Tworzenie formularzy w Microsoft Office Word 2007

Tworzenie formularzy w Microsoft Office Word 2007
Opublikowano: 5 kwietnia 2007
Autor: Michał Staniszewski
W życiu codziennym często wypełniamy różnego rodzaju formularze, podania i coraz częściej mają one
formę elektroniczną. Serwisy internetowe proszą o opinię na różne tematy, firmy pytają o ocenę
oferowanych przez siebie usług, a pracodawcy chcą znać kwalifikacje przyszłych pracowników. Jest to tak
naturalne, że prawie nie zwracamy uwagi na te formularze. Problem zaczyna się, gdy sami stajemy przed
zadaniem stworzenia elektronicznej ankiety. Nie każdy zna język HTML, a programy do ich tworzenia nie
są zbyt popularne. Z pomocą przychodzi Microsoft Office Word 2007. Jest on doskonałym, prostym i
intuicyjnym narzędziem, a jego możliwości są ogromne.
Przygotowanie programu Word do pracy
Pierwszym krokiem jest przygotowanie edytora, gdyż domyślnie narzędzie tworzenia formularzy jest
niewidoczne. Klikamy przycisk Microsoft Office w lewym górnym rogu i z menu, które się rozwinęło
wybieramy Opcje programu Word. Na zakładce Popularne zaznaczamy opcję Pokaż kartę
Deweloper na Wstążce i zamykamy okno przyciskiem OK. Widzimy, że istotnie na wstędze programu
pojawiła się nowa karta. Klikamy ją. Znajduje się na niej kilka grup - używać będziemy tylko dwóch:
Formanty oraz Ochrona.
Rys. 1. Opcje programu Word 2007
Kolejnym krokiem jest otworzenie szablonu lub dokumentu, na którym ma zostać oparty formularz.
Klikamy ponownie przycisk Microsoft Office i Nowy. W kolumnie Szablony wybieramy Moje
szablony. W następnym oknie zaznaczamy Normal i potwierdzamy wybór przyciskiem OK. Musimy
1
teraz zapisać pracę, którą tworzymy. W tym celu używamy Zapisz jako z menu, które rozwinie się po
kliknięciu na przycisk Microsoft Office, a następnie Dokument programu Word lub Szablon
programu Word. Wybieramy nazwę pliku i miejsce, gdzie chcemy zapisać plik i wciskamy Zapisz.
Ostatnim krokiem jest stworzenie tabeli, która będzie bardzo pomocna w organizacji i zachowaniu
przejrzystości formularza. Przełączamy się na zakładkę Wstawianie na wstędze, następnie w bloku
Tabele klikamy narzędzie Tabela i wybieramy ilość jej rzędów i kolumn. Ten krok możemy oczywiście
pominąć, możemy go również wykonać na końcu, jeśli jeszcze nie wiemy ile pól będzie miał formularz.
Wystarczy po skończeniu pracy stworzyć odpowiednią tabelę i przesunąć elementy do jej odpowiednich
pól.
Tryb projektowania
Bardzo użytecznym narzędziem przy tworzeniu formularza jest tryb projektowania. Aby go włączyć na
zakładce Deweloper w bloku Formanty klikamy przycisk Tryb projektowania. Dzięki niemu możemy
w łatwy sposób planować rozkład elementów ankiety oraz widzimy, gdzie zaczynają i kończą się
poszczególne formanty oraz całe ich grupy.
Tworzenie formularza - opis formantów
Możemy już przystąpić do pracy. Przyjrzyjmy się grupie Formanty. Pierwsze dwa przyciski, czyli RTF
oraz Tekst pozwalają wstawić pole tekstowe, w którym możemy prosić respondentów, aby wpisali na
przykład swoje imię i nazwisko. Formant RTF domyślnie zezwala na wprowadzenie wielu linii, podczas
gdy w zwykłym polu tekstowym piszemy tylko w jednej. W pierwszym przypadku nie możemy tego
jednak zmienić, natomiast Tekst może pozwalać na użycie wielu linii. Aby to umożliwić zaznaczamy go i
klikamy Właściwości w grupie Formanty, a następnie w obszarze Właściwości zwykłego tekstu
zaznaczamy
opcję
Zezwalaj
na
powroty
karetki
(wiele
akapitów).
