Regulamin serwisu - Koncept-L

English version
Regulamin Systemu B2B Koncept-L, obowiązujący od 03 października 2016
§ 1 Definicje
Na potrzeby niniejszego regulaminu następujące terminy będą miały następujące znaczenie:
Regulamin – niniejszy regulamin sporządzony w oparciu o ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o
świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2013.1422 tekst jednolity z późniejszymi zmianami);
Koncept-L – Koncept-L S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wenecka 12, 03-244 Warszawa,
wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st.
Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem
KRS 0000306428, NIP 526-21-03-850, o kapitale zakładowym 504 000,00 zł (wpłaconym w
całości), adres e-mail [email protected];
Dealer – podmiot współpracujący z Koncept-L zgodnie z Warunkami Współpracy, niebędący
konsumentem, dokonujący zakupu Produktów u Koncept-L w celu ich dalszej odsprzedaży;
Strona – Koncept-L lub Dealer;
Warunki Współpracy – warunki współpracy handlowej Stron, w tym odpowiednio:
- ogólne warunki umowne udostępnione w Systemie lub na stronie internetowej Koncept-L pod
adresem http://www.koncept-l.pl, obejmujące w szczególności warunki dot. sprzedaży, dostaw,
zwrotów, obsługi reklamacyjnej, uzyskania kredytu kupieckiego;
Produkty – produkty IT, AutoID oraz inne znajdujące się w aktualnej ofercie produktowej
Koncept-L prezentowanej w Systemie B2B Koncept-L;
System B2B Koncept-L lub System – internetowy system sprzedaży prowadzony przez
Koncept-L, znajdujący się pod adresem http://www.koncept-l.pl;
Użytkownik – osoba fizyczna, posiadająca na wniosek Dealera imienne i opatrzone odrębnym
loginem i hasłem Konto Dostępowe w ramach Systemu, z możliwymi uprawnieniami w zakresie
m.in. przeglądania aktualnej oferty produktowej Koncept-L, dokonywania zakupów w imieniu
Dealera, określania miejsc dostawy Produktów, składania reklamacji w imieniu Dealera,
przeglądania dokumentów finansowych (księgowych) dot. zakupów dokonanych w imieniu
Dealera, administrowania Kontami Dostępowymi w imieniu Dealera; Użytkownika uważa się za
osobę umocowaną do działania w imieniu Dealera;
Konto Dostępowe – imienne i opatrzone odrębnym loginem i hasłem konto utworzone w ramach
Systemu dla Użytkownika;
Opiekun Handlowy – przedstawiciel Koncept-L, którego dane znajdują się w Systemie w sekcji
„Kontakt”, odpowiedzialny za bezpośredni kontakt z Dealerem;
Siła Wyższa – każde zewnętrzne, nieprzewidziane zdarzenie pozostające poza kontrolą Stron, w
szczególności wojna i inne działania o charakterze zbrojnym, działanie siły przyrody, akty terroru,
zamieszki, rozruchy, strajki i inne działania zagrażające porządkowi publicznemu, decyzje lub
działania władz publicznych, a także klęski żywiołowe, mające wpływ na realizację Regulaminu
lub Warunków Współpracy, lub inne zdarzenia o podobnym charakterze, których wystąpienie
wyklucza realizację Regulaminu lub Warunków Współpracy; powołanie się na Siłę Wyższą
wymaga pisemnego powiadomienia drugiej Strony wraz z uzasadnieniem; powiadomienie musi
nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie czternastu dni od zaistnienia zdarzenia
uzasadniającego Siłę Wyższą lub ustania jego skutków.
§ 2 Przedmiot Regulaminu
Przedmiotem Regulaminu jest określenie zasad świadczenia przez Koncept-L usług drogą
elektroniczną polegających na udostępnieniu Dealerowi Systemu B2B Koncept-L w celu
dokonywania sprzedaży internetowej, a także zasad korzystania przez Dealera z Systemu B2B
Koncept-L, w tym w szczególności w zakresie przeglądania aktualnej oferty produktowej Koncept-
L, dokonywania zakupów w imieniu Dealera, określania miejsc dostawy Produktów, składania
reklamacji w imieniu Dealera, przeglądania dokumentów finansowych (księgowych) dot. zakupów
dokonanych w imieniu Dealera, administrowania Kontami Dostępowymi w imieniu Dealera.
Koncept-L zastrzega, że System B2B Koncept-L nie jest skierowany do konsumentów.
§ 3 Rejestracja Dealera w Systemie Koncept-L
1. W celu rejestracji Dealera w Systemie B2B Koncept-L Dealer wypełnia i składa on-line
formularz rejestracyjny za pośrednictwem serwisu internetowego Koncept-L dostępnego
pod adresem http://www2.koncept-l.pl/register, a także akceptuje Regulamin i wymagane
przez Koncept-L Warunki Współpracy oraz składa wymagane przez Koncept-L
oświadczenia.
