Załącznik - Urząd Miasta Nowy Targ

Załącznik
do Zarządzenia Nr 120.Z.10.2011
Burmistrza Miasta Nowy Targ
z dnia 11 marca 2011 r.
WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI
KANCELARYJNYCH W URZĘDZIE MIASTA NOWY TARG
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
1. Niniejsze zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obiegu
dokumentów w Urzędzie Miasta Nowy Targ, inne niż określone w rozporządzeniu,
dotyczą ogółu spraw załatwianych w Urzędzie Miasta Nowy Targ.
2. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie
odrębne przepisy.
3. W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie uregulowania
ujęte w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
§2
1. Ilekroć jest mowa o:
− Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Nowy Targ;
− komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jeden z wydziałów, referatów lub
samodzielne stanowisko określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu;
− Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną ustaloną
Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14
poz.67)
− Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Naczelniku, Kierowniku - należy przez to
rozumieć odpowiednio Burmistrza Miasta Nowy Targ, Sekretarza Miasta, Skarbnika
Miasta, Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu lub samodzielne stanowisko
w Urzędzie Miasta Nowy Targ;
− BOM - należy przez to rozumieć Biuro Obsługi Mieszkańców, które pełni również
funkcję kancelarii ogólnej ,
− Podpisie – należy przez to rozumieć wyraźny, czytelny podpis składający się z imienia
i nazwiska lub odręczne odzwierciedlenie nazwiska uzupełnione pieczęcią imienną
podpisującego;
− Parafie – należy przez to rozumieć indywidualny znak graficzny pozwalający
bezpośredniemu przełożonemu zidentyfikować pracownika, który złożył parafę;
− Sekretariacie - należy przez to rozumieć Sekretariat Burmistrza.
2. Definicję pozostałych określeń zawiera § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych.
§3
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz
przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
4) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej itp.,
5) udzielanie informacji i wyjaśnień interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do
właściwych wydziałów, referatów lub stanowisk pracy.
Rozdział II
Przyjmowanie korespondencji
§4
1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje:
1) Biuro Obsługi Mieszkańców, które prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji
wpływającej, przyjmuje korespondencję:
a) od klientów,
b) z poczty,
c) od kurierów (gońców),
d) elektroniczną przesłaną e-mailem na konto [email protected]
2) Sekretariat przyjmuje:
a) korespondencję przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną (adres
[email protected]);
b) oferty do konkursów i przetargów – umieszczając na ofercie datę i godzinę
wpływu oferty oraz kolejny numer - po upływie wymaganego terminu składania
ofert przekazuje je sekretarzowi komisji lub upoważnionemu pracownikowi.
3) pracownicy merytoryczni przyjmują podania składane do protokołu, odnotowując datę
przyjęcia, a następnie przekazują je naczelnikowi wydziału;
4) Urząd Stanu Cywilnego – posiadający swoją pieczęć wpływu – w zakresie wniosków
załatwianych „od ręki”;
5) Wydział Spraw Obywatelskich – w zakresie wniosków składanych na specjalnych
formularzach, tj.:
a) zgłoszenie pobytu czasowego,
b) zgłoszenie pobytu stałego,
c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego,
d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego,
e) zgłoszenie emigracji czasowej,
f) wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w
ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych,
g) wniosek o wydanie dowodu osobistego.
2. Wzory pieczęci wpływu stosowanych w Urzędzie Miasta Nowy Targ określa załącznik
nr 1.
3. Biuro Obsługi Mieszkańców otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
1) korespondencji noszącej znamiona korespondencji prywatnej, którą przekazuje
adresatom;
2) adresowanych do Przewodniczącego Rady Miasta, które przekazuje do biura Rady
Miasta;
3) adresowanych do Burmistrza Miasta, pochodzących z nadrzędnych jednostek
kontrolnych (NIK, RIO);
4) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje do tajnej kancelarii;
5) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za
pokwitowaniem;
6) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje Kierownikowi USC.”
Rozdział III
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt
§5
1. Kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, opatruje pieczęcią,
nadaje numer z rejestru korespondencji i dekretuje do poszczególnych komórek
organizacyjnych.
2. Kancelaria rejestruje przesyłki w nw. rejestrach:
1) rejestr pism i przesyłek
2) rejestr faktur, rachunków, not księgowych, itp.
3) rejestr ogłoszeń na tablicy informacyjnej.
