znajduje się opis nowego podziału umów.
22. Jak usunąć już zatwierdzoną?
W Instrukcji zamieszczono szczegółową informację jak usunąć błędnie zatwierdzoną
umowę (przywrócić status na WPRO i usunąć klikając na czerwony krzyżyk widoczny
na ekranie Umowy – Lista).
23. Czy mogę wprowadzić do CRU umowę usługową zawartą z osobą fizyczną prowadzącą
działalność gospodarczą, w przypadku kiedy system po wpisaniu nr NIP automatycznie
zmienia status na osobę prawną?
Umownie na cele potrzeb CRU uzgodniono, iż osoba prowadząca działalność
gospodarczą traktowana jest jako osoba prawna i dlatego wpisujemy nr NIP, a nie
PESEL.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
24. Czy umowy „dochodowe” też należy wpisywać?
Nie rejestrujemy umów „dochodowych”.
25. Firma z którą podpisaliśmy umowę na rok 2013 zmieniła nazwę. Podpisaliśmy aneks do
umowy. Jak i czy zmienić nazwę firmy i jej wszystkie dane w rejestrze? Czy jak po
zalogowaniu wejdę w listę umów i wyedytuję tę umowę, a następnie wprowadzę zmiany i je
zatwierdzę to będzie dobrze?
Tak – zmienione dane muszą być zgodne z aktualnym KRS-em.
26. Kto zatwierdza wprowadzone umowy?
Kierownik jednostki organizacyjnej decyduje kogo (jedna lub kilka osób) zamierza
upoważnić do zatwierdzania umów. Dane tej osoby powinny być zgłoszone na adres
[email protected]
27. W jakim terminie od podpisania umowy – zamówienia – wpis musi się znaleźć na CRU?
Możliwie jak najszybciej, bez zbędnej zwłoki.
28. W jaki sposób system CRU tworzy zestawienia umów?
CRU nie jest systemem finansowo-księgowym ani programem sprawozdawczym lecz
jedynie narzędziem, które służy rejestracji umów cywilnoprawnych w celu umieszczenia
informacji o nich (jako informacji publicznej) na BIP-ie.
29. Czy w zamówieniach bez konieczności zawierania umowy pisemnej należy rejestrować
wszystkie faktury gotówkowe za dokonywane zakupy bądź usługi na rzecz podmioty
w ramach zaliczek stałych i doraźnych przyznawanych pracownikom?
Do CRU wprowadzamy wszystkie faktury dotyczące zakupów, gdy nie została zawarta
umowa pisemna.
30. Czy do CRU należy wprowadzać umowy z pracownikami własnymi o używanie
samochodu prywatnego w celach służbowych?
Tak, umowy o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych należy
wprowadzać do CRU.
31. Czy w przypadku zawierania umowy z pracownikiem na podnoszenie kwalifikacji
zawodowych wprowadzeniu podlegają dwa dokumenty: zgłoszenie na szkolenie wysyłane do
firmy szkoleniowej lub umowa zawarta z firmą i umowa zawarta z pracownikiem na
podnoszenie kwalifikacji? W przypadku wprowadzenia do CRU zgłoszenia/umowy na
szkolenie oraz umowy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zawartej z pracownikiem
Urzędu, usługa byłaby wykazywana dwukrotnie.
Jeżeli chodzi o umowy z firmą na szkolenie pracowników gdzie wydatek dokonywany
jest przez urząd lub jednostkę, to wprowadzamy tylko umowę z firmą (zawarta
dodatkowo umowa z pracownikiem nie jest umową wydatkową a jedynie zabezpiecza
interes jednostki kierującej pracownika na szkolenie i ewentualnie spowoduje w
przyszłości zwrot poniesionych wydatków). Jeżeli umowa reguluje dofinansowanie
pracownikowi szkolenia lub studiów i na podstawie tej umowy z pracownikiem
dokonywana jest płatność przez urząd lub jednostkę to wprowadzamy umowę
z pracownikiem ponieważ prawdopodobnie jest to umowa zarówno wydatkowa jak
i zawiera elementy, które w przyszłości mogą spowodować zwrot dokonanego wydatku
w postaci dokonania przez pracownika wpłaty.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
32. Czy do CRU należy wprowadzać zgłoszenia na szkolenia pracowników Urzędu Dzielnicy,
dokonywane na druku przesyłanym przez firmę szkoleniową?
