zalacznik nr 1 do umowy

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
POSTĘPOWANIE PRZETARGOWE NA „USŁUGI PARTNERA TICKETINGOWEGO
THE WORLD GAMES 2017 WROCŁAW”
1. INFORMACJE WSTĘPNE:
W listopadzie 2015 roku, na podstawie przeprowadzonych dialogów technicznych przez
Zamawiającego, stworzony został szczegółowy Katalog Usług Partnera Ticketingowego
The World Games 2017. W oparciu o jego zapisy Zamawiający oczekuje kompleksowej obsługi w
obszarze Ticketingu The World Games 2017 oraz skutecznej międzynarodowej sprzedaży biletów na
The World Games 2017, w oparciu o podejmowane przez Wykonawcę działania marketingowe i
sprzedażowe. Zamawiający planuje sprzedać na The World Games 2017 maksymalnie 220 000 tys.
biletów.
2. PODSTAWOWE ZADANIA WYKONAWCY:
1) sporządzenie koncepcji ticketingowej (dalej: Koncepcja Ticketingowa) w oparciu
o przeprowadzone analizy sprzedaży biletów na podobnych wydarzeniach sportowych w
Polsce i za granicą - wydarzenia multisportowe o charakterze międzynarodowym oraz
wydarzenia sportowe w dyscyplinach The World Games 2017,
2) przygotowanie estymacji cen biletów oraz opracowanie polityki cenowej wspólnie
z Zamawiającym dla The World Games 2017 z uwzględnieniem biletów pakietowych,
kolekcjonerskich, sprzedaży wiązanej oraz biletów na poszczególne dyscypliny oraz dla
członków federacji sportowych,
3) określenie ilości sprzedanych biletów i modelu ich sprzedaży,
4) zapewnienie Zamawiającemu dostępu do systemu IT do zarządzania sprzedażą biletów i
miejscami na poszczególnych arenach/obiektach The World Games 2017,
5) zaplanowanie i realizacja działań promocyjnych ogólnopolskich i międzynarodowych w
oparciu o kanały promocyjne Wykonawcy, mających na celu sprzedaż biletów na The World
Games 2017,
6) zapewnienie maksymalizacji przychodów Zamawiającego ze sprzedaży biletów przy
jednoczesnym zapewnieniu jak największej liczby widzów na trybunach/miejscach widowni
podczas The World Games 2017,
7) organizacja, kontrola i realizacja międzynarodowego procesu sprzedaży biletów poprzez
kanały internetowe Wykonawcy, placówki i sieci partnerskie Wykonawcy, zarówno przed, jak
i w czasie The World Games 2017,
8) przeprowadzenie w ramach zasobów Wykonawcy kontroli biletów na zawody we wszystkich
obiektach w czasie przebiegu The World Games 2017,
9) raportowanie Zamawiającemu sprzedaży w czasie rzeczywistym za pośrednictwem
udostępnionego systemu IT,
10) rozliczenie z Zamawiającym sprzedaży biletów na The World Games 2017,
11) uczestniczenie na żądanie Zamawiającego w rozmowach i negocjacjach prowadzonych
pomiędzy Zamawiającym, a partnerami zewnętrznymi w przedmiocie podjęcia współpracy,
na koszt Wykonawcy,
12) doradzanie na rzecz Zamawiającego w zakresie objętym niniejszym Opisem Przedmiotu
Zamówienia, a w szczególności współpracy, podejmowanej pomiędzy Zamawiającym i
partnerami promocyjnymi Zamawiającego,
13) przeznaczenie na potrzeby współpracy z Zamawiającym dedykowanego zespołu składającego
się z nie mniej niż 2 osób,
14) dokonywanie na rzecz Zamawiającego innych czynności o charakterze doradczo –
informacyjnym.
