Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Szczegółowy opis

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
i zagranicznym dla Starostwa Powiatowego w Grodzisku Wlkp. w zakresie przyjmowania,
przemieszczenia i doręczenia przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich
ewentualnych zwrotów (po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania
odbiorcy), świadczonych co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w
tygodniu, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w
rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529).
Wykonawca będzie dostarczał pocztę przychodzącą do Zamawiającego do siedziby Starostwa
Powiatowego w Grodzisku Wielkopolskim w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni
w tygodniu, od poniedziałku do piątku, do godziny 10:00.
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie niżej wymienionych usług pocztowych:
a) usług powszechnych:
- przesyłek listowych nierejestrowanych w obrocie krajowym i zagranicznym zwykłych i o
przyspieszonym trybie doręczenia,
- przesyłek listowych rejestrowanych w obrocie krajowym zwykłych i o przyspieszonym
trybie doręczenia,
- przesyłek listowych rejestrowanych w obrocie zagranicznym o przyspieszonym trybie
doręczenia,
- przesyłek listowych rejestrowanych z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym
zwykłych i o przyspieszonym trybie doręczenia,
- przesyłek listowych rejestrowanych z zadeklarowaną wartością w obrocie zagranicznym o
przyspieszonym trybie doręczenia,
- paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zwykłych i o przyspieszonym
trybie doręczenia,
- paczek pocztowych z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym i zagranicznym
zwykłych i o przyspieszonym trybie doręczenia oraz,
b) usług komplementarnych do przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym i
zagranicznym, a także zwrot do nadawcy przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości
ich doręczenia lub wydania odbiorcy.
3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe
o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B):
1) zwykłe – przesyłka nierejestrowana, nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
2) zwykłe o przyspieszonym trybie doręczenia – przesyłka nierejestrowana, będąca przesyłką
najszybszej kategorii,
3) polecone zwykłe nie będące przesyłką najszybszej kategorii – przesyłka rejestrowana
będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed
utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone o przyspieszonym trybie doręczenia – przesyłka rejestrowana będącą przesyłką
listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem
zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii,
5) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana nie będąca
przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za zwrotnym
pokwitowaniem odbioru,
6) polecone o przyspieszonym trybie doręczenia za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)
– przesyłka rejestrowana, najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania
i doręczona za zwrotnym pokwitowaniem odbioru,
7) z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości
lub uszkodzenie Wykonawca ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki
podanej przez nadawcę.
8) Wymiary przesyłek listowych:
GABARYT A to:
- przesyłki o wymiarach:
MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325
mm, szerokość 230 mm.
- paczki o wymiarach:
MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500
mm, wysokość 300 mm.
GABARYT B to:
- przesyłki o wymiarach:
MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm,
lub szerokość 230 mm,
MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych
wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
- paczki o wymiarach:
MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm,
wysokość 300 mm,
MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż
długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
a) paczki pocztowe o wadze nie przekraczającej 10 000 g.
- ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
- o przyspieszonym trybie doręczenia – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,
- z zadeklarowaną wartością – paczka lub przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką
najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, za której utratę, ubytek zawartości lub
uszkodzenie Wykonawca ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej
przez nadawcę,
- ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – paczka doręczana za zwrotnym
pokwitowaniem odbioru.
4. Terminy doręczania przesyłek pocztowych nie mogą przekroczyć:
a) 4 dni – w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii,
b) 6 dni – w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii,
c) 2 dni – w przypadku paczek pocztowych najszybszej kategorii,
d) 4 dni – w przypadku paczek pocztowych nie będących paczkami najszybszej kategorii.
5. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru (ZPO), Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem
terminów i w trybach określonych w przepisach:
- ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r.,
poz.613 ze zmianami);
- ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity
Dz. U. z 2013 r. poz. 267);
- ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity Dz. U.
z 2014 r., poz. 101);
- ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
(tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zmianami),
- ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z
2013 r., poz. 907 ze zmianami).
6. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii
rodzajowej i wagowej. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów
poleconych. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych
przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy
i Zamawiającego.
7. Za moment odbioru przesyłki uważa się chwilę przyjęcia przez Wykonawcę przesyłki do
przemieszczenia i doręczania, a w przypadku przesyłek rejestrowanych chwilę wydania
Zamawiającemu dowodu przyjęcia przesyłki przez Wykonawcę.
