VALEO Sprawozdanie 12032008

Sprawozdanie
EKSPERTYZA SYSTEMU
WG: DIN EN ISO 9001:2000
DIN EN ISO 14001:2005
OHSAS 18001:2007
Valeo Service Sp. z o.o.
Warszawa
DQS GmbH
Deutsche Gesellschaft
zur Zertifizierung
von Managementsystemen
August-Schanz-Straße 21, 60433 Frankfurt am Main
http://www.dqs.de
DQS Polska sp. z o.o.
ul. Marynarska 21, 02-674 Warszawa
http://www.dqs.pl
marzec / 2008
1
Zalecenia certyfikacyjne
Gratulujemy!
Audit został przeprowadzony przez bezstronnych i wykwalifikowanych auditorów DQS. W sprawozdaniu
udokumentowano wynik przeprowadzonej ekspertyzy, który został Państwu przedstawiony w czasie
spotkania zamykającego. Wspólnie ustalone mocne i słabe strony oraz zagrożenia, mogą Państwo
wykorzystać dla dalszego rozwoju Waszej organizacji. Chętnie będziemy Państwa dalej wspierać.
Lokalizacja: Warszawa AZ 399145
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: DIN-EN ISO 9001:2000
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: DIN-EN ISO 14001:2005
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: OHSAS 18001:2007
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
2/20
Lokalizacja: Ozorków AZ 399146
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: DIN-EN ISO 9001:2000
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: DIN-EN ISO 14001:2005
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Zespół auditorów rekomenduje DQS w odniesieniu do normy: OHSAS 18001:2007
wydanie certyfikatu
wydanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
utrzymanie certyfikatu
utrzymanie certyfikatu w momencie udowodnienia efektywnego wdrożenia działań korygujących
nie ma zastosowania, ze względu na specjalny rodzaj sprawozdania
Prosimy pamiętać o konieczności poinformowania DQS o zmianach dotyczących Państwa
systemu zarządzania. Wspólnie uzgodnimy działania mające na celu utrzymanie certyfikacji.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
3/20
2
System Zarządzania: mocne i słabe strony (podsumowanie)
Ocena skuteczności systemu zostanie podana w postaci pozytywów i potencjałów w celu
przedstawienia w zwięzłej formie wyników przeprowadzonych czynności auditowych tak, aby
sprawnie wykorzystać zidentyfikowane przez auditora pozytywy i potencjały do doskonalenia
Systemu Jakości. Potencjały doskonalenia są przedstawione kursywą w punktach.
Pozytywy DIN-EN ISO 9001
r Duże zaangażowanie personelu Valeo SEE w nowatorskie metody zarządzania.
r Wysokie kompetencje personelu Valeo SEE
r Wykorzystywanie szerokiej gamy narzędzi w procesie doskonalenia , np.: 5 osi, Kaizen
r Ambitny wskaźnik DPM.(dostępność części dla klientów w PPM)
r Dobra wizualizacja i komunikacja wewnętrzna
Pozytywy DIN-EN ISO 14001
r
r
r
Czystość i porządek na stanowiskach pracy
Wizualizacja zagadnień środowiskowych
Rzetelna identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych oraz wymagań prawnych
Pozytywy OHSAS 18001
r
r
r
Brak wypadków
Proaktywne podejście do BHP (audity ergonomiczne, „ludzik komputerowy”) łącznie
z wykorzystywaniem informacji. z Grupy
Wysoka kultura w odniesieniu do bezpieczeństwa
Potencjały DIN-EN ISO 9001
r Dla doskonalenia procesu zarządzania jednoznacznie udokumentować kompetencje dla
kierownictwa w odniesieniu do zintegrowanego systemu zarządzania
r
Dla doskonalenia zarządzania zidentyfikowanymi procesami doprecyzować w opisach
procesów odpowiedzialność za realizację poszczególnych czynności
Potencjały DIN-EN ISO 14001
r
r
r
W celu uniknięcia potencjalnego niespełnienia „innych” wymagań, zdefiniować rodzaje
wymagań oraz identyfikować i oceniać zgodność z nimi w ramach ustalonych procedur
Dla doskonalenia procesu auditów wewnętrznych w procedurze auditów jednoznacznie
określić częstotliwość realizacji auditów wewnętrznych
W celu jednoznacznej oceny aspektów środowiskowych wydzielić jako oddzielny aspekt
środowiskowy zużycie materiałów opakowaniowych
Potencjały OHSAS 18001
r
r
r
r
2.1
Dla doskonalenia realizacji przeglądów zarządzania doprecyzować dane wejściowe do
przeglądu zarządzania o sygnały od władz lokalnych oraz zewnętrznych okoliczności
wpływających na system zarządzania
Dla jednoznacznej interpretacji zagrożeń i uniknięcie potencjalnego zagrożenia
doprecyzować zasady oceny ryzyka zawodowego dla kadry kierowniczej.
