Procedura oceny i wyboru operacji grantowych

Lokalna Grupa Działania „Bractwo Kuźnic”
e-mail: [email protected] www.bractwokuznic.pl
Załącznik nr 1 do uchwały nr 16/2015
Zarządu Stowarzyszenia LGD „Bractwo Kuźnic”
z dnia 21.12.2015 roku.
PROCEDURA OCENY I WYBORU OPERACJI GRANTOWEJ
ORAZ ROZLICZANIA, MONITORINGU I KONTROLI GRANTOBIORCÓW
PRZEZ LGD „BRACTWO KUŹNIC”*
*Możliwe są zmiany w procedurze uwzględniające aktualny stan prawny, o czym wnioskodawcy zostaną powiadomieni najpóźniej w dniu naboru
INFORMACJA
Etap
Osoba/
instytucja
odpowiedzialna
Czynności
Zarząd
Województwa
Śląskiego/
Biuro LGD
Uzgodnienie z Samorządem Województwa Śląskiego terminu ogłoszenia o naborze wniosków
o udzielenie grantu na realizację zadań służących osiągnięciu celu tego projektu przez grantobiorcę
w terminie nie później niż 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia biegu terminu składania tych
wniosków.
W ramach uzgadniania terminu z SW konieczne jest zapewnienie śladu rewizyjnego w tym zakresie, tj.
co najmniej mail z potwierdzeniem odbioru.
LGD ma możliwość ogłoszenia naboru jedynie w sytuacji, jeśli nie są osiągnięte zakładane przez LGD
w LSR wskaźniki i ich wartość, dla celów i przedsięwzięć, w które wpisuje się zakres naboru.
Jeśli zakładane wskaźniki zostały osiągnięte - LGD nie może ogłosić naboru.
Przed uzgodnieniem z SW planowanego terminu naboru LGD występuje do SW z zapytaniem
o wysokość dostępnych środków finansowych w przeliczeniu na złote. Wystąpienie nie jest konieczne
w przypadku ogłoszenia pierwszego naboru wniosków w ramach poddziałania.
1
OGŁOSZENIE O NABORZE WNIOSKÓW
Ogłoszenie o naborze wniosków na udzielenie grantu na realizację zadań służących osiągnięciu celu tego projektu
przez grantobiorcę LGD:
Biuro LGD
 zamieszcza, w szczególności na swojej stronie internetowej www.bractwokuznic.pl oraz na stronach
internetowych gmin z obszaru LSR, nie wcześniej niż 30 dni i nie później niż 14 dni przed planowanym
terminem rozpoczęcia biegu terminu składania tych wniosków,
 zawiera w szczególności:
1. Wskazanie instytucji organizującej nabór, jaką jest LGD,
2. Formę naboru,
3. Wskazanie terminu składania wniosków – nie krótszego niż 7 i nie dłuższego niż 14 dni ze wskazaniem daty
i godziny końcowej,
4. Wskazanie formy wsparcia,
5. Wskazanie zakresu tematycznego projektu grantowego wyznaczającego zakres operacji, na które możliwe jest
otrzymanie grantu,
6. Wskazanie planowanych do osiągnięcia w ramach projektu grantowego celów i wskaźników,
7. Wskazanie zadań i terminów planowanych do realizacji w ramach projektu grantowego,
8. Obowiązujące w ramach naboru warunki przyznania grantu i lokalne kryteria wyboru grantobiorcy
9. Wskazanie minimalnej liczby punktów, której uzyskanie w wyniku oceny operacji według lokalnych kryteriów
wyboru grantobiorców jest warunkiem przyznania grantu,
10. Informację o wymaganych dokumentach, potwierdzających spełnienie warunków udzielenia wsparcia
oraz kryteriów wyboru operacji,
11. Informację o wysokości kwoty grantu,
12. Wskazanie intensywności pomocy,
13. Wskazanie wysokości limitu środków dostępnego w ramach danego projektu grantowego,
14. Informację o możliwości wnioskowania o zaliczkę ze wskazaniem maksymalnej kwoty zaliczki – jeśli
w ramach danego projektu grantowego przewidziano możliwość udzielania płatności zaliczkowych,
15. Informację o miejscu udostępnienia LSR i formularzy: wniosku o przyznanie grantu, wniosku o płatność wraz
ze wzorem sprawozdania, umowy o przyznanie grantu,
16. Informację o miejscu udostępnienia Regulaminu naboru i innych dokumentów zawierających informacje
o naborze LGD, najpóźniej w dniu podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o naborze, zamieszcza na swojej
stronie internetowej komplet dokumentów konkursowych zawierający w szczególności wszelkie niezbędne
informacje na temat organizowanego naboru, w tym informację o wymaganiach formalnych wniosku i kryteriach
dostępu (Regulamin naboru), obowiązujące w LGD procedury i kryteria wyboru Grantobiorcy wraz z ich opisem,
wzory obowiązujących formularzy oraz instrukcję obsługi Generatora wniosków
LGD musi numerować kolejne ogłoszenia o naborach wniosków o powierzenie grantu w następujący
sposób: kolejny numer ogłoszenia/rok (np. 1/2016/G, 2/2016/G, itd., a w przypadku, gdy nabór będzie
przeprowadzony na przełomie dwóch lat (np. 2016 r./2017 r.) ogłoszenie o naborze powinno otrzymać
numer 1/2017/G).