2. Po otrzymaniu przez Koncept-L prawidłowo wypełnionego formularza rejestracyjnego
oraz akceptacji przez Dealera Regulaminu i pozostałych wymaganych Warunków
Współpracy, a także złożeniu przez Dealera odpowiednich oświadczeń wymaganych
przez Koncept-L, Koncept-L przeprowadza weryfikację danych i może zarejestrować
Dealera w Systemie B2B Koncept-L lub w uzasadnionych przypadkach odmówić
rejestracji.
3. Rejestrując Dealera w Systemie B2B Koncept-L tworzy Konta Dostępowe dla
Użytkowników zgłoszonych w formularzu rejestracyjnym, przy czym o założeniu Konta
Dostępowego i zakresie uprawnień Użytkownika ostatecznie decyduje Koncept-L.
4. Dealer zostanie powiadomiony (na podany przez niego adres e-mail) o rejestracji Dealera,
udostępnieniu Systemu B2B Koncept-L i możliwości rozpoczęcia korzystania z Systemu
B2B Koncept-L, a także otrzyma informacje niezbędne do logowania do Systemu B2B
B2B Koncept-L. Z chwilą otrzymania tego powiadomienia przez Dealera pomiędzy
Stronami zostaje nawiązana umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną
polegających na udostępnieniu Systemu B2B Koncept-L w celu dokonywania sprzedaży
internetowej.
5. Dane dostępowe (loginy i hasła) do Systemu B2B Koncept-L poszczególnych
Użytkowników Dealera są poufne i nie mogą być przekazywane osobom trzecim.
6. Postanowienia § 3 ust. 1-3 nie mają zastosowania w zakresie, w jakim rejestracja Dealera
w Systemie została indywidualnie uzgodniona przez Strony.
§4 Zasady korzystania z Systemu B2B Koncept-L
Korzystając z Konta Dostępowego w zależności od przyznanych uprawnień w Systemie B2B
Koncept-L, Użytkownik może w szczególności w imieniu Dealera:
• przeglądać aktualną ofertę produktową Koncept-L oraz ogłoszenia, promocje,
reklamy i cenniki, stanowiące zaproszenie do zawarcia umowy sprzedaży
Produktów;
• uzyskiwać informacje o dostępności Produktów w B2B Koncept-L;
• składać zamówienia na Produkty i uzyskiwać informacje o statusie zamówień;
• uzyskiwać informacje o numerze złożonego zamówienia oraz o dacie i numerze
wystawionej do niego faktury;
• określać miejsca dostawy Produktów (listę odbiorców)
• składać reklamacje i uzyskiwać informacje o statusie rozpatrzonych reklamacji;
• przeglądać dokumenty finansowe (księgowe) dotyczące zakupów Dealera;
Dealer ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania każdego
Użytkownika korzystającego z Systemu B2B Koncept-L, oraz za sposób korzystania z Kont
Dostępowych, a także za działania i zaniechania osób, które zalogują się na Konto Dostępowe
podając odpowiednie loginy i hasła Użytkowników. Umowy sprzedaży Produktów i usług
powiązanych zawarte w związku z zamówieniami złożonymi przez Użytkowników, a także przez
osoby trzecie korzystające z Kont Dostępowych Użytkowników, z przyczyn nieleżących po stronie
Koncept-L S.A., uważane są za zawarte w imieniu Dealera i mają moc wiążącą wobec Dealera.
Przyjmuje się następujący tryb reklamacyjny:
Reklamacje dotyczące Systemu – Dealer poinformuje Koncept-L S.A. o wszelkich
zauważonych niezgodnościach oraz problemach występujących w trakcie korzystania z Systemu na
adres [email protected]; Koncept-L zobowiązuje się niezwłocznie podjąć działania zmierzające
do usunięcia niezgodności lub problemów występujących w trakcie korzystania z Systemu;
Reklamacje dotyczące Produktów – w przypadku zgłoszeń reklamacyjnych z tytułu rękojmi
za wady lub gwarancji przy sprzedaży Dealer informuje przypisanego pracownika działu
hadlowego za pomocą poczty elektronicznej oraz dokona zgłoszenia serwisowego poprzez System
B2B Koncept-L, z zastrzeżeniem indywidualnych uzgodnień Stron.
Do korzystania z Systemu wymagania techniczne są następujące: połączenie z siecią
Internet, przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera (lub
urządzenia mobilnego) dokumentów hipertekstowych (HTML) powiązanych w sieci Internet przez
usługę sieciową z włączonym wykonywaniem Java Script oraz zapisywaniem plików Cookies,
aktywne konto poczty elektronicznej.
Zakazuje się dostarczania przez Dealera i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym,
obraźliwym, naruszającym dobra osób trzecich lub ogólne normy społeczne, a także treści
nieprawdziwych lub mogących wprowadzać w błąd.
Dealer ma prawo do rezygnacji z korzystania z Systemu w drodze złożenia oświadczenia w
tym przedmiocie na piśmie do Koncept-L.
§ 5 Transakcje sprzedaży za pośrednictwem Systemu B2B Koncept-L
Prezentacja Produktów i cen w Systemie B2B Koncept-L stanowi zaproszenie do zawarcia
umowy sprzedaży. Złożenie zamówienia przez Dealera podlega każdorazowo potwierdzeniu przez
Koncept-L w ten sposób, że staje się widoczne w Systemie, a zamówione Produkty mają widoczny
status „zatwierdzone” lub inny równoznaczny. Koncept-L ma prawo do weryfikacji zamówienia za
pośrednictwem poczty elektronicznej, pisemnie lub telefonicznie, a także do zatwierdzenia
zamówienia, ewentualnie odmowy jego realizacji bez podania przyczyn. Zamówienie złożone przez
Dealera jest dla niego wiążące i nie może być cofnięte, chyba że Koncept-L wyrazi na to zgodę.
Koncept-L weryfikuje możliwość realizacji zamówienia, w tym dostępność zamówionych
Produktów i ich cenę, a także szacunkowy termin realizacji zamówienia oraz informuje o tym
Dealera za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie lub poprzez status „w realizacji”.
W celu przyjęcia zamówienia do realizacji Koncept-L weryfikuje czy Dealer posiada
zaległości płatnicze, a także, w zależności od przyjętego sposobu płatności, czy została dokonana
przedpłata lub czy zamówienie mieści się w wolnym limicie kredytowym (o ile Dealerowi został
przyznany kredyt kupiecki). Następnie Koncept-L informuje Dealera czy zamówienie zostało
przyjęte do realizacji, w ten sposób, że w Systemie zamówienie posiada status status „w realizacji”
lub inny równoznaczny. Potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do realizacji może być także faktura
wystawiona przez Koncept-L i udostępniona Dealerowi. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się,
że najpóźniej z chwilą wystawienia faktury dochodzi między Stronami do zawarcia umowy
sprzedaży w zakresie Produktów i usług powiązanych objętych fakturą. Koncept-L zastrzega sobie
prawo do odmowy realizacji zamówienia w całości lub w części bez podania przyczyny
(anulowanie zamówienia).
Z zastrzeżeniem indywidualnych uzgodnień Stron, Dealer dokonuje płatności należności z
tytułu sprzedaży Produktów i usług powiązanych na rzecz Koncept-l: na zasadzie przedpłaty (przed
wydaniem lub wysyłką zamówionych Produktów) na podstawie „Potwierdzenia zamówienia”
wystawionego przez Koncept-L i udostępnionego Dealerowi w Systemie, lub na zasadzie kredytu
kupieckiego, przyznanego wedle uznania Koncept-L, na podstawie faktury wystawionej przez
Koncept-L na Dealera oraz udostępnionej w Systemie lub inny sposób. Koszty opłat i prowizji
bankowych ponosi Dealer.
Z zastrzeżeniem indywidualnych uzgodnień Stron, adresy wysyłkowe są podawane na
formularzu rejestracyjnym. Adresy wysyłkowe zostają zamieszczone w Systemie przez Koncept-L.
Zmiana zdefiniowanych na stałe w Systemie adresów wysyłkowych odbywa się za pośrednictwem
Opiekuna Handlowego na wniosek Dealera złożony e-mailem . Koncept-L dokonuje weryfikacji
adresu wysyłkowego i w razie wątpliwości może odmówić rejestracji poszczególnych adresów
wysyłkowych.
Ceny podane w Systemie B2B Koncept-L są cenami netto i należy do nich naliczyć podatek
VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Przedstawione w Systemie dane, fotografie lub grafiki Produktów mają charakter
informacyjny. Szczegółową specyfikację Produktu Dealer może uzyskać od producenta Produktu
lub od Opiekuna Handlowego, o ile takie materiały Koncept-L posiada.
Z wyjątkiem informacji publicznie dostępnych, informacje zawarte w Systemie, w tym
wysokość cen i dostępność Produktów stanowią informacje poufne i są chronione tajemnicą
przedsiębiorstwa Koncept-L.
Nie ma zastosowania art. 661 §1-3 Kodeksu cywilnego.
§ 6 Utrata dostępu do Systemu B2B Koncept-L, blokowanie Kont Użytkownika, ograniczenie
uprawnień Użytkowników
Koncept-L ma prawo odebrać Dealerowi ze skutkiem natychmiastowym dostęp do Systemu
B2B Koncept-L poprzez zablokowanie Kont Dostępowych, a także ma prawo ograniczyć
uprawnienia Użytkowników, według swego wyboru, w każdym przypadku stwierdzenia przez
Koncept-L:
• wystąpienia po stronie Dealera opóźnień w jakichkolwiek płatnościach należności
Koncept-L, lub
• naruszenia przez Dealera postanowień Warunków Współpracy pomiędzy Dealerem a
Koncept-L lub jakąkolwiek inną umową pomiędzy Koncept-L Dealerem, lub
• naruszenia zasad korzystania z Systemu B2B Koncept-L określonych w Regulaminie,
lub
• wykorzystania Systemu B2B Koncept-L przez Dealera w celach zagrażających
interesom Koncept-L, lub
• całkowitego braku aktywności Użytkowników w zakresie przeglądania oferty
produktowej Koncept-L lub braku dokonywania zakupów przy wykorzystaniu Systemu
B2B Koncept-L przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, lub
• odmowy przez Dealera zaakceptowania jednostronnych zmian w Regulaminie, lub
• złożenia przez Dealera oświadczenia o rezygnacji z korzystania z Systemu;
• wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Dealerskiej lub innej umowy indywidualnie
uzgodnionej przez Strony określającej ramowe zasady współpracy handlowej Stron;
• zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez Dealera;
• istotnego pogorszenia się zdolności kredytowej lub ryzyka kredytowego Dealera,
niewypłacalności Dealera lub nią zagrożenia, podjęcia działań windykacyjnych wobec
Dealera.
W przypadku odbioru dostępu do Systemu Dealerowi Koncept-L jest upoważniona do
podjęcia, bez jakichkolwiek konsekwencji prawnych, wszelkich prawnie dozwolonych czynności
nakierowanych na uniemożliwienie Dealerowi dostępu i możliwości użytkowania Systemu B2B
Koncept-L (w tym do oprogramowania komputerowego służącego obsłudze Systemu B2B
Koncept-L), w szczególności dotyczy to zablokowania Użytkownikom dostępu do poszczególnych
aplikacji, wymiany haseł i loginów, a także zlikwidowania przysługujących Dealerowi Kont
Dostępowych.
Z chwilą odebrania Dealerowi dostępu i możliwości korzystania z Systemu B2B Koncept-L
zwolniona jest ze wszelkich zobowiązań wobec Dealera wskazanych w Regulaminie.
§ 7 Ograniczenie odpowiedzialności Koncept-L
Koncept-L dołoży należytych starań w celu utrzymania Systemu w stanie technicznym
pozwalającym Dealerowi na nieprzerwane i niezakłócone korzystanie z Systemu, a także w celu
rozwoju Systemu w zakresie wzmacniania bezpieczeństwa, wydajności i stabilności jego działania.
Koncept-L nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne przerwy w dostępie do
Systemu B2B Koncept-L, bez względu na ich powody. Wszelka odpowiedzialność Koncept-L
wobec Dealera z tytułu przerw w funkcjonowaniu lub wadliwego funkcjonowania Systemu jest
wyłączona. W szczególności Koncept-L nie ponosi odpowiedzialności w przypadku szkody
powstałej w wyniku wadliwego działania systemów zasilania, systemów telefonicznych lub
teleinformatycznych, należących do zewnętrznych dostawców lub operatorów, a także wystąpienia
działania Siły Wyższej.
Postanowienia wyłączające lub ograniczające odpowiedzialność Koncept-L w żadnym
wypadku nie dotyczą szkód wyrządzonych Dealerowi przez Koncept-L z winy umyślnej.
§ 8 Ochrona danych osobowych
Koncept-L oświadcza, że jest administratorem danych osobowych Dealera (o ile dotyczy) i
Użytkowników w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania i prowadzenia współpracy handlowej,
rejestracji Dealera w Systemie B2B Koncept-L, świadczenia usług związanych z Systemem B2B
Koncept-L, sprzedażą internetową, dostawą, kredytem kupieckim, a także w celu ewentualnego
dochodzenia roszczeń. Odbiorcami danych osobowych mogą być przewoźnicy, spedytorzy,
ubezpieczyciele oraz inne podmioty współpracujące z Koncept-L.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym konieczne do podjęcia i
prowadzenia współpracy handlowej, a także skorzystania z powyższych usług.
Osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści tych
danych i prawo ich poprawiania.
§ 9 Postanowienia końcowe
Regulamin zastępuje inne dotychczas obowiązujące regulaminy regulujące zagadnienia
objęte Regulaminem.
Dealer nie jest upoważniony do przenoszenia jakichkolwiek praw wynikających z
Regulaminu na rzecz osób trzecich.
Koncept-L może dokonać jednostronnej zmiany Regulaminu za uprzednim zawiadomieniem
dokonanym mailowo na adres wskazany przez Dealera jako adres do kontaktu z Koncept-L.
Zmieniony Regulamin wejdzie w życie w terminie określonym przez Koncept-L nie wcześniej niż
po upływie 14 dni od dnia wysłania zawiadomienia. Koncept-L może dokonać zmian Regulaminu
w szczególności w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązujących, zmiany praktyki
lub wykładni przez sądy powszechne lub organy państwowe, zmiany polityki lub strategii
sprzedażowej Koncept-L, a także w przypadku nadzwyczajnej zmiany stosunków. Dealer może w
terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia złożyć oświadczenie, że nie wyraża zgody na zmianę
Regulaminu, w którym to przypadku współpraca między Stronami ulegnie zakończeniu z dniem
poprzedzającym wejście w życie zmienionego Regulaminu określonego w zawiadomieniu.
W przypadku uznania poszczególnego postanowienia Regulaminu za nieważne lub
bezskuteczne, nieważność lub bezskuteczność tego postanowienia nie wpływa na ważność lub
skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu. Koncept-L dołoży starań, aby nieważne lub
nieskuteczne postanowienie zastąpić nowym, niewadliwym prawnie postanowieniem.
Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszystkie kwestie sporne pomiędzy Dealerem a
Koncept-L są rozstrzygane przez polski sąd powszechny miejscowo właściwy dla Koncept-L.
Regulamin stanowi integralną część każdej umowy sprzedaży Produktów i usług
powiązanych zawartej za pośrednictwem Systemu B2B Koncept-L.
Regulamin obowiązuje od dnia 3 października 2016 r.
Ogólne warunki współpracy
Koncept-L dla podmiotów spełniających określone kryteria finansowe umożliwia formę kredytu
kupieckiego polegającą na odroczonej płatności, przy czym wysokość i termin kredytu jest ustalana
indywidualnie. Zainteresowanych prosimy o zapoznanie się z warunkami i zasadami uzyskania
kredytu w Koncept-L.
Zasady naliczania kosztów transportu:
a) O koszcie transportu decyduje suma wartości netto wszystkich faktur wystawionych
danego dnia dla danego punktu odbioru (adresu wysyłkowego).
b) Jeśli suma ta jest mniejsza od 3.000 zł, koszt przesyłki wyniesie 15,- zł za każdą paczkę o
wadze do 30 kg (nie dotyczy oraz produktów oznaczonych w systemie jako
wielkogabarytowe i wymagające transportu specjalnego).
c) Jeżeli natomiast suma ta jest większa od 3000 zł za dany dzień dla danego punktu odbioru
to naliczają się Państwu koszty transportu w wysokości 15 zł netto.
d) Tak naliczone koszty transportu zostaną dołączone do faktury za towary
e) Klienci nie posiadający kredytu ponoszą opłatę transportową za każde złożone
zamówienie. Maksymalna wartość przesyłki pobraniowej wynosi 10.000 zł
f) W przypadku produktów oznaczonych w systemie jako wielkogabarytowe koszt
transportu wynosi 90 PLN za jedną sztukę produktu, natomiast w przypadku produktów
lub zamówień wymagających transportu specjalnego koszty ustalane są indywidualnie.
Zamówienie może być dokonane przez internetowy system sprzedaży B2B Koncept-L, pisemnie,
telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zamówienie złożone poprzez system internetowy B2B Koncept-L jest traktowane jako zamówienie
pisemne.
Koncept-L dołoży wszelkich starań, aby Zamówienia z wysyłką krajową, które napłyną do nas do
godz.15:00 (dotyczy dni roboczych) były wysłane jeszcze tego samego dnia.
Zgodnie z zapewnieniami spedytorzy dołożą wszelkich starań, aby przesyłki były dostarczone do
godz.17:00 następnego dnia roboczego po wysyłce z Koncept-L
Odbiór osobisty
Odbiory osobiste towaru bezpośrednio z naszych magazynów możliwe są w Warszawie 09:30 15:30.
Zwrot towaru
Zwrot towaru może nastąpić tylko i wyłącznie po zarejestrowaniu zwrotu i zatwierdzeniu
możliwości zwrotu przez Koncept-L (w systemie B2B Koncept-L), zaś Koncept-L obciąży w takim
przypadku dealera kosztami związanymi z obsługą zwrotu, w wysokości od 30 PLN netto. Zwroty
bez uzgodnienia i potwierdzenia w systemie B2B Koncept-L lub u przedstawicieli handlowych
Koncept-L nie będą przyjmowane.
Zwroty środków do odbiorców Koncept-L S.A.
Zwroty środków następują na wniosek klienta po dokonaniu wcześniejszych kompensat, tylko w
uzasadnionych sytuacjach, merytorycznie potwierdzonych przez Dział Windykacji, dokonywane
będą raz w tygodniu na rachunek bankowy potwierdzony pisemnie zgodnie z reprezentacją danego
podmiotu.
Terms and conditions of the Koncept-L B2B System valid from 3 October 2016
§ 1 Definitions
For the purposes of these rules, the following terms shall be assigned the following meanings:
Rules – these rules drawn up on the basis of the Act of 18 July 2002 on Providing Services by
Electronic Means (Journal of Laws 2013.1422, consolidated text, as amended);
Koncept-L – Koncept-L S.A. with its registered office in Warsaw, at ul. Wenecka 12, 03-244
Warsaw, entered into the Register of Entrepreneurs kept by the District Court for the Capital City of
Warsaw in Warsaw, 13th Commercial Division of the National Court Register
under KRS No 0000306428, NIP (tax ID No): 526-21-03-850, with the share capital of PLN
504,000.00 (paid up in full), e-mail address [email protected];
Dealer – entity cooperating with Koncept-L in accordance with the Terms of Cooperation and
which is not a consumer, purchasing Products from Koncept-L for further resale;
Party – Koncept-L or the Dealer;
Terms of Cooperation – terms of commercial cooperation of the Parties, including:
– general contractual terms and conditions available in the System or at the website of Koncept-L at
http://www.koncept-l.pl, including in particular the terms of sale, deliveries, returns, complaint
handling, obtaining trade credit;
Products – IT, AutoID and other products in the current product offer of Koncept-L presented in the
Koncept-L B2B System;
Koncept-L B2B System or System – online sales system maintained by
Koncept-L at http://www.koncept-l.pl;
User– a natural person who at the notion of the Dealer holds a personal Access Account in the
System bearing an individual login and password, with potential rights to e.g. browse the current
product offer of Koncept-L, make purchases on behalf of the Dealer, determine places of delivery of
the Products, file complaints on behalf of the Dealer, browse financial (accounting) documents
regarding purchases made on behalf of the Dealer, administer Access Accounts on behalf of the
Dealer; The User shall be deemed authorised to act on behalf of the Dealer;
Access Account – a personal account bearing an individual login and password created for the User
in the System;
Account Manager – a representative of Koncept-L whose details are visible in the “Contact”
section of the System, responsible for direct contact with the Dealer;
Force majeure– each external unpredicted event outside the control of the Parties, in particular war
and other military actions, actions of forces of nature, acts of terror, riot, civil commotion, strikes
and other activities threatening public order, decisions or actions of public authorities, and acts of
God having an impact on the implementation of the Rules or the Terms of Cooperation, or other
events of a similar nature, whose occurrence precludes the implementation of the Rules or the
Terms of Cooperation; invoking Force Majeure requires a written notification of the other Party
together with a justification; the notification must be made promptly but no later than 14 days from
the occurrence of the event justifying Force Measure or from the termination of its effects.
§ 2 Scope of the Rules
The Rules are to determine the principles of provision of services by Koncept-L by electronic
means consisting in granting the Dealer access to the Koncept-L B2B System so that it can perform
online sales, as well as the principles of the Dealer's use of the Koncept-L B2B System, including in
particular in the scope of browsing the current product offer of Koncept-L, making purchases on
behalf of the Dealer, determining places of delivery of the Products, filing complaints on behalf of
the Dealer, browsing financial (accounting) documents regarding purchases made on behalf of the
Dealer, administering Access Accounts on behalf of the Dealer.
Koncept-L stipulates that the Koncept-L B2B System is not addressed to consumers.
§ 3 Registration of the Dealer in the Koncept-L System
1. In order to register in the Koncept-L B2B System, the Dealer will fill in and file the online
registration form via the Internet service of Koncept-L available at http://www2.konceptl.pl/register and accept the Rules and the Terms Cooperation required by Koncept-L and will make
statements required by Koncept-L.
2. After Koncept-L has received the correctly filled-in registration form and after the Dealer has
accepted the Rules and other required Terms of Cooperation, and after the Dealer has made the
relevant statements required by Koncept-L, Koncept-L will verify the data and may register the
Dealer in the Koncept-L B2B System or may refuse registration in justified cases.
3. When registering the Dealer in the Koncept-L B2B System, Koncept-L will create Access
Accounts for Users listed in the registration form, subject that the final decision regarding creating
an Access Account and the scope of the rights of the User will be made by Koncept-L.
4. The Dealer will be notified (to the email address it has provided) that it has been registered, the
Koncept-L B2B System has been made available, in that it may begin using the Koncept-L B2B
System, and will receive information necessary to log into the Koncept-L B2B System. On receipt
of this notification by the Dealer, an agreement on the provision of services by electronic means
will be concluded by the Parties consisting in granting access to the Koncept-L B2B System to
make online sales.
5. Access data (logins and passwords) to the Koncept-L B2B System of individual Users of the
Dealer are confidential and may not be passed to third parties.
6. The provisions of § 3(1)-(3) will not apply in so far as the Dealer’s registration in the System has
been individually agreed by the Parties.
§ 4 Terms of use of the Koncept-L B2B System
Depending on the rights granted to the User in the Koncept-L B2B System, while using the Access
Account the User may perform the following actions on behalf of the Dealer:
• browse the current product offer of Koncept-L and the announcements, promotions,
advertisements and price lists constituting an invitation to conclude a Product sales agreement;
• obtain information on the availability of Products in the B2B of Koncept-L;
• place orders for Products and obtain information on the order status;
• obtain information on the number of the order placed and on the date and number of the invoice
issued thereto;
• determine the places of delivery of the Products (recipient list);
• file complaints and obtain information on the status of the considered complaints;
• browse financial (accounting) documents regarding the Dealer's purchases.
The Dealer will bear full liability for all acts and omissions of each User using the Koncept-L B2B
System and for the manner of using the Access Accounts, as well as for the acts and omissions of
individuals who log into the Access Account giving the correct User logins and passwords. The
sales agreements for Products and related services concluded in relation to the orders placed by
Users and by third parties using Access Accounts of Users for reasons not attributable to Koncept-L
S.A. will be deemed concluded on behalf of the Dealer and will bind the Dealer.
The following complaint procedure will be in effect:
Complaints regarding the System – the Dealer will inform Koncept-L S.A. of all noted
nonconformities and problems occurring during the use of the System to the address
[email protected]; Koncept-L undertakes to promptly take actions aimed at removing the
nonconformities or problems occurring during the use of the System.
Complaints regarding the Products – in the case of warranty complaints for defects or guarantee
complaints during sales, the Dealer will inform the assigned employee of the commercial
department by e-mail and will make a service request through the Koncept-L B2B System, subject
to individual arrangements of the Parties.
In order to use the System, the following technical requirements must be met: Internet connection, a
web browser which enables viewing hypertext documents (HTML) linked on the Internet through a
network service on the screen of a computer (or a mobile device) with JavaScript and saving
cookies enabled, an active electronic mail account.
The Dealer and the Users may not deliver content which is illegal, offensive, infringes the goods of
third parties or general social norms, as well as is false or misleading.
The Dealer has a right to withdraw from using the System by submitting a written statement to
Koncept-L.
§ 5 Sales transactions via the Koncept-L B2B System
The presentation of Products and prices in the Koncept-L B2B System is an invitation to conclude a
sales agreement. When the Dealer places an order, it will in each case be confirmed by Koncept-L
in such a way that it will become visible in the System, and the ordered Products will receive a
“confirmed” status or another equivalent status. Koncept-L will have the right to verify the order via
electronic mail, in writing or by telephone, and to confirm the order or alternatively refuse to
implement it without giving grounds. An order placed by the Dealer is binding for it and may not be
withdrawn unless Koncept-L consents to that.
Koncept-L will verify its ability to implement that order, including the availability of the ordered
Products and their price as well as the estimated order completion date and will inform the Dealer
of it via electronic mail or by telephone or through the “processed” status.
In order to accept the order, Koncept-L will verify whether the Dealer is in arrears with payments
and, depending on the adopted payment method, whether a prepayment was made or the order fits
in the free credit limit (if the Dealer was granted trade credit). Then, Koncept-L will inform the
Dealer whether the order was accepted through assigning a “processed” or equivalent status to the
order in the System. The acceptance of the order may also be confirmed by an invoice issued by
Koncept-L and made available to the Dealer. For the avoidance of doubt it is assumed that upon the
issue of the invoice at the latest, the Parties conclude the sales agreement for the Products and
related services covered by the invoice. Koncept-L reserves the right to refuse to execute the order
in full or in part without giving grounds (order cancellation).
Subject to individual arrangements of the Parties, the current dealer will make payments to
Koncept-L for the sale of the Products and related services: by way of a prepayment (before
handing over or sending the ordered Products) on the basis of an “Order Acknowledgement” issued
by Koncept-L and made available to the Dealer in the System, or by way of trade credit granted by
Koncept-L at its own discretion, on the basis of an invoice issued by Koncept-L to the Dealer and
made available in the System or in any other way. The costs of banking fees and commissions will
be borne by the Dealer.
Subject to individual arrangements of the Parties, addresses for deliveries will be provided in the
registration form. Shipment addresses will be placed in the System by Koncept-L.
Shipment addresses permanently defined in the System may be changed via the Account Manager at
the motion of the Dealer submitted by email. Koncept-L will verify the shipment address and in
case of the doubts may refuse to register individual shipment addresses.
Prices in the Koncept-L B2B System are net prices and the VAT tax should be added in accordance
with binding provisions of law.
The data, photographs or graphics of Products presented in the System are for information purposes.
The Dealer may obtain the detailed Product specification from the producer of the Product or from
the Account Manager if Koncept-L has such materials.
Apart from publicly-available information, information contained in the System, including most
prices and availability of the Products are confidential information and are protected as a business
secret of Koncept-L.
Art. 661 §1–3 of the Civil Code shall not apply.
§ 6 Loss of access to the Koncept-L B2B System, blocking User Accounts, limiting User rights
Koncept-L has the right to deprive the Dealer of access to the Koncept-L B2B System with
immediate effect through blocking User Accounts, and has the right to limit User rights at its own
discretion, in each case when Koncept-L finds:
• the Dealer is in delay with any payments due to Koncept-L, or
• the Dealer has violated the Terms of Cooperation between the Dealer and Koncept-L or any other
agreement between Koncept-L and the Dealer, or
• a violation of the principles of using the Koncept-L B2B System stipulated in the Rules,
or
• the Dealer uses the Koncept-L B2B System for purposes threatening the interests of Koncept-L,
or
• a total lack of activity of the Users in the scope of browsing the product offer of Koncept-L or a
lack of purchases made using the Koncept-L B2B System for more than six months, or
• the Dealer refuses to accept unilateral amendments to the Rules, or
• the Dealer makes a statement of withdrawal from using the System;
• the Dealership Agreement or another agreement individually arranged by the Parties stipulating
the framework terms of commercial cooperation of the Parties has expired or has been terminated;
• the Dealer has ceased business activity;
• the Dealer's creditworthiness or credit risk has deteriorated significantly, the Dealer has or may
become insolvent, the Dealer has been subject to debt collection.
In the case of depriving the Dealer of access to the System, Koncept-L will be authorised, without
any legal consequences, to take any lawful actions aimed at preventing the Dealer from accessing
and using the Koncept-L B2B System (including the computer software used to operate the
Koncept-L B2B System); this concerns in particular blocking Users from access to individual
applications, changing passwords and logins, and removing Access Accounts assigned to the Dealer.
Once the Dealer is prevented from accessing and using the Koncept-L B2B System, Koncept-L will
be released from any obligations to the Dealer indicated in the Rules.
§ 7 Limitation of liability of Koncept-L
Koncept-L will make reasonable efforts to maintain the System in a technical state allowing for the
continuous and undisturbed use of the System by the Dealer and to develop the System in terms of
improving its safety, efficiency and stability.
Koncept-L will bear no liability for interruptions in access to the Koncept-L B2B System, if any,
regardless of the reasons. Any liability of Koncept-L to the Dealer in respect of interruptions in the
functioning or faulty functioning of the System is excluded. In particular, Koncept-L will not bear
liability in the case of damages resulting from the faulty operation of power systems, telephone or
ICT systems owned by external suppliers or operators, or by a Force Majeure event.
In no case do the provisions excluding or limiting the liability of Koncept-L regard damage caused
by Koncept-L to the Dealer due to wilful misconduct.
§ 8 Personal data protection
Koncept-L represents that it is the administrator of the personal data of the Dealer (if applicable)
and the Users within the meaning of the Act of 29 August 1997 on Personal Data Protection.
Personal data will be processed in order to establish and carry out commercial cooperation, register
the Dealer in the Koncept-L B2B System, provide services related to the Koncept-L B2B System,
Internet sales, delivery, trade credit, and potentially pursue claims. The recipients of the personal
data may be carriers, forwarding agents, insurers and other entities cooperating with Koncept-L.
The provision of personal data is voluntarily but necessary to establish and carry out commercial
cooperation and use the abovementioned services.
A person whose personal data is processed has a right to access and correct them.
§ 9 Final provisions
The Rules supersede other currently binding rules regulating the issues covered by the Rules.
The Dealer is not authorised to assign any rights resulting from the Rules to third parties.
Koncept-L may make unilateral amendments to the Rules with prior notice sent by email to the
address indicated by the Dealer as its address for contact with Koncept-L.
The amended Rules will become effective on the date stipulated by Koncept-L but no later than 14
days from sending the notice. Koncept-L may amend the Rules in particular in the case of an
amendment to generally binding provisions of law, a change in practice or interpretation by
common courts or state bodies, and amendments to the policy or sales strategy of Koncept-L and in
the case of an extraordinary change in relations. The Dealer may, within 14 days from the receipt of
the notice, submit a statement that it does not consent to the amendment of the Rules, in which case
the cooperation between the Parties will terminate on the date preceding the entry into force of the
amended Rules indicated in the notice.
In the case an individual provision of the Rules is found invalid or unenforceable, the invalidity or
unenforceability of that provision will not impact the validity or enforceability of the other
provisions of the Rules. Koncept-L will make efforts to replace the invalid or unenforceable
provision with a new lawful provision.
These Rules will be governed by the laws of Poland. All disputes arising the Dealer and Koncept-L
will be settled by a Polish common court with jurisdiction over Koncept-L.
The Rules are an integral part of each agreement for the sale of the Products and related services
concluded via the Koncept-L B2B System.
The Rules will take effect from 3 October 2016.
General terms of cooperation
Entities fulfilling certain financial criteria may be granted a trade credit by Koncept-L which
consists in a deferred payment; the credit amount and term will be determined individually. The
interested parties should consult the terms and conditions of obtaining credit in Koncept-L.
Rules for calculating transport costs:
a) The transport costs depend on the sum of net values of all invoices issued on a given date for a
given point of receipt (shipment address).
b) If that sum is lower than PLN 3,000, the cost of shipment will be PLN 15 for each package
weighing up to 30 kg (does not apply to products marked in the system as large and requiring
special transport).
c) If the sum is higher than PLN 3,000 for a given date for a given point of receipt, the transport
costs calculated for you will be net PLN 15.
d) Thus-calculated transport costs will be added to the invoice for the goods.
e) Customers without a trade credit will bear the transportation fee for each order placed. The
maximum amount of a cash on delivery shipment is PLN 10,000.
f) In the case of products marked in the system as large, the transport cost is PLN 90 per item, and
in the case of products or orders requiring special transport, costs are determined individually.
The order may be placed through the Internet B2B sales system of Koncept-L, in writing, by
telephone or via electronic mail.
An order placed through the B2B Internet system of Koncept-L will be treated as a written order.
Koncept-L will use its best efforts to send orders with domestic delivery which will reach it by 3
PM (on business days) on the same day.
According to their assurances, forwarding agents will use their best efforts to deliver the packages
by 5 PM of the business day following the shipment from Koncept-L.
Personal collection
Goods may be collected in person from our warehouses in Warsaw between 9:30 AM and 3:30 PM.
Returns
Goods may be returned only after the return is registered and Koncept-L has approved it (in the
Koncept-L B2B System), and in that case Koncept-L will charge the Dealer with costs related to
servicing the return in the amount from net PLN 30. Returns not agreed on an approved in the
Koncept-L B2B System or with the trade representatives of Koncept-L will not be accepted.
Reimbursement to Koncept-L S.A. recipients
Funds will be reimbursed at the motion of the customer, after making set-offs, only in justified cases
substantially confirmed by the Collection Department; they will take place once a week to the bank
account confirmed in writing in accordance with the representation of a given entity.