Zarządzenie wewnętrzne Nr R - 41 /2007 Rektora Akademii
Transkrypt
Zarządzenie wewnętrzne Nr R - 41 /2007 Rektora Akademii
Zarz dzenie wewn trzne Nr R - 41 /2007 Rektora Akademii im. Jana Długosza w Cz stochowie z dnia 10 lipca 2007 r w sprawie udzielania zamówie zwolnionych ze stosowania ustawy prawo zamówie publicznych Na podstawie § 66 ust.2 ustawy Prawo o szkolnictwie wy szym (Dz. U. Nr 164, poz.1385 r. pó n. zm.) oraz art.4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówie publicznych ( Dz. U. Nr 164 poz.1163 r. z pó n. zm.) ustalam zasady organizacji i udzielania zamówie zwolnionych ze stosowania ustawy Prawo zamówie publicznych. §1 nie przekracza kwoty 14000 euro w skali roku 1. Do zamówie , których warto kalendarzowego dla usług i dostaw tego samego rodzaju oraz dla robót budowlanych na danym obiekcie, nie stosuje si procedur przewidzianych w prawie zamówie publicznych zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy. 2. Poszczególne jednostki s uprawnione do realizacji zamówie , o których mowa w pkt.1 w nast puj cym zakresie : - Dział Zapatrzenia i Transportu – dostawy i usługi na potrzeby ogólnouczelniane , dla zapewnienia bie cej eksploatacji obiektów i funkcjonowania administracji oraz zlecone do realizacji przez inne jednostki uczelni, - Dział Techniczno-Remontowy – awaryjne roboty budowlane, prace malarskie, posadzkarskie, instalacyjne, przegl dy i ekspertyzy techniczne itp. dot. obiektów uczelni, - Kierownicy jednostek organizacyjnych : Dziekani i kierownicy jednostek mi dzywydziałowych - dostawy i usługi specjalistyczne dla realizacji zada jednostki w zakresie nauki i dydaktyki w ramach posiadanych rodków finansowych - Biuro Rektora – materiały i usługi dot. Obsługi Rektora i funkcjonowania jego biura, - Biuro Współpracy z Zagranic i Programów Europejskich – materiały i usługi dot. obsługi Prorektora ds. Rozwoju oraz specyficznych zada realizowanych przez biuro, - Dział Nauki, Dział Nauczania – materiały i usługi dot. obsługi Prorektorów , - Dział Spraw Pracowniczych – usługi socjalne, - Wydawnictwo - usługi edytorskie , tłumaczenia, recenzje i inne prace wydawnicze - Biblioteka Główna – zakup ksi ek, usługi introligatorskie 3. Przed rozpocz ciem post powania o udzielenie zamówienia jednostki , o których mowa w pkt. 2 powinny uzyska : - zgod zwierzchnika jednostki tj. odpowiednio Rektora, Prorektorów, Kanclerza, Dziekanów, Dyrektora Biblioteki Głównej, Redaktora Naczelnego – odpowiednio do zakresu kompetencji i podległo ci słu bowej. - potwierdzenie przez Kwestora posiadania rodków finansowych do realizacji zamówienia. §2 1. Zakres zamówie , o których mowa w § 1 mo e obejmowa nast puj ce dostawy, usługi i roboty : a.) zakup ksi ek, informatorów, zbiorów przepisów prawnych w wersji drukowanej i elektronicznej wykorzystywanych w bie cej działalno ci jednostki – z wył czeniem zakupów w prenumeracie oraz ksi ek i czasopism wchodz cych w skład zbiorów bibliotecznych uczelni, b.) zakup artykułów spo ywczych ( kawa, herbata, woda, napoje , słodycze, owoce itp. ) c.) zakup specjalistycznych materiałów plastycznych, d.) zakup nut, ta m , płyt muzycznych innych akcesoriów niezb dnych do realizacji dydaktyki z zakresu muzyki, e.) zakup modeli , plansz, gier planszowych u ywanych do celów dydaktycznych , f.) zakup drobnego szkła laboratoryjnego oraz odczynników chemicznych , g.) zakup artykułów dekoracyjnych, h.) zakup planów miast, map itp., i.) zakup jednorazowych opakowa , j.) zakup biletów wst pu do obiektów, parków, muzeów do celów dydaktycznych oraz uiszczanie opłat parkingowych itp., k.) najem sprz tu u ywanego poza siedzib uczelni do wicze w terenie, l.) zakup paliwa, olejów , smarów do zapewnienia prawidłowej eksploatacji słu bowych rodków transportu oraz usługi