Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów

Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów - SWK
Moduł VBA do Symfonia FK Forte.
Autor: DAMAL Grupa Dr IT
Data utworzenia: 2009-10-15
Ostatnia zmiana: 2012-11-04
Wersja: 1.4
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
1. Opis rozwiązania
Moduł Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów SWK VBA do Forte FK,
umożliwia dodawanie oraz edytowanie kontrahentów w wielu bazach
równocześnie. Dzięki temu można zapewnić synchronizacje danych
kontrahentów w rożnych bazach – wprowadzane dane są od razu
zapisywane do baz podanych w konfiguracji modułu. Możliwe jest również
śledzenie zmian dzięki systemowi logowania. Zapisywane są wszystkie
informacje o zmianach jakie zostały wprowadzone w danych kontrahenta a
także kto i kiedy dokonał tych zmian. Dzięki zintegrowanemu z Symfonia
Finanse i Księgowość systemowi zabezpieczeń, możliwe jest określenie,
którzy użytkownicy mają uprawnienia do edytowania danych kontrahentów
oraz do zatwierdzania zmian.
2. Zabezpieczenia w module Synchroniczne wprowadzanie
kontrahentów
W module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów został zaimplementowany system
uprawnień, który jest zintegrowany z programem FK Forte. Podczas uruchamiania modułu są
sprawdzane i zakładane uprawnienia dla modułu SWK do dodawania, edytowania oraz
zatwierdzania kontrahentów.
W systemie FK jest to widoczne w oknie Użytkownicy (wywoływane z menu Administracja –
Użytkownicy):
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 2 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
Fragment okna Użytkownicy, prezentujący zabezpieczenia modułu
Do systemu zabezpieczeń dodany jest nowy rodzaj „DAMAL – Synchroniczne wprowadzanie
kontrahentów”. Zawiera on następujące uprawnienia:
1. Dodawanie i edycja kontrahenta – użytkownik posiadający te uprawnienie może
otwierać okno dodawania nowego lub edytowania istniejącego kontrahenta.
Uprawnienie to nie jest jednoznaczne z możliwością zatwierdzenia wprowadzonych
zmian.
2. Zatwierdzenie kontrahenta z grupy 1 (-6) – uprawnienie to pozwala na zatwierdzenie
zmian wprowadzonych w oknie dodawania lub edycji kontrahenta. Numer grupy
decyduje o zakresie pozycji (numer konta) kontrahenta, do którego użytkownik ma
uprawnienia. Grupa 1 oznacza kontrahentów o numerze składającym się z jednej cyfry
(1-9), grupa 2 oznacza kontrahentów o numerze pozycji składającym się z dwóch cyfr
(10-99) itd.
Użytkownik nie posiadający żadnych uprawnień może przeglądać listę kontrahentów oraz
otwierać okno podglądu. Po wciśnięciu przycisku „Dodaj” lub „Edytuj” pojawi się komunikat
informujący o braku uprawnień.
Zostały rozdzielone uprawnienie dodawania i zatwierdzania wprowadzonych lub edytowanych
danych w kartotekach kontrahentów. Podczas zatwierdzania danych w oknie dodawania lub
edytowania kontrahenta, weryfikowane jest czy użytkownik posiada uprawnienia do
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 3 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
zatwierdzania danych dla kontrahentów z danej grupy. Jeżeli nie posiada odpowiednich
uprawnień pojawi się okno, w którym może wpisać swój login i hasło osoba z odpowiednim
poziomem uprawnień
Autoryzacja użytkownika
Po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła oraz wciśnięciu przycisku „OK” sprawdzane jest czy
osoba ta ma wystarczające uprawnienia do zatwierdzenia danych kontrahenta. Jeżeli nieposiana
odpowiednich uprawnień, zostanie wyświetlony komunikat z informacją i aplikacja powróci do
okna autoryzacji.
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 4 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
3. Logowanie zmian w module Synchroniczne wprowadzanie
kontrahentów
W module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów wszystkie zmiany wprowadzane do
kontrahentów są rejestrowane.
W logu zmian pojawiają się trzy rodzaje operacji:
1. INICJALIZACJA – wpis pojawia się w momencie pobrania kontrahenta do podglądu lub
edycji. Są to dane początkowe, względem których będzie można porównywać zmiany
istniejącego kontrahenta.
2. DODANIE – wpis pojawia się podczas dodawania nowego kontrahenta.
3. EDYCJA – wpis pojawia się podczas zapisywania danych kontrahenta, który już istniał w
systemie
Okno z logiem zmian kontrahentów uruchamiamy z głównego modułu wciskając przycisk „Log
zmian”.
Wygląd formatki z informacjami na temat zmian w danych kontrahentów:
Log zmian kontrahentów
Początkowo w oknie z logiem zmian pojawiają się informacje o kontrahencie, który był wybrany
w głównym oknie aplikacji, z okresu od 1 pierwszego dnia obecnego miesiąca do bieżącej daty.