Szkolenia pracowników, gdy nie zawarto umów pisemnych dotyczących zorganizowania
szkolenia, wprowadzamy na podstawie faktury.
33. Czy do CRU należy wpisać umowę o współpracy z klubem sportowym i umowę
użyczenia przedmiotu temu klubowi?
Nie, do CRU wpisujemy umowy wydatkowe.
34. Jak zatem zakwalifikować umowy z reżyserem, scenografem, kompozytorem,
choreografem i całą rzeszą twórców ? Czy w ogóle takie umowy podlegają rejestracji ? A jeśli
tak to czy jest to dostawa czy usługa ?
W CRU zamieszczamy wszystkie umowy cywilnoprawne finansowane z budżetu m.st.
Warszawy (a nie wszystkie zawierane przez podmiot). Zgodnie z instrukcją
użytkownika CRU, gdzie znajdują się definicje rodzajów umów nie sama nazwa umowy
jest ważna, a jej zakres. Jeżeli w wyniku umowy o dzieło ze scenografem powstaje
projekt scenografii to należy taka umowę zakwalifikować jako dostawa. Jeżeli na
podstawie projektu ktoś wykonuje scenografię jest to usługa. Ponadto możliwe jest, iż
taka umowa jest umową mieszaną tj. powstaje projekt, jak i wykonywana jest
scenografia, to należy przypisać ją do tego rodzaju umowy która ma większą wartość
(patrz uwaga w instrukcji użytkownika CRU). Jednocześnie informujemy, iż podział
umów w CRU jest tylko umowny.
35. Czy obowiązek dotyczy umów zawieranych w drodze konkursu ofert (np. z lekarzami),
określonego w ustawie o działalności leczniczej? Czy obowiązek dotyczy wszystkich umów
dotacyjnych (niezależnie od wartości) czy też umów dotacyjnych (w tym również zamówień)
do kwoty 5.000,00 zł brutto?
Obowiązek rejestracji w CRU dotyczy wszystkich cywilnoprawnych umów
wydatkowych, w tym również zamówień bez konieczności zawierania umowy pisemnej,
finansowanych lub współfinansowanych z budżetu m.st. Warszawy.
36. Jak postępować, gdy mamy wprowadzoną umowę, ale została ona rozwiązana przed
czasem i kwota realizacji jest niższa niż ta wpisana? Czy należy zmienić dane tej umowy
wprowadzone do CRU?
Tak, należy ponownie edytować umowę.
37. Jak rozumieć zapis: zamówienie bez konieczności zawierania umowy pisemnej? Czy są to
wszystkie zakupy realizowane bez pisemnych umów np. zamówienia lub faktury? Czy chodzi
o każdy nawet najdrobniejszy zakup?
Jeżeli jednostka dokonuje drobnych zakupów w sklepach bez zawierania umowy
pisemnej, a jedynie na podstawie faktury, to należy taki wydatek ująć w CRU na
podstawie faktury. Jeżeli w CRU ujęliśmy umowę, to nie zamieszczamy w CRU faktur
wystawionych do tej umowy.
38. Niektóre wydatki finansowane są w naszym Muzeum przez m.st. Warszawa, a niektóre
przez Ministerstwo Kultury. Czy w tej sytuacji powinniśmy wpisywać do CRU tylko wydatki,
które są finansowane przez m.st. Warszawa, a te finansowane przez Ministerstwo Kultury nie
wpisywać?
W CRU powinny się znaleźć wyłącznie umowy i wydatki finansowane lub
współfinansowane z budżetu m.st. Warszawy.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
39. Co zrobić z umową wprowadzoną do rejestru, która została rozwiązana za porozumieniem
stron (czy możemy edytować datę zakończenia umowy, czy mamy zrobić coś innego)? W jej
miejsce została zawarta nowa umowa, którą również wprowadziliśmy już do rejestru.
