Zasady rachunkowości AMG - Akademia Morska w Gdyni

ZASADY RACHUNKOWOŚCI
AKADEMII MORSKIEJ W GDYNI
Gdynia 2013
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Spis treści
1.
Ogólne informacje dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych
4
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Podstawa prawna prowadzenia ksiąg rachunkowych
Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Określenie roku obrotowego
Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Sprawozdania finansowe
4
4
4
4
5
2.
Metody wyceny aktywów i pasywów
6
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.5.1
2.5.2.
2.5.3.
2.5.4.
2.6.
2.7.
2.8.
2.8.1.
2.8.2.
2.8.3.
2.8.4.
2.9.
2.10.
2.11.
2.11.1.
2.11.2.
2.12.
2.12.1.
2.12.2.
2.12.3.
2.12.4.
2.13.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
Amortyzacja
Środki trwałe w budowie
Inwestycje
Zapasy
Materiały
Towary
Produkcja w toku
Wyroby gotowe
Należności
Rozliczenie międzyokresowe kosztów
Fundusze
Fundusz zasadniczy
Fundusz Pomocy Materialnej dla Studentów
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Inne fundusze
Rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Zobowiązania
Rozliczenia międzyokresowe przychodów
Krótkoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów
Długoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów
Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych
Wycena operacji gospodarczych w ciągu roku
Wycena bilansowa
Rozliczanie kosztów zagranicznej delegacji służbowej
Ujęcie w księgach operacji gospodarczych związanych z realizacją programów UE
Metody i terminy inwentaryzacji
6
7
7
7
8
8
8
8
8
9
10
10
10
11
12
12
12
13
13
13
14
14
14
14
14
15
15
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
2
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
16
3.
Metoda ustalania wyniku finansowego
3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
Przychody i zasady ich rozliczania
Działalność podstawowa
Pozostałe przychody operacyjne
Przychody finansowe
Koszty i zasady ich rozliczania
Koszty działalności operacyjnej
Pozostałe koszty operacyjne
Koszty finansowe
Wycena świadczeń wewnętrznych
Ustalenie wyniku
Podstawa opodatkowania
Zasady i ujęcia przychodów i kosztów projektów finansowanych z UE
16
16
16
17
17
18
18
18
18
18
18
19
4.
System prowadzenia ksiąg rachunkowych
20
5.
System służący ochronie danych i ich zbiorów
21
5.1.
5.2.
5.3.
Ochrona danych
Przechowywanie danych
Udostępnianie danych
21
21
21
6.
Zasady szczególne i procedura wprowadzania zmian w zasadach
rachunkowości
23
Plan kont
Projekty UE
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych
Instrukcje obsługi oprogramowania i poprawności dekretacji
23
23
23
23
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
3
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
1. Ogólne informacje dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych
1.1. Podstawa prawna prowadzenia ksiąg rachunkowych
Akademia Morska w Gdyni (zwana dalej AMG, bądź Uczelnią) jako uczelnia publiczna
i jednostka sektora finansów publicznych prowadzi rachunkowość według zasad
określonych w:
1) ustawie z 29 września 1994 o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 roku Nr 152 poz.
1223, z późn. zm.);
2) ustawie z 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164 poz.
1365, z późn. zm.);
3) rozporządzeniach wykonawczych do ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym,
a w szczególności w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad gospodarki
finansowej uczelni publicznej;
4) ustawie z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240,
z późn. zm.);
5) ustawie z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U.
z 2000 roku Nr 54 poz. 654, z późn. zm.).
1.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe AMG prowadzone są w siedzibie Uczelni, w Gdyni przy ul. Morskiej
81-87, w budynku F, w Kwesturze.
1.3. Określenie roku obrotowego
1. Rokiem obrotowym Uczelni jest rok kalendarzowy.
2. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, który jest dniem
bilansowym.
3. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje dwa tygodnie po zatwierdzeniu sprawozdania
przez Senat AMG.
4. Okresem sprawozdawczym na potrzeby AMG jest okres jednego miesiąca.
1.4. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.
Operacje gospodarcze ewidencjonowane są z zachowaniem zasady podwójnego zapisu.
Odpowiedzialnym za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest Kwestor.
Księgi rachunkowe są prowadzone elektronicznie w systemie finansowo-księgowym (FK).
Księgi rachunkowe otwiera się na początku roku obrotowego, a zamyka dwa tygodnie
po zatwierdzeniu sprawozdania przez Senat AMG.
6. Zamknięcie ksiąg następuje poprzez nieodwracalne zamknięcie możliwości dokonania
zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących księgi rachunkowe.
7. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, rzetelnie, bezbłędnie i w sposób
sprawdzalny.
1.
2.
3.
4.
5.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
4
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
1.5. Sprawozdania finansowe
Uczelnia sporządza nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku bilansowego
sprawozdanie finansowe obejmujące:
1) wstęp do sprawozdania finansowego;
2) bilans;
3) rachunek zysków i strat;
4) rachunek przepływów pieniężnych;
5) zmiany w kapitale własnym;
6) informację dodatkową do sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Ten sam biegły rewident, bądź ten
sam podmiot gospodarczy skupiający biegłych rewidentów nie powinien badać sprawozdania
finansowego Uczelni dłużej niż trzy lata z rzędu.
