Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (22) 628-28-62, 628-78-42,
Fax. RIO 628-31-16
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
 (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dnia 21 lutego 2013 r.
WK.0920.82.2012
Pani
Elżbieta Smolińska
Starosta Pruszkowski
ul. Drzymały 30
05-800 Pruszków
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 31 stycznia 2013 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 09 listopada 2012 r. do 30 stycznia 2013 r. przeprowadzona
została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych
1. Stwierdzono:
nie został zaktualizowany „Wykaz jednostek organizacyjnych oraz służb, inspekcji i straży
powiatu” stanowiący załącznik Nr 2 do Statutu Powiatu Pruszkowskiego, ogłoszonego
uchwałą Rady Powiatu Pruszkowskiego Nr V/55/2007 z dnia 27 marca 2007 r. - (str. 6 i 7
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zaktualizować wykaz jednostek organizacyjnych Powiatu z siedzibą w Pruszkowie
o zlikwidowaną jednostkę organizacyjną (gospodarstwo pomocnicze) pn. Powiatowy Ośrodek
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oraz o nowo utworzoną jednostkę organizacyjną
pn. Muzeum Dulag 121.
2. Stwierdzono:
w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak zapisów określających ogólne
zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji - (str. 5 i 6 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przyjęte zasady rachunkowości dostosować do wymogów określonych w przepisach art. 4
i 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.
1223 ze zm.), mając na uwadze art. 26 i 27 ust. 1 cytowanej ustawy.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej
3. Stwierdzono:
zaksięgowanie po stronie Wn na koncie 134 „Kredyty bankowe” zwrotu nadpłaconych
środków finansowych (odsetek) związanych z rozliczeniem wcześniejszej spłaty kredytu
zaciągniętego na podstawie umowy kredytowej z dnia 08 października 2011 r. Nr 72 1020
1026 0000 1496 0022 5110 - (str. 15 i 18 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
środki finansowe zwrócone przez bank na rachunek podstawowy Powiatu ewidencjonować
odpowiednio po stronie Wn na koncie 133 "Rachunek budżetu" zgodnie z wymogami
określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861 ze zm.).
4. Stwierdzono:
nie dochowanie terminu przeprowadzenia spisu z natury wyznaczonego w zarządzeniu Nr 30
Starosty Pruszkowskiego z dnia 17 października 2008 roku w sprawie przeprowadzenia
inwentaryzacji okresowej - (str. 22 i 23 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać terminów określonych w przepisach prawa miejscowego, zobligować
pracowników odpowiedzialnych za nadzór do dochowywania terminów prowadzenia
inwentaryzacji.
5. Stwierdzono:
inwentaryzacja przeprowadzona według stanu na dzień 31 października 2008 r. została
rozliczona i ujęta w księgach rachunkowych dopiero w dniu 16 października 2009 roku - (str.
22, 23 i 24 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów określonych w art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którymi wyniki
inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg
rachunkowych, rozliczając je w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który
przypadał termin inwentaryzacji.
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego
6. Stwierdzono:
nieprawidłowe ustalenie i dokonanie wypłaty ryczałtu z tytułu używania prywatnego
samochodu do celów służbowych za sierpień 2011 r. - (str. 35 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25
marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
2
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie
będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), zgodnie z którymi kwotę
ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień
nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej
trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym
pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
7.Stwierdzono:
- nie prowadzenie ksiąg kontroli wyjazdów służbowych od stycznia do czerwca 2011 r.,
- druki pn. „zezwolenia na prowadzenie samochodów” nie były sporządzane wg wzoru
ustalonego w instrukcji użytkowania samochodów służbowych,
- funkcjonowanie Instrukcji ustalającej jednolite zasady użytkowania samochodów
służbowych w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie stanowiącej załącznik nr 1 do
Zarządzenia nr 8/2000 r. Starosty Powiatu Pruszkowskiego z dnia 8 marca 2000 r. na
podstawie nieaktualnej podstawy prawnej, tj.: art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o samorządzie powiatowym (j.t. Dz. U. Nr 31, poz. 578 ze zm.) - (str. 35 i 36 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
dokonać aktualizacji ww. zarządzenia w sprawie użytkowania samochodów służbowych
przez upoważnionych pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie stosownie do
obowiązujących przepisów prawa oraz zobligować pracowników do przestrzegania
przyjętych zasad.
8.Stwierdzono:
nie przestrzeganie zapisów zawartych w Aneksie nr 1 do umowy nr WI/68/2009 z dnia 30
grudnia 2009 r. i nie wyegzekwowanie od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego
wykonania umowy w formie gotówki w prawidłowej wysokości - (str. 42 i 43 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów określonych w umowach oraz aneksach do nich zawieranych.
9.Stwierdzono:
nieterminowy zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy - (str. 42 i 43 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.), zgodnie z którym
zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia
i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.
10. Stwierdzono:
sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej
ręki wg wzoru określonego w rozporządzeniu obowiązującym do dnia 10 grudnia 2010 roku (str. 37, 40 i 41 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
mając na uwadze informacje określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) protokół postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w trybie z wolnej ręki sporządzać wg wzoru określonego w załączniku nr 6 pn.:
Protokół postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki DRUK ZP-WR tego
rozporządzenia.