3. Zadekretowaną korespondencję kancelaria przekazuje Naczelnikowi Wydziału lub
upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w rejestrze kancelaryjnym.
4. Korespondencję skierowaną do Burmistrza Miasta, kancelaria opatruje pieczęcią wpływu,
rejestruje i przekazuje do Sekretariatu. Korespondencja zadekretowana przez Burmistrza
rejestrowana jest w dzienniku korespondencji prowadzonym przez Sekretariat
i przekazywana za potwierdzeniem odbioru na merytoryczne stanowiska pracy. Na
korespondencji pracownik Sekretariatu odnotowuje kolejny numer z dziennika
korespondencji.
5. Jeżeli nie można ustalić komórki merytorycznej dla załatwienia sprawy, której dotyczy
korespondencja, korespondencję taką przekazuje się Sekretarzowi Miasta, który wskazuje
komórkę merytoryczną.
§6
1. Wymiana korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za
pośrednictwem Naczelników lub pracowników. W przypadku gdy istnieje potrzeba
potwierdzenia przekazania przesyłki, dokonywane jest ono na przesyłce, przez adnotację
„otrzymałem dnia.......” oraz złożenie podpisu przez pracownika odbierającego.
2. Obieg dokumentów rodzących skutki finansowe związane z wykonywaniem przez urząd
zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) określa instrukcja obiegu
dokumentów finansowo-księgowych.
3. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy pracowników
(zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i faktury za szkolenia itp.)
kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, który
po dokonaniu kontroli wewnętrznej tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do
Wydziału Finansowego.
4. Kopie dokumentów, które powstają w wydziałach merytorycznych (umowy najmu,
dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu nr porządkowych nieruchomości, potwierdzenia
zgłoszenia wykonywania działalności gospodarczej, itp.) posiadające w swojej treści
informacje, które mogą być wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji
i informacji składanych przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu
przekazuje się niezwłocznie do Wydziału Finansowego.
§7
Naczelnicy przeglądają korespondencję skierowaną do wydziałów i dekretują ją z podziałem
na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych pracowników
z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia.
§8
Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga współdziałania różnych
wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wskazanemu w dekretacji na pierwszym
miejscu wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w
podstawowym zakresie; wskazany w dekretacji koordynuje działania pozostałych
uczestników postępowania i odpowiada za załatwienie sprawy. Kopie pisma dla pozostałych
pracowników wykonuje i przekazuje sekretariat.
§9
W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr uchwał Rady Miasta,
2) rejestr zarządzeń Burmistrz Miasta – organu gminy(0050.Z)
3) rejestr aktów wewnętrznych kierownika Urzędu - zarządzeń, okólników - (120.Z)
decyzji (120.D)
4) rejestr skarg i wniosków,
5) rejestr upoważnień i pełnomocnictw,
6) rejestr kontroli zewnętrznych,
7) rejestr zamówień publicznych,
8) rejestry umów (wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość
świadczenia, dla celów zaangażowania) w Wydziale Finansowym;
9) rejestr umów o dzieło, zlecenie z osobami fizycznymi (ze składką ZUS i bez składki
ZUS)
10) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne.
§10
1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę:
„Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, imię i nazwisko, podpis i stanowisko
służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza:
1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie:
a) dla celów sądowych – Burmistrz Miasta lub Radca Prawny,
b) faktury ,sprawozdania finansowe –Skarbnik Miasta
c) dla pozostałych spraw - Sekretarz Miasta, Naczelnik lub upoważniony przez
Burmistrza Miasta pracownik Wydziału.
2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem – Kancelaria
Notarialna.
§11
1. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, bez
zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną
sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który po opatrzeniu parafą wraz z aktami sprawy
przedkłada aprobującemu.
3. Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów i decyzji
określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań i obowiązków pracowników
i upoważnienia Burmistrza Miasta.
4. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po
zaaprobowaniu przedkłada je do podpisu Burmistrza Miasta lub osobie przez niego
upoważnionej albo zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi do poprawy.
5. W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie ze wskazówkami
aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty.
6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony
z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.
7. W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie decydują o sposobie
załatwienia spraw typowych, nie budzących wątpliwości – w takim przypadku aprobata
nie jest wymagana.
8. Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej liczbie
egzemplarzy i przedstawia go do podpisu.
9. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i przygotowuje
korespondencję do wysłania.
