2 Ogłoszenie konkursu ofert PZZ na 2017

Załącznik do Uchwały
Prezydium Zarządu Polskiego Związku Zapaśniczego
z dnia 2.08.2016 w sprawie ogłoszenia konkursu ofert na organizację imprez zapaśniczych w roku 2017.
OGŁOSZENIE KONKURSU OFERT
NA ORGANIZACJĘ IMPREZ W ZAPASACH W ROKU 2017.
Termin ogłoszenia konkursu: 23.08.2016 r.
Cel konkursu
1. Celem przeprowadzenia konkursu ofert jest zlecenie organizacji zadań klubom zapaśniczym oraz
WOZZ, określonych w Kalendarzu Imprez PZZ na rok 2017, w ramach realizacji zadań Polskiego
Związku Zapaśniczego.
2. Projekt Kalendarza Imprez na rok 2017 był publikowany na stronie związku/komunikaty związkowe,
celem konsultacji środowiskowej i zgłaszaniu uwag do 15 sierpnia 2016 r.
3. Konkursem objęte są zadania ujęte w projekcie Kalendarza Imprez PZZ’ 2017, będącym
załącznikiem nr 1 do ogłoszenia.
4. Polski Związek Zapaśniczy zastrzega sobie wprowadzanie zmian do Kalendarza Imprez PZZ’ 2017
w trakcie roku, uzasadnionych decyzjami Ministra Sportu i Turystyki oraz zmianami wynikającymi z
decyzji wewnętrznych, w tym związanych z rezygnacją lub zmianą oferenta, zmianą terminu
i miejsca imprezy lub jej odwołania.
5. W konkursie mogą wziąć udział tylko członkowie PZZ, którzy mają uregulowane składki.
Zasady realizacji zadań
1. Organizatora obowiązuje zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy zgodnie z wymogami
regulaminów organizacyjnych zawodów;
a) UWW - przy organizacji imprez międzynarodowych;
b) Regulaminu organizacyjno-sportowego PZZ (z załącznikami) na rok 2017;
2. Organizator realizuje zapisy umowy m.in. w zakresie:
 zabezpieczenia nagród zgodnie z zapisem „Regulaminu organizacyjno-sportowego” i uchwałą
Zarządu w sprawie ustalenia wysokości kwoty na nagrody w poszczególnych kategoriach
wiekowych, podjętą na rok 2017, przy czym do nagród rozliczanych z opłat startowych nie zalicza się
nagród regulaminowych,
 opracowania planu promocyjnego imprezy i jego realizacji wraz z informacją o programie,
w tym: współpraca z mediami, umieszczenie informacji i logotypów oraz wymaganych przez MSiT
zapisów o środkach pochodzących z dotacji w materiałach promocyjnych, w publikacjach
drukowanych, na stronach internetowych, w mediach społecznościowych,
 wykonania banerów z nazwą imprezy i logotypami, z uwzględnieniem wymiarów podanych
w umowie,
 uzyskania zgody lub poparcia władz samorządowych, wymaganych dla imprez rangi Mistrzostw
Polski Seniorów, innych zawodów, Turnieje : Ziółkowski, Pytlasiński i Poland Open,
 zapewnienia bezpieczeństwa i porządku oraz odpowiedniej do ilości uczestników pomocy
medycznej,
 przekazania do PZZ na minimum 2 (dwa) miesiące przed zawodami komunikatu dotyczącego zadania
i preliminarza imprez, na określonych formularzach PZZ,
 przeprowadzenia ceremonii otwarcia i dekoracji zwycięzców w odpowiedniej oprawie,
oraz dekoracji zwycięzców na tle tzw. ściany z logotypami organizatorów i sponsorów,
 ubezpieczenia organizacji zawodów OC i zawarcia umowy NWW na czas trwania zadania,
 zapewnienia warunków do badań antydopingowych,
 zapewnienie zespołu organizacyjnego, gwarantującego obsługę zadania na najwyższym poziomie,
 prawidłowe rozliczenie końcowego zadania, wydania komunikatu, złożenia sprawozdania
merytorycznego, uwzględniającego osiągnięty cel zadania,
 zwrotu kwoty dotacji w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków
finansowych pochodzących z dotacji ministerstwa,
3. W zakresie możliwości dofinansowania organizacji imprezy ze strony PZZ obowiązują zarządzenia i
decyzje Ministra Sportu i Turystyki w sprawie organizacji imprez mistrzowskich w zapasach ze
środków budżetowych i z FRKF.