Uczelnia sporządza inne sprawozdania finansowe zgodnie z wymogami określonymi przez
ustawę o szkolnictwie wyższym, ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego,
ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej, czy na potrzeby GUS oraz POLON-u.
Na potrzeby własne Uczelnia sporządza co miesięczne sprawozdania z wykonania planu
rzeczowo-finansowego Uczelni w podziale na jednostki organizacyjne AMG, zgodnie
z założeniami przyjętymi w Regulaminie wewnętrznej gospodarki finansowej Akademii
Morskiej w Gdyni.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
5
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2. Metody wyceny aktywów i pasywów
2.1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
Każdy środek trwały posiada własną kartotekę. Środki trwałe wyższej wartości posiadają
indywidualny numer inwentarzowy. Kartoteka zawiera w szczególności informacje o:
1) miejscu użytkowania;
2) numerze inwentarzowym;
3) stawce i sposobie amortyzacji;
4) osobie materialnie odpowiedzialnej;
5) wartości początkowej.
Składniki majątkowe o wartości przekraczającej 3.500 zł i okresie użytkowania dłuższym
niż rok zaliczane są do środków trwałych i amortyzowane są w czasie. Do środków trwałych
amortyzowanych w czasie, bez względu na ich wartość, zaliczane są komputery.
Środki trwałe amortyzowane w czasie są eiwdencjonowane w podziale na Klasyfikację
Środków Trwałych.
Składniki majątkowe o wartości powyżej 1.000 zł, a niższej niż 3.500 zł, zalicza się
do środków trwałych niższej wartości. Środki trwałe niższej wartości są amortyzowane
jednorazowo, w miesiącu w którym zostały przyjęte do użytkowania. Do środków trwałych
niższej wartości zalicza się meble bez względu na ich wartość.
W przypadku wyposażenia pokoi gościnnych ewidencja ilościowo-wartościowa
dla Studenckich Domów Marynarza i Akademickiego Domu Marynarza prowadzona jest bez
względu na wartość składników majątku.
W przypadku zbiorów bibliotecznych prowadzona jest ewidencja wartościowa.
Składniki majątku, których wartość przekracza kwotę 3.500 zł, ale ich przewidywany okres
użytkowania jest krótszy od roku zalicza się do kosztów materiałów. Do materiałów zalicza
się również środki trwałe kupione na wymianę oraz części służące do ich naprawy.
Środki trwałe zakupione jako aparatura badawcza, a ich zakup lub wytworzenie zostało
sfinansowane ze środków, o których mowa w ustawie o finansowaniu nauki, zaliczane są
w koszty działalności bieżącej, w koszty aparatury.
Wartości niematerialne i prawne (WNiP) o wartości przekraczającej 3.500 zł
i okresie użytkowania dłuższym niż rok przyjmowane są do ewidencji i amortyzowane
w czasie. Ewidencję WNiP o niższej wartości prowadzi inżynier do spraw aparatury
oraz osoby odpowiedzialne materialnie za środki trwałe w danej jednostce.
Ewidencja powinna zawierać nazwę, numer licencji, wartość zakupu oraz miejsce
użytkowania.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
6
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2.2. Amortyzacja
Budynki, lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej są jedynie umarzane i nie podlegają
amortyzacji. Umorzenie zmniejsza bezpośrednio fundusz zasadniczy.
Uczelnia amortyzuje środki trwałe osobno do celów podatkowych i sprawozdań finansowych.
Co do zasady Uczelnia stosuje jednakowe stawki amortyzacji według zasad podatkowych,
zawartych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Uczelnia sporządza plan amortyzacji na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.
Uczelnia stosuje liniową stawkę amortyzacji. Amortyzacja środka trwałego następuje
od miesiąca następnego po przyjęciu do użytkowania, a kończy się w miesiącu,
w którym wartość umorzenia zrównuje się z wartością początkową środka trwałego.
Dopuszcza się w szczególnych przypadkach stosowanie indywidualnych stawek amortyzacji.
Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych dokonuje się w miesięcznym okresie
sprawozdawczym. Środki trwałe niższej wartości amortyzowane są jednorazowo w miesiącu
przyjęcia do użytkowania.
Aparatura badawcza jest w całości ujmowana w koszty zgodnie z zasadą memoriału.
Do ewidencji majątku Uczelni przyjmowana jest w całości umorzona. Wartość zakupionej
aparatury wykazywana jest jako pozostałe koszty rodzajowe, a w analityce jako aparatura
badawcza.
Zbiory biblioteczna umarzane są w momencie ich przyjęcia.
2.3. Środki trwałe w budowie
Środki trwałe w budowie wyceniane są w wysokości ogółu kosztów będących
w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem pomniejszonych o odpisy
z tytułu trwałej utraty wartości
2.4. Inwestycje
Długoterminowe inwestycje, w tym udziały i akcje w innych jednostkach, wyceniane
są według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Inwestycje krótkoterminowe na dzień bilansowy wyceniane są w wartości nabycia,
bądź w wartości rynkowej, w zależności od tego, która jest niższa.
Środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych wykazuje się według wartości
nominalnej. Środki pieniężne na walutowych rachunkach bankowych wyceniane są po kursie
średnim NBP. Zmianę wartości środków pieniężnych na rachunkach bankowych prezentuje
się na kontach aktualizacyjnych.