Dla doskonalenia świadomości pracowników w odniesieniu wyników oceny ryzyka
zawodowego dalej doskonalić zasady komunikacji na temat ryzyka zawodowego na
stanowiskach pracy (magazyny).
Dla zapewnienia wszystkich zapisów dokumentować wyniki okresowych analiz z incydentów
(zdarzenia potencjalnie wypadkowe)
Struktura systemu i doskonalenie systemu zarządzania
Udokumentowany i wdrożony w Valeo SEE Zintegrowany System Zarządzania wg.ISO 9001,
ISO 14001 i OHSAS 18001 ma strukturę procesową i jest dostosowany do potrzeb lokalizacji
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
4/20
w Warszawie i Ozorkowie
Z systemu wyłączono pkt:
- 7.3 Projektowanie wyrobu -Valeo SEE zajmuje się dystrybucją wyrobów wyprodukowanych;
- 7.5.4 Własność klienta – Valeo SEE nie pracuje na wyrobach powierzonych
- 7.6 Nadzorowanie wyposażenia….-Valeo SEE nie wykorzystuje wyposażenia do
monitorowania
Wyłączenia nie ma wpływu na spełnianie wymagań klientów, prawnych oraz właściwego
funkcjonowania firmy. System jakości został opisany w Księdze Jakości wydanie z 25.01.2008
oraz w procedurach.
Zakres systemu: Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym.
Funkcje zarządcze realizowane są w Warszawie .
W lokalizacji w Ozorkowie realizowana jest dystrybucja części samochodowych na rynku
wtórnym.
W Valeo SEE zidentyfikowano następujące procesy :
- Główne;
- Zarządcze;
- Wspierające.
Sekwencje procesów przedstawiono w opisie procesów oraz w kartach procesów w oparciu o
program ProMoS
Dla wyspecyfikowanych procesów określono między innymi:
r Cele
r Właściciela procesu;
r Elementy wejściowe;
r Elementy wyjściowe;
r Procesy wspomagające;
r Klientów procesu;
r Dokumenty związane;
r Zasoby;
r Zagrożenia;
r Działania prewencyjne;
r Procedury;
r wskaźniki procesu;
r metody pomiaru.
Dokumentacja systemu występuje w wersji elektronicznej i jest nadzorowana w systemie
ProMoS.
System zapewnia poprawność nadzorowania dokumentów, wprowadzania zmian,
zachowywania danych łącznie z okresem przechowywania, osobami odpowiedzialnymi,
miejscem przechowywania oraz dysponowaniem.
Główne źródła oddziaływania na środowisko to: odpady oraz ścieki komunalne.
2.2
Odpowiedzialność kierownictwa
2.2.1. Polityka i cele
W Valeo SEE obowiązuje Zintegrowana Polityka, aktualne wydanie z dnia 23.10.2007. Polityka
odnosi się między innymi do doskonalenia zintegrowanego systemu, spełniania wymagań,
ochrony zasobów naturalnych, redukcji zagrożeń, zapobiegania wypadkom i chorobom
zawodowym. Polityka została ogłoszona pracownikom i jest rozumiana przez pracowników.
Wynikające z polityki cele są jednoznaczne są sparametryzowane i przypisane do
poszczególnych procesów. Realizacja tych celów jest monitorowana i oceniana podczas
Przeglądu zarządzania, co udokumentowane jest zapisami.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
5/20
Polityka jest adekwatna do realizowanych procesów i ich celów spełniając tym samym
wymagania ISO 9001:2000, ISO 14001 i OHSAS 18001.
2.2.2 Przegląd zarządzania
Przeglądy realizowane są raz na miesiąc oraz półroczne. Ostatni przegląd przeprowadzono
05.02.2008r. Podczas przeglądu omówiono między innymi: realizację celów, reklamacje, wyniki
auditów, funkcjonowanie procesów i zgodność usług, działania korygujące i zapobiegawcze,
politykę, elementy doskonalenia, zmiany, wymagania prawne, efekty działalności
środowiskowej, komunikację, wyniki działalności BHP, zalecenia z poprzedniego przeglądu.
