wniosek na przetarg na hotel i sale konferencyjna 092011 (5)

Załącznik Nr 1
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwuczęściowej konferencji organów
kompetentnych w zakresie cen leków i refundacji organizowanej przez Ministerstwo Zdrowia
w ramach Polskiej Prezydencji w Unii Europejskiej
2. Termin konferencji:
14 grudnia 2011 roku – przyjazd uczestników obu konferencji, obiad, konferencja Access
to medicines in Europe – od godziny 13-tej, kolacja powitalna,
15 grudnia 2011 roku – konferencja Networking Meeting of the Competent Authorities
on Pricing and Reimbursement – cały dzień, w godzinach wieczornych uroczysta kolacja;
16 grudnia 2011 roku – konferencja do godziny 15-tej Networking Meeting of the Competent
Authorities on Pricing and Reimbursement; wyjazd delegacji po konferencji.
3. Uczestnicy konferencji:
a) Access to medicines in Europe
Uczestnikami konferencji Access to medicines in Europe będą przedstawiciele organów
odpowiedzialnych za politykę refundacyjną i cenową w zakresie produktów leczniczych
poszczególnych
Europejskiej,
państw
członkowskich
przedstawiciele
Unii
Europejskiej,
ogólnoeuropejskich
przedstawiciele
stowarzyszeń
Komisji
reprezentujących
zainteresowane środowiska oraz inni zaproszeni eksperci.
Łączna liczba uczestników nie przekroczy 90 osób.
2) Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement
Uczestnikami konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and
Reimbursement będą przedstawiciele organów odpowiedzialnych za politykę refundacyjną
i cenową w zakresie produktów leczniczych poszczególnych państw członkowskich
Unii Europejskiej, przedstawiciele Komisji Europejskiej oraz inni zaproszeni eksperci.
Łączna liczba uczestników nie przekroczy 80 osób.
3) Ustalenie ostatecznej liczby uczestników konferencji dla celów określenia końcowej
wartości umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do ustalenia ostatecznej liczby uczestników konferencji,
dla kaŜdej z powyŜszych konferencji indywidualnie, nie później niŜ na 10 dni przed
rozpoczęciem pierwszej z konferencji, z zastrzeŜeniem moŜliwości zmniejszenia liczby
uczestników kaŜdej z wymienionych konferencji, o nie więcej niŜ 15 osób w stosunku
do określonej powyŜej dla kaŜdej z konferencji liczby maksymalnej.
W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji Access
to medicines in Europe, Wykonawca uwzględni tę liczbę w końcowym rozliczeniu umowy
w części dotyczącej organizacji i obsługi tej konferencji, stosując ceny jednostkowe podane
w ofercie: dla lunchu oraz serwisu kawowego w godzinach konferencji dla zgłoszonej liczby
uczestników.
W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji Networking
Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement, Wykonawca uwzględni
tę liczbę w końcowym rozliczeniu umowy w części dotyczącej organizacji i obsługi tej
konferencji, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie dla: noclegu ze śniadaniem, lunchu
i serwisu kawowego dla liczby uczestników zgłoszonej w wyznaczonym terminie przez
Zamawiającego.
Na tych samych zasadach, w celu uwzględnienia w końcowym rozliczeniu umowy,
Zamawiający przekaŜe Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników powitalnego bufetu
(w dniu 14 grudnia 2011 roku) oraz uroczystej kolacji (w dniu 15 grudnia 2011 roku).
4. Wymogi Zamawiającego dotyczące hotelu lub ośrodka szkoleniowego
Zamawiający wymaga, aby hotel posiadał decyzję kategoryzacyjną co najmniej hotel czwartej
kategorii (4 gwiazdkowy) wydaną przez Marszałka Województwa Mazowieckiego
•
z zapleczem umoŜliwiającym spędzenie wolnego czasu po spotkaniu na koszt
uczestników,
2
•
zapewniający sale konferencyjne wielkości odpowiedniej dla liczby uczestników
poszczególnych spotkań, pozwalającej na ustawienie stołu (lub połączonych stołów)
w kształcie prostokąta, kwadratu lub okręgu,
•
w związku z planowanym programem spotkania Zamawiający wymaga, aby hotel
znajdował się na obszarze, którego granice wyznaczają ulice: Stawki, Muranowska,
Bonifraterska, Miodowa, Krakowskie Przedmieście, Nowy Świat, Krakowskie
Przedmieście, Nowy Świat, Aleje Jerozolimskie, Aleja Jana Pawła II (numery posesji
po obu stronach tych ulic).
