Wytyczne finansowe

Szanowni Państwo
Poniżej chcielibyśmy przedstawić kilka informacji i wskazówek dla Państwa odnośnie programu „Ruch
Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało” na rok 2015 – to jest Parafiad Regionalnych i Festynów SportowoRekreacyjnych.
1. Najważniejsze informacje odnośnie finansowania:
Jak to było sygnalizowane już zeszłych latach, rozliczenia notami księgowymi stwarzały znaczące
trudności w rozliczaniu projektu. W związku z tym od przyszłego roku wszystkie koszty z dotacji
Ministerstwa Sportu i Turystyki przekazanej Partnerom przez Stowarzyszenie będą dokumentowane
fakturami oraz umowami wystawionymi na Stowarzyszenie Parafiada. W związku z tym każdy
dokument pochodzący od Partnera powinien być opatrzony jego pieczątką, by można było łatwo
przypisać konkretne koszty do konkretnych imprez.
W związku z wymaganym wkładem własnym (20% wszystkich kosztów) oznacza to, że trzeba będzie
pozyskać i udokumentować fakturami lub umowami na siebie kwotę równą minimum jednej czwartej
otrzymanej od nas dotacji: np. 250 złotych na każdy tysiąc otrzymany od Stowarzyszenia. Te 250 po
dodaniu do tysiąca z dotacji dadzą 20% sumy – 1250 zł.
a. Poniżej teoretyczny przykład:
Partner w Siemiatyczach Śląskich, Zespół Szkół nr 1, chce z nami zorganizować Parafiadę
Regionalną oraz Festyn z okazji Dnia Dziecka i Dnia Matki. W sumie swoje koszty oblicza na
6500 złotych, a źródła finansowania to Stowarzyszenie Parafiada, budżet własny ZS oraz
sponsor, który jednak oferuje, że zrobi zakupy na tę imprezę i przekaże dary rzeczowe zgodnie z
zapotrzebowaniem, biorąc faktury na siebie.
Stowarzyszenie przyznało dotację w wysokości 4000 złotych – 2500 na Parafiadę oraz 1500 na
Festyn. Wymagany wkład własny wynosi 20% sumy kosztów (czyli jedną czwartą dotacji), co
oznacza 1000 złotych – do dowolnego podziału na etapie tworzenia kosztorysu pomiędzy te
dwie imprezy, lecz ten tysiąc musi być udokumentowany fakturami na Zespół Szkół. Nie może
pochodzić od takiego sponsora, który weźmie faktury na siebie.
Wydanie dotacji nie spowoduje trudności – Zespół Szkół otrzyma po podpisaniu porozumienia o
współpracy przelew na 2000 zł, którymi zapłaci za strzelnicę paintball oraz występ tancerzy
ognia na Festynie (w sumie 1500 zł) Z pozostałych 2500 złotych 1000 pójdzie na wynagrodzenia
dla sędziów (8 umów po 125 złotych brutto), które na podstawie przesłanych kwestionariuszy
Stowarzyszenie wystawi samym sędziom i opłaci przelewami. 750 złotych pójdzie na sprzęt
sportowy (faktura przelewowa) oraz 750 na catering na Parafiadzie (500 gotówką z pierwszej
transzy, resztę przelewem zapłaci Stowarzyszenie). Ponieważ suma faktur i umów
przelewowych wyniesie 2000, nie będzie potrzeby przelewania drugiej transzy.
Druga faktura na 1000 złotych na Zespół Szkół dopełni kosztu cateringu i zapewni wymagany
wkłąd własny.
Oddzielnie nieodpłatnie sponsor przekaże nagrody dla dzieciaków, a Stowarzyszenie medale,
dyplomy, podziękowania i puchary.
Rozlicznie tych imprez przekazane do Stowarzyszenia w części finansowej uwzględniać więc
będzie tylko 5000 złotych (4000 z dotacji i 1000 wkładu własnego), a pozostały 1500 i wszelkie
dary pochodzące od sponsora można ująć tylko w sprawozdaniu merytorycznym.