W CRU należy zmienić dane dotyczące daty trwania pierwszej umowy i wartość umowy
– np. wyzerować kwotę zobowiązania czyli w polu Wartość zobowiązania wpisać
„0”(zero).
40. Czy do CRU wpisujemy Deklarację na podatek od nieruchomości?
Nie. W celu dokonania oceny czy dana umowa spełnia kryteria określone w pismach dot.
CRU należy zwrócić się o ocenę do radcy prawnego.
41. Czy do CRU należy wpisać wynagrodzenia członków Dzielnicowego Zespołu Realizacji
Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych?
Nie.
42. Czy umowy zawierane przez placówki oświatowe z OSiR-ami na usługi nauki pływania
należy wykazywać w CRU?
Tak. W CRU rejestrujemy wszystkie zwierane przez podmioty zobowiązane umowy
cywilnoprawne, wydatkowe, sfinansowane ze środków budżetu m.st. Warszawy.
43. Czy umowy zawierane przez placówki oświatowe z Samodzielnymi Zespołami
Publicznych Zakładów Lecznictwa Otwartego należy rejestrować w CRU?
Tak. W CRU rejestrujemy wszystkie zwierane przez podmioty zobowiązane umowy
cywilnoprawne, wydatkowe, sfinansowane ze środków budżetu m.st. Warszawy.
44. Zakłady Gospodarowania Nieruchomościami w poszczególnych dzielnicach dostają setki
FV za energię elektryczną na poszczególne budynki komunalne. Umowy są zawierane na
bieżąco od lat 60-70 ubiegłego wieku. Bardzo proszę o informację czy trzeba wprowadzać te
FV jako umowy o dostawę usług?
Jeżeli faktury wystawiane są do zawartych umów lub aneksów do umów w CRU
ujmujemy umowy i aneksy do nich, a nie faktury. Gdy w umowach brak jest kwoty
zaciągniętego na jej podstawie zobowiązanie (a powinna być kwota maksymalna
w danym roku) to jako wartość umowy w CRU należy wskazać kwotę jaką
zabezpieczono w budżecie ZGN-u na realizacje tej umowy w danym roku podczas
udzielania przez Głównego Księgowego kontrasygnaty umowy.
45. Czy w CRU należy ujmować wydatki tytułem odszkodowań za lokal zajmowany bez
tytułu prawnego oraz niedostarczenie pomieszczenia tymczasowego, na podstawie wyroków
Sądu?
W CRU rejestrujemy wszystkie zwierane przez podmioty zobowiązane umowy
cywilnoprawne, wydatkowe, sfinansowane ze środków budżetu m. st. Warszawy.
Do prawników jednostki organizacyjnej należy ocena czy podstawą dokonywania
płatności jest umowa cywilnoprawna.
46. Czy w CRU należy ujmować wydatki na rzecz wspólnot mieszkaniowych: zaliczka na
fundusz remontowy, zaliczka na koszty zarządu, zaliczka na wywóz nieczystości?
W CRU rejestrujemy wszystkie zwierane przez podmioty zobowiązane umowy
cywilnoprawne, wydatkowe, sfinansowane ze środków budżetu m.st. Warszawy. Do
prawników jednostki organizacyjnej należy ocena czy podstawą dokonywania płatności
jest umowa cywilnoprawna.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
47. Czy w przypadku umów zawartych w latach poprzednich, tj. przed listopadem 2012 r.,
w których nie została określona ogólna wartość umowy, np. na dostawę energii, usługi
telekomunikacyjne do CRU należy wprowadzać faktury?
Jeżeli faktury wystawiane są do zawartych umów lub aneksów do umów w CRU
ujmujemy umowy i aneksy do nich, a nie faktury. Gdy w umowach brak jest kwoty
zaciągniętego na jej podstawie zobowiązanie (a powinna być kwota maksymalna w
danym roku) to jako wartość umowy w CRU należy wskazać kwotę jaką zabezpieczono
w budżecie na realizacje tej umowy w danym roku podczas udzielania przez Głównego
Księgowego kontrasygnaty umowy.