4. Niedopuszczalne jest oferowanie wyższych stawek zakwaterowania i wyżywienia dla zawodników od
cen indywidualnego zakwaterowania w danym obiekcie i w tym samym terminie. Wskazane jest
oferowanie różnych standardów zakwaterowania, z zachowaniem pierwszeństwa dla zgłoszeń w
terminie i bez prawa roszczeń w tym zakresie dla zgłoszeń po terminie.
5. Każda impreza podlega ocenie dokonywanej przez delegata technicznego PZZ, któremu organizator
ma obowiązek udzielić informacji w zakresie realizowanego zadania oraz wykonać zalecenia
wskazane przez delegata.
6. Organizator po zakończeniu zawodów przekazuje Raport Partnerski, którego wzór otrzyma jako
załącznik do umowy, wraz z przekazaniem dokumentacji rozliczeniowej imprezy do PZZ w
wymaganym terminie.
7. Organizator jest zobowiązany do przestrzegania zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych.
8. UWAGA: Organizatora obowiązuje rozmieszczenie reklam sponsorów PZZ zgodnie z projektem
(zatwierdzonym w PZZ) , uwzględniającym ceremonię otwarcia, walki finałowe, transmisje TV oraz
dekoracje zwycięzców.
Tryb rozpatrywania ofert
1. Biuro PZZ rejestruje oferty z datą wpływu i przechowuje w zamkniętej kopercie do dnia posiedzenia
Komisji Konkursowej.
2. Oceny ofert dokonuje Komisja konkursowa.
3. Rozpatrzeniu podlegają wyłącznie oferty złożone na załączonym do ogłoszenia druku (załącznik nr
2) w wyznaczonym terminie, spełniające wymogi formalne.
4. Komisja nie rozpatruje pism deklarujących chęć organizacji imprezy.
5. W przypadku błędów formalnych i konieczności uzupełnienia informacji Komisja konkursowa, zwróci
się do oferenta celem zwrotnego uzupełnienia informacji. W przypadku jej nie uzyskania w
wyznaczonym terminie oferta pozostanie bez rozpatrzenia.
6. Komisja nie rozpatruje ofert, które wpłyną po terminie.
7. Komisja nie rozpatruje ofert bez wymaganych podpisów osób upoważnionych.
8. Rozstrzygniecie konkursu oraz zatwierdzenie kalendarza na rok 2017 nastąpi w drodze uchwały
podjętej przez Zarząd PZZ.
9. Wykaz wszystkich złożonych ofert zostanie opublikowany na stronie www.zapasy.org.pl
10. Nie przewiduje się protestów i odwołań dotyczących wyboru oferty.
Komisja Konkursowa
1. W skład Komisji Konkursowej wchodzi prezes PZZ lub wyznaczony przez niego członek Zarządu oraz
przewodniczący i członek Komisji Organizacji Imprez. W komisji może uczestniczyć w charakterze
obserwatora Przewodniczący Komisji Rewizyjnej PZZ lub jego zastępca.
2. Komisja sporządza wykaz ofert oraz protokół z wyborem ofert spełniających kryteria konkursu co
najmniej 3 dni przed planowanym terminem posiedzenia Zarządu PZZ i przedstawia Zarządowi
proponowanych organizatorów imprez do zatwierdzenia w drodze podjęcia uchwały .
