DTextra System Zarządzania Dokumentami 2012

DTextra System Zarządzania Dokumentami.
DTextra System Zarządzania
Dokumentami
2012
DTextra wersja 2.28
1|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Spis treści
Wstęp................................................................................................................. 4
Główne zadania oprogramowania................................................................... 4
Korzyści z wdrożenia ....................................................................................... 4
Interfejs graficzny............................................................................................ 5
Bezpieczeństwo............................................................................................... 5
Wymagania systemowe .................................................................................. 5
Wersja systemu operacyjnego ..................................................................... 5
Minimalne wymagania sprzętowe................................................................ 5
Wymagania programowe ............................................................................. 5
Moduł Przesyłki .................................................................................................. 6
Najważniejsze możliwości ............................................................................... 6
Modele wdrożenia modułu ............................................................................. 7
Model 1 ........................................................................................................ 7
Model 2 ........................................................................................................ 8
Przykład użycia ................................................................................................ 8
Moduł Umowy ................................................................................................... 9
Najważniejsze możliwości ............................................................................... 9
Przykład użycia ................................................................................................ 9
Moduł Archiwum ............................................................................................. 10
Najważniejsze możliwości ............................................................................. 10
Przykład użycia ........................................................................................... 10
Moduł Sprawy .................................................................................................. 10
Najważniejsze możliwości ............................................................................. 10
DTextra wersja 2.28
2|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Przykład użycia ........................................................................................... 11
DTextra wersja 2.28
3|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Wstęp
DTextra jest elektronicznym systemem zarządzania dokumentami. Dzięki
modularnej budowie oprogramowanie można dostosować do każdej struktury i
budżetu inwestycyjnego.
Główne zadania oprogramowania
 Optymalizacja procesów obiegu przychodzących i wychodzących
dokumentów w przedsiębiorstwie.
 Archiwizacja i katalogowanie umów.
 Archiwizacja dokumentów dotyczących danych spraw, procesów,
projektów.
 Elektroniczne archiwum dokumentów.
 Prosty obieg dokumentów.
 Exporty danych do Adobe PDF lub Microsoft Excel.
Korzyści z wdrożenia






Lepsza komunikacja wewnątrz organizacji.
Wzrost jakości obsługi klientów i partnerów.
Ład w dokumentacji.
Szybki dostęp do informacji.
Ład w obiegu dokumentów.
Redukcja kosztów operacyjnych i wzrost efektywności wewnętrznych i
zewnętrznych procesów biznesowych.
 sprawny nadzór nad procesami i pracą w firmie.
DTextra wersja 2.28
4|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Interfejs graficzny
Jednym z głównych celów, jaki sobie postawiliśmy, było
przygotowanie przyjaznego w obsłudze Interfejsu użytkownika. Dzięki takiej
polityce projektowania interfejsu graficznego, klienci bardzo szybko
rozpoczynają efektywną pracę z systemem DTextra, a dzięki temu koszt szkoleń
jest niewielki bądź zerowy.
Bezpieczeństwo




Konfigurowalne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami.
Centralne składowanie szyfrowanych dokumentów.
Tworzenie kopii zapasowej.
Zgodność z ustawą dotyczącą ochrony danych osobowych.
Wymagania systemowe
Wersja systemu operacyjnego