naprawy rodków transportu w tym zakup cz ci, m.) przewóz osób i towarów transportem zewn trznym, n.) usługi fotograficzne, kserograficzne, introligatorskie, o.) ogłoszenia w prasie, p.) tłumaczenia tekstów, q.) usługi strojenia instrumentów muzycznych, r.) naprawa sprz tu b d cego w posiadaniu jednostki, s.) usługi gastronomiczne, t.) usługi hotelarskie wiadczone podczas delegacji słu bowej pracownika, u.) zlecenie robót , usług , dostaw w zwi zku z awari sprz tu, urz dze , instalacji itp. v.) zakup kwiatów, wi zanek okoliczno ciowych itp. w.) zakup innych drobnych materiałów, w stosunku do których uczelnia nie zawarła umów zbiorczych b d w sytuacji konieczno ci ich zakupu podczas zada wykonywanych poza terenem uczelni. 2. Zabrania si udzielania samodzielnie przez jednostki zamówie na dostawy lub usługi: a.) b d ce przedmiotem umów zbiorczych zawartych przez uczelni , b.) zastrze onych do kompetencji ci le okre lonych osób lub jednostek na podstawie odr bnych zarz dze lub decyzji. umów zbiorczych, o których mowa w pkt. 2 b dzie publikowany na 3. Wykaz oraz tre stronie internetowej uczelni. 4. W przypadku w tpliwo ci w zakresie kompetencji poszczególnych jednostek dot. udzielania zamówie , wyja nie udziela Specjalista ds. organizacji i zarz dzania. 5. Obowi zkiem jednostek udzielaj cych zamówie jest sprawdzenie, czy istniej przesłanki udzielania zamówienia bez stosowania ustawy prawo zamówie publicznych . §3 1. Pracownicy udzielaj cy zamówie s zobowi zani do wydatkowania rodków finansowych zgodnie z ustaw o finansach publicznych, tj. celowo, oszcz dnie i zgodnie z przepisami prawa, w tym procedurami obowi zuj cymi w uczelni, niniejszym zarz dzeniem oraz posiadanymi upowa nieniami. 2. Kierownicy jednostek sprawuj nadzór nad udzielaniem zamówie oraz bie c kontrol merytoryczn dokumentów potwierdzaj cych poniesienie wydatków na realizacj zamówienia. 3. Potwierdzenie przez kierownika jednostki faktu przeprowadzenia kontroli merytorycznej oznacza, e zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z ustaw o finansach publicznych, jest konieczne do realizacji jej zada , jednostka posiada rodki finansowe na ich pokrycie oraz zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy Prawo zamówie publicznych. 4. Kontrola merytoryczna dokumentu stanowi podstaw do wpisania zamówienia do rejestru zamówie , o którym mowa w § 6 pkt.1 §4 1. Zamówienia zlecane do realizacji przez Dział Zaopatrzenia i Transportu składa si na druku stanowi cym zał cznik Nr 1 do niniejszego zarz dzenia. Pozostałe jednostki udzielaj ce zamówie mog stosowa inn form zlecania zamówie z zastrze eniem § 1 pkt 3. 2. Zamówienia na dostawy lub usługi ci głe lub powtarzaj ce si okresowo, w tym umowy najmu pomieszcze lub urz dze wymagaj formy pisemnej. 3. Umowy zawierane z osobami nie prowadz cymi działalno ci gospodarczej wymagaj formy pisemnej. 4. Umowy podpisuj osoby posiadaj ce upowa nienie wydane przez Rektora. Ka da umowa musi by podpisana przez Kwestora pod rygorem niewa no ci oraz zaparafowana przez radc prawnego. Podpis radcy prawnego nie jest wymagany wył cznie w przypadku gdy zostaje sporz dzona umowa typowa, wg wzoru uprzednio zaakceptowanego przez radc prawnego. Opracowanie i aktualizacja umów typowych nale y do obowi zków radcy prawnego. §5 1. Jednostka udzielaj ca zamówienia składa wniosek o udzielenie zaliczki – w przypadku zamówie gotówkowych – do sekretariatu kanclerza. 2. Obieg dokumentów zwi zany z udzielaniem zaliczek reguluje odr bne zarz dzenie. 3. W przypadku zamówienia bezgotówkowego z odroczonym terminem płatno ci, warunki realizacji zamówienia i sposób zapłaty okre la jednostka w zamówieniu lub w drodze umowy. §6 1. Dział Zaopatrzenia i Transportu prowadzi w formie elektronicznej rejestr zamówie udzielonych w trybie niniejszego zarz dzenia, z wyj tkiem, o którym mowa w pkt.3. 