3. ZAKRES ŚWIADCZEŃ WYKONAWCY:
1) opracowanie we współpracy z ZAMAWIAJĄCYM Koncepcji Ticketingowej zawierającej:
a) analizę sprzedaży biletów na poprzednich 3 edycjach The World Games na postawie
dostępnych danych dostarczonych przez IWGA, Wrocławski Komitet Organizacyjny oraz
poprzednich organizatorów The World Games,
b) analizę sprzedaży biletów na największe imprezy sportowe w Polsce z ostatnich dwóch
lat,
c) analizę sprzedaży biletów i ilości widzów na wydarzeniach sportowych
w dyscyplinach The World Games 2017 w ciągu ostatnich dwóch lat w Polsce
i w krajach ościennych,
d) estymację odpowiednich cen biletów na The World Games 2017,
e) określenie ostatecznej ilości biletów przeznaczonych do sprzedaży nie większej niż 220
tys. biletów do sprzedaży i nie mniejszej niż 120 tys. biletów,
f) politykę sprzedaży biletów na The World Games 2017,
g) analizę każdego obiektu pod względem:
- ilości miejsc,
- aranżacji miejsc/trybun pod sprzedaż biletów,
- określenie zasad sprzedaży biletów na wszystkie obiekty (określenie sektorów i ich
wartości cenowej),
h) propozycję rozwiązań IT, do obsługi procesu sprzedaży i kontroli biletów, dostarczonych
przez Wykonawcę spełniające wymagania Wrocławskiego Komitetu Organizacyjnego,
i) plan kampanii promocyjnej polskiej i międzynarodowej, która zostanie zrealizowana
przez Wykonawcę w celu realizacji procesu sprzedaży biletów na The World Games
2017,
j) określenie zasad kontroli biletów na obiektach i niezbędnych zasobów,
k) przygotowanie projektów biletów z uwzględnieniem logotypów partnerów
Zamawiającego
l) Koncepcja Ticketingowa oraz ewentualne jej zmiany muszą zostać zaakceptowane przez
Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od jej przedłożenia.
Termin wykonania: 90 dni od dnia podpisania umowy.
2) udostępnienie na potrzeby procesu Ticketingowego systemu IT do zarządzania sprzedażą i
miejscami
na
obiektach
The
World
Games
2017
umożlwiającego
w szczególności:
a) dostęp do systemu IT z poziomu przeglądarki internetowej,
b) obsługę w języku polskim i angielskim,
c) raportowanie w systemie czasie max. co 30 min. o ilości sprzedanych miejsc na The
World Games 2017,
d) możliwość wyłączania określonych miejsc i sektorów ze sprzedaży przez Wrocławski
Komitet Organizacyjny- na żądanie Zamawiającego,
e) możliwość zarządzania sprzedanymi miejscami z podziałem na obiekty, kategorie
biletów, strefy na poszczególnych obiektach,
f) sprzedaż online biletów poprzez stronę www Wykonawcy i jego partnerów,
a także umożliwienie sprzedaży biletów poprzez stronę The World Games 2017
i partnerów The World Games 2017,
g) możliwość implementacji modułu sprzedaży biletów lub dedykowanych podstron na
podanych przez Zamawiającego i ustalonych z Wykonawcą stronach internetowych
(Implementacja będzie leżała po stronie Wykonawcy),
h) sprzedaż biletów w systemie pakietowym, łączonym i innym ustalonym w polityce
sprzedaży biletów ujętych w Koncepcji Ticetingowej (ust. 3 pkt 1),
i) sprzedaż biletów z elementami dodatkowymi np. gadżetami, bilety kolekcjonerskie i inne
wynikające z opracowanej przez Wykonawcę, polityki sprzedaży, Koncepcji
Ticketingowej,
j) raportowanie finansowe ze sprzedaży biletów z uwzględnieniem m.in. dat transakcji,
miejsc zakupu, kraju i miasta zakupu, zniżek, kanału sprzedaży, ścieżki zakupowej,
k) akceptację różnych metod płatności,
l) sprzedaż biletów za pośrednictwem Social Media (FB) na profilach Wykonawcy oraz
wskazanych przez Zamawiającego i ustalonych z Wykonawcą,
m) zapewnienie możliwości zbierania danych od osób kupujących bilet (wiek, płeć, miejsce
zamieszkania, inne podstawowe bez danych wrażliwych),
Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do 21 dni od zakończenia The World
Games 2017.
