interpretacja indywidualna Sygnatura IBPB-1-2/4510

interpretacja indywidualna
Sygnatura IBPB-1-2/4510-452/16/MW Data 2016.06.06
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
W przypadku wydatków, w odniesieniu do których Spółka posiadać będzie
elektroniczną wersję dokumentu źródłowego, potwierdzającą ich przyczynowo
- skutkowy związek z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo
zabezpieczeniem źródła przychodów, Spółka zachowa prawo do ich zaliczenia
do kosztów uzyskania przychodów, mimo braku posiadania papierowej wersji
dokumentu źródłowego. W świetle obowiązującego stanu prawnego
stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego
zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U.
z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia
2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U.
z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra
Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 11 maja 2016 r.
(data wpływu do tut. BKIP 17 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego
dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle
przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę
elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej,
stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania
prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 17 maja 2016 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa
podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w
świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę
elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej,
stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania
prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Spółka (dalej również: „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup
dokumentowany jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Poszczególnym dokumentom
otrzymanym w wersji papierowej Spółka nadaje kolejny numer referencyjny, następnie faktury
uprawniające do odliczenia VAT ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu.
Aktualnie, Spółka przechowuje przedmiotowe faktury w formie papierowej. Z uwagi jednak na
dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów,
papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami
administracyjnymi.
Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu
dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na
wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.
Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów
W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej
dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty
księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu,
celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Po
zeskanowaniu dokumentów, podmiot ten zwracać będzie Spółce oryginalne, papierowe wersje
dokumentów.
Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu
nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego
pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG
utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego.
W każdym z wyżej opisanych przypadków, elektroniczne wersje dokumentów (dalej również jako:
„obrazy elektroniczne”) będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na
nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i
czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji.
Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane
przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie
możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani
pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru
referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego.
Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie
zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie
odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni
bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi
bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.
Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób
umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności
dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści
zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać
od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób
zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały
okres aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie
elektronicznych wersji dokumentów a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym
systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem
dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację. W pierwszej kolejności, celem Spółki jest
jednak potwierdzenie, iż planowany sposób archiwizacji dokumentów, zgodny będzie z przepisami
podatkowymi i nie wpłynie na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego, czy też
zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie:
Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez
Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji
papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do
zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów...
Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych
pierwotnie od kontrahentów w wersji papierowej stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie
poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej
wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu
uzyskania przychodów.
Dokumentacja zdarzenia gospodarczego jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania
przychodów
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm. , dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są
koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Z treści powyższego przepisu wynika, że każdy wydatek poniesiony bezpośrednio lub pośrednio w
związku z uzyskaniem przychodów, co do zasady, stanowi koszt uzyskania przychodów, z
wyjątkiem, gdy wydatek ten został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów
uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ustawy o CIT. Niezbędnym warunkiem klasyfikacji
wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest istnienie związku o charakterze przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami (tj. stwierdzenie, iż wydatek poniesiony został w celu
osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła).
Mając na uwadze powyższą definicję, należy stwierdzić, iż co do zasady, dany wydatek może być
uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy spełnia on łącznie następujące przesłanki:



został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów, przy czym dany wydatek nie musi mieć bezpośredniego przełożenia na konkretny
przychód osiągnięty przez podatnika, lecz wystarczające jest, aby jego poniesienie było
uzasadnione związkiem wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością;
wydatek ten został poniesiony i jest definitywny - przez co należy rozumieć, że, w ostatecznym
rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
nie został wymieniony wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów
zawartych w zamkniętym katalogu takich wydatków wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu
poniesienia kosztu. Jednak, dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym przez
podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów. Zgodnie
bowiem z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej,
zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji
niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a16m.
Odwołując się natomiast do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj.
Dz.U. z 2013 r., poz. 330. ze zm., dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego
przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Ponadto, zwrócić należy uwagę na fakt, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy
użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zgodnie z art. 20 ust. 5
UoR, zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń
łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
podstawie informacji zawartych już w księgach przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych
zapisów spełnione zostaną określone w tej ustawie warunki.
Wnioskodawca pragnie ponadto zwrócić uwagę na treść art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z którym z
wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych
dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania
finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych,
pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody
przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w
postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do
wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym dokumentem
potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego. Niemniej jednak, dla
celów podatkowych, istotne jest nie tylko potwierdzenie faktu zaistnienia zdarzenia gospodarczego
(tj. faktu poniesienia kosztu), ale również potwierdzenie, iż koszt ten został poniesiony w celu
osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
W tym zakresie odwołać się również należy do treści art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa z
dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 613, dalej: „Ordynacja Podatkowa”), zgodnie z
którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a
nie jest sprzeczne z prawem. Ponadto, dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art.
181 Ordynacji Podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez
stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub
kontroli podatkowej.
W tym zakresie należy wskazać, iż z uwagi na użyte przez ustawodawcę określenie „w
szczególności”, katalog dowodów nie ma charakteru zamkniętego. Dla celów potwierdzenia
zaistnienia danego zdarzenia gospodarczego zasadne jest, zatem, posiadanie przez podatnika
wszelkich dowodów potwierdzających poniesienie kosztu spełniającego, określone w art. 15
ustawy o CIT, warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów.
Zachowanie prawa w zakresie zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów
Analiza przytoczonych powyżej przepisów wskazuje, iż zarówno regulacje ustawy o CIT, jak i UoR
nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W
konsekwencji, zarówno dla celów CIT jak i dla celów rachunkowych, zdaniem Wnioskodawcy,
dokumenty źródłowe stanowiące dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego i podstawę zapisów
w księgach rachunkowych mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie
elektronicznej. Przechowywanie dokumentów w oryginalnej wersji papierowej nie jest zatem
konieczne.
Należy podkreślić, iż brak oryginalnego dokumentu w wersji papierowej nie jest jednocześnie
równoznaczny z brakiem możliwości zachowania prawa do ujęcia danego wydatku jako kosztu
uzyskania przychodów. Jak wskazano w przytoczonym art. 180 § 1 Ordynacji Podatkowej, przez
dowód należy rozumieć wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest
sprzeczne z prawem.
Wnioskodawca pragnie ponadto zwrócić uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów
w art. 15 ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za
koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie zawarł
również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o konieczności
prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji, nawet gdyby uznać, że
Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym, spełniającym wszystkie
warunki formalne określone w UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów
uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku poniesionego wydatku z
osiąganymi przychodami w inny sposób.
Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej z 23 lipca 2013 r., (sygn.
IBPBI/2/423-510/13/PP) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ
stwierdził, że: „Należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem,
dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich
wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte
jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy
uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt
dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta”.
Podsumowując, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób archiwizacji
dokumentacji nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków jako kosztów
uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, o nabyciu i zachowaniu prawa do zaliczenia
danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują wyłącznie przesłanki wskazane w
art. 15 ustawy o CIT. Biorąc pod uwagę, że wśród tych przesłanek ustawodawca nie wymienił
konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku
archiwizowania przez Spółkę dokumentów źródłowych w formie elektronicznej i utylizacji
papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku,
spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu uzyskania przychodu.
Przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach
indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo w:




interpretacji indywidualnej z 14 lipca 2015 r., (sygn. IBPB-1-3/4510-23/15/PC) wydanej przez
Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: „(,..) ustawa o
rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji
gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy
otrzymany od kontrahenta. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego
dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu
operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar
kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób
prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu
przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do
zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem,
że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie
w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza
automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący
stanowić koszt uzyskania przychodu”.
interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2015 r., (sygn. IPTPB3/4510-79/15-4/GG) wydanej
przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w której organ orzekł, iż: „(...) elektroniczne obrazy
faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie
poniesienia przez Wnioskodawcę wydatku przez taką fakturę udokumentowanego w
rozumieniu wymogów art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e ustawy o ustawy o podatku
dochodowym od osób prawnych”.
interpretacji indywidualnej z 25 września 2013 r., (sygn. IPPB5/423-490/13-2/IŚ) wydanej przez
Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ potwierdził, iż: „(...) dokumentowanie
wydatków za pomocą skanów faktur papierowych archiwizowanych i przechowywanych w
formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistne/ podstawy wykluczenia takich wydatków z
kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki
spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów
uzyskania przychodów - możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów
Spółki”.
w interpretacji indywidualnej z 30 października 2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC), wydanej
przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, że: „(...) jeżeli
posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z
przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych
wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do
kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem iż wynagrodzenia za usługi świadczone na
podstawie umów cywilnoprawnych zostaną przez Spółkę wypłacone”.
W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska, iż w przypadku wydatków, w
odniesieniu do których Spółka posiadać będzie elektroniczną wersję dokumentu źródłowego,
potwierdzającą ich przyczynowo - skutkowy związek z osiągnięciem przychodów lub
zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, Spółka zachowa prawo do ich zaliczenia
do kosztów uzyskania przychodów, mimo braku posiadania papierowej wersji dokumentu
źródłowego.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny
prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od
uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu
prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.