Odsetki od niezapadłych lokat księguje się na dzień bilansowy.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
7
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2.5. Zapasy
2.5.1. Materiały
Uczelnia w zależności od specyfiki materiałów i ich przeznaczenia prowadzi ewidencję
ilościowo-wartościową i wartościową.
Ewidencję znaczków pocztowych w Kancelarii Głównej, żywności oraz paliwa na statkach
prowadzi się w systemie FK wartościowo. Rozchód w magazynach statkowych wyceniany
jest według średnich cen ważonych.
Materiały w magazynie głównym ewidencjonuje się w wartości nominalnej. W magazynie
głównym prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową. Zakup materiałów do magazynu
następuje poprzez konto rozliczeniowe – zakup materiałów. Rozchód materiałów następuje
zgodnie z zasadą FIFO.
Koszty związane z zakupem materiałów, z uwagi na ich sporadyczny charakter oraz niską
wartość, ujmowane są w koszty działalności bieżącej.
Materiały nieprzyjmowane na stan magazynowy traktuje się jako przekazane bezpośrednio
do zużycia, a ich wartość ujmuje się w koszty bieżącego okresu sprawozdawczego.
2.5.2. Towary
Towary wyceniane są w wartości zakupu. Z uwagi na sporadyczne występowanie kosztów
zakupu i ich mały udział w wartości towarów koszty te zaliczane są bezpośrednio
do kosztów działalności podstawowej.
Koszt sprzedaży towarów rozliczany jest według średniej ważonej.
Ewidencja w systemie finansowo-księgowym ma charakter wartościowy.
2.5.3. Produkcja w toku
Produkcja w toku wyceniana jest na poziomie faktycznie poniesionych kosztów
bezpośrednich. Kalkulację kosztów będących podstawą ujęcia w księgach produkcji
w toku na dzień bilansowy przedstawia jednostka merytorycznie odpowiedzialna
za produkcję.
2.5.4. Wyroby gotowe
Uczelnia prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową wyrobów gotowych. Wyroby gotowe
ewidencjonowane są po koszcie faktycznego wytworzenia. Kalkulację kosztów prowadzi
jednostka odpowiedzialna za produkcję. Na podstawie tej kalkulacji wyroby gotowe
ujmuje się w księgach.
Wyroby gotowe ujmowane są w systemie, w magazynie wyrobów gotowych.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
8
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Każdy produkt lub partia produktu otrzymują indywidualny indeks.
Uczelnia tworzy odpisy aktualizacyjne wyrobów gotowych.
2.6. Należności
Należności wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności,
tj. po uwzględnieniu odpisów aktualizujących. Odpisów aktualizujących dokonuje się
poprzez zapis na koncie korygującym.
Odpisów aktualizujących dokonuje się dwa razy do roku – tj. na półrocze do dnia
31 sierpnia danego roku obrotowego oraz na dzień bilansowy. Odpisy tworzy się
w przypadku, gdy:
a) dłużnik kwestionuje wartość, bądź zasadność należności;
b) dłużnik został postawiony w stan likwidacji, upadłości, bądź istnieją uzasadnione
przesłanki, iż jest zagrożony upadłością;
c) dłużnik zalega ze spłatą powyżej trzech miesięcy, a wartość należności przekracza
kwotę 1.000 zł;
d) dłużnik zalega ze spłatą powyżej pół roku.
Odsetki za zwłokę w zapłacie należności nalicza się na dzień bilansowy, o ile:
a) nie trwa postępowanie sądowe;
b) nie została zawarta ugoda z dłużnikiem;
c) wartość naliczonych odsetek nie przekracza sześciokrotności opłaty pobieranej
przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej.
Odsetki za nieterminową spłatę należności w ciągu roku nalicza się w momencie, gdy wartość
naliczonych odsetek przekracza dziesięciokrotność opłaty pobieranej przez Pocztę Polską
za polecenie przesyłki listowej.
Potwierdzenia sald z odbiorcami dokonuje się na dzień 31 października danego roku
obrotowego.
Wezwania do zapłaty wysyłane są wraz z potwierdzeniem sald. Dodatkowo obligatoryjnie
wezwania do zapłaty wysyłane są w momencie dokonywania aktualizacji należności.
Windykacją należności studenckich zajmuje się wydział macierzysty danego studenta.
W przypadku braku reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty, sprawa przekazywana
jest do komórki merytorycznie odpowiedzialnej za uzyskany przychód z danej należności.
Po braku odzewu dłużnika na drugie wezwanie do zapłaty sprawa kierowana jest do biura
prawnego.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
9
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2.7. Rozliczenie międzyokresowe kosztów
Rozliczenia międzyokresowe kosztów obejmują:
1) koszty mediów;
2) koszty szkoleń i konferencji;
3) koszty biletów lotniczych oraz opłat hotelowych;
4) prenumeratę czasopism dla biblioteki;
5) koszty ubezpieczeń majątkowych.
Do kosztów działalności bieżącego okresu zalicza się koszty przyszłych okresów, których
cena jednostkowa produktu lub usługi nie przekracza 1.000 zł, a w szczególności:
1) koszty licencji oprogramowania i ich odnowy;
2) koszty opłat członkowskich obejmujących przełom roku.
Rozliczane w czasie danego roku obrotowego:
1) koszty podatku od nieruchomości;
2) koszt przekraczający wartość 300.000 zł, a okres trwania usługi jest dłuższy niż trzy
miesiące;
3) koszty płacone w ratach, do wysokości wydatku w danym okresie.
