Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na organizacji 2 dwudniowych
konferencji/ spotkań. Zamówienie jest podzielone na 2 części (każda obejmuje organizację
1 dwudniowej konferencji).
Usługa obejmuje (w odniesieniu do obydwu części):
I.
Zapewnienie sali konferencyjnej
II.
Zapewnienie całodziennego serwisu kawowego i obiadu
III.
Zapewnienie tłumacza języka angielskiego
Ad. I. Sala konferencyjna
Wykonawca zapewni salę konferencyjną dostosowaną do liczby uczestników wraz
z odpowiednim sprzętem technicznym. Wyposażenie sali konferencyjnej będzie obejmować
min.:
stół prezydialny - w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz
na salę;
stoły oraz miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby uczestników,
ustawienie w podkowę (inny sposób ustawienia wymaga zgody zamawiającego);
klimatyzację;
sprzęt
techniczny
m.in.:
rzutnik
multimedialny
zapewniający
wizualizację
na 2 ekranach, z możliwością podłączenia 2 komputerów jednocześnie; 2 ekrany;
nagłośnienie – min. 1 mikrofon bezprzewodowy na 5 uczestników a przy stole
prezydialnym 1 mikrofon na 2 osoby; komputer z możliwością wyświetlania
prezentacji; dostęp do internetu bezprzewodowego; możliwość podłączenia laptopów
na
stołach
w sali; urządzenia do rejestracji dźwięku – system nagłośnieniowy musi posiadać
możliwość nagrywania dźwięku - wykonawca nagra posiedzenie na karcie SD
i przekaże zamawiającemu, uwaga: sprzęt techniczny musi być podłączony
i w pełni funkcjonalny min. godzinę przed rozpoczęciem spotkania;
zapewnienie obsługi technicznej.
1
Ad. II. Wyżywienie (całodzienny serwis kawowy oraz obiad)
Wykonawca zapewni wyżywienie wraz z obsługą kelnerską. Wszystkie posiłki muszą być
świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi. Posiłki będą serwowane estetycznie
(nie dopuszcza się stosowania naczyń jednorazowych).
W ramach realizacji usługi wykonawca zapewni całodzienny serwis kawowy, wodę
mineralną na sali oraz obiad. Wszystkie posiłki będą uzupełniane na bieżąco. Wykonawca
przekaże zamawiającemu jadłospis min. na 2 dni przed terminem spotkania. W przypadku
uwag zamawiającego, wykonawca będzie zobligowany do ich uwzględnienia.
Posiłki spełniają wymagania:
Całodzienny
serwis
kawowy:
zorganizowany
bezpośrednio
w
sąsiedztwie
sali
konferencyjnej, dostępny min. 30 minut przed rozpoczęciem spotkania. Serwis obejmuje:
świeżo parzoną kawę z ekspresu, herbatę (min. 4 rodzaje herbat w torebkach), wodę
w warnikach, mleko do kawy, cukier, słodzik, cytrynę;
soki owocowe (min. 2 rodzaje) w dzbankach;
wodę gazowaną i niegazowaną;
świeże owoce (min. 2 rodzaje), ciasteczka.
Obiad: podany w sali ze stołami i miejscami siedzącymi. Sala będzie przeznaczona
wyłącznie dla uczestników spotkania lub z miejscami dla nich zarezerwowanymi. Sala, w
której będzie podawany obiad, będzie znajdować się w tym samym budynku co sala
konferencyjna. Obiad będzie serwowany w formie szwedzkiego stołu. Menu według menu
hotelowego na dany dzień. Obiad będzie się składał z pierwszego i drugiego dania.
Zamawiający wymaga, aby w menu było także danie wegetariańskie. Wykonawca
przedstawi zamawiającemu propozycje menu do uzgodnienia.
Ad. III Zapewnienie tłumacza
Wykonawca zapewni na posiedzeniu tłumaczenie ustne, konsekutywne (tłumaczenie
szeptane) z języka angielskiego na polski i z polskiego na angielski. Zamawiający wymaga
aby tłumacz/ tłumacze posiadali doświadczenie w tłumaczeniu konsekutywnym w wymiarze
min. 50 godzin. Zamawiający zastrzega, że może odstąpić od udziału tłumacza
w poszczególnych dniach spotkania (na obecnym etapie postępowania nie jest w stanie
określić konieczności tłumaczenia). W przypadku nieobecności tłumacza, wynagrodzenie
wykonawcy zostanie pomniejszone o koszt ww. usługi wskazany w ofercie wykonawcy.
Szacuje się, że średni czas spotkania (w jednym dniu) wyniesie 7 godzin.
2
2. Termin realizacji zamówienia
Zamawiający zakłada, że spotkania odbędą się w następujących terminach:
Część I 16 – 17 maja br.
Część II 13 – 14 czerwca br.
Zamawiający zastrzega, że ww. terminy mogą ulec zmianie. Ostateczny termin zostanie
wykonawcy podany min. 5 dni przez planowanym spotkaniem.
3. Liczba uczestników.
Zamawiający zakłada udział w spotkaniach po 100 osób (każdego dnia). Liczba ta może ulec
zmianie. Zamawiający przekaże wykonawcy informację o ilości uczestników każdego
ze spotkań najpóźniej na 3 dni przed ww. spotkaniami.
4. Lokalizacja i wymagania dotyczące obiektu.
Zamawiający wymaga, aby każde ze spotkań odbywało się w centrum konferencyjnym lub
hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym (w przypadku hotelu) lub odpowiadającym
standardem hotelom co najmniej 3-gwazdkowym - w przypadku obiektu innego niż hotel.
Obiekt, w którym będą odbywać się spotkania musi być zlokalizowany w Warszawie
w odległości max. 3 km od Dworca Centralnego (trasa liczona jako najkrótsza trasa
dojazdowa samochodem drogą publiczną według mapy Google). W przypadku konieczności
dojazdu komunikacją miejską wymagane jest bezpośrednie połączenie spod Dworca
Centralnego. Organizacja spotkania w obiekcie oddalonym o więcej niż 3 km od Dworca
Centralnego jest dopuszczona tylko za zgodą zamawiającego. Obiekt musi być
przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
5. Płatność.
Płatność będzie dokonana w oparciu o koszty zmienne, uzależnione od liczby uczestników
spotkania (wyżywienie), obecności tłumacza oraz koszty stałe, niezwiązane z liczbą
uczestników. Rozliczenie kosztów będzie sporządzone w oparciu o liczbę uczestników,
o której mowa w pkt 3 - w zakresie kosztów zmiennych oraz świadczenie usługi tłumaczenia.
Koszt wynajęcia sali pozostaje niezmienny.
3
6. Informacje i wymagania dodatkowe.
Wykonawca ma obowiązek oznakowania miejsca świadczenia usługi zgodnie z wytycznymi
zamawiającego przekazanymi po podpisaniu umowy.
Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia osobę, czuwającą i odpowiedzialną
za prawidłowy jej przebieg oraz kontakt z przedstawicielami zamawiającego. Osoba ta
będzie obecna w miejscu realizacji usługi.
Zamawiający zakłada, że koszt wyżywienia będzie kształtował się następująco:
−
serwis kawowy – 15,00 zł za osobę,
−
obiad – 40,00 zł za osobę.
4