Kodeks postępowania Grupy FCA Bank

Komentarze

Transkrypt

Kodeks postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Kodeks postępowania
Grupy FCA Bank
Zatwierdzony przez Radę Dyrektorów dnia 29 października 2014 r.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
SPIS TREŚCI
Zasady ogólne ....................................................................................................... 4
1. Jak korzystać z Kodeksu ................................................................................... 6
Czym jest Kodeks? .................................................................................................... 6
Do kogo skierowany jest Kodeks? .............................................................................. 6
Gdzie stosowany jest Kodeks? ................................................................................... 6
Gdzie można zapoznać się z Kodeksem? ..................................................................... 6
Czy Kodeks może ulec zmianie? ................................................................................. 6
Czy Kodeks jest dokumentem obejmującym całość regulacji? ...................................... 7
2. Postępowanie w relacjach biznesowych ..................................................................... 8
Konflikt interesów ..................................................................................................... 8
Wykorzystywanie i zakaz przekazywania informacji poufnych ....................................... 9
Obowiązek zachowania poufności .............................................................................. 9
Korupcja i nielegalne przekazywanie pieniędzy.......................................................... 10
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy ............................................................................ 10
Reputacja ............................................................................................................... 10
Konkurencja ........................................................................................................... 11
Embargo i kontrola eksportu .................................................................................... 11
Poufność danych ..................................................................................................... 12
3. Pracownicy ............................................................................................................ 13
Praca dzieci i praca przymusowa .............................................................................. 13
Wolność zrzeszania się ............................................................................................ 13
Równouprawnienie.................................................................................................. 13
Molestowanie.......................................................................................................... 14
Środowisko pracy .................................................................................................... 14
Wynagrodzenie i czas pracy ..................................................................................... 14
Zatrudnianie i awans ............................................................................................... 14
System kontroli wewnętrznej, dokumenty i ewidencja ............................................... 14
Majątek Spółki ........................................................................................................ 15
Działalność zewnętrzna ........................................................................................... 15
Zobowiązania.......................................................................................................... 15
Pracownicy na stanowiskach kierowniczych .............................................................. 16
Dyrektor ds. Korporacyjnych (Corporate Officer) ....................................................... 16
4. Bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska ................................................ 18
Bezpieczeństwo i higiena pracy ................................................................................ 18
5. Relacje zewnętrzne................................................................................................. 19
Klienci .................................................................................................................... 19
Dostawcy ............................................................................................................... 19
Instytucje publiczne ................................................................................................ 19
Związki zawodowe i partie polityczne ....................................................................... 20
Społeczności lokalne ............................................................................................... 20
Komunikacja i informacje dotyczące przedsiębiorstwa ............................................... 21
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Relacje z mediami ................................................................................................... 21
6. Rachunkowość i kontrola wewnętrzna ...................................................................... 22
7. Wdrożenie zasad Kodeksu i gwarancja ..................................................................... 24
Załączniki .................................................................................................................. 25
Załącznik A – Definicja spółki zależnej ...................................................................... 25
Załącznik B – Interpretacja i zgłaszanie przypadków naruszeń ................................... 26
Załącznik C – Wymogi Kodeksu Postępowania dotyczące Dyrektora ds. Korporacyjnych
............................................................................................................................. 28
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Zasady ogólne
Grupa FCA Bank. wraz z jej spółkami zależnymi1 („Grupa”) tworzą międzynarodową grupę
finansową, która z uwagi na swój rozmiar, działalność i zasięg geograficzny odgrywa
znaczącą rolę ekonomiczną, społeczną i środowiskową w społecznościach i krajach, w
których działa.
Misją Grupy jest rozwój działalności i tworzenie wartości poprzez dostarczanie
innowacyjnych produktów i usług spełniających oczekiwania klientów. Misja ta realizowana
jest w poszanowaniu uzasadnionych interesów wszystkich interesariuszy2. Grupa prowadzi
działalność w sposób społecznie odpowiedzialny, bezstronny i etyczny, w poszanowaniu
zasad równości i uczciwości w relacjach służbowych, gwarantując tym samym
bezpieczeństwo pracowników, promując i zachęcając do rozwijania świadomości
ekologicznej i w pełni przestrzegając przepisów obowiązujących w krajach, w których
działa. Jednak w przypadku, gdy przepisy prawa obowiązujące w danym kraju są mniej
restrykcyjne niż postanowienia niniejszego Kodeksu Postępowania zastosowanie mają
postanowienia niniejszego Kodeksu Postępowania.
Wszystkie stosunki służbowe powinny opierać się na uczciwości i lojalności i nie mogą
przyczyniać się do powstania jakichkolwiek konfliktów między interesami przedsiębiorstwa
a interesami osobistymi. Realizacja tego celu wymaga od wszystkich dyrektorów, członków
ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników Grupy – podczas wykonywania
swoich obowiązków – przestrzegania najwyższych standardów postępowania w sprawach
służbowych, zgodnie z postanowieniami niniejszego Kodeksu.
Grupa przestrzega postanowień Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ, Konwencji
Międzynarodowej Organizacji Pracy (O.I.L.) i Wytycznych Organizacji Współpracy
Gospodarczej i Rozwoju (OCSE) przeznaczonych dla przedsiębiorstw wielonarodowych.
Grupa dąży zatem do tego, aby Kodeks oraz polityka i procedury obowiązujące w Grupie
były zgodne z tymi Wytycznymi.
Kodeks został opracowany jako przewodnik i pomoc dla wszystkich dyrektorów, członków
ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników Grupy w skutecznym realizowaniu
misji Grupy.
Kodeks stanowi podstawowy element Ładu Korporacyjnego Grupy.
W konsekwencji Grupa zobowiązuje się do:
•
1
niezwłocznego rozpowszechnienia Kodeksu w całej Grupie i wśród wszystkich osób,
których niniejszy Kodeks może dotyczyć;
Zob. Załącznik A – Definicja spółki zależnej.
2
Przez użyty w niniejszym Kodeksie termin „interesariusz” należy rozumieć osobę fizyczną, społeczność lub organizację, która wpływa
na działalność jednej lub większej liczby spółek Grupy i która pozostaje pod istotnym wpływem skutków tej działalności. Wyróżnić
można następujące kategorie interesariuszy: wewnętrzni (np. pracownicy) lub zewnętrzni (np. klienci, dostawcy, akcjonariusze,
społeczności lokalne), przy czym kategorie te obejmują również przyszłe pokolenia.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
•
niezwłocznego informowania wszystkich adresatów Kodeksu o wszelkich jego
aktualizacjach i zmianach;
•
zapewnienia odpowiedniego wsparcia w formie szkoleń i informacji, a także
możliwości konsultacji w razie wątpliwości dotyczących interpretacji treści Kodeksu;
•
zapewnienia warunków umożliwiających zgłaszanie w dobrej wierze przypadków
naruszenia Kodeksu bez ponoszenia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji z
tego tytułu;
•
stosowania adekwatnych do charakteru i stopnia naruszenia Kodeksu kar
porządkowych wobec wszystkich dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa i
pozostałych pracowników (oraz osób trzecich, w uzasadnionych przypadkach);
•
przeprowadzania okresowych kontroli przestrzegania postanowień Kodeksu.
Grupa zachęca dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników
oraz osoby trzecie do zgłaszania uwag i konstruktywnych sugestii dotyczących treści
Kodeksu, jego stosowania oraz innych spraw z nim związanych.
Grupa dołoży starań, aby również konsultanci, dostawcy i inne podmioty wchodzące w
jakiekolwiek relacje służbowe z Grupą przyjęli zasady niniejszego Kodeksu.
Grupa nie będzie nawiązywać ani utrzymywać relacji służbowych z osobami trzecimi, które
odmówią przestrzegania zasad niniejszego Kodeksu.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
1. Jak korzystać z Kodeksu
Czym jest Kodeks?
