regulamin organizacyjny
Transkrypt
regulamin organizacyjny
REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ - KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ w TORUNIU (tekst jednolity) Toruń 2009 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE §1 Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu, zwany dalej „regulaminem" określa: 1. Zasady tworzenia, przekształcania i likwidacji oraz organizacji i podporządkowania jednostek organizacyjnych; 2. Zasady funkcjonowania jednostek organizacyjnych; 3. Zasady kierowania jednostkami organizacyjnymi; 4. Zasady sprawowania nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi. §2 1. Struktura organizacyjna Książnicy składa się z działów, sekcji, filii oraz samodzielnych sekcji i samodzielnych stanowisk pracy. 2. Jednostki organizacyjne można tworzyć, jeżeli są spełnione następujące przesłanki: 1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie uzasadnione, 2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników i podporządkowania ich bezpośrednio jednemu przełożonemu. 2 ZASADY ORGANIZACJI WEWNĘTRZNEJ §3 1. Jednostkami organizacyjnymi Książnicy w Toruniu są: 1) Działy 2) Sekcje 3) Filie 2. W skład struktury organizacyjnej wchodzą również samodzielne sekcje i samodzielne stanowiska pracy. §4 1. Dział jest podstawową jednostką organizacyjną, do której należy wykonywanie zadań związanych z działalnością merytoryczną i administracyjną, zgodnie z określoną misją i kompetencjami. 2. Dział jest tworzony, przekształcany i likwidowany zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu 3. Utworzenie działu jest dopuszczalne, jeżeli realizacja jego zakresu działalności wymaga zatrudnienia w nim, co najmniej 3 pracowników. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach można utworzyć dział z pominięciem warunku określonego w ust. 3. §5 1. Dział składa się ze stanowisk pracy. 2. Dział może dzielić się na sekcje, albo na sekcje i stanowiska pracy. 3. W dziale mogą być utworzone sekcje, jeżeli realizacja jego zakresu działania wymaga organizacyjnego wyodrębnienia w dziale, co najmniej 2 pracowników i podporządkowania ich bezpośrednio kierownikowi sekcji. §6 1. Sekcja jest wewnętrzną jednostką organizacyjną działu o określonych kompetencjach. 2. Sekcja jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu. 3. Sekcja składa się ze stanowisk pracy. §7 Samodzielna sekcja i samodzielne stanowisko pracy jest tworzone, przekształcane i likwidowane zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu. 3 §8 Filia biblioteczna jest jednostką organizacyjną Książnicy zlokalizowaną poza jej siedzibą główną. §9 Filia jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z postanowieniami odpowiednich aktów prawnych. § 10 1. Filia biblioteczna składa się ze stanowisk pracy. 2. Filia może składać się z oddziałów, lub oddziałów i stanowisk pracy. 4 ZASADY FUNKCJONOWANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ – KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ W TORUNIU § 11 1. Podstawowym zadaniem jednostek organizacyjnych Książnicy jest realizacja zadań odpowiednio do zakresów działania i udzielonych kompetencji. 2. Zakresy działania poszczególnych jednostek organizacyjnych określa się zarządzeniami dotyczącymi ich utworzenia albo przekształcenia. 3. Dyrektor może doraźnie ustalać dla określonej jednostki organizacyjnej dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w jej zakresie działania. § 12 Realizując przypisane im zadania, kierownicy jednostek organizacyjnych są obowiązani ściśle współpracować ze sobą w sposób zapewniający wykonanie zadania, w tym poprzez uzgodnienia, konsultacje, opinie, wyjaśnienia, udostępnianie danych i materiałów oraz wspólne prowadzenie prac nad określonymi zadaniami. § 13 1. Do wykonania zadania wykraczającego poza zakres działania jednostki organizacyjnej lub związanego z zakresami kilku jednostek, można powołać zespół składający się z pracowników Książnicy Kopernikańskiej i wyznaczyć kierującego zespołem, zadania zespołu i termin ich wykonania. 2. Osoba powołana do kierowania zespołem, o którym mowa w ust. 1, pełni funkcję przełożonego funkcjonalnego w stosunku do jego członków w zakresie wykonywania przez nich prac w ramach zespołu. 