pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Polityki Społecznej
PS-II.431.3.2.2015
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej przeprowadzonej
w Stowarzyszeniu Bank Żywności w Chojnicach
dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków
budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego
na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej – Edycja
2014.
Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2015
2
I.
Zasady i warunki organizacji kontroli
Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.), art. 17 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy
z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182,
z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r.
w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543, z późn. zm.)
oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego –
edycja 2014 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Stowarzyszeniu Bank
Żywności w Chojnicach obejmująca wykorzystanie w 2014 r. środków budżetowych
przekazanych
przez
Pomorski
Urząd
Wojewódzki
w
Gdańsku
na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono
w siedzibie Stowarzyszenia – Chojnice, ul. Świętopełka 10, gdzie znajduje się również
magazyn żywności.
Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez
Stowarzyszenie Bank Żywności w Chojnicach na podstawie umowy zawartej
w 2014 r. z Wojewodą Pomorskim.
Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie:
- merytorycznej poprawności realizacji zadania,
- warunków realizacji zadania,
- prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego
zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego
w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania),
- prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych,
- efektów zrealizowanego projektu.
Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:
 ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182,
z późń. zm.),
3
 ustawa
z
dnia
24
kwietnia
2003
r.
o działalności
pożytku
publicznego
i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.),
 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r.
w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.
z 2011 r. Nr 6, poz. 25),
 ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885
z późn. zm.),
 ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330,
z późn. zm.),
 Umowa dotacyjna Nr 15/PS z dnia 16 czerwca 2014 r., zawarta pomiędzy Wojewodą
Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską – Zastępcę Dyrektora Wydziału
Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku a Stowarzyszeniem
Bank Żywności w Chojnicach reprezentowanym przez Arseniusza Finstera – Prezesa
Stowarzyszenia.
Kontrolę przeprowadziły w dniu 18 maja 2015 r.:
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 96/2015
(PS-I.0030.96.2015) z dnia 12 maja 2015 r.,
- Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 97/2015
(PS-I.0030.97.2015) z dnia 12 maja 2015 r.
W toku kontroli wyjaśnień udzielała:
- Kinga Przełożna – Dyrektor Banku Żywności w Chojnicach.
II.
Ustalenia kontrolne:
W 2014 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Stowarzyszeniu Bank
Żywności w Chojnicach w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody
Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację
w kwocie 10 000 zł na realizację programu:
4
 „Zmniejszanie obszarów niedożywienia na terenie województwa pomorskiego
poprzez pozyskiwanie nowych źródeł żywności”– zgodnie z umową Nr 15/PS
z dnia 16 czerwca 2014 r.
Celem tego zadania było z jednej strony zaopatrzenie najbiedniejszych mieszkańców naszego
województwa w żywność, czyli łagodzenie skutków ubóstwa w regionie, a z drugiej strony
zapobieganie marnotrawstwu żywności i wyzwalanie postaw solidarności międzyludzkiej.
Realizacja tych celów polegała przede wszystkim na pozyskaniu nowych producentów
i dystrybutorów żywności, którzy przekazywali żywność jako darowiznę do Banku oraz
rozległa współpraca z instytucjami samorządowymi i organizacjami pozarządowymi, które
dostarczały pozyskaną żywność do potrzebujących. Działania te były i są szczególnie ważne
w obecnym przejściowym okresie miedzy zakończeniem ostatniego unijnego Programu Pead,
a uruchomieniem następnego. Pozyskana od rodzimych producentów i dystrybutorów
żywność zapewniła ciągłość pracy Banku Żywności, a tym samych kontynuowanie
niezbędnej pomocy osobom potrzebującym. Dzięki tym staraniom osoby najuboższe
otrzymały bardziej urozmaicone produkty żywnościowe (pozyskane partie żywności były
mniejsze, ale w większym asortymencie niż żywność unijna), a producenci i dystrybutorzy
uniknęli kosztownej utylizacji przeterminowanej żywności. Zadania powyższe realizowane
były na bazie lokalu, które Stowarzyszenie wynajmuje od Politechniki Koszalińskiej
(w Chojnicach znajduje się jej Filia). Jest to budynek parterowy, w którym znajdują się
pomieszczenia biurowe (o powierzchni 42,5 m²) oraz pomieszczenia magazynowe
(o powierzchni 215,6 m²) wraz chłodnią (o powierzchni 28 m²). Lokal spełnia wymogi
sanitarne jak i te określone przez Federację Banków Żywności. Pomieszczenia magazynowe
i biurowe wyposażone są w niezbędny do prowadzenia Banku Żywności sprzęt i urządzenia
(część z nich zakupiono również z środków Wojewody): sprzęt komputerowy wraz z łączem
internetowym, biurowe urządzenie wielofunkcyjne, wózek widłowy, wózki paletowe, palety,
regały magazynowe. Organizacja do swej dyspozycji ma też samochód – Ford Transit.
Prawidłowe funkcjonowanie Banku zapewniają jego pracownicy w liczbie 4 osób: dyrektor,
księgowa, koordynator ds. pozysku i dystrybucji, kierowca-magazynier. Osoby te zatrudnione
są na umowy o pracę (całe etaty). Do obsługi dużych zbiórek żywności pozyskiwani są liczni
wolontariusze, głównie młodzież szkolna.
Działalność Banku Żywności w Chojnicach reguluje opracowany przez Organizację
Regulamin wprowadzony uchwałą Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia, którego
kserokopia stanowią materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 1). W przeprowadzaniu sprawnej,
5
uporządkowanej i transparentnej dystrybucji żywności pomagają wypracowane przez
Stowarzyszenie dokumenty: „Umowa współpracy w zakresie dystrybucji żywności
przekazywanej przez Bank Żywności w Chojnicach” oraz „Karta Odbiorcy Banku Żywności
w Chojnicach”, których wzory także stanowią materiał dowodowy kontroli (Zał. Nr 2 i 3).
Zadanie, które zostało wsparte w 2014 r. dotacją Wojewody Pomorskiego przyczyniło się do
wzrostu liczby darczyńców, dystrybutorów oraz odbiorców żywności. Efekt ten uzyskano
przez emisję spotu radiowego, akcję plakatową, dystrybucję ulotek i bezpośredni kontakt
z producentami żywności. Dzięki tym działaniom udało się pozyskać 5 nowych darczyńców
żywności (producentów i dystrybutorów) oraz 6 nowych odbiorców (organizacje
pozarządowe i samorządy), za pośrednictwem których niezbędna pomoc żywnościowa trafiła
do potrzebujących. Istotnym elementem zadania był również aspekt edukacyjny dotyczący
racjonalnego zagospodarowywania produkowanej żywności – co osiągnięto przez organizację
wyjazdu grupy uczniów szkoły podstawowej do gospodarstwa sadowniczego przy okazji
Światowego Dnia Żywności (dzieci prześledziły cały cykl związany ze zbiorem,
przechowywaniem i przetwarzaniem owoców).
Przekazana dotacja przyczyniła się również do zapewnienia prawidłowej, ciągłej pracy
Chojnickiego Banku Żywności w 2014 roku poprzez dofinansowanie niezbędnych kosztów
jego funkcjonowania (czynsz, energia elektryczna, paliwo, zakup sprzętu biurowegokomputer).
Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono
celowość wykorzystania przekazanej w 2014 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji
i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków,
stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Całkowity koszt realizacji tego projektu
wyniósł ogółem 10 719,94 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk
(10 000 zł – co stanowi 93,28%) oraz środki finansowe własne (719,94 zł – co stanowi
6,72%). Stwierdzono, iż Stowarzyszenie nie przekroczyło określonego w umowie
procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania.
Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia
zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania).
Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany
i zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona
jest elektronicznie (legalne oprogramowanie: system SEK) przez Księgową Stowarzyszenia
6
w
sposób
umożliwiający
identyfikację
środków
finansowych
pochodzących
z dotacji (osobne konto).
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
1. Realizowany w 2014 r. przez Stowarzyszenie Bank Żywności w Chojnicach projekt przy
wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty:
- zaopatrzono najbiedniejszych mieszkańców naszego województwa, w tym również osoby
bezdomne w żywność – łagodząc w ten sposób skutki skrajnego ubóstwa w regionie,
-
zorganizowano
szeroką
akcję
promocyjno-edukacyjną
dotyczącą
zapobiegania
marnotrawstwu żywności i skutecznemu przeciwstawieniu się problemowi niedożywienia,
- pozyskano nowych darczyńców żywności (producentów i dystrybutorów) oraz podmioty
odbierające żywność (samorządy i organizację pozarządowe) wpływając w ten sposób
na zwiększenie liczby osób uzyskujących niezbędne wsparcie.
2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi
z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej, nie budzi zastrzeżeń.
***
Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących
egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki.
Kierownikowi (Prezesowi Stowarzyszenia) kontrolowanej jednostki zgodnie z § 16
Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru
i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo
zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag
co do zawartych w nim ustaleń.
Gdańsk, dnia 1 czerwca 2015 r.
Jednostka kontrolowana:
Stowarzyszenie
Bank Żywności w Chojnicach
Kontrolujący:
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Małgorzata Szady
ul. Świętopełka 10, 89-629 Chojnice
Prezes Stowarzyszenia
/-/ dr Arseniusz Finster
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Ewa Szczypior