plik pdf
Transkrypt
plik pdf
Partner Asseco Poland „Licheń, 27-06-2008r. Taniej, Szybciej, Bezpieczniej Sławomir Dynowski Specjalista ds.. WdroŜeń Systemów Cyfrowych XERREX Sp. z o.o. www.xerrex.pl 1 Partner Asseco Poland 1. Firma XERREX Sp. z o.o. 35-032 Rzeszów ul. Lisa Kuli 6 • Spółka zarejestrowana Sądzie Rejonowym w Rzeszowie pod nr KRS 0000009107 • Kapitał zakładowy wynosi 1’860’000,00 PLN • Firma posiada zastrzeŜony znak towarowy: XERREX® www.xerrex.pl 2 Partner Asseco Poland 1. Firma • XERREX Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie Działamy w sektorze cyfrowych rozwiązań przetwarzania i przepływu informacji Specjalizujemy się w optymalizacji procesów przepływu dokumentów Dostarczamy klientom kompleksowe systemy rozwiązań wspomagające tworzenie, archiwizację, obieg dokumentów oraz profesjonalne urządzenia wielofunkcyjne Stale podnosimy jakość świadczonych usług oraz dbamy o niezawodność oferowanych rozwiązań w dziedzinie zarządzania dokumentami Posiadamy 21-letni know-how (działamy od 1987r.) www.xerrex.pl 3 Partner Asseco Poland 2. Obieg dokumentów • Obecna sytuacja związana z obiegiem dokumentów: Rozwój techniki sprawił informacja biznesowa stała się ogólnie dostępna oraz łatwa do zarchiwizowania Doprowadziło to do dynamicznego wzrostu tworzonych nakładów w formie papierowej Brak kontroli oraz nieprawidłowe zarządzanie dokumentami produkowanymi na urządzeniach kopiujących i drukujących powoduje wzrost kosztów Ze względu na istotę dokumentów, nie moŜna z nich zrezygnować www.xerrex.pl 4 Partner Asseco Poland 2. Obieg dokumentów • Typowy obieg dokumentów www.xerrex.pl 5 Partner Asseco Poland 2.1 Koszty obiegu dokumentów • Źródła kosztów związanych z obiegiem dokumentów: Bardzo duŜo urządzeń w róŜnych lokalizacjach Znaczne koszty eksploatacji Skomplikowana obsługa Strata zajmowanej powierzchni biurowej Konieczność współpracy z wieloma dostawcami (materiały, obsługa serwisowa, itp...) Brak kontroli nad przepływem dokumentów MoŜliwość zagubienia dokumentów / informacji „Wąskie gardła” – przerwa w procesie obiegu dokumentów spowodowana nieobecnością osób odpowiedzialnych Niechęć do korzystania z archiwów www.xerrex.pl 6 Partner Asseco Poland 2.1 Koszty obiegu dokumentów • Generowane koszty: Koszty twarde: Koszty miękkie: Toner Papier Amortyzacja Koszt powierzchni archiwum Infrastruktura IT Oprogramowanie Sprzęt www.xerrex.pl Czas pracowników Projektowanie Chodzenie Oczekiwanie Wykańczanie Obsługa kontaktów z dostawcami Marnotrawstwo Błędy uŜytkowników 7 Partner Asseco Poland 2.1 Koszty obiegu dokumentów • Koszty twarde: • Średni koszt strony: ~ 0,095 PLN (bez koloru) Wyłączając: * Amortyzację sprzętu * Koszty logistyki * Koszty zarządzania * Koszty papieru • Szacunkowa wielkość rocznych nakładów: ~ 3.000.000 stron Przy załoŜeniu około 500 stron miesięcznie na pracownika biurowego (średnia dla Polski) dla firmy 500 osobowej ~ 285.000 PLN rocznie za samą eksploatację www.xerrex.pl 8 Partner Asseco Poland 2.1 Koszty obiegu dokumentów • Koszty miękkie: Koszt 1 etatu [zł brutto] Liczba pracowników % udziału w obsłudze dokumentów % zaangaŜowania Pełne etaty "dokumentowe" Roczny koszt etatów 4522,4 500 25% 10% 12,5 678 360,00 zł Źródło: oprac. własne na podstawie Businessman – Raport Outsourcing, nr 8 (173) sierpień 2005, str. 68 www.xerrex.pl 9 Partner Asseco Poland 3. Zarządzanie środowiskiem dokumentowym • Potrzeba kontroli kosztów i usprawnienia zarządzania środowiskiem dokumentowym poprzez: Zidentyfikowanie wraŜliwych obszarów w procesie wytwarzania dokumentów Skoncentrowanie