Ustalono działania, wyznaczono osoby odpowiedzialne za realizację tych działań oraz terminy
ich realizacji. Przegląd zarządzania spełnia wymagania ISO 9001:2000, ISO 14001 i OHSAS
18001.
2.2.3 Orientacja na klienta
Valeo SEE utrzymuje stały kontakt z klientami. Wszystkie wymagania klienta są analizowane
i komunikowane zainteresowanym osobom na roboczych spotkaniach. Cele określane przez
poszczególnych klientów są na realizowane i monitorowane oraz są tematem auditów
wewnętrznych i Przeglądu zarządzania. Cele ukierunkowane są na podnoszenie percepcji
obsługi klientów oraz są ambitne.
2.2.4 Wymagania prawne
Valeo SEE posiada aktualny wymagań prawnych. Wymagania prawne są okresowo
analizowane. Wymagania są przestrzegane.
2.2.5 Cele oparte na ocenie aspektów środowiskowych i wymaganiach prawnych
Cele ochrony środowiska zostały określone w odniesieniu do wybranych znaczących aspektów
środowiskowych. Cele na rok 2008 zostały zdefiniowane w dokumencie pt.: „Program
zarządzania środowiskowego i BHP. z dnia 19.12.2007 r. Ponadto w doniesieniu do aspektów,
których oddziaływanie na środowisko jest ograniczone limitami ilościowymi czy jakościowymi
zdefiniowanymi w zewnętrznych decyzjach administracyjnych (np. ilości wytwarzanych
odpadów), firma ustanowiła cele odpowiadające granicznym wartościom tych limitów
np.:zmniejszenie zużycia energii, ograniczenie ilości odpadów.
2.2.6. Cele oparte na identyfikacji zagrożeń i wymaganiach prawnych
Cele bezpieczeństwa i higieny pracy zostały określone w odniesieniu do wybranych zagrożeń.
Cele na rok 2008 zostały zdefiniowane w dokumencie pt.: „Program zarządzania
środowiskowego i BHP ” z dnia 19.12.2007 r.. Wszystkie zagrożenia występujące w firmie
zostały ocenione na poziomie ryzyka „małego”.
W ramach Programu i BHP wyznaczono 3 cele dotyczące zagrożeń bhp firmy w tym zero
wypadków.
Wszystkie działania ukierunkowane są na eliminację potencjalnych zagrożeń i eliminację
występujących
2.3
Efektywność i osiąganie celów
2.3.1 Satysfakcja klientów
Valeo SEE dokonuje oceny satysfakcji klienta 1 w roku. Ocena wykonywana jest przez
specjalistyczną firmę. Tematem oceny to:
- Terminowość;
- Ocena produktu;
- Skłonność polecania innym;
- Skłonność ponownego nabycia;
- Konkurencyjność.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
6/20
Wyniki oceny satysfakcji klienta są pozytywne.
2.3.2 Działania korygujące i zapobiegawcze
Działania korygujące podejmowane są po auditach wewnętrznych, reklamacjach,
powtarzających się niezgodnościach, przeglądach zarządzania.
Podejmowane działania są dokumentowane i nadzorowane zgodnie z obowiązującą
udokumentowaną procedurą.
Działania korygujące obejmują: przegląd niezgodności, przyczynę niezgodności, zakres
czynności, odpowiedzialnych, terminy realizacji. Skuteczność podejmowanych działań oceniana
jest bezpośrednio po realizacji oraz podczas auditów.
Dla problemów złożonych stosowana jest metoda 5 Way.
Działania zapobiegawcze podejmowane są między innymi w wyniku obserwacji/analizy: wyników
auditów, realizacji celów, przeglądów zarządzania, kosztów i ukierunkowane są na poprawę
zdolności procesów, oraz doskonalenie skuteczności systemu. Realizacja działań korygujących i
zapobiegawczych jest nadzorowana i jest tematem Przeglądu zarządzania.
2.3.3 Audity wewnętrzne
Zarządzanie auditami realizowane jest zgodnie z udokumentowaną procedurą. Zaprezentowano
realizację auditów zgodnie z rocznym planem. Realizowane są audity systemu i procesów.
Audity prowadzone są przez osoby posiadające stosowne kwalifikacje. Firma posiada dwóch
audytorów jakości, czterech audytorów BHP i środowiska. Zapisy z realizacji auditów zawierają
między innymi program auditu, auditowany proces, opis niezgodności. Wyniki auditów stanowią
podstawę do podejmowania działań korygujących oraz stanowią dane wejściowe do Przeglądu
Zarządzania.