Windows XP sp3 lub nowszy x86 lub x64
Minimalne wymagania sprzętowe
 procesor Pentium 1000 MHz lub lepszy
 512 MB lub więcej
 1000 MB miejsca na dysku twardym
Wymagania programowe
 Adobe Acrobat Reader 8 lub nowszy
 Minimum Microsoft Sql 2005 Express lub nowszy
 Microsoft Report Viewer 2008 lub nowszy
DTextra wersja 2.28
5|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Moduł Przesyłki
Moduł Przesyłki (zastępuje tradycyjną książkę korespondencyjną w
przedsiębiorstwie),odpowiada za korespondencję przychodzącą i wychodzącą.
Dzięki temu modułowi mamy możliwość zarządzania podstawowym obiegiem
dokumentów. Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu jest
archiwizowany, nadawane są mu atrybuty, automatycznie tworzona historia
operacji wykonywanych na dokumencie. W zależności od modelu wdrożenia
modułu możemy sprawdzić gdzie dokument obecnie przebywa lub komu został
wydany.
Najważniejsze możliwości
 Rejestracja i archiwizacja przesyłek przychodzących i wychodzących w
centralnym rejestrze przesyłek.
 Nadawanie przesyłkom atrybutów określających: nadawcę, odbiorcę,
przewoźnika, nr listu przewozowego, typ dokumentu, czego dotyczy,
notatkę, itp..
 Kontrola kosztów przesyłek .
 Przypomnienia e-mail o nie odebranych dokumentach.
 Wydruki etykiet adresowych na papierze samoprzylepnym.
 Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych.
 Automatyczne raporty odbioru dokumentów.
 Automatyczne tworzenie pocztowej książki nadawczej.
DTextra wersja 2.28
6|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Modele wdrożenia modułu
Model 1
W przypadku pierwszej metody wpływ dokumentu rejestrowany jest w
centralnym punkcie w przedsiębiorstwie (przeważnie sekretariat), następnie
dokument przekazywany jest do określonej osoby odpowiedzialnej za dalszy
obieg dokumentu w przedsiębiorstwie. Pełny obieg dokumentów nie jest
rejestrowany w systemie.
DTextra wersja 2.28
7|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Model 2
W przypadku drugiej metody obieg dokumentu rejestrowany jest w
centralnym punkcie w przedsiębiorstwie (przeważnie sekretariat). Każdy
pracownik przekazując dokument „dalej”
przekazuje go przez centralny
punkt rejestrujący. Pełny obieg dokumentu jest rejestrowany w systemie.
Przykład użycia
W każdym przedsiębiorstwie istnieją różne modele archiwizacji oraz rejestracji
korespondencji. Po wprowadzeniu do programu informacji dotyczących
przesyłki, a później przekazaniu dokumentu osobie upoważnionej do odbioru.
W razie potrzeby w łatwy i szybki sposób sprawdzimy historię każdego
dokumentu.
DTextra wersja 2.28
8|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Moduł Umowy
Dzięki temu modułowi mamy możliwość rejestrowania oraz archiwizowania
wszystkich umów, aneksów w przedsiębiorstwie. Moduł ten wprowadza ład w
katalogowaniu umów oraz zwiększa dostępność informacji dotyczących umów,
płatności, miejsca przechowywania oryginału umowy, obowiązków oraz innych
wypełnionych w systemie informacji.
Najważniejsze możliwości
 Rejestracja i archiwizacja umów oraz aneksów obcych i własnych
 Nadawanie umowom atrybutów określających: Rodzaj, typ, przedmiot,
okres trwania, strony umowy, notatkę, itp..
 Podgląd archiwizowanych umów i aneksów.
 Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych
Przykład użycia
Każde przedsiębiorstwo posiada duże ilości umów własnych i obcych jako
podstaw rozliczeń wykonanych usług, sprzedaży produktów, wytwarzania
towarów .Po „wprowadzeniu” informacji dotyczących umów w szybki sposób
wyszukamy każdą umowę.
DTextra wersja 2.28
9|Strona
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Moduł Archiwum
Moduł Archiwum dokumentów jest elektronicznym archiwum dokumentów.
Najważniejsze możliwości
Umożliwia archiwizację i katalogowanie dokumentów w formacie Adobe PDF
poprzez przyporządkowanie danego dokumentu do stworzonego graficznego
„dzrzewka” dla każdego działu w przedsiębiorstwie.
Przykład użycia
Za pomocą graficznego drzewa konfigurowanego dla każdego działu, w łatwy
sposób możemy archiwizować : procedury, dokumenty związane z „knowhow”, inne opisujące priorytetowe procesy zachodzące w danym dziale. Dzięki
szybkiemu dostępowi do informacji kierownik lub manager mogą szybko
podjąć decyzję w przypadku rzadko występującego procesu lub zmiany
pracownika odpowiedzialnego za dany proces.
Moduł Sprawy
Moduł ten łączy w nieograniczoną ilość różnych dokumentów w jedną sprawę,
dzięki czemu w łatwy sposób można obejrzeć wszystkie dokumenty dotyczące
danej sprawy.
Najważniejsze możliwości
 Grupowanie dokumentów wg. spraw których dotyczą.
 Wyszukiwanie wg. treści oraz polach opisowych.
 Nadawanie Sprawom atrybutów określających: Rodzaj, typ, dotyczy,
data dodania itp..
DTextra wersja 2.28
10 | S t r o n a
DTextra System Zarządzania Dokumentami.
Przykład użycia
Przedsiębiorstwo prowadzi inwestycję do której jest generowana duża ilość
dokumentacji. Należy utworzyć „sprawę” dotyczącą inwestycji i nadać atrybut
sprawy korespondencji, umowom, dokumentom podczas dodawania do
systemu.
DTextra wersja 2.28
11 | S t r o n a