48. Przeczytałem pytania i odpowiedzi ze strony CRU i mam sporą wątpliwość, gdyż
z instrukcji wpisywania i z pism Prezydenta wynika, że umowy zlecenia na rzecz
pracowników powinny być wpisywane (jako umowy na usługi), gdyż jest to umowa
cywilnoprawna o charakterze wydatkowym, natomiast z jednej z odpowiedzi zamieszczonych
ostatnio wynika, że umów zleceń na rzecz pracowników nie należy wpisywać (są jakby na
równi traktowane z umową o pracę). W związku z powyższym proszę o rozstrzygnięcie tych
wątpliwości. Dla nas jest to o tyle ważna kwestia, ponieważ zajmujemy się wpisywaniem
umów ok. 60 podmiotów (placówki oświatowe) i wiązałoby się to z dodatkowym uciążliwym
obowiązkiem weryfikowania, czy dany zleceniobiorca jest zarazem, w momencie
podpisywania umowy, pracownikiem placówki.
Umów zleceń na rzecz pracowników nie należy wpisywać (są na równi traktowane
z umową o pracę). Do CRU wpisujemy umowy cywilnoprawne wydatkowe w tym
umowy zlecenia i o dzieło z podmiotami/osobami fizycznymi nie będącymi
pracownikami podmiotu zobowiązanego, który te umowy zawiera.
49. Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie, czy wpisujemy do CRU umowę finansową
Programu „Uczenie się przez całe życie „ Comenius - Partnerski Projekt Szkół zawartą
pomiędzy Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji – Narodową Agencją a Miastem Stołecznym
Warszawa jako Organem Prowadzącym dla szkoły będącej beneficjentem programu
Comenius. Program jest dofinansowany ze środków Komisji Europejskiej. Czas realizacji
projektu od 01.08.2012 r. do 31.07.2014 r. Umowa przewiduje współfinansowanie działania
w kwocie nie przekraczającej 20.000,00 EUR, na realizację co najmniej 24 wyjazdów
zagranicznych. Szkoła otrzymała zaliczkę w wysokości 16.000,00 EUR (waluta rachunku
PLN) stanowiącą 80% całkowitej maksymalnej kwoty przyznanego dofinansowania. Płatność
końcowa (pozostałe 20%) wpłynie na konto po zatwierdzeniu raportu końcowego przez NA.
Organ prowadzący zobowiązany jest do zapewnienia środków zastępczych na realizację
końcową projektu (brakujące 20%). Śródki te zostaną oddane do Organu po uzyskaniu
płatności końcowej z Fundacji.
Do CRU wprowadzamy wszystkie umowy cywilnoprawne oraz aneksy do umów zawarte
od 1 listopada 2012r.
50. Jeśli w pole „kwota zaangażowania” wpisuję kwotę z faktury za zakup jednorazowy bez
umowy, to czy kwotę tę należy również wpisać w pole "kwota wykonania"?
TAK
A może w polu „kwota zaangażowania” wpisać „0” a kwotę z faktury wpisać w polu „kwota
wykonania”?
NIE
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
51. Pkt 3.3 Rejestru umów (str. 6 Instrukcji obsługi systemu CRUUM), stanowi, że: „Umowy
świadczeń na rzecz pracowników – bez umów zleceń zawartych z pracownikami własnymi
i umów o pracę”.
W związku z powyższym chcemy upewnić się, czy muszą być wykazywane w CRU umowy
o dzieło z pracownikami własnymi, jak np. umowy o dzieło: z dyrektorem artystycznym
instytucji na dyrygowanie koncertem, z muzykami-pracownikami własnymi na artystyczne
wykonanie koncertu, itp. umowy o dzieło z pracownikami własnymi?
Umów zleceń na rzecz pracowników nie należy wpisywać (są na równi traktowane
z umową o pracę). Do CRU wpisujemy umowy cywilnoprawne wydatkowe w tym
umowy zlecenia i o dzieło z podmiotami/osobami fizycznymi nie będącymi
pracownikami podmiotu zobowiązanego, który te umowy zawiera.