3
W zakresie gospodarki mieniem
11. Stwierdzono:
niezamieszczonie w treści ogłoszenia drugiego ustnego przetargu nieograniczonego na
sprzedaż nieruchomości gruntowej należącej do zasobu nieruchomości Powiatu informacji
o terminie przeprowadzenia poprzedniego przetargu - (str. 57 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
w ogłoszeniach dotyczących sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu zawierać
informacje określone w art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (j. t. Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 ze zm.).
12. Stwierdzono:
klasyfikowanie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości gruntowych niebędącymi
użytkami rolnymi w § 0870 klasyfikacji budżetowej, w którym ewidencjonuje się składniki
majątkowe będące rzeczami ruchomymi - (str. 58 i 63 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dochody klasyfikować zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.).
13. Stwierdzono:
niewyksięgowanie z ewidencji księgowej sprzedanej nieruchomości gruntowej - (str. 57 i 58
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
wyksięgować z konta 011 „Środki trwałe” sprzedaż nieruchomości gruntowej o wartości
1.015.050,00 zł. Przestrzegać obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, mając
na uwadze przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(j. t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 ze zm.), zgodnie z którymi księgi rachunkowe
powinny być prowadzone bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco oraz rzetelnie, tj. tak by
dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty.
14. Stwierdzono:
brak udokumentowania zamieszczenia na stronie internetowej Powiatu informacji
o wywieszeniu w siedzibie Starostwa wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży
i oddania w dzierżawę - (str. 57 i 60 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(j. t. Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 ze zm.), zgodnie z którym informację o wywieszeniu
wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste,
użytkowanie, najem lub dzierżawę podaje się do publicznej wiadomości m.in. na stronach
internetowych właściwego urzędu.
15. Stwierdzono:
nie dochodzenie:
- w latach 2008 – 2011 r. należności z tytułu trwałego zarządu na nieruchomości należącej do
powiatowego zasobu nieruchomości - (str. 58 i 59 protokołu kontroli),
- kosztów wyceny nieruchomości dot. przekształcenia na rzecz dotychczasowych
użytkowników wieczystych, prawa użytkowania wieczystego w prawo własności
nieruchomości położonej w Piastowie, stanowiącej własność Skarbu Państwa, oznaczonej
w ewidencji gruntów jako działka nr 158/7 - (str. 73, 74 i 75 protokołu kontroli).
4
Wnioskuję:
Stosować art. 254 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr
157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym jednostka samorządu terytorialnego w toku
wykonywania budżetu ma obowiązek ustalać, pobierać i odprowadzać swoje dochody na
zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
16. Stwierdzono:
niezgodność pomiędzy danymi wykazanymi w „Informacji o stanie mienia”, sporządzonej
przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami a ewidencją księgową prowadzoną
w Referacie Finansów. Nie przekazywanie na bieżąco do Referatu Finansów dokumentacji
regulującej sprawy własnościowe majątku powiatu - (str. 55, 56 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokumentację regulującą sprawy własnościowe majątku powiatu przekazywać do Referatu
Księgowości, który zobowiązany jest zaewidencjonować w urządzeniach księgowych,
przedstawiając stan majątkowy w sposób rzetelny, do czego zobowiązuje art. 4 ust.1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
W celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości zapewnić właściwy przepływ informacji
i dokumentów pomiędzy komórką merytoryczną, tj. Wydziałem Gospodarki
Nieruchomościami, a Referatem Finansów.
17. Stwierdzono:
do ewidencji księgowej na koncie 011 „Środki trwałe” prowadzonej dla powiatowego zasobu
nieruchomości wprowadzane były działki o wartości zerowej - (str. 56 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji na kontach księgowych ustalonych w załączniku
Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), zgodnie
z którymi ewidencja szczegółowa do konta 011 powinna umożliwić ustalenie wartości
początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych.
18. Stwierdzono:
- wystawianie faktur VAT za najem z opóźnieniem, np.:
a) Nr 250/09/2011/F za wrzesień wystawiona została w dniu 23.09.2011 r.,
b) Nr 271/10/2011/F za październik w dniu 31.10.2011 r.,
c) Nr 294/11/2011/F za listopad w dniu 30.11.2011 r.,
d) Nr 320/12/2011/F za grudzień wystawiona dopiero w dniu 30.12.2011 r. ,
- na fakturach znajduje się zapis cyt.: „Termin zapłaty faktury wg umowy” pomimo, że np.
umowa Nr 228/B/2011 z dnia 25 maja 2011 r. zawarta z najemcą (konto 221-1/5650) określa
termin płatności czynszu do 10 każdego miesiąca - (str. 60, 61 i 62 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zobligować pracowników Starostwa do wystawiania faktur w okresie umożliwiającym
najemcy spełnienie warunków wynikających z zapisów umowy oraz z rozdziału XVII
„Najem i dzierżawa” ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz.
93 ze zm.) zgodnie, z którymi najemca obowiązany jest uiszczać czynsz miesięcznie, do
dziesiątego dnia danego miesiąca.
19. Stwierdzono:
od nieterminowych wpłat dokonanych po ustawowym terminie płatności nie naliczano i nie
pobierano ustawowych odsetek za zwłokę - (str. 62 protokołu kontroli).
5
Wnioskuję:
z tytułu nieterminowego uiszczania należności, na bieżąco naliczać i egzekwować odsetki
ustawowe w wysokości określonej w obowiązującym w danym okresie rozporządzeniu Rady
Ministrów, mając na uwadze art. 481 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks
cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Starosta Powiatu Pruszkowskiego,
- Skarbnik Powiatu (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Zastępca Prezesa
/-/
mgr Teresa Gołębiewska
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
6