Zmianę
zatwierdzamy
przyciskiem OK. Główna różnica pomiędzy polem RTF a Tekst polega jednak na reakcji na formatowanie
tekstu. Pierwsze pozwala na pogrubienie czy pochylenie części jego zawartości, podczas gdy w drugim
taka zmiana będzie miała wpływ na całą treść w nim wprowadzoną. W przypadku wklejenia wcześniej
przygotowanego tekstu formant RTF zachowa jego dokładny wygląd, natomiast w polu Tekst zostanie
on sformatowany do takiej postaci, jak pierwszy znak. Pod kolejnym przyciskiem dostępny jest Formant
zawartości w formie obrazu. Jak wskazuje nazwa, pozwala on ankietowanej osobie wybrać ze swojego
dysku twardego obraz w jednym z wielu popularnych formatów graficznych i wstawić go do formularza.
Dwa następne przyciski Pole kombi i Lista rozwijana umożliwiają dodanie rozwijanej listy wyboru. Aby
wprowadzić elementy do wyboru zaznaczamy stworzony formant i w grupie Formanty wybieramy
Właściwości. Następnie w obszarze Właściwości listy rozwijanej klikamy Dodaj i w polu Nazwa
wyświetlana wpisujemy opcję do wyboru z listy, natomiast Wartość zostaje automatycznie
uzupełnione tą samą nazwą, możemy jednak odpowiednim alternatywom przypisać dowolne wartości.
Jeżeli przypadkiem wprowadzimy dwie opcje o tej samej etykiecie bądź wartości, program Microsoft
Office Word 2007 zaprotestuje, informując o pomyłce. Po wpisaniu wszystkich możliwości wyboru
zamykamy okno klikając OK.
2
Rys. 2. Właściwości formantu
Kolejnym przyciskiem na liście formantów jest Wybór daty, który pozwala respondentom w łatwy i
przejrzysty sposób wybrać z kalendarza datę. Standardowo wyświetlona jest ona w formacie rok-miesiącdzień, ale oczywiście mamy możliwość zmiany go na niemal dowolny. Zaznaczamy pole wyboru daty i
klikamy Właściwości. W obszarze Właściwości wyboru daty wybieramy jeden spośród kilkunastu
dostępnych formatów i zatwierdzamy zmianę przyciskiem OK. Możliwe jest również stworzenie własnego.
W tym celu we właściwościach formantu, zamiast wybierać z listy domyślnych, w rubryce Sposób
wyświetlania
dat
wpisujemy
własny
format.
Następnym
formantem
jest
Galeria
bloków
konstrukcyjnych. Jest on polem tekstowym, które dodatkowo umożliwia respondentowi szybkie
wstawienie bloku konstrukcyjnego, spośród wcześniej zapisanych w programie Microsoft Office Word
2007. Ostatnia ikona w grupie Formanty pozwala na użycie w ankiecie starszych narzędzi, zarówno
formularzy z poprzednich wersji programu Word jak i formantów ActiveX.
Rys. 3. Uwagi
3
Zmiana właściwości formantów
Do tej pory używaliśmy właściwości formantów, aby dodać opcje wyboru do listy rozwijanej, umożliwić
wprowadzenie wielu linii w polu tekstowym czy zmienić format daty. Przyjrzyjmy się teraz, jakie jeszcze
opcje udostępnia program Microsoft Office Word 2007. Kliknijmy na formancie, na przykład stworzonym
wcześniej RTF. Następnie z grupy Formanty wybieramy Właściwości. W rubryce Tytuł możemy
wprowadzić tytuł formantu. Gdy teraz klikniemy OK i zaznaczymy pole, pojawi się nad nim nazwa, którą
wprowadziliśmy. Wracając do okna Właściwości pod rubryką Tag zaznaczamy Użyj stylu do
formatowania zawartości. Możemy tu zmienić domyślny styl formatowania wprowadzonego tekstu.