52. Proszę o udzielenie informacji, czy należy wprowadzić do CRU umowy partnerskie
zawarte w ramach realizacji projektu „Warszawski model wspomagania…”
współfinansowanego ze środków EFS (brak wkładu własnego) zawarte w celu realizacji
części zadań w projekcie; kwoty przekazywane w ramach umów partnerskich (z pozyskanych
środków unijnych) to: 2.583.660 zł oraz 75.760 zł;
Moim zdaniem powinny być wprowadzone do CRU (informacja o finansowaniu lub
współfinansowanych ze środków UE znajduje się w formularzu do wypełniania w CRU)
– to nie jest problem księgowy.
53. Chciałam się dopytać czy opłatę związaną z trwałym zarządem, podatek od
nieruchomości i abonament RTV należy wprowadzać do CRU?
Do rejestru wprowadzamy umowy cywilnoprawne – podatek od nieruchomości nie jest
płacony na podstawie umowy cywilnoprawnej, podobnie abonament RTV, opłata
z tytułu trwałego zarządu pobierana jest na podstawie decyzji (to jest zagadnienie
prawne a nie księgowe).
54. Proszę o informację, czy obowiązkowi wpisu do rejestru CRU podlegają umowy
o dofinansowanie projektów unijnych jako "umowy dotacyjne" (umowy zawarte pomiędzy
m.st. Warszawa a Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej), jeśli tak - to czy wpisujemy
wartość ogółem czy wartość dofinansowania z EFS?
CRU- jest rejestrem umów cywilnoprawnych wydatkowych a umowa o której mowa
powyżej tj. umowa pomiędzy Ministerstwem a Warszawa jest umową „dochodową”- to
nie jest pytanie księgowe.
55. Jeżeli odstąpiliśmy od już wprowadzonej do CRU umowy i kwota realizacji wynosi 0 to
należy edytować ,,kwotę zaangażowania”, czy wpisać 0 w polu ,,kwota wykonania”? Jeżeli
zmienia się pełnomocnik konsorcjum w wprowadzonej umowie do CRU, to czy w CRU
należy również edytować wykonawcę (na obecnego pełnomocnika)? Kwota zaangażowania
umowy ani okres jej trwania nie uległy zmianie. Kiedy należy wprowadzać ,,kwotę
wykonania” do CRU? Po otrzymaniu ostatniej faktury?
– W mojej ocenie jeżeli zaangażowaliśmy kwotę, ale nie doszło do realizacji umowy to
w polu „wykonanie „ powinniśmy wpisywać „0”.
– W mojej ocenie jako wykonawcę powinniśmy wpisywać wszystkich członków
konsorcjum a wtedy nie ma konieczności wskazywać pełnomocnika, jeżeli jako
wykonawca wskazany był pełnomocnik a on się zmienił to i w CRU należy taką zmianę
dokonać – to nie jest pytanie księgowe.
– do CRU kwotę wykonania należy wpisać po zakończeniu umowy i dokonaniu ostatniej
płatności.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
56. Mam pytanie, co do wpisania umowy do CRU.
W projekcie Warszawskie inspiracje do pracy współfinansowanym ze środków Unii
Europejskiej w ramach PO KL zawieram umowę z pracodawcą na zorganizowanie Zajęć
Reintegracji Zawodowej (staż) dla uczestnika projektu. Pracodawca, z którym podpisujemy
umowę nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia, natomiast uczestnik otrzymuje miesięczne
stypendium nie przekraczające 973 zł miesięcznie, ponadto ma opłacane składki ZUS, umowa
zawierana jest maksymalnie na cztery miesiące, koszt umowy około 5 000 zł w całości
finansowane ze środków Unii Europejskiej. Czy takie umowy powinny być wprowadzone do
CRU i jak je wprowadzić? Nie można ich zaliczyć do żadnej z kategorii wymienionej w CRU
ponadto wynagrodzenie dostaje osoba, która jest wymieniona w przedmiocie umowy i której
nie dotyczy klauzula jawności? Proszę o jasne wytyczne, co do takich umów. Czy te umowy
wpisujemy do CRU, jeśli tak to do jakiej kategorii je zaliczyć, jak wprowadzić kwotę
wynagrodzenia skoro nie dotyczy podmiotu umowy?