2. Faktury:
Koszty własne Partnerów powinny być dokumentowane fakturami własnymi Partnerów (tj.
wystawionymi na Partnera, a nie na inny podmiot). Dotyczy to kwoty minimum 20% sumy kosztów
znanej z poprzednich lat. Na każdej takiej fakturze powinien znaleźć się opis informujący, że te koszty
zostały poniesione w związku z organizacją konkretnej imprezy wraz z jej nazwą i datą.
a. Poniżej przykład opisu:
Wymieniony drugostronnie sprzęt sportowy został zakupiony ze środków własnych w kwocie
150 zł na potrzeby realizacji Festynu Sportowo-Rekreacyjnego z okazji Dnia Dziecka w
Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2015 w ramach programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało
2015” realizowanego we współpracy ze Stowarzyszeniem Parafiada im. św. Józefa
Kalasancjusza w Warszawie.
Tak opisane faktury po przesłaniu nam ich zestawienia będziemy mogli uznać (Nota Uznaniowa
wystawiona przez Stowarzyszenie Parafiada Partnerowi Regionalnemu) i wykazać w Ministerstwie
jako wkład własny.
3. Zasady przekazywania dotacji
Jeśli chodzi o koszty z dotacji, z każdym z partnerów będziemy ustalać procedury przekazania
środków stosownie do potrzeb. Wchodzą tu w grę zarówno faktury przelewowe płacone przez
Stowarzyszenie, jak i transze zaliczek do płacenia gotówką na miejscu. W podstawowym założeniu
każdemu z Partnerów po podpisaniu Porozumienia przekażemy na konto połowę przyznanej dotacji,
a resztę rozliczymy na podstawie indywidualnych ustaleń płacąc za faktury przelewowe lub zwracając
za opłacone faktury gotówkowe drugą transzą. W przypadku przekroczenia kwoty dotacji
wygenerowanymi kosztami (mowa o sumie kwot faktur na Stowarzyszenie) Partnerzy będą
zobowiązani do wpłacenia darowizny na kwotę, o którą przekroczyli dotację, by pokryć
wygenerowane dla Stowarzyszenia koszty. Kwota przekroczenia będzie się liczyć do wkładu własnego
Partnera pod warunkiem przekazania darowizny.
4. Umowy z sędziami, obsługą techniczną, instruktorską i medyczną
Oddzielną kwestią są dotowane umowy z sędziami, obsługą techniczną, instruktorską i medyczną.
Jeżeli nie mogą Państwo uzyskać na takie usługi faktury wystawionej na Stowarzyszenie, sami
wystawimy umowy dla konkretnych osób. Umowy takie muszą być wystawione najpóźniej w dniu
imprezy, w związku z tym dla każda osoba powinna wypełnić kwestionariusz osobowy według wzoru
zamieszczonego na stronie www.parafiada.pl. Wypełnione kwestionariusze należy przesłać do
Stowarzyszenia najpóźniej 10 dni przed imprezą drogą mailową (skany) lub listem poleconym. Proszę
zwrócić uwagę, by w każdym kwestionariuszu znalazł się poprawny numer konta osoby, z którą
podpisujemy umowę oraz aktualne informacje o jego statusie (zatrudniony, student, bezrobotny
itp.).
Po zapoznaniu się z opinią Ministerstwa informujemy, że praca wolontariuszy nie będzie wyceniania
ani uznana za wkład własny w tym konkursie. Jest natomiast bardzo wskazana jako wkład rzeczowy
(wartość dodana) do projektu. Aby wykazać pracę wolontariuszy, należy spisać z nimi porozumienia
oraz prowadzić kartę pracy wolontariusza, wg. wzorów dostępnych na stronach internetowych, np.
tutaj:
http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/wzor_porozumienie_wolontariat_1.doc
http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/KARTA_CZASU_PRACY_WOLONTARIUSZA.doc
5. Wytyczne dotyczące przygotowywania kosztorysów:
Wszystkich Państwa bardzo prosimy o realną, niezawyżoną ocenę kosztów związanych z realizacją
imprezy. Dotyczy to zwłaszcza tzw. wskaźnika kosztu na uczestnika, który powinien wynosić nie mniej
niż 2 złote i nie więcej niż 15 złotych na osobę – mowa o kosztach pokrytych z dotacji.