Kryteria wyboru oferty
1. Komisja konkursowa ustala następujące kryteria wyboru oferty:
1) merytoryczne: miejsce zawodów, warunki pobytowe, plan promocji, deklarację zabezpieczenia i
proponowaną wartość nagród, warunki bezpieczeństwa ;
2) finansowe: planowany koszt, zabezpieczenie środków własnych, rzetelność i adekwatność
przedstawionych kosztów, wkład osobowy np. świadczenia wolontariuszy, praca społeczna
członków klubu;
3) organizacyjne: proponowana jakość wykonania zadania, zabezpieczenie kadrowe, wsparcie
samorządu, sponsorów, dotychczasowe doświadczenie.
2. Oferenci powinni składać oferty na organizację imprez w tych stylach, w których się specjalizują.
3. Komisja weźmie pod uwagę dotychczasową ocenę realizacji zleconych zadań i współpracę z PZZ oraz
zostaną uwzględnione inne informacje dołączone przez oferenta, proponowane działania, mogące
mieć wpływ na wybór oferty.
4. Przy rozpatrywaniu ofert zostanie wzięta pod uwagę rzetelność wypełnienia oferty.
Nierozstrzygnięcie konkursu i ogłoszenie konkursu uzupełniającego lub przyznanie organizacji przez
Zarząd.
1. W przypadku nierozstrzygnięcia konkursu lub braku chętnych oferentów na organizację zadań
ujętych w projekcie kalendarza, PZZ może opublikować drugi konkurs ofert. Termin składania ofert
będzie wynosił 14 dni od daty ogłoszenia, a rozpatrzenie nastąpi w formie decyzji Prezydium Zarządu
PZZ .
2. W przypadku braku chętnych oferentów , Zarząd Polskiego Związku Zapaśniczego może także
przyznać organizację imprezy na wniosek Komisji Organizacji Imprez bezpośrednio w uzgodnieniu z
kandydatem na organizatora, przy spełnieniu przez niego określonych warunków organizacyjnych.
Zmiany w ofercie
Zmiany do oferty i uzupełnienia można dosłać mailem do PZZ (z zaznaczeniem: „do oferty na zadanie :…..
nazwa”) do wyznaczonego dnia rozpatrywania ofert przez komisję. Po tym terminie i wyborze organizatora ,
zmiany warunków złożonych w wybranej ofercie wymagają uzgodnień i zgody Zarządu PZZ przed
podpisaniem umowy.
Liczba składanych ofert
W związku z publikacją projektu Kalendarza Imprez PZZ na rok 2017 - w celu konsultacji środowiskowych w terminie 14 dni przed ogłoszeniem konkursu ofert , ogranicza się liczbę składanych ofert przez jednego
oferenta do dwóch.
Termin składania ofert: do 30.09.2016 r.
Przyjmuje się datę wpływu do PZZ, a nie datę stempla pocztowego.
Miejsce składania ofert
Polski Związek Zapaśniczy
ul. Żelazna 67 m. 73
00-871 Warszawa
Wyniki konkursu
1. Wyniki konkursu zostaną opublikowane na stronie związku: www.zapasy.org.pl
2. Wybrani organizatorzy zostaną powiadomieni pisemnie o przyznaniu imprezy na rok 2017.
UWAGA: Zgłoszenie imprezy dodatkowej do Kalendarza 2017.
Imprezy pozostałe, klubowe, o znaczącej randze i zasięgu dla środowiska, nie dofinansowywane przez PZZ
należy zgłaszać do Kalendarza PZZ w terminie konkursu na załączniku nr 3.
NIE ZGŁASZAMY IMPREZ ZAMIESZCZONYCH W PROJEKCIE KALENDARZA IMPREZ PZZ’2017
Załączniki :
Załącznik nr 1 – Kalendarz Imprez PZZ 2017
Załącznik nr 2 - Druk oferty 2017
Załącznik nr 3 – Druk zgłoszenia imprezy do Kalendarza PZZ