5. Zamówienie obejmuje:
a) zapewnienie
sal
konferencyjnych
wraz
z odpowiednim
wyposaŜeniem
technicznym oraz zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej na potrzeby
serwisu kawowego podczas trwania konferencji oraz lunchu w dniach
14-16 grudnia 2011 roku,
b) zapewnienie miejsc hotelowych ze śniadaniem dla uczestników konferencji
Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement w
dniach 14-16 grudnia 2011 roku,
c) zapewnienie wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc hotelowych w dniach
13-15 grudnia 2011 roku dla uczestników konferencji Access to medicines
in Europe,
d) zapewnienie
usługi
cateringowej
i
kelnerskiej
oraz
zapewnienie
sali
wraz z odpowiednim wyposaŜeniem technicznym w ramach realizacji tych usług
na potrzeby bufetu powitalnego organizowanego w miejscu odbywania się
konferencji w dniu 14 grudnia 2011 roku,
e) zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim wyposaŜeniem
technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby uroczystej kolacji
organizowanej na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia, w dniu
15 grudnia 2011,
f) zapewnienie transportu dla uczestników konferencji: pomiędzy Portem
Lotniczym im. Fryderyka Chopina w Warszawie a miejscem konferencji
(hotelem), odpowiednio w dniach 14-15 grudnia 2011 roku (z lotniska) oraz
14 i 16 grudnia 2011 roku (na lotnisko) oraz pomiędzy miejscem konferencji
(hotelem) a siedzibą Ministerstwa Zdrowia w dniu 15 grudnia 2011.
3
Ad
a)
Zapewnienie
sal
konferencyjnych
wraz
z odpowiednim
wyposaŜeniem
technicznym oraz zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej na potrzeby serwisu
kawowego podczas trwania konferencji oraz lunchu w dniach 14-16 grudnia 2011 roku
1. Wykonawca zapewni dostęp do sal konferencyjnych mieszczących się w hotelu, w którym
zapewniony zostanie nocleg dla uczestników konferencji, zgodnie z poniŜszym planem
ramowym:
•
2 (dwie) sale konferencyjne w dniu 14 grudnia 2011 roku w godzinach 12.30 – 15.00;
dostosowane do liczby uczestników, maksymalnie po 35 osób;
•
1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 14 grudnia 2011 roku w godz. 15.00 – 18.30;
dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 90 osób;
•
1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 15 grudnia 2011 roku w godz. 9.00 – 17.30;
dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 80 osób;
•
1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 16 grudnia 2011 roku w godz. 9.00 – 13.00;
dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 80 osób.
Wykonawca zapewni następujące wyposaŜenie sal konferencyjnych:
• stół konferencyjny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia,
długość do podłogi), miejsca siedzące przy stole dla 40 osób,
• na stole flagi państw członkowskich z nazwami państw oraz woda mineralna,
• klimatyzacja,
• 1 (jedna) mównica,
• 2 (dwa) projektory multimedialny o rozdzielczości przynajmniej HD Ready
(1280x720 pikseli),
• 2 (dwa) ekrany do wyświetlania,
• monitory, przynajmniej 4 (cztery), ustawione w środku, tak Ŝeby osoba, mająca
miejsce po kaŜdej ze stron miała moŜliwość swobodnego oglądania prezentacji,
• 1 (jeden) laptop,
• nagłośnienie – 40 (czterdzieści) multifonów ustawione na stole konferencyjnym
• sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra
i przekaŜe Zamawiającemu nagranie na płytach CD (2 kopie nagrania)
- po zakończeniu spotkania,
• zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali,
• bezprzewodowy dostęp do Internetu,
4
• zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji.
Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia
do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposaŜeniem (stolik oraz miejsca siedzące
dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umoŜliwiającej podpisywanie
się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników
spotkania w pierwszym i drugim dniu konferencji.
Szczegółowy program konferencji Zamawiający przekaŜe Wykonawcy niezwłocznie,
najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej z konferencji.
2. Wykonawca zapewni dostęp dla uczestników konferencji, w czasie jej trwania, do serwisu
kawowego, składającego się z:
•
kawy,
•
herbaty, co najmniej 3 rodzaje,
•
mleka do kawy w dzbankach,
•
cytryny,
•
cukru,
•
wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej,
•
soków owocowych, co najmniej 3 rodzaje,
•
ciasteczek, co najmniej 5 rodzajów.
Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie
sal konferencyjnych i musi być uzupełniany na bieŜąco.
3. Lunch w dniach 14, 15 i 16 grudnia 2011 roku, w formie bufetu, podany w pomieszczeniu
z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym
od sal, w których prowadzona jest konferencja, składający się z:
• przystawki,
• zupy (minimum 2 do wyboru),
• ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska),
• sałatek (minimum 2 rodzaje),
• surówek (minimum 2 rodzaje),
• deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze),
• napojów zimnych (woda mineralna, soki: pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy),
5
• napojów gorących (świeŜo parzona, gorąca kawa, gorąca woda, herbata – minimum
3 rodzaje w torebkach, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier).
