iTender Manager Manual - Itelix iTender Manager

IIIIIIIIIIIIIIIMMIMMIII
O programie
Program Itelix iTender Manager przeznaczony jest do zarządzania zapytaniami
ofertowymi przesyłanymi za pomocą poczty elektronicznej przez firmy korzystające z
systemu Itelix iTender. Pliki te mają rozszerzenie .ITN i mogą być otwierane jedynie za
pomocą omawianej aplikacji. Itelix iTender Manager pozwala na otwieranie
zarówno plików zapytań ofertowych jak i złożonych ofert. Wszelkie dane
przychodzące jak i wychodzące są szyfrowane, tak więc aby móc je otworzyć
należy podać odpowiednie hasło (przekazane przez firmę korzystającą z systemu
Itelix iTender przed pierwszym wysłaniem zapytania ofertowego).
Menu programu
Menu programu składa się z dwóch zakładek: Tenders oraz Settings. Na każdej z nich
znajdują się przyciski wywołujące poszczególne funkcje programu. W przypadku
zakładki Tenders są to funkcje związane z postępowaniami przetargowymi
(zapytaniami ofertowymi, złożonymi ofertami itp.), natomiast w przypadku zakładki
Settings są to funkcje związane z konfiguracją programu. Dostęp do najczęściej
wykorzystywanych funkcji możemy również uzyskać klikając na okrągły przycisk
systemowy, znajduący się w lewym, górnym rogu aplikacji. Po jego naciśnięciu
otworzy się specjalne menu. Po jego lewej stronie znajdziemy zestaw najczęściej
wykorzystywanych funkcji programu, natomiast po prawej stronie pojawi się lista
ostatnio otwieranych zapytań ofertowych i złożonych ofert.
Menu zawierające najczęściej używane funkcje
oraz listę ostatnio otwieranych plików
Zakładka Tenders
Enquiries
W tej sekcji dostępne są opcje dotyczące zapytań ofertowych.
Przyciski dostępne w sekcji poświęconej zapytaniom ofertowym
Open enquiry
Opcja ta pozwala na otworzenie zapytania ofertowego z pliku o rozszerzeniu ITN. Ten
sam efekt uzyskamy klikając dwukrotnie na plik z zapytaniem, będący załącznikiem
do e-mail’a zawierającego zapytanie ofertowe, wysłanego przez firmę korzystającą
z systemu Itelix iTender. Po otworzeniu pliku w części głównej programu wyświetlony
zostanie panel informacyjny, zawierający szczegóły zapytania. Uaktywnione zostaną
ponadto pozostałe przyciski dostępne w tej sekcji.
Wygląd aplikacji z otwartym zapytaniem ofertowym
W górnej części panelu wyświetlone są informacje na temat postępowania: nazwa
firmy składającej zapytanie ofertowe, nazwa postępowania i jego numer, termin
składania ofert oraz maksymalny czas na realizację zlecenia. Poniżej wyświetlone są
załączniki dodane do tego zapytania oraz jego opis.
Enquiry preview
Aby wyświetlić szczegóły zapytania ofertowego w formie przeznaczonej do
wydrukowania (plik PDF) należy nacisnąć przycisk Enquiry preview.
Przykładowy plik zapytania ofertowego (w formacie PDF)
Jeśli postępowanie jest aktywne (termin przesłania ofert nie został przekroczony)
możliwe jest wykonanie następujących akcji:
zadać pytanie dotyczące postępowania,
wysłać ofertę
złożyć rezygnację z brania w nim udziału.
Informacja: W przypadku, gdy minął czas na przesyłanie ofert data wyświetlana jest
kolorem czerwonym.
Send question
Aby zadać pytanie klientowi, należy użyć przycisku Send question. Po jego
naciśnięciu wyświetlone zostanie okno pozwalające na wysłanie pytania.
Okno wysyłania pytania do firmy zlecającej
Po wpisaniu tematu i treści wiadomości oraz ewentualnie dodaniu załączników
(możliwość dodawania załączników i ich typy oraz maksymalne rozmiary są
określanie indywidualnie dla każdego postępowania) możemy wysłać ofertę emailem lub zapisać specjalny plik autoryzacyjny na dysku.
Po naciśnięciu przycisku Send as e-mail otworzone zostanie wypełnione okno nowej
wiadomości domyślnego programu pocztowego. Aby przekazać nasze pytanie
klientowi wystarczy jedynie wysłać tę wiadomość na wpisany już w oknie adres email.
Druga opcja (zapisanie pliku autoryzacyjnego) przydatna jest np. wtedy, gdy nie
mamy zainstalowanego programu pocztowego na swoim komputerze, lub nasz
program nie wspiera funkcji MAPI. W takiej sytuacji należy wprowadzić treść pytania
bezpośrednio w oknie wysyłania wiadomości naszego systemu pocztowego (może
to być także aplikacja internetowa, czyli tzw. Webmail), dołączyć wspomniany plik
autoryzacyjny (jako załącznik) i wysłać tak przygotowanego e-maila na adres, który
został wyświetlony w okienku komunikatu podczas zapisywania pliku
autoryzacyjnego na dysk.
Send offer
Aby przygotować i wysłać ofertę należy nacisnąć przycisk Send offer. Wyświetlone
zostanie wówczas okno pozwalające wprowadzić szczegóły naszej oferty.
Okno przygotowywania nowej oferty
Najważniejsze dane do wypełnienia dotyczą ceny oraz czasu realizacji zlecenia. Po
prawej stronie okna znajduje się panel z polami dodatkowymi zapytania ofertowego.
Pozwala on na wprowadzenie szczegółowych danych dotyczących naszej oferty w
formie narzuconej przez firmę wysyłającą zapytanie ofertowe. Część z tych pól może
być wstępnie wypełniona, część może być pozostawiona do wypełnienia przy
składaniu oferty. Dodatkowo niektóre pola mogą mieć wyłączoną możliwość edycji.
Oferty, podobnie jak pytania, pozwalają na dodawanie załączników na tych samym
zasadach.
W momencie, kiedy dane oferty zostały już wprowadzone, możemy otworzyć
podgląd naszej oferty (w formacie PDF), poprzez naciśnięcie przycisku Offer preview.
Okno podglądu przygotowywanej oferty
Aby wysłać przygotowaną ofertę możemy, analogicznie jak w sytuacji pytań, wysłać
ofertę e-mailem lub zapisać ją na dysku.
Po naciśnięciu przycisku Send as e-mail otworzone zostanie wypełnione okno nowej
wiadomości domyślnego programu pocztowego. Aby przekazać naszą ofertę
klientowi wystarczy jedynie wysłać tę wiadomość na wpisany już w oknie adres email.
Druga opcja (zapisanie pliku z ofertą na dysku) przydatna jest np. wtedy, gdy nie
mamy zainstalowanego programu pocztowego na swoim komputerze, lub nasz
program nie wspiera funkcji MAPI. W takiej sytuacji należy utworzyć nową
wiadomość w naszym systemie pocztowym (może to być także aplikacja
internetowa, czyli tzw. Webmail), dołączyć wspomniany plik z ofertą (jako załącznik),
wpisać ewentualnie dodatkowe uwagi na temat naszej oferty w treści e-maila i
wysłać go na adres, który został wyświetlony w okienku komunikatu podczas
zapisywania pliku z ofertą na dysk.
Resign from tender
Jeśli nie chcemy brać udziału w danym postępowaniu, możemy wysłać rezygnację
poprzez wybranie opcji Resign from tender. Program potwierdzi wykonanie tej
operacji i otworzy okno wiadomości, którą należy wysłać na wprowadzony
automatycznie adres klienta.
Jeśli okno nie otworzyło się, możemy zapisać specjalny plik autoryzacyjny na dysku.
Wysłanie tego pliku (jako załącznika do pustego maila) na wskazany adres e-mail
potwierdzi naszą rezygnację.
Close enquiry
Aby zamknąć panel zapytania ofertowego należy wybrać opcję Close enquiry.
Submitted offers
W tej sekcji dostępne są funkcje dotyczące złożonych za pomocą programu iTender
Manager ofert.
Przyciski dostępne w sekcji poświęconej złożonym ofertom
Open offer
Po przygotowaniu oferty i wysłaniu jej do klienta nie mamy możliwości
modyfikowania jej. W każdej chwili możemy jednak wysłać do klienta nową ofertę
(system Itelix iTender domyślnie bierze pod uwagę jedynie ostatnią nadesłaną ofertę
od każdego dostawcy), oczywiście pod warunkiem, że termin składania ofert nie
został przekroczony.
Wszystkie wysłane za pomocą programu Itelix iTender Manager oferty możemy w
każdej chwili podejrzeć. Do tego celu służy przycisk Open offer. Po otworzeniu pliku w
części głównej programu wyświetlone zostaną szczegóły oferty. Uaktywnione
zostaną również pozostałe przyciski dostępne w omawianej sekcji.
Wygląd aplikacji z otwartą ofertą
W górnej części panelu wyświetlone są informacje na temat złożonej oferty: data
wygenerowania oferty, nazwa postępowania i jego numer oraz proponowana cena
i czas realizacji zlecenia. Poniżej wyświetlony jest formularz, zawierający informacje
dodatkowe na temat oferty (w formie zestawu predefiniowanych pól).
Offer preview
Aby wyświetlić szczegóły złożonej oferty w formie drukowalnej (plik PDF) należy
nacisnąć przycisk Offer preview.
Okno podglądu złożonej oferty
Close offer
Aby zamknąć panel oferty należy wybrać opcję Close offer.
Program
W tej sekcji dostępna jest jedynie opcja pozwalająca na zamknięcie programu.
Dostępna jest ona również z poziomu menu aplikacji (otwieranego za pomocą
okrągłego przycisku znajdującego się w lewym, górnym rogu okna aplikacji).
Program można zamknąć również poprzez naciśnięcie przycisku [X] znajdującego się
po prawej stronie, na pasku tytułu aplikacji.
Zamknięcie programu
Zakładka Settings
Password
W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na wprowadzenie i zapamiętanie
hasła, umożliwiającego otwieranie zapytań ofertowych i formularzy danych. Twoje
hasło jest nadawane arbitralnie przez system Itelix iTender i może być różne u
każdego z klientów (firm, które przesyłają Tobie pliki z zapytaniami ofertowymi
wygenerowanymi przez wspomniany system).
Ustawianie haseł
Po naciśnięciu przycisku Set password wyświetlone zostanie okno ustawiania hasła.
Z dostępnej listy należy wybrać tego klienta, dla którego chcemy ustawić hasło. Na
tym etapie program nie sprawdza poprawności wprowadzonych haseł. Dopiero w
momencie otwierania konkretnego zapytania ofertowego lub formularza danych
poprawność hasła zostanie zweryfikowana. Wówczas, jeśli hasło nie będzie
prawidłowe, wyświetlone zostanie okno, w którym trzeba będzie podać prawidłowe
hasło. Na tym etapie będzie istniała możliwość zapamiętania hasła.
Okno ustawiania hasła
Informacja: Wszystkie hasła przechowywane są w rejestrze systemowym w postaci
zaszyfrowanej.
Your data
W tej sekcji dostępne są opcje związane z aktualizacją Twoich danych,
przechowywanych u klientów.
Dostępne przyciski w sekcji poświęconej aktualizacji danych
Każdy klient (firma, która może przysyłać Tobie pliki z zapytaniami ofertowymi przy
wykorzystaniu systemu Itelix iTender) ma możliwość włączenia funkcji aktualizowania
wybranych informacji (np. danych teleadresowych) przez samych dostawców. Z
jednej strony ułatwia to dostawcom samodzielne aktualizowanie określonych
informacji z nimi związanych, bez potrzeby angażowania klienta w ten proces. Z
drugiej zaś pozwala klientowi na wprowadzanie tylko podstawowych informacji (np.
nazwa firmy i e-mail) na temat dostawców zainteresowanych współpracą i
przerzucenie na nich konieczności wprowadzenia pełnych danych (takich jak profil,
adres, dane urzędowe itp.).
Aby móc edytować własne dane, przechowywane w bazie danych klienta, musisz
posiadać aktualny formularz danych. Możesz go uzyskać od klienta wysyłając do
niego specjalny e-mail, zawierający żądanie nadesłania formularza.
Download data
Aby uzyskać formularz danych należy użyć przycisku Download data. Po jego
naciśnięciu, w wyświetlonym oknie należy wybrać klienta z listy i nacisnąć przycisk
Next.
Okno wyboru zleceniodawcy.
Na następnym ekranie musisz podać swój adres e-mail oraz hasło powiązane z
danym klientem.
Informacja: Jeśli podasz nieprawidłowe dane albo system klienta nie wspiera tej
funkcji otrzymasz stosowną wiadomość na swój adres e-mail.
Po naciśnięciu przycisku Send wyświetli się okno wiadomości, którą należy wysłać na
wypełniony już adres e-mail. Jeśli okno nie otworzyło się, możesz zapisać na dysku
specjalny plik, który następnie należy wysłać na wskazany adres e-mail.
Po otrzymaniu formularza danych, masz 7 dni na jego edycję i ewentualne wysłanie
do systemu klienta.
Update data
Jeśli otrzymałeś już plik formularza danych możesz go otworzyć za pomocą przycisku
Update data. Jeśli formularz danych jest aktualny (nie minęło 7 dni od jego
pobrania), możesz dokonać w nim zmian i wysłać zmiany do systemu klienta za
pomocą przycisku Update your data. Po naciśnięciu tego przycisku wyświetli się okno
wiadomości, którą należy wysłać na wypełniony już adres e-mail.
Informacja: W momencie przetworzenia zmian przez system klienta lub wystąpienia
błędu, otrzymasz stosowną wiadomość e-mail.
Close form
Aby zamknąć plik formularza danych należy wybrać opcję Close form.
Settings
W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na ustawienia aktualizacji oraz serwera
Proxy.
Ustawienia programu
Po naciśnięciu przycisku Program settings wyświetlone zostanie okno, w którym
możemy zdecydować czy program ma codziennie sprawdzać dostępność
aktualizacji oraz ewentualnie zdefiniować ustawienia serwera Proxy (co jest
niezbędne wtedy, kiedy nie masz bezpośredniego dostępu do Internetu).
Updates
W tej sekcji dostępne są opcje związane z aktualizowaniem programu i
wyświetlaniem historii zmian programu.
Dostępne przyciski w sekcji poświęconej aktualizacjom program
Check for updates
Po naciśnięciu przycisku Check for updates program sprawdzi czy jest możliwa
aktualizacja do nowszej wersji. Jeśli tak, wyświetlone zostanie okno z listą zmian i
przyciskiem pozwalającym na dokonanie aktualizacji.
History of changes
Naciśnięcie przycisku History of changes wyświetli okno z listą zmian wprowadzonych
w ostatnich aktualizacjach programu.
Help
W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na wyświetlenie informacji o
producencie programu i licencji.
Informacje na temat programu