2
NABÓR WNIOSKÓW PRZEZ LGD
Wnioskodawca składa wniosek bezpośrednio do biura LGD, przy czym bezpośrednio oznacza : osobiście
albo przez pełnomocnika albo przez osobę upoważnioną.
Przyjęcie wniosku wraz z załącznikami.
Biuro LGD
Nabór wniosków trwa nie dłużej niż 14 dni i rozpoczyna się nie wcześniej niż po upływie 14 dni od dnia
podania do publicznej wiadomości informacji o naborze.
 Jeżeli do biura LGD nie wpłynęły min. dwa wnioski w terminie określonym w ogłoszeniu konkursu
zostaje unieważniony i ogłoszony zostaje nowy termin jego trwania.
 Jeżeli do biura LGD w odpowiedzi na pierwsze ogłoszenie wpłynął jeden wniosek, jego kserokopia
pozostaje w dokumentacji LGD, a oryginał zostaje zwrócony wnioskodawcy, bezpośrednio lub
korespondencyjnie, niezwłocznie po unieważnieniu konkursu.
3
SKŁADANIE I WYCOFYWANIE WNIOSKÓW
Grantobiorca składa wniosek wraz z wymaganymi załącznikami. Wzór wniosku stanowi Załącznik
nr 1 do niniejszej procedury.
2. Wniosek musi być podpisany przez Grantobiorcę lub osoby upoważnione do reprezentowania
Grantobiorcy. W przypadku, gdy o przyznanie grantu ubiega się sformalizowana grupa
nieposiadająca osobowości prawnej, wniosek powinien być dodatkowo podpisany przez osoby
upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana.
3. Grantobiorca składa wniosek w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze.
4. Za wiążącą datę wpływu wniosku uznaje się datę jego złożenia do Biura LGD.
5. Pracownik LGD potwierdza fakt złożenia wniosku na oryginale i jego kopii poprzez przybicie
pieczęci wpływu z oznaczeniem nazwy LGD, daty i godziny wpływu, oznaczenie liczby złożonych
załączników oraz złożenie własnoręcznego podpisu (ewentualnie pieczęci imiennej z parafą).
6. Pracownik LGD przyjmując wniosek nadaje mu indywidualny numer, który wpisuje obok
potwierdzenia złożenia wniosku.
7. Na każdym etapie oceny i wyboru grantobiorców, Grantobiorcy przysługuje prawo do wycofania
wniosku. W tym celu Grantobiorca powinien złożyć w Biurze LGD pismo wycofujące podpisane
przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy – ust. 2 zdanie 2 stosuje się odpowiednio.
8. Wniosek wycofany zwracany jest wraz z załącznikami Grantobiorcy bezpośrednio w Biurze LGD
z tym, że LGD zachowuje kopię dokumentu.
9. W przypadku braku możliwości bezpośredniego zwrotu formularza do rąk Grantobiorcy, zwrot
dokonywany jest drogą pocztową, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
10. W przypadku zmiany swoich danych teleadresowych, w tym zmianie podanego we wniosku adresu
e-mail Grantobiorca niezwłocznie informuje o tym LGD i dokonuje stosownej aktualizacji.
Rejestracja wniosków :
1. Pracownik biura LGD rejestruje składane wnioski według kolejności ich złożenia.
2. Rejestr wniosków zawiera :
a) nadany wnioskowi numer,
b) imię i nazwisko Wnioskodawcy,
c) tytuł operacji
d) lokalizację operacji
e) datę i godzinę wpływu.
SKŁADANIE I WYCOFYWANIE WNIOSKÓW
1.
4
LGD zobowiązane jest nadać każdemu wnioskowi indywidualne oznaczenie (znak sprawy) i wpisać je na oryginale
wniosku i jego kopii. Numer ten powinien zostać odzwierciedlony w rejestrze prowadzonym przez LGD.
Po zakończeniu naboru, w terminie 5 dni, Kierownik Biura przeprowadza weryfikację wniosków.
Weryfikacja wniosków
1. Biuro LGD dokonuje weryfikacji formalnej wniosku na Karcie formalnej weryfikacji wniosków
grantowych stanowiącej Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
2. W przypadku stwierdzenia braków formalnych, oczywistych omyłek, bądź gdy istnieje konieczność
uzyskania dodatkowych wyjaśnień od grantobiorcy, biuro LGD wzywa grantobiorcę w ciągu
maksymalnie 7 dni do uzupełnienia wniosku podając zakres niezbędnych uzupełnień/ wyjaśnień oraz
wyznaczając termin 5 dni roboczych na dokonanie uzupełnień/wyjaśnień, pod rygorem pozostawienia
wniosku bez rozpatrzenia. Uzupełnienia nie mogą prowadzić do istotnej modyfikacji wniosku. Wezwanie
do uzupełnień odbywa się w drodze elektronicznej (z potwierdzeniem otrzymania). Wnioskodawca przed
zapoznaniem się z szczegółami uzupełnień musi drogą elektroniczną potwierdzić otrzymanie wezwania
do uzupełnień. W przypadku braku możliwości przesłania wezwania do uzupełnienia drogą elektroniczną,
wezwanie przesyła się drogą tradycyjną za pośrednictwem operatora pocztowego.
Pozostawione bez rozpatrzenia pozostają również wnioski grantowe, które nie zostały uzupełnione
/poprawione w zakresie wskazanym w wezwaniu, o którym mowa powyżej.