Rozliczenie kosztów międzyokresowych dokonuje się jednorazowo w ciężar kosztów
pierwszego kwartału roku następnego. Koszty księgowane są zbiorczo na daną jednostkę,
której dotyczą w podziale na rodzaj poniesionego kosztu.
Odpis na ZFŚS dokonywany jest w ciężar kosztów co miesiąc w wysokości jednej dwunastej
planowanej rocznej wartości.
2.8. Fundusze
2.8.1. Fundusz zasadniczy
Fundusz zasadniczy wycenia się w wartości nominalnej i odzwierciedla on wartość mienia
Uczelni.
Zwiększenia funduszu obejmują w szczególności:
1) odpisy z zysku;
2) równowartość sfinansowanych z dotacji celowych i UE modernizacji
lub zakończonych i oddanych do użytkowania inwestycji budowlanych w zakresie
budynków, lokali oraz obiektów inżynierii lądowej lub wodnej;
3) równowartość nieodpłatnie otrzymanych budynków, lokali oraz obiektów inżynierii
lądowej lub wodnej;
4) wartość zakończonych modernizacji Studenckich Domów Marynarza (SDM);
5) kwotę zwiększenia wartości mienia Uczelni, będącego skutkiem aktualizacji
wyceny środków trwałych.
Fundusz pomniejszany jest w szczególności o:
1) straty Uczelni;
2) umorzenia budynków, lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej;
3) równowartość nieodpłatnie przekazanych budynków, lokali oraz obiektów
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
10
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
inżynierii lądowej lub wodnej;
4) kwotę zmniejszenia wartości mienia Uczelni, będącego skutkiem aktualizacji
wyceny środków trwałych.
Zwiększenie lub zmniejszenie funduszu dokonuje z datą zatwierdzenia rocznego
sprawozdania finansowego przez Senat Uczelni.
2.8.2. Fundusz Pomocy Materialnej dla Studentów
Ewidencja księgowa winna zapewnić prezentację źródeł pochodzenia środków na pomoc
materialną na rzecz studentów, jak i przejrzystość przeznaczenia zgromadzonych środków.
Ewidencja zwiększeń funduszu winna zawierać w szczególności:
1) wielkość dotacji budżetowej;
2) wpływy Studenckich Domów Marynarza, w podziale na SDM i tytuł przychodu;
3) zwiększenia o niepobrane stypendia;
4) inne przychody.
Dotację budżetową ujmuje się w zwiększenie danego okresu, w którym wpłynęła na konto
Uczelni. Wpływy SDM ujmuje się zgodnie z dokumentami źródłowymi (fakturami
i notami). Niepodjęte stypendia spisywane są na dzień bilansowy za okres z poprzedniego
roku obrotowego.
Ewidencja zmniejszeń funduszu winna zawierać w szczególności:
1) wypłaty stypendiów i zapomóg dla studentów, w analityce z podziałem na tryb
studiów, wydział oraz rodzaj stypendium;
2) wypłaty stypendiów i zapomóg dla doktorantów, w analityce z podziałem na tryb
studiów, wydział oraz rodzaj stypendium;
3) koszty związane z przyznaniem i wypłaceniem stypendiów i zapomóg
dla studentów i doktorantów;
4) koszty utrzymania SDM-ów, w analityce na poszczególne koszty rodzajowe
oraz SDM-y;
5) koszty remontów i modernizacji SDM-ów;
6) koszty ogólne związane z prowadzeniem SDM-ów.
Wypłacone stypendia i zapomogi ujmuje się w księgach „kasowo”. Koszty związane
z wypłaceniem i przyznaniem stypendiów i zapomóg również ujmuje się „kasowo”.
Dokumenty związane z prowadzeniem i utrzymaniem SDM-ów ujmuje się w księgach
na zasadach ogólnych obowiązujących na Uczelni. Dla funduszu nie prowadzi
się rozliczeń międzyokresowych kosztów, a koszty związane z przyszłymi okresami
ujmuje się w okres księgowania dokumentów. W zmniejszenia funduszu ujmuje się koszty
zakończonych modernizacji SDM-ów. Koszty ogólne ujmuje się najpóźniej na dzień
bilansowy, na zasadach i w wysokości określonych przez Rektora.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
11
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2.8.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ewidencja księgowa ZFŚS ma za zadanie odzwierciedlać operacje gospodarcze związane
z tworzeniem i wykorzystaniem funduszu oraz zapewnić transparentność jego
wykorzystania zgodnie z regulaminem ZFŚS.
Ewidencja księgowa ma za zadanie odzwierciedlać w szczególności zwiększenia
funduszu o:
1) odpis na ZFŚS;
2) wpływy z tytułu częściowej lub pełnej odpłatności za świadczenia płatne
z funduszu;
3) wpływy ze spłaconych pożyczek mieszkaniowych;
4) odsetki bankowe od środków zgromadzonych na rachunku funduszu;
5) odsetki z tytułu oprocentowania pożyczek mieszkaniowych.
