FoKus - obsługa e-ZLA i opieki od 2016

System
FOKUS
KADRY I PŁACE
Obsługa elektronicznych zwolnień lekarskich e-ZLA
oraz
Obsługa opieki nad dzieckiem od roku 2016
Autor :
Piotr Zielonka
tel. 601 99-73-79
[email protected]
Piotrków Tryb., grudzień 2015r.
Obsługa e-ZLA
Zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.
z 2015 r. poz. 1066) od 1 stycznia 2016 roku lekarze będą mogli wystawiać elektroniczne zwolnienia
lekarskie, nazywane e-ZLA.
Dokumenty te będą opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym lekarza (lub podpisem
weryfikowanym przez ePUAP), a następnie będą one udostępniane płatnikom na Platformie Usług
Elektronicznych ZUS, skąd płatnik będzie musiał je pobierać, gdyż nie będą one już dostarczane
w formie papierowej.
Proponowany sposób obsługi tak wystawionych dokumentów e-ZLA w systemie FoKus
przedstawia się następująco:
1. Administrator systemu FoKus wskazuje w ustawieniach systemu FoKus, w zakładce „Ścieżki
dostępu” folder, w którym pracownicy komórki kadrowej będą zachowywać pliki XML
pobierane z PUE ZUS.
2. Pracownicy komórki kadrowej płatnika okresowo logują się na swój profil w PUE ZUS,
gdzie na zakładce „Dokumenty i wiadomości” udostępniane są zwolnienia lekarskie
pracowników płatnika.
Z tego widoku istnieje możliwość eksportu pojedynczych dokumentów elektronicznych
w formacie XML. Wyeksportowany plik XML będzie zawierał wszystkie dane ze zwolnienia
lekarskiego oraz dane dotyczące podpisu elektronicznego lekarza.
3. Pracownicy komórki kadrowej zachowują poszczególne pliki XML w folderze, o którym
mowa w p.1. Uwaga: należy zachowywać poszczególne dokumenty elektroniczne w formacie
XML, a nie zbiorczy wykaz w formacie CSV.
4. Po zachowaniu plików XML, pracownicy komórki kadrowej wykonują w module kadrowym
systemu FoKus operację „Import e-ZLA” z menu „Inne funkcje kadrowe”. Funkcja ta
wczytuje dane z zachowanych plików XML i odnotowuje je w module „Zwolnienia
chorobowe” modułu kadrowego.
5. W trakcie swego działania, funkcja importu e-ZLA tworzy raport o zaimportowanych plikach
XML. Należy zwrócić uwagę czy są w nim wymienione jakieś błędy. Jeśli tak – należy je
obsłużyć stosownie do wymienionej przyczyny błędu.
6. Pliki XML, z których dane zostały poprawnie wczytane do systemu FoKus są przenoszone
do odpowiedniego podfolderu systemu FoKus. Są to oryginalne dokumenty elektroniczne
e-ZLA, opatrzone podpisem elektronicznym lekarza.
7. Ostatecznym efektem działania funkcji importu jest wydruk kopii poszczególnych
dokumentów elektronicznych e-ZLA. Wydruk ten prezentowany jest w postaci oddzielnych
pozycji dla każdego zwolnienia.
8. Na wydruku znajdują się dane z każdego zwolnienia oraz informacje o podpisie
elektronicznym lekarza. Na dokumentach zintegrowanych (wgranych do modułu
‘Nieobecności” znajduje się adnotacja pod jakim numerem zostały one zachowane w bazie
danych systemu FoKus, na konto którego pracownika zostało zachowane (ID) oraz do której
jednostki składowej przypisany jest dany pracownik.
9. Wydruk tych dokumentów komórka kadrowa przekazuje komórce płacowej. Dla komórki
płacowej, wydruk ten stanowić będzie dokument źródłowy stanowiący podstawę wyliczenia
i wypłacenia zasiłku.
Uwaga: Przedstawiony wyżej wydruk dokumentów e-ZLA spełnia warunki wynikające
z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania
i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii
dokumentów elektronicznych – może zatem być traktowany na równi z tradycyjnymi,
papierowymi dokumentami ZUS ZLA.
10. Komórka płacowa odnotowuje w dotychczasowy sposób zasiłki wynikające z danego
dokumentu e-ZLA, po czym nanosi na wydruku, w rubryce „Zaksięgowano pod numerem”
numer (lub numery) nadane zapisowi w module „Przerwy i świadczenia” programu
płacowego i archiwizuje dokument w sposób analogiczny do papierowych dokumentów ZUS
ZLA.
Uwagi:
1. Jeżeli dokumentu e-ZLA nie dało się zaimportować w sposób automatyczny i usunięcie
przyczyny nie jest możliwe, można zarejestrować go samodzielnie w module „Zwolnienia
chorobowe” modułu kadrowego.
2. Wizualizację dokumentów e-ZLA załadowanych już do bazy danych systemu FoKus, można
uzyskać przy użyciu przycisku <Drukuj e-ZLA>, dostępnego w module „Zwolnienia
chorobowe” modułu kadrowego.
Można z tej opcji skorzystać w celu wydrukowania kopii pojedynczego dokumentu e-ZLA.
Obsługa opieki nad dzieckiem od roku 2016
Od 1 stycznia 2016 r. następuje zmiana zasad udzielania zwolnienia od pracy w celu sprawowania
opieki nad dzieckiem, zgodnie z art.188 KP. Od tego czasu opieka będzie udzielana w dniach (tak jak
przed 2016 rokiem) albo w godzinach (16 godzin rocznie przy pełnym etacie). Wyboru sposobu
korzystania ze zwolnienia w danym roku pracownik dokonuje składając pierwszy wniosek o udzielenie
opieki na dziecko.
Obsługa opieki nad dzieckiem do lat 14 w module kadrowym systemu FoKus przedstawia się
teraz następująco:
1. Dla pracowników korzystających z opieki w wymiarze całych dni obsługa zagadnienia nie
ulega zmianie w stosunku do dotychczasowego trybu.
2. Przy pierwszym wniosku pracownika o udzielenie opieki nad dzieckiem w wymiarze
godzinowym, należy zaznaczyć wybrany przez pracownika sposób korzystania z opieki.
Odbywa się to poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji na zakładce „Czas pracy”.
Domyślnie, wszyscy pracownicy mają zaznaczone korzystanie z opieki w dniach. Tylko
wybór korzystania z opieki w godzinach wymaga zaznaczenia tej opcji.
3. Jeśli u pracownika zaznaczono korzystanie z opieki w godzinach, dotychczasowa opcja
odnotowania opieki w module „Urlopy” będzie niedostępna.
4. Jeśli u pracownika zaznaczono korzystanie z opieki w godzinach należy korzystać z funkcji
„Wyjścia, nadgodziny oraz opieka w godzinach”, którą w wersji 2016 programu odpowiednio
rozszerzono na tę okoliczność.
5. Wykorzystanie danej liczby godzin opieki w danym dniu należy odnotować, zaznaczając
odpowiednią opcję w polu „Rodzaj zdarzenia”. Po tej operacji pojawi się saldo w kolumnie
„Saldo opieki”, np. -2h 30min jeżeli pracownik wykorzystał dwie i pół godziny opieki. Znak
minus wynika z faktu, że program w ten sposób oznacza czas nieprzepracowany.
6. Salda będą sumowane i prezentowane dla każdego roku oddzielnie.
7. Przy próbie odnotowania liczby godzin przekraczającej w danym roku 16 (przy pełnym
etacie), program wyświetli odpowiedni komunikat i zażąda skorygowania tego zapisu.
Piotr Zielonka