3. Zespół i jego kierownika powołuje Dyrektor. § 14 1. Wszyscy pracownicy Książnicy obowiązani są przede wszystkim: 1) wykazywać się kreatywnością i kompetencjami zawodowymi zgodnymi z przydzielonymi im zadaniami, przejawiać inicjatywę w zakresie realizacji zadań określonych w zakresach czynności oraz wnikliwie, szybko i profesjonalnie wykonywać przydzielone prace, 2) wykonywać polecenia służbowe przełożonych, 3) znać przepisy i normy dotyczące wykonywanych prac i ich przestrzegać, 4) pogłębiać wiedzę niezbędną do wykonywania prac, podnosić kwalifikacje zawodowe, jakość wykonywanej pracy, a także usprawniać sposób jej wykonywania, 5) przestrzegać ustalonych zasad organizacji pracy i trybu postępowania, 6) przestrzegać porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż., 7) dbać o mienie Książnicy, 8) współdziałać między sobą i udzielać pomocy w wykonywaniu zadań. 5 2. Bezpośredni przełożony służbowy przydziela pracownikowi szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania. 3. Przełożony może polecić pracownikowi wykonanie prac nie wymienionych w jego zakresie czynności, o ile pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania. § 15 1. W celu zapewnienia sprawnego wykonania zadań, stosuje się zasadę automatycznego zastępstwa nieobecnych. 2. W zakresach czynności wyznacza się wzajemne zastępstwo pracowników na wypadek nieobecności. 6 TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW ADMINISTRACYJNYCH § 16 Wszelkie sprawy administracyjne załatwiane są drogą służbową, tzn. poprzez bezpośredniego przełożonego. § 17 1. Dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektorowi wymagają zaakceptowania przez kierownika jednostki, w której zostały przygotowane. 2. Dokumenty, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku pracy oraz umowy, których realizacja pociąga za sobą zobowiązania finansowe wymagają zaopiniowania pod względem prawnym. 3. Dokumenty, z których wynikają dla Książnicy zobowiązania finansowe, są podpisywane przez: a. Dyrektora - pod względem merytorycznym, b. Głównego Księgowego - pod względem finansowym. 4. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są: a. pisma kierowane do organów administracji publicznej, organizacji społecznych i politycznych, b. wewnętrzne akty prawne, c. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Książnicy. 5. Inne pisma kierowane na zewnątrz Biblioteki mogą podpisywać zastępcy Dyrektora. 7 ZASADY KIEROWANIA WOJEWÓDZKĄ BIBLIOTEKĄ PUBLICZNĄ – KSIĄŻNICĄ KOPERNIKAŃSKĄ W TORUNIU § 18 Książnicą kieruje jednoosobowo i bezpośrednio Dyrektor przy pomocy zastępców oraz za pośrednictwem kierowników jednostek organizacyjnych. § 19 1. Do zakresu działania Dyrektora należy: a. kierowanie działalnością Książnicy, b. prowadzenie gospodarki finansowej, c. zarządzanie mieniem Książnicy. 2. Dyrektor reprezentuje Książnicę na zewnątrz. 3. Dyrektor wydaje zarządzenia, podejmuje decyzje, zawiera umowy i porozumienia, podpisuje wewnętrzne akty prawne, dokumenty i pisma. § 20 1. Wszystkie jednostki Książnicy są organizacyjnie podporządkowane Dyrektorowi. 2. W zakresie organizacji struktury Książnicy Dyrektor w szczególności: a. dokonuje zmian organizacyjnych w strukturze Książnicy zgodnie z zasadami i w trybie określonym w Statucie i niniejszym regulaminie, b. ustala lokalizację, wielkość obsady osobowej i rodzaje stanowisk w jednostkach organizacyjnych, c. powołuje zespoły do wykonywania zadań wykraczających poza rzeczowy zakres działania jednej jednostki lub związanych z zakresami kilku jednostek. § 21 1. W zakresie funkcjonowania jednostek organizacyjnych Dyrektor w szczególności: a. w porozumieniu z kierownikami planuje, organizuje, koordynuje i kontroluje ich działalność, b. wydaje instrukcje i wytyczne dotyczące realizacji zadań, c. przydziela jednostkom zadania oraz ustala terminy ich realizacji, d. ustala doraźnie dla jednostek organizacyjnych dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w ich zakresach działania, e. rozstrzyga spory powstałe między kierownikami jednostek, f. podejmuje działania w celu wyegzekwowania realizacji zaleceń pokontrolnych dotyczących funkcjonowania Książnicy, g. zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz właściwe zabezpieczenie ppoż. i ochrony mienia. 8 § 22 1. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Książnicy. 2. Dyrektor jest bezpośrednim przełożonym służbowym: a. zastępców Dyrektora, b. głównego księgowego, c. kierowników działów, d. kierowników samodzielnych sekcji, e. osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy. § 23 1. Do Dyrektora jako bezpośredniego przełożonego służbowego, należy w szczególności: a. zatrudnianie i zwalnianie pracowników, ocenianie, nagradzanie, awansowanie i przeszeregowywanie oraz karanie, b. premiowanie, c. ustalanie zakresów czynności, d. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach czynności lub poleceń wykonania konkretnych zadań należących do ich zakresów czynności, e. uchylanie lub zmiana poleceń i innych decyzji, f. udzielanie urlopów i zwolnień dla załatwienia spraw osobistych, wymagających załatwienia w godzinach pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy lub spóźnień do pracy, delegowanie w podróże służbowe, g. rozpatrywanie odwołań pracownika od poleceń i innych decyzji jego bezpośredniego przełożonego służbowego. § 24 1. W zakresie gospodarki finansowej do Dyrektora należy w szczególności: a. gospodarowanie środkami finansowymi przydzielonymi Książnicy, b. zatwierdzanie planu rzeczowo - finansowego Książnicy, c. zatwierdzanie planu działalności socjalnej, d. nadzór nad gospodarowaniem środkami finansowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów rzeczowych oraz kosztów eksploatacji i konserwacji obiektów i urządzeń. 2. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na płace polega na dysponowaniu przez Dyrektora funduszami: wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, premiowym, nagród pracowników. 3. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 1, polega na decydowaniu przez Dyrektora o wydatkach na dostawy, roboty i usługi. 9 § 25 W zakresie zarządzania mieniem do Dyrektora należy w szczególności: 1. zatwierdzanie planu remontów i inwestycji, 2. nadzorowanie wykonania planu remontów i inwestycji, 3. organizacja ochrony i zabezpieczenia mienia Książnicy, 4. zapewnienie warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowej, 5. zapewnienie prowadzenia prawidłowej gospodarki majątkowej Książnicy. ochrony § 26 1. Dyrektor działa przy pomocy zastępców. 2. Zastępcy Dyrektora podlegają służbowo Dyrektorowi Książnicy. 3. Zastępców Dyrektora powołuje i odwołuje Dyrektor Książnicy. § 27 1. Do zastępców Dyrektora należy: a. prowadzenie spraw określonych przez Dyrektora, a stanowiących rzeczowy zakres działania zastępcy, b. sprawowanie merytorycznego nadzoru nad działalnością jednostek organizacyjnych, wchodzących w skład pionu zarządzania podległego zastępcy, c. zastępowanie Dyrektora w sprawach przez niego określonych. 2. Zastępca może zostać upoważniony przez Dyrektora do: a. występowania na zewnątrz i reprezentowania Książnicy w stosunkach z podmiotami gospodarczymi, organami administracji publicznej oraz innymi podmiotami w sprawach objętych jego rzeczowym zakresem działania, b. podejmowania określonych decyzji i podpisywania pism w sprawach objętych jego rzeczowym zakresem działania. § 28 Zastępcy Dyrektora odpowiadają przed Dyrektorem za wszystkie swoje działania oraz zaniechania w sprawach objętych jego zakresem czynności. § 29 Główny Księgowy podlega służbowo Dyrektorowi. § 30 1. Do Głównego Księgowego należy: a. opracowywanie projektu planu rzeczowo - finansowego Książnicy oraz 10 rocznego sprawozdania z jego wykonania, b. kontrolowanie wykonania planu rzeczowo - finansowego w zakresie finansowym, c. przestrzeganie dyscypliny budżetowej, d. prowadzenie rachunkowości Książnicy, e. kontrolowanie wydatkowania środków finansowych, f. zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłat zobowiązań, g. zapewnianie przestrzegania zasad rozliczeń pieniężnych, h. informowanie Dyrektora o stanie środków finansowych Książnicy, i. przeprowadzanie okresowych analiz ekonomicznych dotyczących gospodarowania środkami finansowymi, j. wykonywalne innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów o głównych księgowych. 2. Główny Księgowy jest bezpośrednio odpowiedzialny za działalność Działu FinansowoKsięgowego. § 31 1. Za prawidłowe funkcjonowanie jednostki organizacyjnej odpowiada jej kierownik, powoływany na to stanowisko przez Dyrektora Książnicy. 2. W sprawach funkcjonowania jednostki organizacyjnej do jej kierownika należy kierowanie działalnością tej jednostki i zapewnienie realizacji zadań wchodzących w rzeczowy zakres działania, a w szczególności: a. planowanie, organizowanie, koordynowanie i kontrola jakości i terminowości pracy, b. instruowanie pracowników o sposobie wykonania zadań, c. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach czynności, d. zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz właściwego zabezpieczenia przeciwpożarowego, e. zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej i bhp, f. zapewnienie ochrony powierzonego mienia, g. organizowanie współpracy z innymi jednostkami. 3. W sprawach organizacji jednostki, do jej kierownika należy: a. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach pracowników jednostki, dotyczących: urlopów, premiowania, delegowania w podróże służbowe, ustalania zakresów czynności poszczególnych pracowników. b. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach: organizacji jednostki, zatrudniania i zwalniania pracowników, nagradzania, awansowania oraz karania, związanych z BHP i ppoż. c. przedkładanie Dyrektorowi opinii o pracownikach podlegających okresowym ocenom. 