W CRU rejestrujemy wydatkowe umowy cywilno-prawne m. st. Warszawy. Moim
zdaniem umowa pomiędzy Warszawą a „pracodawcą do którego będziemy kierować
stażystę” jest bez wynagrodzenia , bez kosztowa a więc nie jest umową wydatkową – nie
ma potrzeby wprowadzać ją do CRU – to nie jest problem księgowy.
57. Czy do CRU należy wprowadzać aneksy do umów, które np. powstają tylko dlatego, że
zmienia się nazwa leku? A sam aneks nie zmienia ani kwoty umowy, ani okresu jej trwania?
To jest decyzja z zakresu zarządczego a nie księgowego – moim zdaniem nie bo nie
ulegają zmianie dane publikowane w CRU.
58. Czy płatności wynikające z tytułów wykonawczych wyroków sądowych winny znaleźć
się w CRU ?
Do rejestru wprowadzamy umowy cywilnoprawne a tytuł lub wyrok nie jest umową – to
nie jest decyzja księgowa.
59. Czy wprowadzam do CRU wynagrodzenia dla biegłych sądowych z tytułu zaliczki dla
ww. – płaconych na rzecz Sądu (sprawa dot. podejmowanych czynności przez Dzielnicowy
Zespół Realizacji Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych)?
CRU jest rejestrem, do którego wprowadzane są umowy cywilno-prawne, przekazanie
środków na konto sądu celem wypłacenia zaliczki na wynagrodzenia dla biegłych nie
następuje na podstawie zawartej umowy cywilno-prawnej. Dlatego też moim zdaniem
wydatki te nie powinny znaleźć się w CRU – to nie jest decyzja księgowa.
60. Czy wprowadzam do CRU zakup np. znaczków i kopert na poczet Dzielnicowego
Zespołu Realizacji Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych?
Tak – takie zakupy winny znaleźć się w CRU, (zarówno zakup na podstawie umowy lub
samej faktury, która jest potwierdzeniem umowy ustnej gdy nie zawarto umowy na
piśmie).
61. Zwracam się z zapytaniem czy rachunki/faktury płatne z rachunku dochodów
wydzielonych danej jednostki oświatowej należy wprowadzać do Centralnego Rejestru
Umów?
Moim zdaniem powinno się do CRU wprowadzać umowy, rachunki/faktury/zamówienia
finansowane z rachunku dochodów własnych jednostek oświatowych – decyzja nie jest
decyzja księgową.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
62. Jeżeli kwota wynikająca z umowy zlecenia jest inna niż kwota zaangażowania na
poczet tej umowy (gdyż są wliczone pochodne dla zleceniobiorcy) czy wpisuję kwotę
umowy, czy kwotę powiększoną o pochodne?
W CRU winna znaleźć się kwota brutto z umowy bez pochodnych.
63. Czy wprowadzenie w bazie nowych pól, tj. „kwota zaangażowania’ i „kwota wykonania
umowy” pociąga za sobą również zmiany w sposobie wprowadzania do CRU informacji
o aneksach do umów?
Jeżeli aneksy zmieniają kwoty zaangażowania lub kwoty wykonania to w CRU w tych
polach również dokonujemy zmian.
64. Czy należy do CRU wprowadzać faktury/rachunki dotyczące refundacji kosztów za zakup
okularów (faktura wystawiona na pracownika placówki oświatowej)?
Do CRU wprowadzamy umowy cywilno-prawne a refundacja wydatków dla
pracownika za zakup okularów wynika z przepisów kodeksu pracy /podobnie jak
wynagrodzenia / Moim zdaniem nie powinno umieszczać się tych rachunków/faktur
w CRU. - decyzja nie jest decyzją księgową.
65. Czy należy do CRU wprowadzać faktury/rachunki dotyczące zakupu pomocy
dydaktycznych w ramach pomocy finansowej dla uczniów, tzw. stypendia socjalne (w ramach
przyznanych limitów Dyrektor Szkoły po przedstawieniu rachunków/faktur wystawionych na
rodzica/opiekuna lub ucznia zwraca koszty zakupu pomocy dydaktycznej)?
Do CRU wprowadzamy umowy cywilno-prawne m.st. Warszawy. Nie znam szczegółów
procesu. Jeżeli dobrze zrozumiałam nie są to rachunki wystawione na Miasto a na
rodziców Moim zdaniem wydatki te nie powinny znaleźć się w CRU – decyzja nie jest
decyzją księgową.