Koszty kwalifikowalne (takie, za które Stowarzyszenie może zapłacić) to:
- zakup drobnego sprzętu sportowego (piłki, siatki, rakietki, piłeczki, pachołki, liny itp.)
-transport związany bezpośrednio z imprezą – musi to jednoznacznie wskazywać opis sprzedanej
usługi na fakturze (kiedy, skąd, dokąd i kogo przewieziono, np.: Przewóz uczestników na Parafiadę
Regionalną w Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2015)
- wynajem obiektów i sprzętu – wynajem sal gimnastycznych, kortów, boisk, przenośnego sprzętu do
rekreacji (strzelnice, dmuchańce, trampoliny itp.), także toalety przenośne.
- koszty obsługi sędziowskiej, technicznej, medycznej i instruktorskiej – w trakcie imprez. Jak to już
było zaznaczone w innym miejscu, wystawienie i opłacenie umów leży po stronie Stowarzyszenia,
dlatego prosimy o przesyłanie kwestionariuszy osobowych osób obsługujących zadanie z
odpowiednim wyprzedzeniem.
- wyżywienie (w tym catering)
- zakwaterowanie – tylko w wyjątkowych sytuacjach po podaniu rzetelnego uzasadnienia w
programie planowanej imprezy
- inne koszty bezpośrednie: leki, materiały plastyczne, naczynia jednorazowe, środki czystości (w
rozsądnych ilościach), materiały techniczno-budowlane (paliki, linki, gwoździe, zaciski itp.) – w bardzo
skromnych ilościach. Wszelkie inne koszty nie znajdujące się na powyższej liście prosimy
konsultować. W przeciwnym razie faktura może nie zostać uznana przez Stowarzyszenie.
UWAGA: Koszty działań promocyjnych nie będą refundowane. Prosimy nie wpisywać takich kosztów
po stronie Stowarzyszenia przy składaniu kosztorysu.
UWAGA: Przy przygotowywaniu kosztorysu bardzo zachęcamy do ograniczania (w miarę możliwości)
liczby pozycji kosztorysu, na które wzięta będzie dotacja. O wiele łatwiej dla Państwa i dla nas będzie
rozliczyć dotację przeznaczoną np. na całość wyżywienia i wynajmu obiektów i sprzętu – po jednej,
dwie faktury na każdą pozycję – niż pokryć część kosztów w każdej czy prawie każdej pozycji.
Zapraszamy do konsultacji w przypadku pytań.
6. Dofinansowanie udziału w Międzynarodowej Parafiadzie
Wiele osób spośród Państwa zastanawia się pewnie, jak będzie z dofinansowaniem na
27. Międzynarodową Parafiadę Dzieci i Młodzieży. Niewątpliwie dobrą rzeczą była możliwość
przekazania dodatkowych pieniędzy z programu regionalnego tym z Państwa, którzy potrzebowali
wsparcia w wysłaniu reprezentacji do Warszawy. Po zamieszaniu, które było skutkiem zeszłorocznych
koncepcji, doszliśmy do wniosku, że dofinansowanie to będzie przyznawane na podstawie
porozumień o współpracy i będzie mogło objąć jedynie przejazdy. Ci z Państwa, którzy chcą otrzymać
takie dofinansowanie, powinni uwzględnić to w składanych wnioskach i określić potrzebną kwotę.
Postaramy się, by konkretne pieniądze znów ułatwiły potrzebującym dzieciom z Państwa regionów
udział w Parafiadzie.
W związku ze strukturą mechanizmu dofinansowania, otrzymanie dotacji na transport na
27. MPDiM będzie skutkowało zwiększeniem wymaganego wkładu własnego zgodnie z podaną
wcześniej proporcją.