Ewidencja księgowa winna w szczególności zapewnić informację o wydatkach
związanych z:
1) świadczeniami wypłacanymi pracownikom;
2) świadczeniami wypłacanymi emerytom i rencistom;
3) zapomogami wypłacanymi pracownikom;
4) zapomogami wypłacanymi emerytom i rencistom;
5) wielkością udzielonych pożyczek mieszkaniowych;
6) dopłatami do działalności kulturalnej finansowanej z funduszu;
7) dofinansowaniem wyjazdów pracowników;
8) dofinansowaniem kolonii i obozów dla dzieci pracowników;
9) umorzeniem pożyczek.
Zwiększenia i zmniejszenia funduszu ujmuje się kasowo. Wypłaty związane
ze świadczeniami dla pracowników, emerytów i rencistów ujmuje się w wartości brutto,
tj. łącznie z wielkością podatku dochodowego w miesiącu wypłacenia tego świadczenia.
2.8.4. Inne fundusze
Inne fundusze tworzone są w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Ich cel, zasilenie
oraz przeznaczenie określony winien być w statucie, uchwale Senatu, bądź w zarządzeniu
Rektora.
2.9. Rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów zalicza się prawdopodobne zobowiązania
wynikające w szczególności:
a) za świadczenia wykonane na rzecz Uczelni przez kontrahenta, a kwotę zobowiązania
można w sposób wiarygodny oszacować;
b) z obowiązków wynikających z bieżącej działalności, gdzie wartość zobowiązania
można prawdopodobnie oszacować, mimo, że data zobowiązania nie jest jeszcze
znana.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
12
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Bierne rozliczenia kosztów księgowane są w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym.
Uczelnia tworzy rezerwy na przyszłe świadczenia pracownicze wynikające z:
a) odpraw emerytalnych i rentowych pracowników;
b) nagród jubileuszowych pracowników.
Rezerwy na przyszłe świadczenia pracownicze księgowane są w korespondencji z kosztami
w układzie kalkulacyjnym.
2.10. Zobowiązania
Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagalnej do zapłaty.
2.11. Rozliczenie międzyokresowe przychodów
2.11.1. Krótkoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów
Krótkoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów obejmuje w szczególności:
1) przychody związane z kształceniem studentów;
2) przychody (zaliczki) na realizację projektów badawczych oraz projektów UE;
3) przypadającą na przyszły rok obrotowy wysokość przychodu równemu amortyzacji
od otrzymanych w formie darowizny, finansowanych z dotacji celowych
i projektów UE środków trwałych;
4) dotację budżetową przeznaczoną na sfinansowanie wynagrodzeń nauczycieli
akademickich oraz na bieżącą działalność Uczelni;
5) przychody z realizacji umów, których wartość przekracza 2 mln zł;
6) inne przychody, które dotyczą następnego roku obrotowego.
Zasady rozliczenia krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych przychodów:
1) przychody związane z kształceniem rozliczane są w czasie w poczet przynależnych
im okresów;
2) przychody (zaliczki) związane z realizacją projektów badawczych oraz projektów
UE odwracane są na właściwe konta rozrachunkowe;
3) przychody związane z realizacją znacznych umów rozliczane są zgodnie
z zasadami ujmowania i zaliczania w przychód na Uczelni (umów, których wartość
przekracza 2 mln zł);
4) przychody związane z rozliczeniem darowizn, dotacji celowych oraz dotacji
UE od zakupu środków trwałych rozliczane są do wysokości przynależnej
im amortyzacji w okresie, w którego ciężar amortyzacja została zaliczona;
5) pozostałe rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane są jednorazowo
w pierwszym kwartale roku następnego.
Przychody księgowane są zbiorczo na daną jednostkę, której dotyczą w podziale
na tytuł przychodu.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
13
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
2.11.2. Długoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów
Długoterminowe rozliczenie międzyokresowe przychodów obejmują, w szczególności:
1) przychody związane z rozliczeniem dotacji UE na zakupu środków trwałych;
2) przychody związane z rozliczeniem dotacji celowych na zakup środków trwałych;
3) przychody związane z rozliczeniem darowizn środków trwałych;
Rozliczenie długoterminowych przychodów księgowane jest jednorazowo na dzień
bilansowy w rozliczenia krótkoterminowe przychodów do wysokości przychodu
przypadającego na następny rok obrotowy.
2.12. Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych
2.12.1. Wycena operacji gospodarczych w ciągu roku
Wszystkie operacje gospodarcze ujmowane są po kursie średnim NBP z dnia
poprzedzającego dzień operacji gospodarczej, za wyjątkiem delegacji zagranicznych
oraz rozliczeń projektów UE.
2.12.2. Wycena bilansowa
Wyrażone w walutach obcych aktywa i pasywa wycenia się po kursie średnim NBP
na ostatni dzień roboczy w danym roku obrotowym. Środki pieniężne na rachunkach
bankowych wycenia się poprzez konto korygujące (aktualizacja kont walutowych).
Powstałe różnice kursowe na dzień wyceny zalicza się odpowiednio do kosztów
lub przychodów finansowych. Różnice te podlegają odwróceniu wyceny na początku
następnego roku obrotowego poprzez storno czarne.
Różnice kursowe od środków pieniężnych w dewizach w kasach, z uwagi na:
a) ich znaczny ruch w ciągu roku;
b) wyrażenie ich w księgach i ewidencjonowanie w złotówkach;
c) niewielki stan względem wielkości sumy bilansowej na koniec roku;
traktuje się jako różnice kursowe zrealizowane i nie podlegają odwróceniu wyceny
na początku następnego roku obrotowego.