4. Szczegółowe zakresy czynności kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych 11 ustala Dyrektor. § 32 Kierownika jednostki organizacyjnej zastępuje osoba zatwierdzona do pełnienia tej funkcji przez Dyrektora na wniosek właściwego kierownika. Zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności należące do właściwości kierownika. 12 PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE § 33 Ogólny schemat organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Kopernikańskiej w Toruniu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. - Książnicy § 34 Traci moc dotychczas obowiązujący regulamin organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu z dnia 30 marca 2006 r. 13 Załącznik nr 1 Schemat organizacyjny oraz zakresy kompetencji jednostek organizacyjnych Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu I. Pion finansowo-zarządczy 1. Dział Finansowo-Księgowy, 2. Radca prawny, 3. Samodzielne stanowisko ds. osobowych i socjalnych, 4. Samodzielna Sekcja ds. BHP i Ppoż., 5. Samodzielne stanowisko ds. OC i ochrony danych osobowych, 6. Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych, 7. Dział Kontroli i Analiz, 8. Archiwum zakładowe. II. Pion merytoryczny 1. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych, 2. Dział Wydawnictw Ciągłych, 3. Dział Udostępniania Zbiorów, 4. Dział Zbiorów Specjalnych, 5. Dział Informacyjno-Bibliograficzny, 6. Dział Współpracy i Promocji wraz z siecią filii bibliotecznych, 7. Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych. III.Pion zarządzania infrastrukturą 1. Dział Administracyjno-Eksploatacyjny, 2. Dział Ochrony Zbiorów, 3. Dział Informatyczny. 14 1. Pion finansowo-zarządczy Dział Finansowo-Księgowy Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Prowadzenie gospodarki finansowej Książnicy zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami prawnymi; 2. Kontrolowanie wykorzystania środków finansowych przez jednostki organizacyjne; 3. Prowadzenie gospodarki kasowej w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 4. Sprawowanie nadzoru nad terminowym rozliczeniem należności pieniężnych; 5. Bieżące księgowanie wszystkich dokonywanych przez Książnicę operacji finansowych; 6. Prowadzenie ewidencji księgowej z zastosowaniem prawidłowej techniki księgowości; 7. Bieżące ustalania: a. stanu majątku Książnicy, b. ponoszonych kosztów, osiąganych dochodów oraz wyniku finansowego; 8. Sprawdzanie prawidłowości i kompletności dokumentów potwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczych i stanowiących dowody księgowe oraz sprawdzanie ich pod względem formalnym i rachunkowym; 9. Wycenianie arkuszy spisowych i ustalanie różnic inwentaryzacyjnych; 10. Przeprowadzanie analiz kosztów działalności Książnicy i wyników finansowych ogółem i na poszczególne rodzaje działalności; 11. Sporządzanie sprawozdań finansowych w terminach wynikających z odpowiednich przepisów oraz dokonywanie zamknięcia zapisów księgowych na koniec okresu sprawozdawczego; 12. Przeprowadzanie wszelkich rozliczeń płacowych wynikających ze stosunku pracy, umów zlecenia i umów o dzieło; 13. Prawidłowe i terminowe dokonywanie wypłat wynagrodzeń, świadczeń i innych należności; 14. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z ZUS składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz składek na Fundusz Pracy; 15. Bieżące analizowanie wykorzystania budżetu Książnicy; 16. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatków i innych zobowiązań publiczno-prawnych; 17. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Radca prawny Do zadań Radcy w szczególności należy: 1. Udzielanie porad prawnych, 2. Sporządzanie opinii prawnych, 3. Opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Książnicy, 4. Opracowywanie projektów umów oraz opiniowanie umów podpisywanych, 5. Występowanie przed sądami i urzędami, 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielne stanowisko d/s osobowych i socjalnych Do zadań jednostki w szczególności należy: 1. Zapewnienie realizacji ustalonej polityki kadrowej oraz inicjowanie niezbędnych 15 działań w tym zakresie. 2. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Książnicy, a w szczególności związanych z: a. nawiązywaniem stosunku pracy, b. rozwiązywaniem stosunku pracy, c. wynagradzaniem, awansowaniem, przeszeregowywaniem itp., d. nagrodami jubileuszowymi, e. nagrodami z zakładowego funduszu nagród, f. absencją pracowników, g. sporządzaniem wszelkiej dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy. 3. Współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych w organizowaniu kontroli i kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy. 4. Czuwanie nad prawidłową realizacją przepisów Kodeksu pracy i jego aktów wykonawczych oraz innych przepisów określających prawa i obowiązki pracownika. 