§12
Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady:
1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza Miasta przepisami
prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia a także pisma do organów
administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy, organy ścigania, instytucje
kontroli i nadzoru itp.) oraz mediów podpisuje Burmistrz Miasta lub osoba przez
niego upoważniona w zakresie rzeczowym upoważnienia;
2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną naczelnicy lub osoby
przez nich upoważnione.
§13
1. Pismo załatwiające sprawę powinno być sporządzone na papierze firmowym
wprowadzonym do stosowania odrębnym zarządzeniem i powinno zawierać:
1) znak sprawy,
2) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
3) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
5) treść pisma,
6) podpis i pieczęć imienną podpisującego,
7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien ponadto
zawierać parafę pracownika (z lewej strony pod treścią pisma).
3. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami
szczególnymi.
Załatwianie spraw
administracyjnego.
odbywa
się
§14
zgodnie z
przepisami
Kodeksu
postępowania
§15
stosuje
się
pieczęcie
urzędowe
o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami,
1. W Urzędzie
tj.:
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1) pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku herb gminy a w otoku napis
„BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG” – w sprawach z zakresu zadań własnych
gminy. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach
urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej;
2) tłoczoną metalową pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku
wizerunek orła ustalony dla godła RP a w otoku napis „BURMISTRZ MIASTA
NOWY TARG” – w sprawach z zakresu administracji rządowej.
Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących
podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo.
Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu
oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią
inaczej.
Wzory pieczęci nagłówkowych Urzędu oraz pieczęci do podpisu Burmistrz Miasta
i z upoważnienia Burmistrza Miasta oraz wzory pozostałych pieczęci nagłówkowych
i pieczęci do podpisu używanych w Urzędzie określa załącznik nr 2.
Pieczęcie o jednakowej treści oznacza się numerami porządkowymi.
Odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie i zabezpieczenie
spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono.
Za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt pieczęci czasowo
nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który prowadzi ich ewidencję.
Kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja powołana
odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.
Rozdział IV
Wysyłanie korespondencji
1.
2.
3.
4.
§16
Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana i adresowana
w Wydziałach.
Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak sprawy oraz
określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru dołącza się wypełniony druk potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika
dokonującego wysyłki.
Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające z przepisów
szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego i oszczędnego
gospodarowania środkami, a w szczególności:
1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są wówczas, gdy
konieczne jest uzyskanie informacji o terminie dostarczenia przesyłki adresatowi;
2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o
dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka zawiera ważne dokumenty;
3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym;
4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym;
5) w przypadku wysyłania korespondencji masowej na terenie miasta należy
o zamiarze takim zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi kancelarii w celu
zorganizowania doręczania pism.
Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem przekazywana jest do sekretariatu
wraz z numerem faksu.
5. Korespondencja przekazywana do wysyłki za pośrednictwem Poczty, w tym listy
polecone i priorytetowe, winny być przekazywane do kancelarii do ekspedycji najpóźniej
do godz. 1330.
§17
1. Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest:
1) wpis w dzienniku korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy, datę
wysyłki, adres i parafę pracownika;
2) wydruk potwierdzający wysłanie faksu.
2. Kancelaria ogólna prowadzi nw. rejestry korespondencji wychodzącej:
1) rejestr listów zwykłych wysyłanych za pośrednictwem poczty,
2) rejestr listów poleconych wysyłanych za pośrednictwem poczty,
3) rejestr listów do doręczenia przez gońców.
3. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania, których data ekspedycji jest istotna dla
sprawy, powinny być przynoszone wraz z kopią lub egzemplarzem pisma, na którym
pracownik kancelarii odciska na egzemplarzu pisma pieczęć o treści „przyjęto do
ekspedycji, data, podpis”. Jeśli jedno pismo jest wysyłane do kilku stron, adresaci winni
być wymienieni w rozdzielniku, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, należy
przygotować zestawienie adresatów (wraz z adresami).
4. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ilość przekazanych do wysłania
decyzji.
§18
1. Gońcy zatrudnieni w Urzędzie do roznoszenia korespondencji obligatoryjnie prowadzą
ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej (odrębny dla każdego gońca).
Korespondencja winna być wpisywana w dniu pobrania i rozliczana najpóźniej w dniu
następnym po doręczeniu.
2. W kompetencji gońców jest doręczanie korespondencji oraz awizowanie listu
w przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez pracownika Wydziału
merytorycznego miejscem.