3. Wnioski, które nie uzyskały pozytywnej weryfikacji formalnej nie podlegają dalszej ocenie. Zostają
one umieszczone na liście wniosków jako wnioski odrzucone ze względów formalnych. Listę wniosków
odrzuconych ze względów formalnych zatwierdza Przewodniczący Rady.
4.Formalną weryfikację wniosku dokonuje i podpisuje Kierownik Biura. W przypadku jego nieobecności
spowodowanej chorobą bądź inną losową przyczyną) w/w czynności dokonuje upoważniony pracownik
biura.
5. Wnioski, które przeszły pozytywnie weryfikację formalną podlegają dalszej weryfikacji zgodności
z PROW na Karcie zgodności z Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020
stanowiącej Załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
Weryfikację zgodności z PROW dokonuje i podpisuje Kierownik biura. W przypadku jego nieobecności
spowodowanej chorobą bądź inną losową przyczyną) w/w czynności wykonuje upoważniony pracownik
biura.
6. Wnioski, które nie uzyskały pozytywnej weryfikacji zgodności z PROW nie podlegają dalszej ocenie.
Zostają one umieszczone na liście wniosków jako wnioski odrzucone ze względu na niezgodność
z PROW.
7. Wnioski, które pomyślnie przeszły weryfikację zgodności z PROW kierowane są pod ocenę Rady
5
Przewodniczący
Rady
LGD.
8. LGD publikuje na stronie internetowej LGD wyniki wstępnej weryfikacji formalnej oraz zgodności
z PROW.
9. Złożone do biura wnioski przekazuje się Przewodniczącemu Rady w terminie i miejscu posiedzenia
Rady oceniającej wnioski.
1. Posiedzenie Rady zwołuje Przewodniczący Rady, uzgadniając miejsce, termin i porządek posiedzenia
z Zarządem i Biurem LGD „Bractwo Kuźnic”, o którym Członków Rady zawiadamia się listownie
lub e-mailem w terminie najpóźniej 7 dni przed datą posiedzenia.
Informację o miejscu, terminie posiedzenia zamieszcza się na stronie www.bractwokuznic.pl w terminie
7 dni przed datą posiedzenia.
Członkom Rady udostępnia się złożone wnioski o przyznanie pomocy w terminie 7 dni przed datą
posiedzenia Rady w Biurze LGD lub za pomocą programu elektronicznego do oceny wniosków.
Posiedzenie Rady zwołuje się do 45 dni od dnia następującego po terminie zakończenia naboru wniosku.
2. Prowadzenie posiedzenia.
3. Podpisanie protokołu i uchwał w/s wyboru operacji.
6
OCENA I WYBÓR OPERACJI
OCENA I WYBÓR OPERACJI
Postanowienia ogólne:
Członkowie
Rady
1. Rada LGD dokonuje wyboru operacji zgodnie z Regulaminem Rady.
2. Przewodniczący Rady zapoznaje Członków ze wstępną weryfikacją wniosków dokonaną przez Kierownika
Biura LGD.
1). Lista wniosków, które nie przeszły pozytywnie formalnej weryfikacji zostaje zatwierdzona Uchwałą Rady
i podpisana przez Przewodniczącego Rady.
2). Lista wniosków (operacji), które nie przeszły pozytywnie weryfikacji zgodności grantobiorcy
z Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 zostaje zatwierdzona Uchwałą Rady
i podpisana przez Przewodniczącego Rady.
3). Wnioski, które przeszły pozytywnie wstępną weryfikację ( formalną i zgodności z PROW na lata 2014-2020)
zostają poddane dalszej ocenie przez wszystkich Członków Rady.
Wyniki wstępnej weryfikacji odnotowuje się w protokole z oceny i wyboru operacji.
3. Rada dokonuje oceny zgodności projektu z LSR oraz oceny operacji wg lokalnych kryteriów wyboru.
4. Każdy z członków Rady przed rozpoczęciem oceny wniosków musi wypełnić i złożyć Przewodniczącemu Rady
oświadczenia o bezstronności, poufności oraz o tym, że zapoznał się z Regulaminem Rady.
5. Każdy z członków Rady ocenia wszystkie wnioski, za wyjątkiem wniosków, z oceny których został wyłączony.
Ocena zgodności projektu z LSR
1.
2.
3.
4.
Ocena zgodności projektu z LSR dokonywana jest według Karty oceny zgodności projektu z LSR, której wzór
stanowi w Załącznik nr 4 do niniejszej procedury.
Operacja jest zgodna z LSR wówczas, gdy łącznie spełnia następujące warunki:
zakłada realizację celu głównego, celu szczegółowego i przypisanego mu przedsięwzięcia w LSR;
Operacja uznana za niezgodną z LSR nie podlega dalszej ocenie.
Wyniki oceny zgodności z LSR odnotowuje się w protokole z oceny i wyboru Grantobiorców.
Ocena operacji według lokalnych kryteriów wyboru operacji
1.
2.
3.
Ocena operacji według lokalnych kryteriów wyboru jest dokonywana według Karty oceny operacji według
lokalnych kryteriów wyboru, której wzór stanowi Załącznik nr 5 do niniejszej procedury.
Ocena operacji według lokalnych kryteriów wyboru dokonywana jest przez wszystkich członków Rady
poprzez przyznanie danej operacji punktów w ramach poszczególnych kryteriów przewidzianych dla danego
typu operacji. Możliwe jest przyznawanie wyłącznie punktów całkowitych.
Wynik oceny odnotowywany jest w protokole oceny i wyboru Grantobiorców.
