Velvet Care - Elevato Software

CASE STUDY
Wdrożenie systemu Elevato
w Velvet CARE Sp. z o.o.
Tradycja produkcji papieru w Kluczach ma swój początek
w XIX wieku. Pierwsza maszyna papiernicza rusza tu w 1898
roku. Modernizacja zakładów w latach 30. ubiegłego wieku
doprowadza moce wytwórcze do poziomu blisko 3000 ton
papieru i masy celulozowej miesięcznie! Rok 1976 przynosi
przełom. Wraz z uruchomieniem produkcji bibułki higienicznej
zmienia się profil produkcyjny zakładu. Bibułka eksportowana
jest do Anglii, Niemiec, Austrii, Egiptu oraz na Cypr.
Transformacja ustrojowa w Polsce przyciąga zagranicznych
inwestorów. W 1996 roku głównym akcjonariuszem firmy
zostaje International Paper – amerykański koncern, którego
inwestycje w latach 1997-2002 zmieniły Kluczewskie Zakłady
Papiernicze w największy obiekt tego typu w tej części Europy.
W 1997 roku, rusza produkcja wyrobów higienicznych pod
marką Velvet – wielu z nas pamięta zapewne wpadającą w ucho
melodię towarzyszącą pierwszej wielkiej kampanii reklamowej
tej marki „Velvet…miękki jak aksamit…”.
W 2003 roku inwestorem strategicznym zostaje Kimberly Clark
– lider globalnego rynku produktów higienicznych. Dziesięć lat
od tej zmiany, w 2013 roku, w wyniku transakcji wykupu
menedżerskiego, wspieranej przez fundusz Avallon, Zakład
zyskuje nowych właścicieli. Pod nazwą Velvet CARE umacnia
swoją pozycję na konkurencyjnym rynku.
Velvet CARE jest liderem polskiego rynku
w segmencie papierniczych wyrobów
higienicznych.
W firmie najważniejszy jest zespół,
bo to właśnie on sprawia, że marka Velvet
jest rozpoznawana i ceniona przez swoich
klientów.
Korporacyjne standardy wymagają nowych narzędzi
Lata w środowisku wielkich, międzynarodowych koncernów
sprawiły, że firma zaadaptowała wiele sprawdzonych, korporacyjnych metod w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.
Teraz Velvet CARE poszukuje narzędzi, które będą mogły
zastąpić licencje systemu udostępnianego wcześniej w ramach
Po przeanalizowaniu ofert, mając możliwość
ewentualnego pozostania przy sprawdzonym
wcześniej systemie, Velvet CARE wybiera
narzędzia ELEVATO Software.
grupy, do której wcześniej należała firma.
Poszukiwany system ma wspierać procesy zarządzania zasobami
ludzkimi i inne procesy tzw. miękkiego HR-u.
Istotne są możliwości elastycznego zarządzania przez cele
oraz proces ocen okresowych.
Znając potrzeby organizacji, zespół specjalistów szuka
systemu, który odpowiadałby korporacyjnym standardom,
Istotne znaczenie w procesie wyboru, poza
funkcjonalnością, ma prosty, intuicyjny interfejs,
gwarantujący sprawne wdrożenie
bez konieczności szkolenia pracowników
z obsługi systemu, a także możliwość
rozbudowy systemu w przyszłości.
i który byłby jednocześnie elastyczny, dając możliwość
rozbudowy o kolejne moduły, czy procesy.
Jest sporo do zrobienia…
Projekt rozpoczął się w październiku 2013 roku.
Zaakceptowany plan projektu zakładał uruchomienie modułu
zarządzania modelem kompetencji oraz systemu ocen
pracowniczych. Projekt swoim zasięgiem objął wszystkich
pracowników – ponad 300 osób pracujących zarówno
w
Kluczach,
jak
i
w
Warszawie.
Wdrożenie
polegało
w pierwszym etapie na możliwie bliskim odwzorowaniu
w systemie ELEVATO działających w Velvet CARE procesów.
Część z nich została zmodyfikowana, by maksymalnie wykorzystać możliwości, które dawała nowa technologia.
Ustalony w fazie analizy zakres projektu obejmował następujące
obszary:
Zarządzanie firmowym modelem kompetencji
Zarządzanie przez cele (MBO)
System ocen okresowych — w którym oceniane są cele
biznesowe, kompetencje miękkie, prowadzony jest proces
samooceny, proces zatwierdzania ocen przez przełożonych
wyższego szczebla, a na zakończenie odbywa się,
wspomagana danymi z całego procesu, rozmowa
oceniająca z pracownikiem
Wnioski urlopowe — administrowanie nieobecnościami
Szkolenia — planowanie rozwoju
Narzędzia HR — takie jak aktualności firmowe, biblioteka
dokumentów, czy Helpdesk HR
Velvet CARE, zgodnie z trendami w zarządzaniu,
zdecydowała się wprowadzić system
kwartalnych rozmów przełożonych
z pracownikami dotyczących realizowanych
zadań i celów. Dzięki temu możliwa jest bardziej
precyzyjna diagnoza stanu organizacji,
a informacje zwrotne od pracowników
i managerów pozwalają szybko podejmować
działania korygujące.