5. Współdziałanie w realizacji polityki płacowej w zakresie dysponowania funduszem płac, ustalania zasad wynagradzania i określanie indywidualnego zaszeregowania pracowników w ramach posiadanych środków. 6. Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników w zakresie: 7. kierowania na wstępne i okresowe badania lekarskie, 8. zatrudnianie pracowników zgodnie z zaleceniami lekarza. 9. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Książnicy. 10. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielna Sekcja d/s BHP i Ppoż. Do zadań tej jednostki organizacyjnej należy w szczególności: 1. Prowadzenie bieżących i okresowych przeglądów BHP i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2. Prowadzenie szkoleń okresowych i wstępnych nowo zatrudnionych pracowników; 3. Prowadzenie dokumentacji przeprowadzonych szkoleń i kontroli; 4. Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy i istniejących chorób zawodowych; 5. Wnioskowanie do Dyrektora o podjecie wszelkich działań prowadzących do osiągnięcia zadowalającego stanu bezpieczeństwa we wszystkich obiektach będących własnością Książnicy; 6. Opiniowanie projektów remontów i modernizacji infrastruktury; 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielne stanowisko ds. Obrony Cywilnej i ochrony danych osobowych Zadania jednostki to w szczególności: 1. Opracowanie i aktualizacja planów ochrony i obrony pracowników Książnicy oraz zgromadzonych w jej pomieszczeniach zasobów, a także ewakuacji na wypadek stanu klęski żywiołowej lub stanu wyższej konieczności; 2. Utrzymywanie stałej łączności z Wydziałem Ochrony Ludności i Centrum Zarządzania Kryzysowego; 3. Prowadzenie szkoleń pracowników; 4. Koordynowanie wszelkich spraw związanych z ochroną ludzi i mienia na terenie jednostek Książnicy; 5. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz informacjami mającymi klauzulę tajności lub poufności; 16 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych Zadania jednostki to w szczególności nadzór nad prawidłowością procedur związanych z przekazaniem i przechowywaniem informacji niejawnych. Dział Kontroli i Analiz Dział powołany został do prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontroli materiałów bibliotecznych oraz innych składników majątkowych znajdujących się w dyspozycji Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu oraz zapewnienia należytego prowadzenia właściwej gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi Książnicy. Dział składa się z dwóch sekcji: •Sekcji Kontroli; •Sekcji Analiz. Do zadań Sekcji Kontroli w szczególności należy: 1.Prowadzenie stałej kontroli materiałów bibliotecznych, w tym: a. opracowywanie rocznych planów inwentaryzacji w Bibliotece Głównej i w bibliotekach filialnych, b. stwierdzanie zgodności stanu faktycznego księgozbioru z zapisami inwentarzowymi, c. sporządzanie wykazów braków względnych i bezwzględnych, d. sporządzanie z przeprowadzonych kontroli protokołów zgodnych z właściwymi przepisami, e. wyjaśnianie stwierdzonych niezgodności dotyczących poprawności zapisu inwentarzowego. 2.Organizowanie i przeprowadzanie kontroli stanu majątku WBP-KK zgodnie z przepisami, przyjętym planem lub na polecenie Dyrektora, w tym: a. Stwierdzanie zgodności faktycznego stanu wyposażenia i materiałów z zapisami inwentarzowymi, b. Wyjaśnianie niezgodności dotyczących poprawności zapisu inwentarzowego. 3.Prowadzenie dokumentacji prowadzonych kontroli. Do zadań Sekcji Analiz należy w szczególności: 1.Opracowywanie zbiorczych sprawozdań, raportów i zestawień dotyczących działalności komórek organizacyjnych; 2.Kontrola realizacji i zgodności z aktualnym stanem prawnym zarządzeń, instrukcji i procedur obowiązujących w WBP-KK oraz inicjowanie ich dostosowania do aktualnego stanu prawnego; 3.Proponowanie zapisów aktualizujących Strategię Rozwoju Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu; 4.Przygotowywanie i okresowe przedstawianie Dyrektorowi wniosków i analiz w odniesieniu do działalności instytucji; 5.Prowadzenie zestawień realizowanych i zakończonych projektów; 6.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Archiwum Zakładowe Zadania jednostki to w szczególności: 1. Zabezpieczenie fizyczne materiałów archiwalnych; 2. Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w celu gromadzenia i 17 opracowania dokumentacji działalności Książnicy; 3. Przekazywanie materiałów do Archiwum Państwowego w terminach i trybie określonych w Ustawie o archiwach; 4. Współpraca przy aktualizacji instrukcji kancelaryjnej; 5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. 2. Pion merytoryczny Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych Został powołany do gromadzenia i opracowania zbiorów nowych Książnicy. Dział składa się z dwóch sekcji: 1. Sekcji Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów, 2. Sekcji Opracowania Zbiorów. Sekcja Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów jest odpowiedzialna za realizację ustalonego profilu gromadzenia zbiorów. Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy: 1. Monitorowanie rynku wydawniczego; 2. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur zakupu książek; 3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających materiałów bibliotecznych; 4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków; 5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków; 6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej ewidencji zbiorów z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej; 7. Ewidencja dubletów i druków zbędnych; 8. Prowadzenie wymiany międzybibliotecznej; 9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Sekcja Opracowania Zbiorów jest odpowiedzialna za utrzymywanie systemu informacyjnowyszukiwawczego posiadanych przez Książnicę zbiorów. Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy: 1. Opracowywanie formalne, zgodnie z przyjętymi standardami, wszystkich wpływających do Książnicy zbiorów zwartych nowych; 2. Opracowanie przedmiotowe i klasyfikacja według UKD wpływających materiałów bibliotecznych; 3. Nadawanie znaków miejsca w materiałach bibliotecznych przekazywanych filiom bibliotecznym; 4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów alfabetycznych i rzeczowych zbiorów zwartych; 5. Koordynacja opracowania zbiorów bibliotek współpracujących w tworzeniu katalogu regionalnego; 6. Określanie parametrów funkcjonowania poszczególnych jednostek biblioteki w komputerowym systemie bibliotecznym oraz nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom systemu; 18 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Wydawnictw Ciągłych Celem powołania Działu jest gromadzenie i opracowywanie wydawnictw ciągłych. Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur prenumeraty wydawnictw ciągłych; 2. Bieżąca rejestracja wydawnictw ciągłych Biblioteki Głównej Książnicy Kopernikańskiej; 3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających wydawnictw ciągłych; 4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków; 5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków; 6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej zbiorów z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej; 7. Opracowywanie formalne i rzeczowe oraz nadawanie znaków miejsca wydawnictwom ciągłym; 8. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów; 9. Koordynacja opracowania wydawnictw ciągłych bibliotek współpracujących w tworzeniu katalogu regionalnego; 10. Współpraca z Biblioteką Narodową w ramach katalogów centralnych; 11. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Udostępniania Zbiorów Dział został powołany do udostępniania prezencyjnego zbiorów, wypożyczania ich na zewnątrz oraz prowadzenia wypożyczeń międzybibliotecznych. Do zadań Działu należy w szczególności: 1. Udostępnianie zbiorów bibliotecznych Książnicy i innych bibliotek; 2. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. W skład Działu Udostępniania Zbiorów wchodzą trzy sekcje: Magazyn Główny Zadania: 1. Realizacja ciągła zamówień, przyjmowanie zbiorów do magazynów, prawidłowe i systematyczne ich włączanie, prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością Sekcji; 2. Współudział w przeprowadzaniu kontroli księgozbioru; 3. Techniczne przygotowanie do udostępniania wpływających do magazynów materiałów bibliotecznych; 4. Typowanie zbiorów do oprawy; 5. Bieżące sprawdzanie zapisów kartoteki magazynowej. 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Czytelnia Główna Zadania: 1. Bieżąca obsługa czytelników wraz z udostępnianiem materiałów bibliotecznych pochodzących z magazynów lub z innych bibliotek; 19 2. 3. 4. 5. 6. Udzielanie informacji biblioteczno-bibliograficznych; Uzupełnianie księgozbioru podręcznego według przyjętej metodyki; Bieżąca kontrola stanu księgozbioru podręcznego; Współudział w prowadzeniu skontrum księgozbioru podręcznego; Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Wypożyczalnia Zadania: 1. Prowadzenie rejestru czytelników Książnicy Kopernikańskiej; 2. Wypożyczanie materiałów bibliotecznych zgodnie z regulaminem Książnicy; 3. Monitowanie, pobieranie opłat za przetrzymywanie materiałów bibliotecznych i rozliczanie wpłat z Działem Finansowo-Księgowym; 4. Uczestniczenie w polityce gromadzenia zbiorów; 5. Prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych; 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Zbiorów Specjalnych Podstawowym zadaniem Działu jest gromadzenie, opracowanie, ochrona oraz udostępnianie zbiorów specjalnych Książnicy Kopernikańskiej oraz depozytu Towarzystwa Naukowego w Toruniu. Do zadań Działu należy w szczególności: 1. Współudział w gromadzeniu i uzupełnianiu zbiorów specjalnych; 2. Opracowywanie nabytków zgodnie z obowiązującymi normami; 3. Prowadzenie inwentarzy zbiorów specjalnych; 4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów zbiorów specjalnych; 5. Udostępnianie zbiorów specjalnych, ze szczególnym uwzględnieniem zbiorów historycznych w czytelni Działu; 6. Udzielanie informacji na temat zbiorów specjalnych; 7. Typowanie zbiorów specjalnych do mikrofilmowania lub digitalizacji; 8. Typowanie egzemplarzy zbiorów specjalnych do konserwacji; 9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Informacyjno-Bibliograficzny Podstawowym zadaniem Działu Informacyjno-Bibliograficznego jest prowadzenie specjalistycznych serwisów informacyjnych oraz działań edukacyjnych. Dział zobowiązany jest również do opracowywania okresowych planów, analiz i sprawozdań. W skład Działu Informacyjno-Bibliograficznego wchodzą dwie sekcje: 1. Sekcja Informacji, 2. Sekcja Bibliografii Regionalnej. Do zadań Sekcji Informacji w szczególności należy: 1. Obsługa informacyjna użytkowników indywidualnych i zbiorowych; 2. Udostępnianie zbiorów w czytelni Działu; 3. Stałe poszerzanie i udostępnianie zasobu źródeł informacji w szczególności: informacji regionalnej, informacji prawnej z zakresu prawa polskiego, informacji turystycznej, 20 4. Prowadzenie działalności edukacyjnej poprzez: − lekcje przysposobienia bibliotecznego, − zajęcia z edukacji czytelniczej i medialnej. 5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji Bibliografii Regionalnej w szczególności należy: 1. Prowadzenie prac nad bibliografią regionalną województwa kujawskopomorskiego; 2. Współpraca z publicznymi bibliotekami samorządowymi w zakresie tworzenia bibliografii; 3. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Współpracy i Promocji Zadaniem Działu Współpracy i Promocji jest przede wszystkim: 1. Współdziałanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa oraz ich organizatorami w zakresie ustalania polityki bibliotecznej i informacyjnej oraz zasad funkcjonowania sieci bibliotek; 2. Nadzór merytoryczny nad bibliotekami samorządowymi województwa kujawskopomorskiego; 3. Podejmowanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa kujawskopomorskiego działań w zakresie promocji kultury literackiej oraz tradycji regionu; 4. Planowanie, organizacja oraz koordynacja form doskonalenia zawodowego bibliotekarzy oraz użytkowników systemu informacyjno-bibliotecznego; 5. Organizacja i koordynacja praktyk studenckich oraz praktyk zawodowych pracowników bibliotek naukowych; 6. Nadzór organizacyjny i merytoryczny nad filiami Książnicy Kopernikańskiej; 7. Współpraca z bibliotekami, instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w kraju i za granicą w zakresie podejmowania wspólnych działań; 8. Wdrażanie strategii promocji Książnicy oraz inspirowanie działalności promocyjnej bibliotek samorządowych województwa; 9. Opracowywanie i realizacja rocznego planu wystaw i przedsięwzięć kulturalnoedukacyjnych; 10. Prezentacja zbiorów i historii Książnicy zorganizowanym grupom odwiedzającym bibliotekę; 11. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz bibliotecznych. Filie biblioteczne Podstawowym zadaniem sieci filii bibliotecznych jest: 1. Udostępnianie materiałów bibliotecznych; 2. Udzielanie informacji; 3. Prowadzenie działalności edukacyjno-kulturalnej; 4. Opracowywanie okresowych planów i sprawozdań. Sieć bibliotek filialnych Torunia Filia nr 1 ul. Jęczmienna 23 Filia nr 2 z oddz. dla dzieci ul. Kościuszki 47 Filia nr 3 z oddz. dla dzieci ul. Mickiewicza 61 Filia nr 4 z oddz. dla dzieci ul. Poznańska 52 21 Filia nr 5 Filia nr 6 z oddz. dla dzieci Filia nr 7 Filia nr 8 Filia dla dzieci nr 9 Filia nr 10 Filia nr 11 z oddz. dla dzieci Filia nr 12 z oddz. dla dzieci Filia nr 13 Filia nr 14 z oddz. dla dzieci Filia nr 16 z oddz. dla dzieci ul. Lubicka 45c ul. Lelewela 3 ul. Okólna 169 ul. Rzepakowa 7/9 ul. Franciszkańska 12 ul. Konstytucji 3-Maja 42 ul. Żwirki i Wigury 39/41 ul. Fałata 35 ul. Św. Józefa 53/59 ul. Łyskowskiego 