7
Członkowie
Rady
Podjęcie uchwał i sporządzenie list Grantobiorców
1. W stosunku do każdej operacji będącej przedmiotem posiedzenia Rady podejmowana jest przez Radę
decyzja w formie uchwały o wybraniu bądź nie wybraniu operacji do finansowania
2. Przewodniczący Rady odczytuje uchwały dotyczące poszczególnych projektów rozpatrywanych
w trakcie posiedzenia, bez potrzeby ich przegłosowania.
2. Każda uchwała powinna zawierać:
1) informację o wnioskodawcy operacji (imię i nazwisko lub nazwę, miejsce zamieszkania lub
miejsce działalności, adres lub siedzibę, PESEL lub REGON, NIP)
2) tytuł operacji zgodny z tytułem podanym na wniosku,
3) kwotę pomocy o jaką ubiegał się wnioskodawca zgodną z kwotą podaną we wniosku,
4) informację o decyzji Rady w sprawie zgodności lub braku zgodności operacji z LSR,
5) informację o wynikach głosowania w sprawie oceny operacji według lokalnych kryteriów LGD
6) informację o finansowaniu lub nie finansowaniu realizacji operacji
4. Na podstawie wyników głosowania w sprawie oceny operacji według lokalnych kryteriów LGD
sporządza się listę operacji wybranych do finansowania, w kolejności ustalonej według liczby
uzyskanych punktów.
5. W przypadku uzyskania jednakowej ilości punktów przez dwie lub więcej operacji o kolejności na
liście operacji wybranych decyduje data i godzina złożenia wniosku do biura.
6. Przy formułowaniu list rankingowych Organ Decyzyjny będzie kwalifikował zadania w kolejności
zapewniającej spełnienie niżej wymienionego warunku :
Suma grantów udzielonych jednostkom sektora finansów publicznych w ramach danego projektu
grantowego nie przekracza 20 % środków przeznaczonych na ten projekt ( Dz.U.2015.1570)
Pula środków na granty zostanie określona w ogłoszeniu o konkursie.
7. Lista rankingowa zawiera następujące informacje:
1) nazwa i adres wnioskodawcy
2) tytuł zadania
3) numer identyfikacyjny
4) numer wniosku
5) uzyskane punkty
6) wysokość przyznanej kwoty grantu
7) informacja czy mieści się w limicie środków
8. Po ustaleniu kolejności operacji na liście rankingowej Organ Decyzyjny dokonuje ustalenia kwoty
dofinansowania dla poszczególnych wnioskodawców z uwzględnieniem planowanej alokacji,
przewidującej możliwość redukcji kosztów niekwalifikowanych.
9. Ustalenie kwoty dofinansowania może powodować tylko obniżenie wnioskowanej kwoty.
8
10. Organ Decyzyjny za pośrednictwem Biura LGD podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie
wyników konkursu. Listy grantów przeznaczonych do dofinansowania wraz z przyznanymi kwotami są
publikowane na stronie internetowej LGD w ciągu 5 dni od zatwierdzenia przez Organ Decyzyjny.
W tym samym czasie LGD kontaktuje się z Wnioskodawcami mailowo/pisemnie celem przekazania
decyzji Organu Decyzyjnego.
11. Wnioskodawca ma prawo do wniesienia odwołania od decyzji Organu Decyzyjnego. Odwołanie
składa się w formie pisemnej, na formularzu udostępnionym przez LGD, w terminie 7 dni od dnia
publikacji na stronie internetowej listy rankingowej. O skutecznym wniesieniu odwołania decyduje data
wpływu do biura LGD.
12. W terminie 14 dni od daty wpływu odwołania, wniosek jest ponownie oceniany przez Organ
Decyzyjny.
13. Po rozpatrzeniu odwołań formułowana jest lista rankingowa grantów przeznaczonych do
dofinansowania i upubliczniona na stronie internetowej LGD w ciągu 7 dni od podjęcia decyzji przez
Organ Decyzyjny.
14. Po ogłoszeniu wyników konkursu (upublicznieniu na stronie internetowej), LGD kontaktuje się
z Wnioskodawcami w celu ewentualnej aktualizacji wniosków o dofinansowanie zgodnie z decyzją
Organu Decyzyjnego w zakresie kwoty dofinansowania.
15. Informacja ta przekazywana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy użyciu adresu
e-mailowego podanego we wniosku o dofinansowanie. Po uzgodnieniach Wnioskodawca przesyła
zaktualizowaną wersję wniosku o dofinansowanie, która stanowić będzie załącznik do umowy.
Niezłożenie żądanych załączników w komplecie w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację
z ubiegania się o dofinansowanie realizacji operacji.
16. Wniosek pozostaje bez rozpatrzenia w sytuacji, gdy Organ Decyzyjny zmniejszył wnioskowaną
kwotę, a wnioskodawca nie wyraził na to zgody.
17. Kwota grantu przyznana przez LGD jest kwotą ostateczną i nie może zostać zwiększona.
18. W przypadku uwolnienia środków wynikających z oszczędności ze zrealizowanych grantów
w kompetencji LGD pozostaje możliwość dofinansowania kolejnego zadania z listy rezerwowej
Grantobiorców.
Zasady tworzenia listy rezerwowej Grantobiorców :
 lista rezerwowa tworzona jest w sposób opisany w pkt. 4 i 7 zgodnie z zasadami przyjętymi
w tworzeniu list wniosków wybranych do dofinansowania tj. pod względem najwyższej liczby
otrzymanych punktów w ocenie merytorycznej dokonanej przez Radę LGD.
 w przypadku rezygnacji grantobiorcy z realizacji grantu lub rozwiązania umowy o powierzenie grantu,
LGD niezwłocznie informuje o możliwości podpisania umowy wnioskodawców zgodnie
z kolejnością na liście rezerwowej, ustalając indywidualnie w umowie o powierzenie grantu warunki
9
realizacji grantu.
Biuro LGD
Przewodniczący
Rady
Członkowie
Rady
Przekazanie odwołania Przewodniczącemu Rady.
Zwołanie posiedzenia Rady w okresie do 14 dni od upływu terminu składania odwołań do Biura LGD.
Podpisane protokołu i podjętych uchwał.
Ponowna ocena operacji w zakresie odwołania.
10
PROCEDURA ODWOŁAWCZA
1. Zasady wnoszenia odwołania
1. Od:
 negatywnej oceny zgodności operacji z LSR,
 nieuzyskania przez operację wymaganej minimalnej ilości punktów w wyniku oceny operacji
według lokalnych kryteriów wyboru grantobiorców,
 wyniku wyboru, który powoduje, że operacja nie mieści się w limicie środków wskazanym
w ogłoszeniu o naborze wniosków, przysługuje Grantobiorcy prawo do wniesienia odwołania.
2. Samoistną podstawą do wniesienia odwołania nie może być okoliczność, że kwota środków
dostępnych w ramach danego projektu grantowego, wskazana w ogłoszeniu o naborze, nie wystarcza na
wybranie danej operacji do przyznania grantu.
3. Odwołanie wnosi się w terminie 7 dni od dnia zamieszczenia informacji (listy operacji wybranych) na
stronie www.bractwokuznic.pl,
4. Odwołanie wnoszone jest do LGD, która go jednocześnie rozpatruje.
5. Odwołanie powinien odpowiadać wymogom formalnym
6. Na etapie wnoszenia i rozstrzygania odwołania, Grantobiorca nie może składać dodatkowych
dokumentów, których nie dołączył do wniosku na etapie jego składania, a które mogłyby rzutować na
wynik oceny.
2.Tryb weryfikacji odwołania
1. Niezwłocznie po wpłynięciu odwołania Przewodniczący Rady przekazuje członkom Rady odwołanie,
a także wyznacza termin na jego rozpatrzenie.
2. W trakcie rozpatrywania odwołania, członkowie Rady, po zapoznaniu się z wynikami pierwotnej
oceny, dokonują sprawdzenia zgodności operacji z tym kryterium lub kryteriami, które zostały wskazane
w odwołaniu i – w razie stwierdzenia takiej potrzeby – dokonują w adekwatnym zakresie ponownej
oceny operacji.
3. Na podstawie wyników czynności Przewodniczący Rady:
 Wprowadza stosowne zmiany w liście Grantobiorców, o ile konieczność taka wynika z ponownej
oceny, albo
 Sporządza stanowisko o braku podstaw do zmiany podjętego rozstrzygnięcia.
4. Jeżeli w wyniku uwzględnienia odwołania operacja została uznana za zgodną z LSR albo operacja,
która pierwotnie nie uzyskała wymaganej minimalnej ilości punktów, została umieszczona wśród operacji
wybranych do przyznania grantu, w stosunku do tej operacji przeprowadza się dalszą procedurę oceny,
której operacja ta nie podlegała.
5. Wyniki rozpatrzenia odwołania nie mogą negatywnie wpływać na pozycję na liście Grantobiorców
tych operacji, które zostały wybrane do przyznania grantu i mieszczą się w limicie środków wskazanym
11
w ogłoszeniu o naborze.
6. Biuro LGD informuje Grantobiorców, którzy złożyli odwołanie, o wynikach jego rozstrzygnięcia
polegającego na uwzględnieniu bądź nieuwzględnieniu odwołania.
7. Czynności, o których mowa w niniejszym punkcie, powinny być przeprowadzone w terminie 14 dni od
dnia otrzymania przez LGD odwołania.
8. Decyzja Rady, o której mowa w pkt 2.3., jest ostateczna.
9. Przebieg procedury odwoławczej, w szczególności przebieg głosowania, odnotowuje się w protokole
z procedury odwoławczej dotyczącej grantobiorców.
3. Pozostawienie odwołania bez rozpatrzenia :
1. Przewodniczący Rady podejmuje decyzję o pozostawieniu odwołania bez rozpatrzenia, w przypadku,
gdy odwołanie:
1). zostało wniesione po terminie,
2). zostało wniesione bez wskazania kryteriów wyboru grantobiorców, z których oceną Grantobiorca się
nie zgadza i/lub uzasadnienia,
3). bez wskazania, w jakim zakresie Grantobiorca nie zgadza się z oceną zgodności operacji z LSR, jeżeli
odwołanie wniesione zostało od negatywnej oceny zgodności operacji z LSR i/lub uzasadnienia.
2. Fakt pozostawienia odwołania bez rozpatrzenia odnotowuje się w protokole z procedury odwoławczej
grantobiorców.
Termin na dokonanie weryfikacji odwołania wynosi 14 dni.
1. Informuje wnioskodawcę na piśmie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru o wyniku ponownej
oceny i w przypadku:
- pozytywnej ponownej oceny operacji odpowiednio kieruje operację do właściwego etapu oceny
albo umieszcza go na liście operacji wybranych do dofinansowania w wyniku przeprowadzenia
procedury odwoławczej.
2. Od przeprowadzonej procedury odwoławczej nie ma możliwości odwołania.
12
PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW
DO SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA
PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW DO SW
Niezwłocznie od dnia zakończenia procedury odwoławczej lub od bezskutecznego upływu do wniesienia
odwołań dla wszystkich Grantobiorców, LGD przedkłada SW dokumenty potwierdzające
przeprowadzenie wyboru Grantobiorców w ramach realizowanego projektu grantowego:
1. Kopie wniosków o przyznanie grantu wybranych do finansowania,
2. Dokumentację Rady z wyboru Grantobiorców
Biuro LGD
W przypadku pozytywnej oceny przez SW wyboru Grantobiorców, możliwe jest zawieranie w terminie
7 dni umów o powierzenie grantów. Umowa przygotowana jest w dwóch egzemplarzach i podpisana
w siedzibie LGD. Powinna być podpisana w sposób czytelny lub z pieczątką imienną.
Umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej procedury o powierzenie grantu zawierana
między grantobiorcą a beneficjentem projektu grantowego określa w szczególności:
- zadania grantobiorcy objęte grantem,
- kwotę grantu i wkładu własnego,
- warunki przekazania i rozliczenia grantu,
- zobowiązanie do zwrotu grantu w przypadku wykorzystania go niezgodnie z celami projektu
grantowego,
- zobowiązanie do poddania się kontroli przeprowadzonej przez grantodawcę lub uprawnione podmioty.
Zabezpieczenie realizacji umowy stanowi weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.
Weksel in blanco – wymagana forma zabezpieczenia realizacji umowy o dofinansowanie zadania.
Weksel ten jest celowo nieuzupełniony w chwili wystawienia. Weksel jest składany razem z deklaracją
wekslową i podpisaną umowa o dofinansowanie określającymi, w jaki sposób i przy zajściu jakich
okoliczności weksel in blanco powinien być uzupełniony o brakujące elementy w momencie emisji
weksla.
Umowa może nie zostać podpisana z Wnioskodawcą, jeżeli:
 została wydana decyzja administracyjna w sprawie zwrotu grantu wydatkowanego w nadmiernej
wysokości, niezgodnie z przeznaczeniem oraz pobranego nienależnie,
 zostało wydane orzeczenie sądu administracyjnego utrzymujące zaskarżoną decyzję administracyjną,
 oświadczenie złożone razem z wnioskiem okaże się niezgodne ze stanem faktycznym,
 Wnioskodawca nie dostarczy dokumentów wymaganych do podpisania umowy w terminie
wskazanym przez LGD,
 zaistnieją inne przesłanki mające wpływ na możliwość realizacji zadania przez Wnioskodawcę.
13
Nie ma obowiązku posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) do obsługi
środków pochodzących z grantu.
*Wnioskodawca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest
zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych
otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Nr 47, poz. 330 z późn. zm.) w sposób umożliwiający identyfikację
poszczególnych operacji księgowych, w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych albo przez
prowadzenie zestawienia faktur lub równoważnych dokumentów księgowych na formularzu
udostępnionym przez LGD, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów Beneficjent nie jest obowiązany
do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Beneficjent (Biuro LGD) projektu grantowego odpowiada w szczególności za:
- realizację projektu grantowego zgodnie z założonym celem,
- przygotowanie i przekazanie właściwej instytucji propozycji kryteriów wyboru grantobiorców,
- dokonywanie, w oparciu o określonych kryteriach, wyboru grantobiorców,
- zawieranie z grantobiorcami umów o powierzenie grantu,
- rozlicznie wydatków poniesionych przez grantobiorców,
- monitorowanie realizacji zadań przez grantobiorców,
- kontrolę realizacji zadań przez grantobiorców,
- odzyskiwanie grantów w przypadku ich wykorzystania niezgodnie z celami projektu.
14
WERYFIKACJA WYKONANIA ZADAŃ
I ROZLICZANIE REALIZACJI OPERACJI
Biuro LGD
1. Grantobiorca zobowiązany jest do dokumentowania każdego etapu realizacji operacji (dokumenty, zdjęcia,
filmy).
2. Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej związanej
z wydatkami ponoszonymi w ramach realizacji operacji.
3. Grantobiorca zobowiązany jest to prowadzenia na potrzeby realizacji operacji odrębnego systemu
rachunkowości umożliwiającego identyfikację wszystkich zdarzeń związanych z realizacją operacji.
Wyodrębnienie odbywa się w ramach ksiąg rachunkowych lub poprzez prowadzenie zestawienia faktur
i
równorzędnych
dokumentów
księgowych,
jeżeli
Grantobiorca
nie
jest
zobowiązany
do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Koszty kwalifikowalne w ramach realizacji operacji są zwracane, jeśli zostały poniesione od dnia,
w którym została zawarta z Grantobiorcą umowa o powierzenie grantu.
5. Koszty poniesione w ramach realizacji operacji są zwracane Grantobiorcy, jeżeli zostały poniesione zgodnie
z warunkami określonymi w przepisach prawa i w umowie o powierzenie grantu, na podstawie prawidłowo
wystawionej i opisanej faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
6. Dokumenty księgowe przedstawiane do refundacji powinny odpowiadać warunkom, o których mowa
w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, a także powinny zawierać na odwrocie dokumentu opis
wskazujący na to, że wydatek został poniesiony w ramach realizacji operacji ze wskazaniem daty i numeru
umowy o powierzenie grantu, zadania, którego dokument dotyczy, a także z wyszczególnieniem, w jakim
zakresie wydatek został pokryty z kwoty otrzymanego grantu, a w jakim ze środków własnych – jeżeli
Grantobiorca wnosi wkład własny. Dokumenty te powinny być także w całości opłacone.
7. Grantobiorca ponosi wydatki w ramach realizacji operacji w formie rozliczenia pieniężnego,
a w przypadku transakcji, której wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza
1 000 zł – w formie rozliczenia bezgotówkowego.
8. Grantobiorca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących realizacji operacji
przez okres 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej.
9. Kwota grantu wypłacana jest Grantobiorcy w formie refundacji poniesionych kosztów kwalifikowalnych
operacji.
10. Kwota grantu wypłacana jest jednorazowo lub – w przypadku, gdy operacja realizowana jest
w dwóch etapach - w dwóch transzach, w terminach określonych w umowie o powierzenie grantu.
11. W przypadku, gdy w ogłoszeniu o naborze podano informację o możliwości uzyskania zaliczki, Grantobiorcy –
na jego wniosek – wypłacana jest zaliczka we wnioskowanej wysokości, nie wyższa jednak niż maksymalna
kwota zaliczki podana w ogłoszeniu o naborze.
12. Kwota grantu wypłacana jest na podstawie wniosku/wniosków o płatność składanego/składanych
w terminach określonych w umowie o powierzenie grantu po zakończeniu realizacji operacji lub
po zakończeniu realizacji danego etapu operacji – w przypadku, gdy operacja realizowana jest w etapach.
Wniosek o płatność, którego wzór stanowi Załącznik nr 7 do niniejszej procedury sporządzany jest
przez Grantobiorcę na formularzu udostępnionym przez LGD.
15
Wniosek o płatność składany jest w formie papierowej (oraz na nośniku pamięci płyta CD), podpisanej przez
osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy wraz z wymaganymi dokumentami i oryginałami
dokumentów księgowych, bezpośrednio w Biurze LGD. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest sformalizowana
grupa nieposiadająca osobowości prawnej, wniosek o płatność podpisywany jest przez osoby upoważnione do
reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana. Suma kontrolna na wniosku w wersji
elektronicznej i na wniosku w wersji papierowej musi być taka sama.
13. W przypadku, gdy Grantobiorca nie złoży wniosku o płatność w terminie określonym w umowie
o powierzenie grantu, LGD wzywa Grantobiorcę do złożenia wniosku o płatność wyznaczając mu w tym celu
dodatkowy termin.
14. Niezłożenie przez Grantobiorcę wniosku o płatność w terminie określonym w umowie o powierzenie grantu
mimo wyznaczenia dodatkowego terminu stanowi podstawę do rozwiązania umowy o powierzenie grantu.
15. Wniosek o płatność rozpatrywany jest w terminie 21 dni od dnia jego złożenia.
16. Weryfikacja wniosku o płatność polega na sprawdzeniu zgodności realizacji operacji lub jej etapu
z warunkami określonymi w przepisach prawa oraz w umowie o powierzenie grantu, w szczególności pod
względem spełniania warunków w zakresie kompletności i poprawności formalnej wniosku oraz
prawidłowości realizacji i finansowania operacji lub jej etapu.
17. LGD może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność lub dostarczenia
dodatkowych dokumentów i złożenia dodatkowych wyjaśnień, wyznaczając Grantobiorcy w tym celu
odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni.
18. Koszty kwalifikowalne operacji będą uwzględniane w wysokości faktycznie i prawidłowo poniesionych
kosztów kwalifikowalnych, w wysokości nie wyższej niż wynikająca z zestawienia rzeczowo-finansowego
operacji.
19. W przypadku, gdy Grantobiorca nie odpowiedział na wezwanie, wydatki w części, jakiej dotyczyło wezwanie,
mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.
20. Po zweryfikowaniu wniosku o płatność, LGD informuje Grantobiorcę o wynikach weryfikacji. Informacja
zawiera wskazanie, jakie koszty i w jakiej wysokości zostały uznane za niekwalifikowalne wraz
z uzasadnieniem oraz wskazanie, jaka kwota wydatków i wkładu własnego – jeżeli taki był wnoszony – została
zatwierdzona.
21. Kwota grantu lub jego transza wypłacana jest w wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o płatność
w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku o płatność.
16
SPRAWOZDAWCZOŚĆ
1. Po zakończeniu realizacji operacji, wraz z wnioskiem o płatność końcową, Grantobiorca składa LGD
sprawozdanie merytoryczne z realizacji operacji.
2. Sprawozdanie, którego wzór stanowi Załącznik nr 8 do niniejszej procedury składa się na formularzu
udostępnionym przez LGD.
3. Sprawozdanie składane jest w formie papierowej( oraz na płycie CD) podpisanej przez osoby upoważnione
do reprezentacji Grantobiorcy, bezpośrednio w Biurze LGD. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest
sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, sprawozdanie podpisywane jest przez osoby
upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana.
4. LGD może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia sprawozdania, wyznaczając Grantobiorcy
w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni.
5. Niezłożenie sprawozdania lub uzupełnienia/korekty sprawozdania wstrzymuje wypłatę i może stanowić
przyczynę rozwiązania umowy o powierzenie grantu.
Postanowienia wspólne
1. LGD ma prawo przeprowadzać monitoring i kontrolę realizacji operacji przez Grantobiorcę.
2. Monitoring i kontrolę LGD prowadzi zarówno w czasie realizacji operacji, jak i po jej zrealizowaniu w okresie
5 lat od dokonania płatności końcowej.
3. Zarząd postanawia o przeprowadzeniu czynności monitoringu lub kontroli u Grantobiorcy, ustalając
jednocześnie rodzaj i termin przeprowadzenia poszczególnych czynności.
4. Monitoring i kontrolę przeprowadza Zarząd. Zarząd może zlecić wykonanie kontroli zewnętrznym ekspertom.
17
MONITORING, KONTROLA I UDZIELANIE INFORMACJI
Monitoring
1. Celem monitoringu jest sprawdzenie prawidłowości realizacji operacji, prawidłowości sporządzania
dokumentacji z realizacji operacji i dokonywania wydatków oraz zidentyfikowania ewentualnych
problemów w realizacji operacji i zaradzenie im. Monitoring prawidłowej realizacji operacji polega na:
 Monitoringu merytorycznym – w zakresie prawidłowości realizacji poszczególnych działań
w ramach operacji,
 Monitoringu finansowym – w zakresie prawidłowości wydatkowania grantu i prowadzenia
dokumentacji finansowo-księgowej.
2. O planowanym przeprowadzeniu monitoringu Biuro LGD informuje Grantobiorcę co najmniej 7 dni
przed terminem monitoringu. Grantobiorca może zostać jednocześnie zobowiązany do przedłożenia
żądanych dokumentów.
Kontrola
1. Kontrola może być przeprowadzona zarówno u Grantobiorcy w miejscu realizacji operacji, jak
i w LGD.
2. Zarząd ustala termin i zakres kontroli, o czym Biuro LGD informuje Grantobiorcę co najmniej 10 dni
przed planowaną kontrolą. Grantobiorca może być zobowiązany do przygotowania i dostarczenia do
LGD żądanych dokumentów, do udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją
operacji w wyznaczonym terminie, a także do udostępnienia miejsca realizacji operacji.
3. Ustalenia poczynione w trakcie kontroli mogą prowadzić do korekty wydatków kwalifikowalnych
w ramach realizacji operacji.
4. W uzasadnionych przypadkach w wyniku kontroli wydawane są zalecenia pokontrolne, a Grantobiorca
zobowiązany jest do przeprowadzenia działań naprawczych w wyznaczonym terminie, nie dłuższym
jednak niż 14 dni, oraz do powiadomienia LGD o ich wykonaniu.
Udzielanie informacji
1. LGD ma prawo żądania od Grantobiorcy, a także podmiotów, przy pomocy których Grantobiorca
realizuje operację, udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją operacji
w okresie jej realizacji i po jej zakończeniu w okresie 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej.
2. Grantobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania LGD w formie pisemnej o problemach
w realizacji operacji, w szczególności o zamiarze zaprzestania jej realizacji.
18
ARCHIWIZACJA
DOKUMENTÓW
ZABEZPIECZENIE
PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI
UMOWY
ZWROT GRANTU
1.
2.
3.
4.
1.
1.
2.
3.
4.
W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji wniosków o płatność lub na podstawie czynności kontrolnych
stwierdzono, że kwota grantu lub jej część została:
1. Wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem,
2. Wykorzystana bez zachowania odpowiednich procedur, lub
3. Pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
- podlega zwrotowi odpowiednio w całości lub części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla
zaległości podatkowych, liczonymi od dnia stwierdzenia powyższych okoliczności do dnia zwrotu.
LGD, w formie pisemnej, wzywa Grantobiorcę do zwrotu kwoty grantu lub jej części. Wezwanie powinno
zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Grantobiorca dokonuje zwrotu w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
W przypadku, gdy okoliczności, o których mowa w ust. 1, stwierdzono przed całkowitą wypłatą kwoty grantu,
LGD może dokonać potrącenia części kwoty grantu podlegającej zwrotowi wraz z ustawowymi odsetkami
z kolejnej płatności, o czym informuje Grantobiorcę.
W celu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o powierzenie grantu, Grantobiorca – w terminie do 7
dni od dnia zawarcia umowy o powierzenie grantu – składa w LGD weksel in blanco wraz z wypełnioną
deklaracją wystawcy weksla. Wzór weksla in blanco oraz formularz deklaracji wekslowej LGD udostępnia
Grantobiorcy wraz z wzorem umowy o powierzenie grantu.
Weksel podpisywany jest przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy. W przypadku, gdy
Grantobiorcą jest sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, weksel podpisywany jest przez
osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana.
Weksel in blanco Grantobiorcy będącego osobą fizyczną wymaga poręczenia przez małżonka lub złożenia
oświadczenia o niepozostawaniu w związku małżeńskim.
LGD zwraca Grantobiorcy weksel po upływie 5 lat od dokonania płatności końcowej, pod warunkiem
wypełnienia przez Grantobiorcę wszystkich zobowiązań określonych w umowie o powierzenie grantu.
LGD niezwłocznie zwraca weksel Grantobiorcy w przypadku:
1. Rozwiązania umowy o powierzenie grantu przed dokonaniem jakiejkolwiek wypłaty,
2. Zwrotu przez Grantobiorcę kwoty grantu wraz z należnymi odsetkami.
Dokumentacja konkursowa związana z naborem wniosków, oceną i wyborem operacji, zawieraniem umów,
rozliczaniem, monitoringiem i kontrolą Grantobiorców przechowywana jest w Biurze LGD.
19