pobierz

Informacje dot. sposobu przygotowywania i przekazywania do ogłoszenia
aktów prawnych zgodnie z wymaganiami powszechnie obowiązujących
przepisów.
Procedurę ogłaszania aktów normatywnych w Dzienniku
Urzędowym
Województwa Pomorskiego regulują następujące akty prawne:
1) Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych
innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 197 poz. 1172), zwana dalej ustawą,
2) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie
wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty
normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci
elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych
nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz. 1699), zwane dalej
rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych,
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 października 2011 r. w sprawie
określenia wzoru graficznego winiety dzienników urzędowych oraz pierwszej
i ostatniej strony Dziennika Urzędowego Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor
Polski B”, a takŜe wzoru okładek i strony tytułowej załączników do tego dziennika
urzędowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 214, poz. 1269), zwane dalej rozporządzeniem
w sprawie winiet.
Głównymi zasadami wynikającymi z ustawy są:
1) Oryginał aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym
Województwa Pomorskiego ma postać dokumentu elektronicznego (art. 15 ust.1
ustawy),
2) Oryginał wojewódzkiego dziennika urzędowego jest w postaci elektronicznej (art.
2a ustawy).
Celem uchwalenia w/w przepisów jest skrócenie czasu pomiędzy przyjęciem aktu przez
redakcję dziennika, a jego ogłoszeniem. Realizacja powyŜszego moŜliwa jest jedynie
wówczas gdy przekazywane do ogłoszenia akty są zgodne z rozporządzeniem w sprawie
wymagań technicznych z dnia 27 grudnia 2011 r..
Sporządzenie aktów podlegających ogłoszeniu w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym:
1. Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne,
podlegające ogłoszeniu, zgodnie z § 3 ust.1 rozporządzenia w sprawie wymagań
technicznych, sporządza się w formacie XML w postaci tekstu strukturalnego,
z zachowaniem wymogów określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia.
Utworzenie takiego aktu moŜliwe jest przy uŜyciu dedykowanego edytora aktów
prawnych XML (np.: edytor EDAP MSWiA, Edytory Aktów Prawnych XML ABC
PRO)
2. Załączniki do aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym,
zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych mogą być
sporządzane w postaci:
1) pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze
schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie
tego
pliku
wizualizacją
w
formacie
PDF
zgodnym
z
minimalnymi
wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach
wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
zwanymi dalej „minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych
2) pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach
dla systemów teleinformatycznych, którego postać:
a) umoŜliwia konwersję do pliku PDF,
b) umoŜliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk
treści
w
formacie
A4
w
jakości
prezentacji
niepozostawiającej
wątpliwości co do treści dokumentu;
3) pliku PDF generowanego w sposób umoŜliwiający przeszukiwanie tekstu
dokumentu, którego postać umoŜliwia, bez konieczności dokonywania zmian
w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji
niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu.
Z przytoczonej treści § 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych wynika,
Ŝe załączniki do aktów podlegających ogłoszeniu, z technicznego punktu widzenia,
mogą być przygotowywane w praktyce na dwa sposoby:
1) jako załączniki utworzone bezpośrednio w edytorze aktów prawnych XML
2) jako załączniki binarne - tylko i wyłącznie w postaci przeszukiwalnego
pliku
PDF,
w
formacie
A4,
z
zachowaniem
zasad
dotyczących
formatowania i nagłówka załącznika określonych w załączniku Nr 1 do
rozporządzania w sprawie wymagań technicznych
Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF:
Mając na uwadze to, Ŝe redakcja dziennika nie ma moŜliwości ingerencji w treść
załącznika binarnego w postaci pliku PDF, w przypadku przekazywania do ogłoszenia
takiego załącznika, musi on spełniać następujące wymagania określone w załączniku
nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych:
a) załącznik musi mieć ustawiony margines górny co najmniej na 25 mm.
W nagłówku załącznika przekazywanego do ogłoszenia organ wydający
akt, nie moŜe umieszczać Ŝadnych informacji (tam ma pozostać miejsce na
nagłówek dodawany w redakcji),
b) w stopce załącznika przekazywanego do ogłoszenia równieŜ nie mogą
znajdować się Ŝadne informacje. W szczególności nie naleŜy umieszczać
tam informacji o numerach stron – nie będą się one bowiem wówczas
zgadzały z numerami stron publikowanej pozycji w dzienniku,
c) marginesy boczne załącznika mają być ustawione na 18 mm,
d) wymagania dot. czcionki: Times New Roman, 11 pkt,
e) w prawym górnym rogu pierwszej strony załącznika naleŜy zamieścić
standardową informację o numerze załącznika, formie prawnej, numerze
aktu, organie wydającym oraz dacie aktu.
