simple.eod - SIMPLE SA

SIMPLE.EOD
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
www.simple.com.pl
SIMPLE.EOD
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
SIMPLE.EOD to innowacyjna platforma
internetowa do efektywnego zarz¹dzania
p ro c e s a m i i e l e k t ro n i c z n e g o o b i e g u
dokumentów. Jest to zintegrowany system
informatyczny gwarantuj¹cy m.in.
bezpieczeñstwo przechowywanych informacji,
monitoring i usprawnienie organizacji pracy,
szybkoœæ dostêpu do uporz¹dkowanych
danych, intuicyjnoœæ obs³ugi.
Dziêki zastosowaniu SIMPLE.EOD wszystkie
przetwarzane w przedsiêbiorstwie dokumenty
mog¹ zostaæ sklasyfikowane w jednym
cyfrowym archiwum. Ka¿dy proces decyzyjny
dotycz¹cy przetwarzania informacji mo¿e
zostaæ zamodelowany w systemie w przystêpny
i zrozumia³y sposób. Pracownicy uzyskaj¹
dostêp do narzêdzi pozwalaj¹cych na szybki
wgl¹d w dokumenty, realizacjê przydzielonych
zadañ i podejmowanie decyzji nale¿¹cych
jedynie do ich zakresu uprawnieñ
i odpowiedzialnoœci.
Modu³owa budowa systemu SIMPLE.EOD
zapewnia mo¿liwoœæ elastycznego
dostosowywania rozwi¹zania do wymagañ
Klienta.
WYBRANE MODU£Y FUNKCJONALNE:
Kancelaria:
Workflow (Engine):
modu³ umo¿liwiaj¹cy rejestracjê
korespondencji przychodz¹cej, wewnêtrznej
i wychodz¹cej z funkcj¹ dalszej dekretacji oraz
generatorem kodów kreskowych. Modu³
udostêpnia równie¿ mo¿liwoœæ pod³¹czania
skanów dokumentów i ich wstêpnego opisania.
modu³ platformy do zarz¹dzania i automatyzacji
procesów w firmie. Wspomaganie pracy
grupowej. Definiowanie i kontrola obiegu
dokumentów wraz z mo¿liwoœci¹ okreœlania
œcie¿ek decyzyjnych, zakresu wymienianych
informacji, ról/osób uczestnicz¹cych w procesie
i zakresu posiadanych uprawnieñ.
Ustawienia:
Obs³uga spraw :
modu³ platformy umo¿liwiaj¹cy personalizacjê
systemu w zale¿noœci od preferencji i uprawnieñ
u¿ytkownika koñcowego. Udostêpnione
elementy do profilowania to m.in.: umieszczanie
skrótów poszczególnych modu³ów i aplikacji na
pulpicie, ustawienia modu³ów i aplikacji
uruchamianych automatycznie po poprawnym
logowaniu, ustawienia modu³ów i aplikacji
szybkiego startu itp.
modu³ platformy zapewniaj¹cy miejsce pracy
u¿ytkowników w kontekœcie ich uczestnictwa
w procesach. Udostêpniaæ on listê zadañ
skierowanych do realizacji przez zalogowanego
w systemie u¿ytkownika i odpowiednie widoki
do ich wykonywania w tym listy procesów
poszczególnych rodzajów wraz z mo¿liwoœci¹
zapoznania siê ze szczegó³owymi informacjami
o stanie ich realizacji.
Rejestr dokumentów:
Modeler procesów BPM:
modu³ platformy przeznaczony do
gromadzenia w formie elektronicznej
d o k u m e n t ów z w i ¹ z a n y c h z o b i e g i e m
i procesami zachodz¹cymi w organizacji.
modu³ platformy wspieraj¹cy projektowanie
procesów i obiegu pracy na poziomie
modelowania biznesowego
i programistycznego.
Administrator:
Edytor klas dokumentów:
modu³ platformy udostêpniaj¹cy szereg
narzêdzi administracyjnych: zarz¹dzanie
u ¿ y t kow n i k a m i , z a r z ¹ d z a n i e g r u p a m i
u¿ytkowników, zarz¹dzanie uprawnieniami,
zarz¹dzanie konfiguracj¹, monitoring (historia
logowañ) itp.
modu³ platformy do konfiguracji atrybutów dla
elektronicznej reprezentacji dokumentów. Typy
dokumentów wykorzystywane s¹ w ramach
silnika workflow oraz do budowy rejestrów
danych przechowywanych w systemie.
Chat (Private Messages):
Ankiety:
modu³ platformy do komunikacji i wymiany
informacji pomiêdzy u¿ytkownikami systemu.
modu³ platformy do definiowania i publikacji
ankiet oraz gromadzenia i raportowania
wyników
Jednostki organizacyjne:
Rejestr kontrahentów:
modu³ platformy do definiowania i zrz¹dzania
hierarchiczn¹ struktur¹ organizacyjn¹
przedsiêbiorstwa.
modu³ platformy s³u¿¹cy do zarz¹dzania
kartotek¹ kontrahentów systemu wraz z opcj¹
d e f i n i ow a n i a ko n t a k t ów p ow i ¹ z a n y c h
z kontrahentem.