To ważny element kultury organizacji, która
podkreśla dwie kluczowe wartości, tj. rozwój
i partnerską współpracę. Dodatkowo proces
zatwierdzania ocen gwarantuje, że oceny są
obiektywne i sprawiedliwe. To ważne, gdyż
system ocen powiązany jest z procesem
planowania rozwoju (szkolenia) oraz systemem
premiowym.
Kilka szczegółów dotyczących sposobu realizacji wdrożenia
Projekt został zrealizowany w trzy miesiące. Platforma
ELEVATO została uruchomiona bezpośrednio na serwerach
Velvet CARE i zintegrowana ze środowiskiem Active Directory
(technologią firmy Microsoft pozwalającą na zarządzanie
tożsamościami i relacjami w sieci firmowej). Dzięki temu
w systemie ELEVATO znalazły się informacje i konta wszystkich
Całość funkcjonalności została wdrożona
w jednym etapie. W kilka miesięcy po imporcie
struktury, wprowadzeniu modelu kompetencji,
opisów stanowisk i zdefiniowaniu celów została
przeprowadzona pierwsza ocena pracownicza.
pracowników Velvet CARE. Do ELEVATO mogą zalogować się
wyłącznie pracownicy posiadający swoje konto w Active
Directory. Upraszcza to zdecydowanie procedurę logowania –
logując się do Active Directory pracownik ma dostęp do
wszystkich aplikacji, z których korzysta w firmie bez
konieczności pamiętanie wielu loginów i haseł.
Korporacyjne wartości działają także w relacjach B2B
„Wdrażany przez nas system oceny rocznej
„Mogliśmy się wiele nauczyć podczas projektu
różnił się dość mocno w porównaniu do wersji
dla Velvet CARE. Zespół po stronie klienta
demo systemu ELEVATO. Przede wszystkim
chętnie dzielił się swoimi doświadczeniami,
zależało nam na zarządzaniu celami
będąc jednocześnie otwartym na nasze
zawodowymi pracowników oraz odwzorowaniu
pomysły, czy sugestie. Z pewnością tego typu
przebiegu procesu oceny, który funkcjonował
projekty wzbogacają nasz system. Wsłuchując
w organizacji od wielu lat. System ELEVATO
się w potrzeby różnych organizacji, możemy
został dostosowany w 100% do naszych
świadomie decydować, w jakich kierunkach
oczekiwań. W tym roku chcemy dodatkowo
rozwijać nasz produkt.”
poprawić jakość ocen wykorzystując
komentuje wdrożenie Krzysztof Dzierżawski odpowiedzialny
mechanizmy tzw. extended feedback (ocena
za realizację projektu po stronie Elevato Software.
kompetencji pracownika przez jego
współpracowników). Wyniki takiej oceny będą
stanowiły dodatkową pomoc dla kierowników
w procesie oceny okresowej. W naszym
systemie wiele rzeczy inicjuje w procesach sam
pracownik, nie przełożony – to także wymagało
dostosowania. Z perspektywy ponad roku
korzystania z aplikacji, po przejściu całego
procesu oceny, wiem, że podjęliśmy właściwy
wybór. Współpraca przy projekcie połączyła nas
w jeden zespół.”
mówi Aleksandra Barczyk, Starszy Specjalista ds. Personalnych
w Velvet CARE / lider projektu wdrożenia systemu.
Nowy wymiar HR
System Elevato Software to innowacyjna platforma wspomagająca
zarządzanie procesami HR.
Pozwala zwiększać i rozwijać potencjał pracowników, a także wspomaga podejmowanie kluczowych
decyzji związanych z zasobami ludzkimi i strategią firmy.
Usprawnia procesy HR dotyczące rekrutacji, oceny pracowników oraz szkoleń.
Specjalna edycja Elevato Software Rekrutacja dla Specjalistów HR zawiera dodatkowe
funkcjonalności przeznaczone dla użytkowników agencji doboru kadr - m.in. zarządzanie klientami,
przyporządkowywanie projektów rekrutacyjnych do klienta oraz raporty dotyczące spotkań z klientami.
Aby przekonać się, jak system Elevato Software usprawni pracę działu HR w Twojej firmie
napisz do nas:
[email protected]
lub zadzwoń:
32 728 16 00
Więcej informacji na:
www.elevatosoftware.com
http://www.youtube.com/user/ElevatoSoftware
© 2015 Elevato Software