Woodmark Dispute Resolution Procedures

Soil Association Certification
Procedura odwoławcza i
rozpatrywania skarg
1. Polityka
W przypadku gdy zaistnieją wątpliwości co do procesu nadawania certyfikatu, wszystkie
zainteresowane strony będą miały dostęp do procedury odwoławczej i rozpatrywania skarg
w odpowiednim czasie oraz w jednakowy sposób.
Niniejsza procedura ma na celu:
- rozwiązywać kwestie związane z Certyfikatem Woodmark oraz standardami i procedurami
dotyczącymi Programu certyfikacji.
- przedstawiać udoskonalenia we wspomnianych standardach oraz procedurach tak, aby
uniknąć skarg w przyszłości.
2. Definicje
Skarga: wyraz niezadowolenia, inny niż odwołanie, złożony przez indywidualną osobę bądź
organizację w jednostce certyfikującej dotyczący działań rzeczonej jednostki, na który
jednostka zobowiązana jest odpowiedzieć.
Odwołanie: żądanie klienta aby jednostka certyfikująca ponownie rozważyła podjętą
wcześniej decyzję.
3. Informacje dotyczące Procedury odwoławczej i rozpatrywania skarg w odniesieniu do
certyfikatu Woodmark
Informacje na temat procedury można uzyskać w następujący sposób:
- Wnioskodawcy ubiegający się certyfikat gospodarki leśnej są informowani o procedurze
podczas procesu zgłoszeniowego.
- Opiniodawcy są informowani o procedurze w czasie konsultacji podczas ewaluacji
gospodarki leśnej.
Niniejszy
dokument
jest
ogólno
dostępny
pod
adresem
www.soilassociation.org/woodmark oraz na prośbę interesariuszy (włączając klientów) jest
im przesyłany.
4. Procedura
4.1 Zgłoszenie wątpliwości, komentarza lub zapytania oraz ich wstępne rozpatrzenie
Woodmark udzieli odpowiedzi na wstępne wątpliwości, komentarze lub zapytania na
piśmie w ciągu dwóch (2) tygodni. Ponadto, wszelka korespondencja (włącznie z notatkami
sporządzonymi w trakcie rozmów) wraz z jej podsumowaniem będzie umieszczona w
rejestrze skarg. Odpowiedź Woodmark powinna zawierać:
- datę oraz formę dokumentu, w której zgłoszono wątpliwość.
- sugestię, aby to interesariusz złożył pismo bezpośrednio w jednostce certyfikującej
(stosownie do sytuacji).
IP-GEN-004-09
PO
Oct 15
© Prepared by Soil Association Certification Ltd
FSC® Licence Code FSC-A000525 PEFC™ Licence Code PEFC/16-44-917
Page 1
- wyjaśnienie wszelkich działań, które Woodmark zamierza podjąć w odpowiedzi na pismo.
- wyjaśnienie podstaw do zaproponowanych działań w związku z standardami i
procedurami dotyczącymi Certyfikatu Woodmark lub Systemu Certyfikacji.
- propozycję dalszej dyskusji w celu rozwiązania sporu bez konieczności korzystania z
oficjalnej procedury odwoławczej i rozpatrywania skarg.
- kserokopię Procedury odwoławczej i rozpatrywania skarg Woodmark (stosownie do
sytuacji) (IP-GEN-004).
W przypadku gdy wątpliwość dotyczy czynności bądź działań podjętych przez klienta, które
wymagałyby weryfikacji w terenie, Woodmark może zaproponować przeprowadzenie
dochodzenia podczas najbliższej zaplanowanej kontroli. Jeśli zajdzie konieczność, istnieje
możliwość zorganizowania wcześniejszej kontroli.
W przypadku gdy Woodmark stwierdzi, iż nie należy podejmować innych działań, strona
zainteresowana zostanie o tym poinformowana. Ponadto, zostanie ona pouczona, iż w razie
niezadowolenia ze sposobu rozwiązania wątpliwej kwestii może skorzystać z punktu 4.2
poniżej.
4.2 Rozpatrzenie skargi przez Head of Forestry
W przypadku gdy zainteresowana strona będzie niezadowolona z odpowiedzi udzielonej
przez Woodmark zgodnie z zapisem 4.1 powyżej, rzeczona strona może zażądać
rozpatrzenia skargi przez Head of Forestry. Żądanie rozpatrzenia skargi powinno zawierać:
- uzasadnienie ponownego rozpatrzenia.
- odniesienie do właściwych standardów i/ lub wymogów programu certyfikacji.
- wszelkie pozostałe obiektywne dowody.
Head of Forestry potwierdzi, iż otrzymał żądanie Rozpatrzenia skargi w ciągu dwóch
tygodni oraz potwierdzi decyzję w ciągu czterech tygodni.
4.3 Złożenie oficjalnej skargi lub odwołania
4.3.1 Złożenie oficjalnej skargi
W przypadku gdy zainteresowana strona nie będzie zadowolona ze sposobu, w jaki
Woodmark ustosunkuje sie do złożonej skargi, rzeczona strona może złożyć wniosek o jej
rozpatrzenie do Komitetu Certyfikacyjnego w Soil Association Certification Limited.
Wniosek taki wymaga formy pisemnej. Członkowie Komitetu nie będą brali udziału w
czynnościach przyznania certyfikatu (tj. ewaluacji, podejmowaniu decyzji) związanego ze
skargą bądź odwołaniem.