2.12.3. Rozliczanie kosztów zagranicznej delegacji służbowej
Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej następuje:
a) po kursie pobrania zaliczki w przypadku, gdy delegowany pobiera zaliczkę,
według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień pobrania zaliczki
z banku;
b) w przypadku pobrania zaliczki z kasy AMG według kursu podanego przez system
(kurs według FIFO, jak dla pobrań dewiz z banku);
c) w przypadku zwrotu kosztów delegacji zagranicznej, na którą nie była pobierana
zaliczka, po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego datę rozliczenia delegacji.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
14
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Od 1 stycznia 2014 roku delegacje zagraniczne rozliczane są po kursie średnim NBP
z dnia poprzedzającego jej rozliczenie. Zaliczka na delegację przeliczana jest jak każdy
rozchód z rachunku bankowego. Zwrot zaliczki ujmowany jest według kursu pobrania
zaliczki. W przypadku gdy zaliczka na delegację zagraniczną nie była pobierana,
bądź jej wysokość nie była wystarczająca na pokrycie wydatków, to część przekraczająca
wartość zaliczki rozliczana jest po kursie zastosowanym przy przeliczaniu kosztu
delegacji.
2.12.4. Ujęcie w księgach
programów UE
operacji
gospodarczych
związanych
z
realizacją
Dopuszcza się stosowanie innego kursu, niż średni kurs NBP z dnia poprzedniego przed
nastąpieniem operacji gospodarczej, o ile jest to wymagane przepisami prawa, umową
o dofinansowanie, wytycznymi do realizowanego projektu lub podyktowane jest
to racjonalnym gospodarowaniem mieniem Uczelni.
Szczegółowe zasady ujmowania operacji gospodarczych związanych z realizacją danego
projektu UE określa Kwestor.
2.13. Metody i terminy inwentaryzacji
Metody i terminy inwentaryzacji składników majątkowych Uczelni określa Instrukcja
Inwentaryzacyjna.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
15
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
3. Metoda ustalania wyniku finansowego
3.1. Przychody i zasady ich rozliczania
Uczelnia uzyskuje przychody:
a) z działalności podstawowej;
b) finansowej;
c) pozostałej działalności operacyjnej.
3.1.1. Działalność podstawowa
Do działalności podstawowej zalicza się:
a) dotację budżetową na pokrycie kosztów kształcenia studentów;
b) działalność dydaktyczną;
c) działalność badawcza;
d) przychody z projektów realizowanych ze środków UE;
e) pozostałe przychody z działalności podstawowej.
Dotacja budżetowa na kształcenie studentów zalicza się w przychody w momencie
wpłynięcia środków od ministra właściwego ds. gospodarki morskiej do wysokości dotacji
przyznanej na przyszły rok. Dotacja uzyskana na pokrycie wynagrodzeń nauczycieli
akademickich na styczeń roku następnego stanowi przychód tego roku.
Do momentu wprowadzenia systemu dziekanatowego zintegrowanego z systemem
finansowo-księgowym, przychody z odpłatnych usług kształcenia ujmowane są w księgach
w momencie wpływu środków. Przychody za studia niestacjonarne i podyplomowe
rozliczane są na czas trwania studiów, w miesięcznych wysokościach w każdym
semestrze.
Działalność badawcza obejmuje środki uzyskane z:
a) dotacji budżetowych na podstawie przepisów ustawy o finansowaniu nauki;
b) przychodów z prac badawczych realizowanych na podstawie umów;
c) innych źródeł.
W trakcie roku przychody z działalności badawczej wykazuje się do wysokości kosztów.
Do pozostałych przychodów z działalności podstawowej zalicza się przede wszystkim:
a) przychody z najmu mienia Uczelni;
b) przychody statków szkolnych;
c) przychody konferencji realizowanych przez Uczelnie;
d) sprzedaży pozostałych usług.
3.1.2. Pozostałe przychody operacyjne
Pozostałe przychody operacyjne obejmują przede wszystkim:
a) przychody związane z rozliczeniem dotacji UE na zakup środków trwałych;
b) przychody związane z rozliczeniem dotacji celowych na zakup środków trwałych;
c) przychody związane z rozliczeniem darowizn środków trwałych;
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
16
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
d) sprzedażą i likwidacją środków trwałych;
e) korekty VAT i ZUS z lat ubiegłych;
f) otrzymane lub należne kary i grzywny;
g) uzyskane dofinansowania i darowizny.
3.1.3. Przychody finansowe
Przychody finansowe obejmują:
a) odsetki za nieterminową regulację należności należne i uzyskane;
b) odsetki bankowe należne i uzyskane;
c) dodatnie różnice kursowe;
d) dywidendy.
3.2. Koszty i zasady ich rozliczania
Uczelnia prowadzi ewidencję kosztów działalności podstawowej w układzie rodzajowym
i kalkulacyjnym. Rodzaj kosztu jest częścią składową budowy konta w układzie
kalkulacyjnym.
Szczegółowy opis kosztów rodzajowych stanowi załącznik do niniejszego dokumentu.
3.2.1. Koszty działalności operacyjnej
Koszty działalności operacyjnej (w układzie kalkulacyjnym) uwzględniają główne rodzaje
działalności Uczelni:
a) podstawowa działalność dydaktyczna;
b) koszty wydziałowe;
c) koszty działalności badawczej;
d) koszty realizowanych projektów UE;
e) koszty zarządu Uczelni;
f) koszty pozostałej działalności podstawowej w podziale na: konferencje, statki,
wynajmy, pozostałe usługi.
