pobierz regulamin - Targi STACJA PALIW

REGULAMIN
tel.: +48 (22) 637 50 77
fax: +48 (22) 637 50 77 w. 115
e-mail: [email protected]
REGULAMIN
1. Postanowienia ogólne
a. XXIV Międzynarodowe Targi STACJA PALIW 2017 zwane dalej „Targami” odbędą się
w EXPO XXI Warszawa, ul. Prądzyńskiego 12/14 w dniach 17-19 maja 2017 roku.
b. Organizatorem Targów jest Polska Izba Paliw Płynnych z siedzibą w Warszawie ul.
Słomińskiego 19, lok. 521, 00-195 Warszawa, http://www.paliwa.pl; e-mail:
[email protected], zwana dalej „Organizatorem”.
c. Wystawcą jest podmiot zgłaszający udział w Targach na zasadach przewidzianych w
niniejszym Regulaminie Targów.
d. Regulamin Targów (zwany dalej Regulaminem) wraz z wypełnionymi przez Wystawcę
formularzami stanowi integralną treść umowy między Organizatorem i Wystawcą
(stronami umowy).
2. Zgłoszenie udziału
a. Zgłoszenie Udziału następuje wyłącznie na formularzu, zgodnie z Regulaminem
Targów, który zostaje przyjęty i zaakceptowany przez Wystawcę i stanowi integralną
treść umowy między Organizatorem i Wystawcą. Regulamin Targów jest dostępny na
stronie internetowej Organizatora Targów tj. targi.paliwa.pl, jak również w jego
siedzibie. Zgłoszenie Udziału po kompletnym wypełnieniu i podpisaniu przez osoby
prawnie upoważnione do reprezentowania Wystawcy należy przekazać Organizatorowi
w terminie 3 dni od dnia dokonania rezerwacji powierzchni. Podpisanie Zgłoszenia
Udziału jest jednoznaczne z akceptacją Regulaminu Targów. Jeśli Zgłoszenie Udziału jest
podpisane przez osoby inne niż wskazane w CEiDG lub KRS, wówczas należy również
dołączyć pełnomocnictwo dla tych osób od osób uprawnionych do reprezentacji
Wystawcy. Dopisane do Zgłoszenia Udziału warunki lub zastrzeżenia nie będą
uwzględniane. Dopuszcza się możliwość przesłania wypełnionego Zgłoszenia Udziału
pisemnie listem poleconym lub faxem lub w formie skanu podpisanych dokumentów
mailem, będącym dla Organizatora i Wystawcy dokumentem prawnie wiążącym.
b. Zgłoszenie udziału oznacza także akceptację Regulaminu EXPO XXI Warszawa
dostępnego na stronie www.targi.paliwa.pl.
3. Potwierdzenie udziału
a. Zgłoszenie udziału oznacza przyjęcie przez Wystawcę oferty przedstawionej przez
Organizatora, zapoznanie się i akceptację Regulaminu Targów i jest wiążące dla obu
stron.
b. O przyjęciu Wystawcy i eksponatów decyduje Organizator. Organizator w terminie
14 dni
od otrzymania Zgłoszenia Udziału może odstąpić od umowy przyjęcia firmy na Targi
(podanie przyczyny nie jest wymagane).Wystawca, w stosunku do którego Organizator
odstąpił od umowy nie może zgłaszać z tego tytułu żadnych roszczeń, ani występować
na drogę sądową.
c. Wystawca nie może przenosić praw wynikających z zawartej umowy na osoby
trzecie.
4. Przydział stoisk
a. Organizator jest upoważniony do przydziału Wystawcy stoiska, przy czym
dopasowuje jego kształt i wielkość do istniejących warunków otoczenia. Przydział
stoiska jest dla Wystawcy wiążący. Jeśli będą tego wymagały okoliczności, Organizator
może także po zawarciu umowy, zmienić przydzielone miejsce, zmienić nieznacznie
powierzchnię przydzielonego stoiska (wskazanie lokalizacji). Wystawca może
ustosunkować się do wskazania lokalizacji w terminie 3 dni. Brak reakcji w tym terminie
oznacza akceptację Wystawcy dla dokonanej przez Organizatora zmiany.
b. Jeżeli Wystawca nie zajmie stoiska w przeddzień otwarcia Targów, może ono zostać
rozdysponowane według uznania Organizatora, a Wystawcy nie przysługuje z tego
tytułu prawo do żadnych roszczeń. Organizatorowi przysługują wszelkie prawa i
roszczenia jak w przypadku gdyby stoisko zostało zajęte zgodnie z umową.
c. W przypadku stoisk na terenie otwartym, ze względów organizacyjnych i
logistycznych oraz ze względu na specyfikę tego terenu wystawowego, w pierwszej
kolejności przydzielana jest lokalizacja stoisk o dużych rozmiarach.
d. Rezerwacja wybranego stoiska może być utrzymana przez Organizatora maksymalnie
przez 3 dni od momentu jej dokonania przez Wystawcę. Potwierdzenie rezerwacji
stoiska należy dokonać pisemnie, faksem lub e-mailem. Rezerwacja stoiska nie jest
jednoznaczna ze Zgłoszeniem Udziału (patrz pkt. 2 niniejszego Regulaminu Targów).
5. Odstąpienie od umowy
a. Organizator jest upoważniony do odstąpienia od umowy, gdy Zgłoszenie Udziału
zostało podpisane przez osoby nieuprawnione do reprezentowania Wystawcy, zawiera
fałszywe informacje lub dane, względnie gdy warunki dotyczące przyjęcia przestały być
aktualne w późniejszym terminie, lub gdy nie zostały uiszczone opłaty zgodnie z
Regulaminem Targów.
b. Wystawca ma prawo wycofać swoje Zgłoszenie Udziału. Wycofanie Zgłoszenia
Udziału powoduje obowiązek zapłaty całej kwoty wynikającej z zamówienia powierzchni
i zabudowy.
c. Wymagana jest pisemna forma wycofania Zgłoszenia Udziału (przesłania listownie za
potwierdzeniem odbioru) podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji
Wystawcy pod rygorem nieważności.
6. Opłaty
a. Opłata rejestracyjna pobierana jest w wysokości 490 PLN netto dla każdego
Wystawcy oraz dla każdego Podwystawcy; opłata obejmuje koszty manipulacyjne
związane z uczestnictwem w Targach, jedno zaproszenie na bankiet, jeden karnet
parkingowy oraz podstawowy wpis do katalogu targowego. Opłata rejestracyjna w ww.
wysokości jest dodana do przedpłaty za uczestnictwo w Targach (pkt. 8, ppkt b) i nie
podlega zwrotowi.
b. Promocyjna cena 410 PLN/m2 netto powierzchni niezabudowanej w hali obowiązuje
do dnia 30 listopada 2016 r.
c. Promocyjna cena 290 PLN/m2 netto za wynajęcie powierzchni na terenie otwartym
obowiązuje do 30 listopada 2016 r.
d. Warunkiem skorzystania z promocji (pkt.6 ppkt. b,c) jest rezerwacja stoiska,
przesłanie podpisanego Zgłoszenia Udziału wraz z wszelkimi załącznikami oraz
dokonanie wpłaty zaliczki wraz z opłatą rejestracyjną (zgodnie z przesłanym
wyliczeniem przedpłaty i proformą). Rezerwacja stoiska nie jest jednoznaczna ze
zgłoszeniem na Targi.
e. Po dniu 30 listopada 2016 r. cena powierzchni niezabudowanej w hali wynosi 510
PLN /m2 netto.
f. Po dniu 30 listopada 2016 r. cena powierzchni na terenie otwartym wynosi 350 PLN
/m2 netto.
g. Cena wykonania zabudowy standardowej u Organizatora wynosi 189 PLN/m2 netto.