aktywności na najbardziej krytycznych obszarach Szukanie rozwiązań optymalnego wykorzystania zasobów będących w dyspozycji firmy Analiza alternatywnych rozwiązań Redukcja kosztów i zwiększenie efektywności pracy www.xerrex.pl 10 Partner Asseco Poland 3.1 Audyt • Celem audytu jest: Ocena procesów wytworzenia dokumentów Analiza zapotrzebowania i oszacowanie wysokości kosztów wytworzenia dokumentów. Wskazanie obszarów wymagających usprawnienia lub generujących nadmierne koszty Przedstawienie propozycji rozwiązań umoŜliwiających: Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów Podniesienia bezpieczeństwa danych Pełną kontrolę i racjonalizację kosztów www.xerrex.pl 11 Partner Asseco Poland 3.1 Audyt • Efektem audytu jest projekt wraz z wyliczeniem opłacalności jego wdroŜenia. Zawiera: Ocenę bieŜącej sytuacji ze względu na koszty twarde: Inwentaryzację wszystkich urządzeń związanych ze środowiskiem dokumentowym Analizę kosztów produkcji dokumentów w oparciu o ilość wytwarzanych dokumentów i koszty eksploatacji urządzeń Ocenę bieŜącej sytuacji ze względu na koszty miękkie: Charakterystykę sieci i obecnego modelu pracy uŜytkowników Analizę wydajności zasobów ludzkich w organizacji klienta www.xerrex.pl 12 Partner Asseco Poland 3.1 Audyt Kierunki zmian: Informacje o moŜliwościach i kierunkach poprawy efektywności zarządzania posiadanymi zasobami Propozycje rozwiązań pozwalających obniŜyć koszty i w pełni kontrolować proces produkcji dokumentów Sugestie jak polepszyć organizację pracy i zaoszczędzić czas, przy uwzględnieniu specyfiki przedsiębiorstwa. Szacunkową wartość oszczędności z wdroŜenia projektu www.xerrex.pl 13 Partner Asseco Poland 3.2 Korzyści ze zmian • Zalety z wdroŜenia kompleksowej propozycji systemu zarządzania wydrukami, opracowanej na podstawie audytu: Wzrost efektywności i bezpieczeństwa procesu wytwarzania dokumentów Lepsze wykorzystanie istniejących zasobów infrastrukturalnych firmy Znaczna redukcja i dokładna kontrola kosztów związanych obsługą obiegu informacji poprzez wdroŜenie rozwiązań firmy XERREX Przygotowanie firmy na potrzeby związane z przyszłym rozwojem www.xerrex.pl 14 Partner Asseco Poland 3.2. Korzyści ze zmian • Dla przypomnienia: Koszty twarde: 285’000 zł rocznie Koszty miękkie: 678’360 zł rocznie • Szacujemy, Ŝe po wprowadzeniu rozwiązania XERREX Pracochłonność zmniejszy się o około 50% Koszty twarde spadną o 30-40 % • Razem moŜliwe oszczędności mogą wynosić nawet do 453’180 zł www.xerrex.pl 15 Partner Asseco Poland 4. Archiwizacja dokumentów • Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, w którym dokument jest: Zamieniany na formę elektroniczną Opisywany zestawem koniecznych metadanych Następnie składowany w przygotowanym do tego celu repozytorium. • Proces archiwizacji ma na celu zapewnienie: Integralności dokumentu - dane powinny być modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby Szybkiego dostępu do dokumentu - dane powinny być dostępne w czasie odpowiadającym osobom uprawnionym do ich przeglądania Ograniczenie kosztów związanych z papierową postacią dokumentu www.xerrex.pl 16 Partner Asseco Poland 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów • Redukcja kosztów Redukowana jest przestrzeń i czas potrzebny na sprawne wykonywanie pracy Efektywne wykorzystanie pracy personelu – nie wymusza wraz ze wzrostem ilości pracy liczby zatrudnionych Praca z obrazem eliminuje potrzebę drukowania lub powielania Ograniczenie do minimum rozliczeń między jednostkami świadczącymi sobie wzajemnie usługi Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez zminimalizowanie kosztów obsługi www.xerrex.pl 17 Partner Asseco Poland 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów • Wzrost efektywności pracy z dokumentami Dokumenty nie są mieszane, gubione czy niszczone UŜytkownicy, nawet w róŜnych lokalizacjach, mają równoczesny dostęp do danych Dystrybucja dokumentów moŜe odbywać się bezpośrednio z poziomu komputera uŜytkownika Brak fizycznego (w postaci papierowej) przemieszczania dokumentów i opóźnień w ich dostarczaniu Oszczędność czasu potrzebnego na odszukanie właściwego dokumentu w archiwum www.xerrex.pl 18 Partner Asseco Poland 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów • Integracja procesów Usystematyzowanie procedur obsługi pozwala na redukcję czasu ich wykonania Uporządkowanie zasad wprowadzania i katalogowania dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie Bezpośredni dostęp do stale aktualizowanej bazy danych i dokumentów • Integralność i bezpieczeństwo dokumentów Dokumenty zapisane w formie elektronicznej nie tracą swojej jakości z upływem czasu, pozostają kompletne i w nie zmienionej treści Ochrona dokumentów przed zniszczeniem lub zgubieniem Zabezpieczenie archiwizowanych danych przed dostępem osób nieuprawnionych www.xerrex.pl 19 Partner Asseco Poland 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow • Aplikacja zapewniająca inteligentny system elektronicznej archiwizacji danych Przykład wykorzystania rozszerzonej funkcjonalności urządzeń z oferty XERREX do budowania repozytorium dokumentów Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze, aby zachować w wybranym folderze dokument papierowy w postaci elektronicznej wystarczy: www.xerrex.pl 20 Partner Asseco Poland 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow www.xerrex.pl Partner Asseco Poland 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow • Funkcje DigiDocFlow: Autoryzacja za pomocą karty lub osobistego kodu Archiwizacja wyłącznie za pośrednictwem wyświetlacza urządzenia Zapis skanów dokumentów w zdefiniowanym formacie (.pdf, .tiff, .jpg, .doc lub .xls) lub w formacie .pdf z moŜliwością przeszukiwania pełnotekstowego i tworzenia metadanych z rozpoznanego tekstu Skanowanie do wielu miejsc docelowych jednocześnie Inteligentne katalogowanie w folderach sieciowych Rozpoznawanie kodów kreskowych www.xerrex.pl 22 Partner Asseco Poland 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow Dodawanie zabezpieczeń PDF do skanowanych dokumentów (np. stemple, ochrony hasłem) Zaawansowane funkcje OCR (m.in. redukcja skrzywień, plam, ramek, deformacji, linii, smug, wygładzanie, bilansowanie kontrastu i jasności) Monitoring skanowanych dokumentów www.xerrex.pl 23 Partner Asseco Poland 5. Zarządzanie informacją • Podstawą funkcjonowania kaŜdej organizacji jest bezpieczny, szybki i łatwy dostęp do posiadanych dokumentów i zasobów Dzięki systemom do zarządzania i archiwizacji dokumentów, systematycznie gromadzona i odpowiednio udostępniona informacja posiada duŜy potencjał ekonomiczny i jest podstawowym narzędziem podnoszenia konkurencyjności na zatłoczonym i dynamicznie zmieniającym się rynku Wartość posiadanych informacji wzrasta wraz z jej uporządkowaniem i zapewnieniem dostępu do odpowiednich danych dla klientów, partnerów oraz pracowników organizacji www.xerrex.pl 24 Partner Asseco Poland 5. Zarządzanie informacją • Zarządzanie informacją zawartą w dokumentach ma na celu: Uporządkowanie zgromadzonych w firmie informacji, eliminując lub ograniczając do minimum papierowy obieg dokumentów poprzez zdefiniowanie i wdroŜenie