2.3.4 Reklamacje
W przypadku wystąpienia reklamacji następuje jej rejestracja, analiza jej zasadności. W Valeo
SEE określono czas na udzielenie odpowiedzi na reklamację 48 godzin. Maksymalny czas
załatwienia reklamacji 14 dni. W wyniku reklamacji uruchamiane są działania korygujące.
Skarg stron zainteresowanych w 2007 roku nie odnotowano.
2.3.5 Ciągłe doskonalenie
W ramach procesu ciągłego doskonalenia opracowano cele na 2008 r uwzględniające elementy
do doskonalenia. Sprecyzowano zadania i odpowiedzialnych za realizację. W ramach
doskonalenia podejmowane są działania w zakresie BHP np.: zainstalowanie zabezpieczeń w
regałach do palet, w zakresie środowiska -zmniejszenie zużycia paliwa – program oszczędna
jazda.
2.4
System w praktyce, procesy
2.4.1 Świadomość i kompetencje pracowników
Odpowiedzialność i kompetencje zostały określone w „Zakresach Obowiązków” Określony jest
zakres kompetencji na poszczególne stanowiska.
Szkolenia realizowane są na podstawie rocznych planów, które obejmują szkolenia obligatoryjne
szkolenia z zakresu zarządzania jakością, BHP, środowiska, szkolenia specjalistyczne.
W firmie realizowane jest wg ustalonego planu i obejmuje następujące rodzaje szkoleń:
- instruktaż ogólny; BHP P.poż;
- instruktaż stanowiskowy;
- szkolenia po zmianie stanowiska pracy lub technologii;
- szkolenia okresowe.
W roku 2007 przeszkolono 96% pracowników realizując 2736 godzin szkoleniowych
i wykorzystując budżet 221 tys. zł. – przekroczono przyjęty w dniu 31.03.2007plan).
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
7/20
Personel którego praca ma wpływ na jakość jest informowany o konsekwencjach dla klienta
wewnętrznego oraz zewnętrznego.
2.4.2 Skuteczność szkoleń
Skuteczność szkoleń jest realizowana poprzez bieżące sprawdzanie nabytej wiedzy. Każdy
pracownik oceniany jest przez przełożonego w określonych odstępach czasu.
Przeprowadzona została ocena szkoleń za rok 2007 i omówiona w kierownictwie Spółki pod
kątem: możliwości wykonywania pracy przez pracowników, podniesienia kompetencji oraz
doskonalenia procesów i działań realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy
2.4.3.Skuteczność i nadzór nad procesami
Nadzorowanie skuteczności i efektywności procesów jest prowadzone przez:
właścicieli procesów w zakresie funkcjonowania procesów oraz podczas przeglądu zarządzania.
Stwierdzono wystarczające wyposażenie stanowisk pracy w instrukcje stanowiskowe.
Operacje usługowe realizowane są zgodnie z zasadami określonymi w instrukcjach
Skuteczność nadzorowania procesów była poddana ocenie podczas przeglądu zarządzania.
2.4.3.1 Budowanie oferty
Zasady postępowania zawarte są w karcie opisu procesu. Główny cel procesu: dostarczenie
informacji klientom o dostępnych produktach oraz zapewnienie możliwości realizacji
budżetowego obrotu i marży. Podstawowe czynności to aplikacja oferty produktowej Grupy
VALEO na rynki obsługiwane przez Spółkę. Prowadzone są analizy i kalkulacje cenowe
(np. arkusz ustalenia cen sprzęgła sam osobowego – 12.03.2008), a także budowana jest baza
zintegrowana – cennik dla poszczególnych produktów w układzie: kraj, eksport, „kraje
bałtyckie”. Wykorzystywana jest baza danych zamieszczona w programie SAP i tam również
wszystkie dane są aktualizowane. Wyniki działań zapisywane na dysku sieciowym z określonym
poziomem uprawnień dostępu. Dział IT wykonuje kopie zapasowe w ustalonych odstępach
czasu. Potwierdzenie działań związanych ze zmianą cenników odnotowywane jest również w
„karcie zmiany cennika” . Mierniki do oceny zapisane są w karcie opisu procesu. Komunikacja z
klientem i poznanie jego potrzeb i oczekiwań odbywa się podczas rozmów telefonicznych,
spotkań bezpośrednich oraz okresowej ankiety badania zadowolenia klienta.