66. Czy do CRU należy wprowadzać faktury/rachunki dotyczące zakupu podręczników w
ramach rządowego programu pomocy uczniom w 2013 roku „wyprawka szkolna”?
Brak szczegółów – np. na kogo wystawione są rachunki czy faktury, czy zawierana jest
umowa itp. – uniemożliwia udzielenie odpowiedzi.
67. Z uwagi na fakt, że na BIP widoczna jest kwota wykonania umowy proszę o jednoznaczną
interpretacje jaką kwotę należy tam wpisać np. jeżeli umowa była zawarta na 1.000.000 zł
a faktycznie zafakturowano 800.000 zł to czy wykonanie powinno być 800.000 zł czy
skorygowane o zwrot podatku VAT np. 700.000 zł
Moim zdaniem 800.000 bo tyle dostał kontrahent, ale to jest pytanie natury
„zarządczej”.
68. Czy do Centralnego Rejestru Umów należy wprowadzać umowy zawarte w ramach
funduszu socjalnego. Chodzi o umowy np. dotyczące zakupu biletów do teatru, gdzie faktura
wystawiana jest na biuro (część wydatków ponoszą pracownicy a część jest dofinansowywana
z funduszu socjalnego).
Wydatki pokrywane z Funduszu Świadczeń Pracowniczych nie są wydatkami z budżetu
miasta. Odpis na fundusz jest wydatkiem z budżetu ale dokonywany jest na podstawie
przepisów ustawy a nie umowy cywilnoprawnej.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
69. Czy do CRU należy wprowadzać umowy zawierane z osobami fizycznymi (nie będącymi
pracownikami Urzędu m.st. Warszawy), które finansowane są z dotacji przekazanej m.st.
Warszawie (w tym dzielnicom) na organizację i przygotowanie wyborów i referendów.
Umowy zlecenia z osobami fizycznymi na organizację wyborów (nie zawierane
z pracownikami) powinny być wprowadzane do CRU.
70. Proszę o wyjaśnienie pewnej kwestii. Chodzi mianowicie o sytuację, kiedy umowa zostaje
zawarta z podmiotem zagranicznym a wartość umowy zostaje w umowie wskazana jedynie
w walucie zagranicznej (przeważnie EURO) i w walucie zagranicznej jest także realizowana
płatność. W jaki sposób należy w takiej sytuacji podać wartość umowy w CRU, kiedy
w domyśle powinna tam być wartość w PLN?
Wartość umowy w CRU z kontrahentem zagranicznym winna być podana w PLN po
przeliczeniu z EURO.
W umowach zawieranych przez Urząd zawsze wskazujemy kwotę również w zł (jako
kwotę maksymalną: np. wynagrodzenie nie przekroczy kwoty… PLN niezależnie od
zastosowanego kursu sprzedaży przez bank obsługujący jednostkę w dniu dokonania
płatności) po to aby móc umowę kontrasygnować i prawidłowo zaangażować środki
.Taki zapis zmniejsza również ryzyko związane z różnicami kursowymi.
Ponadto zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych wartość faktury
w walucie obcej przelicza się na zł (np. po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego
dzień wystawienia faktury) co nie wyklucza że płatność jest dokonywana np. w EURO.
71. Zwracam się z prośbą o pomoc i wyjaśnienie jak mam wprowadzić umowę na czas
nieokreślony, która jest podpisana i wchodzi w życie z dniem 01.11.2016 r. na kwotę
miesięczną, co miesiąc przychodzić będą faktury. Przedmiotem umowy jest określenie
wysokości wynagrodzenia z tytułu odtwarzania przez UŻYTKOWNIKA fonogramów
muzycznych, do których zarządzanie zostało powierzone ZPAV jako organizacji zbiorowego
zarządzania, zgodnie z obowiązującą ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych
z 4 lutego 1994 roku (tekst jednolity Dz.U. nr. 90/2006, poz. 631 z późn. zm.)
Jaką kwotę zaangażowania i wykonania mam wprowadzić ? Jaki okres realizacji ?