Rejestr osób:
Nieobecnoœci i urlopy:
modu³ platformy s³u¿¹cy do zarz¹dzania
osobami bêd¹cymi zarówno pracownikami
firmy jak i podmiotami zewnêtrznymi.
modu³ platformy do zarz¹dzania
upowa¿nieniami dostêpu do systemu w imieniu
zastêpowanej osoby.
Baza wiedzy:
Kontakty:
modu³ platformy przeznaczony do tworzenia
archiwum dokumentów i bazy wiedzy,
pozwalaj¹cy na tworzenie sekcji systemowych
i prywatnych definiowanych w dowolnej
strukturze drzewiastej wraz z dostêpem do
danych zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
Dostêpne opcje to wersjonowanie
sk³adowanych materia³ów z mo¿liwoœci¹
odtworzenia wersji poprzedniej, definiowanie
tagów / etykiet dla przechowywanych wpisów
oraz wyszukiwanie pe³notekstowe.
modu³ platformy stanowi¹cy zbiór kontaktów
wewnêtrznych i zewnêtrznych w podziale na
dane publiczne i prywatne. Oferowanym
elementem na poziomie modu³u kontaktów jest
równie¿ profil u¿ytkownika na podstawie
którego tworzona jest wizytówka osoby
w kontaktach (zdjêcie pracownika, dane
dodatkowe).
Kalendarz:
Og³oszenia:
modu³ platformy umo¿liwiaj¹cy tworzenie
publicznych i prywatnych kalendarzy z opcj¹
udostêpniania wybranym u¿ytkownikom lub
grupom u¿ytkowników. Modu³ posiada funkcjê
powiadomieñ i tworzenia zdarzeñ
jednorazowych lub cyklicznych.
modu³ platformy przeznaczony do definiowania
og³oszeñ dla wskazanych u¿ytkowników lub
grup u¿ytkowników na zasadzie skrzynki
nadawczo – odbiorczej. Istnieje opcja tworzenia
og³oszeñ wymagaj¹cych potwierdzenia
przeczytania przez odbiorcê.
API:
Modu³y dedykowane:
m o d u ³ p l a t f o r m y o d p ow i e d z i a l n y z a
udostêpnianie danych i integracje
z zewnêtrznymi systemami w oparciu
o standardy komunikacji.
opracowane i dostosowane do indywidualnych
potrzeb Klienta
KORZYŒCI I ZALETY SYSTEMU:
Automatyzacja i przyspieszenie obiegu
?
?
Stworzenie centralnego archiwum
danych kadrowo-p³acowych w organizacji
oraz wzrost wydajnoœci pracy,
korespondencji przychodz¹cej
i wychodz¹cej,
?
Natychmiastowy dostêp do dokumentów
?
Raportowanie przep³ywu korespondencji
archiwalnych skraca czas poœwiêcany przez
pracownika na wyszukanie dokumentu,
(statystyka wp³ywu i wyp³ywu korespondencji
z uwzglêdnieniem aktywnoœci nadawców
i adresatów),
?
Zwiêkszenie bezpieczeñstwa dostêpu do
dokumentów poprzez elastyczny system
uprawnieñ,
?
Skrócenie czasu realizacji poszczególnych
czynnoœci zwi¹zanych z obs³ug¹
korespondencji,
?
Centralizacja archiwum i zdalny dostêp –
dokumenty znajduj¹ siê w jednym miejscu,
mo¿na je przesy³aæ ze zdalnych lokalizacji,
a dostêp do nich jest mo¿liwy (przy
odpowiednich zabezpieczeniach
i autoryzacji) nawet z ka¿dego miejsca na
œwiecie,
?
Dany dokument mo¿e ogl¹daæ wielu
u¿ytkowników na raz, niezale¿nie od tego
gdzie siê znajduj¹,
?
Redukcja
kosztów zwi¹zanych
z przechowywaniem dokumentów
papierowych – po zeskanowaniu materia³ów
nie bêdzie koniecznoœci przechowywania ich
w dotychczasowej formie i lokalizacji,
?
Usprawnienie i przyspieszenie procedur,
?
Zwiêkszenie
bezpieczeñstwa
przechowywania dokumentów poprzez
umieszczenie wszystkich informacji o nich
w jednym, zintegrowanym systemie
informatycznym,
Tradycyjny sposób zarz¹dzania dokumentami
i przetwarzania informacji staje siê coraz
wiêksz¹ barier¹, ograniczaj¹c¹ wzrost
efektywnoœci dzia³ania.
Zarz¹dzaj, kataloguj i udostêpniah
dokumenty oraz informacje z nimi zwi¹zane
droga elektroniczn¹ z SIMPLE.EOD!
?
Tworzenie dzienników pocztowych zgodnych
i akceptowanych przez Pocztê Polsk¹,
?
Uporz¹dkowanie i przyspieszenie obs³ugi
korespondencji w firmie,
?
Poprawa terminowoœci za³atwianych
spraw,
?
Ograniczenie papierowego obiegu
dokumentów,
?
Precyzyjne
okreœlenie czasu
wykonywanego zadania,
?
Efektywniejsza
komunikacja
pracowników wypracowana poprzez
standardowe œcie¿ki obiegu i jasne
procedury,
?
Mo¿liwoœæ rozszerzenia systemu o nowe
funkcje.
SIMPLE S.A.
ul. Bronislawa Czecha 49/51
04-555 Warszawa
tel.: (22) 812 58 98
fax.: (22) 815 49 83
[email protected]