2. Kierownicy jednostek s zobowi zani do zgłoszenia zamówie udzielonych przez podległe jednostki do rejestru, o którym mowa w pkt.1. 3. Dział Zaopatrzenia i Transportu nie prowadzi rejestru dla zakupu ksi ek wchodz cych w skład zbiorów bibliotecznych, umów cywilnoprawnych na prowadzenie zaj dydaktycznych ( wykłady , wiczenia itp.) oraz zwi zanych z realizacj procesu wydawniczego ( recenzje, usługi edytorskie itp.), dla których odr bne jednostki prowadz oddzielne ewidencje. §7 1. Czynno ci zwi zane z udzielaniem zamówie które wykonuj jednostki, wym. w § 1 pkt.2 obejmuj w szczególno ci : a.) okre lenie w sposób wyczerpuj cy przedmiotu zamówienia oraz stanu faktycznego stanowi cego podstaw zastosowania art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówie publicznych, b.) zło enie wniosków, uzyskanie zgody zwierzchnika i potwierdzenia przez Kwestora rodków finansowych, c.) ustalenie potencjalnych wykonawców i zebranie ofert, d.) przygotowanie projektu umowy je eli jest wymagana, e.) sporz dzenie notatki słu bowej - zał. Nr 2 dot. wyboru wykonawcy w przypadku zamówienia o warto ci jednorazowej 3000 zł brutto i wi cej oraz zamówie powtarzaj cych si okresowo, f.) przedstawienie dokumentów do zatwierdzenia przez osob upowa nion , g.) realizacja zamówienia. 2. Dokumentacja dot. wyboru wykonawcy powinna by przechowywana w jednostce udzielaj cej zamówienia przez okres trzech lat od zako czenia jego realizacji. §8 1. Faktury i rachunki potwierdzaj ce poniesienie wydatków w zwi zku z realizacj zamówienia s opisywane i kontrolowane przez upowa nionych pracowników. 2. Dokumenty , o których mowa w pkt.1 powinny by opisane w nast puj cy sposób : „ Zamówienia udzielono na podstawie art. 4 pkt.8 ustawy Prawo zamówie publicznych. Zamówienie zarejestrowano w rejestrze nr ……..pod poz. …….. .” Piecz tk powy szej tre ci zamieszcza na dokumencie Dział Zaopatrzenia i Transportu po dokonaniu rejestracji zamówienia. 3. Kontrol merytoryczn wydatków sprawuj kierownicy jednostek udzielaj cy zamówienia. W przypadku jednostek administracyjnych nie posiadaj cych obsady kierowniczej kontrol merytoryczn przeprowadza zwierzchnik jednostki lub inny upowa niony pracownik. Wykaz pracowników upowa nionych do kontroli merytorycznej sporz dza i aktualizuje udzielonych przez Specjalista ds. organizacji i zarz dzania na podstawie upowa nie Rektora. 4. Wykaz, o którym mowa w pkt.3 otrzymuj : a.) 1 egz. - Kwestor , b.) 1 egz. - Kierownik Działu Zaopatrzenia i Transportu, c.) 1 egz. – Biuro Rektora 5. Po przeprowadzeniu kontroli merytorycznej zamówienia s rejestrowane w Dziale Zaopatrzenia i Transportu zgodnie z § 6 zarz dzenia. 6. Kontrol formalno – rachunkow dokumentów stwierdzaj cych poniesienie wydatków sprawuj Dział Finansowy w odniesieniu do dokumentów pochodz cych od jednostek gospodarcz i Dział Płac w odniesieniu do rachunków prowadz cych działalno przedkładanych przez osoby fizyczne nie prowadz ce działalno ci gospodarczej. 7. Finansow kontrol wst pn przeprowadza Kwestor zgodnie z ustaw o finansach publicznych. W przypadku ujawnienia nieprawidłowo ci zwraca dokument wła ciwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usuni cia nieprawidłowo ci odmawia jego podpisania. 8. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Kwestor zawiadamia pisemnie Rektora . Rektor mo e wstrzyma realizacj zakwestionowanej operacji lub wyda na pi mie polecenie jej realizacji. 9. Odmowa realizacji zamówienia jest uzasadniona w szczególno ci w nast puj cych przypadkach: a) realizacja zamówienia nast piła bez zabezpieczenia finansowego ze strony jednostki, b.) brak przesłanek do zastosowania art.4 pkt.8 ustawy o zamówieniach publicznych, c.) wydatkowano rodki niezgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, d.) wydatkowano rodki niezgodnie z planem rzeczowo-finansowym. 