Zamawiający przekaŜe Wykonawcy informacje na temat godziny podawania lunchu
w poszczególnych dniach wraz ze szczegółowym planem konferencji, na 30 dni przed
rozpoczęciem pierwszej z konferencji.
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia „Menu” poszczególnych posiłków –
róŜnorodnych w kaŜdym dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie
później niŜ na 14 dni pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się
do akceptacji „Menu” poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania
„Menu” lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŜeń. Wykonawca
po otrzymaniu zastrzeŜeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu
„Menu” poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŜeń przez
Zamawiającego.
Ustalenie
ostatecznej
wersji
„Menu”,
wymaga
pisemnej
zgody
Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŜ na 7 dni przed pierwszym dniem
konferencji.
Wykonawca zapewni równieŜ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie
stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie.
Ad b) Zapewnienie miejsc hotelowych ze śniadaniem dla uczestników konferencji
Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement
w dniach 14-16 grudnia 2011 roku
1. Wykonawca zapewni nocleg dla 60-75 osób w pokojach jednoosobowych. Nocleg
powinien być zapewniony w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się konferencja.
Ostateczną liczbę pokoi wraz z podziałem na dni, w których przyjeŜdŜają i wyjeŜdŜają
uczestnicy konferencji, Zamawiający przekaŜe Wykonawcy nie później niŜ na 10 dni przed
pierwszym dniem konferencji.
Wykonawca zapewni moŜliwość zakwaterowania uczestników spotkania od godz. 14.00
w dniu przyjazdu oraz wykwaterowania do godz. 14.00 w dniu wyjazdu.
Wykonawca zobowiązany jest równieŜ zapewnić miejsce na pozostawienie bagaŜy
(w obiekcie, w którym odbywa się konferencja) dla osób meldujących się w dniu
6
14 grudnia 2011 roku oraz dla osób wymeldowujących się w dniu 16 grudnia 2011 roku,
do końca dnia.
Zamawiający nie będzie ponosił kosztów wynikających z wykorzystania mini-barów
znajdujących się w pokojach uczestników konferencji.
2. Śniadanie w cenie noclegu, w miejscu noclegu uczestników, w formie bufetu,
w pomieszczeniu
zarezerwowanym
wyłącznie
dla
uczestników
konferencji
lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji
z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z:
• pieczywa – przynajmniej 2 rodzaje: jasne i ciemne,
• 3 rodzajów wędlin,
• 3 rodzajów sera (Ŝółty, pleśniowy, twaroŜek),
• dŜemów owocowych,
• jogurtów owocowych,
• wyboru warzyw krojonych (ogórek świeŜy i kiszony, pomidor, papryka konserwowa),
• 2 ciepłych dań,
• płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka,
• świeŜo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru,
cytryny,
• soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie
potrzeby).
Ad c) Zapewnienie wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc hotelowych w dniach
13-15 grudnia 2011 roku dla uczestników konferencji Access to medicines in Europe
1. Zamawiający zapewni moŜliwość dokonania dodatkowej rezerwacji miejsc hotelowych
przez uczestników konferencji Access to medicines in Europe, ale nie biorących udziału
w konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and
Reimbursement, w ilości:
•
przynajmniej 10 (dziesięć) miejsc hotelowych (pokoi jednoosobowych ze śniadaniem)
na noc 13/14 grudnia 2011 roku,
•
przynajmniej 25 (dwadzieścia pięć) miejsc hotelowych (pokoi jednoosobowych
ze śniadaniem) na noc 14/15 grudnia 2011 roku.
7
Do wykorzystania miejsc hotelowych dostępnych w ramach tej wstępnej rezerwacji
uprawnieni będą uczestnicy konferencji Access to medicines in Europe, którzy poinformują
o swoim zamiarze Zamawiającego. Informację na temat tych uczestników Zamawiający
przekaŜe Wykonawcy.
Wykonawca będzie zobowiązany do utrzymania tej wstępnej rezerwacji pokoi na rzecz
uczestników konferencji Access to medicines in Europe, nie dłuŜej niŜ do dnia
przypadającego na 10 dni przed końcem konferencji.
Zamawiający nie będzie ponosił kosztów wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc
hotelowych.
Koszty miejsc hotelowych dostępnych w ramach wstępnej rezerwacji zostaną poniesione
bezpośrednio przez uczestników konferencji z nich korzystających lub przez Komisję
Europejską, działającą za pośrednictwem wyznaczonego przez nią podmiotu.
Zamawiający, nie później niŜ na 10 dni przez rozpoczęciem konferencji, wskaŜe Wykonawcy,
koszty miejsc hotelowych których uczestników zostaną poniesione przez Komisję Europejską
do dnia rozpoczęcia konferencji.