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 5 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
Dane są posortowane po numerze kontrahenta oraz dacie modyfikacji (od najstarszych do
najnowszych). Dane kontrahenta, które uległy zmianie, oznaczone są czerwoną ramką.
Od wersji 02.11.2009 dla FK2009 moduł synchronicznego wprowadzania kontrahentów
obsługuje dodawanie, modyfikacje i usuwanie do 5 rachunków bankowych. Poniżej
zobrazowane oraz opisane jest w jaki sposób logowane i wyświetlane są zmiany jakie zachodziły
w rachunkach bankowych pojedynczego kontrahenta:
Zmiany w rachunkach bankowych kontrahenta
1.
2.
3.
4.
5.
Kontrahent zapisany bez rachunków bankowych
Dodany bank1
Dodany bank2
Usunięty bank1. Puste miejsce oznaczone czerwoną ramką
Brak modyfikacji w rachunkach bankowych. Bank2 zostaje wyświetlony w pierwszym
wolnym miejscu
6. W rachunku bank2 został zmieniony numer rachunku
W oknie z logiem można ustawiać dane, wg których mają być filtrowane informacje. Dane
dotyczące kontrahenta wprowadzane do pól muszą być podane w takiej postaci jak są zapisane
w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Oznacza to, że należy wpisywać cały skrót
kontrahenta oraz pełny numer NIP (łącznie z myślnikami). Poniższy obraz pokazuje w jaki sposób
można ustawić wszystkie pola, według których można wyszukiwać informacje.
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 6 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
Filtrowanie informacji w logu
1. Numer kontrahenta od – do – jest to pozycja kontrahenta z FK, początkowo obie
wartości ustawione na wybranym kontrahencie, zakres można zmieniać w celu
zobaczenia informacji na temat większej ilości kontrahentów
2. Nip – nip kontrahenta, którego dane chcemy wczytać z logu zmian
3. Skrót – skrót kontrahenta, którego dane chcemy wczytać z logu zmian
4. Zakres dat od – do – przedział czasowy, z którego chcemy pobrać informacje z logu
zmian
5. Operacje – rodzaj operacji które chcemy pobrać: inicjalizacja, dodanie, edycja. Pusta
wartość oznacza, że chcemy wczytać wszystkie rodzaje operacji, wybierana z listy
6. Użytkownik który wykonywał operacje na kontrahencie, wybierany z listy
System zabezpieczeń zaimplementowany w module Synchronicznego wprowadzania
kontrahentów umożliwia rozróżnienie osób posiadających uprawnienia do edytowania danych
kontrahenta oraz osób z uprawnieniami do zatwierdzania danych. Oznacza to, że jedna osoba
może otworzyć okno kontrahenta w celu dodania lub edycji danych, natomiast zapis może
zatwierdzić inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Jeżeli osoba dodająca lub edytująca
dane ma uprawnienia do ich zapisu, w logu pojawi się informacja o użytkowniku dwukrotnie –
jako osoba edytująca jak i zatwierdzająca. Jeżeli natomiast użytkownik edytujący dane nie ma
uprawnień do ich zapisu a zrobi to inna osoba, w logu pojawi się informacja na temat tego kto
edytował dane kontrahenta, oraz kto te dane zatwierdził.
W poniższym przykładzie użytkownik Admin podczas kolejnej edycji nie posiadał już praw do
zatwierdzania danych – dokonał tego użytkownik „test”.
Dane pobrane w oknie logu zmian można wyeksportować do programu Excel. Po wciśnięciu przycisku
„Export do Excela” pojawi się okno wyboru kryteria eksportu:
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 7 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
Kryteria wyboru danych do wyeksportowania do Excela
Domyślne ustawienia są w większości przypadków są wystarczające i można je zatwierdzić
wciskając przycisk „OK.” Zostanie otworzony program Excel, w którym zostaną wpisane dane z
okna logu kontrahentów:
Dane po wyeksportowaniu do arkusza w programie Excel
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 8 z 9
Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów – SWK VBA do Forte FK
Również w Excelu zmienione pola są wyróżnione poprzez zaznaczenie ich szarym kolorem:
Pełna lista kolumn zawiera następujące pola:
RodzajOperacji, BazaDanych, DataOperacji, Edytował, Zatwierdził, Pozycja, Skrot, Nazwa, NIP,
pesel, REGON, statusUE, Telefon1, Telefon2, telex, fax, email, www, kraj, kodKraju,
Miejscowosc, Ulica, nrDomu, nrMIeszkania, KodPocztowy, rejon, imie, nazwisko, bank1,
nrrachunku1, bank2, nrrachunku2, bank3, nrrachunku3, bank4, nrrachunku4, bank5,
nrrachunku5, Rodzaj, Katalog, limitKredytu, aktywnyKredyt, walutaKredytu, kodKlienta,
aktywny, znacznik, zatwierdzony
[koniec]
Grupa Dr IT
www.soft4biznes.pl
Strona 9 z 9