umowa zp/23/2006

______________________________________________________________________________
ZP/PN/40/2012
Załącznik nr 2
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Obsługa logistyczna konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie
w dniach 3-5 czerwca 2012 r.
1. Liczba uczestników: 400 osób
2. Główne miejsce konferencji: Opera Krakowska ul. Lubicz 48 Kraków, 4-5 czerwca 2012
3. Godziny trwania konferencji (wstępnie przewidziane):
W dniu 4.06. 2012 w godzinach 10:30 - 18:30,
W dniu 5.06. 2012 w godzinach 9:30-16:30.
4. Wymagania w zakresie cateringu:
1)
4 przerwy kawowe (kawa, herbata, woda, soki, owoce, kruche ciastka, ciasta),
2)
2 lunche (3 zimne przystawki mięsne, 3 zimne przystawki bezmięsne, 2 zupy, 2
ciepłe dania główne mięsne, 2 ciepłe dania główne bezmięsne, 1 ciepłe danie główne
wegetariańskie, wybór deserów z kawą i herbatą, napoje),
3)
Zamawiający zastrzega sobie możliwość możliwości zmian ilościowych zamówienia
najpóźniej 2 tygodnie przed terminem konferencji
5. Wymagania w zakresie wyposażenia sal konferencyjnych (sala główna – 400 osób, 2
sale 140 osobowe) w trakcie 2 dni konferencji (4-5 czerwca 2012 r.)
1)
2 rzutniki (w 2 salach 140 osobowych)
2)
2 ekrany (w 2 salach 140 osobowych)
3)
3 laptopy (w 3 salach)
4)
3 piloty do zmiany slajdów (w 3 salach)
5)
8 mikrofonów bezprzewodowych dla speakerów (sala 400-osobowa)
6)
8 multifonów na stoły prezydialne (2 sale 140 osobowe)
7)
3 mikrofony bezprzewodowe na widownię w każdej z sal (3 sale)
8)
1 multifon na mównicę w każdej z sal (3 sale)
9)
stałe łącze internetowe (3 sale)
10) podglądy dla prelegentów, po 2 monitory LED lub LCD w każdej sali (3 sale)
11) 3 mównice (3 sale),
12) 2 stoły prezydialne z krzesłami dla minimum 8 osób (2 sale 140 osobowe)
13) minimum 8 foteli wraz ze stolikami, zamiast stołu prezydialnego (sala na 400 osób)
str. 1
ZP/PN/40/2012
Załącznik nr 2
14) dekoracje sal: po 3 bukiety kwiatowe do każdej z sal
15) wyposażenie i obsługa techniczna biura konferencji (laptop, drukarka, skaner,
kserokopiarka)
6. Wymagania w zakresie obsługi technicznej konferencji
1)
nagłośnienie (3 sale)
2)
oświetlenie (3 sale)
3)
obsługa techniczna zamówionego sprzętu
4)
dostęp do Internetu (WiFi) w całym obiekcie + łącze symetryczne do transmisji o
przepustowości 10 MB
7. Wymagania w zakresie rejestracji wszystkich sesji konferencji - minimum 3 kamery,
wraz z transmisją internetową konferencji oraz przygotowanie nagrań sesji w formie
gotowej do umieszczenia na stronie WWW
8. Wymagania w zakresie przygotowanie identyfikatorów ze smyczą wraz z projektem
graficznym
1) badge plastikowy z dziurką, wielkości około 9 x 6 cm ze wcześniej przygotowanym
poddrukiem (full kolor) personalizowany podczas rejestracji w miejscu konferencji
(1 kolor) wraz ze smyczą z logiem konferencji w nakładzie 500 sztuk
2) zapewnienie do testowania systemu rejestracji na dwa tygodnie przed konferencją (w
dniach 17-18 maja) skanera kodów kreskowych i drukarki do personalizacji Badgy
wraz zestawem 20 badgy do testów – modele identyczne jak w trakcie rejestracji na
konferencję
3) zapewnienie od 3 czerwca 2012 godz. 24.00 do 4 czerwca do godz. 17.30 minimum 4
scanerów kodów kreskowych wraz z 4 drukarkami do personalizacji Badgy
plastikowych
4) zapewnienie 4 czerwca 2012 do godziny 16.30 1 scanera kodów oraz 1 drukarka do
personalizacji Badgy
9. Wymagania w zakresie tłumaczenia sesji otwierającej konferencję oraz konferencji
prasowej (ok. 3,5 h)
1) tłumaczenie z języka polskiego na język angielski
2) tłumaczenie z języka angielskiego na język polski
3) kabiny dla tłumaczy
10. Zamawiający wymaga zabezpieczenie medycznego w miejscu konferencji i podczas
kolacji w Wieliczce
11. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy sesji plakatowej - do 25
jednostronnych modułów z oświetleniem.