3. Zasady awizowania korespondencji określają przepisy kpa.
4. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez domownika, sąsiada
lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie korespondencji adresatowi, po
wylegitymowaniu tej osoby, należy zanotować dane osoby odbierającej, tj.: „cechy jej
dowodu tożsamości oraz określić kim dla adresata jest domownik (np. syn, córka, teść,
itp.) lub z imienia i nazwiska dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie
wpisze daty odbioru, wówczas goniec powinien sam stwierdzić datę doręczenia.
Rozdział V
Opłata skarbowa
§19
1. Wysokość opłaty skarbowej za czynności wykonywane przez urząd, sposób poboru
i zwrotu opłaty oraz postępowania ze znakami opłaty reguluje szczegółowo ustawa z dnia
16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635, z późn. zm.) oraz
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty
skarbowej (Dz. U. Nr 187 poz. 1330).
2. Adnotacji o pobraniu opłaty skarbowej bądź zwolnieniu z opłaty na podaniu (wniosku)
dokonuje pracownik BOM-u, który je przyjął.
3. Pracownicy Wydziałów merytorycznych odpowiedzialni są za prawidłowość pobierania
opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych.
4. Zapłaty opłaty skarbowej wnioskodawca dokonać może w kasie Urzędu Miasta, na
rachunek bankowy lub u inkasentów.”
Rozdział VI
Postępowanie z aktami organów gminy
§20
Przepisy ogólne Instrukcji kancelaryjnej i zasady określone w niniejszym zarządzeniu mają
zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Miasta i jej Komisji
oraz Burmistrza Miasta, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
§21
Wzory pieczęci nagłówkowych Rady Miasta Nowy Targ oraz pieczęci do podpisu
Przewodniczącego Rady i jego zastępców ustala załącznik nr 3 do niniejszych wytycznych.
§22
Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji, korespondencją
Przewodniczącego Rady Miasta rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym
rzeczowym wykazem akt.
§23
1. Protokoły sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji rady, a także akty tych organów (uchwały,
postanowienia, opinie itp.) sporządza się w sposób ustalony przez Radę Miasta.
2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.
3. Protokoły sesji i protokoły posiedzeń komisji numerowane są cyframi arabskimi,
łamanymi przez pełne oznaczenie roku (czterocyfrowo).
§24
1. Procedury postępowania w sprawach przedkładanych do decyzji Burmistrza Miasta jako
organu wykonawczego reguluje odrębne zarządzenie.
2. Postępowanie z aktami wydanymi przez Burmistrza Miasta jako organu wykonawczego
gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie do organów nadzoru,
ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy.
Rozdział VII
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§25
1. Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony
przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych
osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa.
2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych osobowych
w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać ustawy o ochronie danych
osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych i wydanych na ich podstawie
zarządzeń Burmistrza Miasta.
§26
1. Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na ich wyposażeniu lub
udostępnionego przez upoważnione osoby.
2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte oprogramowanie.
3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne komórki
organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą naczelnika Wydziału
Organizacyjnego, informatyka oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
§27
Sposób przekazywania i udostępniania informacji na stronie www.nowytarg.pl, która jest
również Biuletynem Informacji Publicznej, określają odrębne zarządzenia.
§28
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie
posiadającym odpowiednich uprawnień,
3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich
utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników
informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego
i aplikacyjnego,
2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach komputerów
lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym
pomieszczeniu,
3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych
przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach
informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym
i zabezpieczonym pomieszczeniu,
4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich
nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu.
Rozdział VIII
Postępowanie
zewnętrznych
z
dokumentacją
projektów
współfinansowanych
ze
środków
§29
1. Zasady dotyczące przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji związanej
z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych określają wytyczne
instytucji zarządzającej.
2. Zgodnie z ww. wytycznymi dokumentację projektu należy odpowiednio pogrupować, aby
możliwe było łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów w czasie kontroli.
Rozdział IX
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§30
1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych,
w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego
zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się koordynatora czynności
kancelaryjnych, którym jest archiwista zakładowy.
2. Obowiązki Naczelników Wydziałów w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu
prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjnych przez pracowników poszczególnych
wydziałów i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na
sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Instrukcją,
5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią
związanych,
6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 11 do § 14
Instrukcji,
7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
3. Do obowiązków Naczelnika Wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy
prawne i inne akty normatywne docierały do właściwych pracowników wydziału, którzy
prowadzą podręczne, na bieżąco aktualizowane skorowidze przepisów.
