Zapytanie ofertowe - system B2B i szkolenie

Dotacje na innowacje
Warszawa, dnia 06.12.2013 r.
Zapytanie ofertowe na:
1. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego
systemu informatycznego B2B
2. Zakup usługi szkoleniowej – 4 dniowe szkolenie specjalistyczne
(4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Tytuł projektu: Automatyzacja procesu realizacji usług doradczych i szkoleniowych
pomiędzy 4Results Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi poprzez wdrożenie
systemu informatycznego typu B2B
I.
Zamawiający:
4Results Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Gżegżółki 4, 02-804 Warszawa
NIP: 9512160042
REGON: 140262326
tel./fax.: (22) 859 03 33
II.
Miejsce publikacji zapytania ofertowego:
Zapytanie ofertowe dostępne jest w publicznie dostępnym miejscu w siedzibie
4Results Sp. z o.o. oraz na stronie internetowej firmy www.4results.pl
III.
Przedmiot zamówienia:
1. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego
systemu informatycznego B2B
W ramach niniejszego projektu inwestycyjnego 4 Results Sp. z o.o. planuje
zakupić
informatyczny
system
B2B,
który
będzie
rozwiązaniem
odpowiedzialnym za automatyzację procesów biznesowych poprzez wymianę
danych i informacji firmowych w postaci dokumentów elektronicznych (w tym
zatwierdzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym) pomiędzy firmą
4 Results Sp. z o.o. a jej partnerami biznesowymi. System ten firma zakupi
w postaci Wartości Niematerialnej i Prawnej.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Dotacje na innowacje
Zakup Wartości Niematerialnej i Prawnej w postaci innowacyjnego systemu B2B
pozwoli Wnioskodawcy na znaczące uproszczenie wymiany danych z partnerami,
jak również umożliwi automatyzację i szybkie udostępnianie niezbędnych
informacji jakie powstają w trakcie działalności operacyjnej. W ramach systemu
informatycznego automatyzowane będą następujące procesy B2B:
1) Komunikacja z partnerami;
2) Ofertowanie;
3) Zawieranie umów;
4) Fakturowanie.
Projekt przewiduje wdrożenie technologii podpisu elektronicznego. Podpis
elektroniczny w relacjach B2B ma być wykorzystywany w następujących
procesach B2B:
1) ofertowanie (oferta wystawiona na zgłoszenie zapotrzebowania na
dodatkowe funkcjonalności),
2) zawieranie umów (od pierwszej umowy na opracowanie i wdrożenie
systemu, po wszystkie aneksy i umowy dot. realizowanych dodatkowych
prac w trakcie aktualizacji/rozbudowy systemu),
3) fakturowanie (dokonywanie rozliczenia za wykonane prace, naliczanie
kosztów obsługi projektów).
Planowany do zakupu system B2B ma być rozwiązaniem o budowie modułowej,
dzięki czemu w zależności od potrzeb będzie mógł być indywidualnie
dopasowywany do specyfiki działalności firmy. System oparty ma być na
zarządzaniu obiegiem dokumentów i spraw. System B2B posiadać ma moduł
usprawniający współpracę między partnerami oraz elementy Business
Intelligence.
System B2B musi posiadać następujące główne funkcjonalności:
- obieg faktur i innych dokumentów finansowych (dzięki wprowadzeniu
formalnych ścieżek przetwarzania dokumentów finansowych każdy dokument
przejdzie właściwe dla niego etapy oceny merytorycznej, akceptacji
i księgowania; dzięki scentralizowanemu przetwarzaniu wszystkich dokumentów
system może stać się podstawą dla mechanizmu kontrolingu finansowego
i procesów konsolidacji budżetów);
- wsparcie systemów jakości (systemy wspierania jakości cechują się daleko idącą
formalizacją procedur, za czym idzie konieczność kontroli przepływu
dokumentów, elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów umożliwi
automatyzację procesów oraz zredukuje uciążliwe manualne czynności związane
z zarządzaniem dokumentacją);
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Dotacje na innowacje
- zarządzanie kontaktami z klientami (formalizacja procesów związanych
z przetwarzaniem zapytań ofertowych, projektowaniem ofert i umów,
programów szkoleń, harmonogramów) może przyczynić się do podniesienia
jakości obsługi klienta. W automatyczny sposób w systemie gromadzona będzie
historia kontaktów i wszystkich pozyskanych informacji, co pozwoli na lepsze