PoniŜej przykład poprawnie sformatowanego załącznika binarnego w PDF:
Z powyŜszego wynika, Ŝe w przypadku przekazywania załączników do aktu w postaci
plików binarnych w formacie PDF, winny być one sformatowane ściśle wg zasad
określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych.
Przekazywanie załączników w postaci plików XML:
Równocześnie naleŜy mieć na uwadze, Ŝe załączniki moŜna przekazywać wraz z „aktem
głównym” w postaci plików XML (zgodnie z § 5 ust.1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie
warunków technicznych.
Przekazywanie załączników w formacie większym aniŜeli A-4:
Biorąc pod uwagę specyfikę i szczególny charakter niektórych rodzajów załączników,
co sprawia, Ŝe prawidłowe ich sporządzenie w standardowo wymaganym formacie A-4 nie
jest moŜliwe, zgodnie z dyspozycją zawartą w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków
technicznych, dopuszcza się aby załączniki do:
a) uchwał w sprawie uchwalenia budŜetu
b) sprawozdań finansowych,
- były przekazywane do publikacji maksymalnie w formacie A3
Rekomendowanym rozwiązaniem, w przypadku tabel wielokolumnowych, jest stosownie
orientacji poziomej dla A4, co w konsekwencji pozwala na uzyskanie szerokości tabeli
o rozmiarach jak w A3. W odniesieniu do zdecydowanej większości tabel takie rozwiązanie
powinno okazać się wystarczające. Stosowanie formatu A3 dopuszcza się wyłącznie
w odniesieniu do tabel, których nie da się umieścić na stronie w formacie A4 w orientacji
poziomej – jedynie bowiem w takim przypadku zachodzi konieczność zastosowania formatu
A3 i orientacji poziomej (przypadki bardzo rzadkie).
Uwaga:
NaleŜy zwaŜyć na fakt, Ŝe w tabelach budŜetowych zasadniczym problemem jest szerokość
tabeli nie ich długość. Tak więc, w wypadku gdy wykorzystamy A3 „w pionie”, czy A4
„w poziomie”, to dla rozmiaru „obszaru roboczego” (moŜliwej szerokości tabeli) praktycznie
nie ma róŜnicy, ale przy drukowaniu róŜnica jest ogromna, gdyŜ w przypadku A4
„w poziomie” tabelę o szerokości „A3” moŜemy nadal wydrukować na kartce w formacie A4
– dlatego teŜ takie właśnie rozwiązanie jest rekomendowane, natomiast moŜliwość
zastosowania formatu A3 dopuszczalna jest jedynie w nadzwyczajnych, uzasadnionych
przypadkach (w przypadku orientacji strony A3 w poziomie, moŜemy umieścić na niej tabele
o naprawdę duŜej liczbie kolumn – np. rozbudowane wieloletnie prognozy finansowe).
Plany zagospodarowania przestrzennego:
Dodatkowo dopuszcza się dołączanie do uchwał w sprawie zagospodarowania przestrzennego
map w postaci oryginalnych plików graficznych - jako załącznik binarne.
Uwaga:
Włączane do załącznika aktu prawnego w XML pliki zewnętrzne (np. w przypadku map będą
to najczęściej pliki w formacie JPG, SVG), jako włączone w treść aktu elementy zewnętrzne,
są przechowywane w osobnych dokumentach elektronicznych, i co bardzo istotne - są
w takim przypadku opatrywane podpisem elektronicznym w momencie podpisywania całego
aktu. Tym samym taki sposób realizacji spełnia wymagania wynikające z przepisów
rozporządzenia w sprawie warunków technicznych - jest zgodny z wymaganiami określonymi
w § 4 ust.2 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych oraz § 2 ust. 4 załącznika
nr i § 2 pkt 6 załącznika Nr 3 do cyt. rozporządzenia.
W trakcie sporządzania aktów do publikacji prosimy o szczególne zwrócenie uwagi na kilka
istotnych kwestii, między innymi:
1.
Umieszczanie pod ostatnim paragrafem aktu prawnego tzw. „metryczki” tj. imienia,
nazwiska oraz pełnionej funkcji osoby podpisującej (np. Przewodniczący Rady, Prezydent
Miasta, Starosta)
2.
Wyeliminowanie ewentualnych rozbieŜności między aktami uchwalonymi a przesłanymi do
publikacji w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym.
3.
Akty przesyłane do publikacji muszą być podpisane aktualnym kwalifikowanym
certyfikowanym podpisem elektronicznym.
4.
Porozumienia, umowy i aneksy powinny zawierać podpisy elektroniczne wszystkich
zawierających je stron.