str. 2
Załącznik Nr 2
ZP/PN/02/2012
12. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy recepcji oraz stoisk targowych:
1) recepcja o wielkości: lada 5x1 m, powyżej każdej lady fryz z napisem (jeden
wspólny duży napis RECEPTION) , 2 stołki barowe dla obsługi recepcji, półki pod
ladami na materiały konferencyjne, gniazda elektryczne (2 sztuki do podłączenia
komputerów),stałe łącze internetowe
2) stoiska targowe: wielkości 3m2 (1,5 x 2 m) wyposażone w ladę, stołek barowy,
oświetlenie, gniazdo elektryczne, łącze internetowe (do 23 stanowisk)
13. Wymagania w zakresie dokumentacji fotograficznej: w dniach 3-5 czerwca 2012 (w
miejscu konferencji, podczas kolacji w Wieliczce i podczas koktajlu w dniu 3 czerwca)
14. Wymagania w zakresie przygotowania gadżetów związanych z konferencją:
1) druk programu konferencji z notesem jako integralną częścią wraz z projektem
i składem, nakład 470 sztuk (format A4, 48 stron, oprawa zeszytowa, papier
offsetowy 90 g/m2, druk 4+4; okładka 200g/m2, druk 4+0)
2) plecaki z logo konferencji o wymiarach: wysokość od 35 do 40 cm; szerokość: od 25
do 30 cm; w różnych kolorach (niebieski, czerwony, pomarańczowy, seledynowy),
nakład 470 sztuk- wymagana prezentacja modeli po podpisaniu umowy
3) długopis - obudowa aluminiowa o wymiarach 0,9 x 13,6 cm z wymiennym wkładem,
kolor wkładu niebieski, kolor obudowy biały z logo konferencji w jednym kolorze,
470 sztuk - wymagana prezentacja modeli po podpisaniu umowy
15. Wymagania w zakresie identyfikacji zewnętrznej: 5 plansz do roll-upów typu „łezka” o
wymiarach 85 x 200 cm, informujące o konferencji wraz z projektem i montażem (kasety
dostarczy zleceniodawca), 5 plansz do lekkich stelaży o wymiarach 80 x 200 cm wraz z
projektem (stelaże dostarczy zleceniodawca) oraz 1 poster konferencji formatu 70 x 100 cm
wraz z projektem, na płycie pcv oprawiony w ramę aluminiową z lekkim szkłem
16. Wymagania w zakresie koktajlu w dniu 3 czerwca 2012 r. : w miejscu atrakcyjnym
historycznie i turystycznie związanym z tematyką konferencji (nauka, rozwój regionalny),
dla 60 osób wraz z cateringiem (przekąski zimne i ciepłe, wino, kawa, dekoracje kwiatowe)
17. Wymagania w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych:
Rezerwacja 400 pokoi hotelowych dla gości konferencji na 3 noce od 3 do 6 czerwca
2012 r., w tym:
1) 350 pokoi w hotelach 4*,3*,2*
dla uczestników konferencji, którzy będą
uczestniczyć w konferencji na własny koszt (rezerwacji będzie dokonywał
wykonawca w hotelach, których lista zostanie opublikowana na stronie konferencji i
polecona uczestnikom)
2) 50 pokoi dla gości honorowych konferencji i speakerów na 3 noce od 3 do 6 czerwca
(płaci wykonawca) w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem w hotelu
str. 3
Załącznik Nr 2
ZP/PN/02/2012
o standardzie czterogwiazdkowym i pięciogwiazdkowym (w rozumieniu przepisów
rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie
obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie), zlokalizowanym w centrum Krakowa, w odległości nie większej niż 2
km od obiektu konferencyjnego, zgodnie ze specyfikacją:
a) 40 pokoi jednoosobowych w hotelu 4*
b) 10 pokoi jednoosobowych w hotelu 5*
c) Noclegi będą dotyczyć terminów: 3/4.06, 4/5.06 i 5/6.06.2012
Zamawiający wymaga przedstawienia oświadczenia o liczbie i miejscu zarezerwowanych
pokoi hotelowych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy gości, zmiany terminu pobytu,
zmniejszenia liczby gości na 2 tygodnie przed terminem konferencji bez dodatkowych kosztów
obciążających zamawiającego.
18. Wymagania w zakresie transportu:
1) Transport wszystkich gości konferencji na zwiedzanie i kolację w Wieliczce i z
powrotem do Krakowa do miejsc zakwaterowania uczestników konferencji w dniu
4 czerwca 2012 r. (przewidywany przybliżony czas pobytu w Wieliczce:
godz.19.00 – 24.00)
2) Transport VIP z lotniska do hotelu i z miejsca konferencji na lotnisko w Krakowie w
dniach 3-5 czerwca 2012 r.
3) Transport materiałów z siedziby KPK z Warszawy do Krakowa i z powrotem.
str. 4