Aby w pełni ocenić sytuację, wnoszący skargę zobligowany jest przedstawić następujące
informacje:
- imię i nazwisko wraz z danymi kontaktowymi oraz nazwą spółki, jeśli dotyczy
- szczegóły dotyczące organizacji, na temat której złożono skargę lub odwołanie (wraz z
numerem licencyjnym lub numerem certyfikatu, jeśli dotyczy)
- streszczenie spraw(y)
- opis wymogów Programu certyfikacji, które nie zostały spełnione (jeśli to możliwe, należy
zacytować jakie wymogi dotyczą danego standardu)
- kserokopie wszelkich obiektywnych dowodów, które uzasadniałyby złożenie skargi/
odwołania
- opis wszelkich podjętych do tej pory kroków, np.: nazwiska osób, z którymi się
kontaktowano, jakie otrzymano odpowiedzi. W przypadku skarg przeciwko posiadaczom
certyfikatu, powinno się dostarczyć dowód, iż zgłaszający skargę przedłożył skargę
posiadaczowi certyfikatu. W przypadku gdy jest to niemożliwe, powinno się to uzasadnić
oraz wyjaśnić przyczyny
- cel skargi/ odwołania - określenie czego oczekuje zgłaszający poprzez złożenie skargi/
odwołania.
IP-GEN-004-09
PO
Oct 15
© Prepared by Soil Association Certification Ltd
FSC® Licence Code FSC-A000525 PEFC™ Licence Code PEFC/16-44-917
Page 2
W ciągu dwóch tygodni od otrzymania oficjalnej skargi bądź odwołania, Woodmark
podejmie następujące kroki :
- dołączy istotną dla sprawy dokumentację oraz inną korespondencje do rejestru skarg.
- przedstawi zgłaszającemu skargę zarys czynności, które Woodmark podejmie w związku
ze zgłoszoną skargą/ odwołaniem.
W ciągu 3 miesięcy od otrzymania oficjalnej skargi bądź odwołania, Woodmark podejmie
następujące kroki:
- przeprowadzi dochodzenie w związku z zarzutami oraz określi sugerowane działania.
- uzupełni raport dotyczący skargi wyjaśniając wszelkie podjęte do tej pory lub sugerowane
kroki oraz prześle egzemplarz raportu zgłaszającemu skargę.
- w przypadku gdy zajdzie konieczność, zawiadomi FSC, PEFC lub właściciela programu, iż
zgłoszono skargę.
- zawiadomi zgłaszającego skargę o dacie kolejnego spotkania Komitetu Certyfikacyjnego.
Woodmark będzie informował zgłaszającego skargę o postępach w działaniach związanych
ze złożoną skargą.
4.3.2 Rozpatrzenie skargi bądź odwołania przez Komitet Certyfikacyjny
Sekretarz Komitetu Certyfikacyjnego powinien powiadomić zgłaszającego skargę o terminie
spotkania Komitetu Certyfikacyjnego, na którym rozpatrzona zostanie skarga.
Komitet Certyfikacyjny przeczyta raport i zdecyduje, jakie kroki naprawcze powinny być
podjęte oraz jakie środki będą użyte, aby podjąć te działania. Podczas rozpatrywania
zawartości raportu, Komitet Certyfikacyjny może poprosić o specjalistyczną opinię
któregokolwiek członka Komitetu bądź, jeśli uzna za stosowne, innego eksperta.
Komitet Certyfikacyjny zawiadomi zgłaszającego skargę o swojej decyzji w ciągu dwóch
tygodni od daty spotkania, na którym zapadła decyzja.
4.4 Dalsze postępowanie
W przypadku odwołań, na prośbę zgłaszającego, więcej informacji można znaleźć w
procedurze odwoławczej Soil Association Certification Limited (C013Pd).
W przypadku gdy zgłaszający skargę nie będzie zadowolony z decyzji podjętej przez
Komitet Certyfikacyjny
- w kwestiach związanych z certyfikatami FSC® zgłaszający może złożyć skargę do
Accreditation Services International GmbH, Friedrich-Ebert-Allee 69, 53113 Bonn, Niemcy.
Tel.: + 49 (228) 227 237 0
Fax: + 49 (228) 227 237 30
e-mail: [email protected]
Numer licencji FSC® dla Woodmark to FSC A000525.
- w kwestiach związanych z certyfikatami PEFC, zgłaszający może złożyć skargę do PEFC
National Office lub PEFC International, 10, Route de l'Aeroport, Case Postale 636, 1215
Genewa, Szwajcaria.
Tel.: +41 (22) 799 4540, fax: +41 (22) 799 4550
e-mail: [email protected]
Numer akredytacji PEFC dla Woodmark to PEFC 16-44-917
Więcej informacji można uzyskać pod adresem:
Soil Association Certification Ltd
South Plaza, Marlborough St , Bristol, BS1 3NX, Wielka Brytania
tel.: (+44) (0) 117 914 2435, fax: (+44) (0) 117 314 5001
e-mail: [email protected]
www.soilassociation.org/woodmark
IP-GEN-004-09
PO
Oct 15
© Prepared by Soil Association Certification Ltd
FSC® Licence Code FSC-A000525 PEFC™ Licence Code PEFC/16-44-917
Page 3