docKodeks postępowania Grupy FCA Bank
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks postępowania Grupy FCA Bank
Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Kodeks postępowania Grupy FCA Bank Zatwierdzony przez Radę Dyrektorów dnia 29 października 2014 r. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności SPIS TREŚCI Zasady ogólne ....................................................................................................... 4 1. Jak korzystać z Kodeksu ................................................................................... 6 Czym jest Kodeks? .................................................................................................... 6 Do kogo skierowany jest Kodeks? .............................................................................. 6 Gdzie stosowany jest Kodeks? ................................................................................... 6 Gdzie można zapoznać się z Kodeksem? ..................................................................... 6 Czy Kodeks może ulec zmianie? ................................................................................. 6 Czy Kodeks jest dokumentem obejmującym całość regulacji? ...................................... 7 2. Postępowanie w relacjach biznesowych ..................................................................... 8 Konflikt interesów ..................................................................................................... 8 Wykorzystywanie i zakaz przekazywania informacji poufnych ....................................... 9 Obowiązek zachowania poufności .............................................................................. 9 Korupcja i nielegalne przekazywanie pieniędzy.......................................................... 10 Przeciwdziałanie praniu pieniędzy ............................................................................ 10 Reputacja ............................................................................................................... 10 Konkurencja ........................................................................................................... 11 Embargo i kontrola eksportu .................................................................................... 11 Poufność danych ..................................................................................................... 12 3. Pracownicy ............................................................................................................ 13 Praca dzieci i praca przymusowa .............................................................................. 13 Wolność zrzeszania się ............................................................................................ 13 Równouprawnienie.................................................................................................. 13 Molestowanie.......................................................................................................... 14 Środowisko pracy .................................................................................................... 14 Wynagrodzenie i czas pracy ..................................................................................... 14 Zatrudnianie i awans ............................................................................................... 14 System kontroli wewnętrznej, dokumenty i ewidencja ............................................... 14 Majątek Spółki ........................................................................................................ 15 Działalność zewnętrzna ........................................................................................... 15 Zobowiązania.......................................................................................................... 15 Pracownicy na stanowiskach kierowniczych .............................................................. 16 Dyrektor ds. Korporacyjnych (Corporate Officer) ....................................................... 16 4. Bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska ................................................ 18 Bezpieczeństwo i higiena pracy ................................................................................ 18 5. Relacje zewnętrzne................................................................................................. 19 Klienci .................................................................................................................... 19 Dostawcy ............................................................................................................... 19 Instytucje publiczne ................................................................................................ 19 Związki zawodowe i partie polityczne ....................................................................... 20 Społeczności lokalne ............................................................................................... 20 Komunikacja i informacje dotyczące przedsiębiorstwa ............................................... 21 Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Relacje z mediami ................................................................................................... 21 6. Rachunkowość i kontrola wewnętrzna ...................................................................... 22 7. Wdrożenie zasad Kodeksu i gwarancja ..................................................................... 24 Załączniki .................................................................................................................. 25 Załącznik A – Definicja spółki zależnej ...................................................................... 25 Załącznik B – Interpretacja i zgłaszanie przypadków naruszeń ................................... 26 Załącznik C – Wymogi Kodeksu Postępowania dotyczące Dyrektora ds. Korporacyjnych ............................................................................................................................. 28 Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Zasady ogólne Grupa FCA Bank. wraz z jej spółkami zależnymi1 („Grupa”) tworzą międzynarodową grupę finansową, która z uwagi na swój rozmiar, działalność i zasięg geograficzny odgrywa znaczącą rolę ekonomiczną, społeczną i środowiskową w społecznościach i krajach, w których działa. Misją Grupy jest rozwój działalności i tworzenie wartości poprzez dostarczanie innowacyjnych produktów i usług spełniających oczekiwania klientów. Misja ta realizowana jest w poszanowaniu uzasadnionych interesów wszystkich interesariuszy2. Grupa prowadzi działalność w sposób społecznie odpowiedzialny, bezstronny i etyczny, w poszanowaniu zasad równości i uczciwości w relacjach służbowych, gwarantując tym samym bezpieczeństwo pracowników, promując i zachęcając do rozwijania świadomości ekologicznej i w pełni przestrzegając przepisów obowiązujących w krajach, w których działa. Jednak w przypadku, gdy przepisy prawa obowiązujące w danym kraju są mniej restrykcyjne niż postanowienia niniejszego Kodeksu Postępowania zastosowanie mają postanowienia niniejszego Kodeksu Postępowania. Wszystkie stosunki służbowe powinny opierać się na uczciwości i lojalności i nie mogą przyczyniać się do powstania jakichkolwiek konfliktów między interesami przedsiębiorstwa a interesami osobistymi. Realizacja tego celu wymaga od wszystkich dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników Grupy – podczas wykonywania swoich obowiązków – przestrzegania najwyższych standardów postępowania w sprawach służbowych, zgodnie z postanowieniami niniejszego Kodeksu. Grupa przestrzega postanowień Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ, Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (O.I.L.) i Wytycznych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OCSE) przeznaczonych dla przedsiębiorstw wielonarodowych. Grupa dąży zatem do tego, aby Kodeks oraz polityka i procedury obowiązujące w Grupie były zgodne z tymi Wytycznymi. Kodeks został opracowany jako przewodnik i pomoc dla wszystkich dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników Grupy w skutecznym realizowaniu misji Grupy. Kodeks stanowi podstawowy element Ładu Korporacyjnego Grupy. W konsekwencji Grupa zobowiązuje się do: • 1 niezwłocznego rozpowszechnienia Kodeksu w całej Grupie i wśród wszystkich osób, których niniejszy Kodeks może dotyczyć; Zob. Załącznik A – Definicja spółki zależnej. 2 Przez użyty w niniejszym Kodeksie termin „interesariusz” należy rozumieć osobę fizyczną, społeczność lub organizację, która wpływa na działalność jednej lub większej liczby spółek Grupy i która pozostaje pod istotnym wpływem skutków tej działalności. Wyróżnić można następujące kategorie interesariuszy: wewnętrzni (np. pracownicy) lub zewnętrzni (np. klienci, dostawcy, akcjonariusze, społeczności lokalne), przy czym kategorie te obejmują również przyszłe pokolenia. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności • niezwłocznego informowania wszystkich adresatów Kodeksu o wszelkich jego aktualizacjach i zmianach; • zapewnienia odpowiedniego wsparcia w formie szkoleń i informacji, a także możliwości konsultacji w razie wątpliwości dotyczących interpretacji treści Kodeksu; • zapewnienia warunków umożliwiających zgłaszanie w dobrej wierze przypadków naruszenia Kodeksu bez ponoszenia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji z tego tytułu; • stosowania adekwatnych do charakteru i stopnia naruszenia Kodeksu kar porządkowych wobec wszystkich dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników (oraz osób trzecich, w uzasadnionych przypadkach); • przeprowadzania okresowych kontroli przestrzegania postanowień Kodeksu. Grupa zachęca dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz osoby trzecie do zgłaszania uwag i konstruktywnych sugestii dotyczących treści Kodeksu, jego stosowania oraz innych spraw z nim związanych. Grupa dołoży starań, aby również konsultanci, dostawcy i inne podmioty wchodzące w jakiekolwiek relacje służbowe z Grupą przyjęli zasady niniejszego Kodeksu. Grupa nie będzie nawiązywać ani utrzymywać relacji służbowych z osobami trzecimi, które odmówią przestrzegania zasad niniejszego Kodeksu. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 1. Jak korzystać z Kodeksu Czym jest Kodeks? Kodeks to zatwierdzony przez Radę Dyrektorów Grupa FCA Bank dokument określający zasady postępowania Grupy w sprawach służbowych oraz obowiązki i odpowiedzialność dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa oraz pozostałych pracowników. Kodeks opublikowany przez Grupę stanowi integralną część programu Grupy mającego na celu skuteczne zapobieganie i wykrywanie przypadków naruszenia przepisów prawa mających zastosowanie do prowadzonej przez Grupę działalności. Do kogo skierowany jest Kodeks? Kodeks przeznaczony jest dla wszystkich członków zarządu, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników wszystkich spółek zależnych Grupy, a także do innych podmiotów lub spółek działających w imieniu i na rzecz Grupy. Grupa dołoży starań, aby w spółkach, w których Grupa posiada udziały mniejszościowe, przyjęto kodeksy postępowania zawierające zasady, które będą oparte na zasadach określonych w niniejszym Kodeksie lub, które w żadnym razie nie będą stały z nimi w sprzeczności. Grupa dołoży wszelkich starań, aby Kodeks stanowił najwyższy standard w prowadzeniu biznesu przez podmioty, z którymi Grupa utrzymuje długotrwałe relacje handlowe, w szczególności przez doradców, konsultantów, agentów, dealerów i dostawców. Gdzie stosowany jest Kodeks? Kodeks stosowany jest we wszystkich krajach, w których Grupa działa oraz we wszystkich aspektach jej działalności. Gdzie można zapoznać się z Kodeksem? Z Kodeksem mogą zapoznać się wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy w dostępnym miejscu i w sposób odpowiadający miejscowym normom i obyczajom. Kodeks jest dostępny na stronie internetowej Grupy (internet: www.fcabankgroup.com oraz na portalu intranet), skąd można go swobodnie pobrać. O wydanie kopii Kodeksu można również zwrócić się do lokalnego działu personalnego, kierującego jednostką ds. zachowania zgodności (Compliance Officer), działu prawnego lub ewentualnie do OdV (Organismo di Vigilanza w rozumieniu włoskiej ustawy 231/01). Czy Kodeks może ulec zmianie? Kodeks podlega przeglądowi i weryfikacji ze strony Rady Dyrektorów Grupy FCA Bank. W trakcie przeglądu uwzględniane są m.in. uwagi i konstruktywne sugestie zgłaszane przez dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz osoby trzecie, jak również wszelkie zmiany przepisów prawa, utrwalone praktyki międzynarodowe Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności oraz doświadczenia zdobyte w zakresie stosowania Kodeksu. Ewentualne zmiany wprowadzane do Kodeksu na skutek jego przeglądu są publikowane i udostępniane w ww. sposób. Czy Kodeks jest dokumentem obejmującym całość regulacji? Chociaż Kodeks określa wszystkie podstawowe wartości etyczne, którymi powinni kierować się dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy Grupy oraz podmioty lub spółki działające w imieniu Grupy, to odczytywanie i interpretowanie jego treści powinno odbywać się zgodnie z polityką i wytycznymi Grupy oraz, jeśli to stosowne i adekwatne, również zgodnie z regulacjami i wytycznymi Grupy FCA. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 2. Postępowanie w relacjach biznesowych Grupa prowadzi swoją działalność, wymagając od wszystkich swoich dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz innych podmiotów, do których adresowany jest niniejszy Kodeks, prowadzenia działalności zgodnie z wartościami i zasadami wyznawanymi przez Grupę. Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy Grupy, a także inne podmioty, do których adresowany jest Kodeks, powinni być świadomi faktu, że reprezentują Grupę, a ich działania mają wpływ na jej reputację i kulturę wewnętrzną. Stąd powinni oni realizować cele Grupy przestrzegając zasad określonych poniżej. Konflikt interesów Podstawą decyzji podejmowanych w imieniu Grupy stanowić powinien najlepiej pojęty interes Grupy. Co za tym idzie, dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy i inne podmioty, do których adresowany jest Kodeks, powinni unikać wszelkich sytuacji rodzących konflikt interesów (w tym sytuacji postrzeganych jako konflikt interesów), w szczególności kolizji interesów osobistych, finansowych czy rodzinnych (np. powiązań finansowych lub handlowych z dostawcami, klientami lub konkurentami; uzyskiwania nienależnych korzyści z tytułu stanowiska zajmowanego w Grupie, posiadania papierów wartościowych lub uczestniczenia w obrocie papierami wartościowymi, itp.), które mogą lub mogłyby mieć wpływ na niezależność osądu przy podejmowaniu decyzji, jakie działania leżą u podstaw najlepiej pojętego interesu Grupy oraz jak najwłaściwiej dążyć do realizacji wyznaczonych celów. Zasady Grupy dotyczące spotkań towarzyskich, posiłków, prezentów czy innych gratyfikacji lub osobistych przysług ze strony kontrahentów zostały określone w Wytycznych stanowiących integralną część niniejszego Kodeksu. Wytyczne dostępne są na stronie internetowej Grupy (internet: www.fcabankgroup.com oraz na portalu intranet). O każdej sytuacji stanowiącej lub mogącej stanowić konflikt interesów należy niezwłocznie poinformować bezpośredniego przełożonego, kierownika działu personalnego, kierującego jednoską ds. zachowania zgodności lub ewentualnie OdV. Ponadto każdy pracownik powinien niezwłocznie poinformować swojego przełożonego na piśmie o podjęciu zatrudnienia w spółce niewchodzącej w skład Grupy, bądź o pełnieniu funkcji kierowniczej w takiej spółce, o wszelkich powiązaniach finansowych, handlowych, zawodowych, rodzinnych czy towarzyskich z instytucjami lub osobami, które weszły lub mogą wejść w relacje biznesowe z Grupą, a które mogły mieć faktyczny lub potencjalny wpływ na jego/jej bezstronność w stosunkach wobec osób trzecich. Pracownicy i inni adresaci niniejszego Kodeksu powinni informować Zarząd o zaistnieniu potencjalnego konfliktu interesów dotyczącego pracownika Grupy, związanego z relacjami biznesowymi z jakąkolwiek spółką spoza Grupy, lub o wszelkich powiązaniach finansowych, gospodarczych, zawodowych, rodzinnych lub społecznych, które mogą mieć wpływ na bezstronność w stosunkach wobec osób trzecich. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Grupa dąży do zapewnienia ochrony przed negatywnymi konsekwencjami osobom zgłaszającym w dobrej wierze wszelkie przypadki zaistnienia konfliktu. Wykorzystywanie i zakaz przekazywania informacji poufnych Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy zobowiązani są ściśle przestrzegać zakazu wykorzystywania informacji poufnych (tzw. insider trading) obowiązującego w danym kraju. Dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy Grupy i inne osoby, do których adresowany jest Kodeks, nie mogą w żadnym wypadku wykorzystywać (ani udostępniać nieupoważnionym osobom trzecim) informacji, które nie są powszechnie dostępne, a które zostały uzyskane w związku z zajmowanym w Grupie stanowiskiem lub w związku ze stosunkiem łączącym ich z Grupą, w celu bezpośredniego lub pośredniego nabycia lub zbycia udziałów/akcji którejkolwiek ze spółek Grupy lub innych spółek lub w celu osiągnięcia korzyści własnej bądź na rzecz osoby trzeciej. Dostęp do informacji poufnych, w tym informacji poufnych dotyczących cen, wymaga od dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy bezwzględnego przestrzegania procedur i zasad ustanowionych w tym zakresie przez Grupę. Grupa ustala termin podawania do wiadomości publicznej informacji poufnych zgodnie z procedurami przewidzianymi w obowiązujących przepisach prawa, a publikacja tych informacji odbywa się zgodnie z polityką Grupy. Obowiązek zachowania poufności Know-how i własność intelektualna Grupy są podstawowymi i krytycznymi wartościami zasobami, które dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy oraz osoby, do których skierowany jest niniejszy Kodeks mają obowiązek chronić. Niewłaściwe rozpowszechnianie know-how i własności intelektualnej może spowodować uszczerbek na majątku i wizerunku Grupy. Co za tym idzie, dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy i inne osoby, do których skierowany jest niniejszy Kodeks, nie mogą ujawniać osobom trzecim informacji o charakterze technicznym, technologicznym czy handlowym Grupy, ani informacji dotyczących Grupy, które nie są powszechnie dostępne, chyba że ujawnienie tych informacji będzie wymagane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami lub, gdy będzie to wyraźnie dozwolone na mocy stosownych umów, w których strony zobowiązały się do wykorzystywania informacji wyłącznie w sposób zgodny z ich przeznaczeniem przy zachowaniu ich poufności. Publikacja tych informacji odbywa się zgodnie z polityką Grupy. Obowiązek zachowania poufności, o którym mowa w niniejszym Kodeksie, pozostaje w mocy również po ustaniu stosunku pracy. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Korupcja i nielegalne przekazywanie pieniędzy Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa, pozostali pracownicy i inne osoby, do których skierowany jest Kodeks, zobowiązują się do przestrzegania najwyższych standardów prawości, uczciwości i rzetelności we wszystkich relacjach wewnątrz Grupy i poza nią, zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami antykorupcyjnymi, w szczególności z Konwencją OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych (OCSE Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions), Wytycznymi OECD oraz z amerykańską ustawą o zagranicznych praktykach antykorupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA). Grupa nie toleruje żadnych przejawów korupcji (przyjmowania bądź oferowania świadczeń pieniężnych w zamian za nienależną korzyść handlową) wobec urzędników państwowych, przedstawicieli organizacji międzynarodowych, osób piastujących urząd publiczny, osób prawnych, jednostek, bądź wobec innych podmiotów wskazanych w obowiązujących przepisach prawa. Żaden dyrektor, członek ścisłego kierownictwa, pracownik, agent lub przedstawiciel Grupy nie może pośrednio ani bezpośrednio przyjmować, żądać, oferować ani udzielać finansowych lub innych korzyści (w tym prezentów lub gratyfikacji, z wyjątkiem drobnych podarunków powszechnie stosowanych i akceptowanych na poziomie międzynarodowym, dozwolonych przez obowiązujące przepisy prawa i zgodnych z Wytycznymi Grupy w tym zakresie), choćby pod wpływem bezprawnego nacisku. W przypadkach, gdy jest to wymagane lub wskazane przez obowiązujące przepisy prawa, spółki Grupy wdrażają programy kontroli zgodności (compliance programs) mające na celu ocenę oraz zagwarantowanie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i postanowień niniejszego Kodeksu. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa ani pozostali pracownicy nie mogą podejmować żadnych działań związanych z praniem (tzn. konwersją lub przekazywaniem) pieniędzy uzyskanych z nielegalnych źródeł ani uczestniczyć w tego typu działaniach. Przed nawiązaniem relacji biznesowych z osobami trzecimi, Grupa i członkowie ścisłego kierownictwa lub pracownicy mają obowiązek sprawdzić dostępne informacje (w tym informacje o charakterze finansowym) dotyczące potencjalnych kontrahentów, aby ustalić wiarygodność i legalność prowadzonej przez nich działalności. Grupa ma obowiązek przestrzegać przepisów w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy obowiązujących w danym kraju. Reputacja Firmowy wizerunek, reputacja i obecność produktów Grupy na rynku stanowi fundament jej obecnej i przyszłej egzystencji. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Powyższe oznacza, że dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy Grupy zobowiązani są zawsze i skrupulatnie przestrzegać postanowień Kodeksu. Istotne znaczenie ma to, aby pracownicy zobowiązali się do przestrzegania postanowień Kodeksu i współpracowali z Grupą w tym zakresie. Konkurencja Grupa uznaje istotne znaczenie zasady konkurencyjności na rynku i zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących uczciwej konkurencji, antymonpolowych oraz innych regulacji z zakresu ochrony praw konsumenta obowiązujących w krajach, w których działa. Grupa, jej dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy nie mogą stosować praktyk (m.in. polegających na tworzeniu karteli, podziale rynków, ograniczeniu produkcji czy sprzedaży, zawieraniu porozumień wiązanych, itp.), które mogą stanowić naruszenie przepisów prawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i przepisów antymonopolowych. W ramach uczciwej konkurencji Grupa nie może świadomie naruszać prawa własności intelektualnej osób trzecich. Prawne konsekwencje braku przestrzegania tego rodzaju przepisów mogą być bardzo poważne. Podmioty naruszające zasadę swobody konkurencji narażone są na poważne sankcje, a osoby, które dopuszczają się naruszeń, mogą podlegać surowej karze, w tym karze pozbawienia wolności. Aby utrzymać swoje zaangażowanie w przestrzeganie zasad ochrony uczciwej konkurencji i przepisów antymonpolowych w krajach, w których działa, Grupa wdrożyła tzw. program Antitrust Compliance. W jego ramach przewidziano okresowe szkolenia w zakresie ochrony konkurencji oraz przepisów antymonopolowych oraz wytycznych dotyczących zasad konkurencji stanowiących integralną część niniejszego Kodeksu. Naruszenie zasad zawartych w Wytycznych dotyczących konkurencji może skutkować zastosowaniem sankcji dyscyplinarnych, w tym rozwiązaniem stosunku pracy. Ponadto przestrzeganie zasad dotyczących konkurencji ma zasadnicze znaczenie dla reputacji Grupy. Pracownicy, którzy mają jakiekolwiek wątpliwości związane z obowiązującymi przepisami prawa lub właściwym postępowaniem powinni zwrócić się do jednostki Obsługi Prawnej. Embargo i kontrola eksportu Grupa zobowiązuje się czuwać nad tym, aby cała jej działalność prowadzona była w sposób zgodny z krajowymi i międzynarodowymi przepisami w zakresie embarga czy kontroli eksportu obowiązującymi w krajach, w których Grupa jest obecna. Przepisy prawa regulujące embargo, cła i kontrole eksportu są złożone. Tego rodzaju przepisy i regulacje dotyczą eksportu i importu produktów, usług, oprogramowania, technologii, danych technicznych, sankcji oraz wymogów w zakresie przeciwdziałania bojkotom. Konsekwencje prawne braku ich przestrzegania mogą być bardzo poważne oraz mogą narażać Grupę i jej pracowników na sankcje o charakterze karnym i cywilnym, w tym na karę wysokiej grzywny, a także utratę prawa do eksportu. Ponadto przestrzeganie tych przepisów ma zasadnicze znaczenie dla reputacji Grupy. Z powyższych względów wszyscy pracownicy Grupy mają obowiązek czuwać nad tym, aby Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności żadne transakcje nie były dokonywane z naruszeniem polityki Grupy (policy of full compliance). Wytyczne w zakresie kontroli eksportu Grupy dostępne są na stronie www.fcagroup.com. Pracownicy, którzy mają jakiekolwiek wątpliwości związane z obowiązującymi przepisami prawa lub właściwego postępowania powinni zwrócić się do jednostki ds. Obsługi Prawnej. Poufność danych W ramach prowadzonej działalności Grupa gromadzi znaczną ilość danych osobowych i informacji poufnych, które zobowiązuje się wykorzystywać zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w kraju, w którym prowadzi swoją działalność, a także zgodnie z dobrymi praktykami dotyczącymi ochrony danych. W tym celu Grupa zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa stosowanych przez nią systemów informacji technologicznych przeznaczonych do przetwarzania danych osobowych i informacji poufnych. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 3. Pracownicy Zdaniem Grupy odpowiednio zmotywowani i przeszkoleni w stopniu znaczącym przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności, tworzenia wartości dla interesariuszy oraz spełniania oczekiwań klientów. Poniższe zasady, które są zgodne z postanowieniami Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ i Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) potwierdzają istotne znaczenie, poszanowania jednostki, gwarantują równe traktowanie i wykluczają wszelkie formy dyskryminacji. Grupa propaguje ochronę podstawowych praw człowieka. Praca dzieci i praca przymusowa Grupa nie korzysta z żadnej formy pracy przymusowej ani nie zatrudnia osób, które nie ukończyły wieku wymaganego przez przepisy prawa obowiązujące w kraju, w którym praca ma być świadczona, zaś w żadnym razie nie zatrudnia osób, które nie ukończyły lat piętnastu, z wyjątkiem przypadków wyraźnie przewidzianych przez umowy międzynarodowe i prawo lokalne. Ponadto Grupa zobowiązuje się nie nawiązywać ani nie utrzymywać stosunków biznesowych z dostawcami, którzy zatrudniają dzieci w rozumieniu powyższego postanowienia. Wolność zrzeszania się Pracownicy Grupy mogą przystępować do związków zawodowych zgodnie z lokalnymi przepisami i regulaminami poszczególnych organizacji związkowych. Grupa uznaje i respektuje prawo pracowników do bycia reprezentowanymi przez związki zawodowe lub przez innych przedstawicieli zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i ustalonymi praktykami. Podejmując negocjacje z przedstawicielami związków zawodowych Grupa dąży do zbudowania konstruktywnego podejścia i relacji. Równouprawnienie Grupa zobowiązuje się zapewnić wszystkim pracownikom równe traktowanie w zatrudnieniu i rozwoju zawodowym. We wszystkich aspektach dotyczących stosunku pracy, m.in. zatrudnianie, szkolenie, wynagradzanie, awans, przeniesienie na inne stanowisko czy ustanie stosunku pracy, osoby odpowiedzialne za poszczególne działy mają obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnienie na stanowiskach dających możliwość wykorzystania ich zdolności i kwalifikacji, zapobiegając dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności dyskryminacji ze względu na kolor skóry, płeć, orientację seksualną, pozycję indywidualną i społeczną, stan zdrowia, niepełnosprawność, wiek, narodowość, wyznanie religijne i przekonania. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Molestowanie Grupa uznaje za absolutnie niedopuszczalne wszelkie przejawy molestowania czy niepożądanego zachowania ze względu na kolor skóry, płeć czy inne cechy indywidualne, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności jakiejkolwiek osoby zarówno w miejscu pracy jak i poza nim. Środowisko pracy Wszyscy pracownicy powinni podejmować kroki niezbędne do utrzymania odpowiedniego i otwartego na współpracę środowiska pracy, charakteryzującego się poszanowaniem godności każdej osoby. W szczególności pracownicy Grupy FCA Bank: • nie mogą wypełniać swoich obowiązków pod wpływem alkoholu lub środków odurzających; • w miejscach, gdzie palenie jest prawnie dopuszczalne, wykazać się wrażliwością na potrzeby osób, które mogłyby odczuwać dyskomfort związany z „biernym paleniem” w miejscu pracy; • powinni unikać zachowań, które mogłyby zastraszać współpracowników czy podwładnych, być w stosunku do nich obraźliwe, względnie zmierzać do ich wyobcowania lub dyskredytacji w środowisku pracy. Wynagrodzenie i czas pracy Przyznawane przez Grupę jej pracownikom wynagrodzenia i inne świadczenia powinny odpowiadać co najmniej wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawa. W zakresie czasu pracy i płatnych urlopów Grupa przestrzega przepisów prawa lokalnego oraz praktyk biznesowych stosowanych w kraju, w którym działa. Zatrudnianie i awans Pracownikom Grupy zabrania się przyjmowania lub żądania obietnic korzyści materialnych lub osobistych, a także wywierania presji czy też świadczenia jakiegokolwiek typu przysług zmierzających do zatrudnienia danej osoby, jej przeniesienia na inne stanowisko lub awansu. System kontroli wewnętrznej, dokumenty i ewidencja Wszyscy członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są zobowiązani zapewnić utrzymanie efektywnych systemów kontroli wewnętrznej (zob. pkt 6). Aby spełnić powyższy wymóg osoby te są zobowiązane, między innymi, do prowadzenia rzetelnej i kompletnej dokumentacji wewnętrznej dotyczącej działalności przedsiębiorstwa w taki sposób, aby zarówno transakcje jak i zobowiązania wobec kontrahentów były Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności odpowiednio zatwierdzane przez właściwego przełożonego. Ponadto należy rzetelnie i terminowo ewidencjonować koszty przedsiębiorstwa. Majątek Spółki Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy powinni gospodarować majątkiem i zasobami przedsiębiorstwa, do których mają dostęp, lub które znajdują się w ich pieczy, w sposób efektywny, wyłącznie do realizacji celów Grupy, jak również korzystać z nich w sposób zapewniający ochronę ich wartości. Ponadto wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są odpowiedzialni za ochronę majątku i zasobów przedsiębiorstwa przed utratą, kradzieżą, wykorzystaniem lub rozporządzeniem przez osoby nieuprawnione. Korzystanie z majątku i zasobów przedsiębiorstwa w sposób godzący w interes Grupy lub podyktowane powodami leżącymi poza relacjami związanymi ze stosunkiem pracy z Grupą jest zabronione. Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy są zobowiązani postępować zgodnie z wytycznymi Grupy w zakresie korzystania, dostępu i utrzymania bezpieczeństwa oprogramowania, systemów informatycznych, poczty elektronicznej, Internetu oraz intranetu. Działalność zewnętrzna Członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy Grupy nie mogą pełnić funkcji zarządczych w innych spółkach bez zgody Grupy ani nie mogą podejmować żadnej działalności gospodarczej, mającej taki sam przedmiot, która mogłaby stanowić przeszkodę w należytym wypełnianiu obowiązków wobec Grupy. Nawiązanie stosunku pracy z członkami ścisłego kierownictwa i pozostałymi pracownikami Grupy przez kontrahentów lub konkurentów Grupy, bądź świadczenie usług przez członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy na rzecz kontrahentów lub konkurentów Grupy, wymaga uzyskania pisemnej zgody właściwego przełożonego. Zobowiązania Niniejszy Kodeks stanowi zasadniczą i integralną część umowy o pracę członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy. Co za tym idzie Grupa wymaga od wszystkich członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników bezwzględnego przestrzegania zasad postępowania określonych w niniejszym Kodeksie. Naruszenie tych zasad traktowane będzie rygorystycznie i skutkować będzie wymierzeniem odpowiednich sankcji (w tym m.in. rozwiązaniem stosunku pracy). W związku z powyższym wszyscy członkowie ścisłego kierownictwa i pozostali pracownicy mają obowiązek: • zapoznać się z treścią Kodeksu, zrozumieć go oraz, w razie konieczności, wziąć udział w odpowiednich szkoleniach; • postępować zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie i unikać zachowań, które mogłyby narazić Grupę na szkodę lub poddać w wątpliwość jej uczciwość, bezstronność bądź reputację; • niezwłocznie zgłaszać w dobrej wierze każdy przypadek naruszenia postanowień niniejszego Kodeksu w sposób określony w Załączniku B; Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności • przestrzegać wszystkich regulacji wewnętrznych przyjętych przez spółki Grupy w celu zapewnienia przestrzegania zasad określonych w Kodeksie i identyfikacji ewentualnych przypadków ich naruszeń; • zwracać się do kierującego jednostką ds. zachowania zgodności (Compliance Officer), w przypadkach wymienionych w Załączniku B, z wnioskiem o udzielenie wyjaśnień dotyczących interpretacji postanowień Kodeksu; • zapewnić pełną współpracę przy ewentualnym postępowaniu wyjaśniającym w sprawie naruszenia zasad określonych w Kodeksie, z zachowaniem poufności informacji dotyczących postępowania oraz, w razie konieczności, aktywnie uczestniczyć w kontroli przestrzegania zasad wynikających z Kodeksu. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych Osoby w Grupie FCA Bank pełniące funkcję kierownika, dyrektora jednostki lub dyrektora zarządzającego muszą dawać przykład innym oraz tworzyć przyjazny klimat między pracownikami, zachęcając ich do szczerej wymiany poglądów, promować postępowanie zgodne z zasadami biznesowymi i etycznymi określonymi w Kodeksie, a swoim wzorowym zachowaniem powinny zaświadczać wobec pozostałych pracowników, że przestrzeganie postanowień Kodeksu jest ich podstawowym obowiązkiem służbowym, jednocześnie dbając o to, aby pracownicy mieli świadomość tego, iż przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i zasad określonych w Kodeksie jest ważniejsze niż osiąganie dobrych wyników. Wszyscy przełożeni, pracownicy odpowiedzialni za dany pion oraz kierownicy wyższego szczebla mają obowiązek zgłosić każdy przypadek naruszenia postanowień Kodeksu, zapewnić ochronę osobom, które w dobrej wierze zgłaszają tego typu przypadki oraz – po zasięgnięciu opinii pracownika działu personalnego, kierującego jednostką ds. zachowania zgodności a także, w razie potrzeby, 231 ODV– spowodować, aby osoby winne naruszeń Kodeksu zostały ukarane adekwatnie do stopnia naruszenia w celu zapobieżenia tego typu naruszeniom w przyszłości. Dyrektor ds. Korporacyjnych (Corporate Officer) Osoba pełniąca funkcję Prezesa Zarządu (Chief Executive Officer)/Dyrektora Regionalnego (Country Manager), osoby pełniące podobne funkcje w hierarchii, jak również pracownicy pełniący funkcje Dyrektora Generalnego (General Manager), Dyrektora Finansowego (Chief Financial Officer, odpowiedzialnego za finanse, rachunkowość i kontrolę), Dyrektora ds. Rachunkowości (Chief Accounting Officer), Dyrektora ds. Kontroli Finansowej (Controller, Management Control Manager), Dyrektora ds. Płynności Finansowej (Treasurer, Financial Manager), Dyrektora ds. Obsługi Prawnej (Head of Legal Affairs), pracownicy jednostki ds. zachowania zgodności (Compliance Officers), pracownicy jednostki ds. Ryzyka i Stałej Kontroli (Risk and Permanent Control), pracownicy jednostki Audytu Wewnętrznego (Internal Audit), jak i pracownicy pełniący w praktyce podobne funkcje w jednej lub w kilku spółkach Grupy, są zobowiązani nie tylko do przestrzegania Kodeksu, lecz również do rygorystycznego przestrzegania wymogów zawartych w Załączniku C. Każde odstępstwo (nawet częściowe lub w ograniczonym zakresie czasowym Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności i przedmiotowym) od wymogów, o których mowa w Załączniku C, wymaga zgody Rady Dyrektorów Grupy, która jest udzielana wyłącznie z istotnych i uzasadnionych przyczyn. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 4. Bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska Bezpieczeństwo i higiena pracy Grupa FCA Bank uznaje bezpieczeństwo i higienę pracy za podstawowe prawo pracownika i kluczowy element zrównoważonego rozwoju Grupy. Wszystkie decyzje Grupy powinny być podejmowane z uwzględnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy. Grupa wdrożyła skuteczną politykę bezpieczeństwa i higieny pracy opartą na indywidualnych i zbiorowych środkach zapobiegawczych mających na celu ograniczenie do minimum potencjalnego ryzyka powstania szkody w miejscu pracy i wciąż pracuje nad jej usprawnianiem. Grupa uznaje za słuszne propagowanie kultury zapobiegania wypadkom i uświadamianie pracownikom istniejącego ryzyka, w szczególności poprzez organizowanie odpowiednich szkoleń i przekazywanie informacji. Pracownicy ponoszą osobistą odpowiedzialność za podejmowanie środków zapobiegawczych określonych przez Grupę mających na celu ochronę ich zdrowia i zapewnienie bezpieczeństwa, przekazywanych za pomocą specjalnych zaleceń, instrukcji, szkoleń oraz informacji. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za prawidłowe zarządzanie bezpieczeństwem i nie może narażać siebie ani innych pracowników na ryzyko, które może skutkować wyrządzeniem szkody. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 5. Relacje zewnętrzne W stosunkach z osobami trzecimi Grupa i jej pracownicy zobowiązani do utrzymywania i wzmacniania relacji ze wszystkimi kategoriami insteresariuszy oraz zabowiązani są działać w dobrej wierze, lojalnie, uczciwie i otwarcie, w poszanowaniu podstawowych wartości wyznawanych przez Grupę. Klienci Grupa dąży do zaspokojenia wszystkich oczekiwań klienta końcowego. Wszyscy dyrektorzy, członkowie ścisłego kierownictwa oraz pozostali pracownicy Grupy powinni postępować w taki sposób, aby wykraczać ponad oczekiwania klientów i stale doskonalić jakość produktów i usług oferowanych przez Grupę. Grupa uznaje za priorytet poprawne i uczciwe traktowanie klientów, a ponadto wymaga od swoich członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz innych osób, do których niniejszy Kodeks ma zastosowanie, aby relacje i kontakty z klientami charakteryzowały się rzetelnością, uczciwością, profesjonalizmem i przejrzystością. Pracownicy mają obowiązek przestrzegania obowiązujących w ich spółkach procedur wewnętrznych służących realizacji powyższego celu poprzez nawiązywanie i utrzymywanie owocnych i trwałych relacji z klientami, jednocześnie gwarantując poczucie bezpieczeństwa, wsparcia a także wysoką jakość i właściwy poziom obsługi dzięki ciągłej innowacyjności. W stosunkach z klientami spółki Grupy powinny unikać nierównego traktowania i nie powinny wykorzystywać swojej pozycji kontraktowej na niekorzyść klienta. Dostawcy Dostawcy pełnią zasadniczą rolę we wzmacnianiu ogólnej i strukturalnej pozycji konkurencyjnej Grupy. W celu zapewnienia wysokiego poziomu satysfakcji klienta, Grupa dobiera dostawców kierując się obiektywnymi metodami, które uwzględniają – obok jakości, innowacyjności, kosztów i oferowanych usług, rozwój społeczny i środowiskowy – wartości określone w Kodeksie. Obowiązkiem wszystkich członków ścisłego kierownictwa i pozostałych pracowników Grupy jest nawiązywanie i utrzymywania stabilnych i przejrzystych relacji z dostawcami opartych na wzajemnej współpracy. Instytucje publiczne Relacjami z instytucjami publicznymi zajmują się wyłącznie pracownicy jednostek i osoby do tego upoważnione. Tego typu relacje muszą mieć przejrzysty charakter i opierać się na wartościach Grupy. Prezenty lub innego rodzaju gratyfikacje (dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa) dla przedstawicieli instytucji publicznych muszą być skromne i odpowiednie do okoliczności tak, aby nie dawały podstaw do uznania ich za próbę uzyskania przez Grupę bezprawnych korzyści. Grupa działa w ścisłej współpracy z Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności organami regulacyjnymi i rządowymi w ramach ich prawnego zakresu działania. W przypadku, gdy jedna lub więcej spółek Grupy zostanie poddanych kontroli przeprowadzanej zgodnie z przepisami prawa przez organy państwowe Grupa zobowiązana jest zapewnić pełne wsparcie w tym zakresie. W przypadku instytucji publicznej będącej klientem lub dostawcą Grupy, Grupa ma obowiązek ściśle przestrzegać zasad i przepisów regulujących zakup lub sprzedaż towarów lub usług od/dla instytucji publicznej. Działalność lobbingowa w jakiejkolwiek formie powinna być prowadzona wyłącznie w dozwolonym zakresie i z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, a w każdym razie powinna być w pełni zgodna z Kodeksem i ewentualnymi procedurami przyjętymi w tym zakresie przez Grupę. Grupa zamierza wnieść pozytywny wkład w proces stanowienia prawa i określania standardów związanych z przemysłem samochodowym oraz z innymi sektorami zajmującymi się mobilnością osób i dóbr. Ponadto Grupa zobowiązana jest do uczestniczenia w postępie technologicznym oraz do współpracy z instytucjami publicznymi, uniwersytetami i innymi organizacjami zajmującymi się badaniami i rozwojem innowacyjnych rozwiązań mających na celu utrzymanie mobilności oraz związanych z nimi technologii. Związki zawodowe i partie polityczne Relacje Grupy ze związkami zawodowymi, partiami politycznymi i ich przedstawicielami lub kandydatami muszą opierać się na otwartości i uczciwości, przy ścisłym przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa. Świadczenia pieniężne, rzeczowe w postaci towarów, usług lub innych korzyści są zabronione, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wymagane lub wyraźnie dozwolone przez prawo, przy czym w tym ostatnim przypadku konieczne jest uzyskanie zezwolenia właściwych organów danej spółki Grupy. Ewentualne świadczenia dokonywane przez pracowników Grupy będą traktowane jako ich osobista i dobrowolna inicjatywa. Społeczności lokalne Grupa jest świadoma faktu, że podejmowane przez nią decyzje mogą mieć bezpośredni lub pośredni, istotny wpływ na społeczności lokalne funkcjonujące w środowisku, w którym Grupa działa. Co za tym idzie Grupa powinna podejmować stosowne kroki, aby poinformować te społeczności o swoich działaniach i planach, a także prowadzić otwarty dialog, uwzględniając tym samym ich uzasadnione oczekiwania. Ponadto Grupa zamierza wnieść wkład w rozwój społeczny, ekonomiczny oraz instytucjonalny społeczności lokalnych w ramach specjalnych programów. Pracownicy Grupy zobowiązani są postępować w sposób społecznie odpowiedzialny, przestrzegać norm kulturowych i tradycji istniejących w krajach, w których Grupa działa, jak również działać w dobrej wierze i w sposób budzący zaufanie społeczności lokalnych. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Komunikacja i informacje dotyczące przedsiębiorstwa Grupa rozpoznaje zasadniczą rolę przejrzystej i skutecznej komunikacji w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych, gwarantując najwyższe standardy w przekazywaniu informacji o charakterze finansowym i innych informacji służących jasnej i wyraźnej prezentacji jej osiągnięć ekonomicznych, społecznych i środowiskowych. Komunikacja i relacje zewnętrzne mają bezpośredni i pośredni wpływ na rozwój Grupy. Czynności w tym zakresie powinny być zatem podejmowane według jasnych i jednolitych kryteriów, z uwzględnieniem potrzeb poszczególnych segmentów działalności oraz ekonomicznej i społecznej roli całej Grupy, jak i wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Przekazywanie informacji na zewnątrz powinno następować w stosownym czasie i w sposób skoordynowany na poziomie Grupy, przy zagwarantowaniu kompletności i dokładności, z równoczesnym wykorzystaniem możliwości wynikających z rozmiaru i potencjału Grupy. Pracownicy Grupy, których zadaniem jest przekazywanie do wiadomości publicznej informacji dotyczących Spółek Grupy lub Sektorów, segmentów działalności czy obszarów geograficznych, bez względu na to, czy informacje przekazywane są w formie wykładów, wystąpień na konferencjach, publikacji czy też w innej formie, muszą przestrzegać stosownych wytycznych Grupy, a w razie konieczności uzyskać upoważnienie od pracownika właściwej jednostki lub od osoby odpowiedzialnej za komunikację zewnętrzną. Mając na względzie całość swoich działań Grupa pragnie zdobyć zaufanie publiczne poprzez przekazywanie informacji i zasięganie opinii innych podmiotów na zasadzie otwartości, celem podniesienia poziomu wiedzy na temat spraw związanych ze zdrowiem, bezpieczeństwem i środowiskiem w zakresie związanym z działalnością i produktami Grupy. Raz do roku Grupa przekazuje do wiadomości publicznej konkretne informacje o postępie wdrażania jej polityki środowiskowej i społecznej w postaci „Raportu o Społecznej Odpowiedzialności”. Informacje przeznaczone dla rynków finansowych i kapitałowych oraz organów nadzoru powinny być dokładne, kompletne, rzetelne, przejrzyste i czytelne, przekazywane terminowo i sporządzane zgodnie z lokalnymi przepisami prawa. Przekazywanie tego typu informacji należy wyłącznie do obowiązków pracowników, którym powierzono sporządzanie informacji dla rynków finansowych i kapitałowych oraz organów nadzoru i musi następować zgodnie z Kodeksem i polityką obowiązującą w Grupie. Relacje z mediami Kontakty z mediami pełnią ważną rolę w tworzeniu wizerunku Grupy i dlatego wszystkie informacje jej dotyczące muszą charakteryzować się wiarygodnością i jednolitością oraz mogą być przekazywane wyłącznie przez pracowników odpowiedzialnych za kontakty z mediami, zgodnie z odpowiednią polityką Grupy. Żadne inne osoby na stanowiskach kierowniczych ani pozostali pracownicy nie mogą przekazywać przedstawicielom mediów informacji, które nie są powszechnie dostępne, a dotyczą Grupy, ani nie mogą utrzymywać z nimi kontaktów, których celem byłoby rozpowszechnianie informacji poufnych Grupy. Pracownicy powinni dbać o to, aby wszystkie zapytania ze strony mediów przekazywane były odpowiedniej osobie lub do odpowiedniej jednostki. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 6. Rachunkowość i kontrola wewnętrzna Zaangażowanie Grupy skoncentrowane jest na długoterminowym zwiększaniu wartości na rzecz akcjonariuszy. W celu wywiązania się z tego zobowiązania Grupa utrzymuje wysokie standardy planowania finansowego i kontroli oraz systemy rachunkowości spójne i zgodne z zasadami rachunkowości przyjętymi w spółkach Grupy oraz z obowiązującymi przepisami prawa. W wykonaniu powyższego Grupa postępuje w sposób jak najbardziej przejrzysty i zgodny z dobrymi praktykami handlowymi dążąc do: • zagwarantowania tego, aby wszystkie dokonywane transakcje były zatwierdzane, zgodne z prawem i sprawdzalne; • zagwarantowania tego, aby wszystkie transakcje były przeprowadzane terminowo, prawidłowo ewidencjonowane, rozliczane i dokumentowane, zgodnie z zasadami rachunkowości i dobrymi praktykami branżowymi; • zagwarantowania najwyższego poziomu poprawności i przejrzystości transakcji przeprowadzanych z podmiotami powiązanymi zgodnie z „Wytycznymi w sprawie znaczących transakcji i transakcji z podmiotami powiązanymi” przyjętymi przez Radę Dyrektorów Grupy; • terminowego sporządzania sprawozdań dokładny, rzetelny, przejrzysty i czytelny; • postępowania w ścisłej zgodności z „Wytycznymi w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem” przyjętych przez Radę Dyrektorów Grupy; • informowania swoich pracowników o istnieniu kontroli wewnętrznej, jej celach i znaczeniu; • określenia i analizy ryzyka związanego z działalnością Grupy oraz zarządzania tym ryzykiem z należytą starannością; • określenia rygorystycznych procesów biznesowych, które mają doprowadzić do podejmowania decyzji z zakresu zarządzania (w tym decyzji dotyczących inwestycji i transakcji zbycia) w oparciu o rzetelne analizy ekonomiczne uwzględniające ostrożną ocenę ryzyka oraz zagwarantowanie optymalnego gospodarowania majątkiem i zasobami przedsiębiorstwa; • zagwarantowania, aby decyzje w sprawach finansowych, podatkowych i księgowych podejmowane były przez odpowiednie osoby na szczeblu kierowniczym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; • terminowego sporządzania wszystkich dokumentów, które mają zostać przekazane organom kontroli rynków lub podane do publicznej wiadomości oraz dbania o ich kompletność, dokładność, rzetelność, jasność i czytelność. finansowych w sposób kompletny, Zdaniem Grupy kluczowe znaczenie dla zarządzania i osiągnięcia sukcesu ma kontrola wewnętrzna. W związku z powyższym Grupa przyjęła system kontroli wewnętrznej, którego celem jest identyfikowanie i ciągłe szacowanie ryzyka związanego z jej działalnością, przy udziale Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności organizacji społecznych, komitetów i organów kontrolnych, OdV (jeśli dotyczy), audytorów, pracowników Centrali i wszystkich pozostałych pracowników. Nad przebiegiem kontroli wewnętrznej czuwają pracownicy jednostki Audytu Wewnętrznego, jednostki ds. Ryzyka i Stałej Kontroli oraz pracownicy jednostki ds. zachowania zgodności. W konsekwencji Rada Dyrektorów przyjęła „Wytyczne w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem”. Grupa zobowiązuje się wdrożyć procedury, aby zapewnić pracownikom odpowiedzialnym za kontrolę wewnętrzną niezbędne przeszkolenie i doświadczenie w opracowywaniu i utrzymaniu wewnętrznego systemu kontroli, który byłby skuteczny i zgodny z w/w Wytycznymi. Grupa uznaje, że przejrzystość księgowania poszczególnych transakcji przez nią zawieranych ma zasadnicze znaczenie dla jej sukcesu. Grupa wymaga od wszystkich pracowników sporządzania dokładnych, terminowych i szczegółowych sprawozdań na temat transakcji finansowych i innych transakcji handlowych. Pracownicy mają obowiązek prowadzić dokładną i rzetelną ewidencję wszystkich transakcji finansowych i innych transakcji handlowych wraz z dokumentacją stanowiącą ich podstawę. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi naruszenie niniejszego Kodeksu i jest uznawane za sprzeczne z prawem niemal we wszystkich krajach. Zabrania się zatem wszystkim pracownikom zachowań, które noszą znamiona niedbalstwa polegających na przekazywaniu niedokładnych lub niekompletnych informacji, m.in. • dokonywania zapisów odzwierciedlających stan niezgodny z rzeczywistością; • dokonywania zapisów w sposób błędny lub niewystarczający; • zaniechania rejestracji zobowiązań zaciągniętych choćby tylko tytułem zabezpieczenia, które może skutkować powstaniem odpowiedzialności lub negatywnych konsekwencji dla spółek Grupy. W ramach programu kontroli lub na żądanie kierownictwa Grupy, pracownicy działu kontroli wewnętrznej przeprowadzają kontrolę jakości i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Pracownicy Grupy zobowiązani są udzielić wsparcia przy prowadzeniu kontroli jakości i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Dyrektor jednostki ds. Zgodności z, członkowie Rady Audytorów oraz audytorzy zewnętrzni posiadają pełny dostęp do wszystkich danych, dokumentów i informacji niezbędnych do wypełniania powierzonych im zadań. Pracownicy, do których zwrócono się o współpracę w sporządzeniu i przedstawieniu dokumentów przeznaczonych dla organów kontroli lub do publikacji, maja obowiązek dopilnować, w ramach przyznanych im kompetencji, aby dokumenty te były kompletne, dokładne, rzetelne, przejrzyste i czytelne. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności 7. Wdrożenie zasad Kodeksu i gwarancja Grupa jest zobowiązana zapewniać najwyższe standardy w zakresie odpowiedzialności moralnej, społecznej i biznesowej. Kodeks określa wymagania Grupy wobec jej dyrektorów, członków ścisłego kierownictwa, pozostałych pracowników oraz osób trzecich, z którymi Grupa wchodzi w relacje biznesowe, a ponadto określa odpowiedzialność tych osób za wdrożenie odpowiednich wytycznych. Kierownictwo poszczególnych segmentów biznesowych, sektorów i działów Grupy jest odpowiedzialne za zrozumienie i realizację tych wytycznych przez pracowników. Kierownictwo powinno zagwarantować, że postanowienia Kodeksu zostaną wprowadzone w życie na poziomie poszczególnych segmentów biznesowych, sektorów oraz pionów. Grupa organizuje wewnątrz własnej organizacji szkolenia dotyczące Kodeksu i wartości Grupy. Grupa zachęca pracowników do zwracania się do jednostki ds. zachowania zgodności lub do działu personalnego z wnioskiem o wyjaśnienie wątpliwości w sprawie i zgodnego z wymogami Kodeksu zachowania się w danej sytuacji. Na wszystkie wnioski o wyjaśnienia odpowiedzi udzielane są niezwłocznie, bez narażania danego pracownika na jakiekolwiek, nawet pośrednie, konsekwencje. Ewentualne sankcje za naruszenie postanowień Kodeksu, stosowne do wagi i charakteru tego naruszenia, wymierzane są przez bezpośrednich przełożonych, po zasięgnięciu opinii działu personalnego oraz, w razie potrzeby, jednostki Obsługi Prawnej, zgodnie z obowiązującymi lokalnymi przepisami prawa oraz z krajowymi i zakładowymi układami zbiorowymi. Z naruszeniem Kodeksu mamy do czynienia w sytuacji, gdy osoba, która w dobrej wierze zgłosiła ewentualne naruszenie lub wystąpiła z wnioskiem o wyjaśnienia dotyczące interpretacji Kodeksu, poniosła z tego tytułu jakiekolwiek konsekwencje. Z naruszeniem Kodeksu mamy również do czynienia w przypadku oskarżenia innych pracowników o naruszenie Kodeksu ze świadomością, że takie naruszenie nie miało miejsca. Naruszenie Kodeksu może skutkować różnego rodzaju konsekwencjami, w tym wszczęciem procedur prawnych, jak również utratą zaufania pomiędzy Grupą a danym pracownikiem, z wszelkimi konsekwencjami dla stosunku pracy wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa. Ewentualne odstępstwa od postanowień niniejszego Kodeksu (również częściowe i w ograniczonym zakresie czasowym i przedmiotowym), wymagają zgody – udzielanej wyłącznie z poważnych i uzasadnionych przyczyn – Rady Dyrektorów danej spółki Grupy, w której zatrudniony jest pracownik. Jednostka Audytu Wewnętrznego przeprowadza okresowe kontrole funkcjonowania i przestrzegania Kodeksu. Wyniki tych kontroli są przedstawiane Prezesowi Zarządu (Chief Executive Officer), Komitetowi ds. Wewnętrznej Kontroli i Ryzyka (Internal Control Risk Committee), OdV oraz Radzie Dyrektorów Grupy FCA Bank. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszego Kodeksu muszą wynikać z czynności kontrolnych. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Załączniki Załącznik A – Definicja spółki zależnej Art. 2359 włoskiego kodeksu cywilnego: Przez spółkę zależną należy rozumieć: 1) spółkę, w której inna spółka dysponuje większością głosów na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu; 2) spółkę, w której inna spółka dysponuje ilością głosów wystarczającą do wywierania dominującego wpływu na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu; 3) spółkę pozostającą pod dominującym wpływem innej spółki na mocy szczególnych powiązań umownych. Na potrzeby ust. 1 pkt 1) i 2) wlicza się również głosy przysługujące spółkom zależnym, spółkom powierniczym oraz tzw. spółkom podstawionym. Nie wlicza się przy tym głosów przysługujących osobom trzecim." Art. 26 Dekretu Ustawodawczego nr 127 z dnia 9 kwietnia 1991 r.: „… w każdym razie przez spółkę zależną należy rozumieć: 1) spółkę, w której inna spółka ma prawo, na mocy umowy lub postanowienia zawartego w umowie spółki/statucie, wywierania dominującego wpływu, o ile obowiązujące przepisy prawa zezwalają na zawarcie tego typu postanowienia; 2) spółkę, w której inna spółka, na podstawie porozumienia zawartego z innymi wspólnikami, sprawuje wyłączną kontrolę nad większością praw głosu. Na potrzeby poprzedniego ustępu wlicza się również głosy przysługujące spółkom zależnym, spółkom powierniczym oraz tzw. spółkom podstawionym. Nie wlicza się przy tym głosów przysługujących osobom trzecim." Za spółki zależne uznaje się również spółki, które w ramach stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości podlegają faktycznej kontroli i zostały objęte konsolidacją (metoda integralna) w sprawozdaniu finansowym Grupy. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Załącznik B – Interpretacja i zgłaszanie przypadków naruszeń W budzących wątpliwości sprawach dotyczących treści niniejszego Kodeksu należy zwracać się do działu personalnego, jednostki ds. zachowania zgodności, jednostki ds. Obsługi Prawnej lub ewentualnie do OdV właściwego dla danej spółki Grupy. Pracownik, który chce zgłosić faktyczne (lub domniemane) naruszenie Kodeksu, powinien skontaktować się ze swoim bezpośrednim przełożonym. Jeżeli pracownik nie chce informować o naruszeniu swojego bezpośredniego przełożonego, powinien zwrócić się do właściwego działu personalnego, kierującego jednostką ds. zachowania zgodności lub ewentualnie do OdV. Osoba trzecia, która chce zgłosić faktyczne (lub domniemane) naruszenie Kodeksu powinna skontaktować się z kierującego jednostką ds. zachowania zgodności lub ze specjalnymi organami niezależnymi od danej spółki. Wszystkie zgłoszenia rozpatrywane są przez kierownika jednostki ds. zachowania zgodności i kierownika działu personalnego (lub ewentualnie OdV) zgodnie z procedurą dotyczącą rozpatrywania skarg. Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności A) Interpretacja Pracownicy Jednoska ds. zachowania zgodności Dział Personalny Jodnstka Obsługi Prawnej OdV B) Zgłaszanie Pracownicy Bezpośredni przełożony Pracownicy Jednostka ds. zachowania zgodności Dział personalny Pracownicy OdV Jednostka ds. zachowania zgodności Osoby trzecie OdV Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank Jednostka ds. zachowania zgodności OdV OdV Zarządzanie Ryzykiem Braku Zgodności Załącznik C – Wymogi Kodeksu Postępowania dotyczące Dyrektora ds. Korporacyjnych Ja niżej podpisany________________, pełniący funkcję __________________w Spółce___________,___________, oświadczam, że zajmując ww. stanowisko zobowiązuję się, że – obok przestrzegania postanowień Kodeksu Postępowania Grupy FCA Bank – będę stosować się do niżej wymienionych zasad stanowiących istotną i integralną część moich obowiązków wynikających z piastowanego przeze mnie stanowiska w Spółce. Zobowiązuję się zatem: - działać w sposób uczciwy i prawy, unikając konfliktu interesów, w tym potencjalnego, wynikającego ze stosunków osobistych lub służbowych; - dostarczać terminowo swojemu przełożonemu oraz – o ile pełniona funkcja tego wymaga – niezależnemu audytorowi, Radzie Dyrektorów, Radzie Audytorów Spółki oraz akcjonariuszom, dane i informacje kompletne, dokładne, obiektywne i czytelne; - niezwłocznie zgłaszać odpowiedniej osobie lub, w zależności od sytuacji, kierującemu jednostką ds. zachowania zgodności, kierownikowi działu personalnego lub ewentualnie OdV przypadki naruszenia Kodeksu Postępowania, o których mi wiadomo, lub co do których posiadam wiarygodne dowody; - przekazywać kompletne, jasne, dokładne i czytelne informacje niezbędne do dokumentów, które mają zostać złożone organom publicznym (lub które są niezbędne do ich złożenia), jak również informacje podawane do wiadomości publicznej; - działać w pełnym poszanowaniu norm, przepisów prawa i regulacji mających zastosowanie do Spółki; - działać z największym zawodowym obiektywizmem, unikając uzależnienia własnej, autonomicznej oceny od okoliczności zewnętrznych; - zachować w poufności wszystkie informacje, które nie są powszechnie znane, a które uzyskałem/-am w związku z pełnioną w Spółce funkcją oraz nie wykorzystywać tych informacji dla korzyści własnej lub korzyści osób trzecich; - promować wśród swoich podwładnych zachowania wzorowane na najlepszych standardach prawości i uczciwości; - gospodarować majątkiem i zasobami Spółki w racjonalny i profesjonalny sposób oraz wykorzystywać je wyłącznie do celów służbowych. Data Podpis Kodeks Postępowania Grupy FCA Bank ___________________________ ___________________________