27/29 ul. Konstytucji 3-Maja 10 Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych Podstawowym zadaniem Ośrodka Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych jest prowadzenie obsługi bibliotecznej osób chorych i niepełnosprawnych. . Do zadań Ośrodka w szczególności należy: 1. Organizacja obsługi bibliotecznej wymienionych grup społecznych poprzez: − wypożyczanie i udostępnianie na miejscu różnorodnych materiałów bibliotecznych dostosowanych do psychofizycznych możliwości użytkowników, − inicjowanie i organizowanie punktów bibliotecznych w instytucjach i organizacjach pracujących na rzecz osób chorych i niepełnosprawnych, − współpracę z innymi bibliotekami w zakresie konsultacji specjalistycznych oraz form doskonalenia zawodowego, − dostarczanie materiałów bibliotecznych osobom unieruchomionym; 2. Inspirowanie i realizowanie form działalności kulturalno-rehabilitacyjnej w tym organizowanie wystaw twórczości osób niepełnosprawnych w galerii Ośrodka; 3. Prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu problematyki związanej z biblioterapią i obsługą czytelniczą osób niepełnosprawnych; 4. Prowadzenie specjalistycznego serwisu informacyjnego; 5. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz. 3. Pion zarządzania infrastrukturą Dział Administracyjno-Eksploatacyjny Do zadań Działu należy zabezpieczenie utrzymania instytucji oraz koordynowanie działań związanych z przygotowaniem i realizacją umów. Dział składa się z trzech sekcji: 1. Sekcji obsługi administracyjnej; 2. Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych; 3. Sekcji techniczno-eksploatacyjnej. Do zadań Sekcji obsługi administracyjnej należy w szczególności: 1.Organizacja i prowadzenie Sekretariatu; 2.Prowadzenie harmonogramu użytkowania sal konferencyjnych oraz nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem środków transportu; 3.Przygotowywanie planów zakupów materiałów biurowych i gospodarczych oraz wyposażenia; 22 4.Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i gospodarczych; 5.Obsługa organizowanych imprez; 6.Zapewnienie należytego porządku i estetyki obiektów i pomieszczeń; 7.Aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej; 8.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych należy w szczególności: 1.Prowadzenie procedur zamówień publicznych; 2.Przygotowywanie i realizacja harmonogramów zamówień; 3.Współpraca przy tworzeniu planu finansowego instytucji; 4.Prowadzenie dokumentacji realizowanych umów; 5.Nadzór nad harmonogramami i sprawozdawczością realizowanych umów; 6.Przygotowywanie merytorycznej zawartości Biuletynu Informacji Publicznej; 7.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji techniczno-eksploatacyjnej należy w szczególności: 1.Zapewnienie pełnej sprawności eksploatacyjnej obiektów oraz urządzeń i instalacji stanowiących podstawowe wyposażenie tych obiektów; 2.Organizowanie i zapewnienie fachowego uczestnictwa w komisyjnych przeglądach okresowych obiektów i urządzeń; 3.Opracowywanie rocznych planów rzeczowo-finansowych remontów bieżących i modernizacyjnych; 4.Zapewnienie nadzoru technicznego prowadzonych remontów i napraw, dokonywanie odbioru technicznego prac po ich wykonaniu; 5.Prowadzenie spraw związanych z legalizacją i paszportyzacją urządzeń bezpośrednio zawiązanych z eksploatacja obiektów; 6.Bieżące prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej i technicznej obiektów i urządzeń; 7.Podejmowanie działań zapewniających remonty oraz usuwanie awarii i ich skutków w zakresie urządzeń i instalacji; 8.Zapewnienie prawidłowej eksploatacji środków transportowych; 9.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Ochrony Zbiorów Dział Ochrony Zbiorów został powołany do realizacji planu ochrony zbiorów bibliotecznych, a zwłaszcza do tej ich części, które stanowią Narodowy Zasób Biblioteczny. Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Realizacja polityki włączania zbiorów do kolekcji Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 2. Współpraca z działami: Zbiorów Specjalnych, Wydawnictw Ciągłych, Udostępniania Zbiorów i Informacyjno-Bibliograficznym przy kwalifikowaniu zbiorów do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 3. Realizacja polityki dbałości o właściwe warunki ochrony i przechowywania zbiorów zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 4. Wykonywanie mikrofilmowych i cyfrowych kopii dzieł; 5. Cyfrowa prezentacja zbiorów zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 6. Opracowywanie i włączanie kopii cyfrowych do Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej; 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. 23 24 25