3) przeprowadzenie procesu sprzedaży biletów na The World Games 2017 poprzez:
a) przeprowadzenie międzynarodowej sprzedaży publicznej z wykorzystaniem kanałów
online i offline takich jak: strona www Wykonawcy, stron internetowych partnerów
Wykonawcy, strony internetowej Zamawiającego, stron internetowych partnerów
Zamawiającego,
b) kanałów
social media, w
tym kanałów social media
Wykonawcy
i Zamawiającego, aplikacji mobilnych Zmawiającego oraz Wykonawcy, agencji
turystycznych, sprzedaż telefoniczna, sieci punktów partnerskich,
c) przeprowadzenie sprzedaży w punktach sprzedaży na obiektach The World Games 2017
w trakcie i bezpośrednio przed The World Games 2017,
d) sprzedaż w sektorze B2B poprzez bezpośrednią sprzedaż do firmy, sprzedaż
z wykorzystaniem sieci i systemów takich jak np. MyBenefit oraz pozostałe kanały
sprzedaży zarekomendowane przez Wykonawcę,
e) sprzedaż i stworzenie biletów pakietowych (np. na kilka dyscyplin),
f) sprzedaż i stworzenie biletów kolekcjonerskich,
g) sprzedaż biletów z gadżetami dostarczonymi przez Zamawiającego lub wskazanego
przez Zmawiającego partnera.
Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games
2017.
4) przeprowadzenie przez Wykonawcę międzynarodowych i ogólnopolskich działań
reklamowych i promocyjnych określonych w Koncepcji Ticketingowej mających na celu
wsparcie i zwiększenie sprzedaży biletów:
a) poprzez promocję The World Games 2017 na stronie Wykonawcy i partnerów
Wykonawcy,
b) poprzez promocję The World Games 2017 w miejscach sprzedaży oraz
w sieciach partnerskich,
c) poprzez promocję online (w Internecie) z wykorzystaniem takich narzędzi jak:
- Google adwords,
- Social Ads (reklamę w mediach społecznościowych),
- reklamę efektywnościową w Internecie,
- e-mail marketing,
- sieci partnerskie online,
- reklamę odsłonową w Internecie,
d) kampanię offline z wykorzystaniem takich narzędzi jak:
- reklamę w radiu,
- reklamę w telewizji,
- reklamę w prasie,
- reklamę outdoorową,
- reklamę z wykorzystaniem nowych technologii,
- reklamę w punktach sprzedaży i sieciach partnerskich,
- pozostałych kanałach zarekomendowanych przez Zamawiającego i ujętych w
Koncepcji Ticketingowej.
W przypadku niezrealizowania przez Wykonawcę założonych współczynników dotarcia
kampanii reklamowej Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości 2%
wynagrodzenia brutto, za każde 3 % różnicy pomiędzy współczynnikami,
Zamawiający oczekuje estymowanych ilości kontaktów z reklamą, zgodnie
z deklaracją Wykonawcy, wyrażonej w Formularzu Ofertowym.
Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games
2017.
5) kontrolę i obsługę biletów na obiektach The World Games 2017 w trakcie odbywania się
The World Games 2017 poprzez:
a) zapewnienie niezbędnego sprzętu i urządzeń
do kontroli biletów w trakcie
The World Games 2017,
b) zapewnienie niezbędnego oprogramowania do kontroli biletów w trakcie
The World Games 2017,
c) zapewnienie niezbędnej obsługi i zasobów ludzkich do kontroli biletów,
d) przygotowanie miejsc wskazanych przez Wykonawcę do przeprowadzenia kontroli
biletów,
e) zorganizowanie punktu obsługi reklamacji na każdym z obiektów w trakcie trwania The
World Games 2017,
f) zapewnienie przepustowości w kontroli biletów – kontrola pojedynczego biletu/osoby
nie może przekraczać 10 s na osobę.