10. Po przeprowadzeniu wszystkich etapów kontroli, w tym pozytywnej finansowej kontroli wst pnej zatwierdzenia wydatków dokonuje Kanclerz lub jego zast pca. W przypadku braku któregokolwiek z etapów kontroli lub stwierdzenia nieprawidłowo ci w dokumencie Kanclerz zwraca Kwestorowi dokument w celu ponownej weryfikacji. 11. Pracownik odpowiedzialny za realizacj zamówienia, które zostało przeprowadzone niezgodnie z obowi zuj cymi przepisami ponosi odpowiedzialno słu bow oraz materialn w przypadku powstania szkody w mieniu uczelni na skutek realizacji zamówienia lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych. §9 Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. REKTOR prof. dr hab. Janusz Berdowski Zał cznik nr 1 do zarz dzenia wewn trznego R-41/2007 Rektora AJD w Cz stochowie …………………………………… Jednostka zamawiaj cego Cz stochowa, ………………… ZAPOTRZEBOWANIE NA ZAKUP USŁUGI/DOSTAWY* O WARTO CI SZACUNKOWEJ PONI EJ 14 000 euro (podstawa prawna / art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówie publicznych) 1. Opis przedmiotu zamówienia: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Opinia: 2. Kierownika Działu Infrastruktury Informatycznej (w przypadku awarii sprz tu komputerowego): 3. Kierownika Działu Technicznego (w przypadku awarii, instalacji lub innych zada dot. nieruchomo ci) 4. 5. 6. 7. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………… Szacunkowa warto netto: ………………………………………………………………... zł ródło finansowania: …………………………………………………………………………. Potencjalni wykonawcy: …………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… ……… Osoba do kontaktu: …………………………………………………………………………. (imi , nazwisko, nr telefonu) Data ……… ……………… Podpis osoby reprezentuj cej jednostk zamawiaj c Data ……… ……………… Data ………… ………… podpis dysponenta podpis rodków finansowych kwestora 8. Decyzja osoby upowa nionej do reprezentowania Uczelni: * Wyra am zgod na udzielenie zamówienia • Nie wyra am zgody na udzielenie zamówienia Data………… ……………………… podpis osoby upowa nionej do wydania decyzji o wszcz ciu post powania 9. Uwagi Działu Zaopatrzenia i Transportu: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Data …… * niepotrzebne skre li …………………… podpis kierownika Działu Zaopatrzenia i Transportu Zał cznik Nr 2 do zarz dzenia wewn trznego R-41/2007 Rektora AJD w Cz stochowie post powanie Nr........................................... ......................................... piecz jednostki Protokół z wyboru wykonawcy zamówienia o warto ci powy ej 3.000 złotych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, z pó n. zm.) 1. Przedmiot zamówienia: .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. 2. Wspólny Słownik Zamówie CPV: Kod CPV:............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. 3. Warto szacunkowa zamówienia: .......................................zł 4. Porównanie ofert: (oferty – pisemne odpowiedzi na zapytanie ofertowe, kosztorysy ofertowe, oferty uzyskane drog elektroniczn , informacje zebrane na podstawie własnego badania rynku - ) Nr Oferty Nazwa i adres firmy 1. 2. … Cena netto zamówienia VAT ..........% zł zł Warto brutto zł Termin realizacji Gwarancja dni/tyg. mies. .................................... .................................... .................................... 5. Wskazanie wykonawcy i uzasadnienie wyboru: .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………….. Zatwierdzam wybór wykonawcy Data i podpis osoby dokonuj cej wyboru .................................................. data i podpis Kierownika Jednostki lub upowa nionej osoby do dysponowania rodkami pieni nymi Zał czniki: 1. …………………………… 2. ……………………………