planowanie dalszych działań).
System B2B musi posiadać następujące funkcjonalności szczegółowe:
- możliwość wprowadzenia pełnych danych o partnerach biznesowych
(nadawanie kategorii wg określonych kryteriów, historia współpracy, tworzenie
szablonów dokumentów dla klienta);
- przypisanie osób odpowiedzialnych za określone zadania realizowane
z partnerem i dla partnera biznesowego;
- możliwość tworzenia i wysyłania zindywidualizowanej korespondencji seryjnej
z elementami graficznymi do partnera oraz jej odbioru (zapis w historii
konkretnego partnera biznesowego);
- planowanie czynności, robienie notatek z rozmowy w systemie, tworzenie
zadań do zrealizowania przez Wnioskodawcę/partnera niezbędnych do realizacji
usługi szkoleniowej;
- rejestracja zapytań ofertowych wraz z kluczowymi parametrami (ilość
uczestników, grup szkoleniowych, przewidywany termin szkolenia, rodzaj
szkoleń, data zapytania itp.);
- przygotowanie oferty (zaplanowanie czynności zw. z przygotowaniem oferty,
tworzenie oferty w systemie, w określonym layoucie graficznym, dołączanie
z bazy kolejnych modułów oferty dot. danego szkolenia: opis programu, program
szkolenia, CV trenera, wycena szkolenia, możliwość edycji oferty przed
wysłaniem);
- rejestracja wysłanej oferty (oferta zapisuje się w zestawieniu wysłanych ofert
wraz z kluczowymi parametrami - ilość dni szkoleniowych, cena jednego dnia,
cena łącznie, data wysłania, osoba wysyłająca);
- możliwość zarządzania ofertami w procesie (możliwość nadania poszczególnym
ofertom odpowiedniego statusu - np. czekamy na decyzję, zatwierdzone,
zaakceptowane przez klienta);
- harmonogram prac – monitoring statusu realizacji (wpis zawierający informacje
o terminie, temacie, prowadzącym, cenie, koszcie trenera, koszcie hotelu, innych
kosztach, rodzaju usługi itp.);
- praca na współdzielonych z partnerem biznesowym dokumentach –
np. programy szkoleniowe; umowy, certyfikaty, ankiety poszkoleniowe, raporty
poszkoleniowe;
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Dotacje na innowacje
- składanie zamówienia dot. materiałów na szkolenie (formatka ze
standardowym zestawem materiałów – potwierdzenie lub korekta – usunięcie
i/lub dopisanie pozycji);
- potwierdzanie realizacji usługi stanowiące podstawę do wystawienia faktury,
podpięcie raportu o wykonanej usłudze, referencji od klienta;
fakturowanie
(zestawienia
dla
wystawionych
faktur,
status
zapłacone/niezapłacone, zestawienia Vat, zestawienie faktur kosztowych
(od partnerów) wraz z terminem płatności faktury oraz „znacznikiem” czy termin
płatności za FV danego trenera jest uzależniony od tego kiedy zapłaci nam klient).
2. Zakup usługi szkoleniowej – 4 dniowe szkolenie specjalistyczne
(4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B
W celu nabycia umiejętności obsługi oprogramowania „uszytego na miarę” dla
4Results Sp. z o.o. niezbędna będzie organizacja szkolenia specjalistycznego dla
9 pracowników firmy z obsługi zintegrowanego systemu informatycznego B2B.
Szkolenie te pozwoli pracownikom firmy na swobodne użytkowanie nowego
i zaawansowanego systemu informatycznego, co pozwoli na osiągnięcie
zakładanych rezultatów projektu.
Szkolenie składać się ma z czterech pełnych dni szkoleniowych (4 dni x 8 godzin).
Zakres szkolenia obejmować ma wszystkie moduły i funkcjonalności systemu
B2B. W szkoleniach brać będą udział wszyscy pracownicy obsługujący system
(czyli 9 pracowników). Szkolenia zaplanowano w ostatnim miesiącu realizacji
projektu, czyli w trakcie testowania systemu (aby zapoznać pracowników z tym
zaawansowanym narzędziem) oraz zaraz po wdrożeniu systemu. Szkolenia te są
niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, nie mogą zawierać elementów
wiedzy ogólnej, muszą zostać przygotowywane jako szkolenie dedykowane dla
potrzeb 4Results Sp. z o.o. i nie mogą mieć zastosowania w pracy wykonywanej
na rzecz innego przedsiębiorcy.
IV.
Termin realizacji zamówienia:
Nieprzekraczalny termin realizacji usługi – do 30.05.2014 r.
V.
Sposób przygotowania oferty:
1. Złożona oferta powinna zawierać:

Nazwę i adres oferenta;

Wartość oferty;

Termin ważności oferty;
2. Oferta powinna być sporządzona na Wzorze Formularza oferty cenowej
(załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego), być opatrzona pieczątka
firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez
oferenta.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Dotacje na innowacje
3. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź
odebrana osobiście przez kupującego.
4. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona do oferenta bez otwierania.
VI.
Miejsce składania ofert:
1. Oferty należy składać w siedzibie 4Results Sp. z o.o., ul. Gżegżółki 4,
02-804 Warszawa
2. Termin składania ofert upływa 7 dnia od ukazania się ogłoszenia,
tj. 13.12.2013 r.
VII.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
a. Cena - 100 %
Sposób oceny ofert:
1. KC – kryterium ceny:
VIII.
IX.

Cena minimalna – najniższa cena wśród rozpatrywanych ofert,

Cena oferty – cena w aktualnie analizowanej ofercie,

KC = Cena minimalna/Cena oferty x 100 pkt.
Osoba upoważniona do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami:

Magdalena Kowalska – Dyrektor ds. Finansów i Administracji,

tel. (22) 859 03 33 wew. 102

e-mail: [email protected]
Rozstrzygniecie postępowania ofertowego
1. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną
niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty.
poinformowani
2. Zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze
najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i siedzibę wykonawcy, którego oferta
została wybrana wraz z uzasadnieniem oraz nazwy i siedziby wykonawców,
którzy złożyli oferty wraz z łączną punktacją z oceny oferty (uwzględniając
punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną
punktację).
3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona również
na stronie internetowej 4Results Sp. z o.o. www.4results.pl
X.
Załączniki:
1. Wzór Formularza oferty cenowej
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Dotacje na innowacje
Wzór Formularza oferty cenowej
Wykonawca:
…………………………….
…………………………….
…………………………….
Zamawiający:
4 Results Sp. z o.o.
ul. Gżegżółki 4
02-804 Warszawa
Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 06.12.2013 niniejszym składam ofertę na:
1. Dostawę i wdrożenie wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego
systemu informatycznego B2B
2. Wykonanie usługi szkoleniowej – 4 dniowe szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla
9 użytkowników systemu B2B
Nazwa zadania
Dostawa i wdrożenie wartości niematerialnej
i prawnej w postaci nowoczesnego systemu
informatycznego B2B
Wykonanie usługi szkoleniowej – 4 dniowe
szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla
9 użytkowników systemu B2B
Razem
Wartość
netto oferty
(w PLN)
Wartość
brutto oferty
(w PLN)
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
Termin
realizacji
usługi
do
30.05.2014
1. Oświadczamy, że podana w ofercie stawka podatku od towarów i usług VAT jest zgodna z
przepisami Ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 353 z
2004 r.).
2. Cena podana w ofercie obejmuje wszelkie koszty związane z powyższym zamówieniem.
3. Wykonawca oświadcza, że jest / nie jest* płatnikiem podatku VAT. (* niepotrzebne skreślić)
4. W przypadku wygrania zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy
w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.
5. Wykonawca oświadcza, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub
rozłożenie na raty zaległych płatności.
6. Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie wszelkich badań mających na celu
sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnień
finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli.
7. Do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia
wyznaczamy (imię i nazwisko) .................................................
8. Oświadczamy, że jesteśmy związani naszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się
wraz z upływem terminu składania ofert.
Dnia .....................
.............................................
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka