0_Dokumenty wielostronicowe

Transkrypt

Formatowanie dokumentów wielostronicowych
Spis treści
1
Style w dokumencie ............................................................................................... 2
1.1
Zasady doboru stylu do poszczególnych akapitów ........................................ 2
1.2
Stosowanie istniejącego stylu ......................................................................... 3
1.3
Modyfikacja istniejącego stylu ....................................................................... 4
1.4
Kopiowanie stylów między dokumentami ..................................................... 7
1.5
Tworzenie automatycznego spisu treści ......................................................... 9
1.5.1 Aktualizacja spisu treści ........................................................................... 11
1.5.2 Opcje spisu treści ...................................................................................... 11
1.6
Zadania do wykonania .................................................................................. 11
2
Odwołania ............................................................................................................. 13
2.1
Przypisy ........................................................................................................ 13
2.2
Cytaty i bibliografia ...................................................................................... 15
2.3
Odsyłacze...................................................................................................... 16
2.4
Indeksy.......................................................................................................... 17
3
Błędy edytorskie ................................................................................................... 19
3.1
Skrajne wiersze przy łamaniu tekstu ............................................................ 19
3.2
Rozdzielone akapity ..................................................................................... 19
3.3
Samotne litery na końcu wiersza .................................................................. 20
3.4
4
Układ dokumentu ................................................................................................. 21
4.1
Podział dokumentu na sekcje ....................................................................... 21
4.2
Redagowanie nagłówków i stopek ............................................................... 22
4.2.1 Podstawowy typ nagłówka i stopki .......................................................... 23
4.2.2 Nagłówek pierwszej strony oraz stron parzystych i nieparzystych.......... 23
4.3
Nagłówek i stopka dla sekcji dokumentu ..................................................... 25
4.4
Numeracja stron ............................................................................................ 27
4.5
© Iwona Zdonek 2014
Style w
2
1 Style w dokumencie
Posługując się edytorem MS Word warto skorzystać z możliwości jaką daje
szybkie formatowanie tekstu z użyciem stylów. Styl to zestaw parametrów
formatowych, któremu nadano określoną nazwę. Parametry o których mowa to
parametry czcionki tj.: rozmiar, rodzaj i atrybuty czcionki oraz parametry akapitu tj.
odstępy między wierszami, odstępy przed i po akapicie, wcięcia, rozmieszczenie
tabulatorów itd. Jeżeli dla każdego akapitu w dokumencie zastosujemy określony styl,
to znacznie ograniczymy żmudne prace redakcyjne nad całym dokumentem. Ponadto
stosowanie niektórych styli wymagane jest dla tworzenia automatycznego spisu treści
dokumentu.
1.1 Zasady doboru stylu do poszczególnych akapitów
Dokument o złożonej treści tj. praca dyplomowa podzielony jest na rozdziały,
podrozdziały i paragrafy. Dla tytułów rozdziałów, podrozdziałów i paragrafów należy
stosować odpowiednio Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3. Dla treści natomiast
styl Normalny (MS Word 2007), Standardowy lub Tekst podstawowy (wersje 972003). Powyższe zasady zobrazowane zostały na poniższym rysunku.
3
Style w dokumencie
1.2 Stosowanie istniejącego stylu
Każdy tworzony na bazie szablonu Normal.dot nowy dokument ma wbudowany
zestaw stylów. Aby dla danego akapitu zastosować istniejący styl należy ustawić się
w tym akapicie i z listy stylów wybrać interesujący nas styl.
Word 2007
W MS Word 2007 z karty Narzędzia główne wybieramy grupę Style i klikamy
interesujący nas styl.
Word od 97 do 2003
W MS Word 97-2003 na pasku narzędziowym Formatowanie z rozwijanej listy
wybieramy interesujący nas styl.
Przykład
Śródtytułom w dokumencie Geneza_Ekonomii nadać odpowiednie style.
Style w
4
1.3 Modyfikacja istniejącego stylu
Aby zmodyfikować styl należy:
Word 2007
1. Na karcie Narzędzia główne w grupie Style kliknąć prawym klawiszem styl, który
ma zostać zmodyfikowany i wybrać opcję
.
2. Wybranie przycisku Formatuj pozwoli na modyfikację wybranych parametrów
formatowych danego stylu, a więc: czcionki, akapitu, tabulatorów itp.
Word od 97 do 2003
1. Wybrać polecenie Styl... z menu Format.
2. Wywołanie tego polecenia spowoduje otwarcie okna dialogowego, w którym
należy podświetlić nazwę stylu, który zamierzamy modyfikować i kliknąć przycisk
;
3. Należy zmodyfikować wybrane parametry stylu takie jak: czcionka, akapit,
tabulatory itp. Po zmodyfikowaniu parametrów stylu należy zatwierdzić zmiany
klikając przycisk OK, a następnie Zastosuj.
Przykład – Automatyczna numeracja rozdziałów
Zadanie polega na tym, by domyślny wygląd styli Nagłówek 1, Nagłówek 2
i Nagłówek 3 zamienić na taki, jak prezentuje poniższy rysunek oaz zastosować je do
formatowania dokumentu Geneza_ekonomii.
Uwaga! Aby automatycznie ponumerować rozdziały, podrozdziały, paragrafy,
konieczne jest po pierwsze: sformatowanie akapitów zawierających tytuły tychże
rozdziałów odpowiednim stylem (zazwyczaj opartym na Nagłówku), a po drugie
wykorzystanie tzw. konspektów numerowania, które w MS Word 2007 występują
w poleceniu listy wielopoziomowej.
5
Style w dokumencie
Rozwiązanie
Word 2007
1. Z karty Narzędzia główne wybrać z grupy Style Nagłówek 1;
2. Z grupy Akapit wybrać polecenie listy wielopoziomowej
listę z biblioteki:
oraz następującą
.
Word od 97 do 2003
1. Z menu Format, wybrać Styl...
2. W oknie dialogowym Styl wybrać do modyfikacji styl Nagłówek 1;
Uwaga! Zaczynamy od Nagłówka 1, gdyż jest to nadrzędny styl w stosunku do
dwóch pozostałych. Style Nagłówek 2 i Nagłówek 3 będziemy przypisywali do
konspektu przy okazji modyfikacji Nagłówka 1;
3. Przystąpić do modyfikacji stylu Nagłówek 1, wybierając przycisk
i opcję
;
4. Wybrać zakładkę Konspekty numerowane i znaleźć konspekt pokazany na
poniższym rysunku, a następnie wybrać przycisk
;
Uwaga! Jeżeli nie można znaleźć konspektu jak na rysunku (Błąd! Nie można
odnaleźć źródła odwołania.), należy przywrócić domyślne ustawienie wszystkim
konspektom, podświetlając każdy z osobna i klikając przycisk Zresetuj.
5. Każdemu poziomowi numeracji z osobna należy przypisać styl. Pierwszemu
poziomowi numeracji przypisujemy Nagłówek 1. Po przypisaniu Nagłówka 1 do
poziomu 1, należy wybrać poziom 2 i przypisać mu Nagłówek 2, a poziomowi 3 –
Nagłówek 3;
Style w
6
Czasami,
na potrzeby redakcyjne dokumentu, konieczne jest utworzenie
własnego stylu. Sposób tworzenia własnego stylu został zobrazowany na poniższym
przykładzie.
Przykład
Utworzyć styl, który będzie przeznaczony do formatowania rysunku. Po zastosowaniu
tego stylu rysunek będzie automatycznie środkowany, a podpis pod rysunkiem będzie
zawsze na tej samej stronie co rysunek. Styl nazwać Rysunek i zapisać w dokumencie
o nazwie własne_style.doc.
Uwaga! Aby rysunek i podpis rysunku współwystępowały na stronie, konieczne jest
w parametrach akapitu zaznaczenie opcji Razem z następnym, w zakładce Podziały
wiersza i strony. Ponadto podpis pod rysunkiem musi wystąpić w akapicie
następującym bezpośrednio po tym akapicie, który będzie sformatowany stylem
Rysunek.
Rozwiązanie
Word 2007
1. Na karcie Narzędzia główne, rozwinąć grupę Style i wybrać przycisk Nowy styl:
;
2. W oknie dialogowym, które się pojawi nadać nazwę stylu: Rysunek i przystąpić do
ustalania założonych parametrów wybierając przycisk
;
3. Wybrać opcję Akapit, a następnie wypełnić wg poniższego wzoru:
7
Style w dokumencie
Word od 97 do 2003
1. Z menu Format wybrać Styl... oraz przycisk
;
2. W oknie dialogowym, które się pojawi nadać nazwę stylu: Rysunek i przystąpić
do ustalania założonych parametrów wybierając przycisk
;
3. W parametrach akapitu należy zaznaczyć: wyrównanie do środka oraz opcję
w zakładce Podziały wiersza i strony.
1.4 Kopiowanie stylów między dokumentami
Zdarza się, iż na potrzeby jednego dokumentu tworzone jest dość liczna grupa
styli, by ułatwić i przyśpieszyć formatowanie tekstu dokumentu. Mimo, że tworzenie
czy modyfikacja stylów nie są skomplikowane, trudno nie zauważyć, że wszystkie te
czynności pochłaniają sporą ilość czasu. Dobrze by było, aby raz ustawione style
można było wykorzystać nie tylko do jednego dokumentu, ale także do wielu innych.
Twórcy MS Word rozumieli tę potrzebę i zaopatrzyli aplikację w mechanizm
umożliwiający kopiowanie stylów między dokumentami. Kopiowanie stylów między
dokumentami zostało zaprezentowane na poniższym przykładzie.
Przykład
Styl Rysunek, utworzony w poprzednim przykładzie skopiować do pliku MS Word:
rozdział1.
Rozwiązanie
Word 2007
1. Utworzyć nowy dokument i zapisać jako rozdział1.docx a następnie go zamknąć;
2. Otworzyć dokument własne_style.docx;
3. Z karty Narzędzia główne rozwinąć grupę Style i wybrać przycisk Zarządzanie
stylami - , a następnie przycisk
;
4. W oknie dialogowym Organizator należy zamknąć szablon globalny Normal.dot,
aby nie dokonywać w nim zmian ;
5. W miejscu przycisku
pojawi się
który należy wybrać, by
odnaleźć dokument, do którego nastąpi kopiowanie styli, czyli dokument
rozdział1.docx;
Style w
8
Uwaga! Przy szukaniu dokumentu rozdział1.docx należy dokonać zmiany opcji
Pliki typu - wybrać: Dokumenty programu Word (*.docx).
6. Z chwilą otwarcia żądanego dokumentu po prawej stronie pojawiają się wszystkie
style dostępne w dokumencie rozdział1.docx (Rys.1). Podświetlenie stylu
Rysunek z dokumentu własne_style.docx i kliknięcie przycisku
pozwoli skopiować go do dokumentu rozdział1.docx.
Rys.1. Kopiowanie styli MS Word 2007
Word od 97 do 2003
1. Utworzyć nowy dokument i zapisać jako rozdział1.doc a następnie go zamknąć;
2. Otworzyć dokument własne_style.doc;
3. Kliknąć na menu Format i wybrać Styl...;
4. Następnie wybrać przycisk
;
5. Wybierając
, należy zamknąć szablon globalny Normal.dot, aby nie
dokonywać w nim zmian;
6. W miejscu przycisku
pojawi się
który należy wybrać, by
odnaleźć dokument, do którego nastąpi kopiowanie styli, czyli dokument
rozdział1.doc;
Uwaga! Przy szukaniu dokumentu rozdział1.doc należy dokonać zmiany opcji
Pliki typu (wybrać „Wszystkie dokumenty programu Word ...”).
7. Z chwilą otwarcia żądanego dokumentu po prawej stronie pojawiają się wszystkie
style dostępne w dokumencie rozdział1.doc. Podświetlenie stylu Rysunek z
dokumentu własne_style.doc i kliknięcie przycisku
pozwoli
skopiować go do dokumentu rozdział1.doc.
9
Style w dokumencie
Uwaga! Aby sprawdzić, czy styl został skopiowany należy otworzyć dokument
rozdział1.doc oraz rozwinąć na pasku formatowania listę styli. Powinien pojawić się
w tym dokumencie dodatkowy styl Rysunek.
1.5 Tworzenie automatycznego spisu treści
Każdy spis treści ściśle wiąże się tekstem dokumentu. Zazwyczaj tekst ten jest
podzielony na rozdziały, podrozdziały i paragrafy, poprzedzone odpowiednimi
tytułami. Tytuły te znajdą się w spisie treści. Aby mogły znaleźć się w automatycznie
tworzonym spisie treści muszą zostać sformatowane stylami odpowiednio:
Nagłówek 1, Nagłówek 2, i Nagłówek 3. W opcjach spisu treści możliwe jest także
określenie innych styli, na bazie których będzie tworzony automatyczny spis treści.
Jeżeli tytuły rozdziałów, podrozdziałów i paragrafów, które mają znaleźć się w spisie
treści nie zostaną sformatowane wspomnianymi stylami, podczas tworzenia
automatycznego spisu treści zostanie wygenerowany komunikat:
A zatem prawidłowe sformatowanie akapitów zawierających tytuły rozdziałów
(podrozdziałów, paragrafów) jest konieczne do wygenerowania spisu treści. Podczas
tworzenia spisu akapity, o określonym stylu, są wyszukiwane i sortowane zgodnie
z ich poziomem, po czym jest im przypisywany numer strony, na której występują
w dokumencie.
Przykład
W pliku Geneza_Ekonomii.doc należy utworzyć automatyczny spis treści.
Style w
10
Rozwiązanie
Word 2007
Z karty Odwołania, grupy Spis treści wybrać polecenie
Spis treści
, a następnie jedną z wbudowanych tabel
automatycznych.
Word od 97 do 2003
1. Uruchomić z menu Wstaw polecenie Indeksy i spisy... i wybrać zakładkę Spis
treści;
2. Wybrać format spisu treści i nacisnąć przycisk OK (Błąd! Nie można odnaleźć
źródła odwołania.).
11
Style w dokumencie
1.5.1 Aktualizacja spisu treści
Czasami utworzony spis treści musi zostać zaktualizowany ze względu na zmiany
wprowadzone w tekście dokumentu.
Word 2007
Po podświetleniu spisu z karty
Odwołania, grupy Spis treści należy
wybrać
, a następnie
wybrać jedną z opcji aktualizacji
Word 97-2003
Po podświetleniu spisu treści należy
wybrać prawym klawiszem myszy
polecenie
, a następnie
jedną z opcji aktualizacji
1.5.2 Opcje spisu treści
Może się zdarzyć, iż zaistnieje konieczność usunięcia lub dołożenia do spisu treści
niektórych akapitów. Wówczas należy skorzystać z opcji spisu treści.
Przykład
W dokumencie Geneza_Ekonomii usunąć Tytuł ze spisu treści tak, by spis treści
rozpoczynała się jak na poniższym wzorze:
Rozwiązanie
Word 2007
1. Z karty Odwołania rozwinąć Spis
treści i wybrać opcję Wstaw spis
treści...
Word 97- 2003
1. Z menu Wstaw wybrać Indeksy
i spisy
2. W oknie dialogowym Spis treści (Indeks i spisy – Word 97-2003) wybrać
przycisk
, a następnie usunąć poziom 1 dla stylu Tytuł:
.
1.6 Zadania do wykonania
Zad.1 Należy utworzyć nowy dokument o nazwie style1.doc. W dokumencie tym
wypisać 5 nazw czcionek dostępnych w MS Word. Każdą nazwę czcionki należy
wpisać od nowego akapitu. Następnie utworzyć dwa nowe style:
Style w
12
txt-własny
nagł1-własny
po czym zastosować styl txt-własny do dwóch pierwszych akapitów, natomiast nagł1własny do kolejnych.
Zad.2 Należy utworzyć dokument style2.doc. Wpisać sześć wybranych nazw pasków
narzędzi MS Word. Każdą nazwę paska narzędzi należy wpisać od nowego akapitu.
Następnie należy przekopiować style txt-własny i nagł1-własny z dokumentu
style1.doc (patrz zadanie 1) do dokumentu style2.doc, po czym należy zastosować
styl nagł1-txt do pierwszych dwóch akapitów, a styl txt-własny do kolejnych dwóch.
Do ostatnich dwóch nazw należy zastosować nowy styl standardowy1 wg wzoru
.
Zad.3 Należy utworzyć dokument style3.doc. Wpisać tekst „Kolory czcionek” a pod
spodem 5 nazw kolorów czcionek dostępnych w MS Word. Następnie przekopiować
styl txt-własny z dokumentu style1.doc i utworzyć na jego bazie styl wylicz-txtwłasny wg wzoru
Zastosować styl txt-własny do tekstu: „Kolory czcionek”, styl wylicz-txt-własny do
pierwszych trzech nazw czcionek.
2 Odwołania
Z odwołań zostaną omówione: przypisy, cytaty i bibliografia, odsyłacze oraz indeksy.
2.1 Przypisy
Przypis jest dodatkową informacją dołączaną do dokumentu, związaną ściśle z danym
fragmentem tekstu. Każdy przypis musi mieć odwołanie w treści w postaci liczby lub
litery, stanowiące znak odsyłacza przypisu. Przypisy mogą być umieszczane na końcu
każdej strony, pod wybraną częścią tekstu lub na końcu całego dokumentu. Stąd mamy
dwa rodzaje przypisów: przypis dolny i przypis końcowy. Numeracja przypisów może
być ciągła w całym dokumencie lub rozpoczynać się wraz z otwarciem nowej sekcji.
Przykład – przypis dolny
Wstawić przypis dolny w tekście dokumentu Geneza_ekonomii jak na poniższym
wzorze:
Rozwiązanie
1. Ustawić kursor na końcu fragmentu tekstu, do którego będzie odnosił się przypis;
Word 2007
2. Na karcie Odwołania wybrać z grupy
Przypisy dolne polecenie Wstaw
przypis
dolny:
lub
nacisnąć
kombinację klawiszy: Alt+Ctrl+J.
Word od 97 do 2003
1. Z menu Wstaw wybrać polecenie
Przypis... lub nacisnąć kombinację
klawiszy: Alt(prawy)+ J.
14
Odwołania
Uwaga! Za pomocą klawiszy skrótu automatycznie wstawiany jest przypis zgodny
z formatem ostatnio używanym. W celu dokonania zmian w formacie przypisu należy
zaznaczyć odsyłacz przypisu i przejść do okna Przypis dolny i przypis końcowy.
Przykład – przypis końcowy dla każdej sekcji
W dokumencie Geneza_Ekonomii na końcu każdego rozdziału wstawić przypisy
końcowe w taki sposób, by dla każdego rozdziału przypisy numerowane były od nowa.
Uwaga! W zadaniu należy podzielić dokument na sekcje
Rozwiązanie
1. Podzielić dokument na sekcje w taki sposób, żeby każdy rozdział był w osobnej
sekcji
Uwaga! Każdy styl Nagłówek 1 zaczyna osobny rozdział, a więc na końcu każdego
rozdziału należy wstawić znak podziału – podział sekcji: następna strona;
2. Ustawić kursor na końcu fragmentu tekstu, do którego będzie odnosił się przypis;
Word 2007
3. Rozwinąć
Word 97- 2003
grupę
Przypisy dolne 2. Z menu Wstaw i wybrać opcję
Przypis... Po uruchomieniu okna
,
a
okno
dialogowe wypełnić jak na rysunku:
Przypis dolny i przypis końcowy
wybrać
;
3. Wybrać
przycisk
,
a następnie
zakładkę
Wszystkie
przypisy końcowe, którą należy
wypełnić wg wzoru:
Dwie pierwsze strony dokumentu powinny przypominać poniższy wzór:
15
Odwołania
2.2 Cytaty i bibliografia
W MS Word 2007 zamiast stosować przypisy do cytowanych pozycji literaturowych
można skorzystać z odwołań typu cytat oraz na ich postawie utworzyć bibliografię.
Bibliografia to lista pozycji literaturowych lub innych, które zostały zacytowane
w tekście dokumentu. Zazwyczaj umieszczana jest na końcu dokumentu.
Przykład
W dokumencie Geneza-ekonomii należy wstawić dwa cytaty:
1. Stachak S.: Wstęp do metodologii nauk ekonomicznych. K i W, Warszawa 1997
2. ...Historia myśli ekonomicznej....
oraz utworzyć na ich podstawie bibliografię.
16
Odwołania
Rozwiązanie
Word 2007
Cytaty:
1. Ustawić kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się cytowanie;
2. Z karty Odwołania, grupy Cytaty i bibliografia wybrać polecenie Styl, aby
wybrać styl cytowania np. ISO 690 – odwołanie numeryczne;
3. Wybrać polecenie Wstaw cytat, a następnie Dodaj nowe źródło...;
4. Uzupełnić wszystkie pozycje cytowanej pozycji literaturowej i zatwierdzić.
Powstanie tym sposobem pierwsze odwołanie numeryczne (1).
Dla drugiego cytatu powtórzyć punkty 1-4 procedury tak by powstało drugie
odwołanie numeryczne (2).
Bibliografia:
1. Ustawić kursor w miejscu gdzie ma pojawić się spis literatury cytowanej;
2. Z karty Odwołania, grupy Cytaty i bibliografia wybrać polecenie Bibliografia
oraz jeden z wbudowanych sposobów jej wstawiania.
2.3 Odsyłacze
Odsyłacze umożliwiają odwołanie się do takich elementów jak: nagłówki, tabele,
rysunki. Są automatycznie aktualizowane po zmianie lub przeniesieniu elementów, do
których są tworzone.
Przykład
W dokumencie Geneza_Ekonomii wstawić odsyłacz do podpisu portretu A. Smitha.
Uwaga! Wstawienie odsyłacza do rysunku możliwe jest tylko wtedy gdy rysunek
zostanie podpisany poleceniem Wstaw podpis z karty Odwołania, grupy Podpisy.
17
Odwołania
Rozwiązanie
1. Ustawić się na końcu frazy gdzie ma zostać wstawiony odsyłacz;
Word 2007
Word 97- 2003
2. Z karty Odwołania, grupy Podpisy 2. Z menu Wstaw wybrać Odsyłacz;
wybrać polecenie Odsyłacz;
3. Okno dialogowe Odsyłacz wypełnić wg wzoru:
2.4 Indeksy
Jednym z elementów dokumentu, który można wykonać automatycznie korzystając
z MS Word, jest indeks. Indeks zawiera listę haseł czyli wyrazów i fraz używanych
w dokumencie wraz z numerami stron, na których występują. Przed przystąpieniem do
tworzenia samego indeksu należy wcześniej wybrać i oznaczyć wszystkie elementy
tekstu, które później będą stanowiły hasła indeksu. Po oznaczeniu wszystkich haseł
należy wybrać odpowiedni układ indeksu i utworzyć kompletny indeks.
Przykład
W dokumencie Geneza_ekonomii oznaczyć hasła indeksu i utworzyć poniższy indeks:
Rozwiązanie
Oznaczanie haseł:
1. Zaznaczyć tekst, który ma być użyty jako hasło indeksu;
Word 2007
Word 97- 2003
2.
Z menu Wstaw wybrać Indeksy
2. Z karty Odwołania, grupy Indeks
i spisy, a następnie Oznacz hasło....;
wybrać polecenie Oznacz hasło;
18
Odwołania
3. Okno dialogowe Oznaczanie hasła indeksu wypełnić wg wzoru:
4. Wybrać Oznacz dla pojedynczego oznaczenia lub Oznacz wszystkie by oznaczyć
wszystkie wystąpienia tego tekstu w dokumencie.
Uwaga!
– Każde oznaczone hasło indeksu wstawione zostaje jako pole {XE ”hasło
indeksu”} w formacie tekstu ukrytego. Jeśli pole XE jest niewidoczne, należy
wybrać przycisk Pokaż/Ukryj ¶ ,
– Przy oznaczaniu hasłem osób należy wpierw zaznaczyć nazwisko. W przeciwnym
wypadku w tworzonym indeksie porządek alfabetyczny zostanie oparty na
imionach.
Tworzenie indeksu:
Word 2007
Word 97- 2003
2.
Z menu Wstaw wybrać Indeks i spisy
1. Z karty Odwołania, grupy Indeks
oraz jeden wbudowanych spisów,
wybrać polecenie Wstaw indeks oraz
np. klasyczny.
jeden z w budowanych spisów
np. klasyczny.
3 Błędy edytorskie
3.1 Skrajne wiersze przy łamaniu tekstu
W poprawne sformatowanych dokumentach wymaga się, by przy przenoszeniu akapitu
pomiędzy stronami (tzw. łamanie tekstu) nie zostawiać pojedynczych wierszy zarówno
na początku, jak i na końcu akapitu. Błędy łamania tekstu w postaci takich samotnych
wierszy znane są pod nazwą sierot (bękartów) i wdów.
Samotny pierwszy wiersz akapitu
na końcu strony- sierota (bękart)
Samotny ostatni wiersz akapitu
na początku strony - wdowa
Aby uniknąć powyższych błędów należy:
Word 2007
Word 97- 2003
Z karty Narzędzia główne, grupy Akapit Z menu Format wybrać Akapit i opcję
wybrać polecenie Kontrola bękartów Kontrola sierot i wdów
i wdów
3.2 Rozdzielone akapity
Czasami, z punktu widzenia estetyki formatowanego tekstu, konieczne jest, by dwa
(lub więcej) akapitów nie były rozdzielane pomiędzy dwie sąsiadujące strony.
Przykładem takiej sytuacji może być rysunek i jego podpis, które muszą znajdować się
razem na tej samej stronie. Innym przykładem może być konieczność
współwystępowania na tej samej stronie akapitu zawierającego dwukropek
20
Błędy edytorskie
i następujących po nim (nie koniecznie wszystkich) akapitów zawierających listę
punktowaną lub numerowaną.
Aby zatrzymać akapity na jednej stronie należy skorzystać z opcji Razem
z następnym:
.
Word 2007
Word 97- 2003
Z karty Narzędzia główne, grupy Akapit Z menu Format wybrać Akapit i opcję
wybrać polecenie Razem z następnym Razem z następnym (zakładka Podział
(zakładka Podział wiersza i strony)
wiersza i strony)
3.3 Samotne litery na końcu wiersza
Do częstych błędów edytorskich należy też pozostawianie samotnych liter na końcu
wiersza takich jak: w, z, i, a, o, u, które w każdym tekście występują z innymi
wyrazami w związkach językowych (np. w domu, z nami itp.). Aby uniknąć błędu
związanego z pozostawieniem pojedynczej litery na końcu wiersza należy zastosować
tzw. twardą spację [CTRL+SHIFT+SPACJA]. Wówczas po włączeniu przycisku
widoczna jest jako .
Pokaż/Ukryj
Najczęściej stosowane łączniki formatowania prezentuje poniższe zestawienie:
Niektóre znaczniki formatowania:
znacznik końca akapitu (Enter)
spacja
twarda spacja
łącznik opcjonalny
Zad. 1. Dokument Geneza_ekonomii sprawdzić pod kątem błędów edytorskich.
4 Układ dokumentu
4.1 Podział dokumentu na sekcje
Sekcja jest to część dokumentu, do której zostały zastosowane konkretne opcje
formatowania. Za pomocą sekcji można różnicować układ dokumentu pomiędzy
stronami lub w obrębie jednej strony. Wystarczy wstawić podziały sekcji, aby
podzielić dokument na sekcje, a następnie sformatować odpowiednio każdą sekcję.
Można zmieniać następujące formaty sekcji: marginesy, rozmiar lub orientację strony,
źródło papieru w drukarce, obramowania stron, wyrównanie pionowe, nagłówki
i stopki, kolumny, numerowanie stron, numerowanie wierszy oraz przypisy dolne
i końcowe. Należy pamiętać, że podział sekcji steruje formatowaniem sekcji
w tekście, który go poprzedza. Jeżeli np. usuniemy podział sekcji, tekst go
poprzedzający stanie się częścią następnej sekcji i przyjmie jej formatowanie.
Przy rozpoczęciu pracy z nowym dokumentem edytor Word traktuje cały tekst
zapisany w tym dokumencie jako jedną sekcję. Jeżeli zachodzi konieczność ustawienia
w różnych fragmentach dokumentu różnych parametrów formatowych strony, należy
wstawić w odpowiednich miejscach znaki podziału na sekcje, aby podzielić dokument
na odrębne części formatowe strony. Następnie należy sformatować poszczególne
części wg własnych potrzeb. Sposób podziału na sekcje prezentuje poniższy przykład.
Przykład
Utworzyć dokument jak na poniższym wzorze:
Rozwiązanie
Aby utworzyć dokument jak na wzorze, należy podzielić go na trzy sekcje i sekcji
drugiej nadać orientację poziomą.
Word 2007
1. Utworzyć dwie strony dokumentu (skrótem CTRL+ Enter dodajemy nową stronę);
22
Błędy edytorskie
2. Na stronie drugiej w drugim akapicie wstawić znak podziału sekcji – z karty Układ
strony wybrać polecenie Znaki podziału:
Następna strona;
oraz sekcję typu
3. Na utworzonej tym sposobem trzeciej stronie z karty Układ strony należy wybrać
, gdzie ustala się orientację poziomą strony
polecenie Orientacja:
(a dokładnie drugiej sekcji dokumentu);
4. Wstawić kolejną – czwartą stronę dokumentu (Ctrl+Enter), której orientacja będzie
automatycznie pozioma;
5. W drugim akapicie strony czwartej wstawić znak podziału sekcji typu Następna
strona;
6. Utworzonej tym sposobem piątej stronie dokumentu nadać orientację pionową.
Word od 97 do 2003
1. Utworzyć dokument, zawierający pięć stron (kolejne puste strony dodajemy
kombinacją klawiszy Ctrl + Enter);
2. Ustawić się na drugiej stronie i wstawić znak podziału sekcji,
3. Ustawić się na czwartej stronie dokumentu i wstawić znak podziału sekcji
4. Ustawić się w drugiej sekcji dokumentu i w ustawieniach strony zaznaczyć
orientację poziomą dla tej sekcji
4.2 Redagowanie nagłówków i stopek
Profesjonalnie tworzone dokumenty nie mogą być pozbawione takich elementów
jak nagłówek, stopka czy numer strony. W tradycyjnych pismach wysyłanych przez
firmy do ich interesantów nagłówek zazwyczaj rezerwowany jest na nazwę i logo
firmy, natomiast stopka zawiera wszystkie niezbędne informacje do kontaktu z firmą
takie jak adres, telefon, e-mail, czy adres strony WWW.
MS Word daje szerokie możliwości formatowania nagłówka i stopki. Dla
najprostszego typu nagłówka i stopki charakterystyczne jest to, że raz zredagowane
będą niezmienne na każdej stronie. W celu uatrakcyjnienia dokumentu istnieje jednak
możliwość różnicowania nagłówków i stopek. Użytkownik może więc utworzyć inny
nagłówek i/lub stopkę dla strony pierwszej swojego dokumentu. Może również
zdecydować się na różne nagłówki i/lub stopki na stronach parzystych a inne na
nieparzystych. Można także podzielić dokument na sekcje i utworzyć dla każdej z nich
oddzielny nagłówek i/lub stopkę. Nagłówek i stopka nie muszą zawierać tylko tekstu.
W celu ich uatrakcyjnienia warto wstawić elementy graficzne, numery stron, datę itp.
23
Błędy edytorskie
4.2.1
Podstawowy typ nagłówka i stopki
Word 2007
W MS Word 2007 wstawianie nagłówka lub stopki możliwe jest za pomocą opcji z
grupy Nagłówek i stopka na karcie Wstawianie. W trybie projektowania nagłówka
lub stopki towarzyszy poniższy pasek narzędziowy (Rys. 4.1):
Rys. 4.1. Pasek narzędziowy nagłówków i stopek MS Word 2007
Word od 97 do 2003
Aby wprowadzić pożądane informacje do nagłówka lub stopki strony należy
wybrać polecenie Nagłówek i stopka z menu Widok. Pojawi się wówczas nowy pasek
narzędziowy (Rys. 4.2):
Rys. 4.2. Pasek narzędziowy nagłówka i stopki MS Word 97-2003
Wstaw numer strony
Wstaw liczbę stron
Formatuj numerację stron
Wstaw datę
Wstaw godzinę
4.2.2
Ustawienia strony
Pokaż/Ukryj tekst dokumentu
Przełącz nagłówek/stopka
Pokaż poprzednie
Pokaż następne
Nagłówek pierwszej strony oraz stron parzystych i nieparzystych
Przykład
W dokumencie należy utworzyć nagłówki i stopki wg poniższego wzoru:
24
Błędy edytorskie
Rozwiązanie
Word 2007
1. Utworzyć dokument, zawierający 3 strony (dodawanie kolejnej strony: Ctrl+Enter);
2. Z karty Wstawianie, grupy Nagłówek i stopka wybrać polecenie Nagłówek
(opcja: Puste);
3. Na pasku narzędziowym nagłówka i stopki (Rys. 4.1) w grupie Opcje wybrać:
oraz
;
4. Redagowanie nagłówków:
a. Wstawić logo do nagłówka strony pierwszej i podkreślić dolną krawędzią,
b. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej przyciskiem
Wpisać tekst: „Tytuł dokumentu”, podkreślić dolną krawędzią,
.
c. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej przyciskiem
Wpisać tekst: „Autor dokumentu”, podkreślić dolną krawędzią.
.
Word od 97 do 2003
1. Utworzyć dokument, zawierający 3 strony, w którym będą tworzone nagłówki
i stopki (dodawanie kolejnej strony: Ctrl+Enter);
2. Z menu Widok wybrać polecenie Nagłówek i stopka;
3. Kliknąć przycisk ustawienia strony
na pasku narzędziowym Nagłówek i stopka;
4. W oknie dialogowym Ustawienia strony wybrać zakładkę Układ i zaznaczyć
następujące opcje:
oraz
.
5. Redagowanie nagłówków:
a. Wstawić logo do nagłówka strony pierwszej i podkreślić dolną krawędzią,
b. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej przyciskiem
„Tytuł dokumentu”, podkreślić dolną krawędzią,
. Wpisać tekst
25
Błędy edytorskie
c. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej przyciskiem
tekst: „Autor dokumentu”, podkreślić dolną krawędzią.
. Wpisać
4.3 Nagłówek i stopka dla sekcji dokumentu
Aby mieć możliwość tworzenia różnych nagłówków i stopek dla różnych sekcji
należy najpierw podzielić dokument na sekcje (patrz rozdział 4.1). Różnicowanie
nagłówków i stopek ze względu na sekcje jest możliwe wówczas gdy zostanie
przerwane połączenie dla między sekcjami. W przypadku gdy połączenie to zostanie
zachowane, to po dokonaniu zmiany w nagłówku lub stopce w danej sekcji ten sam
nagłówek lub stopka zostają automatycznie zmienione we wszystkich sekcjach
dokumentu. Tworzenie nagłówków i stopek dla sekcji dokumentu ilustruje poniższy
przykład.
Przykład
Dla pliku z przykładu w podrozdziale 4.1 (Podział dokumentu na sekcje) utworzyć
nagłówki tak, aby: na stronie pierwszej i piątej pojawił się nagłówek „Tytuł
dokumentu”, na drugiej „Autor dokumentu”, a nagłówki strony trzeciej i czwartej bez
tekstu, lecz z podkreśleniem. Wygląd dokumentu na podglądzie prezentuje poniższy
rysunek.
Rozwiązanie
Aby utworzyć dokument jak na wzorze, należy podzielić go na trzy sekcje, sekcji
drugiej nadać orientację poziomą. Nagłówki zróżnicować ze względu na parzystą
i nieparzystą stronę oraz zerwać połączenie między nagłówkiem pierwszej i trzeciej
strony, a także drugiej i czwartej.
Word 2007
1. Otworzyć pięciostronicowy dokument z podziałem na trzy sekcje, utworzony
w podrozdziale 4.1;
2. Z karty Wstawianie, grupy Nagłówek i stopka wybrać polecenie Nagłówek,
a z wbudowanych nagłówków wybrać pusty.
26
Błędy edytorskie
3. Ze
wstęgi
Narzędzia
nagłówków
;
i
stopek,
grupy
Opcje,
wybrać
4. Wpisać pierwszy z nagłówków: „Tytuł dokumentu” i ze wstęgi Narzędzia główne,
grupy Akapit wybrać podkreślenie dolną krawędzią
. Tym sposobem powstał
nagłówek strony nieparzystej sekcji 1;
5. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 1 za pomocą przycisku
, i wpisać „Autor dokumentu” i podkreślić dolną krawędzią;
6. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej sekcji 2 za pomocą przycisku
, a wstępnie zerwać połączenie między sekcją pierwszą i drugą za
pomocą przycisku
. Nie wpisywać tekstu, użyć dolnej krawędzi
do podkreślenie akapitu;
7. Przełączyć się do nagłówka strony parzystej sekcji 2 i postąpić jak w punkcie 6;
8. Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej sekcji 3, zerwać połączenie między
sekcją 2 i 3 i wpisać „Tytuł dokumentu”, podkreślić dolną krawędzią.
Word od 97 do 2003
1. Otworzyć pięciostronicowy dokument z podziałem na trzy sekcje, utworzony
w podrozdziale 4.1;
2. Z menu Widok wybrać polecenia Nagłówek i stopka;
3. W ustawieniach strony
włączyć opcję
;
4. Na pierwszej stronie wpisać do nagłówka tekst: : „Tytuł dokumentu” i zaznaczyć
dolną krawędź;
5. Za pomocą przycisku Pokaż następne
przełączyć się do nagłówka strony
parzystej sekcji 1 i wpisać nagłówek „Autor dokumentu” oraz zaznaczyć dolną
krawędź;
nieparzystej sekcji 2, a następnie zerwać połączenie miedzy sekcją 1 i 2 na stronach
nieparzystych -przycisk
. Nie wpisywać tekstu, zaznaczyć dolną krawędź;
parzystej sekcji 2 i wykonać te same operacje, jak w punkcie 6;
8. Ponownie przełączyć się między sekcjami do nagłówka strony nieparzystej sekcji 3
i zerwać połączenie między sekcją 2 i 3, a następie wpisać „Tytuł dokumentu”
i zaznaczyć dolną krawędź.
27
Błędy edytorskie
4.4
Numeracja stron
Omawianie nagłówków i stopek wymaga także komentarza nt. numerowania stron.
Word 2007
1. Z karty Wstawianie z grupy Nagłówek i stopka należy wybrać polecenie Numer
strony:
i określić, w którym miejscu ma zostać wstawiony numer
strony;
2. Jeżeli numeracja ma zacząć się od wyższego numeru należy kliknąć polecenie
i ustalić numer, od którego mają być numerowane strony
w dokumencie;
Uwaga! Okno dialogowe Format numeru strony umożliwia również dokonanie
wyboru formatu liczb wyświetlanych jako domyślne numery stron oraz możliwość
dodania numeru rozdziału bądź kontynuowania numeracji z poprzedniej sekcji.
Word od 97 do 2003
1. Z menu Wstaw należy wybrać polecenie Numery stron...
Pojawi się wówczas okno dialogowe, które pozwala m.in. ustalić położenie numeru
na stronie i jego wyrównanie;
2. Jeżeli numeracja ma zacząć się od wyższego numeru, należy wcisnąć przycisk
Format..., po czym ustalić numer, od którego ma zacząć się numeracja stron
w dokumencie.
28
Błędy edytorskie
Zad.1 Utworzyć dokument jak na poniższym wzorze:
Zad. 2 W nagłówku umieścić nazwę firmy utworzoną jako tekst ozdobny. Wstawić
miejscowość i datę napisania pisma. W stopce umieścić adres, telefon, e-mail, adres
strony www firmy. Dodać odpowiednie znaki graficzne. Nagłówek i stopkę oddzielić
podwójną linią od treści dokumentu.
Zad.2 W nagłówku strony pierwszej umieścić tytuł publikacji. Oddzielić pojedynczą
linią. Pod linią wstawić miejsce i rok wydania publikacji. W nagłówku strony
nieparzystej umieścić tytuł artykułu po lewej stronie i numer strony po prawej stronie
nagłówka. W nagłówku strony parzystej umieścić nazwisko autora artykułu po prawej
stronie i numer strony po lewej stronie nagłówka.
Zad.3 W nagłówku strony parzystej z lewej strony umieścić numer strony a na środku
tytuł rozdziału nagłówku strony nieparzystej z prawej strony umieścić numer strony
a na środku tytuł aktualnego podrozdziału.

0_Dokumenty wielostronicowe

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zadania dodatkowe Zadania klasa 1 Zadania klasa 3

Harmonogram Akademii Bezpiecznego Kierowcy w

Ćwiczenie - MBM - Edytor tekstu Ćwiczenie polega na dodaniu do

Microsoft Office Word 2007 Kurs podstawowy

Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Rzeszowie podjął

Wykorzystanie stylów w edytorze tekstu

~::~ca - Centrum Konferencyjne WPP

SZKOLENIE - Akademia ASAP

MS Word podstawy pracy

Ćwiczenia 5 –9/10 listopad 2010 r. Słowniczek pojęcie czcionki i