Termin wykonania: w trakcie trwania The World Games 2017.
6) raportowanie
a) raportowanie sprzedaży w systemie IT w czasie rzeczywistym,
b) sporządzenie comiesięcznych raportów ze sprzedaży wraz z rekomendacjami
w zakresie cen i promocji sprzedaży biletów, ewentualnych zmian w Koncepcji
Ticketingowej (akceptowalnych przez Zamawiającego zgodnie z ust. 3 pkt 1 lit. k),
c) comiesięczne raportowanie z działań promocyjnych i reklamowych,
d) raportowanie w zakresie osób kupujących bilety (zgodnie z zakresem ujętym
w systemie IT),
e) sporządzenie finalnego raportu ze sprzedaży wraz z uwzględnieniem danych osób
kupujących, o których mowa ust. 3 pkt 2 lit. m.
Termin wykonania: 120 dni od dnia podpisania umowy do 14 dni po zakończeniu The World
Games 2017.
4. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE DO ZAKRESU ŚWIADCZEŃ WYKONAWCY:
1) harmonogram rozgrywek oraz szacunkowa liczba miejsc na poszczególnych obiektach i w
trakcie poszczególnych za (Załącznik nr. 2 do umowy),
2) ZAMAWIAJĄCY dopuszcza, żeby koszt wysyłki biletów oraz operacji bankowych leżał będzie
po stronie osób lub firm kupujących bilety na The World Games 2017.
5. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE DLA WYKONAWCÓW, ZWIĄZANE Z PRODUKCJĄ I DYSTRYBUCJĄ
SYGNAŁU TV ORAZ DZIAŁANIAMI MARKETINGOWYMI
1. ZAMAWIAJĄCY informuje, że w ramach organizacji The World Games 2017 planuje
przeprowadzenie w 2016 i 2017 r. kampanii reklamowej online i offline o wartości nie mniejszej
niż 2 mln zł, (wynikające z szacowania wartość kampanii Zamawiającego). Plan kampanii zostanie
przedstawiony i uzgodniony z Wykonawcą podczas opracowania Koncepcji Ticketingowej.
2. Zamawiający przewiduje, że w ramach promocji The World Games 2017 przeprowadzi
transmisji/relacji z The World Games 2017 w ogólnopolskiej telewizji (Polsat, Polsat Sport, Polsat
News): nie mniej niż 60 godz.
6. TERMINY REALIZACJI
1) dla ust. 3 pkt 1 – do 90 dni od zawarcia umowy opracowanie Koncepcji Ticketingowej,
2) dla ust. 3 pkt 2 – do 120 dni od zawarcia umowy udostepnienie systemu IT do
21 dni po zakończeniu The World Games 2017,
3) dla ust. 3 pkt 3 – do 120 dni od dnia podpisania umowy do zakończenia The World Games
2017 – rozpoczęcie międzynarodowej sprzedaży biletów,
4) dla ust. 3 pkt 3 lit. c – przeprowadzenie sprzedaży na obiektach The World Games 2017, nie
później niż na 1 dzień przed rozpoczęciem The World Games 2017, do dnia zakończenia The
World Games 2017,
5) dla ust. 3 pkt 4 – przeprowadzenie międzynarodowych działań promocyjnych mających na
celu sprzedaż biletów120 dni od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia The World
Games 2017,
6) dla ust. 3 pkt 5 – przeprowadzenie kontroli i obsługi biletów w trakcie The World Games
2017,
7) dla ust. 3 pkt 6 – raportowanie od 120 dni od podpisania umowy do 14 dni po zakończeniu
The World Games 2017,
8) dla ust. 3 pkt 6 lit. e – sporządzenie finalnego raportu ze sprzedaży – w terminie
14 dni po zakończeniu The World Games 2017.