Załącznik nr 1
do Wytycznych w sprawie zasad i trybu
wykonywania czynności kancelaryjnych
w Urzędzie Miasta Nowy Targ
WZORY PIECZĘCI WPŁYWU KORESPONDENCJI UŻYWANYCH
W URZĘDZIE MIASTA NOWY TARG
Pieczęć wpływu korespondencji - BOM:
URZĄD MIASTA NOWY TARG
KANCELARIA OGÓLNA
WPŁYNĘŁO
dnia:
(DATOWNIK)
nr ewid ..................... zał..................
skierowano......................................
Podpis............................
USC
URZĄD MIASTA NOWY TARG
URZĄD STANU CYWILNEGO
WPŁYNĘŁO
dnia:
(DATOWNIK)
L. dz. ..................... zał..................
Skierowano......................................
SEKRETARIAT
SEKRETARIAT BURMISTRZA
NOWY TARG
WPŁYNĘŁO
(DATOWNIK)
L. dz. ..................... zał..................
Skierowano......................................
Załącznik nr 2
do Wytycznych w sprawie zasad i trybu
wykonywania czynności kancelaryjnych
w Urzędzie Miasta Nowy Targ
WZORY PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I DO PODPISU UŻYWANYCH
W URZĘDZIE MIASTA NOWY TARG
1. Nagłówkowe:
a) Urzędu Miasta Nowy Targ
URZĄD MIASTA NOWY TARG
34 – 400 Nowy Targ
w o j . m a ł o p o l s k i e
tel. 18 ......................NIP.........................
Regon ......................................................
b) Burmistrza Miasta Nowy Targ
BURMISTRZ MIASTA
NOWY TARG
woj. małopolskie
c) Gminy Miasto Nowy Targ
GMINA MIASTO
NOWY TARG
woj. małopolskie
d) Wydziału
URZĄD MIASTA NOWY TARG
WYDZIAŁ.................................
34 – 400 Nowy Targ
w o j . m a ł o p o l s k i e
tel. 18 ......................
lub:
URZĄD MIASTA NOWY TARG
34 – 400 Nowy Targ
WYDZIAŁ ....................................
e) Urzędu Stanu Cywilnego
URZĄD STANU CYWILNEGO
34 – 400 Nowy Targ
woj. małopolskie
tel. (18)............................
f) Miejski Zespołu Reagowania Kryzysowego
URZĄD MIASTA NOWY TARG
MIEJSKI ZESPÓŁ
REAGOWANIA KRYZYSOWEGO
tel. (18)..................................................
2. Podpisowe:
a) Burmistrza Miasta
BURMISTRZ MIASTA
imię i nazwisko
b) z up. Burmistrza Miasta
z up. BURMISTRZA MIASTA
imię i nazwisko
stanowisko służbowe
c) wz. Burmistrza Miasta
wz. BURMISTRZA MIASTA
Imię i nazwisko
stanowisko służbowe
d) Sekretarz Miasta
SEKRETARZ MIASTA
imię i nazwisko
e) Skarbnik Miasta
SKARBNIK MIASTA
imię i nazwisko
f) z up. Skarbnika Miasta
z up. SKARBNIKA MIASTA
imię i nazwisko
stanowisko służbowe
g) Pełnomocnik Burmistrza
PEŁNOMOCNIK
BURMISTRZA MIASTA
imię i nazwisko
h) Naczelnik Wydziału
NACZELNIKWYDZIAŁU
imię i nazwisko
i) Kierownik Referatu
KIEROWNIK REFERATU
imię i nazwisko
j) Pozostałe imienne
STANOWISKO
imię i nazwisko
Załącznik nr 3
do Wytycznych w sprawie zasad i trybu
wykonywania czynności kancelaryjnych
w Urzędzie Miasta Nowy Targ
WZORY PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH RADY MIASTA NOWY TARG
ORAZ PIECZĘCI DO PODPISU PRZEWODNICZĄCEGO RADY I JEGO ZASTĘPCÓW
1. Nagłówkowe
RADA MI AST A
NO W Y T ARG
34 – 400 Nowy Targ, ul. Krzywa 1
w o j . ma ło po l s k ie
tel. 18 .....................
RADA MIASTA
NOWY TARG
2. Podpisowe
k) Przewodniczący Rady Miasta
PRZEWODNICZĄCY RADY
imię i nazwisko
l) Wiceprzewodniczący Rady Miasta
WICEPRZEWODNICZĄCY RADY
imię i nazwisko