Koszty w układzie kalkulacyjnym zbudowane są w oparciu o syntetykę, miejsce powstania
kosztu, uszczegółowienie kosztu, rodzaj kosztu.
Koszty wydziałowe rozliczane są proporcjonalnie do kosztów działalności podstawowej
na danym wydziale. Koszty wydziałowe stanowią koszty pośrednie działalności
dydaktycznej, których nie da się bezpośrednio zaliczyć w koszty bezpośrednie kształcenia.
Koszty zarządu obejmują koszty kierownictwa i sprawowania nadzoru na AMG,
koszty ogólne Uczelni związane z jej funkcjonowaniem, utrzymaniem infrastruktury
oraz zapewnieniem sprawnego działania Uczelni.
Koszty zarządu Uczelni, po odliczeniu narzutu przypadającego na projekty UE,
działalności badawczej, narzutów na Studenckie Domy Marynarza, rozliczany jest do
wysokości pozostałych kosztów działalności podstawowej.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
17
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Do potrzeb ustalenia kosztów kształcenia, koszty ponoszone na wydziale rozliczane są
w oparciu o wykonanie godzin dydaktycznych.
3.2.2. Pozostałe koszty operacyjne
Pozostałe koszty operacyjne obejmują przede wszystkim:
a) sprzedażą i likwidacją środków trwałych;
b) korekty VAT i ZUS z lat ubiegłych;
c) zapłacone lub należne kary i grzywny;
d) wydatki związane z uzyskanymi dofinansowaniami i darowiznami.
3.2.3. Koszty finansowe
Koszty finansowe obejmują:
a) odsetki za nieterminową regulację zobowiązań;
b) odsetki bankowe od zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów;
c) ujemne różnice kursowe.
3.3. Wycena świadczeń wewnętrznych
Jednostki mogą obciążać się kosztami własnej działalności poprzez noty księgowe. Wysokość
obciążenie jest uzgadniana przez dysponentów środków funduszu obciążanego
i obciążającego na podstawie kosztorysu. Obciążenia dokonuje się poprzez zmniejszenie
i zwiększenie kosztów w układzie kalkulacyjnym.
Rozliczenie sprzedaży na fundusze specjalne odbywa się poprzez sprzedaż na własne
potrzeby i obciążenie danego funduszu specjalnego.
3.4. Ustalenie wyniku
Uczelnia sporządza rachunek zysków i strat metodą porównawczą oraz ustala koszt własny
poszczególnych rodzajów działalności i ich części składowej.
Przy ustalaniu wyniku stosuje się automaty księgowe, których sposób i kolejność użycia
określa instrukcja zatwierdzona przez Kwestora.
3.5. Podstawa opodatkowania
Na mocy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, Uczelnia opodatkowuje jedynie dochody
wydatkowane na inne cele niż statutowe.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
18
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
3.6. Zasady i ujęcia przychodów i kosztów projektów finansowanych z UE
Koszty
realizacji
projektów
finansowanych
z
programów
finansowanych
i współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej zaliczane są zasadach ogólnych
panujących na Uczelni.
Przychody zaliczane są metodą kasową, po rozliczeniu wniosku o płatność, którego dotyczył
uzyskany przychód. Środki uzyskane z programów Unii Europejskiej na sfinansowanie
środków trwałych amortyzowanych w czasie, stanowią przychody przyszłych okresów
i rozliczane są do wysokości części amortyzacji przypadającej na udział tych środków
w sfinansowaniu zakupu danego środka trwałego.
Środki uzyskane na sfinansowania budowy, bądź modernizacji budynku, lokalu, bądź obiektu
inżynierii lądowej lub wodnej, zwiększają fundusz zasadniczy Uczelni.
Każdy projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej posiada szczegółowe zasady
rozliczania kosztów i przychodów, które określa Kwestor.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
19
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
4. System prowadzenia ksiąg rachunkowych
Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się w systemie Simple.ERP. Jest to system
zintegrowany obejmujący:
a) finanse i księgowość;
b) kadry;
c) płace;
d) gospodarkę magazynową;
e) środki trwałe;
f) kasę;
g) fakturowanie.
Wynagrodzenia księgowane są automatycznie po zaciągnięciu dekretu do modułu finansowoksięgowego. Dokumenty magazynowe księgowane są automatycznie po wygenerowaniu
dekretów spod dokumentów magazynowych. Amortyzacja naliczana i dekretowana
jest automatycznie. Faktury związane ze sprzedażą widoczne są w systemie FK niezwłocznie
po ich wystawieniu w miejscu sprzedaży. Kasa dekretowana jest automatycznie
po zamknięciu dziennego raportu kasowego.
Dopuszcza się automatyczne księgowanie wyciągów bankowych zaciąganych z innym
programów, bądź plików generowanych z banku.
Do oprogramowania dostarczone są instrukcje tematyczne. W programie występują również
instrukcje kontekstowe.