Dostępnych mamy kilka gotowych, ale oczywiście możemy zdefiniować również własne. Wystarczy
kliknąć Nowy styl, wpisać nazwę stylu i wybrać sposób formatowania tekstu.
Dodawanie tekstu instruktażowego
Stwórzmy teraz nowy formant, na przykład pole RTF. Standardowo wyświetla się napis Kliknij tutaj,
aby wprowadzić tekst. Jeśli jednak chcielibyśmy stworzyć ankietę dla obcokrajowców wymagamy, aby
wyświetlał się on po angielsku. W tym celu zaznaczamy Tryb projektowania i wprowadzamy nowy
tekst. Jeżeli chcemy, aby po jego wprowadzeniu formant był usuwany i zostawała sama zawartość
klikamy na pole, następnie Właściwości i w obszarze Właściwości tekstu sformatowanego
zaznaczamy opcję Usuń formant zawartości podczas edytowania zawartości.
Ochrona formularza
Program Microsoft Office Word 2007 umożliwia dwa rodzaje ochrony formularza przed edycją. Pierwszą z
nich jest blokowanie poszczególnych formantów przed usunięciem, bądź również przed zmianą ich
zawartości. Wybieramy jeden z nich, po czym przechodzimy do Właściwości. Następnie w obszarze
Blokowanie zaznaczamy odpowiednią opcję spośród dwóch dostępnych Nie można usunąć formantu
zawartości lub Nie można edytować zawartości. Minusem takiego rozwiązania jest to, że respondent
może sam odznaczyć te opcje tym samym wyłączając ochronę pola ankiety. Drugim rozwiązaniem jest
blokowanie całego formularza. W bloku Ochrona klikamy Chroń dokument a następnie Ogranicz
formatowanie i edytowanie. Pod punktem 2.Ograniczenia edycji zaznaczamy opcję Zezwalaj tylko
na tego typu edycję dokumentu: Do wyboru mamy Prześledzone zmiany, Komentarze,
Wypełnianie formularzy oraz Bez zmian (tylko do odczytu). Zaznaczamy trzecią i klikamy Tak,
zacznij wymuszanie ochrony. Program prosi teraz o wprowadzenie hasła oraz potwierdzenie go. Jeżeli
tego nie zrobimy, każdy użytkownik będzie mógł bez problemu wyłączyć ochronę. Wpisując hasło
pamiętajmy, aby nie było ono proste, krótkie ani zbyt oczywiste, najlepiej łączyć ze sobą litery, cyfry i
znaki specjalne. Po wprowadzeniu hasła klikamy OK. Od tego momentu nie możemy edytować
dokumentu, dodawać ani usuwać formantów - jedyne na co zezwala program to edycja ich zawartości.
Jeżeli formularz jest jeszcze niekompletny lub nieaktualny i chcemy wprowadzić w nim poprawki
klikamy ponownie Chroń dokument w bloku Ochrona, a następnie Ogranicz formatowanie i
edytowanie i Zatrzymaj ochronę. Wprowadzamy wcześniej ustalone hasło i otrzymujemy pełen
dostęp do edycji dokumentu.
4
Rys. 4. Zabezpieczanie formularza
Podsumowanie
Tworzenie formularza w programie Microsoft Office Word 2007 jest łatwe i intuicyjne. Dostęp do
wszystkich opcji jest przejrzysty, stworzenie profesjonalnej ankiety nie powinno nikomu sprawić
najmniejszego problemu.
5
Zadanie. Utwórz formularz ankiety wzorując się na ankiecie papierowej
z poniższego obrazka. Wykorzystaj formanty formularza (pola kombi, pola
wyboru, pola tekstowe) we wskazanych miejscach formularza.
6