W cenę 1 m2 zabudowy standardowej wkalkulowane są: projekt architektoniczny
stoiska, podłączenie stoiska do 230V (do 2 kW), Ściany lakierowane białe wraz z białym
stelażem, zaplecze (1mx1m) wygrodzone drzwiami harmonijkowymi, jednolita
wykładzina w obrębie stoiska w czterech podstawowych kolorach: czerwony, szary,
granatowy, zielony, podest ekspozycyjny lub zamiennie lada, 3 półki książkowe na każde
9 m2, szafka biurowa lub regał 3-półkowy na stoisko, stół oraz 4 krzesła na każde 9 m2
lub pełną wielokrotność, 3 punkty świetlne na każde 9 m2, 1 gniazdo elektryczne
podwójne na każde 9 m2 lub pełną wielokrotność, wieszak, kosz na śmieci, fryz z
numerem stoiska oraz nazwą wystawcy jednolitą czcionką i w kolorystyce narzuconej
przez Organizatora, sprzątanie stoiska. Rezygnacja z któregokolwiek z powyższych
elementów nie stanowi podstawy do obniżenia ceny. Wszystkie dodatkowe usługi
związane z urządzeniem stoiska lub dodatkowe elementy wyposażenia (np. podłączenie
wody, ochrona stoiska, wykonanie logo, dodatkowe sprzęty itd.) powinny być
zamówione u Organizatora w formie pisemnej i podlegają dodatkowej opłacie zgodnie z
aktualnym Cennikiem.
h. Do wszystkich cen netto wymienionych w tym regulaminie należy doliczyć podatek
VAT w aktualnie obowiązującej wysokości.
i.Wystawca posiada możliwość wyrażenia zgody (poprzez zaznaczenie odpowiedniego
pola w pkt. 1, na stronie A formularza zgłoszeniowego) na wystawianie i przesyłanie
faktur VAT, w tym ich korekt i duplikatów, z tytułu świadczonych usług przez Polską
Izbę Paliw Płynnych drogą elektroniczną w formacie PDF zgodnie z Ustawą o podatku
od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 177 poz. 1054 z późniejszymi zmianami).
j. Jeśli Wystawca wykonuje zabudowę stoiska za pośrednictwem innej firmy niż
Organizator Targów wówczas jest on zobowiązany do uiszczenia opłaty serwisowej w
wysokości 69 PLN/m2 netto – dotyczy stoisk zlokalizowanych w hali. Kosztami opłaty
serwisowej Organizator obciąża Wystawcę.
k. W zależności od rodzaju stoiska należy uwzględnić dodatkowe dopłaty do ceny
wynajęcia metra kwadratowego powierzchni w hali: za stoisko narożne (otwarte z 2
stron) – 10%, za stoisko półwyspowe (otwarte z 3 stron) – 15%, za stoisko wyspowe
(otwarte z 4 stron) – 20%.
l.Aranżacja stoisk musi zostać ukończona do godz. 22:00 ostatniego dnia montażu tj. 16
maja 2017 r. (wtorek). W uzasadnionych przypadkach godziny pracy mogą ulec
wydłużeniu za zgodą Organizatora, po wcześniejszym pisemnym zgłoszeniu takiej
konieczności przez Wystawcę. Zgłoszenie musi zawierać formalną deklarację poniesienia
przez Wystawcę odpowiedniej opłaty. Pierwszego dnia Targów Wystawca otrzymuje
fakturę za dodatkowe godziny montażu. Koszt za 1 dodatkową godzinę pracy hali i na
terenie otwartym wynosi 850 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę do dwóch godzin
oraz 3000 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę powyżej dwóch godzin.
7. Usługi dodatkowe dla Wystawców
a. Podstawowy wpis do katalogu targowego - każdy Wystawca ma obowiązek
umieszczenia podstawowego wpisu do katalogu targowego. Wpis zawiera nazwę firmy,
dane teleadresowe, adresy e-mail i strony internetowej. Nie przesłanie do Organizatora
danych dotyczących obowiązkowego wpisu do katalogu do dnia 15 marca 2017
upoważnia Organizatora do zamieszczenia wpisu danych ze zgłoszenia udziału.
b. Rozszerzony wpis do katalogu targowego - Po dokonaniu rejestracji Wystawca ma
możliwość rozszerzenia wpisu podstawowego do katalogu. Wpis rozszerzony do
katalogu zawiera, obok wspomnianych wyżej danych, także opis działalności firmy max.
350 znaków z odstępami, w dwóch językach (polskim, angielskim). Wszystkie dane do
katalogu Wystawca winien przesłać najpóźniej do dnia 15 marca 2017 r. Koszt wpisu
rozszerzonego to 290 PLN netto. Koszt każdego dodatkowego znaku wynosi 1 PLN
netto.
c. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za poprawność i prawidłowość treści
ogłoszeń i wpisów w katalogu targowym przekazanych mu przez Wystawcę.
d. Identyfikatory dla Wystawców upoważniające do wejścia na teren targowy w czasie
Targów będą wydawane w Biurze Organizatora zlokalizowanym w EXPO XXI
Warszawa od dnia 15 maja 2017 r. (poniedziałek). Identyfikatory są bezimienne,
opatrzone napisem Wystawca oraz nazwą firmy i logo Organizatora. Ilość
identyfikatorów Wystawca zgłasza Organizatorowi najpóźniej do końca marca 2017.W
przypadku nie zgłoszenia ilości potrzebnych identyfikatorów, Organizator przydziela 5
sztuk dla jednego Wystawcy.
e. Zaproszenia drukowane - Organizator zapewnia Wystawcom także określoną ilość
drukowanych zaproszeń targowych, które Wystawca może rozesłać według własnego
uznania. Ilość drukowanych zaproszeń na Targi jest uzależniona od wielkości stoiska:
stoisko do 20 m2 – 30 zaproszeń, powyżej 20 m2 – 50 zaproszeń. Większa ilość
zaproszeń może zostać wysłana na indywidualne zamówienie Wystawcy.
8.Warunki płatności
a. Jeżeli płatnikiem nie jest Wystawca, należy wyraźnie wskazać płatnika (adresata
roszczeń finansowych), składając stosowne oświadczenie przy/lub na wszystkich
formularzach zamówień na poszczególne usługi oraz przedstawić pisemną zgodę
płatnika na to, że zapłaci za zamówiony udział w Targach.Wymagana jest pisemna zgoda
płatnika oraz przesłanie podpisanego przez płatnika niniejszego Regulaminu Targów.
b. Po otrzymaniu od Wystawcy Zgłoszenia Udziału, Organizator wysyła Potwierdzenie
Udziału wraz z wyliczeniem przedpłaty oraz wystawia fakturę pro-forma na przedpłatę
w oparciu o ceny podane w punkcie 6. Przedpłata wynosi 50% ceny netto za
zamówioną powierzchnię Do przedpłaty doliczana jest także opłata rejestracyjna w
wysokości jak podano w pkt. 6, ppkt a oraz dopłata za stoiska otwarte dla stoisk z hali
w wysokości jak w pkt. 6 ppkt. k. Wystawca zobowiązany jest do wpłacenia kwoty
przedpłaty na konto bankowe Organizatora w terminie 7 dni od otrzymania faktury
proformy. Po wpłynięciu na konto Organizatora przedpłaty, Organizator wystawi fakturę
VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
c. Nie później niż do 11 marca 2017 r. Organizator wystawi fakturę proformę
rozliczeniową na pozostałe do rozliczenia 50% powierzchni.
d. Organizator nie później niż do 4 kwietnia 2017, wystawi fakturę proformę w PLN z
tytułu zamówionej u Organizatora zabudowy stoiska, mediów, usług dodatkowych oraz
z tytułu opłaty serwisowej (dotyczy pkt 6. ppkt j.) Uregulowanie tej faktury jest
warunkiem zrealizowania dodatkowych zamówień przez Organizatora. Po wpłynięciu na
konto Organizatora przedpłaty, Organizator wystawi fakturę VAT zgodnie z
obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
e.Termin płatności wszystkich faktur wynosi 7 dni od dnia wystawienia faktury.
f. Z tytułu zamówienia dodatkowych usług zgłoszonych przez Wystawcę w trakcie
zabudowy lub w czasie Targów, Organizator wystawi fakturę VAT w PLN w terminie 7
dni po zakończeniu Targów.
g. Wystawca jest zobowiązany udokumentować wszystkie wpłaty, przesyłając do
Organizatora na każde jego żądanie kopie przelewów potwierdzone przez bank
płatnika.
h. Jakiekolwiek reklamacje nie zwalniają wystawcy od terminowej płatności.
i. W przypadku zwłoki w płatnościach wynikających z niniejszej umowy, naliczane będą
odsetki ustawowe.
j. Organizator zastrzega prawo do odmowy Wystawcy udziału w Targach lub realizacji
innych usług i świadczeń związanych z Targami w przypadku braku płatności za
wystawione przez Organizatora faktury VAT, zarówno za udział w Targach i związane z
nimi usługi, jak i z tytułu innych usług świadczonych na rzecz Wystawcy przez
Organizatora. Warunkiem dopuszczenia do udziału w Targach jest uregulowanie
wszelkich należności wobec Organizatora.
9. Podwystawcy
a. Bez pisemnej zgody Organizatora, Wystawca nie ma prawa udostępniać stoiska lub
jego jakiejkolwiek części bezpłatnie lub odpłatnie osobom trzecim.
b. Jeżeli Wystawca planuje udostępnić stoisko lub jego część innemu podmiotowi,
wówczas ma obowiązek zgłoszenia tego podmiotu jako swojego Podwystawcy, na
formularzu zgłoszeniowym (strona A pkt. 3)
c. Organizator każdorazowo dokonuje oceny i akceptacji Podwystawcy przed
dopuszczeniem do Targów.
d. Wymagana jest pisemna akceptacja regulaminu przez Podwystawcę oraz wszelkich
innych procedur związanych z organizacją Targów.
e. Zgłoszenie Podwystawcy wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości
2500 PLN netto. Podwystawcy przysługuje prawo do zamieszczenia wpisu swojej firmy
w katalogu Targów wg. obowiązujących warunków, umieszczenia nazwy firmy na
wszystkich listach i materiałach informacyjnych Targów.
e. Przyjęcie przez Wystawcę Podwystawcy bez wymaganej zgody, upoważnia
Organizatora do usunięcia stoiska na koszt Wystawcy oraz obciążenia Wystawcy karą
pieniężną w wysokości 10 000 PLN netto.
10.Warunki techniczne i spedycja
a. Wystawca jest zobowiązany dostarczyć eksponaty i urządzenia pomocnicze na teren
Targów najpóźniej w terminie do dnia 16 maja 2017 r. do godz. 20.00.W przypadku gdy
zachodzi konieczność montażu eksponatów lub urządzeń czynności te powinny zostać
wykonane najpóźniej do godziny 14.00 w dniu 16 maja 2017 r. Wystawca jest
zobowiązany zabrać eksponaty po zakończeniu Targów w dniu 19 maja 2017 r. w godz.
15-22. Rozpoczęcie likwidacji ekspozycji przed oficjalnym zakończeniem Targów jest
niedozwolone. Ze względów organizacyjnych Wystawca jest zobowiązany zgłosić
wcześniej oraz ustalić z Organizatorem i spedytorem Targów termin i warunki
techniczne wcześniejszego dostarczenia ponadnormatywnego eksponatu do hali.
b. Usługi spedycyjne (tj. wszelkie czynności związane z transportem, ładunkiem,
rozładunkiem pakowaniem, montażem i demontażem eksponatów) są wykonywane na
koszt Wystawcy wg indywidualnych ustaleń, za pośrednictwem i zgodnie z cennikiem
oficjalnego spedytora Targów. Czynności spedycyjne na terenie Targów wykonują
wyłącznie oficjalni spedytorzy Targów.
c. Mocowanie eksponatów do ścian i sufitów stoiska zbudowanego przez Organizatora
powinno być wykonane przy pomocy metod zatwierdzonych przez budujących stoisko
(w sposób nie powodujący jakichkolwiek uszkodzeń) oraz wcześniej zgłoszone
Organizatorowi.
d. Demonstrowanie eksponatów w ruchu musi być poprzedzone uzyskaniem pisemnej
zgody Organizatora. Wystawca jest obowiązany zapewnić przez cały czas
bezpieczeństwo zwiedzających. Wystawca w momencie zgłoszenia udziału w Targach,
zobowiązany jest powiadomić pisemnie Organizatora o zamiarze eksponowania
1/2
REGULAMIN
ciężkich i wielkogabarytowych eksponatów.
e. Maksymalne obciążenie powierzchni pojazdu montażowego i obiektu wystawcy
wprowadzanego na teren EXPO XXI Warszawa nie może spowodować przekroczenia
obciążenia podłoża, które maksymalnie wynosi 800 kg/m2 w hali oraz 6000 kg/m2 na
terenie otwartym.
f. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu lub niesprawne
działania jakichkolwiek mediów, usług lub urządzeń, jeżeli są one spowodowane
przyczynami leżącymi poza kontrolą Organizatora. Jakiekolwiek przerwy w usługach, z
tego tytułu nie będą uznawane przez Organizatora za zakłócanie praw Wystawcy.
g. Kolejność wjazdu na montaż stoisk na teren otwarty ustala Organizator. Organizator
informuje o planie godzinowym na 2 tygodnie przed rozpoczęciem montażu.
11. Montaż stoisk
a. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie jest zobowiązany przed
rozpoczęciem budowy stoiska, przedłożyć do zatwierdzenia Organizatorowi najpóźniej
do dnia 10 marca 2017 projekt zabudowy wynajętej powierzchni wystawienniczej w hali
lub na terenie otwartym wraz z projektami instalacji elektrycznej. Realizacja zabudowy
stoisk wystawienniczych musi być zgodna z zatwierdzonym przez Organizatora
projektem oraz wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi. Projekt stoiska
powinien przedstawiać zabudowę stoiska (rzut i elewacja) z określeniem jej
maksymalnej wysokości, zawierać niezbędny opis dotyczący rodzaju materiałów użytych
do budowy stoiska, projekt elektryczny i wodno-kanalizacyjny stoiska. Przedłożony
projekt powinien obejmować przyznaną powierzchnię, być zgodny z prawem
budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce, a także z
przepisami technicznymi, bezpieczeństwa i przeciwpożarowymi obowiązującymi na
terenach EXPO XXI Warszawa (dostępnymi w Biurze Organizatora oraz na stronie
internetowej Organizatora Targów). Każdy wykonawca jest zobowiązany posiadać ze
sobą dokumenty, które potwierdzają odporność ogniową materiałów użytych do
zabudowy:
- w przypadku wykonywanego zabezpieczenia ogniochronnego przez Wystawcę –
protokół wykonania zabezpieczenia ogniochronnego, podpisany przez wykonawcę tych
prac z informacją o firmie, której pracownik zabezpieczenie wykonał. Protokół musi
zawierać informację o nadanej klasie odporności ogniowej, potwierdzone badaniem
zabezpieczonej próbki,
- w przypadku zakupionego materiału z cechą odporności ogniowej: aprobata
techniczna, klasyfikacja ogniowa, certyfikat zgodności, ocena higieniczna, protokół z
badań laboratoryjnych określający klasę odporności ogniowej wydany przez
producenta.
b. Wszystkie te dokumenty muszą być podpisane przez wykonawcę z klauzulą, że
dostarczone dokumenty dotyczą zabudowy dla określonej imprezy w EXPO XXI
Warszawa.
c. Wystawca korzystający z zabudowy zewnętrznej jest zobowiązany dostarczyć
Organizatorowi dane wykonawcy stoiska: nazwę firmy, adres, NIP oraz kontakt
telefoniczny i mailowy do osoby odpowiedzialnej za kontakty z Organizatorem.
d. Wystawca jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń
technicznych EXPO XXI Warszawa (np. rozdzielni elektrycznych, zaworów
wodociągowych, głowic telefonicznych).
e. Montaż stoisk budowanych we własnym zakresie odbywa się w godzinach 16-22 w
dniu 14 maja 2017 r. (niedziela), 8-22 w dniu 15 maja 2017 r. (poniedziałek) i oraz 8-14
w dniu 16 maja 2017 r. (wtorek). Przedłużenie godzin montażu jest możliwe jedynie po
złożeniu pisemnego oświadczenia zawierającego zgodę na obciążenie fakturą VAT w
związku z przedłużeniem czasu montażu.
f. Aranżacja stoisk (czynności nie związane z montażem stoisk) może być
przeprowadzona do godziny 22 w dniu 16 maja 2017 r. (wtorek).
g.Wystawca jest zobowiązany zgłosić wcześniej Organizatorowi potrzebę podwieszenia
jakichkolwiek elementów do stałej konstrukcji stropu hali. Usługi związane z
podwieszaniem elementów do stropu są zatwierdzane i wykonywane wyłącznie przez
EXPO XXI Warszawa
i są dodatkowo płatne. W celu wykonania podwieszenia należy przedstawić do
akceptacji rodzaj podwieszanej konstrukcji, gabaryty i całkowity ciężar, sposób
podwieszenia (ilość linek), usytuowanie elementu w stosunku do stoiska.
h. Zabrania się wykonywania jakichkolwiek przyłączy do instalacji znajdujących się w
kanałach medialnych oraz wykonywania prac stolarskich i malarskich powodujących
duże zapylenie, (cięcie, szlifowanie, malowanie natryskowe) jak również prac
spawalniczych. Dotyczy to stoisk budowanych z płyt wiórowych, MDF i gipsowych.
i. Ściany oraz inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5
m, zwrócone w stronę stoisk sąsiednich, należy wykończyć neutralnie (nie wolno
umieszczać reklamy firmy oraz nieosłoniętych elementów konstrukcyjnych i
instalacyjnych).
j. Standardowa wysokość zabudowy stoiska mierzona od posadzki wynosi 2,5 m.
Projektowane konstrukcje wysokościowe, powyżej 2,5 m (zabudowa stoisk, elementy
wolnostojące, reklamy), wymagają zgody Organizatora.
k. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie zobowiązany jest do przekazania
sprzątniętej powierzchni wystawowej najpóźniej do końca terminu demontażu (należy
całkowicie usunąć zabudowę stoiska, wykładzinę, resztki taśm klejących, farb itp.).
Wystawca korzystający z zabudowy Organizatora zobowiązany jest do przekazania
sprzątniętej powierzchni wystawowej najpóźniej do końca terminu demontażu (należy
całkowicie usunąć wszelkie elementy będące własnością Wystawcy.) Nie sprzątnięta
powierzchnia będzie doprowadzona do czystości na koszt Wystawcy.
l. Organizator jest uprawniony do wstrzymania budowy stoiska oraz usunięcia
elementów zabudowy na koszt Wystawcy jeżeli: zabudowa nie jest zgodna z
zatwierdzonym projektem oraz wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi,
wykonawca zabudowy nie uzyskał zgody Organizatora na realizację stoisk Wystawców,
zabudowa wykonywana jest bez przyznanej lokalizacji, palne elementy zabudowy nie
posiadają atestów trudno zapalności wystawionych przez uprawnioną polską instytucję,
zachodzi obawa przekroczenia dopuszczalnych obciążeń użytkowych, statycznych lub
wytrzymałościowych.
m. Wystawianie ekspozycji poza wyznaczony obrys stoiska (na ciągi komunikacyjne i
przejścia) jest zabronione. Dotyczy to zarówno elementów stojących na podłodze jak i
górnych elementów konstrukcji (wiaty, zadaszenia, podwieszenia ze stropu hali).
Ekspozycja na terenie zewnętrznym podlega takim samym zasadom jak ekspozycja w
hali.
n. Wysokość stoiska na terenie otwartym nie powinna przekraczać 4 m. Wszystkie
eksponaty i elementy zabudowy stoiska, których wysokość przekracza 4 m, wymagają
pisemnej zgody Organizatora. Ciągi komunikacyjne na terenie otwartym ustala
Organizator.
o. Wystawca z terenu otwartego posiadający jako eksponat działającą myjnię
zobowiązany jest do konstrukcji stoiska w sposób wykluczający przenikanie wody i
zanieczyszczeń poza obręb stoiska.W szczególności jest zobowiązany do zabezpieczenia
przed zalaniem ciągów komunikacyjnych i/lub sąsiednich stoisk. W tym celu Wystawca
jest zobowiązany do podjęcia wszelkich możliwych działań. W razie niespełnienia tego
warunku Organizator może zakazać uruchamiania myjni. Poniesione przez Wystawcę
koszty i nakłady nie będą podlegać zwrotowi.
p. Wystawca jest zobowiązany do posiadania maty wychwytującej wodę oraz montażu
rynny wraz z odprowadzeniem do ustalonego przez Organizatora miejsca.
r. Ze względu na specyfikę terenu otwartego kolejność wjazdu w celu zabudowy stoiska
określa Organizator.
12. Demontaż stoiska
a. Nie wolno demontować stoisk ani w całości, ani w części, przed zakończeniem
Targów. Wystawcy, którzy nie podporządkują się temu zakazowi będą musieli zapłacić
karę umowną w wysokości 5000 PLN netto.
b. Demontaż stoisk z zabudową organizatora – Wystawca jest zobowiązany do
usunięcia swoich eksponatów, plakatów i rzeczy będących własnością Wystawcy
najpóźniej do 7 godzin po zakończeniu wystawy tj. w godzinach 15-22 w dniu 19 maja
2017 r.
c. Demontaż stoisk budowanych we własnym zakresie odbywa się w dniu zakończenia
wystawy tj. 19 maja 2017 r. w godz. 15-22 oraz w dniu 20 maja 2017 r. w godz. 8-12.
d. Pozostawione bez powiadomienia Organizatora elementy zabudowy stoiska,
wyposażenia stoiska bądź eksponaty, nie usunięte przez Wystawcę w czasie demontażu
tel.: +48 (22) 637 50 77
fax: +48 (22) 637 50 77 w. 115
e-mail: [email protected]
(ppkt b,c), uważa się za mienie porzucone. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za
mienie porzucone, które jest usuwane na koszt Wystawcy.
13. Instalacja elektryczna
a. Organizator zapewnia ogólne robocze oświetlenie pomieszczeń wystawowych.
b. Podłączenia energetyczne do sieci targowej mogą być wykonywane tylko przez osoby
wyznaczone przez Organizatora. Przy stoiskach zabudowywanych we własnym zakresie
wystawca jest odpowiedzialny za wewnętrzną instalację elektryczną, natomiast
Organizator odpowiada za instalację elektryczną tylko do granicy stoiska.
c. Instalacje wewnątrz stoisk mogą być wykonywane również przez inne firmy
posiadające odpowiednie uprawnienia. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody
spowodowane przez niewłaściwie działające instalacje, wykonane przez wybraną przez
siebie firmę.
14. Ochrona i sprzątanie
a. W czasie zabudowy i demontażu oraz podczas trwania Targów obsługa i nadzór
stoiska należą do obowiązków Wystawcy. Organizator odpowiada za ogólną ochronę
pomieszczeń targowych i jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków
kontrolnych dla zapewnienia ich bezpieczeństwa. Ogólna ochrona Organizatora nie
oznacza jego odpowiedzialności za szkody rzeczowe i osobowe powstałe w czasie
trwania Targów. Ochrona specjalna stoiska na zlecenie Wystawcy może być
wykonywana wyłącznie przez firmę specjalistyczną.W tym celu Wystawca winien zgłosić
w formie pisemnej zapotrzebowanie na indywidualną ochronę stoiska. Usługa jest
dodatkowo płatna.
b. Organizator zapewnia sprzątanie terenów targowych, pomieszczeń i przejść.
Utrzymanie w czystości i sprzątanie stoisk jest obowiązkiem Wystawcy i musi być
każdorazowo zakończone przed otwarciem wystawy dla zwiedzających.
15. Reklama na Targach
a. Druki i środki reklamowe, optyczne, akustyczne i ruchome środki reklamowe są
dopuszczalne wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Organizatora. Organizator ma
prawo zakazać wystawiania i pokazywania środków reklamowych, które mogą dać
powód do zażaleń innych Wystawców i takie istniejące środki na czas Targów usunąć z
ekspozycji.
b. Rozkładanie ulotek reklamowych Wystawcy w innych miejscach niż własne stoisko
jest zabronione.
c. Nagrywanie materiałów audiowizualnych jest dopuszczalne wyłącznie za uprzednią
zgodną pisemną Organizatora
d. Wystawca wyraża zgodę na nieodpłatną publikację zdjęć z targów, które mogą
zawierać logotypy, osoby i produkty firmy (dokumentacja wydarzenia).
16. Ubezpieczenie Targów i wyłączenie odpowiedzialności
Organizator nie ma obowiązku opieki nad eksponatami wystawienniczymi i
urządzeniami na stoisku.Wyłączona jest jakakolwiek odpowiedzialność Organizatora za
ich utratę, uszkodzenia lub zniszczenie, w tym również spowodowane przez
zwiedzających lub personel targowy. Organizator zaleca Wystawcom ubezpieczenie od
odpowiedzialności cywilnej, wynikającej z uczestnictwa w Targach, jak również
ubezpieczenie eksponatów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody
powstałe w wyniku: siły wyższej, pożaru, włamania, kradzieży, zalania, zdarzeń
transportowych na/z Targów i innych zdarzeń losowych powstałych w czasie trwania
Targów. Wystawca winien ubezpieczyć się od ryzyka takich zdarzeń na własny koszt.
Wystawca odpowiada za szkody wyrządzone Organizatorowi i osobom trzecim
(powstałe podczas pracy na jego rzecz), jak również za ewentualne uszkodzenia obiektu
wystawienniczego, mebli, instalacji i urządzeń wystawowych, spowodowane przez
Wystawcę, jego agentów, Podwystawców oraz każdą osobę bezpośrednio lub pośrednio
przez Wystawcę zatrudnioną.
17.Wręczenie nagród w Konkursie „Produkt Roku”
W trakcie trwania Targów zorganizowana będzie ceremonia wręczenia nagród
zwycięzcom konkursu na Produkt Roku. Wystawca otrzymuje na stoisko w hali o
wielkości powyżej 51m2 dwa zaproszenia na uroczysty bankiet, Wystawca z terenu
otwartego na stoisko powyżej 81m2 otrzymuje dwa zaproszenia na uroczysty bankiet.
Zaproszenia są jednoosobowe. Dodatkowe zaproszenia są płatne. Zaproszenia są
wystawiane na Wystawcę.Warunkiem uzyskania zaproszenia jest potwierdzenie udziału
w ceremonii do dnia 31.03.2017 na adres [email protected].
18. Zastrzeżenia
a. Organizator korzysta z uprawnień gospodarza na całej powierzchni targowej w czasie
budowy i demontażu stoisk oraz w czasie trwania Targów. W związku z tym
Organizator upoważniony jest do wydawania poleceń obowiązujących wszystkich
Wystawców i obsługę.
b. Organizator upoważniony jest do przesunięcia, skrócenia, wydłużenia, do czasowego
lub częściowego zamknięcia lub odwołania Targów w wypadku powstania okoliczności
od niego niezależnych i wymagających podjęcia takich decyzji. W takich przypadkach
Wystawcy nie przysługują roszczenia o wyrównanie poniesionych strat, a należne opłaty
mogą być przez Organizatora ograniczone do 25% umówionej wysokości, jeżeli
przyczyną zmian lub odwołania Targów była siła wyższa lub okoliczności, za które
Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
c. Wszelkie informacje, z wyłączeniem informacji uznanych przez Strony za konieczne
do wykonania umowy, jakie Strony uzyskają z tytułu podpisania umowy mają charakter
poufny i mogą być ujawnione przez jedną ze Stron tylko za pisemną zgodą drugiej
Strony. Obowiązek zachowania poufności informacji, o którym mowa trwa pomimo
wykonania niniejszej umowy.
19. Prawo zastawu
a. Organizatorowi jako wynajmującemu przysługuje prawo zastawu na wniesionych
przez Wystawcę przedmiotach zabudowy, wyposażenia stoiska oraz ekspozycji, z
którego może korzystać z uwagi na swoje roszczenia wobec Wystawcy.
b. W razie nieotrzymania zapłaty w umownym terminie organizator może sprzedać
zatrzymane przedmioty po wcześniejszym pisemnym zawiadomieniu Wystawcy.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezawinione uszkodzenie i/lub utratę
zastawionego mienia.
20. Spory
a. Prawem właściwym dla umowy pomiędzy stronami oraz spraw w niej
nieuregulowanych jest prawo polskie w tym Kodeks Cywilny. Spory mogące wyniknąć w
związku z zawartą umową podlegać będą rozstrzygnięciu przez Sąd rzeczowo właściwy
dla siedziby Organizatora.
b. Roszczenia Wystawców względem Organizatora, które nie zostaną zgłoszone
najpóźniej 7 dni po zakończeniu Targów w formie pisemnej wygasają.
c. W przypadku rozbieżności pomiędzy polską i angielską wersją regulaminu, polska
wersja jest obowiązująca. Nie odnosi się to do klauzuli w pkt. 20 ppkt. c, która jest
wiążąca dla obu wersji polskiej i angielskiej.
21. Logo
Wystawca korzystając z logo Targów Stacja Paliw i udostępnionych materiałów
marketingowych zobowiązany jest do przestrzegania reguł i zasad określonych przez
Organizatora. Logo Organizatora powinno być używane w odpowiednich proporcjach a
także na odpowiednim tle (zalecane jest białe tło). Materiały marketingowe
udostępniane na stronie www.targi.paliwa.pl nie mogą zostać użyte w sposób, który
byłby wyrazem negatywnej opinii o XXIV Międzynarodowych Targach STACJA PALIW
2017 a także POLSKIEJ IZBIE PALIW PŁYNNYCH.
2/2
TERMS & CONDITIONS
tel.: +48 (22) 637 50 77
fax: +48 (22) 637 50 77 w. 115
e-mail: [email protected]
CONDITIONS OF PARTICIPATION
1. General information
a. XXIV International Fair PETROL STATION 2017, hereinafter referred to as “the Fair”
takes place in EXPO XXI Warsaw, located at Prądzyńskiego str. 12/14 in Warsaw, Poland
on 17-19 May 2017.
b. Organizer of the Fair is Polish Chamber of Liquid Fuels, with statutory seat in
Warsaw, ul. Słomińskiego 19 office 521, 00-195 Warsaw, Poland, http://www.paliwa.pl;
e-mail: [email protected], hereinafter referred to as “the Organizer”.
c. Exhibitor is an entity submitting participation in Fair under the rules provided in
these conditions of participation.
d. Conditions of participation (hereinafter referred to as “the Conditions of
Participation”) together with forms com¬pleted by the Exhibitor make up the content
of the contract between the Organizer and the Exhibitor (contract parties).
2.Application
a. Application can only be made on the form in accordance with the Conditions of
Participation stated herein, which are hereby accepted by the Exhibitor, and constitute
integral terms of the contract between the Organizer and the Exhi¬bitor. Conditions of
Participation are available at the Organizer’s website, that is targi.paliwa.pl and in his
statutory office.The application form, after itbeing completed and signed by authorized
representatives of the Exhibitor, have to be sent to the Organizer within 3 days from
the date of stand booking.The signing of the Application shall be deemed as acceptance
of the Conditions of Participation. In case a signatory is not included in KRS or CEiDG,
then submission of a power of attorney signed by the legal representatives of the
Exhibitor is addi¬tionally required. No conditions or reservations written on the form
by the Exhibitor will be recognized. It is allowed to send the application form by
registered letter, fax or in form of a scan of the signed documents sent by email, being a
legally binding document for the Organizer and the Exhibitor.
b. Application means acceptance of the Regulations of EXPO XXI Warsaw, available via
website www.targi.paliwa.pl.
3. Confirmation of participation
a. Submission of the Application form means acceptance by the Exhibitor of the offer of
the Organizer as well as the Conditions of Participation and is binding for both parties.
b. The Organizer alone shall decide on acceptance of the Exhibitor and their exhibits.
The Organizer within 14 days from receiving of the Application form has the right to
withdraw from the contract accepting the company’s participation at the Fair
(statement of the reason is not required). Exhibitor, against whom the Organizer
exercised the right of withdrawal, cannot lay any claims due to such withdrawal or sue
the Organizer.
c. The Exhibitor shall not transfer any rights resulting from the contract to any third
parties.
4. Stand allocation
a.The Organizer is authorized to allocate the Exhibitor a stand, adjusting its shape and
size to the available space.The allocation of space is binding for the Exhibitor. If a need
arises, even after signing of the contract, the Organizer can allocate another place to
the Exhibitor, or make minor changes to the size of the stand (choice of place). The
Exhibitor may refer to such change within 3 days. No reaction within the stated period
of time is to be deemed as acceptance of the changes made by the Organizer.
b. If the Exhibitor does not occupy his stand the day before the opening of the Fair, the
stand may be allocated at the discretion of the Organizer, and the Exhibitor will not
have the right to any legal claims.The Organizer keeps all the rights and claims as if the
stand was occupied in accordance with the contract.
c.As for the open space stands, due to the organizational and logistic reasons as well as
due to characteristics of that space, the Organizer allocates large sized stands in the
first place.
d. Stand booking may be kept by the Organizer for the maximum of 3 days as of the day
it has been made. Confir¬mation of the stand booking should be made in writing, by fax
or e-mail. Stand booking is not equivalent with the official Application for the Fair (see
point 2 of the Conditions of Participation).
5.Withdrawal from the Contract
a.The Organizer is allowed to withdraw from the contract in case the Application was
signed by persons who were not authorized to represent the Exhibitor, contains false
information or data, or in case the data or conditions of the acceptance stopped to be
current at later time or the payments were not made in accordance with the
Conditions of Participation.
b.The Exhibitor has the right to withdraw their Application. In such case the Exhibitor
is obliged to pay the Organizer all costs resulting from the order of the space and
furnishing of the stand.
c. Written form of withdrawal (sent by letter with receipt confirmation) signed by
authorized representatives of the Exhibitor is required under pain of nullity.
6. Fees
a. Registration fee is collected in the amount of 490 PLN from each Exhibitor and CoExhibitor; the fee includes manipulation costs regarding the participation at the Fair, one
invitation for the banquet, one parking carnet as well as mandatory entry in the Fair
catalogue. The registration fee in the abovementioned amount is added to the
prepayment for the participation at the Fair (sec. 8 ssec. b) and is not refunded.
b. Promotional price 410 PLN/sq. m. net for unfurnished indoor space is valid until 30
November 2016.
c. Promotional price of 290 PLN/sq. m. net for the lease of the outdoor space is valid
until 30 November 2016.
d. Promotional price ( sec.6 ssec. b,c) for exhibition space is taken into consideration
on condition that the Exhibitor makes stand booking, submits signed Application form
together with all appendixes and has made the prepayment together with the
registration fee (in accordance with the sent calculation in respect of the prepayment
and the pro-forma invoice). Stand booking is not an equivalent of the Application for
the Fair.
e. After 30 November 2016 the price for the indoor unfirnished space amounts to 510
PLN/sq. m. net.
f.After 30 November 2016 the price for outdoor space amounts to 350 PLN/sq. m. net.
g. Price of standard furnishing ordered at the Organizer amounts to 189 PLN/sq. m. net.
Price of 1 sq. m. of standard furnished space includes: architectural design of a booth,
con¬necting the stand to 230V (up to 2kW), white lacquered walls with white rack,
separated back room 1x1m with folded door, plain carpeting in the area of the stand in
one of the four basic colors: red, grey, dark blue, green, exhibiting podium or
alternatively counter, 3 bookshelves for each 9 sq. m., office case or 3 – shelving rack
per stand, table and 4 chairs for each 9 sq. m. or full multiplication thereof, 3 spotlights
for each 9 sq. m. or full multiplication thereof, 1 double socket for each 9 sq. m. or full
multiplicity thereof, hanger, dustbin, fascia board with the name of the company and
stand number in unified font and color specified by the Organizer, cleaning of the stand.
Should the Exhibitor renounce any of the elements stated above, he is not entitled to
any reduction in the overall payment. Any additional services concerning furnishing of
the stand or any additional elements of the equipment (such as: water supply, individual
stand security, logotypes production, additional equipment etc.) have to be ordered at
the Organizer in writing and are subject to additional charges in accordance with the
current pricelist.
h. All the prices given in the Conditions of Participation are net and shall be increased
by current VAT rate if applicable.
i. The Exhibitor can accept (by checking the appropriate box on the Application form
A) to have VAT invoices, including corrected invoices and duplicates, on account of
services provided by Polish Chamber of Liquid Fuels issued and accepted, electronically,
in a PDF format, pursuant to the provisions of the Act on the Goods and Service Tax
(Dz.U. /Journal of Laws/ 2011, No. 177, item 1054 with subsequent amendments).
j. If the Exhibitor executes stand furnishing by a stand constructor, other than the
Organizer of the Fair, he is then obliged to pay service fee in the amount of 69 PLN/sq.
m. net for indoor stands.The Exhibitor is charged with service fee by the Organizer.
k. Depending on the kind of a stand, there should be taken into consideration extra
charges to rates for 1 sq. m. of the indoor space: corner stand (two sides open stand) 10%, three sides open stand – 15%, island stand – 20%.
l. Arranging of the stands has to be finished by 10.00 PM of the last setting-up works
day, that is 16 May 2017 (Tuesday). In justified cases time for works may be prolonged
on the Exhibitor’s formal (in writing) request regarding such need and after the
Organizer’s approval. The Exhibitor should make a formal acceptance of the additional
fee.The first day of the event the Exhibitor shall receive an invoice for additional hours
of set-up works.The cost for each ad¬ditional hour for both indoor and outdoor space
is 850 PLN net for each started hour up to 2 hours and 3000 PLN net for each started
hour above 2 hours.
7.Additional services for the Exhibitors
a. Basic entry in the Fair catalogue - All Exhibitors are obliged to place basic entry in
the Fair catalogue.The basic catalogue entry includes company name, address, email and
website address. Lack of information regarding the required data for the entry by 15
March 2017 shall result in placing therein information on the basis of the Application
form.
b. Extended entry in the Fair catalogue - After registration each Exhibitor has the right
to place extended entry.The extended entry in the Fair catalogue includes – apart from
the above data – description of the company`s activity of max. 350 characters including
spaces in two languages (Polish and English).All data shall be sent to the Organizer by
15 March 2017.The cost of the extended entry amounts to 290 PLN net. Cost of each
extra charakter is 1 PLN net.
c.The Organizer does not bear any responsibility for the correctness of the wording of
the notices and entries in the Fair catalogue provided by the Exhibitor.
d. Entry passes - Exhibitors are granted entry passes and may pick them up at
Organizer`s office in EXPO XXI Warsaw as of 15 May 2017 (Monday). Passes are
innominate, with inscription Exhibitor as well as name of the company and logotype of
the Organizer. Each Exhibitor shall deter¬mine the number of passes he needs not later
than by the end of March 2017. In case he does not do that, the Organizer grants the
Exhibitor 5 passes automatically.
e. Printed invitations -The Organizer provides the Exhibitors with a specific amount of
printed Fair invitations, that the Exhibitor may send at their own discretion.The amount
of the printed invitations depends on the size of the stand: stand up to 20 sq. m. – 30
invitations, 20 sq. m. and more – 50. Bigger amount of the invitations may be sent at
individual order of the Exhibitor.
8.Terms of payments
a. If the payer is different from the Exhibitor, the payer (invoice addressee) should be
specified in a written form on all official Application forms ordering particular services.
The payer is obliged to send in writing the declaration of the payer to cover all the
costs for ordered services related to Fair participation.Written form of acceptance and
delivery of the signed Conditions of Participation by the payer is required.
b. On receipt of the Application form from the Exhibitor, the Organizer issues a
Confirmation of Participation together with calculation for the prepayment and issues
pro-forma invoice for the prepayment according to prices given in clause 6. The
prepayment is the amount of 50% of net price for the rented space.The Confirmation
of Participation is issued after the delivery of the Application form. The prepayment
includes as well registration fee (as indicated in sec. 6 ssec. a), and additional charge for
open indoor stands (in the amount stated in sec. 6 ssec. k).The prepayment should be
made to the bank account of the Organizer not later than 7 days from the receiving
date of the pro-forma invoice. The Organizer shall issue the invoice not later than
within 7 days after acknowledgement of the transfer on the bank account of the
Organizer. The organizer shall issue a VAT invoice in accordance with current
regulations in this regard.
c. The Organizer shall issue settlement pro-forma invoice for the remaining 50% of
space not later than by 11 March 2017.
d. A pro-forma invoice shall be issued on ordered at the Organizer furnishing of the
stand, media, additional services as well as service charge (sec.6 ssec. j) not later than by
4 April 2017. All additional services shall be executed on condition that the above
invoice is paid. The organizer shall issue a VAT invoice in accordance with current
regulations in this regard, as soon as he receives a payment to his account.
e.The payment term of all invoices is 7 days from the invoice date.
f. Additional services ordered during the set-up and the Fair shall be invoiced within 7
days after the Fair is over.
g.The Exhibitor is obliged to supply documentary evidence for all payments by sending
to the Organizer and at his order copies of transfers confirmed by payers bank.
h.Any kind of complaint will not release the Exhibitor from timely payment.
i.A delay in payments, resulting from this contract, will incur penal interests.
j.The Organizer reserves the right to exclude the Exhibitor from Fair participation or
realization of any other services regarding the Fair in case of no payment for the VAT
invoices issued by the Organizer for the participation at the Fair and related services as
well as for all other services to the benefit of the Exhibitor and provided by the
Organizer. Payment of all receivables to the Organizer is condition of participation at
the Fair.
9. CO-Exhibitors
a. Exhibitors are not permitted to allow third parties into their exhibition area, either
free of charge or not, without a written permission from the Organizer.
b.The Exhibitor has to apply to the Organizer in writing on the Application form (page
A sec. 3) about his intention to include one or more Co-exhibitors.
c. The Organizer makes each time an assessment and grants approval before allowing
Co-exhibitor to participate at the Fair.
d. Written form of acceptance of the Conditions of Participation as well as all other
procedures regarding the organization of the Fair is required to be sent by the Coexhibitor.
e. Declaration of a Co-exhibitor imposes obligation on the Exhi-bitor to pay the
Organizer the amount of 2500 PLN net. Co-exhibitor is entitled to have his company
included in the Fair catalogue in accordance with the current conditions, in all lists of
Exhibitors and in Fair leaflets.
f. If the Exhibitor includes a Co-exhibitor without the permission from the Organizer,
the Organizer is entitled to remove the stand at the Exhibitor’s expense as well as to
impose penalties in the amount of 10 000 PLN net.
10.Technical services, forwarding and transport
a.The Exhibitor is obliged to deliver the exhibits and additional equipment to the Fair
ground by 16 May 2017 by 08.00 PM. If there is a need for assembly of exhibits or
equipment, it should be done till 02.00 PM on 16 May 2017.The Exhibitor is obliged to
remove the exhibits after the Fair on 19 May 2017 from 03.00 PM-10.00 PM. It is not
allowed to dismantle before the official end of the event. Due to organizational reasons
the Exhibitor is obliged to report earlier and settle with the forwarding company of the
Fair all details concerning time and technical conditions regarding earlier delivery of an
over-sized exhibit to the indoor space.
b. All the activities related to forwarding and transport (that is any activities related to
transport, loading and unloading, assembly and disman¬tling, packing of exhibits) are
performed at Exhibitor’s expense and responsibility (by the trade show forwarding
agent) according to individual settlements and to the current pricelist of the official
forwarding company of the Fair. The forwarding activities are executed entirely by the
official Fair forwarding companies.
c. Attaching exhibits to walls and ceilings of the stand constructed by the Organizer
must be done in compliance with accepted methods (in such a way to avoid any
damage) and requires advance notification made to the Organizer.
d. Exhibits for active presentation must obtain a written permission from the Organizer.
The Exhibitor is obliged to ensure the safety of visitors at all times.The Exhibitor while
registering his participation at the Fair, shall inform the Organizer of his intention to
exhibit a heavy and bulky exhibits.
e. The total load-bearing capacity of an exhibit and an assembly vehicle placed on the
terrain of EXPO XXI cannot exceed 800kg/m2 indoor and 6000 kg/m2 outdoor.
f. The Organizer does not bear any responsibility for any failure in media, service and
device provision or functioning if the reason does not depend on the Organizer. Any
such failure shall not be treated as infringement of the Exhibitor’s rights.
g.The Organizer determines the order of entry for the setting up of the stands within
the outdoor space. The Organizer informs about the hour plan 2 weeks before the
beginning of the set-up works.
11. Stand set-up
1/2
TERMS & CONDITIONS
a. Before starting to construct a stand of self-furnishing Exhibitor shall submit to the
Organizer, not later than by 10 March 2017, plans for the development of rented
exhibition areas both indoor and outdoor as well as plans of electrical installation for
acceptance.The execution of the furnishing of the stands must be done in accordance
with the plans accepted by the Organizer as well as fire protection and construction
requirements. The stand plan should present the stand construction in two views
(frontal and from above) with the maximum height specified; it should include a
necessary description concerning the type of materials used for stand construction and
present the plan of electrical and water installations. The plans submitted should refer
to allotted space, be in compliance with the Construction Law and other regulations
and standards in force in Poland, as well as with the technical, safety and fire safety
regulations in force on EXPO XXII Warsaw grounds (available at the Organizer`s office
and on the Organizer’s website). Each stand constructor should have documents
confirming the fire resistance of materials used for buildup:
- in case of conducting fire protection security measures by the Exhibitor – fire
protection security protocol, signed by the stand builder conducting such works with
information about the company which employed the person performing such security
measures. The protocol must contain information with regards to the level of fire
protection given, which has been confirmed by examination of the secured sample,
- in case of purchased material with fire protection characteristics: technical approval,
fire status, accordance certificate, hygiene grading, protocol from laboratory tests which
determine the class of fire protection issued by the producer.
b. All these documents must be signed by the stand builder with a clause that all
delivered documents are in reference to the buildup for the relevant event at EXPO
XXI Warsaw.
c. Exhibitor who builds their stands by an outer company are obliged to provide details
of the stand constructor: name, address, tax number, phone and e-mail address to a
person responsible for contact with the Organizer.
d. The Exhibitor must leave unrestrained access to EXPO XXI Warsaw technical
equipment (e.g. electrical relay boxes, water supply system valves, telephone ends).
e. Set-up works of stands of self-furnishing shall be carried out between 04.00 PM-10.00
PM on 14 May 2017 (Sunday), 08.00 AM-10.00 PM on 15 May 2017 (Monday) and 08.00
AM-02.00 PM on 16 May 2017 (Tuesday). Prolongation of the set-up hours is allowed
only after submission of a written statement including acceptance of the additional
costs on the basis of the VAT invoice concerning the prolonged set-up time.
f. Stand arrangement (activities not associated with the stand assembling) may take
place between till 10.00 PM on 16 May 2017 (Tuesday).
g. Exhibitor is obliged to inform in advance the Organizer about the need of hanging
any elements by attaching them to the fixed construction of the ceiling of the building.
Services related to hanging elements to the ceilings of the building shall be provided
and performed exclusively by EXPO XXI Warsaw and are additionally paid. In order to
fix an overhead element, documentation including the following should be submitted for
approval: type of overhead construction, dimensions, total weight, type of hanging (no. of
cords), location of the structure in reference to the stand.
h. Making any connections to the media channels, carpentry and painting works emitting
much dust (cutting, polishing, spray painting) including welding are forbidden. This refers
to stands built from fiber wood boards, MDF or plasterboards.
i. Walls and other structural elements of the stand higher than 2.5 meters which face
the neighboring stands must be finished neutrally (no advertisements of the company
nor unsheltered construction nor installation elements are allowed).
j. The standard height of the construction measured from the floor shall be 2.5 m.
Planned height constructions exceeding 2.5 m (the stand itself, freestanding elements,
advertisements) should be approved by the Organizer.
k.The Exhibitors with self-furnishing of a stand are required to turn back the exhibition
area properly cleaned, by the deadline for dismantling (all structural elements, carpeting,
remains of tape from the floor, paint etc. must be com¬pletely removed).The Exhibitors
with Organizer`s furnishing are required to remove all elements being their property by
the deadline for dismantling. Areas left uncleaned will be cleaned at the cost of the
Exhibitor.
l. The Organizer is authorized to suspend the construction of stands and remove
structural elements at the cost of the Exhibitor if: the construction does not comply
with the approved plan or construction or fire safety regulations, the constructor of the
build-up did not obtain the acceptance of the Organizer for the execution of the
Exhibitors’ stands, the construction is executed without allotted location, flammable
elements do not have certificates regarding their reduced flammability issued by an
authorized Polish institution, there is a fear of exceeding the permitted utility, static or
endurance loads.
m. Placing exhibits outside the settled stand borders (in the aisles) is forbidden. It
concerns all building elements – it means stan¬ding on the floor elements as well as the
upper parts of the structures (sheds, carports, overhead structures). Outdoor
exhibition space is subject to the same rules as in the case of indoor space.
n. The height of the outdoor stand shall not exceed 4 m. All exhibits and elements of
the stand’s furnishing exce¬eding 4 m require written approval of the Organizer. The
outdoor circulation routes are determined by the Organizer.
o. Exhibitor from the outdoor space having acting carwashes as their exhibit is obliged
to construct the stand in a way excluding any penetration of the water and
contaminations beyond the borders of the stand. In particular he is obliged to take
safety measures to stop from flooding aisles and/or neighboring stands. In order to
comply with this rule the Exhibitor is obliged to take all necessary steps. In case the
obligation is not met the Organizer may prohibit the start of the carwash. Any costs
and burdens covered by the Exhibitor shall not be reimbursed.
p.The Exhibitor is obliged to have mats collecting water and drain-pipes together with
devices leading the water to the place determined by the Organizer.
r. Due to the characteristics of the outdoor space the order of entry for the set-up
works shall be determined by the Organizer.
12. Stand dismantling
a. It is not allowed to dismantle stands or parts of stands before the end of the Fair.
Exhibitors who will not abide by this rule will be charged with contractual penalty in
the amount of 5 000 PLN net.
b. Dismantling of stands with Organizer`s furnishing– Exhibitor is obliged to remove
their exhibits, posters and other properties of the Exhibitor within 7 hours after closing
of the Fair, that is between 03.00 PM and 10.00 PM on 19 May 2017.
c. Dismantling of self-furnished stands takes place on the Fair closing day, that is
between 03.00 PM and 10.00 PM on 19 May 2017 and between 08.00 AM and noonon
20 May 2017.
d. In case any stand exhibits are not removed within the term of dismantling (look
points b. and c.) without informing the Organizer, they will be considered discarded.The
Organizer does not bear any responsibility for those discarded elements, which shall be
removed at the expense of the Exhibitor.
13.Technical criteria for the installation of electrical system
a.The Organizer provides overhead illumination of all exhibition premises.
b. Electricity shall be supplied for the stand only by authorized people assigned by the
Organizer. For self-furnishing companies the Organizer is responsible for electricity
system to the border line of a stand and the inside system is entirely in hands of the
Exhibitor.
c. Other authorized companies may be commissioned to install electric system within
the stand.The Exhibitor is liable for any damage resulting from any failure of the electric
system which has been installed by a company commissioned by him.
14. Security and cleaning
a. During assembly and dismantling of stands and during the Fair the Exhibitor is obliged
to provide staff and security for the stand. General security of the exhibition premises
is the responsibility of the Organizer, who is entitled to take any monitoring measures
which may be necessary to guaranty security.The Organizer shall not be liable for any
material or personal damage during the Fair. Any additional security may only be
provided by a specialized firm at the commission of the Exhibitor. To order individual
security service for a stand advance written notification is required. The service is
additionally paid.
b. Organizer provides cleaning services for sites of exhibition, rooms and aisles. The
tel.: +48 (22) 637 50 77
fax: +48 (22) 637 50 77 w. 115
e-mail: [email protected]
Exhibitor is obliged to finish any cleaning activities regarding their stand before each day
of the exhibition.
15.Advertising during the Fair
a. Printed material and advertising materials, visual, audiovisual and mobile advertising
media are allowed provided that prior written acceptance of the Organizer is obtained.
The Organizer is authorized to ban any advertising materials which may give right to
complaints of other Exhibitors and such media shall be removed from the exhibition for
the duration of the Fair.
b. The Exhibitors are forbidden to leave their company advertising materials in places
other than their stands.
c. Recording of audio-visual materials is allowed only after a prior, written consent of
the Organizer has been granted.
d. The Exhibitor grants consent for free of charge publication of the Fair photographs,
which may include logotypes, persons and products of the company (event
documentation).
16.Trade show insurance and exclusion of liability
The Organizer holds no responsibility for protection of exhibits and equipment on the
stand. The Organizer explicitly refuses all liability for damage or loss, including those
caused by the visitors or Fair personnel.The Exhibitor is suggested to have civil liability
insurance concerning the participation at the Fair and to insure exhibited objects. The
Organizer holds no responsibility for any damages resulting from: act of god, fire,
burglary, theft, flooding, transport events to and from the Fair as well as any other
misfortune that may occur during the Fair. The Exhibitor should be insured against
these risks at his own expense.The Exhibitor is liable for any damage to the Organizer
and third parties (which occurred while they worked for the Exhibitor), as well as any
damage to the building, furniture, installations and exhibition equipment caused by the
Exhibitor, his agents, Co-exhibitors, as well as any person directly or indirectly
employed by the Exhibitor.
17. Presentation of awards for the “Produkt Roku” Contest (“Product of the
Year”)
During the Fair the Organizer will organize a Presentation of awards to the winners of
the Product of the Year contest.The Exhibitor receives for an indoor stand larger than
51 sq.m – 2 invitation tickets, outdoor larger than 81 sq.m - 2 invitation tickets to the
festive banquet. Invitations are single invitations. Additional invitations are available
against payment. Condition of receiving of the invitation is confirmation of the
participation during the ceremony by 31 March 2017 under the e-mail address:
[email protected].
18. Final provisions
a.The Organizer exercises the rights of the host on the entire exhibition ground during
the assembly and dismantling of the stands as well as throughout the term of the Fair.
Therefore, the Organizer is entitled to give instructions to all Exhibitors and personnel.
b. Should there occur circumstances beyond the Organizer’s control, demanding such
measures, the Organizer may postpo¬ne, shorten, extend, temporarily close or cancel
the Fair. In such cases, the Exhibitor has no right to claim compensation for any
damages. The Organizer may then limit the due charges down to 25% of the contract
value, on condition that the changes or cancellation were done due to act of god or
other circumstances for which the Organizer is not responsible.
c. All information acquired by parties upon completion of the contract, excluding
information necessary to complete the con-tract, are confidential and may be revealed
by a party only on basis of written acceptance of the other party.This obligations stays
in force even after execution of the contract.
19. Lien
a.The Organizer as the lessor is entitled to impose pledge on parts of furnishing, stand
equipment or exposition.The Organizer is entitled to make use of this right due to his
claims against the Exhibitors.
b. In case the Organizer receives no payment within the term stated in the contract, he
is allowed to sell exhibits after prior written announcement to the Exhibitor. The
Organizer is not responsible for any unwillful loss or damage to the pledged items.
20. Disputes
a.Terms of this contract as well as any issues not included therein are subject to Polish
law regulations, including the Civil Code. Any disputes arising from the concluded
contract fall under the jurisdiction of the court competent for the statutory seat of the
Organizer.
b.All claims against the Organizer should be stated in writing not later than 7 days after
the end of the Fair.All claims reported later cease to exist.
c. In case of discrepancies between the Polish and English language versions of the
Conditions of Participation or any application forms or documents the Polish version
shall prevail.This does not refer to this clause 20.c which is binding for both Polish and
English version.
21. Logo
The Exhibitor that is using the logo of PETROL STATION Fair and other shared
marketing materials by the Organizer is obliged to respect the rules and principles
stipulated by the Organizer. All the shared materials may never be used in a manner
that would disparage of XXIV International Fair PETROL STATION 2017.The logo shall
be used preserving ratios, background ( white background is recommended). Marketing
materials, shared via www.targi.paliwa.pl website, must not be used in a manner
formulating negative opinion regarding XXIV International Fair PETROL STATION
2017, nor Polish Chamber of Liquid Fuels.
2/2