Szczególe zasady wprowadzania poszczególnych dokumentów, zasad księgowania
poszczególnych operacji gospodarczych na dane konta analityczne określają instrukcje własne
AMG do oprogramowania, zatwierdzone przez Kwestora. Instrukcje są na bieżąco
aktualizowane.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
20
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
5. System służący ochronie danych i ich zbiorów
5.1. Ochrona danych
Ochrona danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującą na teranie AMG Polityką
bezpieczeństwa.
System finansowo-księgowy zabezpieczony jest loginem i hasłem o odpowiedniej sile.
Każdy użytkownik systemu posiada uprawnienia dostępu do systemu na podstawie zgłoszenia
potwierdzonego przez przełożonego.
Każdy użytkownik posiada zbiór praw i uprawnień w systemie, a nad ich przydziałem czuwa
administrator systemu.
Serwer, bazy danych i kopie zapasowe znajdują się poza terenem Kwestury. Pomieszczenia
Kwestury są zamykane na klucz pod załączonym alarmem. Poza osobą sprzątającą,
na terenie Kwestury, po godzinach urzędowania, pracownicy Kwestury mogą przebywać
jedynie za zgodą Kwestora, a osoby nie będące pracownikami Kwestury mogą przebywać
na jej terenie jedynie pod kontrola pracownika Kwestury.
5.2. Przechowywanie danych
Sprawozdania, dane, dokumenty źródłowe, dokumentacja robocza przechowywane
są na zasadach określonych przepisami prawa oraz Instrukcją kancelaryjną i przepisami
archiwalnymi, w zależności, który z okresów jest dłuższy.
Dokumenty z ostatnich zatwierdzonych dwóch lat obrotowych przechowywane
są w Kwesturze. Starsze dokumenty przekazywane są co do zasady do Archiwum.
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz opinia i raport biegłego rewidenta
podlegają przechowywaniu zgodnie z instrukcją kancelaryjną i przepisami archiwalnymi.
5.3. Udostępnianie danych
Udostępnienie sprawozdań, danych, wydruków z systemu, czy źródłowych dokumentów
księgowych do celów wewnętrznych Uczelni może nastąpić:
a) dysponentowi środków finansowych zgodnie z regulaminem wewnętrznej gospodarki
finansowej w obrębie posiadanego przez dysponenta pełnomocnictwa;
b) kierownikowi jednostki organizacyjnej dane dotyczącej jednostki nad którą sprawuje
nadzór;
c) za zgodą Rektora, Kanclerza, bądź Kwestora osobie przez nich upoważnionej
do otrzymania danych.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
21
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
Udostępnienie sprawozdań, danych, wydruków z systemu, czy źródłowych dokumentów
księgowych na zewnątrz Uczelni może nastąpić za pisemną zgodą Rektora, Kanclerza,
bądź Kwestora, za pisemnym pokwitowaniem zawierającym spis udostępnionych
dokumentów.
Dokumenty źródłowe oraz oryginały sprawozdań Uczelni udostępniane są pracownikom
AMG jedynie na miejscu ich przechowywania, tj. w Kwesturze, bądź w Archiwum.
Wyniesienie wyżej wymienionych dokumentów może odbyć się jedynie za zgodą Kwestora,
bądź osoby przez niego upoważnionej. W przypadku takiego udostepnienia należy sporządzić
kopię udostępnianego dokumentu.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
22
Załącznik do zarządzenia nr 34 Rektora AMG
z dnia 09.12.2013r.
___________________________________________________________________________
6. Zasady szczególne i procedura wprowadzania zmian w zasadach
rachunkowości
Kwestor wraz ze swoimi zastępcami opracuje instrukcje i dokumenty uszczegółowiające
zasady rachunkowości. Kwestor sprawuje pieczę nad bieżącą aktualizacją tych dokumentów.
6.1. Plan kont
Plan kont wraz z komentarzem oraz bieżąca jego aktualizacja leży w gestii Kwestora
i jego zastępców. Zobowiązuje się Kwestora do kontroli nad bieżącym stanem aktualizacji
zakładowego planu kont.
6.2. Projekty UE
Do każdego z realizowanych projektów zostaną opracowane szczegółowe
rachunkowości, które zatwierdza Kwestor.
zasady
Szczegółowe zasady rachunkowości dla danego projektu winne zostać opracowane w oparciu
o:
a) zgodność z przepisami wspólnotowymi;
b) zgodność z przepisami krajowymi;
c) zgodność z umową o dofinansowanie;
d) zgodność z wytycznymi do konkursu w ramach którego realizowany jest projekt;
e) zgodność z zasadą racjonalnego gospodarowania mieniem Uczelni.
6.3. Instrukcja obiegu dokumentów księgowych
Szczegółowe zasady obiegu dokumentów księgowych opisane są w Instrukcji obiegu
dokumentów księgowych.
6.4. Instrukcje obsługi oprogramowania i poprawności dekretacji
Instrukcje szczegółowe opisują dokumenty istniejące w systemie, szablony dekretacji,
opisy szczegółowe kont oraz sposoby ich zastosowania.
Do oprogramowania dostarczone są instrukcje tematyczne. W programie występują również
instrukcje kontekstowe.
Szczegółowe zasady wprowadzania poszczególnych dokumentów, zasad księgowania
poszczególnych operacji gospodarczych na dane konta analityczne określają instrukcje własne
AMG do oprogramowania, zatwierdzone przez Kwestora. Instrukcje są na bieżąco
aktualizowane.
_____________________________________________________________________________________________________
Zasady rachunkowości AMG
23