Kodeks to zatwierdzony przez Radę Dyrektorów Grupa FCA Bank dokument określający
zasady postępowania Grupy w sprawach służbowych oraz obowiązki i odpowiedzialność
dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników. Kodeks
opublikowany przez Grupę stanowi integralną część programu Grupy mającego na celu
skuteczne zapobieganie i wykrywanie przypadków naruszenia przepisów prawa mających
zastosowanie do prowadzonej przez Grupę działalności.
Do kogo skierowany jest Kodeks?
Kodeks przeznaczony jest dla wszystkich członków zarządu, członków ścisłego
kierownictwa, pozostałych pracowników wszystkich spółek zależnych Grupy, a także do
innych podmiotów lub spółek działających w imieniu i na rzecz Grupy. Grupa dołoży
starań, aby w spółkach, w których Grupa posiada udziały mniejszościowe, przyjęto
kodeksy postępowania zawierające zasady, które będą oparte na zasadach określonych w
niniejszym Kodeksie lub, które w żadnym razie nie będą stały z nimi w sprzeczności. Grupa
dołoży wszelkich starań, aby Kodeks stanowił najwyższy standard w prowadzeniu biznesu
przez podmioty, z którymi Grupa utrzymuje długotrwałe relacje handlowe, w szczególności
przez doradców, konsultantów, agentów, dealerów i dostawców.
Gdzie stosowany jest Kodeks?
Kodeks stosowany jest we wszystkich krajach, w których Grupa działa oraz we wszystkich
aspektach jej działalności.
Gdzie można zapoznać się z Kodeksem?
Z Kodeksem mogą zapoznać się wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa
oraz pozostali pracownicy w dostępnym miejscu i w sposób odpowiadający miejscowym
normom i obyczajom. Kodeks jest dostępny na stronie internetowej Grupy (internet:
www.fcabankgroup.com oraz na portalu intranet), skąd można go swobodnie pobrać.
O wydanie kopii Kodeksu można również zwrócić się do lokalnego działu personalnego,
kierującego jednostką ds. zachowania zgodności (Compliance Officer), działu prawnego
lub ewentualnie do OdV (Organismo di Vigilanza w rozumieniu włoskiej ustawy 231/01).
Czy Kodeks może ulec zmianie?
Kodeks podlega przeglądowi i weryfikacji ze strony Rady Dyrektorów Grupy FCA Bank.
W trakcie przeglądu uwzględniane są m.in. uwagi i konstruktywne sugestie zgłaszane
przez dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz osoby
trzecie, jak również wszelkie zmiany przepisów prawa, utrwalone praktyki międzynarodowe
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
oraz doświadczenia zdobyte w zakresie stosowania Kodeksu. Ewentualne zmiany
wprowadzane do Kodeksu na skutek jego przeglądu są publikowane i udostępniane w ww.
sposób.
Czy Kodeks jest dokumentem obejmującym całość regulacji?
Chociaż Kodeks określa wszystkie podstawowe wartości etyczne, którymi powinni kierować
się dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy Grupy oraz
podmioty lub spółki działające w imieniu Grupy, to odczytywanie i interpretowanie jego
treści powinno odbywać się zgodnie z polityką i wytycznymi Grupy oraz, jeśli to stosowne i
adekwatne, również zgodnie z regulacjami i wytycznymi Grupy FCA.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
2. Postępowanie w relacjach biznesowych
Grupa prowadzi swoją działalność, wymagając od wszystkich swoich dyrektorów, członków
ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz innych podmiotów, do których
adresowany jest niniejszy Kodeks, prowadzenia działalności zgodnie z wartościami i
zasadami wyznawanymi przez Grupę. Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego
kierownictwa i pozostali pracownicy Grupy, a także inne podmioty, do których adresowany
jest Kodeks, powinni być świadomi faktu, że reprezentują Grupę, a ich działania mają
wpływ na jej reputację i kulturę wewnętrzną. Stąd powinni oni realizować cele Grupy
przestrzegając zasad określonych poniżej.
Konflikt interesów
Podstawą decyzji podejmowanych w imieniu Grupy stanowić powinien najlepiej pojęty
interes Grupy. Co za tym idzie, dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali
pracownicy i inne podmioty, do których adresowany jest Kodeks, powinni unikać wszelkich
sytuacji rodzących konflikt interesów (w tym sytuacji postrzeganych jako konflikt
interesów), w szczególności kolizji interesów osobistych, finansowych czy rodzinnych (np.
powiązań finansowych lub handlowych z dostawcami, klientami lub konkurentami;
uzyskiwania nienależnych korzyści z tytułu stanowiska zajmowanego w Grupie, posiadania
papierów wartościowych lub uczestniczenia w obrocie papierami wartościowymi, itp.),
które mogą lub mogłyby mieć wpływ na niezależność osądu przy podejmowaniu decyzji,
jakie działania leżą u podstaw najlepiej pojętego interesu Grupy oraz jak najwłaściwiej
dążyć do realizacji wyznaczonych celów.
Zasady Grupy dotyczące spotkań towarzyskich, posiłków, prezentów czy innych gratyfikacji
lub osobistych przysług ze strony kontrahentów zostały określone w Wytycznych
stanowiących integralną część niniejszego Kodeksu. Wytyczne dostępne są na stronie
internetowej Grupy (internet: www.fcabankgroup.com oraz na portalu intranet).
O każdej sytuacji stanowiącej lub mogącej stanowić konflikt interesów należy niezwłocznie
poinformować bezpośredniego przełożonego, kierownika działu personalnego, kierującego
jednoską ds. zachowania zgodności lub ewentualnie OdV.
Ponadto każdy pracownik powinien niezwłocznie poinformować swojego przełożonego na
piśmie o podjęciu zatrudnienia w spółce niewchodzącej w skład Grupy, bądź o pełnieniu
funkcji kierowniczej w takiej spółce, o wszelkich powiązaniach finansowych, handlowych,
zawodowych, rodzinnych czy towarzyskich z instytucjami lub osobami, które weszły lub
mogą wejść w relacje biznesowe z Grupą, a które mogły mieć faktyczny lub potencjalny
wpływ na jego/jej bezstronność w stosunkach wobec osób trzecich.
Pracownicy i inni adresaci niniejszego Kodeksu powinni informować Zarząd o zaistnieniu
potencjalnego konfliktu interesów dotyczącego pracownika Grupy, związanego z relacjami
biznesowymi z jakąkolwiek spółką spoza Grupy, lub o wszelkich powiązaniach
finansowych, gospodarczych, zawodowych, rodzinnych lub społecznych, które mogą mieć
wpływ na bezstronność w stosunkach wobec osób trzecich.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Grupa dąży do zapewnienia ochrony przed negatywnymi konsekwencjami osobom
zgłaszającym w dobrej wierze wszelkie przypadki zaistnienia konfliktu.
Wykorzystywanie i zakaz przekazywania informacji poufnych
Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy zobowiązani
są ściśle przestrzegać zakazu wykorzystywania informacji poufnych (tzw. insider trading)
obowiązującego w danym kraju.
Dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy Grupy i inne osoby, do
których adresowany jest Kodeks, nie mogą w żadnym wypadku wykorzystywać (ani
udostępniać nieupoważnionym osobom trzecim) informacji, które nie są powszechnie
dostępne, a które zostały uzyskane w związku z zajmowanym w Grupie stanowiskiem lub
w związku ze stosunkiem łączącym ich z Grupą, w celu bezpośredniego lub pośredniego
nabycia lub zbycia udziałów/akcji którejkolwiek ze spółek Grupy lub innych spółek lub w
celu osiągnięcia korzyści własnej bądź na rzecz osoby trzeciej.
Dostęp do informacji poufnych, w tym informacji poufnych dotyczących cen, wymaga od
dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy
bezwzględnego przestrzegania procedur i zasad ustanowionych w tym zakresie przez
Grupę.
Grupa ustala termin podawania do wiadomości publicznej informacji poufnych zgodnie z
procedurami przewidzianymi w obowiązujących przepisach prawa, a publikacja tych
informacji odbywa się zgodnie z polityką Grupy.
Obowiązek zachowania poufności
Know-how i własność intelektualna Grupy są podstawowymi i krytycznymi wartościami
zasobami, które dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy oraz
osoby, do których skierowany jest niniejszy Kodeks mają obowiązek chronić. Niewłaściwe
rozpowszechnianie know-how i własności intelektualnej może spowodować uszczerbek na
majątku i wizerunku Grupy. Co za tym idzie, dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa,
pozostali pracownicy i inne osoby, do których skierowany jest niniejszy Kodeks, nie mogą
ujawniać osobom trzecim informacji o charakterze technicznym, technologicznym czy
handlowym Grupy, ani informacji dotyczących Grupy, które nie są powszechnie dostępne,
chyba że ujawnienie tych informacji będzie wymagane zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa i regulacjami lub, gdy będzie to wyraźnie dozwolone na mocy
stosownych umów, w których strony zobowiązały się do wykorzystywania informacji
wyłącznie w sposób zgodny z ich przeznaczeniem przy zachowaniu ich poufności.
Publikacja tych informacji odbywa się zgodnie z polityką Grupy.
Obowiązek zachowania poufności, o którym mowa w niniejszym Kodeksie, pozostaje w
mocy również po ustaniu stosunku pracy.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Korupcja i nielegalne przekazywanie pieniędzy
Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy i inne
osoby, do których skierowany jest Kodeks, zobowiązują się do przestrzegania najwyższych
standardów prawości, uczciwości i rzetelności we wszystkich relacjach wewnątrz Grupy i
poza nią, zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami antykorupcyjnymi, w
szczególności z Konwencją OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy
publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych (OCSE Convention on
Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions),
Wytycznymi OECD oraz z amerykańską ustawą o zagranicznych praktykach
antykorupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA).
Grupa nie toleruje żadnych przejawów korupcji (przyjmowania bądź oferowania świadczeń
pieniężnych w zamian za nienależną korzyść handlową) wobec urzędników państwowych,
przedstawicieli organizacji międzynarodowych, osób piastujących urząd publiczny, osób
prawnych, jednostek, bądź wobec innych podmiotów wskazanych w obowiązujących
przepisach prawa.
Żaden dyrektor, członek ścisłego kierownictwa, pracownik, agent lub przedstawiciel Grupy
nie może pośrednio ani bezpośrednio przyjmować, żądać, oferować ani udzielać
finansowych lub innych korzyści (w tym prezentów lub gratyfikacji, z wyjątkiem drobnych
podarunków powszechnie stosowanych i akceptowanych na poziomie międzynarodowym,
dozwolonych przez obowiązujące przepisy prawa i zgodnych z Wytycznymi Grupy w tym
zakresie), choćby pod wpływem bezprawnego nacisku.
W przypadkach, gdy jest to wymagane lub wskazane przez obowiązujące przepisy prawa,
spółki Grupy wdrażają programy kontroli zgodności (compliance programs) mające na celu
ocenę oraz zagwarantowanie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i
postanowień niniejszego Kodeksu.
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy
Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa ani pozostali pracownicy nie mogą
podejmować żadnych działań związanych z praniem (tzn. konwersją lub przekazywaniem)
pieniędzy uzyskanych z nielegalnych źródeł ani uczestniczyć w tego typu działaniach.
Przed nawiązaniem relacji biznesowych z osobami trzecimi, Grupa i członkowie ścisłego
kierownictwa lub pracownicy mają obowiązek sprawdzić dostępne informacje (w tym
informacje o charakterze finansowym) dotyczące potencjalnych kontrahentów, aby ustalić
wiarygodność i legalność prowadzonej przez nich działalności. Grupa ma obowiązek
przestrzegać przepisów w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy obowiązujących w
danym kraju.
Reputacja
Firmowy wizerunek, reputacja i obecność produktów Grupy na rynku stanowi fundament
jej obecnej i przyszłej egzystencji.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Powyższe oznacza, że dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy
Grupy zobowiązani są zawsze i skrupulatnie przestrzegać postanowień Kodeksu. Istotne
znaczenie ma to, aby pracownicy zobowiązali się do przestrzegania postanowień Kodeksu i
współpracowali z Grupą w tym zakresie.
Konkurencja
Grupa uznaje istotne znaczenie zasady konkurencyjności na rynku i zobowiązuje się do
ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących uczciwej konkurencji, antymonpolowych
oraz innych regulacji z zakresu ochrony praw konsumenta obowiązujących w krajach, w
których działa. Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali
pracownicy nie mogą stosować praktyk (m.in. polegających na tworzeniu karteli, podziale
rynków, ograniczeniu produkcji czy sprzedaży, zawieraniu porozumień wiązanych, itp.),
które mogą stanowić naruszenie przepisów prawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i
przepisów antymonopolowych. W ramach uczciwej konkurencji Grupa nie może świadomie
naruszać prawa własności intelektualnej osób trzecich.
Prawne konsekwencje braku przestrzegania tego rodzaju przepisów mogą być bardzo
poważne. Podmioty naruszające zasadę swobody konkurencji narażone są na poważne
sankcje, a osoby, które dopuszczają się naruszeń, mogą podlegać surowej karze, w tym
karze pozbawienia wolności. Aby utrzymać swoje zaangażowanie w przestrzeganie zasad
ochrony uczciwej konkurencji i przepisów antymonpolowych w krajach, w których działa,
Grupa wdrożyła tzw. program Antitrust Compliance. W jego ramach przewidziano
okresowe szkolenia w zakresie ochrony konkurencji oraz przepisów antymonopolowych
oraz wytycznych dotyczących zasad konkurencji stanowiących integralną część niniejszego
Kodeksu. Naruszenie zasad zawartych w Wytycznych dotyczących konkurencji może
skutkować zastosowaniem sankcji dyscyplinarnych, w tym rozwiązaniem stosunku pracy.
Ponadto przestrzeganie zasad dotyczących konkurencji ma zasadnicze znaczenie dla
reputacji Grupy. Pracownicy, którzy mają jakiekolwiek wątpliwości związane z
obowiązującymi przepisami prawa lub właściwym postępowaniem powinni zwrócić się do
jednostki Obsługi Prawnej.
Embargo i kontrola eksportu
Grupa zobowiązuje się czuwać nad tym, aby cała jej działalność prowadzona była w
sposób zgodny z krajowymi i międzynarodowymi przepisami w zakresie embarga czy
kontroli eksportu obowiązującymi w krajach, w których Grupa jest obecna. Przepisy prawa
regulujące embargo, cła i kontrole eksportu są złożone.
Tego rodzaju przepisy i regulacje dotyczą eksportu i importu produktów, usług,
oprogramowania, technologii, danych technicznych, sankcji oraz wymogów w zakresie
przeciwdziałania bojkotom. Konsekwencje prawne braku ich przestrzegania mogą być
bardzo poważne oraz mogą narażać Grupę i jej pracowników na sankcje o charakterze
karnym i cywilnym, w tym na karę wysokiej grzywny, a także utratę prawa do eksportu.
Ponadto przestrzeganie tych przepisów ma zasadnicze znaczenie dla reputacji Grupy. Z
powyższych względów wszyscy pracownicy Grupy mają obowiązek czuwać nad tym, aby
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
żadne transakcje nie były dokonywane z naruszeniem polityki Grupy (policy of full
compliance).
Wytyczne w zakresie kontroli eksportu Grupy dostępne są na stronie www.fcagroup.com.
Pracownicy, którzy mają jakiekolwiek wątpliwości związane z obowiązującymi przepisami
prawa lub właściwego postępowania powinni zwrócić się do jednostki ds. Obsługi Prawnej.
Poufność danych
W ramach prowadzonej działalności Grupa gromadzi znaczną ilość danych osobowych i
informacji poufnych, które zobowiązuje się wykorzystywać zgodnie z przepisami prawa
obowiązującymi w kraju, w którym prowadzi swoją działalność, a także zgodnie z dobrymi
praktykami dotyczącymi ochrony danych. W tym celu Grupa zapewnia wysoki poziom
bezpieczeństwa stosowanych przez nią systemów informacji technologicznych
przeznaczonych do przetwarzania danych osobowych i informacji poufnych.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
3. Pracownicy
Zdaniem Grupy odpowiednio zmotywowani i przeszkoleni w stopniu znaczącym
przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności, tworzenia wartości dla interesariuszy
oraz spełniania oczekiwań klientów. Poniższe zasady, które są zgodne z postanowieniami
Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ i Konwencji Międzynarodowej Organizacji
Pracy (MOP) potwierdzają istotne znaczenie, poszanowania jednostki, gwarantują równe
traktowanie i wykluczają wszelkie formy dyskryminacji. Grupa propaguje ochronę
podstawowych praw człowieka.
Praca dzieci i praca przymusowa
Grupa nie korzysta z żadnej formy pracy przymusowej ani nie zatrudnia osób, które nie
ukończyły wieku wymaganego przez przepisy prawa obowiązujące w kraju, w którym
praca ma być świadczona, zaś w żadnym razie nie zatrudnia osób, które nie ukończyły lat
piętnastu, z wyjątkiem przypadków wyraźnie przewidzianych przez umowy
międzynarodowe i prawo lokalne. Ponadto Grupa zobowiązuje się nie nawiązywać ani nie
utrzymywać stosunków biznesowych z dostawcami, którzy zatrudniają dzieci w rozumieniu
powyższego postanowienia.
Wolność zrzeszania się
Pracownicy Grupy mogą przystępować do związków zawodowych zgodnie z lokalnymi
przepisami i regulaminami poszczególnych organizacji związkowych. Grupa uznaje i
respektuje prawo pracowników do bycia reprezentowanymi przez związki zawodowe lub
przez innych przedstawicieli zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i ustalonymi
praktykami. Podejmując negocjacje z przedstawicielami związków zawodowych Grupa dąży
do zbudowania konstruktywnego podejścia i relacji.
Równouprawnienie
Grupa zobowiązuje się zapewnić wszystkim pracownikom równe traktowanie w
zatrudnieniu i rozwoju zawodowym.
We wszystkich aspektach dotyczących stosunku pracy, m.in. zatrudnianie, szkolenie,
wynagradzanie, awans, przeniesienie na inne stanowisko czy ustanie stosunku pracy,
osoby odpowiedzialne za poszczególne działy mają obowiązek zapewnić pracownikom
zatrudnienie na stanowiskach dających możliwość wykorzystania ich zdolności i
kwalifikacji, zapobiegając dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności dyskryminacji ze
względu na kolor skóry, płeć, orientację seksualną, pozycję indywidualną i społeczną, stan
zdrowia, niepełnosprawność, wiek, narodowość, wyznanie religijne i przekonania.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Molestowanie
Grupa uznaje za absolutnie niedopuszczalne wszelkie przejawy molestowania czy
niepożądanego zachowania ze względu na kolor skóry, płeć czy inne cechy indywidualne,
którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności jakiejkolwiek osoby zarówno w
miejscu pracy jak i poza nim.
Środowisko pracy
Wszyscy pracownicy powinni podejmować kroki niezbędne do utrzymania odpowiedniego i
otwartego na współpracę środowiska pracy, charakteryzującego się poszanowaniem
godności każdej osoby.
W szczególności pracownicy Grupy FCA Bank:
•
nie mogą wypełniać swoich obowiązków pod wpływem alkoholu lub środków
odurzających;
•
w miejscach, gdzie palenie jest prawnie dopuszczalne, wykazać się wrażliwością na
potrzeby osób, które mogłyby odczuwać dyskomfort związany z „biernym paleniem”
w miejscu pracy;
•
powinni unikać zachowań, które mogłyby zastraszać współpracowników czy
podwładnych, być w stosunku do nich obraźliwe, względnie zmierzać do ich
wyobcowania lub dyskredytacji w środowisku pracy.
Wynagrodzenie i czas pracy
Przyznawane przez Grupę jej pracownikom wynagrodzenia i inne świadczenia powinny
odpowiadać co najmniej wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawa.
W zakresie czasu pracy i płatnych urlopów Grupa przestrzega przepisów prawa lokalnego
oraz praktyk biznesowych stosowanych w kraju, w którym działa.
Zatrudnianie i awans
Pracownikom Grupy zabrania się przyjmowania lub żądania obietnic korzyści materialnych
lub osobistych, a także wywierania presji czy też świadczenia jakiegokolwiek typu przysług
zmierzających do zatrudnienia danej osoby, jej przeniesienia na inne stanowisko lub
awansu.
System kontroli wewnętrznej, dokumenty i ewidencja
Wszyscy członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są zobowiązani
zapewnić utrzymanie efektywnych systemów kontroli wewnętrznej (zob. pkt 6). Aby
spełnić powyższy wymóg osoby te są zobowiązane, między innymi, do prowadzenia
rzetelnej i kompletnej dokumentacji wewnętrznej dotyczącej działalności przedsiębiorstwa
w taki sposób, aby zarówno transakcje jak i zobowiązania wobec kontrahentów były
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
odpowiednio zatwierdzane przez właściwego przełożonego. Ponadto należy rzetelnie i
terminowo ewidencjonować koszty przedsiębiorstwa.
Majątek Spółki
Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy
powinni gospodarować majątkiem i zasobami przedsiębiorstwa, do których mają dostęp,
lub które znajdują się w ich pieczy, w sposób efektywny, wyłącznie do realizacji celów
Grupy, jak również korzystać z nich w sposób zapewniający ochronę ich wartości. Ponadto
wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są
odpowiedzialni za ochronę majątku i zasobów przedsiębiorstwa przed utratą, kradzieżą,
wykorzystaniem lub rozporządzeniem przez osoby nieuprawnione. Korzystanie z majątku i
zasobów przedsiębiorstwa w sposób godzący w interes Grupy lub podyktowane powodami
leżącymi poza relacjami związanymi ze stosunkiem pracy z Grupą jest zabronione. Wszyscy
dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są
zobowiązani postępować zgodnie z wytycznymi Grupy w zakresie korzystania, dostępu i
utrzymania bezpieczeństwa oprogramowania, systemów informatycznych, poczty
elektronicznej, Internetu oraz intranetu.
Działalność zewnętrzna
Członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy Grupy nie mogą pełnić funkcji
zarządczych w innych spółkach bez zgody Grupy ani nie mogą podejmować żadnej
działalności gospodarczej, mającej taki sam przedmiot, która mogłaby stanowić
przeszkodę w należytym wypełnianiu obowiązków wobec Grupy. Nawiązanie stosunku
pracy z członkami ścisłego kierownictwa i pozostałymi pracownikami Grupy przez
kontrahentów lub konkurentów Grupy, bądź świadczenie usług przez członków ścisłego
kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy na rzecz kontrahentów lub konkurentów
Grupy, wymaga uzyskania pisemnej zgody właściwego przełożonego.
Zobowiązania
Niniejszy Kodeks stanowi zasadniczą i integralną część umowy o pracę członków ścisłego
kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy. Co za tym idzie Grupa wymaga od
wszystkich członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników bezwzględnego
przestrzegania zasad postępowania określonych w niniejszym Kodeksie. Naruszenie tych
zasad traktowane będzie rygorystycznie i skutkować będzie wymierzeniem odpowiednich
sankcji (w tym m.in. rozwiązaniem stosunku pracy). W związku z powyższym wszyscy
członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy mają obowiązek:
•
zapoznać się z treścią Kodeksu, zrozumieć go oraz, w razie konieczności, wziąć
udział w odpowiednich szkoleniach;
•
postępować zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie i unikać zachowań, które
mogłyby narazić Grupę na szkodę lub poddać w wątpliwość jej uczciwość,
bezstronność bądź reputację;
•
niezwłocznie zgłaszać w dobrej wierze każdy przypadek naruszenia postanowień
niniejszego Kodeksu w sposób określony w Załączniku B;
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
•
przestrzegać wszystkich regulacji wewnętrznych przyjętych przez spółki Grupy w
celu zapewnienia przestrzegania zasad określonych w Kodeksie i identyfikacji
ewentualnych przypadków ich naruszeń;
•
zwracać się do kierującego jednostką ds. zachowania zgodności (Compliance
Officer), w przypadkach wymienionych w Załączniku B, z wnioskiem o udzielenie
wyjaśnień dotyczących interpretacji postanowień Kodeksu;
•
zapewnić pełną współpracę przy ewentualnym postępowaniu wyjaśniającym w
sprawie naruszenia zasad określonych w Kodeksie, z zachowaniem poufności
informacji dotyczących postępowania oraz, w razie konieczności, aktywnie
uczestniczyć w kontroli przestrzegania zasad wynikających z Kodeksu.
Pracownicy na stanowiskach kierowniczych
Osoby w Grupie FCA Bank pełniące funkcję kierownika, dyrektora jednostki lub dyrektora
zarządzającego muszą dawać przykład innym oraz tworzyć przyjazny klimat między
pracownikami, zachęcając ich do szczerej wymiany poglądów, promować postępowanie
zgodne z zasadami biznesowymi i etycznymi określonymi w Kodeksie, a swoim wzorowym
zachowaniem powinny zaświadczać wobec pozostałych pracowników, że przestrzeganie
postanowień Kodeksu jest ich podstawowym obowiązkiem służbowym, jednocześnie
dbając o to, aby pracownicy mieli świadomość tego, iż przestrzeganie obowiązujących
przepisów prawa i zasad określonych w Kodeksie jest ważniejsze niż osiąganie dobrych
wyników. Wszyscy przełożeni, pracownicy odpowiedzialni za dany pion oraz kierownicy
wyższego szczebla mają obowiązek zgłosić każdy przypadek naruszenia postanowień
Kodeksu, zapewnić ochronę osobom, które w dobrej wierze zgłaszają tego typu przypadki
oraz – po zasięgnięciu opinii pracownika działu personalnego, kierującego jednostką ds.
zachowania zgodności a także, w razie potrzeby, 231 ODV– spowodować, aby osoby
winne naruszeń Kodeksu zostały ukarane adekwatnie do stopnia naruszenia w celu
zapobieżenia tego typu naruszeniom w przyszłości.
Dyrektor ds. Korporacyjnych (Corporate Officer)
Osoba pełniąca funkcję Prezesa Zarządu (Chief Executive Officer)/Dyrektora Regionalnego
(Country Manager), osoby pełniące podobne funkcje w hierarchii, jak również pracownicy
pełniący funkcje Dyrektora Generalnego (General Manager), Dyrektora Finansowego
(Chief Financial Officer, odpowiedzialnego za finanse, rachunkowość i kontrolę), Dyrektora
ds. Rachunkowości (Chief Accounting Officer), Dyrektora ds. Kontroli Finansowej
(Controller, Management Control Manager), Dyrektora ds. Płynności Finansowej
(Treasurer, Financial Manager), Dyrektora ds. Obsługi Prawnej (Head of Legal Affairs),
pracownicy jednostki ds. zachowania zgodności (Compliance Officers), pracownicy
jednostki ds. Ryzyka i Stałej Kontroli (Risk and Permanent Control), pracownicy jednostki
Audytu Wewnętrznego (Internal Audit), jak i pracownicy pełniący w praktyce podobne
funkcje w jednej lub w kilku spółkach Grupy, są zobowiązani nie tylko do przestrzegania
Kodeksu, lecz również do rygorystycznego przestrzegania wymogów zawartych w
Załączniku C. Każde odstępstwo (nawet częściowe lub w ograniczonym zakresie czasowym
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
i przedmiotowym) od wymogów, o których mowa w Załączniku C, wymaga zgody Rady
Dyrektorów Grupy, która jest udzielana wyłącznie z istotnych i uzasadnionych przyczyn.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
4. Bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Grupa FCA Bank uznaje bezpieczeństwo i higienę pracy za podstawowe prawo pracownika
i kluczowy element zrównoważonego rozwoju Grupy. Wszystkie decyzje Grupy powinny
być podejmowane z uwzględnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy. Grupa wdrożyła
skuteczną politykę bezpieczeństwa i higieny pracy opartą na indywidualnych i zbiorowych
środkach zapobiegawczych mających na celu ograniczenie do minimum potencjalnego
ryzyka powstania szkody w miejscu pracy i wciąż pracuje nad jej usprawnianiem.
Grupa uznaje za słuszne propagowanie kultury zapobiegania wypadkom i uświadamianie
pracownikom istniejącego ryzyka, w szczególności poprzez organizowanie odpowiednich
szkoleń i przekazywanie informacji. Pracownicy ponoszą osobistą odpowiedzialność za
podejmowanie środków zapobiegawczych określonych przez Grupę mających na celu
ochronę ich zdrowia i zapewnienie bezpieczeństwa, przekazywanych za pomocą
specjalnych zaleceń, instrukcji, szkoleń oraz informacji. Każdy pracownik jest
odpowiedzialny za prawidłowe zarządzanie bezpieczeństwem i nie może narażać siebie ani
innych pracowników na ryzyko, które może skutkować wyrządzeniem szkody.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
5. Relacje zewnętrzne
W stosunkach z osobami trzecimi Grupa i jej pracownicy zobowiązani do utrzymywania i
wzmacniania relacji ze wszystkimi kategoriami insteresariuszy oraz zabowiązani są działać
w dobrej wierze, lojalnie, uczciwie i otwarcie, w poszanowaniu podstawowych wartości
wyznawanych przez Grupę.
Klienci
Grupa dąży do zaspokojenia wszystkich oczekiwań klienta końcowego. Wszyscy
dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy powinni
postępować w taki sposób, aby wykraczać ponad oczekiwania klientów i stale doskonalić
jakość produktów i usług oferowanych przez Grupę.
Grupa uznaje za priorytet poprawne i uczciwe traktowanie klientów, a ponadto wymaga od
swoich członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz innych osób, do
których niniejszy Kodeks ma zastosowanie, aby relacje i kontakty z klientami
charakteryzowały się rzetelnością, uczciwością, profesjonalizmem i przejrzystością.
Pracownicy mają obowiązek przestrzegania obowiązujących w ich spółkach procedur
wewnętrznych służących realizacji powyższego celu poprzez nawiązywanie i utrzymywanie
owocnych i trwałych relacji z klientami, jednocześnie gwarantując poczucie
bezpieczeństwa, wsparcia a także wysoką jakość i właściwy poziom obsługi dzięki ciągłej
innowacyjności. W stosunkach z klientami spółki Grupy powinny unikać nierównego
traktowania i nie powinny wykorzystywać swojej pozycji kontraktowej na niekorzyść
klienta.
Dostawcy
Dostawcy pełnią zasadniczą rolę we wzmacnianiu ogólnej i strukturalnej pozycji
konkurencyjnej Grupy. W celu zapewnienia wysokiego poziomu satysfakcji klienta, Grupa
dobiera dostawców kierując się obiektywnymi metodami, które uwzględniają – obok
jakości, innowacyjności, kosztów i oferowanych usług, rozwój społeczny i środowiskowy –
wartości określone w Kodeksie. Obowiązkiem wszystkich członków ścisłego kierownictwa i
pozostałych pracowników Grupy jest nawiązywanie i utrzymywania stabilnych i
przejrzystych relacji z dostawcami opartych na wzajemnej współpracy.
Instytucje publiczne
Relacjami z instytucjami publicznymi zajmują się wyłącznie pracownicy jednostek i osoby
do tego upoważnione. Tego typu relacje muszą mieć przejrzysty charakter i opierać się na
wartościach Grupy. Prezenty lub innego rodzaju gratyfikacje (dozwolone przez
obowiązujące przepisy prawa) dla przedstawicieli instytucji publicznych muszą być
skromne i odpowiednie do okoliczności tak, aby nie dawały podstaw do uznania ich za
próbę uzyskania przez Grupę bezprawnych korzyści. Grupa działa w ścisłej współpracy z
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
organami regulacyjnymi i rządowymi w ramach ich prawnego zakresu działania. W
przypadku, gdy jedna lub więcej spółek Grupy zostanie poddanych kontroli
przeprowadzanej zgodnie z przepisami prawa przez organy państwowe Grupa
zobowiązana jest zapewnić pełne wsparcie w tym zakresie. W przypadku instytucji
publicznej będącej klientem lub dostawcą Grupy, Grupa ma obowiązek ściśle przestrzegać
zasad i przepisów regulujących zakup lub sprzedaż towarów lub usług od/dla instytucji
publicznej.
Działalność lobbingowa w jakiejkolwiek formie powinna być prowadzona wyłącznie w
dozwolonym zakresie i z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, a w każdym
razie powinna być w pełni zgodna z Kodeksem i ewentualnymi procedurami przyjętymi w
tym zakresie przez Grupę.
Grupa zamierza wnieść pozytywny wkład w proces stanowienia prawa i określania
standardów związanych z przemysłem samochodowym oraz z innymi sektorami
zajmującymi się mobilnością osób i dóbr. Ponadto Grupa zobowiązana jest do
uczestniczenia w postępie technologicznym oraz do współpracy z instytucjami publicznymi,
uniwersytetami i innymi organizacjami zajmującymi się badaniami i rozwojem
innowacyjnych rozwiązań mających na celu utrzymanie mobilności oraz związanych z nimi
technologii.
Związki zawodowe i partie polityczne
Relacje Grupy ze związkami zawodowymi, partiami politycznymi i ich przedstawicielami lub
kandydatami muszą opierać się na otwartości i uczciwości, przy ścisłym przestrzeganiu
obowiązujących przepisów prawa. Świadczenia pieniężne, rzeczowe w postaci towarów,
usług lub innych korzyści są zabronione, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wymagane lub
wyraźnie dozwolone przez prawo, przy czym w tym ostatnim przypadku konieczne jest
uzyskanie zezwolenia właściwych organów danej spółki Grupy. Ewentualne świadczenia
dokonywane przez pracowników Grupy będą traktowane jako ich osobista i dobrowolna
inicjatywa.
Społeczności lokalne
Grupa jest świadoma faktu, że podejmowane przez nią decyzje mogą mieć bezpośredni
lub pośredni, istotny wpływ na społeczności lokalne funkcjonujące w środowisku, w
którym Grupa działa. Co za tym idzie Grupa powinna podejmować stosowne kroki, aby
poinformować te społeczności o swoich działaniach i planach, a także prowadzić otwarty
dialog, uwzględniając tym samym ich uzasadnione oczekiwania. Ponadto Grupa zamierza
wnieść wkład w rozwój społeczny, ekonomiczny oraz instytucjonalny społeczności
lokalnych w ramach specjalnych programów. Pracownicy Grupy zobowiązani są
postępować w sposób społecznie odpowiedzialny, przestrzegać norm kulturowych i tradycji
istniejących w krajach, w których Grupa działa, jak również działać w dobrej wierze i w
sposób budzący zaufanie społeczności lokalnych.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Komunikacja i informacje dotyczące przedsiębiorstwa
Grupa rozpoznaje zasadniczą rolę przejrzystej i skutecznej komunikacji w relacjach
wewnętrznych i zewnętrznych, gwarantując najwyższe standardy w przekazywaniu
informacji o charakterze finansowym i innych informacji służących jasnej i wyraźnej
prezentacji jej osiągnięć ekonomicznych, społecznych i środowiskowych. Komunikacja i
relacje zewnętrzne mają bezpośredni i pośredni wpływ na rozwój Grupy. Czynności w tym
zakresie powinny być zatem podejmowane według jasnych i jednolitych kryteriów, z
uwzględnieniem potrzeb poszczególnych segmentów działalności oraz ekonomicznej i
społecznej roli całej Grupy, jak i wymogów wynikających z obowiązujących przepisów
prawa. Przekazywanie informacji na zewnątrz powinno następować w stosownym czasie i
w sposób skoordynowany na poziomie Grupy, przy zagwarantowaniu kompletności i
dokładności, z równoczesnym wykorzystaniem możliwości wynikających z rozmiaru i
potencjału Grupy. Pracownicy Grupy, których zadaniem jest przekazywanie do wiadomości
publicznej informacji dotyczących Spółek Grupy lub Sektorów, segmentów działalności czy
obszarów geograficznych, bez względu na to, czy informacje przekazywane są w formie
wykładów, wystąpień na konferencjach, publikacji czy też w innej formie, muszą
przestrzegać stosownych wytycznych Grupy, a w razie konieczności uzyskać upoważnienie
od pracownika właściwej jednostki lub od osoby odpowiedzialnej za komunikację
zewnętrzną.
Mając na względzie całość swoich działań Grupa pragnie zdobyć zaufanie publiczne
poprzez przekazywanie informacji i zasięganie opinii innych podmiotów na zasadzie
otwartości, celem podniesienia poziomu wiedzy na temat spraw związanych ze zdrowiem,
bezpieczeństwem i środowiskiem w zakresie związanym z działalnością i produktami
Grupy. Raz do roku Grupa przekazuje do wiadomości publicznej konkretne informacje o
postępie wdrażania jej polityki środowiskowej i społecznej w postaci „Raportu o Społecznej
Odpowiedzialności”.
Informacje przeznaczone dla rynków finansowych i kapitałowych oraz organów nadzoru
powinny być dokładne, kompletne, rzetelne, przejrzyste i czytelne, przekazywane
terminowo i sporządzane zgodnie z lokalnymi przepisami prawa. Przekazywanie tego typu
informacji należy wyłącznie do obowiązków pracowników, którym powierzono
sporządzanie informacji dla rynków finansowych i kapitałowych oraz organów nadzoru i
musi następować zgodnie z Kodeksem i polityką obowiązującą w Grupie.
Relacje z mediami
Kontakty z mediami pełnią ważną rolę w tworzeniu wizerunku Grupy i dlatego wszystkie
informacje jej dotyczące muszą charakteryzować się wiarygodnością i jednolitością oraz
mogą być przekazywane wyłącznie przez pracowników odpowiedzialnych za kontakty z
mediami, zgodnie z odpowiednią polityką Grupy. Żadne inne osoby na stanowiskach
kierowniczych ani pozostali pracownicy nie mogą przekazywać przedstawicielom mediów
informacji, które nie są powszechnie dostępne, a dotyczą Grupy, ani nie mogą utrzymywać
z nimi kontaktów, których celem byłoby rozpowszechnianie informacji poufnych Grupy.
Pracownicy powinni dbać o to, aby wszystkie zapytania ze strony mediów przekazywane
były odpowiedniej osobie lub do odpowiedniej jednostki.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
6. Rachunkowość i kontrola wewnętrzna
Zaangażowanie Grupy skoncentrowane jest na długoterminowym zwiększaniu wartości na
rzecz akcjonariuszy. W celu wywiązania się z tego zobowiązania Grupa utrzymuje wysokie
standardy planowania finansowego i kontroli oraz systemy rachunkowości spójne i zgodne
z zasadami rachunkowości przyjętymi w spółkach Grupy oraz z obowiązującymi przepisami
prawa. W wykonaniu powyższego Grupa postępuje w sposób jak najbardziej przejrzysty i
zgodny z dobrymi praktykami handlowymi dążąc do:
•
zagwarantowania tego, aby wszystkie dokonywane transakcje były zatwierdzane,
zgodne z prawem i sprawdzalne;
•
zagwarantowania tego, aby wszystkie transakcje były przeprowadzane terminowo,
prawidłowo ewidencjonowane, rozliczane i dokumentowane, zgodnie z zasadami
rachunkowości i dobrymi praktykami branżowymi;
•
zagwarantowania najwyższego poziomu poprawności i przejrzystości transakcji
przeprowadzanych z podmiotami powiązanymi zgodnie z „Wytycznymi w sprawie
znaczących transakcji i transakcji z podmiotami powiązanymi” przyjętymi przez
Radę Dyrektorów Grupy;
•
terminowego sporządzania sprawozdań
dokładny, rzetelny, przejrzysty i czytelny;
•
postępowania w ścisłej zgodności z „Wytycznymi w sprawie systemu kontroli
wewnętrznej i zarządzania ryzykiem” przyjętych przez Radę Dyrektorów Grupy;
•
informowania swoich pracowników o istnieniu kontroli wewnętrznej, jej celach i
znaczeniu;
•
określenia i analizy ryzyka związanego z działalnością Grupy oraz zarządzania tym
ryzykiem z należytą starannością;
•
określenia rygorystycznych procesów biznesowych, które mają doprowadzić do
podejmowania decyzji z zakresu zarządzania (w tym decyzji dotyczących inwestycji i
transakcji zbycia) w oparciu o rzetelne analizy ekonomiczne uwzględniające
ostrożną ocenę ryzyka oraz zagwarantowanie optymalnego gospodarowania
majątkiem i zasobami przedsiębiorstwa;
•
zagwarantowania, aby decyzje w sprawach finansowych, podatkowych i księgowych
podejmowane były przez odpowiednie osoby na szczeblu kierowniczym, zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa;
•
terminowego sporządzania wszystkich dokumentów, które mają zostać przekazane
organom kontroli rynków lub podane do publicznej wiadomości oraz dbania o ich
kompletność, dokładność, rzetelność, jasność i czytelność.
finansowych
w
sposób
kompletny,
Zdaniem Grupy kluczowe znaczenie dla zarządzania i osiągnięcia sukcesu ma kontrola
wewnętrzna.
W związku z powyższym Grupa przyjęła system kontroli wewnętrznej, którego celem jest
identyfikowanie i ciągłe szacowanie ryzyka związanego z jej działalnością, przy udziale
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
organizacji społecznych, komitetów i organów kontrolnych, OdV (jeśli dotyczy),
audytorów, pracowników Centrali i wszystkich pozostałych pracowników. Nad przebiegiem
kontroli wewnętrznej czuwają pracownicy jednostki Audytu Wewnętrznego, jednostki ds.
Ryzyka i Stałej Kontroli oraz pracownicy jednostki ds. zachowania zgodności.
W konsekwencji Rada Dyrektorów przyjęła „Wytyczne w sprawie systemu kontroli
wewnętrznej i zarządzania ryzykiem”. Grupa zobowiązuje się wdrożyć procedury, aby
zapewnić pracownikom odpowiedzialnym za kontrolę wewnętrzną niezbędne przeszkolenie
i doświadczenie w opracowywaniu i utrzymaniu wewnętrznego systemu kontroli, który
byłby skuteczny i zgodny z w/w Wytycznymi. Grupa uznaje, że przejrzystość księgowania
poszczególnych transakcji przez nią zawieranych ma zasadnicze znaczenie dla jej sukcesu.
Grupa wymaga od wszystkich pracowników sporządzania dokładnych, terminowych i
szczegółowych sprawozdań na temat transakcji finansowych i innych transakcji
handlowych. Pracownicy mają obowiązek prowadzić dokładną i rzetelną ewidencję
wszystkich transakcji finansowych i innych transakcji handlowych wraz z dokumentacją
stanowiącą ich podstawę. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi
naruszenie niniejszego Kodeksu i jest uznawane za sprzeczne z prawem niemal we
wszystkich krajach. Zabrania się zatem wszystkim pracownikom zachowań, które noszą
znamiona niedbalstwa polegających na przekazywaniu niedokładnych lub niekompletnych
informacji, m.in.
•
dokonywania zapisów odzwierciedlających stan niezgodny z rzeczywistością;
•
dokonywania zapisów w sposób błędny lub niewystarczający;
•
zaniechania rejestracji zobowiązań zaciągniętych choćby tylko tytułem
zabezpieczenia, które może skutkować powstaniem odpowiedzialności lub
negatywnych konsekwencji dla spółek Grupy.
W ramach programu kontroli lub na żądanie kierownictwa Grupy, pracownicy działu
kontroli wewnętrznej przeprowadzają kontrolę jakości i skuteczności systemu kontroli
wewnętrznej.
Pracownicy Grupy zobowiązani są udzielić wsparcia przy prowadzeniu kontroli jakości i
skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Dyrektor jednostki ds. Zgodności z,
członkowie Rady Audytorów oraz audytorzy zewnętrzni posiadają pełny dostęp do
wszystkich danych, dokumentów i informacji niezbędnych do wypełniania powierzonych im
zadań.
Pracownicy, do których zwrócono się o współpracę w sporządzeniu i przedstawieniu
dokumentów przeznaczonych dla organów kontroli lub do publikacji, maja obowiązek
dopilnować, w ramach przyznanych im kompetencji, aby dokumenty te były kompletne,
dokładne, rzetelne, przejrzyste i czytelne.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
7. Wdrożenie zasad Kodeksu i gwarancja
Grupa jest zobowiązana zapewniać najwyższe standardy w zakresie odpowiedzialności
moralnej, społecznej i biznesowej. Kodeks określa wymagania Grupy wobec jej
dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz osób trzecich,
z którymi Grupa wchodzi w relacje biznesowe, a ponadto określa odpowiedzialność tych
osób za wdrożenie odpowiednich wytycznych. Kierownictwo poszczególnych segmentów
biznesowych, sektorów i działów Grupy jest odpowiedzialne za zrozumienie i realizację
tych wytycznych przez pracowników. Kierownictwo powinno zagwarantować, że
postanowienia Kodeksu zostaną wprowadzone w życie na poziomie poszczególnych
segmentów biznesowych, sektorów oraz pionów.
Grupa organizuje wewnątrz własnej organizacji szkolenia dotyczące Kodeksu i wartości
Grupy.
Grupa zachęca pracowników do zwracania się do jednostki ds. zachowania zgodności lub
do działu personalnego z wnioskiem o wyjaśnienie wątpliwości w sprawie i zgodnego z
wymogami Kodeksu zachowania się w danej sytuacji.
Na wszystkie wnioski o wyjaśnienia odpowiedzi udzielane są niezwłocznie, bez narażania
danego pracownika na jakiekolwiek, nawet pośrednie, konsekwencje.
Ewentualne sankcje za naruszenie postanowień Kodeksu, stosowne do wagi i charakteru
tego naruszenia, wymierzane są przez bezpośrednich przełożonych, po zasięgnięciu opinii
działu personalnego oraz, w razie potrzeby, jednostki Obsługi Prawnej, zgodnie z
obowiązującymi lokalnymi przepisami prawa oraz z krajowymi i zakładowymi układami
zbiorowymi.
Z naruszeniem Kodeksu mamy do czynienia w sytuacji, gdy osoba, która w dobrej wierze
zgłosiła ewentualne naruszenie lub wystąpiła z wnioskiem o wyjaśnienia dotyczące
interpretacji Kodeksu, poniosła z tego tytułu jakiekolwiek konsekwencje. Z naruszeniem
Kodeksu mamy również do czynienia w przypadku oskarżenia innych pracowników o
naruszenie Kodeksu ze świadomością, że takie naruszenie nie miało miejsca.
Naruszenie Kodeksu może skutkować różnego rodzaju konsekwencjami, w tym
wszczęciem procedur prawnych, jak również utratą zaufania pomiędzy Grupą a danym
pracownikiem, z wszelkimi konsekwencjami dla stosunku pracy wynikającymi z
obowiązujących przepisów prawa.
Ewentualne odstępstwa od postanowień niniejszego Kodeksu (również częściowe i w
ograniczonym zakresie czasowym i przedmiotowym), wymagają zgody – udzielanej
wyłącznie z poważnych i uzasadnionych przyczyn – Rady Dyrektorów danej spółki Grupy,
w której zatrudniony jest pracownik.
Jednostka Audytu Wewnętrznego przeprowadza okresowe kontrole funkcjonowania i
przestrzegania Kodeksu. Wyniki tych kontroli są przedstawiane Prezesowi Zarządu (Chief
Executive Officer), Komitetowi ds. Wewnętrznej Kontroli i Ryzyka (Internal Control Risk
Committee), OdV oraz Radzie Dyrektorów Grupy FCA Bank. Wszelkie zmiany lub
uzupełnienia niniejszego Kodeksu muszą wynikać z czynności kontrolnych.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Załączniki
Załącznik A – Definicja spółki zależnej
Art. 2359 włoskiego kodeksu cywilnego:
Przez spółkę zależną należy rozumieć:
1) spółkę, w której inna spółka dysponuje większością głosów na zgromadzeniu
wspólników/walnym zgromadzeniu;
2) spółkę, w której inna spółka dysponuje ilością głosów wystarczającą do wywierania
dominującego wpływu na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu;
3) spółkę pozostającą pod dominującym wpływem innej spółki na mocy szczególnych
powiązań umownych.
Na potrzeby ust. 1 pkt 1) i 2) wlicza się również głosy przysługujące spółkom zależnym,
spółkom powierniczym oraz tzw. spółkom podstawionym. Nie wlicza się przy tym głosów
przysługujących osobom trzecim."
Art. 26 Dekretu Ustawodawczego nr 127 z dnia 9 kwietnia 1991 r.:
„… w każdym razie przez spółkę zależną należy rozumieć:
1) spółkę, w której inna spółka ma prawo, na mocy umowy lub postanowienia zawartego
w umowie spółki/statucie, wywierania dominującego wpływu, o ile obowiązujące
przepisy prawa zezwalają na zawarcie tego typu postanowienia;
2) spółkę, w której inna spółka, na podstawie porozumienia zawartego z innymi
wspólnikami, sprawuje wyłączną kontrolę nad większością praw głosu. Na potrzeby
poprzedniego ustępu wlicza się również głosy przysługujące spółkom zależnym,
spółkom powierniczym oraz tzw. spółkom podstawionym. Nie wlicza się przy tym
głosów przysługujących osobom trzecim."
Za spółki zależne uznaje się również spółki, które w ramach stosowania
międzynarodowych standardów rachunkowości podlegają faktycznej kontroli i zostały
objęte konsolidacją (metoda integralna) w sprawozdaniu finansowym Grupy.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Załącznik B – Interpretacja i zgłaszanie przypadków naruszeń
W budzących wątpliwości sprawach dotyczących treści niniejszego Kodeksu należy zwracać
się do działu personalnego, jednostki ds. zachowania zgodności, jednostki ds. Obsługi
Prawnej lub ewentualnie do OdV właściwego dla danej spółki Grupy.
Pracownik, który chce zgłosić faktyczne (lub domniemane) naruszenie Kodeksu, powinien
skontaktować się ze swoim bezpośrednim przełożonym. Jeżeli pracownik nie chce
informować o naruszeniu swojego bezpośredniego przełożonego, powinien zwrócić się do
właściwego działu personalnego, kierującego jednostką ds. zachowania zgodności lub
ewentualnie do OdV.
Osoba trzecia, która chce zgłosić faktyczne (lub domniemane) naruszenie Kodeksu
powinna skontaktować się z kierującego jednostką ds. zachowania zgodności lub ze
specjalnymi organami niezależnymi od danej spółki.
Wszystkie zgłoszenia rozpatrywane są przez kierownika jednostki ds. zachowania
zgodności i kierownika działu personalnego (lub ewentualnie OdV) zgodnie z procedurą
dotyczącą rozpatrywania skarg.
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
A) Interpretacja
Pracownicy
Jednoska ds.
zachowania
zgodności
Dział
Personalny
Jodnstka
Obsługi Prawnej
OdV
B) Zgłaszanie
Pracownicy
Bezpośredni
przełożony
Pracownicy
Jednostka ds.
zachowania
zgodności
Dział
personalny
Pracownicy
OdV
Jednostka ds.
zachowania
zgodności
Osoby trzecie
OdV
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
Jednostka ds.
zachowania
zgodności
OdV
OdV
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności
Załącznik C – Wymogi Kodeksu Postępowania dotyczące Dyrektora ds.
Korporacyjnych
Ja niżej podpisany________________, pełniący funkcję __________________w
Spółce___________,___________, oświadczam, że zajmując ww. stanowisko zobowiązuję
się, że – obok przestrzegania postanowień Kodeksu Postępowania Grupy FCA Bank – będę
stosować się do niżej wymienionych zasad stanowiących istotną i integralną część moich
obowiązków wynikających z piastowanego przeze mnie stanowiska w Spółce. Zobowiązuję
się zatem:
- działać w sposób uczciwy i prawy, unikając konfliktu interesów, w tym potencjalnego,
wynikającego ze stosunków osobistych lub służbowych;
- dostarczać terminowo swojemu przełożonemu oraz – o ile pełniona funkcja tego wymaga
– niezależnemu audytorowi, Radzie Dyrektorów, Radzie Audytorów Spółki oraz
akcjonariuszom, dane i informacje kompletne, dokładne, obiektywne i czytelne;
- niezwłocznie zgłaszać odpowiedniej osobie lub, w zależności od sytuacji, kierującemu
jednostką ds. zachowania zgodności, kierownikowi działu personalnego lub ewentualnie
OdV przypadki naruszenia Kodeksu Postępowania, o których mi wiadomo, lub co do
których posiadam wiarygodne dowody;
- przekazywać kompletne, jasne, dokładne i czytelne informacje niezbędne do
dokumentów, które mają zostać złożone organom publicznym (lub które są niezbędne do
ich złożenia), jak również informacje podawane do wiadomości publicznej;
- działać w pełnym poszanowaniu norm, przepisów prawa i regulacji mających
zastosowanie do Spółki;
- działać z największym zawodowym obiektywizmem, unikając uzależnienia własnej,
autonomicznej oceny od okoliczności zewnętrznych;
- zachować w poufności wszystkie informacje, które nie są powszechnie znane, a które
uzyskałem/-am w związku z pełnioną w Spółce funkcją oraz nie wykorzystywać tych
informacji dla korzyści własnej lub korzyści osób trzecich;
- promować wśród swoich podwładnych zachowania wzorowane na najlepszych
standardach prawości i uczciwości;
- gospodarować majątkiem i zasobami Spółki w racjonalny i profesjonalny sposób oraz
wykorzystywać je wyłącznie do celów służbowych.
Data
Podpis
Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank
___________________________
___________________________