Aspekty środowiskowe i zagrożenia związane z BHP są zidentyfikowane a opisy zawarte są w
systemie ProMoS; dostępne są również karty oceny ryzyka zawodowego, cele BHP i
środowiskowe.
2.4.3.2 Analiza popytu
Proces opisany w systemie ProMoS a jego właścicielem jest dyrektor marketingu. Cele procesu
zostały określone jako: zapewnienie dostępności produktów dla klienta (przewidywalność popytu
DP > 80%) oraz realizacja budżetu w zakresie sprzedaży.
Do działań operacyjnych w procesie wykorzystywany jest program elektroniczny Nskap
wspomagający dostęp do danych o tym co klient kupił w minionym okresie i co chcemy mu
obecnie sprzedać (np. dla chłodnic samochodowych wskaźnik DP w miesiącu lutym 2008
wyniósł 88%. Przyjęty cel jest bardzo ambitnym celem. Bardzo istotnym i ważnym narzędziem
wykorzystywanym w komunikacji wewnętrznej są codzienne spotkania, tzw. „5 minut” dla
omówienia wszystkich bieżących spraw realizowanych w dziale. Komunikacja obejmuje również
system wizualny: „kącik BHP i środowisko” oraz „jakość i 5S”. Cel środowiskowy realizowany
przez Kierownika działu dotyczy uzyskania w roku 2008 w stosunku do 2007 2% oszczędności
paliwa w samochodzie służbowym. Inne cele które określone są w zadaniach i celach
środowiskowych oraz BHP, to oszczędność energii, oszczędność papieru, segregowanie
odpadów biurowych, zbiórka zużytych baterii. Z poprawą BHP związany jest również
dostarczony przez Firmę MEDICAVER (obsługa zdrowotna Spółki VALEO) „przypominacz”
zainstalowany na każdym komputerze, informujący o konieczności przerwy w pracy
i wykonaniu kilku ćwiczeń relaksujących.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
8/20
2.4.3.3 Przyjmowanie i realizacja zamówień”
Właścicielem jest Dyrektor Administracji i Sprzedaży. Proces obejmuje organizowanie
i nadzorowanie operacyjne sprzedaży od chwili przyjęcia zamówienia od klienta, do
przygotowania towaru do wysyłki i faktury. Obejmuje również kontakt z klientem w sytuacjach
tego wymagających, np. niezgodności w dostawie, uszkodzenie dostawy. Kontakt realizowany
jest telefonicznie oraz e-mailem. Zamówienia klientów przyjmowane są przede wszystkim drogą
elektroniczną – 99%. Dla zamówień telefonicznych wymagane jest potwierdzenie pisemne.
Wykorzystywany w procesie jest program SAP. W przypadku zamówień wprowadzanych do
systemu SAP „ręcznie” (zamówienia faksowe, inne pisemne) wdrożona jest 2-pozioma
procedura sprawdzeń dla uniknięcia pomyłek. Dostawy do klientów realizowane są wg
ustalonego harmonogramu zapewniającego optymalizację kosztów transportu. Poprawność
prowadzenia procesu zweryfikowano analizując zamówienia: DAKOL – 8.10 2007 –
zrealizowane 10.10.2007 oraz HART – z 6.03.2008 – zrealizowane 7.03.2008. Archiwizowanie
zapisów (zamówień i specyfikacji do faktury) w wersji elektronicznej oraz wydruk z programu
przechowywany w teczce klienta (np. HART – 662, nr 12241646 – 6.03.08,
OR/909491/664,68/p.2 oraz OR/909492/79102,31/p.175 [nr SAP, wartość, ilość pozycji z
zamówienia]. Wykorzystywany jest również, skonfigurowany z SAP program magazynowy
INTERMAG. Wszystkie działania (karta opisu procesu, instrukcje, np: wystawiania faktur w
systemie SAP, wysyłka specyfikacji do magazynu, integracji klienta) zawarte są w systemie
ProMoS . Prowadzone są bieżące analizy wskaźników oceny procesu: procentowa ilość
zamówień przyjętych drogą e-mail: >=99%: luty 99,87%, styczeń 99.72%, luty 2007r. 98.9%;
ilość nieodebranych połączeń telefonicznych w ciągu miesiąca w dziale administracji
i sprzedaży.
Odniesienie do środowiska i BHP – wymagania prawne aktualne „dostarczane” są z działu HR.
Właściciel procesu posiada również dostęp do strony internetowej. Na bieżąco aktualizowane są
informacje na tablicy w „kąciku BHP i środowisko”. Ocenione i zakomunikowane jest ryzyko
zawodowe – karta oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach administracyjno-biurowych – z
dnia 07.01.2008r
2.4.3.4 Gospodarka magazynowa
Właścicielem jest Dyrektor logistyki. Postępowanie określone jest w opisie procesu.
Proces realizowany jest w lokalizacji Ozorków.
Celem procesu jest:
- zapewnienie odpowiedniego środowiska pracy,
- identyfikacja produktu i budowa fizycznego stanu magazynowego;
- realizacja zamówienia w określonym czasie.
Magazynowane produkty znajdują się w wyznaczonych miejscach na regałach są oznakowane.
Oznakowanie zapewnia identyfikowalność. Zapewniona jest zasada FIFO przy pomocy
programu informatycznego.
Aspekty środowiskowe i zagrożenia związane z BHP są zidentyfikowane. Identyfikacja i opisy
zawarte są w systemie ProMoS i są ogólnie dostępne.
Prowadzona jest selektywna zbiórka odpadów. Realizowane są codzienne audity
bezpieczeństwa przez kierownika oraz tygodniowe przez Dyrektora HR i Dyrektora
Generalnego.
2.4.3.5 Budowanie zasobów magazynowych
Właścicielem tego procesu jest Kierownik ds. zakupów.
Celem tego procesu jest:
- zapewnienie klientom dostępności produktów
- zapewnienie odpowiedniego zapasu magazynowego
- realizacja zakupów u kwalifikowanych dostawców.
Zakupy realizowane są w 95% od zakładów Valeo. Dokonywana jest okresowa ocena
dostawców przez przedstawicieli Grupy. Wyniki są dostępne na stronie intranetowej.
Dla pozostałych dostawców określone są kryteria wyboru i oceny przez Valeo lok. Warszawa.
Główne kryteria to jakość, terminowość, wymagania prawne, cena, dostępność produktu.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
9/20
Oferta zakupowa zawiera ok. 15 000 referencji. Planowanie zakupów realizowane jest w oparciu
o prognozy do 18 – tu miesięcznych oraz poprzez potwierdzone zamówienia na realizację
zakupu od jednego tygodnia do siedmiu.
W procesie tym realizowane są dwa główne cele:
- dostępność produktów;
- poziom zapasów.
Odniesienie do środowiska i BHP – wymagania prawne aktualne „dostarczane” są z działu HR.
Właściciel procesu posiada również dostęp do strony internetowej. Dokumenty środowiskowe i
BHP zawarte są w systemie ProMoS. Bieżące aktualne informacje są na tablicy w „kąciku BHP
i środowisko”. Ocenione i zakomunikowane ryzyko zawodowe – karta oceny ryzyka
zawodowego na stanowiskach administracyjno-biurowych – z dnia 07.01.2008r
2.4.3.6 Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie
Firma zdefiniowała potencjale sytuacje awaryjne, jakie mogą się zdarzyć (m. in.: wypadki przy
pracy, pożar, wycieki oleju, uszkodzenie sieci ciepłowniczej, awaria maszyn i urządzeń, itp.)
oraz opracowała procedury reagowania na nie. Procedury te są komunikowane pracownikom
poprzez szkolenia (np. użycie gaśnic, pierwsza pomoc) jak również poprzez publikacje instrukcji
reagowania w razie pożaru, wypadku przy pracy itp. Okresowo przeprowadza się próbne
ewakuacje personelu – potwierdzone protokołami ewakuacji z dn. 01.07.2008 r. (biura)
i z dn. 01.02.2008 (magazyn).
2.4.3.7 Sterowanie operacyjne
Firma steruje w zakresie swoich znaczących aspektów środowiskowych zgodnie z
obowiązującymi wymaganiami prawnymi, między innymi przekazuje odpady do utylizacji do
uprawnionych podmiotów zewnętrznych, co potwierdzono kopiami aktualnych pozwoleń na
wytwarzanie, transport i utylizację odpadów – w tym także niebezpiecznych.
Firma zapewnia swoim pracownikom środki ochrony zbiorowej i indywidualnej, w stosunku do
zidentyfikowanych zagrożeń. Firma posiada i stosuje procedury wprowadzania podwykonawców
i gości na swój teren oraz informowania ich o zagrożeniach. Firma przeprowadza kontrole bhp
korzystając z usług firmy „Aktyw”. Raporty z kontroli służą do opracowywania planów działań w
ramach procedury działań korygujących i zapobiegawczych.
Dyrektor HR nadzoruje również działania praktyczne związane z doskonaleniem
zintegrowanego systemu zarządzania, jak ewakuacja pracowników w związku z zagrożeniem
pożarem, szkoła bezpiecznej jazdy, czy też szkolenia osób z zakresu udzielania pierwszej
pomocy przedmedycznej.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
10/20
3
Wynik ekspertyzy
3.1
DIN EN ISO 9001:2000, lokalizacja Warszawa
Zakres obowiązywania certyfikatu:
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
11/20
3.2
DIN EN ISO 14001:2005 lokalizacja Warszawa
Zakres obowiązywania certyfikatu:
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
12/20
3.3
OHSAS 18001:2007, lokalizacja Warszawa
Zakres obowiązywania certyfikatu:
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
13/20
3.4
DIN EN ISO 9001:2000, lokalizacja Ozorków
Zakres obowiązywania certyfikatu:
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym z
funkcjami zarządczymi w lok. Warszawa
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
14/20
3.5
DIN EN ISO 14001:2005, lokalizacja Ozorków
Zakres obowiązywania certyfikatu:
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym z
funkcjami zarządczymi w lok. Warszawa
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
15/20
3.6
OHSAS 18001:2007, lokalizacja Ozorków
Zakres obowiązywania certyfikatu:
(Lokalizacje: patrz wzór certyfikatu)
Dystrybucja części samochodowych na rynku wtórnym z
funkcjami zarządczymi w lok. Warszawa
Branża (wg EA/IAF):
29
Wymagania zastosowanych wyłączeń:
7.3 –projektowanie i rozwój, 7.5.4 własność klienta, 7.6
nadzór nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów.
[Tylko w przypadku wyłączenia]:
nie mają wpływu
na zdolność lub odpowiedzialność
do dostarczenia wyrobów, które
spełniają wymagania klienta oraz
właściwe przepisy.
mają wpływ – patrz działania korygujące
[Tylko w przypadku podtrzymania lub wznowienia]:
efektywnie wdrożone
Stwierdzone działania korygujące z
poprzedniej oceny są:
nie efektywnie wdrożone
ocena nie ma zastosowania
Dokumentacja systemu zarządzania
przedsiębiorstwa jest:
odpowiednia
odpowiednia, ale wymaga doskonalenia
nieodpowiednia
System zarządzania jest skuteczny
i spełnia wymagania:
tak
tylko częściowo – patrz działania korygujące
nie – patrz działania korygujące
Liczba Planów działań korygujących:
Niezgodności krytyczne - 0
Niezgodności drobne - 0
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
16/20
4
Dane i zadania zawarte w ekspertyzie
4.1
Dane dotyczące umowy
Nazwa przedsiębiorstwa:
Valeo Service Eastern Europe Sp. z o o.
Adres (główny):
02-676 Warszawa, ul Postępu 13
Numer rejestracyjny:
399145
Numer rejestracyjny umowy:
2235
Data auditu:
10-12.03.2008
Ilość osobodni (PT):
3 PT ISO 14001, 1.25 PT ISO 9001, 2,75 PT OHSAS
18001,
Data analizy systemu:
07.02.2008
4.2
Partnerzy do rozmów
Dyrektor / Najwyższe kierownictwo:
Adam Borkowski
Telefon:
Fax:
E-mail:
022 543 43 22
022 543 43 03
[email protected]
Przedstawiciel kierownictwa:
Ewa Wawer-Modrakowska
Telefon:
E-mail:
606 402 872
[email protected]
Auditor wiodący:
Eugeniusz Potocki
Telefon:
Fax:
E-mail:
502 185 633
022 785 65 46
[email protected]
Koauditor
Dominik Wawrzyniak
Telefon
607 119 639
E-mail
[email protected]
Koauditor:
Kazimierz Adamaszek
Telefon:
E-mail:
600 228 098
[email protected]
Opieka ze strony DQS:
Barbara Zengel
Telefon:
Fax:
E-mail:
022 607 06 10
022 607 06 11
[email protected]
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
17/20
4.3
Auditowane lokalizacje i podstawa próbki
Stan rzeczywisty
Z tego w
rozmowach brało
udział
w%
Członkowie kierownictwa
6
6
100
Inni pracownicy
37
10
27
Lok. Warszawa
AZ 399145
Razem
43
16
Firma pracuje na jedną zmianę - auditowano jedną zmianę
Realizowane są funkcje zarządcze- zarządzanie, planowanie, HR, zakupy
37
Stan rzeczywisty
Z tego w
rozmowach brało
udział
w%
Członkowie kierownictwa
2
2
100
Inni pracownicy
13
8
61
Lok. Ozorków AZ 399146
Razem
15
10
Praca realizowana jest na 2 zmianach- auditowano 2 zmiany
Działalność: przyjmowanie produktów, magazynowanie, wydawanie.
4.4
66
Dane dotyczące auditu
Przebieg auditu:
Plan auditu został dotrzymany
Plan auditu został następująco zmieniony:
Działania korygujące podjęte podczas
auditu:
żadne
Stosowanie symboli i certyfikatów DQS
i IQNet jest zgodne.
tak
patrz plan(y) działań korygujących:
nie – patrz działania korygujące
nie ma jeszcze zastosowania
Spotkanie zamykające: (patrz lista uczestników)
podczas spotkania zamykającego, wyniki auditu zostały zaprezentowane, wytłumaczone oraz, jeśli było to
niezbędne, przedyskutowane. Działania korygujące zostały uzgodnione z odpowiedzialnymi osobami.
Dalsze kroki, takie jak przygotowanie i zwolnienie sprawozdania, zostały wyjaśnione.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
18/20
5
Dalsze postępowanie
5.1
Działania Valeo Service Estern Europe Sp. z o.o.
Działania korygujące:
działania korygujące nie są wymagane
zaplanowane działania korygujące będą wdrożone a
skuteczność wdrożenia zostanie zbadana w trakcie
ekspertyzy dodatkowej.
Potencjały doskonalenia:
5.2
Zidentyfikowane potencjały doskonalenia będą ocenione
wewnętrznie i włączone do procesu ciągłego
doskonalenia.
Działania ze strony DQS
Rodzaj następnej ekspertyzy:
Ekspertyza podtrzymująca
Ekspertyza wznawiająca
Inna ekspertyza
Termin następnej ekspertyzy:
Planowany termin następnej ekspertyzy
Data: 09-10. 03. 2009
ilość osobodni: 3
ilość auditorów: 2
Lokalizacje objęte ekspertyzą:
Główny nacisk będzie położony na
następujące tematy:
Doskonalenie zintegrowanego systemu
Planowanie auditu:
Auditor wiodący uzgodni z firmą i z DQS, na ok. sześć tygodni przed auditem dokładny plan ekspertyzy.
Dane podstawowe uległy zmianie:
nie
tak, ilość pracowników:
tak, nazwisko pełnomocnika:
tak, dane do kontaktu pełnomocnika:
tak, zakres certyfikacji:
tak, adresu lokalizacji:
tak, inne:
szczegóły zostały podane w dodatkowych uwagach.
Życzenia klienta:
informacje o:
oferta na:
kontakt z osobą odpowiedzialną w DQS
Dodatkowe uwagi:
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
19/20
6
Załączniki
Tylko dla wewnętrznego użytku DQS:
Plan(y) działań korygujących [jeśli wymagane]
Dane podstawowe
Ilość:
(P)
Dane podstawowe - specyficzne [jeśli wymagane]
Ilość:2
Ilość:
Plan auditu
(P)
Ilość:1
Plan badań (dla każdego standardu)
(P)
Ilość:6
Zapisy / Protokół z auditu
(P)
Ilość:3
(P)
Ilość:1
Inne wymagane dokumenty [jeśli wymagane]
Lista uczestników – Spotkanie zamykające
Zamówienie na certyfikaty [jeśli wymagane]
Ilość:2
Inne
(P) : W ymagany dokument, musi być zawsze załączony
Sprawozdanie sporządził 16.03.2008,
Poprawki naniesione w dniu 29.03.2008
Eugeniusz Potocki, auditor wiodący
Sprawozdanie zostało sprawdzone i zwolnione
DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen
DQS Polska sp. z o.o.
10.04.2008
Data
merytoryczne sprawdzenie przez DQS
Poufność
Treść niniejszego sprawozdania i wszystkie informacje o przedsiębiorstwie zebrane w związku
z przeprowadzonym auditem zostaną zgodnie z umową zachowane w tajemnicy przez członków zespołu
auditorów i przez DQS.
Rozdzielnik
DQS
Valeo SEE Sp. z o.o.
Valeo SEE Sp. z o.o..
AZ399145/ 399146 / 2235
20/20