procedur wprowadzania, katalogowania i opisywania dokumentów UmoŜliwienie szybkiego dostępu do zasobów zgromadzonych w jednej centralnej bazie danych Zapewnienie kontrolowanego dostępu do przetwarzania dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną ścieŜką uprawnień www.xerrex.pl 25 Partner Asseco Poland 5. Zarządzanie informacją • Bezpieczeństwo informacji dotyczy trzech głównych zagadnień. Są to: Poufność - dane powinny być dostępne tylko dla tych osób, które mają do nich odpowiednie uprawnienia dostępu Integralność - dane powinny być modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby Dostępność - dane powinny być dostępne w czasie odpowiadającym osobom uprawnionym do ich przeglądania www.xerrex.pl 26 Partner Asseco Poland 5.1 Przykłady rozwiązań • Wydruk bezpieczny (Locked Print) Wybór funkcji druku bezpiecznego w sterowniku drukarki urządzenia wstrzymuje wydruk dokumentów, dopóki nie zostaną zwolnione przez uprawnionego uŜytkownika Funkcja ta rozwiązuje problemem przeglądania i zabierania poufnych dokumentów przez osoby niepowołane • Moduł nadpisywania danych (Data Overwrite Security) Funkcja zabezpiecza dostęp do informacji poprzez zapisanie nowego zadania w miejscu starych danych Jednostka DOS została zaprojektowana w celu zaspokojenia potrzeb klientów korzystających z danych o znaczeniu strategicznym (np. dane rządowe, wojskowe, osobowe, kluczowi klienci) www.xerrex.pl 27 Partner Asseco Poland 5.1 Przykłady rozwiązań • Funkcje uwierzytelniania Pozwalają na zabezpieczenie dostępu do urządzenia poprzez weryfikację uprawnień uŜytkownika oraz personalizację wykonywanych przez niego czynności. Identyfikacja uŜytkownika i jego uprawnień odbywa się zwykle za pomocą nazwy uŜytkownika i hasła: Uwierzytelnianie kodem uŜytkownika Uwierzytelnianie podstawowe (nazwa uŜytkownika oraz hasło) Uwierzytelnianie Windows Uwierzytelnianie LDAP www.xerrex.pl 28 Partner Asseco Poland 5.1 Przykłady rozwiązań • Ochrona dostępu do sieci Dostęp osób niepowołanych do urządzenia pracującego w środowisku sieciowym moŜe zostać ograniczony poprzez: Blokowanie protokołów sieciowych i wyłączenie niewykorzystywanych protokołów Filtrowanie IP - autoryzowane połączenia z urządzeniem mogą być ograniczane poprzez zdefiniowanie zakresu adresów IP • Kontrola dostępu do dysku twardego urządzenia Przydzielenie praw dostępu do plików przechowywanych na dysku twardym urządzenia ma za zadanie wyeliminować nieuprawniony do nich dostęp www.xerrex.pl 29 Partner Asseco Poland 5.1 Przykłady rozwiązań • Monitoring skanowanych dokumentów za pomocą DigiDocFlow na trzech poziomach kontroli: I poziom - administrator jest informowany o czasie i ilości skanów wykonanych przez danego uŜytkownika po autoryzacji II poziom – administrator, oprócz informacji o uŜytkowniku, dacie i ilości wykonanych skanów, dodatkowo ma wzgląd do treści archiwizowanych dokumentów, w postaci kopii obrazów na dysku urządzenia III poziom – w przypadku wykorzystania funkcji skanowania do e-mail na konto administratora wysyłana jest kopia wiadomości przesłanej z urządzenia do odbiorcy. www.xerrex.pl 30 Partner Asseco Poland 6. Podsumowanie • Dobór właściwych rozwiązań pozwala: Zracjonalizować koszty związane z wytwarzaniem dokumentów Zoptymalizować procesy przepływu informacji Efektywnie przechowywać dokumenty i elastycznie zarządzać zawartą w nich informacją Podnieść poziom bezpieczeństwa dokumentów będących w obiegu poprzez wdroŜenie rozwiązań do ochrony i archiwizacji danych www.xerrex.pl 31 Partner Asseco Poland Dziękujemy za uwagę www.xerrex.pl 32