Ad d) Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz
z odpowiednim wyposaŜeniem technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby
bufetu powitalnego organizowanego w miejscu odbywania się konferencji w dniu
14.12.2011
1. Kolacja w formie bufetu dla uczestników konferencji, podana w pomieszczeniu (sali)
z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, w miejscu
(hotelu), w który odbywać się będzie konferencja, składająca się z:
• przystawek (minimum 3 rodzaje do wyboru)
• zupy (minimum 2 do wyboru),
• ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska),
• sałatek (minimum 2 rodzaje),
• surówek (minimum 2 rodzaje),
• deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze),
• wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wina białego i czerwonego oraz miodu
pitnego
• soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego,
8
• napojów gorących (świeŜo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata
w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier),
• wina białe i czerwone (minimum po 2 rodzaje).
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia „Menu” powitalnej kolacji do akceptacji
przez Zamawiającego, w terminie nie później niŜ na 14 dni pierwszym dniem konferencji.
Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji „Menu” poszczególnych posiłków, w terminie
do 3 dni od dnia otrzymania „Menu” lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie
zastrzeŜeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŜeń jest zobowiązany do ponownego
przedstawienia Zamawiającemu „Menu” poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni
od dnia otrzymania zastrzeŜeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji „Menu”,
wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŜ na 7 dni
przed pierwszym dniem konferencji.
Wykonawca zapewni równieŜ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie
stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie.
Ad e) Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim wyposaŜeniem
technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby uroczystej kolacji
organizowanej na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia, w dniu
15.12.2011
1. Uroczysta kolacja – „zasiadana”, dla uczestników konferencji, odbędzie się
na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia. Kolacja ma się składać z:
• przekąsek oczekujących na stole (minimum 3 rodzaje),
• przystawki,
• zupy,
• ciepłego dania drugiego (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska),
• sałatek,
• surówek,
• deseru,
• wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wina białego i czerwonego oraz miodu
pitnego,
• soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego,
9
• napojów gorących (świeŜo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata
w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier),
• wina białe i czerwone (minimum po 2 rodzaje),
• wódka.
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia „Menu” uroczystej kolacji do akceptacji
przez Zamawiającego, w terminie nie później niŜ na 14 dni pierwszym dniem konferencji.
Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji „Menu” poszczególnych posiłków, w terminie
do 3 dni od dnia otrzymania „Menu” lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie
zastrzeŜeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŜeń jest zobowiązany do ponownego
przedstawienia Zamawiającemu „Menu” poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni
od dnia otrzymania zastrzeŜeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji „Menu”,
wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŜ na 7 dni
przed pierwszym dniem konferencji.
Wykonawca zapewni równieŜ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie
stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie.
Ad f) Zapewnienie dla uczestników konferencji: pomiędzy Portem Lotniczym
im. Fryderyka Chopina w Warszawie a miejscem konferencji (hotelem), odpowiednio
w dniach 14-15 grudnia 2011 roku (z lotniska) oraz 14 i 16 grudnia 2011 roku
(na lotnisko) oraz pomiędzy miejscem konferencji (hotelem) a siedzibą Ministerstwa
Zdrowia w dniu 15 grudnia 2011
1. Wykonawca zorganizuje transport pomiędzy Portem Lotniczym im. Fryderyka Chopina
w Warszawie a miejscem konferencji (hotelem), odpowiednio w dniach 14 i 15 grudnia 2011
roku (z lotniska) oraz 14 i 16.12.2011 (na lotnisko) dla uczestników konferencji
z wykorzystaniem samochodów osobowych (5 miejsc, z klimatyzacją) lub małych busów
(nie więcej niŜ 8+1 miejsc, z klimatyzacją) zgodnie z przekazanym przez Zamawiającego
grafikiem przylotów i odlotów.
Zamawiający przekaŜe Wykonawcy szczegółowy grafik przylotów i odlotów uczestników
konferencji na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji wraz z wskazaniem grup, w których
uczestnicy zostaną razem przetransportowani z uwzględnieniem dostępnych środków
transportu.
10
Wykonawca przekaŜe Zamawiającemu informujące w zakresie dostępnych środków
transportu na 14 dni przed pierwszym dniem konferencji.
2. Wykonawca zorganizuje transport dla uczestników konferencji pomiędzy miejscem
konferencji (hotelem) a siedzibą Ministerstwa Zdrowia w dniu 15.12.2011 w godzinach
wieczornych (transport tam i z powrotem) z wykorzystaniem 2 autobusów (miejsc 49+1,
z klimatyzacją).
Zamawiające przekaŜe Wykonawcy informację dotyczącą dokładnych godzin przejazdu
pomiędzy miejscem konferencji a siedzibą Ministerstwa Zdrowia wraz z ramowych planem
konferencji na 30 dni przed pierwszym dniem konferencji.
11