Co do zasady nie podpisujemy umów wydatkowych na czas nieokreślony gdyż pod
zaciągnięte zobowiązanie powinny być zarezerwowane środki (np. w WPF na lata
kolejne jeżeli umowa przekracza rok budżetowy). W zakładach budżetowych jest
inaczej bo nie są dla nich tworzone przedsięwzięcia w WPF. Dla zobowiązań
przekraczających rok budżetowy dla zakładów budżetowych limit ustala Rada m.st.
Warszawy z podziałem na lata . Następnie na wniosek Dyrektora zakładu budżetowego
Prezydent miasta udziela pełnomocnictwa Dyrektorowi do zaciągania zobowiązań
przekraczających rok budżetowy wskazując limit kwotowy z podziałem na lata ,w tym
rok do którego Dyrektor zakładu budżetowego może zaciągnąć zobowiązania
przekraczające rok budżetowy. Należy sprawdzić jakie Dyrektor zakładu budżetowego
posiada pełnomocnictwo (kwota i lata).
Podpisanie umowy na czas nieokreślony może być ocenione jako przekroczenie
uprawnień przez Dyrektora zakładu budżetowego.
Jeżeli zaś jest to umowa wieloletnia płatna co miesiąc do CRU wprowadzamy daty
graniczne np. 01.11.2016 data zawarcia i np. data 01.11.2019 r. (data zakończenia
umowy, zaś wartość umowy to wartość całej umowy w okresie trwania) ilość miesięcy
(np. 35 miesięcy x wynagrodzenie miesięczne 300,00) – 10.500,00 zł.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.
72. Czy w CRU należy umieszczać noty księgowe wystawiane przez inne jednostki,
podlegające wzajemnym rozliczeniom – np. przedszkole za pobyt i wyżywienie dzieci z domu
dziecka (noty wystawiane są od 1 stycznia 2016r. w miejsce dotychczasowych faktur w
związku z wejściem w życie przepisów o VAT), lub nota księgowa ZTM za zakup biletów.
Otrzymaliśmy informację, iż wystawiane wcześniej tj. przed 01.01.2016 r. faktury nie były
umieszczane w CRU.
Rejestr CRU nie jest rejestrem wszystkich wydatków.
Rejestr CRU jest rejestrem umów.
Umowa może być zawarta zarówno na piśmie jak i ustnie, stąd w CRU wpisywane są
faktury, które nie są poprzedzone zawarciem pisemnej umowy.
Dokonując analizy czy w tym przypadku noty winny być ujęte w CRU (umowa ustna
pomiędzy ZTM a Domem Dziecka czy Przedszkolem a Domem Dziecka) należy mieć na
uwadze, iż noty będą dokumentowały tylko wewnętrzne przepływy środków pomiędzy
jednostkami m.st. Warszawy. Noty nie dokumentują wydatkowania środków
publicznych do kontrahentów zewnętrznych m.st. Warszawy a taki był cel informacji
przedstawianych w CRU.
Jednocześnie na podstawie umowy z zewnętrznym kontrahentem jednostka np. ZTM
ujmuje w CRU kontrahenta i umowę związaną z wydrukowaniem biletów zaś
Przedszkole wskazuje kontrahenta od którego zakupiło artykuły z których
przygotowywało wyżywienie dla dziecka z Domu Dziecka lub od którego kupowało
dostawę cateringu.
Przedstawiając powyższe uprzejmie informuję iż decyzja czy mamy pokazywać w CRU
noty dokumentujące rozliczenia (wewnętrzne przepływy finansowe pomiędzy
jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy) – należy do biura, które koordynuje
CRU i powinna być podjęta w skali całego m.st. Warszawy.
W mojej osobistej ocenie (zaznaczam że nie jest to pytanie natury księgowej) tego typu
noty nie powinny być ujmowane w CRU gdyż intencją wpisywania i publikowania w
CRU umów była możliwość weryfikacji „na co”, komu (tj. zewnętrznemu
kontrahentowi) i ile miasto płaci za wykonanie usługi lub dostarczenie towaru.
BI-V-WSIW
Redakcja i korekta – Jerzy Nowak
Warszawa, 11-01-2017r.