8. Wykonawca musi posiadać minimum placówkę nadawczą na terenie miasta Grodzisk
Wielkopolski.
9. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki listowe do wyznaczonej placówki nadawczej
w Grodzisku Wielkopolskim w dni robocze w godzinach od 08:00 do 16:00. Przekazanie
przesyłek listowych przygotowanych do dostarczenia na terenie kraju i za granicę będzie
każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej
książce nadawczej Zamawiającego (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu
ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych) zawartym w książce nadawczej Zamawiającego. Odbiór przesyłek
potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. Zamawiający wymaga aby
Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się
jednostka Zamawiającego oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres
przesyłek (awizowanych) znajdowały się co najmniej na terenie każdej gminy Powiatu
Grodziskiego.
10. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie
umożliwiającym Wykonawcy doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do
miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze
swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.
11.
Wykonawca zobowiązuje
się do
przekazania wszelkich oznaczeń przesyłek
rejestrowanych.
12. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata
potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku
nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie
doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę
w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia
u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie, Operator
sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni.
W przypadku gdy doręczenie przesyłki nie mogło nastąpić z powodu nieobecności adresata,
Wykonawca zobowiązany jest pozostawić zawiadomienie (awizo) z informacją tj.:
1) datą wizyty doręczyciela,
2) Identyfikatorem (lub podpisem) umożliwiającym na jednoznaczne ustalenie danych,
osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji),
3) informacji wraz z adresem, gdzie adresat może podjąć osobiście przesyłkę listową z
podaniem godzin urzędowania.
Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu, do jego
siedziby (Biuro Obsługi Mieszkańca). Operator zwroty przesyłek niedostarczonych do
adresata będzie dostarczał wraz z wykazem zwrotów. Operator określi dodatkowo powód
niepodjęcia przez adresata przesyłki.
13. Odbierający pismo potwierdza doręczenie przesyłki swoim podpisem ze wskazaniem daty
doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może
tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia przesyłki listowej oraz wskazuje
osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
14. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową
realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec
Zamawiającego. Ponadto wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności
cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia.
15. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę
podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
16. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego
wykonania
przedmiotu
zamówienia
Wykonawca
zapłaci
Zamawiającemu
należne
odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada
2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) i postanowieniami umowy.
17. Wykonawca będzie stosował własne znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących
usługi pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy, na podstawie której
świadczone są usługi pocztowe.
18. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia rodzaje nadanych przesyłek listowych
mogą ulec zmianie. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług będą ulegały
zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę.
19. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w
formie opłaty „z dołu", w terminie 21 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej
faktury do siedziby Zamawiającego. Należność zostanie obliczona jako iloczyn ceny
jednostkowej zaoferowanej przez wykonawcę w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego –
Formularz cenowy za dany rodzaj przesyłki i faktycznej ilości nadanych przesyłek danego
rodzaju.
20. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury za wykonane usługi na rzecz
Zamawiającego z dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług.
21. Zobowiązania Wykonawcy do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania
i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ
na stan bezpieczeństwa Zamawiającego w szczególności:
1) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających
wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego,
2) Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych
zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst
jednolity Dz.U. z 2014r., poz. 1182 ze zmianami),
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego
z przepisami, o których mowa powyżej w pkt. 1) i 2).
22. Zamówienie musi być wykonane zgodnie z:
1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),
2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w
sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468),
3) innymi aktami prawnymi związanymi z realizacją usług będących przedmiotem
postępowania, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia, oraz, w zakresie
nieunormowanym umową, zgodnie z regulaminami świadczenia usług pocztowych
zatwierdzonymi przez właściwy organ regulacyjny zgodnie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo
pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz postanowieniami zapytania ofertowego.
23. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich
dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane
niezgodnie z wymogami zapytania ofertowego nie będą badane.
24. Wzór książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo –
wartościowego
przeznaczonego
dla
przesyłek
z Wykonawcą przed podpisaniem umowy.
nierejestrowanych
zostanie
ustalony
25. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której
wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.
26. Zamawiający nie zgadza się na zlecanie wykonania całości lub części zamówienia
dalszym podwykonawcom.
27. Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty propozycję umowy o świadczenie
przedmiotowych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania zapisów ww.
umowy z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
28. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny
podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na opakowaniu przesyłek oraz
na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.